1 เรื่อง หน้า โครงสร้างของทีมงานของแผนก B2B 2 Flow การท างานฐาน B2B 3 รายละเอียดการท างานของพนักงาน B2B 1.การสัง่สินค้า 2.การรับสินค้า 3.การเก็บสินค้า 4.การส่งสินค้า 5.การดูแลหลังการขาย 4-5 ระบบที่ใช้ปฏิบัติงานส าหรับแผนก B2B 5 DILO การท างานของ B2B Go fresh 6 การสัง่สินค้า 1.1 การสัง่สินค้าไปทีโ่รงงาน ( CPF ) 1.2 การสัง่สินค้าไปทีSupply chain Lotus ( Non CPF )่ 7-10 11-12 การรับสินค้า 2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) 13-18 การส่งสินค้า 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 4.2 การน าของออกจากสาขาเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า 19-23 24-26 การดูแลหลังการขาย 5.1 ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 5.2 ราคาไม่ถูกต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา กรณีที่ 1 การลดหนี้ราคาสินค้าให้กับลูกค้า กรณีที่ 2 การเพิ่มหนีร้าคาสินค้าให้กบัลูกค้า กรณีที่ 3 การลดหนี้ตู้เย็นชุมชน 5.3 การออกใบวางบิล 27-30 31-35 36-40 41-45 46-49 สารบัญ Bronze : ค่ม ูือการทา งานทวั่ไป Format : Go fresh
คู่มือการท างานฐาน B2B Go fresh โครงสร้างของทีมงานของแผนก B2B Job description 1. Store manager 1. ผลักดันและส่งเสริมกิจการธุรกิจ B2B ในสาขาตนเองให้ดียิง่ขึน้วางแผนจดัการคน รบัผิดชอบต่อผลประกอบการทีเ่กิดขึน้ 2. ตรวจสอบรายงานชี้เป้า จาก HO (Power BI) เพื่อติดตามแก้ไข 2. Shift leader 1. รบัผิดชอบต่อการสัง่สินค้า การรบัสินค้า และดูแลกิจกรรมหลงัการขายของลกูค้า B2B 2. รับผิดชอบต่อการดูแลสต็อกสินค้า และกิจกรรมที่เกี่ยวกับสต็อกสินค้า การปรับสต็อก หรือ การโอนสต็อกสินค้าต่างๆ 3. Rider B2B 1. หยิบสินค้าตาม Order ที่ต้องส่งสินค้าให้กับลูกค้า 2. ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า 3. น าสินค้าออกไปจัดส่งให้กับลูกค้า 4. จัดเก็บสินค้าหลัง Backstock Rider B2B Shift leader Zone manager (ZM) Store manager Area manager (AM) หัวหน้าทีมขาย Sale โครงสร้างของทีมขาย โครงสร้างของทีมพนักงานสาขา 2
Flow การท างานฐาน B2B Flowปกติ Flowเมื่อสินค้าที่ส่งมีปัญหา ทีมขาย Sale 2 Shift leader 3 ลูกค้า 1 ทีมขาย Sale 1 Shift leader 2 Rider B2B 3 ลูกค้า 4 1. ทีมขาย Sale สัง่สินค้าเพื่อจดัส่งให้กบัลูกค้า 2. Shift leader สัง่สินค้าไปโรงงาน(cpf) และDC(non cpf) รับและจัดเก็บสินค้าที่โรงงานมาส่งจัดเก็บสินค้าเข้าหลังร้าน ปรนิ้เอกสารออเดอรท์ ีต่้องจดัส่งให้RiderB2B 3. RiderB2B หยิบสินค้าเพื่อเตรียมส่งและออกใบแจ้งหนี้ จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า 4. ลูกค้า รบัสินค้าและเซ็นต์ในใบแจง้หนี้ทงั้ 3ชุด และช าระเงินภายในเวลาที่ก าหนด 1. ลูกค้า แจ้งปัญหาที่พบให้กับทีมขาย Sale 2. ทีมขาย Sale รับปัญหา จากลูกค้า และแจ้ง Shift leader ให้ออกเอกสาร ในระบบให้กับลูกค้า ตัวอย่างเช่น 1.แจ้งลดหนี้ราคา 2.แจง้เพิ่มหนีร้าคา 3.แจ้งลดหนี้รับคืนสินค้า 3. Shift leader ออกเอกสารให้กับลูกค้าตามหัวข้อที่ทีมขาย Sale แจ้ง คู่มือการท างานฐาน B2B Go fresh 3
คู่มือการท างานฐาน B2B Go fresh รายละเอียดการท างานของพนักงาน B2B หัวข้อ รายละเอียดของงาน ผู้รับผิดชอบ 1.การสัง่สินค้า 1.1 การสัง่สินค้าไปทีโ่รงงาน ( CPF ) Shift leader 1.2 การสัง่สินค้าไปทีSupply chain Lotus ( Non CPF่ ) Shift leader 2.การรับสินค้า 2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) Shift leader 3.การเก็บสินค้า 3.1 เก็บสินค้าที่รับมาจากโรงงาน Rider B2B 3.2 การหยิบสินค้าตาม Order Rider B2B 3.3 เก็บสินค้าที่รับคืนมาจากลูกค้า Rider B2B 4.การส่งสินค้า 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า Shift leader Rider B2B 4.2 การน าสินค้าออกจากสาขาเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า Shift leader Rider B2B B2C B2B เข้ามาวันที่ 1 เข้ามาวันที่ 2 เข้ามาวันที่ 3 หยิบล าดับที่ 1 หยิบล าดับที่ 2 หยิบล าดับที่ 3 B2C B2B เข้ามาวันที่ 1 +สินค้ารับคืน เข้ามาวันที่ 2 เข้ามาวันที่ 3 4
คู่มือการท างานฐาน B2B Go fresh รายละเอียดการท างานของพนักงาน B2B หัวข้อ รายละเอียดของงาน ผู้รับผิดชอบ 5.การดูแล หลังการขาย 5.1 ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า Shift leader 5.2 ราคาไม่ถูกต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา Shift leader 5.3 การออกใบวางบิล Shift leader 1. Smart soft ส าหรบัสงั่ของ รบัของ และออก ใบก ากับภาษี หรือ ท าเอกสารลด หนี้รับคืน เมื่อลูกค้าขอคืนสินค้า 2. Web picking ส าหรับ หยิบสินค้าตาม Order 3. I logistic ส าหรับ แพลนรถเพื่อส่งสินค้า 4. SharePoint B2B ส าหรบัเป็นแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม 5. Smart Retail ส าหรับนับสต๊อก B2B บนเครื่อง CMA 6. Smart Stock ส าหรับ Compare balance สต๊อกให้ถูกต้อง ก่อนตรวจนับ สต๊อกผ่านเครื่อง CMA ระบบที่ใช้ปฏิบัติงานส าหรับแผนก B2B แฟ้มเก็บเอกสาร และ Supply ถุง ส าหรับใส่สินค้าให้ลูกค้า TPNB 72694750 ถุงพลาสติกไฮเด้น 20X30 44MIC 1 ม้วน 100 ใบ สัง่ได้ผ่าน Web app 0rder review 1. แฟ้ม การรับสินค้า GRN 2. แฟ้ม ใบแจ้งหนี้ลูกค้า Invoice 3. แฟม้เอกสาร เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืน 4. แฟ้ม เอกสาร ปรับปรุงสต็อก 5
Dilo การท างานของ B2B Go-fresh เวลา กิจกรรม รายละเอียด Shift leader กะดึก ( เข้างาน 23:00-08:00 ) 01:00 – 01:20 ปรนิ้ Order ที่ต้องจัดส่งสินค้าให้กับ ลูกค้าภายในวัน เตรียมให้กับ RiderB2B ใส่ตระกร้า เอกสารรอไว้ 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 1. ปรนิ้ Order จาก Web picking เพื่อเตรียมหยิบสินค้า 02:00 – 05:00 รับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ตรวจเช็ค จัดเก็บสินค้าเข้าตู้เย็นให้เรียบร้อย และคีย์รับเข้าระบบ SMS 2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) Shift leader กะเช้า ( เข้างาน 07:00-16:00 ) 07:00 – 16:00 ตรจวสินค้าก่อน rider B2B น าออก จากสาขา และลง Log. Book ทงั้ตอนก่อนส่ง และหลังส่งเสรจ็ 4.2 การน าของออกจากสาขาเพื่อจัดส่ง ให้ลูกค้า 1. Shift leader และ Rider B2B ลงชื่อใน เอกสาร Log. Book 09:00 – 12:00 รวบ Order ทีท่ีมขายสงั่เข้ามาในระบบ เพื่อส่งให้โรงงาน CPF หรือส่งBuild SMO ให้Supply chain 1.1 การสัง่สินค้าไปทโี่รงงาน ( CPF ) 1.2 การสัง่สินค้าไปทSupply chain Lotus ี่ ( Non CPF ) * SL กะเช้า อาจต้องปรนิ้ Order ที่ต้องจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าภายในวัน หากทีมขายแจ้ง Order เข้ามาเพิ่ม กรณีเป็นการส่งแบบ Same day เพื่อให้Rider B2B เตรียมสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ และน าส่งสินค้าให้ลูกค้า ตามสถานที่และเวลาที่ก าหนด Rider B2B ( เข้างาน 07:00-16:00 ) 07:00 – 16:00 หยิบ Order ในตระกร้าเอกสาร เพื่อน าไปจัดสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ และจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าตาม สถานที่ , เวลาที่ก าหนด 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 2. Confirm การหยิบสินค้าใน Web picking 3. ขนั้ตอนการพิมพ์ใบแจ้งหนีลู้กค้าในระบบ SMS 4.2 การน าของออกจากสาขาเพื่อจัดส่ง ให้ลูกค้า 2. การกดรับงานใน App I logistic ของ Rider B2B * สามารถพิจารณา เพิ่ม Rider B2B กะสาย ( เข้างาน 10:00 -19:00 ) หากมีOrder ที่ต้องจัดส่งลูกค้า ในช่วงเวลาหลัง 16:00 Shift leader กะบ่าย ( เข้างาน 15:00-24:00 ) 17:00 -17:30 การดูแลหลังการขาย ออกเอกสารให้ลูกค้า กรณีOrder ที่จัดส่งมีปัญหา หรือ ทีมขายแจ้งขอให้ออกใบวางบิล 5.1 ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 5.3 การออกใบวางบิล * SL กะบ่าย อาจต้องปรนิ้ Order ที่ต้องจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าภายในวัน หากทีมขายแจ้ง Order เข้ามาเพิ่ม กรณีเป็นการส่งแบบ Same day เพื่อให้Rider B2B เตรียมสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ และน าส่งสินค้าให้ลูกค้า ตามสถานที่และเวลาที่ก าหนด 6
1.1 การส ั ง ่ สินค ้ าไปท ี ่ โรงงาน ( CPF ) 1. ทีมขาย แจ้งรายการสินค้าที่ต้องสั่งไปที่โรงงาน CPF ผ่านระบบ SMO 2. ทีมสาขา Shift leader รวบรวมรายการสินค้าที่ทีมขายสั่งมา เพื่อแจ้งรายการไปที่โรงงาน ผ่านระบบ SMS ก่อนเวลา Cut off time ของโรงงาน ( หากสั่งหลังเวลา Cut off time จะท าให้ไม่ได้รับสินค้า ต้องสั่งในวันถัดไป) 0. การตรวจสอบ เวลา cut off time ของแต่ละโรงงาน Column C เลือก เลขที่สาขาตนเอง Column G แสดง ดูเลขรหัส Vendor ของโรงงาน Column J แสดง Leadtime จ านวนวันที่จะได้รับสินค้า Column K แสดงเวลา Cut off time 1. ขนั้ตอน การรวบรวมรายการสินค้าที่ทีมขายสัง่มา แจง้ไปทโรงงาน ี่ 1) เลือกเมนู : LTITG06000 – Summary S/O for DTS 2) เลขที่สาขา : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนั้น : กด เพิ่ม 2 3 1 1.1 การสัง่สินค้าไปที่โรงงาน ( CPF) หน้าถัดไป 7
4) เลขที่คู่ค้า : ระบเุลขรหัส Vendor ของโรงงานที่ต้องการแจง้สังสินค้า่ 5) วันที่ต้องการ : ระบวุนัที่ต้องเลือกให้ตรงกบั Leadtime ของโรงงาน 6) กดปุ่ม : แสดง 7) Plan order : ใส่ตัวเลขเพิ่มเติม หรอืไม่ก ็ได้ โดยกรณีที่สาขาจะได้ตัวเลขเพิ่มเติมนนั้มีดงันี้ 7.1. ทีมขายขอให้สัง่สินค้าเข้ามาสต ็ อกที่สาขาโดยยงั ไม่มีOrder ลูกค้า ให้เลือกรายการสินค้าและกรอกเลขเป็ น จา นวนบวก 7.2. กรณีรายการสัง่จากทีมขาย สาขามีสต ็ อกสินค้าคงค้างอย่แูล้วที่สาขา ไม่ต้องการสัง่สินค้าไปที่โรงงาน สามารถให้ใส่ของ Plan order เป็น จ านวนติดลบ เท่ากับจ านวนสินค้า ที่สาขามีสต็อกสินค้าอยู่แล้วได้ 8) จากนั้น กด ตกลง 9) และกด Yes 4 5 6 150.00 7 ตัวอย่างที่ 1 ซีพี ตับไก่ 5 KG ทีมขาย เถ้าแก่สัง่มา 150 กก. แต่สาขาเห็นว่ามีสต็อกคงเหลืออยู่ที่สาขา 100 กก. จึงหักช่อง Plan order ออก 100 กก. ท าให้สัง่ไปโรงงาน แค่ 50 กก. เพราะต้องการให้ใช้สต็อกคงเหลือ ของสาขา ตัวอย่างที่ 2 ปลายปีก 5 KG ทีมขาย ไม่มี Order จากลูกค้า แต่ทีมขายต้องการขอให้สัง่สินค้าเข้ามาสต็อกไว้10 กก. ที่สาขาก่อน สาขาจงึต้องสัง่ ในช่อง Plan order ไป 10 กก. 100.00 150.00 -100.00 50.00 50.00 ค าอธิบายความหมาย เพิ่มเติม S/0 = sale order ช่อง S/O วนัที่สัง่สินค้า แสดงยอดสินค้าทีท่ีมขาย สัง่เข้ามาในระบบทงั้หมดเพื่อสัง่ ให้กบัลูกค้า ช่อง S/O รอส่ง แสดงยอดสินค้าตามค าสงั่ซอื้ทีร่อส่ง ทีส่ัง่ไปทีโ่รงงานครงั้ก่อนหน้า ช่อง ยอดรวม Plan order แสดงยอดสินค้าทีท่ีมขายสัง่ ให้ลกูค้า + ยอดสินค้าทีท่ีมขายขอให้สัง่มาเพื่อสต็อกไว้ที่สาขา ช่อง ยอดสัง่ซื้อทงั้หมดเต็มลงั ช่องทีโ่รงงานจะเห็นยอดสัง่ซือ้หากหน่วยไม่เต็มลงัระบบจะปดัขึน้ให้เต็มลงัอตโนมัติ ั 9 10.00 8 1.1 การสัง่สินค้าไปที่โรงงาน ( CPF) หน้าถัดไป 8
10) เมื่อแจ้งรายการสินค้าไปที่โรงงานเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏเลขค าสั่งซื้อที่ส่งไปที่โรงงาน โดยดูได้จากช่อง เลขที่ใบสัง่ซื้อ 2 3 4 วธิีการยกเลิก ค าสัง่ซื้อที่ส่งไปให้โรงงาน CPF 1) เลือกเมนู : LTITI01000 Inquiry interface SO to CPFT 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) เงื่อนไข : เลือกทงั้หมด 4) จากนั้น : กดค้นหา 1 ตรวจสอบที่ช่อง เลขที่เอกสาร และ ช่องผลการส่ง 1) หากไม่ขึน้ข้อความใดๆ ทีช่่อง : แสดงวา่ โรงงานยงัไม่ได้รบัค าสัง่ซือ้สามารถยกเลิกได้ดังนี้ 1 1) เลือกเมนู : LTITG06100 : Cancel PO for DTS 2) เลขที่สาขา : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) วันที่เอกสาร : ใส่วันที่ปัจจุบัน 4) จากนั้น : กดค้นหา 5) เลือกเลขที่ใบสั่งซื้อที่ต้องการยกลิก คลิ๊กให้ขึ้นแถบสีด า 6) จากนั้น : กด เลือก 7) จากนั้น : กด ยกเลิก 8) จากนั้น : กด ตกลง “Order ที่ถูกยกเลิกแล้ว จะขึ้นเป็นอกัษรสีแดง และสถานะเปน็ C” 2 5 6 3 7 4 8 1.1 การสัง่สินค้าไปที่โรงงาน ( CPF) หน้าถัดไป 9
ตรวจสอบที่ช่อง เลขที่เอกสาร และ ช่องผลการส่ง 2) หากขึน้ข้อความCOMPLETE : แสดงวา่ โรงงานได้รบัค าสัง่ซือ้แล้ว สามารถยกเลิกได้ดังนี้ ให้ขอยกเลิกกับทีม CPF Ordering ผ่าน Google form ภายใน 17:00 ของวนัทีส่ัง่ 10
1.2 การส ั ง ่ สินค ้ าไปท ี ่ Supply chain Lotus ( Non CPF ) 1. ทีมขาย แจ้งรายการสินค้าที่ต้องสั่งไป ทีมสาขาผ่านช่องทางที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างกัน Line กลุ่ม 2. ทีมสาขา Shift leader รวบรวมรายการสินค้าที่ทีมขายสั่งมา กรอกใส่แบบฟอร์ม Store manager order และส่ง E-mail หา Supply chain ก่อน 15:00 1.2 การสัง่สินค้าไปที่Supply chain Lotus (Non CPF) หน้าถัดไป 1. กรอกแบบฟอรม์แยกสัง่สินค้าNon-CPF ( Ambient และ Fresh food ) 0. Download แบบฟอร์มการ Build สินค้าได้จาก Share point ขัน้ตอนการสัง่สินค้า 1. เลือกวันที่ปัจจุบันที่เราท า 2. เลือกสาขาของตนเอง 3. เลือกปุ่ม “เพิ่มสินค้า” จากนนั้จะมีหน้าต่างในกรอบสีเหลืองขึน้มาตามภาพ 4. กรอกรหัสสินค้าเลข TPNB ตามรายการทีต่้องการสัง่สินค้า 5. เลือกปุ่ม “ค้นหา/ตรวจสอบ” ข้อมูลสินค้าจะขึน้มาให้ ทางทีมสาขา ตรวจสอบความถูกต้อง 6. กรอกจา นวนสินค้าทีต่้องการสัง่ ให้ลง Pack size หากไม่ลง pack size ระบบจะท าการปรับให้ลงตาม Pack size ให้ทีมสาขาตรวจสอบอกีครงั้ 7. เลือกปุ่ม “เพิ่มสินค้า” หากมีมากกว่า 1 รายการท าซ ้าแบบเดิม เสร็จแล้วให้กดปุ่ม X มุมขวาบนในกรอบสีเหลือง 8. เลือกวันที่ส่งสินค้าตาม Lead time แต่ละคู่ค้า/สินค้า 9. Save File ส่งให้กับทีม Supply chain B2B หมายเหตุ : Form Build Up B2B จะมีการอัพเดททุกวันจันทร์ เนื่องจากอาจจะมีการปรับเปลี่ยน Pack size หรือ Add item 11
1.2 การสัง่สินค้าไปที่Supply chain Lotus (Non CPF) หน้าถัดไป ส าหรับไฟล์Build up สินค้า Ambient โดยตงั้ชือ่ไฟล์: Form Build up B2B_สาขา 5xxx ชื่อหัวข้อ E mail : Build up B2B Non CPF_ สาขา 5xxx ( Ambient ) ส่งมายัง E mail : #[email protected] ภายใน 15:00 น. ทาง Supply chain จะ Feedback กลับเพื่อแจ้งจ านวนสินค้าที่จะได้รับ และวันที่จะได้รับสินค้าถึงสาขา ส าหรับไฟล์Build up สินค้า Freshfood โดยตงั้ชือ่ไฟล์: Form Build up B2B Non CPF_สาขา 5xxx ชื่อหัวข้อ E mail : Build up B2B Non CPF_สาขา 5xxx (Fresh food ) ส่งมายัง E mail : #[email protected] ภายใน 15:00 น. ทาง Supply chain จะ Feedback กลับเพื่อแจ้งจ านวนสินค้าที่จะได้รับ และวันที่จะได้รับสินค้าถึงสาขา Note : ส าหรับไฟล์Build up สินค้า Ambient ตามนโยบายของบรษิทั ในการทีเ่ถ้าแก่จะสงั่สินค้า B2B กลุ่ม Ambient ต้องมีชื่อ และเบอรโ์ทรลูกค้า ระบุให้ชัดเจน ในการสัง่ order ทกุครงั้ 2.ตัวอย่างการ Feedback จาก Supply chain 12
2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) 1. สินค้าจากโรงงาน จัดส่งมาที่สาขา รับโดย Shift leader 2. Shift leader ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และรายการสินค้าที่ส่ง เทียบกับ ใบแจ้งหนี้(Invoice) หากพบปัญหา สินค้าขาดส่ง หรือ สินค้าไม่ได้คุณภาพให้เขียนแจ้งลงไปที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ในรายการสินค้าที่มีปัญหา “ทุกใบ” พร้อมให้พนักงานขนส่งเซ็นลงในเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานยืนยัน 2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) หน้าถัดไป 0. หลักในการคีย์รับสินค้าเข้าระบบ SMS ตัวอย่างการเขียนแจ้งรายการทรี่ับมีปัญหา 1. จ านวนที่คีย์รับตามใบแจ้งหนี้ มากกว่า จ านวน PO ที่อยู่ในระบบ ให้คีย์รับเท่ากับจ านวนที่อยู่ใน PO ก่อน ส่วนที่เหลือให้ Shift leader ท าการปรับปรุงสต็อกเพิ่มขึน้ ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้ ระบุ 10.3 กก. PO ในระบบ ระบุ 10 กก. ให้คีย์รับ 10 กก. และ Shift leader ท าการปรบัสต็อกเพิ่มขึน้ 0.3 กก. 2. พบการการแก้ไขจ านวนสินค้าที่รับในใบแจ้งหนี้ ( สินค้าส่งมาไม่ครบ หรือ มีสินค้าไม่ได้คุณภาพ ) ให้คีย์รับเท่ากับจ านวนที่อยู่ใน PO ก่อน ส่วนที่ส่งมาไม่ครบ หรือ เป็นสินค้าไม่ได้คุณภาพ และให้Shift leader ท า Return to vendor (RTV) ออกไป ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้มีการแก้ไขจ านวนว่าไม่ได้รับสินค้า 2 กก. PO ในระบบ ระบุ 10 กก. ให้คีย์รับ 10 กก. และ Shift leader ท า RTV 2 กก. 3. พบรายการสินค้าจาก PO ในระบบขึน้รายการสินค้าให้รบัมากกว่า รายการสินค้าที่มีอยู่ในใบแจ้งหนี้ ให้คีย์รับ เท่ากับจ านวน รายการสินค้าที่มีอยู่ในใบแจ้งหนี้ ส่วนรายการสินค้าจาก PO ในระบบที่มีรายการมากกว่า ให้คีย์รับเป็น 0 ตัวอย่าง PO ในระบบมี6 รายการ ใบแจ้งหนี้มี5 รายการ ให้คีย์รับ ตามรายการที่แสดงในใบแจ้งหนี้ รายการที่ 6 ที่มีนอกเหนือใบแจ้งหนี้ให้คีย์รับเป็น 0 13
2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) หน้าถัดไป 1. ขนั้ตอนการคีย์รบัสินค้าเข้าระบบ SMS 1 2 1) เลือกเมนู : PUM02000 ยืนยนัการรบัสินค้าจากใบสัง่ซื้อ 2) เลขที่สาขา : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนั้น : กด เพิ่ม 3 4 5 6 7 4) เลขที่เอกสาร : ใส่เลข PO ( ดูได้จากใบแจ้งหนี้Invoice ) 5) จากนั้น : กดค้นหา 6) คลิ๊กเลือกที่เอกสารที่ปรากฏให้ขึ้น แถบสีดา 7) จากนั้น : กดยืนยัน ตัวอย่างการดูเลข PO จากเอกสาร Invoice วิธีการดูเลข PO ตัวอย่าง 5050 44 65 001949 5050 หมายถึง รหัสสาขา 44 หมายถึง ประเภทเอกสาร ใบค าสงั่ซื้อสินค้า 65 หมายถึง ปี พ.ศ. 2565 001949 หมายถึง ล าดับเลขที่เอกสาร 14
2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) หน้าถัดไป 8) กรอกปรมิาณสินค้า เท่ากบั ปรมิาณคงค้างที่ขึ้นในระบบได้ทนัที 9) จด เลขที่ เพื่อน าไปค้นหาเอกสารตอนขั้นตอนการพิมพ์ถัดไป 10) จากนั้น : กด ตกลง 8 9 10 2. ขนั้ตอนการพิมพ์เอกสารการรบัสินค้าจากระบบ SMS 6 7 5 1) เลือกเมนู : LTPUP01000- พิมพ์ใบรับสินค้า 2) ประเภทเอกสาร : ใส่ 45 3) วันที่เอกสาร : เลือกวันที่รับสินค้าเข้าระบบ SMS 4) เลขที่เอกสาร : เลือกเลขเอกสารที่จดมาจากการขนั้ตอนการรบัสินค้า 5) จากนั้น : กด พิมพ์ 6) จากนั้น : กด To printer 7) Copies : ใส่ 2 8) จากนั้น : กด Print 1 2 3 4 8 15
2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) หน้าถัดไป 3. ตัวอย่างเอกสารใบรับสินค้าที่พิมพ์จากระบบและการจัดเก็บเอกสาร การจัดการเอกสาร เอกสารชุดที่ 1 แนบคู่กับใบ ต้นฉบับใบก ากับภาษี เก็บไว้ในแฟ้มที่สาขา “ แฟ้มเอกสารการรับสินค้า GRN B2B ต้นฉบับ” เอกสารชุดที่ 2 แนบคู่กับส าเนาใบก ากับภาษีฉบับส าเนา เก็บไว้ในแฟ้มที่สาขา “ แฟ้มเอกสารการรับสินค้า GRN B2B ฉบับส าเนา” เพื่อเตรียมส่งกลับ ฝ่ายบัญชี ส านักงานใหญ่ ผ่านถุงไปรษณีย์หรือ เมลแบค สีแดง เดือนละ 1-2 ครงั้ 16
2.1 การรับสินค้าที่ส่งมาจากโรงงาน ( CPF ) หน้าถัดไป 4. Memo กรณีสาขาไม่ได้คีย์รับสินค้าในระบบ SMS SMARTSOFT B2B สาขา …....... Attn : Cc : ) ( ) ………………………....................……....…….. …................................................ Store Manager-WL3 จึงเรยีนมาเพือ่ทราบ และขออนมุตั ิรบัทราบและอนมุตั ิโดย รวม - - - เลขที่ใบกำ กบัภำษวีันที่ใบกำ กบัภำษี PO no. จำ นวนเงนิกอ่นภำษีมลูคำ่ภำษี จำ นวนเงนิ รวมภำษี บรษิ ัท ….................................... (vendor code ;….............) From : SMARTSOFT B2B สาขา …....... Subject ; ขอใหท้า การจ่ายเงินใหก้บับรษิ ัท ….................................... (vendor code ;…............. Date : 14/02/2566 เนอื่งจากสาขาไดท้า การรบัสินค้าของ บรษิ ัท …........................................ เข้าหนา้รา้นตามปกติ แต่ทางสาขาไมไ่ดค้ ียข์ ้อมลูการรบัสินค้าเข้าสู่ระบบ smartsoft ของสาขา ตามทคี่วรจะเป็น ดงันนั้จึงขอให้Store Manager-WL3 อนมุตั ิรายการรบันแี้ละจัดส่งข้อมลูใหท้างบัญชีเจ้าหนกี้ารค้าสา นกังานใหญ่เพือ่ทา การจ่ายเงินให้Lotus’s memorandum 110041 บัญชีเจ้าหนกี้ารค้า สา นกังานใหญ่ ชื่อของ Store Manager-WL3 17
5. Memo กรณีสาขาคีย์รับสินค้าในระบบ SMS ผิด 18
4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 1. ทีมสาขา Shift leaderจะปริ้น Order ทั้งหมดที่ต้องจัดส่งให้กับลูกค้าภายในวันจากระบบWeb picking 2. ทีมสาขา Rider B2B จะท าการ หยิบสินค้าตาม Order ที่ต้องจัดส่ง (เรียงตามล าดับเวลา) และ Confirm การหยิบสินค้าในระบบ Web picking และออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าในระบบ SMS 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 0. เตรียมเข้าใช้งาน Web picking ครงั้แรก 1 2 4 5 เข้าไปตงั้ค่า ในระบบ Web picking ส าหรบัการใช้งานครงั้แรก 1) กรอก Username และ Password กดปุ่ม log in 2) กดปุ่มตงั้ค่าตรงขวามือ จากนนั้กด Setting 3) หัวข้อ Default Screen เลือก sale Order list 4) กดปุ่ม OK แล้วจะมีข้อความแจ้งเตือน ให้ logout แล้ว login ใหม่อกีครงั้ 3 19
4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 1. ปรนิ้ Order จาก Web picking เพื่อเตรียมหยิบสินค้า 1 2 5 4 3 1) คลิ๊ก ที่ขีด 3 ขีด 2) จากนั้น : เลือก Sales Order List 3) สถานะค าสั่งซื้อ : เลือก รอจัดส่ง 4) เลือกวันที่ออเดอร์ : เลือก ออเดอร์ตามวันที่ส่ง 5) จะปรากฏ รายการค าสัง่ซื้อของลกูค้า ตามรูป คลิ๊กเข้าไปที่ Order แต่ละรายการ 6 7 6) คลิ๊ก ขวา เพื่อกด Print 7) จากนั้น : กด Print เพื่อปรนิ้เอกสารออกมาให้Rider B2B น าไปหยิบสินค้า 20
4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 2. Confirm การหยิบสินค้าใน Web picking 1 2 5 4 3 1) คลิ๊ก ที่ขีด 3 ขีด 2) จากนั้น : เลือก Sales Order List 3) สถานะค าสั่งซื้อ : เลือก รอจัดส่ง 4) เลือกวันที่ออเดอร์ : เลือก ออเดอร์ตามวันที่ส่ง 5) เลือก Order ที่ต้องการ Confirm การหยิบสินค้า 6) พนักงาน Rider B2B ระบุจ านวนของสินค้าที่หยิบได้ 7) กด ตรวจสอบ เพื่อยืนยันรายการที่ Pick ได้ในระบบ 8) กด ค านวณราคาใหม่ 9) กด สรุปรายการ เพื่อให้ระบบสรา้งใบแจง้หนี้ในระบบ SMS 10) จดเลข Invoice ( ใบแจ้งหนี้) เพื่อเข้าไปปรนิ้ในระบบ SMS 11) กด เรยีกรถทนัทีเพื่อจบขนั้ตอนใน Web picking พนักงาน Rider B2B หยิบสินค้า และเขียนจ านวนสินค้าที่หยิบได้ ลงในเอกสารทีป่รนิ้ออกมา เพื่อน าไป Confirm การหยิบสินค้าในระบบ Web picking 6 6 7 8 9 10 Note (1) กรณีสินค้าหน่วยเป็น ชิน้ ให้กรอกตามชิน้จรงิที่หยิบได้ (2) กรณี สินค้าหน่วยเป็น กก. ให้กรอกตามนา ้หนกัที่ชงั่ได้จรงิ มีทศนิยมได้ 21
3. ขนั้ตอนการพิมพ์ใบแจง้หนี้ลูกค้าในระบบ SMS 4. ตวัอย่างเอกสารใบแจง้หนี้ลกูค้าที่ปรนิ้ออกมาจากระบบ เอกสารทงั้ 3 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้รับมอบอ านาจ : Rider B2B ผู้ส่งสินค้า : Rider B2B ผู้รับสินค้า : ลูกค้า Rider B2B ส่งเอกสารใบแจ้งหนีท้งั้ 3 ชุดให้กบัลูกค้า พรอ้มสินค้า จากนนั้ ให้ลูกค้าเซ็นต์ชือ่ทงั้ 3 ฉบับ เอกสารชุดที่ 1 ให้ลูกค้าเก็บไว้ เอกสารชุดที่2 และ 3 น ากลับมาเก็บที่สาขาในแฟ้ม ใบแจ้งหนี้ลูกค้า Invoice โดยต้องเก็บไว้ที่สาขา 5 ปีตามกฏหมาย 4.1 หยิบสินค้าตาม Order เตรียมส่งลูกค้า 22 1 3 5 6 4 1) เลือกเมนู : LTSLP02000 พิมพ์ใบแจ้งหนี้/ใบก ากับภาษี 2) คลังสินค้า : ใส่เลขสาขา 3) ประเภทเอกสาร : ใส่ 55 4) เลขที่เอกสาร : กรอก เลข Invoice ที่ได้มาจาก Web picking 5) เงื่อนไข : เลือก Print 6) จากนั้น : เลือก 3 Copy 7) จากนั้น : กด พิมพ์ 7 2
Shift leaderแจ้งขอ Re-Print กับ Area Manager บัญชี AR ตรวจสอบสาเหตุ ก่อนอนุมัติ ถอยสถานะในระบบ Shift leader/ Rider B2B เข้าพิมพ์เอกสารใหม่ Area Manager ตรวจสอบสาเหตุ ก่อน ประสานงานแจ้งบัญชี AR ผ่านไลน์กลุ่ม บัญชี AR ตรวจสอบสาเหตุ และตรวจ เอกสาร ก่อน Re-print เอกสาร ให้สาขาใหม่ และส่งเอกสาร Reprint ให้สาขาทางอีเมล์ Shift leader/ Rider B2B เข้าพิมพ์เอกสาร Re-print จาก อีเมล์ที่ทางบัญชีส่งมาให้ Re-print ภายในวัน Re-print ข้ามวัน ช ารุดหรือเสียหาย / สูญหาย บัญชี AR ตรวจสอบสาเหตุ ก่อน Re-print เอกสารให้สาขาใหม่ และส่งเอกสาร Re-print ให้สาขา ทางอีเมล์ Shift leader แจ้งขอ Re-Print กับ Area Manager Area Manager ตรวจสอบสาเหตุ ก่อน ประสานงานแจ้งบัญชี AR ผ่าน ไลน์กลุ่ม Shift leader/ Rider B2B เข้าพิมพ์เอกสาร Re-print จาก อีเมล์ที่ทางบัญชีส่งมาให้ Area Manager ตรวจสอบสาเหตุ ก่อน ประสานงานแจ้งบัญชี AR ผ่าน ไลน์กลุ่ม Shift leaderแจ้งขอ Re-Print กับ Area Manager *กรณีสูญหาย ต้องแนบเอกสารแจ้งความ / กรณีช ารุดหรือเสียหาย ต้องแนบเอกสารใบเก่า 5. กรณีมีปัญหาในการ Print เอกสารใบแจ้งหนี้ ต้องการ Reprint ใหม่23
4.2 การน าของออกจากสาขาเพื่อจัดส่ง ให ้ ลก ู ค ้ า 1. ทีมสาขา Rider B2B แจ้ง Shift leader ก่อนน าสินค้าและใบแจ้งหนี้ออกจากสาขา เพื่อให้ Shift leader ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้า เทียบเอกสารใบแจ้งหนี้ลูกค้า และลงบันทึก Log. Book 2. ทีมสาขา Rider B2B เข้า App I logistic เพื่อกดรับงาน และจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าพร้อมใบแจ้งหนี้ และท า POD เมื่อส่งสินค้าให้กับลูกค้า เน้นย ้าให้ลูกค้าเซ็นชื่อลงในใบแจ้งหนี้ ทั้ง 3 ชุด โดยน าชุดที่ 2 และ 3 กลับมาที่สาขาให้Shift leader ตรวจสอบลง Log. Bookและจัดเก็บเข้าแฟ้ม 1. Shift leader และ Rider B2B ลงชื่อในเอกสาร Log. Book 1. SL ตรวจใบแจ้งหนี้ พร้อมสินค้าที่จ าน าออก และลงชื่อใน Log. Book ร่วมกับ Rider B2B ก่อนน าสินค้าออก 2. Rider B2B น าสินค้าส่งให้ลูกค้า และน าใบแจ้งหนี้ ชุดที่ 2 และ 3 กลับมาที่สาขา มอบให้SL ตรวจสอบลายเซ็นลูกค้า และลง Log. Book จากนนั้จดัเก็บเข้าแฟม้ ภายในวันให้เรียบร้อย 1 2 4.2 การนา ของออกจากสาขาเพื่อจดัส่งให้ลกูค้า 0. Rider B2B ต้อง Download app I logistic ลงโทรศัพท์ IOS Android 24
4.2 การนา ของออกจากสาขาเพื่อจดัส่งให้ลกูค้า 2. การกดรับงานใน App I logistic ของ Rider B2B 3 4 1) Login เข้า App I logistic 2) เลือก ที่ ICON รับงาน ILCMM02100 3) เลือก Order ที่จะน าสินค้าไปส่งให้ลูกค้า และกด รับงาน 4) เลือก ใช่ 5) เลือก ICON ตารางการท างาน ILCMM02200 6) จะปรากฏงานที่รับไว้ ให้กด ที่งาน 1 ครงั้ 7) ระบบจะขึ้น ชื่อลูกค้าที่ต้องน าสินค้าไปจัดส่ง ให้กดที่ชื่อลูกค้า 1 ครงั้ 1 2 5 6 7 25
8) จะปรากฏงานรายละเอียดที่อยู่ที่ต้องจัดส่งให้กับลูกค้า ให้Rider B2B ส่งสินค้าให้กับลูกค้า ตามที่อยู่ที่แจ้งไว้ 9) เมื่อถึงที่อยู่ลูกค้าแล้ว ให้กด บันทึกข้อมูลจัดส่ง 1 ครงั้ 10) ช่องหมายเหตุ ให้ระบุ“จัดส่งส าเร็จ” และเลือก ยอมรับ 11) ถ่ายรูป สินค้าที่จัดส่ง และ สถานที่จัดส่งสินค้า อย่างน้อย 2 รูป และเลือก ถัดไป 12) ใส่ชื่อลกูค้าผ้รูบัและให้ลกูค้าเซ็นชื่อในช่องลายเซ็น จากนนั้กด บนทึก ั 13) ระบบจะขึ้นข้อความ เสรจ็สมบรูณ์ ให้กด ตกลง เป็นอนัเสรจ็ขัน้ตอนการท า POD ใน App l logistic ให้Rider B2B น าใบแจ้งหนี้ทงั้ 3 ชุดให้ลกูค้าเซ็นในเอกสารอกีครงั้และน าใบแจ้งหนี้ชุด ที่ 2 และ 3 กลับมาที่สาขา เพื่อส่งให้Shift leader ตรวจสอบภายในวันทันที 8 9 10 จัดส่งส าเร็จ 11 กรกนก 12 13 กรกนก 26
5.1 ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 1. ทีมสาขา Rider B2B ได้รับการปฏิเสธการรับสินค้าจากลูกค้า เนื่องด้วยปัญหาคุณภาพ หรืออื่นๆ ให้น าสินค้าและใบแจ้งหนี้ทั้งหมดกลับมาที่สาขา และแจ้งแก่ Shift leader ให้ทราบ 5.1ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 2. ทีมสาขา Shift leader แจ้งทีมขาย เรื่องลูกค้าปฏิเสธการรับสินค้า จากนั้น Shift leader สร้างใบขออนุมัติลดหนี้รับคืนในระบบ เพื่อส่งให้ทีมขาย 3. ทีมขายจะแจ้งไปยังหัวหน้าทีมขาย เพื่อขออนุมัติการท าลดหนี้รับคืน เมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าทีมขายเรียบร้อยแล้วจะแจ้งกลับมายังทีมสาขา Shift leader 4. ทีมสาขา Shift leader ท าการปริ้นเอกสารลดหนี้รับคืนจากระบบ SMS เพื่อเสร็จขั้นตอนการลดหนี้รับคืน 1. ขนั้ตอนการคีย์ลดหนี้รบัคืนสินค้าให้กบัลกูค้า [ ค าขออนุมัติส่งให้ AM ] 1 1) เลือกเมนู : SRM08000 – บันทึกใบข้ออนุมัติลดหนี้รับคืน ( Auto สต็อก ) 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) อ้างอิงใบแจ้งหนี้ : กรอกเลขใบเอกสารแจ้งหนี้ ที่ต้องท าลดหนี้รับคืนสินค้า ให้ลูกค้า 2 3 4 27
5.1ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 5 6 7 5) รหัสเหตุผล : ดบัเบิ้ลคลิ๊ก เพื่อ เลือกเหตุผล 6) บรรจุคืน :ระบุจ านวนสต็อก ที่ต้องการท าลดหนี้รับคืนสินค้าให้ลูกค้า 7) จดเลขที่ใบขออนุมัติไว้ 8) จากนนั้ : กด ตกลง 8 9 10 9) เลือกเมนู : SRP01000 พิมพ์ใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 10) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 11) ประเภทเอกสาร : พิมพ์ SR 12) วันที่ : เลือกวันที่ที่ท าลดหนี้รับคืน 13) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-7-] 14) เงื่อนไข : เลือก Print (A4) 15) จากนนั้ : กดปุ่ม พิมพ์ 16) จากนนั้ : กด Yes 11 12 13 14 16 15 28
5.1ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า เอกสารทงั้ 2 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้อนุมัติ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ น าเอกสาร ไปตรวจสอบกับสินค้าที่ลดหนี้รับคืนมาจากลูกค้าให้ถูกต้อง และผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อยแล้ว ให้แสกนส่งไปยังทีมขาย และแจ้งผ่านช่องทางการติดต่อระหว่างทีมขายกับสาขา เพื่อให้หัวหน้าทีมขายอนุมัติในระบบ SMS เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืน ให้เรียบร้อย 2. ขนั้ตอนการคีย์ลดหนี้รบัคืนสินค้าให้กบัลูกค้า [ หลัง AM อนุมัติในระบบแล้ว ] 7 8 1 1) เลือกเมนู : SRM03000 – อนุมัติสร้างใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขสาขาตนเอง และ 00000 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่57 5) เลขที่ใบขอ : ใส่เลขที่ใบขออนุมัติที่จดไว้ 6) จากนนั้ : จดเลขที่เอกสารไว้เพื่อใช้ในขัน้ตอนถดั ไป 7) จากนนั้ : กด อนุมัติ 8) จากนนั้ : กด ออก 5 2 3 4 6 29
5.1ลูกค้าคืนสินค้า การลดหนี้รับคืนสินค้า 5018576400249 6 10 8 6) เลือกเมนู : LTSLP03000 – พิมพ์ใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 7) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 8) ประเภทเอกสาร : ใส่ 57 9) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจากข้อ [-3-] 10) Condition : เลือก Print 11) จากนนั้ : กด พิมพ์ 12) จากนนั้ : กด Yes 7 5018576400249 9 11 12 เอกสารทงั้ 3 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้รับมอบอ านาจ : - เอกสารชุดที่ 1 ส่งให้ทีมขาย เพื่อให้น าไปส่งให้กับลูกค้า เอกสารชุดที่ 2 เป็นเอกสาร ยืนยันการตรวจรับสินค้าเมื่อมีการน าเข้ามาที่สาขา เอกสารชุดที่ 3 เก็บเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืน ให้เรียบร้อย กรณีสินค้าที่ลดหนี้รับคืนเข้ามาเป็นสินค้ากลุ่มNonCPF Shift leaderต้องท าการโอนคืนให้B2C ผ่าน Web stock transfer ทุกครั้ง 30
5.2 ราคาไม ่ ถ ู กต ้ อง การลดหน ี ้ เพิ่ มหน ี ้ ราคา 1. ลูกค้าตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ Rider B2B ส่งให้กับลูกค้า ราคาไม่ถูกต้อง จึงแจ้งกลับไปที่ทีมขาย และทีมขาย จะแจ้งมายังทีมา Shift leader เพื่อขอให้ออกใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ ให้กับลูกค้า 2. Shift leader สร้างใบขออนุมัติลดหนี้/เพิ่มหนี้ ในระบบ เพื่อส่งให้ทีมขาย 3. ทีมขายจะแจ้งไปยังหัวหน้าทีมขาย เพื่อขออนุมัติการท าลดหนี้/เพิ่มหนี้ดังกล่าว เมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าทีมขายเรียบร้อยแล้วจะแจ้งกลับมายังทีมสาขา Shift leader 4. ทีมสาขา Shift leader ท าการปริ้นเอกสารลดหนี้ /เพิ่มหนี้ จากระบบ SMS เพื่อเสร็จขั้นตอนการลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 1) เลือกเมนู : SRM01000 -บันทึกใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่ SR 5) กิจกรรม : 11 6) เลขที่เอกสาร : กรอกเลขใบเอกสารแจ้งหนี้ ที่ต้องท าลดหนี้ให้ลูกค้า กรณี ต้องการลดหนี้ให้ลูกค้าที่เป็น Ship from factory / hub ให้เลือกหน่วยงานย่อยเป็น 10000 ก่อนกรอกเลขใบแจ้งหนี้ 1. ขนั้ตอนการคีย_์ ลดหนี้ราคาให้กับลูกค้า [ ค าขออนุมัติส่งให้ AM ] 1 4 6 2 3 5 31 กรณีที่ 1 การลดหนี้ราคาสินค้าให้กับลูกค้า
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา ตัวอย่าง สาขาต้องการท าลดหนี้ราคา 1.) สาขาท าลดหนี้ราคา ใบแจ้งหนี้เลขที่ 50185564000307 2.) หมูบด 500 กรัม จากราคา 64 บาท ให้เหลือ 60 บาท ** สาขาจะต้องคีย์ยอดส่วนต่าง 4 บาท ในช่องราคาต่อหน่วย 7.) ใบแจ้งหนี้ : ดบัเบิ้ลคลิกช่องวา่ง และคลิกเลือกรายการทขี่ึ้นในหน้าต่าง Pop up 7 32
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 8) รหัสเหตุผล : กรอก S001 9) รหัสสินค้า : กรอกเลขรหัสสินค้า 10) ปริมาณรับคืน : กรอกจ านวนที่ต้องการลดหนี้ 11) ราคาต่อหน่วย : กรอกราคาส่วนต่าง ที่ต้องการลดราคา 12 )เลขที่เอกสาร : จดเลขเอกสารไวเ้พื่อน าไปปรนิ้ในขัน้ตอนถดั ไป 13) จากนนั้ : กด ตกลง 9 11 12 13 15 14) เลือกเมนู : SRP01000 พิมพ์ใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 15) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 16) ประเภทเอกสาร : พิมพ์ SR 17) วันที่ : เลือกวันที่ที่ท าลดหนี้รับคืน 18) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-11-] 19) เงื่อนไข : เลือก Print (A4) 20) จากนนั้ : กดปุ่ม พิมพ์ 21) จากนนั้ : กด Yes 16 17 19 21 20 14 5018SR6400270 5018SR6400270 18 8 10 33
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 2. ขนั้ตอนการคีย์_ลดหนี้สินค้าให้กับลูกค้า [ หลัง AM อนุมัติในระบบแล้ว ] เอกสารทงั้ 2 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้อนุมัติ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ น าเอกสาร ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อยแล้วให้แสกนส่งไปยังทีมขาย และแจ้งผ่านช่องทางการติดต่อระหว่างทีมขายกับสาขาเพื่อให้หัวหน้าทีมขายอนุมัติในระบบ SMS เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืนให้เรียบร้อย 7 8 1 1) เลือกเมนู : SRM03000 – อนุมัติสร้างใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขสาขาตนเอง และ 00000 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่57 5) เลขที่ใบขอ : ใส่เลขที่ใบขออนุมัติที่จดไว้ 6) จากนนั้ : จดเลขที่เอกสารไว้เพื่อใช้ในขัน้ตอนถดั ไป 7) จากนนั้ : กด อนุมัติ 8) จากนนั้ : กด ออก 5 2 3 4 6 34
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 9) เลือกเมนู : LTSLP03000 พิมพ์ใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 10) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 11) ประเภทเอกสาร : ใส่ 57 12) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-6-] 13) Condition : เลือก Print 14) จากนนั้ : กด พิมพ์ 15) จากนนั้ : กด Yes 9 10 11 13 14 15 12 เอกสารทงั้ 3 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้รับมอบอ านาจ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อย ชุดที่ 1 น าเอกสาร ส่งให้ทีมขายเพื่อน าส่งให้ลูกค้า ชุดที่ 2 และ 3 เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืนให้เรียบร้อย 35
กรณีที่ 2 การเพิ่มหนี้ราคาสินค้าให้กบัลูกค้า 5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 1) เลือกเมนู : SRM01000 -บันทึกใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่ SA 5) กิจกรรม : 11 6) เลขที่เอกสาร : กรอกเลขใบเอกสารแจง้หนี้ที่ต้องท าเพิ่มหนี้ให้ลกูคา้ กรณี ต้องการลดหนี้ให้ลูกค้าที่เป็น Ship from factory / hub ให้เลือกหน่วยงานย่อยเป็น 10000 ก่อนกรอกเลขใบแจ้งหนี้ 1. ขนั้ตอนการคีย์_เพิ่มหนี้ราคาให้กบัลูกค้า 1 4 6 2 3 5 ตัวอย่าง สาขาต้องการท าเพิ่มหนี้ราคา 1.) เลขที่ใบแจ้งหนี้ 501855964000020 2.) อกไก่ BB กกละ จากราคา 62 บาท จะเพิ่มเป็น 70 บาท จ านวน 40 กก ส่วนต่างกก.ละ 8 บาท ** สาขาจะต้องคีย์ยอดส่วนต่าง 8บาท ในช่องราคาต่อหน่วย 36
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 9 10 8 501855964000020 501855964000020 19/05/2022 2000030006 นาย Business P 7.) ใบแจ้งหนี้ : ดบัเบิ้ลคลิกช่องวา่ง และคลิกเลือกรายการทขี่ึ้นในหน้าต่าง Pop up 8) รหัสเหตุผล : กรอก A001 9) รหัสสินค้า : กรอกเลขรหัสสินค้า 10) ปริมาณรับคืน : กรอกจ านวนที่ต้องการลดหนี้ 11) ราคาต่อหน่วย : กรอกราคาส่วนต่าง ที่ต้องการลดราคา 12 )เลขที่เอกสาร : จดเลขเอกสารไวเ้พื่อน าไปปรนิ้ในขัน้ตอนถดั ไป 13) จากนนั้ : กด ตกลง 7 11 12 13 37
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 15 14) เลือกเมนู : SRP01000 พิมพ์ใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 15) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 16) ประเภทเอกสาร : พิมพ์ SR 17) วันที่ : เลือกวันที่ที่ท าลดหนี้รับคืน 18) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-11-] 19) เงื่อนไข : เลือก Print (A4) 20) จากนนั้ : กดปุ่ม พิมพ์ 21) จากนนั้ : กด Yes 16 17 19 21 20 14 5018SR6400270 5018SR6400270 18 เอกสารทงั้ 2 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้อนุมัติ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ น าเอกสาร ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อยแล้วให้แสกนส่งไปยังทีมขาย และแจ้งผ่านช่องทางการติดต่อระหว่างทีมขายกับสาขาเพื่อให้หัวหน้าทีมขายอนุมัติในระบบ SMS เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืนให้เรียบร้อย 38
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 2. ขนั้ตอนการคีย_์เพิ่มหนี้สินค้าให้กบัลูกค้า [ หลัง AM อนุมัติในระบบแล้ว ] 7 8 1 1) เลือกเมนู : SRM03000 – อนุมัติสร้างใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขสาขาตนเอง และ 00000 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่56 5) เลขที่ใบขอ : ใส่เลขที่ใบขออนุมัติที่จดไว้ 6) จากนนั้ : จดเลขที่เอกสารไว้เพื่อใช้ในขัน้ตอนถดั ไป 7) จากนนั้ : กด อนุมัติ 8) จากนนั้ : กด ออก 5 2 3 4 6 9) เลือกเมนู : LTSLP03000 พิมพ์ใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 10) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 11) ประเภทเอกสาร : ใส่ 56 12) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-6-] 13) Condition : เลือก Print 14) จากนนั้ : กด พิมพ์ 15) จากนนั้ : กด Yes 9 10 11 13 14 15 12 39
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา เอกสารทงั้ 3 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้รับมอบอ านาจ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อย ชุดที่ 1 น าเอกสาร ส่งให้ทีมขายเพื่อน าส่งให้ลูกค้า ชุดที่ 2 และ 3 เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืนให้เรียบร้อย 40
กรณีที่ 3 การลดหนี้ตู้เย็นชุมชนให้กับลูกค้า 5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 1. ขนั้ตอนการคีย_์ ลดหนี้ตู้เย็นชุมชนให้กับลูกค้า [ ค าขออนุมัติส่งให้ AM ] 1) เลือกเมนู : SRM01000 -บันทึกใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่ SR 5) กิจกรรม : 29 6) เลขที่เอกสาร : กรอกเลขใบเอกสารแจ้งหนี้ ที่ต้องท าลดหนี้ให้ลูกค้า กรณี ต้องการลดหนี้ให้ลูกค้าที่เป็น Ship from factory / hub ให้เลือกหน่วยงานย่อยเป็น 10000 ก่อนกรอกเลขใบแจ้งหนี้ 1 4 2 3 5 6 ตัวอย่าง สาขาต้องการท าลดหนี้ราคาตู้เย็นชุมชน 1.) เลขที่ใบแจ้งหนี้ 501855650003173 2.) ค่าบริการตู้นอนแช่แข็ง รหัส FZ0000006 = 1 ตู้ 41
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 7.) ดับเบิล้คลิกช่องวา่งในหวัข้อ ใบแจง้หนี้เพื่อคลิกเลือกรายการที่ขึ้นในหน้าต่าง Pop up 9 8 10 8) รหัสเหตุผล : กรอก SR29 9) รหัสสินค้า : กรอกเลขรหัสสินค้า 10) ปริมาณรับคืน : กรอกจ านวนที่ต้องการลดหนี้ 11 )เลขที่เอกสาร : จดเลขเอกสารไวเ้พื่อน าไปปรนิ้ในขัน้ตอนถดั ไป 12) จากนนั้ : กด ตกลง 11 12 42
5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 14 13) เลือกเมนู : SRP01000 พิมพ์ใบขออนุมัติลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 14) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 15) ประเภทเอกสาร : พิมพ์ SR 16) วันที่ : เลือกวันที่ที่ท าลดหนี้รับคืน 17) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-11-] 18) เงื่อนไข : เลือก Print (A4) 19) จากนนั้ : กดปุ่ม พิมพ์ 20) จากนนั้ : กด Yes 13 18 เอกสารทงั้ 2 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้อนุมัติ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ น าเอกสาร ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อยแล้วให้แสกนส่งไปยังทีมขาย และแจ้งผ่านช่องทางการติดต่อระหว่างทีมขายกับสาขาเพื่อให้หัวหน้าทีมขายอนุมัติในระบบ SMS เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืน ให้เรียบร้อย 15 16 17 19 20 43
50185765000189 50185765000189 5.2 ราคาไม่ถกูต้อง การลดหนี้เพิ่มหนี้ราคา 2. ขนั้ตอนการคีย_์ ลดหนี้ตู้เย็นชุมชนให้กับลูกค้า[ หลัง AM อนุมัติในระบบแล้ว ] 7 8 1 1) เลือกเมนู : SRM03000 – อนุมัติสร้างใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 2) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขสาขาตนเอง และ 00000 3) จากนนั้ : กด เพิ่ม 4) ประเภทเอกสาร : ใส่57 5) เลขที่ใบขอ : ใส่เลขที่ใบขออนุมัติที่จดไว้ 6) จากนนั้ : จดเลขที่เอกสารไว้เพื่อใช้ในขัน้ตอนถดั ไป 7) จากนนั้ : กด อนุมัติ 8) จากนนั้ : กด ออก 5 2 3 4 6 9) เลือกเมนู : LTSLP03000 พิมพ์ใบลดหนี้ / เพิ่มหนี้ 10) หน่วยงานหลัก : ใส่เลขที่สาขาตนเอง 11) ประเภทเอกสาร : ใส่ 57 12) เลขที่เอกสาร : พิมพ์เลขที่จดมาจาก จากข้อ [-6-] 13) Condition : เลือก Print 14) จากนนั้ : กด พิมพ์ 15) จากนนั้ : กด Yes 9 10 11 13 14 15 12 44
เอกสารทงั้ 3 ชุด เซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader ผู้ตรวจสอบ : Shift leader ผู้รับมอบอ านาจ : กรณียอดเกิน 20,000 ขึ้นไปให้Store manager เป็นผู้เซ็นอนุมัติ ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นชื่อเรียบร้อย ชุดที่ 1 น าเอกสาร ส่งให้ทีมขายเพื่อน าส่งให้ลูกค้า ชุดที่ 2 และ 3 เก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เพิ่ม-ลดหนี้-ลดหนี้รับคืนให้เรียบร้อย 45
5.3 การออกใบวางบิล 1. ทีมขาย จะแจ้งมายังทีมสาขา เพื่อขอให้ออกใบวางบิลให้กับลูกค้าที่มีCredit term โดยแจ้ง (1) เลข CV ลูกค้า (2) ช่วงวันที่เอกสารใบแจ้งหนี้ที่ทีมขายจะน าไปวางบิล (3) เลขเอกสารใบแจ้งหนี้ 2. Shift leaderออกเอกสารใบวางบิลจากระบบ SMS เมื่อเสร็จจะแจ้งทีมขาย ผ่านช่องทางที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างกัน Line กลุ่ม เพื่อให้เข้ามารับเอกสารใบวางบิล 3. ทีมขายเข้ามารับเอกสารใบวางบิล และน าไปให้ลูกค้า เพื่อติดตามการช าระเงินต่อไป 5.3 การออกใบวางบิล 0. ท าความเข้าใจก่อนเรมิ่ออกใบวางบิล สังเกตสัญลักษณ์ ตัว B ที่เอกสารใบแจ้งหนี้ หากมีสัญลักษณ์ ตัว B แสดงว่า เป็นลูกค้าต้องท าใบวางบิลเมื่อทีมขายแจ้งมา “ใบวางบิล” คือใบรวมรายการใบแจง้หนีข้องลูกค้า ณ ช่วงเวลาหนึง่ เพื่อให้ลูกค้าทราบถึงยอดคงค้างที่ต้องช าระเงิน B2B ฐานกรุงเทพและปริมณฑล (สาขาที่อยู่ในจังหวัด กรุงเทพ นนทบุรี ปทุมธานี) สาขาเหล่านี้ไม่ต้องออกใบวางบิลด้วยตนเอง โดยทางส านักงานใหญ่จะออกให้แทน สาขาเพียงแค่ส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ให้มาที่กับส านักงานใหญ่ ทุกๆ สัปดาห์ โดยส่งมาที่ แผนก Invoice center (AR B2B) บจก.เอก-ชัย ดีสทรบิ ิวชัน่ซิสเทม 629/1 ถ. นวมินทร์ แขวงนวลจันทร์ เขตบึงกุ่ม กรุงเทพ 10230 TH โทร 02 -7979000 ต่อ 8421 B2B ฐานภูมิภาค (สาขาที่อยู่ไม่ได้อยู่ในจังหวัด กรุงเทพ นนทบุรี ปทุมธานี) สาขาเหล่านีต้้องออกใบวางบิลด้วยตนเองโดยศึกษาขนั้ตอนได้ตามคู่มือ ส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ ฉบับ ส าหรับวางบิล มาให้ที่ Invoice center (AR B2B) 1 2 46
5.3 การออกใบวางบิล 1. ขนั้ตอนการออกใบวางบิล 1) เลือกเมนู : BCM01000 บันทึกใบวางบิล 2) จากนนั้ : กด เพิ่ม 3) ลูกค้า : ใส่ รหัส CV 4) วันที่เอกสาร : ระบุช่วงวันที่เอกสารใบแจ้งหนี้ ที่ทีมขายแจ้งมา 5) เลือก : ติ๊ก เลขใบแจง้หนี้ที่ทีมขายแจง้มา เพื่อรวมออกใบวางบิล 6) เลขที่ใบวางบิล : จดเลขเอกสารไวเ้พื่อน าไปปรนิ้ในขัน้ตอนถดั ไป 7) จากนนั้ : กด ตกลง 1 3 4 6 2 5 7 9 10 8) เลือกเมนู : LTRCP02000 พิมพ์ใบวางบิล 9) เลขที่ใบวางบิล : ใส่เลขเอกสารที่จดมา [-6-] 10) เงื่อนไข : เลือก Print 11) จากนนั้ : กด พิมพ์ 12) จากนนั้ : กด Yes 8 11 12 47
5.3 การออกใบวางบิล เอกสารเซ็นชื่อดังนี้ ผู้จัดท า : Shift leader แจ้งทีมขาย เพื่อให้เข้ามารับเอกสารใบวางบิลที่ออกเสร็จแล้วที่สาขา ผ่านช่องทางที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างกัน Line กลุ่ม 2. ขนั้ตอนการ Re-print ใบวางบิล 1) เลือกเมนู : LTRCP02100 พิมพ์ซ ้าใบวางบิล 2) เลขที่ใบวางบิล : ใส่เลขเอกสารที่ต้องการพิมพ์ใบวางบิลซ ้า 3) เงื่อนไข : เลือก Print 11) จากนนั้ : กด พิมพ์ 12) จากนนั้ : กด Yes 1 2 3 4 5 48
5) เลือกเมนู : BCM01000 บันทึกใบวางบิล 6) เลขที่ใบวางบิล : ใส่เลขเอกสารใบวางบิลที่ต้องการยกเลิก 7) จากนนั้ : กด ค้นหา 8) เลือกเลขทีใ่บวางบิลทีต่้องการยกลกิคลิก๊ ให้ขึน้แถบสีด า 9) จากนนั้ : กด เลือก 10) จากนนั้ : กด ยกเลิก 3. ขนั้ตอนการยกเลิกใบวางบิลที่ออก 2 3 4 1 1) เลือกเมนู : BCU01000 ถอยสถานะการพิมพ์ใบวางบิล 2) เลขที่เอกสาร : ใส่เลขเอกสารใบวางบิลที่ต้องการยกเลิก 3) จากนนั้ : กด ตกลง 4) จากนนั้ : กด Yes 5 6 7 8 9 10 49