MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 i PRAKATA KETUA NAZIR NEGERI JEMAAH NAZIR NEGERI KELANTAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN Assalamualaikum w.b.t Salam Sejahtera Saya bersyukur kehadrat Allah SWT kerana dengan Rahmat dan izinNya dapat saya menyampaikan sepatah dua kata dalam terbitan Modul Aplikasi Alat Pengurusan dalam Penaziran Edisi 2025 terbitan Jemaah Nazir Negeri Kelantan. Dalam konteks pendidikan hari ini, kualiti profesionalisme Nazir Sekolah dalam pemeriksaan dan menghasilkan laporan konstruktif sangat signifikan dalam memastikan kualiti sistem pendidikan sentiasa seiring dengan tuntutan global seterusnya melestarikan sistem pendidikan. Konsep profesionalisme mempunyai erti mendalam dan khusus. Sebagai seorang profesional, Nazir Sekolah harus mempunyai ilmu, kemahiran, pengalaman, komitmen, motivasi kendiri dan berani mencuba idea-idea baharu bagi mempertingkatkan ilmu serta kualiti perkhidmatan yang diberikan melalui kajian tindakan dan inovasi dalam pemeriksaan dan penulisan laporan Jemaah Nazir sepertimana tuntutan dalam Nilai-Nilai Penjawat Awam iaitu H.E.M.A.T. Sekian, ROSMI BIN HJ MAT NASIR Ketua Nazir Negeri Jemaah Nazir Negeri Kelantan Kementerian Pendidikan
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 ii Jemaah Nazir Negeri Kelantan Kementerian Pendidikan Tingkat 6, Menara TH, Jalan Doktor 15000 Kota Bharu Kelantan MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 Diselenggarakan oleh: PENYELARAS (KAJIAN TINDAKAN & INOVASI) (Yang dipertanggungjawabkan untuk mengumpul maklumat dan menyunting) Diterbitkan oleh: Jemaah Nazir Negeri Kelantan (pemegang hak cipta) 2025
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 iii MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 Cetakan Pertama 2025 Hak Cipta Terpelihara JNNKel Tiada bahagian daripada buku ini boleh diterbitkan semula atau disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau alat sama ada secara elektrikronik atau mekanikal dalam apa jua cara tanpa kebenaran bertulis daripada Jemaah Nazir Negeri Kelantan No part of this book may be reproduced or stored for production or converted into any form or device either electronically or mechanically in any way without written permission from the Jemaah Nazir Negeri Kelantan Kementerian Pendidikan Malaysia. Diterbitkan oleh: Jemaah Nazir Negeri Kelantan Kementerian Pendidikan Tingkat 6, Menara TH Jalan Doktor 15000 Bandar Kota Bharu Kelantan Tel : 09- 7441399 Email : [email protected] Dicetak oleh: Percetakan Best Trade, 22000, Jertih, Terengganu Muka taip teks: Arial Saiz taip teks : 14.12 Februari 2025
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 iv PENASIHAT Rosmi bin Hj. Mat Nasir Saperi bin Toman Ketua Nazir Negeri Jemaah Nazir Negeri Kelantan Timbalan Ketua Nazir Negeri Jemaah Nazir Negeri Kelantan PENYELARAS KAJIAN TINDAKAN DAN INOVASI Dr. Suhaili binti Mohd Yusoff PENULIS Dr. Suhaili binti Mohd Yusoff PEMBACA PRUF Zulkhipley bin Salleh@Muhammad REKAAN GRAFIK Dr. Suhaili binti Mohd Yusoff
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 v ISI KANDUNGAN TAJUK HALAMAN 1.0 PENDAHULUAN 1 2.0 ALAT PENGURUSAN DALAM LAPORAN/SYOR JEMAAH NAZIR 2 2.1 Analisis Persekitaran Swot (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) 3 2.1.1 Mengapa Analisis SWOT Membantu Syor Berimpak? 7 2.1.2 Elemen Yang Boleh di Analisis Sebagai Faktor dalaman (Kekuatan dan Kelemahan) 8 2.1.3 Elemen Yang Boleh di Analisis Sebagai Faktor Luaran (Peluang dan Ancaman) 9 2.1.4 Langkah Menganalisis Persekitaran 11 2.2 Matriks TOWS 12 2.2.1 Merangka Cadangan/Syor Menggunakan Matriks TOWS 12 2.2.2 Langkah Merangka Cadangan/Syor Menggunakan Matriks TOWS 13 2.3 Six Sigma 15 2.3.1 Pendekatan DMAIC dalam Six Sigma 16 2.3.2 Bagaimana Six Sigma Membantu Pemeriksaan di IP?. 16 2.3.3 Contoh Merungkai Dan Merangkai Isu Menggunakan 6M 23 2.4 Tulang Ikan Ishikawa 25 2.4.1 Kepentingan Menganalisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keseluruhan Pengoperasian Sekolah Secara Menyeluruh Menggunakan Pendekatan 6M 28 3.0 PENUTUP 32 4.0 RUJUKAN 34
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 1 1.0 PENDAHULUAN Pemeriksaan dan laporan oleh Jemaah Nazir (JN) merupakan elemen penting dalam memastikan standard pendidikan di Malaysia sentiasa berada pada tahap yang cemerlang. Sebagai badan yang bertanggungjawab memantau pelaksanaan dasar dan program pendidikan, JN memerlukan pendekatan yang sistematik, terancang, dan berdasarkan bukti untuk melaksanakan tugas dengan efisien. Dalam konteks ini, penggunaan alat pengurusan (management tools) yang berkesan adalah amat penting bagi membantu Jemaah Nazir dalam mengenal pasti isu, menganalisis data, serta merancang dan mengawal proses pemeriksaan secara profesional. Penggunaan tools seperti Analisis SWOT, Matriks TOWS, Six Sigma dan Diagram Tulang Ikan Ishikawa bukan sahaja meningkatkan keberkesanan pemeriksaan tetapi juga memastikan cadangan penambahbaikan yang diberikan adalah bersifat holistik dan memenuhi ciri-ciri S.M.A.R.T dengan keperluan unik di setiap institusi pendidikan (IP). Modul ini dirangka khusus untuk memperkenalkan dan memperkukuh penggunaan pelbagai alat pengurusan dalam pemeriksaan oleh JN. Dengan penekanan terhadap aplikasi praktikal, modul ini menyediakan panduan mengenai cara alat-alat ini boleh digunakan untuk meningkatkan kecekapan pemeriksaan, dari perancangan hingga pelaporan. Selain itu, modul ini juga mengetengahkan elemen pengintegrasian alat pengurusan dengan nilai profesionalisme dan etika kerja seorang Nazir Sekolah, sejajar dengan aspirasi pendidikan negara. Diharapkan modul ini dapat menjadi panduan utama bagi para Nazir Sekolah dalam melaksanakan tugas pemeriksaan dengan lebih
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 2 cekap, telus, dan memberi impak positif kepada institusi pendidikan, selaras dengan visi pendidikan negara. 2.0 ALAT PENGURUSAN DALAM LAPORAN/SYOR JEMAAH NAZIR Penambahbaikan yang dikemukakan oleh JN kepada sekolah adalah bersifat cadangan/syor. Ini bermaksud, ia bukan sesuatu yang ‘mutlak’ atau ‘wajib’ untuk dilaksanakan oleh pihak sekolah. Sekolah juga boleh membuat penambahbaikan dengan menggunakan pendekatan lain selain yang dicadangkan. Namun, cadangan yang dirasakan munasabah dengan mengambil kira konteks semasa sekolah dan dirasakan mampu untuk mereka laksanakan akan dengan senang diambil oleh sekolah tersebut sebagai cadangan yang membina mereka ke arah penambahbaikan. Tentunya cadangan/syor menepati ciri-ciri specific, measurable, attainable/achievable, realistic/reliable, timely/time-bound (S.M.A.R.T). Dengan kata lain, cadangan itu mampu dilaksanakan dan diterima kerana boleh menyelesaikan isu secara spesifik (specific), berasaskan data dan boleh diukur hasilnya (measurable), apa yang dicadangkan itu boleh dicapai kerana melihat kepada kekuatan dan peluang yang ada (attainable/achievable) dan munasabah (realistic/reliable) berdasarkan konteks sekolah, serta berjangka masa (timely/time- bound). Cadangan/syor yang dikemukakan kepada sekolah seharusnya responsif kepada isu mahupun konteks sekolah tersebut. Sebagai nazir sekolah, adalah menjadi keperluan supaya mahir dalam menggunakan beberapa alat mengurus organisasi. Antara alat
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 3 pengurusan yang boleh diaplikasikan semasa membuat syor/cadangan yang responsif kepada konteks sekolah yang dilawati ialah Analisis SWOT, Matriks TOWS, Six Sigma dan Analisis SebabAkibat seperti Tulang Ikan Ishikawa. Alat ini membolehkan cadangan/syor adalah lebih konstruktif dalam membantu sekolah supaya sekolah mampu membudayakan penambahbaikan berterusan (Continuous Improvement). 2.1 Analisis Persekitaran Swot (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Analisis SWOT membantu nazir memberikan syor yang lebih praktikal, relevan, dan berimpak tinggi, sejajar dengan misi meningkatkan mutu pendidikan di sekolah. Perkara yang perlu dilihat: 1. Mengenal Pasti Kekuatan Sekolah (Strengths) • Kegunaan: Nazir boleh mengiktiraf aspek yang telah dijalankan dengan baik di sekolah, seperti: o Kepimpinan yang cemerlang. o Keputusan akademik yang konsisten. o Inisiatif kokurikulum yang berkualiti. o Kehadiran murid yang mencapai KPI 95% ke atas
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 4 2. Mengatasi Kelemahan (Weaknesses) • Kegunaan: Nazir dapat membantu sekolah mengenal pasti faktor dalaman yang memerlukan penambahbaikan, contohnya: o Kekurangan guru pakar dalam subjek tertentu. o Dokumentasi tidak sistematik. o Pengurusan panitia yang kurang efisien o Pemantauan yang tidak diberi perhatian o PdP guru yang berpusatkan guru o Bahan Bantu Mengajar yang tidak mengikuti arus semasa pendigitalan o Sumber pendidikan terhad o Kelas kurang kondusif o Alatan di makmal tidak berfungsi 3. Memanfaatkan Peluang (Opportunities) • Kegunaan: Nazir boleh mengenal pasti peluang yang sekolah boleh manfaatkan, seperti: o Kerjasama dengan komuniti atau sektor swasta. o Perubahan dasar pendidikan yang mengikut peredaran dan tuntutan semasa. o Ibubapa yang berkemampuan o Ibubapa terdiri daripada golongan ilmuan
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 5 4. Mengatasi Ancaman (Threats) • Kegunaan: Nazir dapat membantu sekolah memahami cabaran luaran seperti: o Kekurangan murid akibat persaingan sekolah lain. o Kerjasama ibubapa dalam mendapatkan sokongan program di sekolah. o Perubahan dalam dasar pendidikan yang memerlukan kefahaman daripada golongan ibubapa. o Gadget yang melalaikan murid. Rajah 1: Kepentingan Analisis Persekitaran (SWOT) dalam Pendidikan
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 6 Rajah 2: Komponen Analisis SWOT
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 7 2.1.1 Mengapa Analisis SWOT Membantu Syor Berimpak? Rajah 3 : SWOT dalam Pemeriksaan JN
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 8 2.1.2 Elemen Yang Boleh di Analisis Sebagai Faktor Dalaman (Kekuatan dan Kelemahan) Banyak elemen yang boleh dianalisis bagi mendapatkan maklumat secara terperinci berkaitan persekitaran dalaman sekolah. Antaranya ialah: Rajah 4: Faktor Dalaman dalam Analisis SWOT
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 9 • Manpower (Guru, pentadbir, AKP): kompetensi, kelulusan akademik, penjawatan, pembahagian tugas. • Machinery (BBM): kemudahan ICT, bilik khas, makmal, padang). • Method (Kaedah): Teknik pengajaran, kaedah pengajaran, pakej kelas, prosedur, peraturan dalaman. • Mother Nature (Persekitaran): suasana sekolah, persekitaran fizikal semulajadi, budaya kerja, iklim pembelajaran. • Material (ABM): Buku teks, bahan digital, modul, buku rujukan. • Measurement (Penilaian & Pentaksiran): Alat menganalisis pentaksiran/peperiksaan, Alat untuk mrngukur pencapaian murid (PBD, UASA, PAJSK, SEGAK, Kerja kursus), item soalan dan kualiti soalan. 2.1.3 Elemen Yang Boleh di Analisis Sebagai Faktor Luaran (Peluang dan Ancaman) • Peluang (Opportunities): Faktor luaran yang boleh dimanfaatkan untuk meningkatkan prestasi sekolah. • Ancaman (Threats): Faktor luaran yang mungkin memberi kesan negatif kepada sekolah.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 10 Jadual 1 Contoh Faktor Luaran (Peluang dan Ancaman) dalam Analisis SWOT Elemen Peluang Ancaman PIBG dan PIBKS yang aktif dan bekersama / Lokaliti sekolah yang berdekatan dengan IPTA/IPTS / / Dasar Pendidikan Digital / / Perubahan dasar yang memerlukan perubahan segera di peringkat pelaksana / Digitalisasi / / Sikap ibubapa/penjaga / / Teknologi PdP / /
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 11 2.1.4 Langkah Menganalisis Persekitaran • Senaraikan elemen kekuatan, kelemahan yang merupakan faktor dalaman dan peluang dan ancaman sebagai faktor luaran. Jadual 2 Contoh Analisis Persekitaran KEKUATAN (Faktor Dalaman) • Guru MP Matematik yang memenuhi enrolmen sekolah (K1) • Guru yang berpengalaman melebihi 10 tahun (K2) • BBM dan ABM yang pelbagai (K3) • PCG Matematik (K4) KELEMAHAN (Faktor Dalaman) • Pencapaian MP Matematik membimbangkan (L1) • Peratus lulus kurang daripada 50% (L2) • Murid kurang meminati MP Matematik (L3) PELUANG (Faktor Luaran) • Terdapat ibubapa yang bekerja sebagai pensyarah di Jabatan STEM (P1) • Pegawai SISC+ Matematik di tempatkan di PPD berhampiran (P2) • Guru Cemerlang Matematik berada di sekolah berhampiran (P3) • PIBG yang sentiasa menyokong aktiviti akademik murid (P4) ANCAMAN (Faktor Luaran) • Desakan pihak luar yang menyebabkan guru tertekan (A1) • KPI PPD (A2) peningkatan peratus lulus • Dasar Pendidikan Digital (A3) • Gadget yang melalaikan murid (A4)
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 12 2.2 Matriks TOWS Matriks TOWS adalah alat perancangan strategik lanjutan daripada Analisis SWOT, digunakan untuk membentuk strategi tindakan yang lebih strategik berdasarkan interaksi antara Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats). TOWS menumpukan pada bagaimana faktor dalaman (Kekuatan dan Kelemahan) berinteraksi dengan faktor luaran (Peluang dan Ancaman) dalam mendapatkan syor/cadangan daripada JN. Dalam konteks sekolah kelebihan Matriks TOWS antaranya ialah membantu organisasi atau sekolah merangka strategi tindakan konkrit, memberikan fokus yang jelas terhadap isu dalaman dan luaran dan menyokong perancangan jangka panjang. 2.2.1 Merangka Cadangan/Syor Menggunakan Matriks TOWS Matriks TOWS ialah alat yang boleh digunakan bersama analisis SWOT untuk mengenal pasti strategi/syor/langkah intervensi yang efektif. Ia boleh membantu mendapatkan strategi terbaik daripada analisis SWOT dalam bentuk tindakan. TOWS berbeza daripada SWOT kerana ia memberi asas strategi yang boleh digunakan untuk mengenal pasti perkara yang perlu penambahbaikan dengan beberapa strategi yang dilihat lebih strategik dan responsif kepada konteks semasa sekolah:
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 13 2.2.2 Langkah Merangka Cadangan/Syor Menggunakan Matriks TOWS • Lakukan Analisis SWOT • Bina Matriks TOWS: Matriks TOWS terdiri daripada empat kuadran utama: SO (Strengths-Opportunities): Maksimumkan peluang untuk (++) maksimumkan kekuatan WO (Weaknesses-Opportunities): Minimumkan kelemahan dengan maksimumkan peluang (-+) ST (Strengths-Threats): Maksimumkan kekuatan untuk minimumkan ancaman (+-) WT (Weaknesses-Threats): Minimumkan kelemahan dan minimumkan ancaman (--)
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 14 Jadual 3 Matriks TOWS TOWS KEKUATAN KELEMAHAN PELUANG K/P K2+P1 Strategi: Sekolah disyorkan mengadakan sinergi antara guru yang berpengalaman dengan PIBG supaya bersama-sama mencari pendekatan terbaik dalam menangani isu murid lemah dalam Matematik. Ibubapa yang terdiri daripada pensyarah boleh membimbing guru yang sedia ada untuk mendalami ilmu pedagogi terkini yang lebih menarik minat murid untuk belajar di dalam bilik darjah K4+P3 Menjemput GC Math sebagai penceramah kepada teknik menjawab soalan kepada murid bagi meningkatkan pencapaian akademik L/P L2+P2+P3 Strategi: Sekolah disyorkan menjemput GC Matematik atau Pegawai SISC+ sebagai penceramah di bengkel teknik menjawab soalan kepada murid sebagai usaha meningkatkan peratus lulus MP Matematik ataupun pendedahan kepada pedagogi terkini bagi meningkatkan kompetensi pengajaran guru berasaskan digital ANCAMAN K/A Strategi: K1+K2+K3+A2 Sekolah disyorkan supaya menggunakan kekuatan guru yang ada iaitu jumlah guru yang mencukupi, guru yang mempunyai pengalaman yang luas serta BBM yang pelbagai bagi memastikan KPI PPD iaitu peratus lulus meningkat sebagai salah satu pencapaian sekolah L/A Strategi: L1+L2+L3+A1+A2+A3 Memantapkan pengajaran dan pembelajaran murid dan meningkatkan fungsi barisan pentadbir di semua bidang Akademik dan Hal Ehwal Murid)
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 15 2.3 Six Sigma Six Sigma adalah salah satu kaedah pengurusan sistematik dan terancang yang bertujuan meningkatkan kualiti, kecekapan, dan keberkesanan dengan mengurangkan variasi (inconsistency) serta kesilapan dalam pengeluaran. Dalam konteks pengurusan di sekolah, Six Sigma dapat diterapkan untuk memperbaiki pelbagai aspek yang mempengaruhi pengoperasian sekolah seperti kaedah pembelajaran, teknik pengajaran guru, pentadbiran, serta pengurusan sumber yang mungkin menjadi penyebab kepada isu pengoperasian di sesebuah sekolah. Dalam konteks penaziran pula, Six Sigma boleh membantu nazir sekolah menjalankan pemeriksaan dengan lebih sistematik dan efektif dengan proses kerja DMAIC. Pendekatan Six Sigma yang berasaskan data dan tumpuan kepada penambahbaikan pengoperasian sekolah, memberi perhatian kepada aspek 6M dapat meningkatkan keberkesanan pemeriksaan, penyediaan laporan yang berimpak seterusnya penambahbaikan berterusan (syor) kepada pihak sekolah.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 16 2.3.1 Pendekatan DMAIC dalam Six Sigma Rajah 5: Komponen Six Sigma 2.3.2 Bagaimana Six Sigma Membantu Pemeriksaan di IP?. Pendekatan DMAIC boleh membantu pemeriksaan Nazir Sekolah iaitu melalui proses yang terperinci: • DEFINE: Kenal pasti aspek utama pemeriksaan mengikut Kertas Konsep. Contoh: kepimpinan PGB, PdP, pengurusan panitia, pengurusan kewangan, pengurusan HEM, pengurusan Ko-Kurikulum dan infrastruktur. • MEASURE: Kumpul data daripada laporan sekolah, analisis dokumen, pemerhatian, soal selidik dan temu bual bersama warga guru. Data yang dikumpulkan ini hanya bersifat ‘surface’
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 17 yang boleh menyebabkan cadangan/syor bersifat ‘bias’, tidak adil atau tidak membina sekolah. Sekiranya salah percaturan, maka cadangan/syor itu akan mudah ditolak oleh sekolah. Maka selepas mendapatkan data, ia perlu dianalisis dengan sistematik. • ANALYZE: Kenal pasti punca masalah (root cause) dengan menggunakan Ishikawa Dishbone (Tool dalam Six Sigma) untuk tujuan mencari punca kepada isu tersebut (data yang terkumpul). • IMPROVE: Cadangkan/syor tindakan penambahbaikan setelah proses menganalisis secara terperinci menggunakan Tulang Ikan Ishikawa. Contoh Isu: PdP guru berstatus Sederhana. Walaupun didapati kaedah pengajaran adalah berpusatkan guru, penggunaan sumber pendidikan yang terhad iaitu hanya bahan bercetak, kaedah pentaksiran formatif guru hanya cenderung kepada soalan formatif beraras rendah (KBAR), namun cadangan/syor yang diberikan itu seharusnya tidak menyalahkan guru (manpower) semata-mata iaitu isu kompetensi guru tetapi untuk merungkai dan merangkai, mencari akar umbi (cause-effect) mengapa situasi itu berlaku. Ini bermaksud, cadangan/syor tidak hanya memberi fokus kepada isu kompetensi guru tetapi melihat punca dengan lebih meluas dan mendalam iaitu cause effect kepada persoalan mengapa guru itu hanya menggunakan kaedah berpusatkan guru, mengapa guru hanya menggunakan sumber pendidikan bahan bercetak, dan mengapa aras soalan adalah KBAR. Maka, jika keupayaan seorang nazir sekolah membuat perkaitan (merangkai) dengan faktor lain (6M) dalam Six Sigma
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 18 iaitu method, materials, machinery, measurement dan mother nature, cadangan/syor JN akan lebih bersifat membina/konstruktif. • CONTROL: Pastikan faktor yang dikenal pasti perlu penambahbaikan itu dipantau supaya berlakunya perubahan yang positif dan konsisten. Penambahbaikan itu perlu dipantau oleh pentadbir sekolah supaya penambahbaikan berterusan berlaku dalam memastikan objektif pembelajaran tercapai.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 19 Mengapa mereka fokus kepada kesalahan saya semata….? Panitia saya yang tak sediakan sumber pendidikan yang pelbagai…buku tu pun saya yang sediakan…saya dah cakap, saya tak pandai dengan kaedah Pembelajaran Terbeza…LDP pun x der….masa cerap pun tak masuk abis... cubalah cari root cause kepada isu sebenar saya bukan salah saya jer...
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 20 Rajah 6: Faktor Yang Boleh Dikaitkan Sekiranya Pemeriksaan Mendapati Banyak Perkara Positif
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 21 Rajah 7: Perkara Yang Boleh Dikaitkan Sekiranya Pemeriksaan Mendapati Banyak Perkara Negatif
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 22 2.3.3 Contoh Merungkai dan Merangkai Isu Menggunakan 6M 1. Manpower (sumber manusia seperti guru, staf sekolah, pemimpin sekolah) • Adakah sekolah ada merancang dan melaksanakan program pembangunan profesionalisme kepada sumber manusia? • Adakah pemimpin sekolah diberi pendedahan yang cukup berkaitan ilmu kepimpinan? • Adakah guru di dalam panitia ini diberi kursus peningkatan kompetensi pengajaran yang cukup? • Adakah staf di pejabat kompeten dengan skop kerja mereka? ( CONTOH : 1.1.7, 2.1.2, 3.1.2.2). (SEKIRANYA ADA ISU BERKAITAN KOMPETENSI GURU, SELAIN FAKTOR PERSONALITI GURU ITU, PERLU JUGA DILIHAT ASPEK LAIN IAITU FAKTOR : 2. Materials (Bahan Bantu Mengajar) • Adakah bahan-bahan pengajaran guru diselia? • Adakah panitia telah sediakan BBM dengan mencukupi dan responsif kepada keperluan murid di tahun semasa? (CONTOH: 1.1.7, 2.4.1, 3.1.2.4) 3. Methods (Kaedah pengajaran, SOP, Prosedur) • Adakah pengajaran guru adalah terkini? • Adakah pengajaran guru menggunakan pendekatan Pengajaran Terbeza? • Adakah guru mampu menggunakan PAK-21? • Adakah guru mampu menyoal soalan-soalan KBAT bagi mendorong minda murid? • Adakah masa pengajaran guru itu sesuai dengan mata pelajaran yang diajar? Contoh: PJPK (di padang pada jam 10.30 pagi, Add Math jam 1.30 T/Hari. • Adakah masa mengajar guru itu sesuai ? (CONTOH: 1.1.5, 1.1.7, 3.1.2.2, 3.1.1.1)
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 23 4. Machinery (Peralatan/Alat Bantu Mengajar) • Adakah persekitaran PdP disokong oleh ABM yang terkini dan relevan? • Adakah semua guru boleh menggunakan peranti digital dengan mudah? • Adakah bengkel/makmal/bilik-bilik khas berfungsi dengan baik? (CONTOH: 1.1.7, 2.2.1, 2.5.1) 5. Mother Nature (Persekitaran) • Adakah persekitaran dan suasana diurus dengan kondusif? • Adakah terdapat isu kritikal yang berpunca daripada faktor semulajadi (CONTOH: longkang tersumbat, masalah air berkarat, masalah ketiadaan air, banjir yang sering merosakkan harta benda, angin laut yang memberi kesan karat kepada alatan di sekolah? • Adakah terdapatnya suasana selesa dan harmoni? • Adakah budaya pembelajaran wujud? • Adakah budaya kerja berkualiti diamalkan? (CONTOH: 1.1.2.2, 1.3.2, 2.5.2, 2.6.1). 6. Measurement (Pengukuran) • Adakah alat yang digunakan untuk mengukur prestasi guru itu mengukur apa yang hendak diukur?, • Adakah pentaksiran yang dilaksanakan itu mencakupi • pelbagai aras pemikiran? • Adakah penilaian yang dilakukan itu mencakupi elemen kurikulum, kokurikulum dan sahsiah? • Adakah penilaian yang dilaksanakan itu adil? • Adakah data yang dikumpulkan dianalisis dengan betul sebelum keputusan dibuat?
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 24 Owh patutlah cikgu yang aku cerap tadi macam tak faham dengan Pembelajaran Terbeza.., ABM dia pun alahai…. Buku rujukan jer… sumber digital langsung tak ada, pastu mengajar pun kaku jer tadi. Murid pun macam tak enjoy…rupanya… panitia tak pernah pun buat Kursus Peningkatan Kompetensi Pengajaran, duit PCG pun banyak lagi tu…tak beli barang pun….Jadi syor ni tak bolehlah nak salahkan cikgu semata….kena tackle pengurusan sekolah, kepimpinan sekolah dan panitia juga ni…
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 25 2.4 Tulang Ikan Ishikawa Tulang Ikan Ishikawa, atau dikenali sebagai Diagram Sebab - Akibat (Cause and Effect Diagram), adalah alat analisis yang penting dalam Six Sigma bagi mengenal pasti faktor-faktor kewujudan variasi (ketidak konsistensi dalam kualiti sesuatu produk) semasa proses pengeluaran. Dalam konteks pendidikan di sekolah, variasi yang ketara yang menyebabkan ketidak konsistensi dalam kemenjadian murid ini berkemungkinan ianya berpunca daripada faktor Method dan Materials iaitu PdP guru yang berbeza, bahan bantu mengajar yang berbeza terhadap murid yang sama, akan menyebabkan kemenjadian murid dalam Mata Pelajaran A dan B adalah berbeza (wujudnya jurang markah yang berbeza). Mungkin variasi ini juga ia berpunca daripada faktor Machinery iaitu alat bantu mengajar yang tidak mengikut arus semasa pendigitalan dalam pendidikan sedangkan murid tersebut adalah Generasi Z yang lebih cenderung kepada aplikasi digital. Penggunakan alat pengurusan seperti Tulang Ikan Ishikawa berupaya mengenal pasti punca masalah secara sistematik dengan menganalisis faktor yang menyebabkan wujudnya variasi dengan memberi fokus kepada 6M iaitu manpower, method, materials, machinery, mother nature dan measurement. Dalam konteks Six Sigma, alat ini membantu dalam fasa Analyze dalam pendekatan DMAIC. Contoh 6M dalam pengurusan sekolah yang boleh diperhatikan untuk mencari punca masalah dan mencadangkan syor untuk penambahbaikan. Contoh di bawah adalah mencari punca kepada masalah pengajaran di bilik darjah.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 26 Rajah 8: Analisis Sebab-Akibat Isu Kririkal dalam Pencapaian Murid
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 27 Rajah 9: Analisis Sebab-Akibat Isu Kritikal dalam Penyediaan Markah Murid
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 28 2.4.1 Kepentingan Menganalisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keseluruhan Pengoperasian Sekolah Secara Menyeluruh Menggunakan Pendekatan 6M 6M dalam Ishikawa Diagram (Fishbone Diagram) digunakan dalam analisis punca masalah kerana ia merangkumi elemen utama yang boleh mempengaruhi keberkesanan sesebuah organisasi, termasuk sekolah. Berikut adalah justifikasi mengapa 6M ini diambil kira dalam menganalisis pengoperasian sekolah: 1. Manpower (Guru, Staf, Murid, Pemimpin Sekolah) • Faktor manusia adalah elemen utama dalam kejayaan pengoperasian sekolah. • Kepimpinan sekolah, kompetensi guru, motivasi murid, serta keberkesanan staf sokongan memainkan peranan penting dalam keberhasilan akademik dan kemenjadian sekolah secara total. • Isu seperti kekurangan guru pakar, beban kerja yang tinggi, atau sikap kurang proaktif dalam kalangan warga sekolah boleh menjadi punca masalah yang mengekang pengoperasian sekolah yang efisien. 2. Method (Kaedah - Polisi, SOP, Kaedah Pengajaran dan Pembelajaran) • Kaedah yang digunakan dalam pengajaran, penilaian, serta pengurusan sekolah memberi impak besar terhadap keberkesanan operasi sekolah. • SOP yang tidak jelas atau strategi pembelajaran yang tidak efektif boleh menyebabkan ketidakcekapan dalam pencapaian akademik dan pengurusan disiplin.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 29 3. Machinery (Peralatan - Teknologi, Infrastruktur, Kemudahan Sekolah) • Penggunaan teknologi dalam pendidikan, seperti pembelajaran digital, sistem pengurusan sekolah, dan peralatan dalam pengajaran (ABM) mempengaruhi kualiti pengajaran. • Kerosakan peralatan atau kekurangan teknologi boleh menyekat keberkesanan proses pembelajaran dan pentadbiran sekolah. 4. Material (Bahan - Sumber Pembelajaran, Buku Teks, Alat Tulis, Bahan Latihan) • Kualiti dan kuantiti bahan pembelajaran (BBM) menentukan keberkesanan pengajaran dan pembelajaran. • Kekurangan bahan rujukan, bahan pengajaran yang tidak relevan, atau masalah logistik boleh memberi kesan kepada pencapaian murid. 5. Measurement (Pengukuran - Penilaian, Data Prestasi, Pemantauan) • Keberkesanan dalam menentukan taraf/ prestasi sekolah bergantung kepada bagaimana data akademik seperti UASA dan PBD Berterusan, data disiplin murid seperti SSDM, PAJSK dan prestasi sekolah yang lain seperti pencapaian guru dianalisis dengan tepat. • Jika sistem penilaian kurang efektif atau data tidak dianalisis dengan baik, ia boleh menghalang tindakan penambahbaikan yang tepat, malah intervensi yang dilaksanakan itu juga tidak memberi impak terhadap isu kritikal yang dihadapi.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 30 6. Mother Nature (Persekitaran Semula jadi, Budaya Sekolah, Iklim Sekolah, Faktor Luar) • Persekitaran merujuk kepada kedua-dua persekitaran semula jadi (lokaliti, cuaca, persekitaran alam, dan persekitaran budaya seperti budaya kerja guru, budaya pembelajaran murid atau komuniti dan sosial yang boleh mempengaruhi operasi sekolah. Faktor persekitaran dalaman dan luaran yang tidak boleh dikawal ini boleh memberi kesan besar terhadap kualiti pendidikan dan pengoperasian secara keseluruhan sekolah. Contohnya: • Keadaan bilik darjah yang dipengaruhi oleh pencahayaan yang lemah, atau kedudukan kelas yang sering menjadi tumpuan banjir sewaktu musim tengkujuh. • Iklim sekolah/Budaya Sekolah: Suasana emosi dan sosial, termasuk pembulian, tekanan rakan sebaya, atau hubungan antara guru dan pelajar, memainkan peranan penting dalam pengalaman pendidikan secara keseluruhan. • Faktor luaran: Sikap masyarakat terhadap pendidikan, keadaan sosioekonomi tempatan, atau dasar kerajaan juga boleh mempengaruhi operasi sekolah • Cabaran persekitaran seperti gangguan cuaca (banjir, jerebu), isu sosial, atau kurangnya sokongan komuniti boleh menjejaskan kelancaran pengurusan sekolah. Dengan menggunakan 6M dalam Ishikawa Diagram, pihak Nazir Sekolah dapat mengenal pasti faktor-faktor kritikal yang lebih spesifik menyumbang kepada sesuatu masalah dan merancang penyelesaian yang lebih menyeluruh serta sistematik melalui syor/cadangan
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 31 konstruktif. Ini membantu sekolah dalam mendapatkan solusi terbaik berasaskan data driven yang bersifat school base. Cadangan/syor konstruktif ini akan memberikan nilai tambah kepada pihak sekolah dan kepercayaan terhadap pemeriksaan Jemaah Nazir akan dihargai oleh pihak pengurusan sekolah. Rajah 10: Faktor 6 M Yang Boleh Mempengaruhi Pengoperasian Sekolah
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 32 3.0 PENUTUP Penggunaan alat pengurusan seperti SWOT, TOWS, Six Sigma, dan Ishikawa dalam pelaporan Jemaah Nazir adalah kunci kepada peningkatan kualiti dan keberkesanan dalam proses pemeriksaan secara konstruktif. Setiap alat ini memberikan pendekatan yang berbeza-beza tetapi saling lengkap-melengkapi dalam memastikan analisis yang teliti, cadangan yang strategik, dan penambahbaikan yang berterusan. Analisis SWOT membantu mengenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman sesebuah institusi, manakala TOWS memperkukuhnya dengan menyediakan strategi berdasarkan hubungan antara faktor dalaman dan luaran. Pendekatan ini memastikan pelaporan Nazir bukan sahaja bersifat deskriptif tetapi juga menawarkan strategi praktikal untuk pembangunan institusi pendidikan. Six Sigma pula memberikan penekanan terhadap kawalan mutu dan pengurangan variasi dalam pelaksanaan proses pendidikan. Dengan data dan metrik yang tepat, pelaporan Nazir dapat menjurus kepada penambahbaikan yang terukur dan berasaskan bukti. Carta Ishikawa, atau diagram tulang ikan, membantu mengenal pasti punca asas kepada masalah yang dikesan, memastikan cadangan penyelesaian yang dicadangkan lebih fokus dan efektif. Dengan menggabungkan keempat-empat alat pengurusan ini, pelaporan Nazir mampu memberikan gambaran holistik dan analisis mendalam yang menyokong perancangan strategik serta pembangunan berterusan dalam sistem pendidikan.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 33 Secara keseluruhannya, pemahaman dan penguasaan alat-alat ini tidak hanya meningkatkan profesionalisme Nazir tetapi juga menjamin keberkesanan pelaporan yang selaras dengan matlamat pendidikan negara. Diharapkan pendekatan ini terus dimanfaatkan untuk memacu kecemerlangan pendidikan melalui pemeriksaan berimpak tinggi.
MODUL APLIKASI ALAT PENGURUSAN DALAM PENAZIRAN EDISI 2025 34 4.0 RUJUKAN 1. Abdurrahman, F., & Damayanti, U. (2022). Analysis of the Management Strategy of School Principals in Improving the Quality of Education through SWOT Analysis. THARWAH: Journal of Islamic Civilization and Thought, 2(2), 103-116. 2. Antony, J., Scheumann, T., Sunder M, V., Cudney, E., Rodgers, B., & Grigg, N. P. (2022). Using Six Sigma DMAIC for Lean project management in education: a case study in a German kindergarten. Total Quality Management & Business Excellence, 33(13-14), 1489-1509. 3. Basu, R. (2009). Implementing six sigma and lean. Routledge. 4. Chusniyah, A., & Akhmad, R. A. (2023). Strategic Planning for Education Quality Improvement Based on SWOT Analysis: A Case Study. Tarbawi: Jurnal Keilmuan Manajemen Pendidikan, 9(02), 199-210. 5. Keban, Y. B., Arifin, S., & Wahyono, R. (2019). SWOT analysis and its implementation strategies in educational management. Journal of Education and Practice, 10(12), 86-92. 6. Shvardak, M. (2021). SWOT-analysis as a strategic management tool of the quality training of the future educational institution head.