eP PRO

eP PRO

(ePerolehan Panduan Ringkas Organisasi)

Disediakan oleh :
Team eP PRO KKKL

Pematuhan eP

Item Pematuhan

Pelawaan Tawaran Harga kepada pembekal Pelawaan dalam tempoh minimum satu (1) jam, maksimum tujuh (7) hari

Pelawaan Pembekal Sekurang-kurangnya tiga (3) dan lebih syarikat dipelawa untuk sesuatu permohonan.

Nota Minta Cari Dan Cetak Laporan Pelawa Pembekal (Menu Laporan Laporan Pembelian Terus  Klik Laporan
Pelawaan Tawaran Harga  Senarai Pembekal dipelawa  masukkan No. SQ  Jana  Klik Muatnaik
 cetak laporan

Setelah diluluskan oleh Pelulus Program/Unit

Pastikan pembekal telah membuat penetapan kod item

RN yang telah lulus dan selesai penetapan kod item perlu diserah kepada kewangan sekurang-kurangnya tujuh (7)

hari tempoh bekerja sebelum program berlangsung untuk proses Pesanan Kerajaan (PO)
Semak status RN (Aplikasi saya  Pembelian Terus  Audit  Pembelian Terus  Jenis Dokumen (Pilih Nota
Minta)  cari  lihat  diari pengesanan (di sebelah atas kanan)

Cetak Kajian Pasaran (Aplikasi saya  Pembelian Terus  Audit  Pembelian Terus  Jenis Dokumen Pematuhan eP
(Pilih Nota Minta)  cari  lihat  klick kajian pasaran  cetak

Pengesahan Pesanan Kerajaan (PO) Pembekal perlu membuat pengesahan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh PO dijana dan pembekal
perlu masukkan DO selepas bekalan/perkhidmatan selesai

Pengesahan penghantaran (Delivery Order – DO) Dalam tempoh tiga (3) hari selepas program berlangsung atau bekalan diterima dan tidak melebihi 15 hari

Serah kepada pegawai pengesah yang bertugas

Terma & Tugas Dalam Sistem eP

Terma & Tugas Maksud & Tindakan Terma & Tugas Dalam Sistem eP
Menunggu Penyerahan
Menunggu Maklumbalas Pembekal Peminta telah mengunci masuk maklumat perolehan tetapi belum klik button serah untuk pelawaan harga.
Menunggu Ciptaan Nota Minta
SQ masih belum tamat dan masih menunggu respon harga dari pembekal.
Selesai
Menunggu Penetapan Kod Item Pembekal telah memberikan maklumbalas harga dan sedang menunggu Peminta Unit/Program untuk proses Nota
Menunggu Kelulusan Minta (RN).

Sekiranya RN telah diluluskan oleh Pelulus, Peminta (Kewangan) boleh lihat paparan dalam senarai Tugasan Saya
untuk proses pengkodan mengikut waran peruntukan.

Sekiranya RN tidak dapat dipaparkan di bahagian Tugasan Saya (Peminta – Kewangan) – peminta perlu semak
semula status RN.
**Sila rujuk bahagian Semakan Status RN dalam eP PRO ini untuk menyemak status RN

Nota Minta telah diproses oleh Peminta Unit/Program dan telah diserah dan diluluskan oleh Pelulus Nota Minta
Unit/Program masing-masing.

Pembekal perlu mengunci masuk kod item dalam system eP. Pengurus Projek/ Peminta Unit/Program perlu
memaklumkan kepada pembekal untuk respon.

Pelulus Nota Minta Unit/Program belum meluluskan RN tersebut. @ RN tersebut menunggu respon Penetapan
Kod Item dari pembekal (Perlu semak Diari Pengesanan)

Pembelian Terus – Pelawaan Tawaran Harga Pembelian Terus – Pelawaan Tawaran Harga

12 3

1 Aplikasi Saya  Pilih Pembelian Terus

2 Pembelian Terus  Klik Carian Katalog

3 Masukkan Item/Kata Kunci

*rujuk Cadangan Kata Kunci untuk memudahkan carian

4
4 Klik dan pilih

1

Maklumat Umum

Tajuk : Permohonan yang dibuat (perkhidmatan/penyediaan makanan dll)

Kategori Jenis Perolehan :

 Bekalan untuk produk

 Perkhidmatan untuk servis bukan fizikal

Jenis Perolehan :

 Normal : bagi semua permohonan perolehan biasa

 Segera : arahan segera berkepentingan tinggi

 G2G : antara jabatan kerajaan

 Item Khas/PK7 : kes-kes khas (pakej)

Masukkan tempoh untuk pembekal menjawab pelawaan.

*masa untuk pembekal menjawab pelawaan minimum 1 jam dan sehingga 7 hari

2

Senarai Item
 Templat asal yang di bawa dari carian katalog perlu dibuang  Klik button hapus
 Popup menu akan dipaparkan  Klik bagi menghapuskan templat asal

Senarai Item
 Klik button di bahagian produk/perkhidmatan
 Masukkan butiran item dan spesifikasi yang berkaitan

3

Senarai Item  pilih Spesifikasi
 Masukkan produk / perkhidmatan

 Klik  klik
 Masukkan details item atau program

*Peminta eP perlu membuat semakan bagi setiap item yang dinyatakan dan mengisi spesifikasi yang jelas bagi mengelakkan kekeliruan di pihak pembekal untuk
membuat penetapan harga ketika menjawab tawaran.

4 Kriteria Dan Senarai Pembekal

 Pilih Berdasarkan Jenis Perniagaan  Klik Senarai Pembekal

*Peminta eP boleh memilih Jenis Perniagaan atau Lokasi Pembekal jika
tidak pasti nama syarikat.

4
5 Langkah menambah syarikat yang ingin dipelawa dalam

permohonan eP

 Klik  Pilih Nama Perniagaan/Syarikat 

Masukkan Nama Syarikat  Tick Nama Syarikat 

Klik Pilih  Syarikat yang dipilih akan masuk dalam

senarai pembekal yang dipelawa

5 ATAU
 Klik  Pilih Nama Perniagaan/Syarikat 

Masukkan **Jenis Perniagaan Tick Nama Syarikat

 Klik Pilih  Syarikat yang dipilih akan masuk

dalam senarai pembekal yang dipelawa

*Peminta eP boleh memasukkan Jenis Perniagaan yang

berkaitan seperti Catering (untuk tempahan makanan) atau

Printing (untuk percetakan). Rujuk Cadangan Jenis Perniagaan

untuk memudahkan carian

*Peminta perlu menawarkan kepada sekurang-kurangnya

tiga (3) syarikat pembekal bagi satu-satu permohonan

12 3

1 Pastikan tawaran dibuat kepada tiga (3) pembekal atau lebih 4
5
2 Pastikan maklumat berkaitan produk/perkhidmatan telah lengkap

di bahagian Maklumat Umum  Klik butang

3 Popup menu akan dipaparkan  Klik bagi mengesahkan

tempoh masa maklumbalas pembekal dan meneruskan penyerahan
Pelawaan Tawaran Harga

4 Paparan ‘Pelawaan Tawaran Harga telah berjaya dihantar’ diterima

untuk makluman Peminta. Catatkan nombor SQ dalam borang
pergerakan eP

5 Dokumen juga boleh disimpan sekiranya terdapat maklumat yang

perlu ditambah sebelum dihantar kepada pembekal. Nombor SQ
tetap akan diterima untuk rujukan peminta.

Pembelian Terus – Kontrak Pusat Pembelian Terus – Kontrak Pusat

12 3

1 Aplikasi Saya  Pilih Pembelian Terus

2 Pembelian Terus  Klik Carian Katalog

3 Pilih Kontrak Pusat  Item (contoh : sampul)  Klik 4
5
*rujuk Cadangan Kata Kunci untuk memudahkan carian

4 Klik dan pilih paparan 5 akan diterima

5 Klik di bahagian atas inbox Permintaan Kontrak dan

item pilihan anda akan paparan 6 di halaman sebelah

6 7
6 Item yang dipaparkan boleh dihapus bagi membuat pilihan 7 Hapuskan item dari carian katalog dan buat penambahan

item dengan spesifikasi yang lebih tepat melalui butang tambah seperti paparan

9  Pilih Jenis Item – Produk 9

atau Perkhidmatan 8
 Buat carian dengan

menggunakan Kod Item

(Jika ada) atau Nama Item

(Nama @ Saiz – rujuk 1PP)
 Klik Item yang tepat –

Klik

8  Klik butang dan akan keluar pop up menu seperti

di paparan 6

Perolehan Secara Panel Item

3 Perolehan Secara Panel Item

12

1 Aplikasi Saya  Pilih Pembelian Terus

2 Pembelian Terus  Klik Carian Katalog 4

3 Pilih Panel Item  Item (contoh : logam)  Klik

*rujuk Cadangan Kata Kunci untuk memudahkan carian

4 Klik dan pilih paparan 5 akan diterima

5 Lengkapkan maklumat umum  Klik untuk mewujudkan

no. pelawaan tawaran harga (SQ) dan bagi memastikan dokumen yang

diwujudkan tidak hilang

5

6 Lengkapkan senarai item yang berkaitan

6

7 Hanya pembekal yang berdaftar dengan kementerian kewangan di 8

bawah kontrak panel berpusat sahaja yang akan ada dalam senarai
pilihan pembekal untuk dipelawa

8 Klik selepas semua bahagian dilengkapkan

7

Proses seterusnya adalah sama seperti perolehan pembelian terus yang lain  menunggu maklumbalas pembekal  nota minta 
pelulus  penetapan kod item (jika perlu)  permintaan pembelian  pelulus  pesanan kerajaan berjaya dijana

Semak Status Nota Minta (RN…) 1 2

1 Aplikasi Saya  Audit  Pembelian Terus 3 Semak Status Nota Minta (RN…)
5
 Jenis Dokumen Nota Minta 4

2  klik

3 Pilih tugasan anda pada paparan yang keluar

 Klik Pilihan  Pilih Lihat

4 Paparan Nota Minta dapat dilihat  pastikan

ruangan pada Permintaan Pembelian Disediakan
Oleh adalah Pegawai Peminta dari bahagian
Kewangan

5 Klik Diari Pengesanan untuk merujuk / menyemak

sejarah dokumen

Mencetak Laporan Pelawaan Pembekal Mencetak Laporan

3

1 2
4
1

Laporan  Laporan Pembelian Terus
 Nama Laporan  Pilih Laporan Pelawaan Tawaran Harga – Senarai

Pembekal Dipelawa  Akan Dapat Paparan 2
 Masukkan No. Pelawaan Tawaran Harga (SQ)  Klik

 Akan Dapat Popup Menu  3  Klik
 Akan Dapat Paparan 4  Muat Turun Dokumen Apabila Paparan

Menunjukkan Laporan Telah Sedia
*Pilih laporan mengikut nombor laporan yang dipaparkan pada popup menu 3

Contoh Laporan Pelawaan Pembekal

Tawaran pelawaan pembekal akan memaparkan kesemua pembekal yang dipelawa di dalam sistem

Mencetak Laporan Pelawa Tawaran Harga 2

1 3
4
1 Aplikasi Saya  Audit 5
2 Klik Carian Pembelian Terus
3 Pilih Tajuk Dokumen  Pelawaan Tawaran Harga
4 Masukkan No Dokumen (No. SQ)  Klik Cari
5 Fail dokumen akan dipaparkan  Klik Pilihan Di Sebelah Kanan

Dokumen  Pilih Cetak

**Dokumen akan dipaparkan dalam bentuk .pdf

Contoh Laporan Pelawaan Tawaran Harga

**Tawaran pelawaan tawaran harga HANYA AKAN MEMAPARKAN NAMA PEMBEKAL YANG MENJAWAB PELAWAAN
di dalam sistem

Pengesahan Delivery Order (DO) 1 Senarai Tugas  Tugasan Kumpulan Delivery Order (DO)

1 2 Cari Tugasan Peminta  Klik pada
2
bahagian Tindakan  Tugasan akan berpindah ke
3
Tugasan Saya

3 Klik Tugasan Peminta  Kemaskini Maklumat

Umum  Pilih Pegawai Pengesah (Pengarah
ATAU Timbalan Pengarah Pengurusan)  semak
item yang dibekalkan  pilih skor kriteria
pembekal  serah

Nombor FN akan dipaparkan dan rekodkan ke dalam rekod pergerakan eP

**pastikan Pegawai Pengesah berada di pejabat dalam tempoh tujuh (7) hari
bekerja

Mencetak Purchase Order (PO) 1 Aplikasi Saya  Audit Purchase Order (PO)

1 2 Klik Carian Pemenuhan

2  Pilih Jenis Urusniaga  P1 – Pesanan Kerajaan  Pilih Jenis Dokumen
 Pesanan Kerajaan  Masukkan Nombor Purchase Order (PO)
 ATAU Klik
Pilih Tugasan Peminta pada paparan Hasil Carian dan Klik Pilihan seperti paparan 3
 Klik Cetak

3

Contoh Pesanan Kerajaan

Cadangan Kata Kunci Untuk Carian Item

Perkhidmatan / Produk Cadangan Kata Kunci Carian
Katering/Jamuan/Masakan
Alatan Sukan Makan/Perkhidmatan Memasak
Perkhemahan/Kem
Banner/Bunting/Billboard/Perkhidmatan Mencetak/Rekabentuk Peralatan Sukan/Sukan
Komputer/Laptop/Speaker/Barangan Elektrik/Elektronik
Selenggaraan Alatan Aktiviti Rekreasi/Rekreasi

Sewaan Cetakan/Percetakan

Elektrik/Elektronik/Komputer Kata Kunci

Baikpulih/Selenggaraan (nyatakan alatan)
Cth : selenggaraan alatan sukan

Sewaan : paparan yang keluar adalah besar melibatkan semua jenis sewaan
kenderaan, khemah, barangan computer dan lain-lain
Sewaan Kenderaan : paparan adalah melibatkan semua jenis kenderaan yang
boleh disewa atau terpakai
Sewaan Alatan Bengkel/Makmal : paparan adalah melibatkan semua jenis
alatan/bahan makmal secara menyeluruh

***Peminta digalakkan memilih item dengan spesifikasi yang tepat bagi mengelakkan masalah ketika penerimaan barangan yang diperlukan

Dokumen Keperluan eP Ringkasan / Kepentingan

Dokumen Borang permohonan Pesanan Kerajaan untuk memastikan permohonan bajet diluluskan oleh Pengarah/TPP/TPA.
Borang Permohonan Pesanan Kerajaan (PO)
SS – 01 – 2019 Perlu dihantar ke Unit Kewangan tujuh (7) hari sebelum program/belian dipohon didalam sistem eP.
Borang Pergerakan eP
SS – 02 – 2020 Borang rekod pergerakan permohonan eP bagi sesuatu program/belian.

Laporan Peminta eP perlu memastikan permohonan eP dibuat selepas menerima borang SS01-2018 dari Unit Kewangan
SS – 03 – 2020 bagi memastikan peruntukan/keperluan kewangan bagi program/belian mencukupi dan telah diluluskan oleh
Pengarah/TPP/TPA.
Rekodkan No. SQ dan RN dalam borang pergerakan eP SS02-2018 dan kembalikan ke Unit Kewangan untuk
penghasilan LO.
Laporan program hendaklah dilengkapkan sebagai rekod di Unit Kewangan. Lampiran yang lengkap perlu
dikepilkan bersama dengan laporan.
Pastikan laporan di hantar ke Unit Kewangan mengikut format laporan yang disediakan.

Bagi permohonan eP yang melibatkan program pelajar boleh memuat turun laporan melalui aplikasi e-Testimoni

Dokumen