การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานธุรการ

การใช้เทคโนโลยี
สารสนเทศในงาน

ธุรการ

ความหมายของสำนักงาน

สำนักงาน (Workplace) หมายถึง ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล การให้บริการ การวิเคราห์ข้อมูล การตัดสินใจ และการเป็นที่
ปรึกษา มีขนาดใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้น ๆ เป็นสำคัญ

ปัจจุบันสำนักงานมีพัฒนาการที่ทันสมัย เพราะอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้
ภารกิจของสำนักงานมีความสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ การให้บริการที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ให้แก่ส่วนงานต่างๆ ส่วนวัตถุประสงค์
รอง ๆ ลงไป ก็มีการลดค่าใช้จ่ายสำนักงาน คุณภาพของงานสำนักงาน และปริมาณของงานสำนักงาน โดยรวม
แล้ววัตถุประสงค์ของสำนักงานมีดังนี้

1. เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เพราะระบบของการทำงานจะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาอยู่เสมอ
2. บริการได้รวดเร็วสะดวกแก่ผู้ที่ใช้บริการ จะได้เป็นที่ประทับใจ เช่น การบริการเสร็จ ณ จุดเดียว
3. ให้มีความเชื่อถือขององค์กร เมื่อองค์กรใดสามารถสร้างความเชื่อถือให้แก่องค์กร ทั้งบุคลากรภายใน
และภายนอกก็จะมีความสุข
4. เพื่อประหยัดงบประมาณ ประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งของวัตุถุประสงค์ของสำนักงาน
เพราะการประหยัดงบประมาณ จะทำให้มีส่วนที่จะทำนำมาพัฒนาองค์กร หรือเป็นขวัญและกำลังใจ
5. เพื่อคุณภาพขององค์กร ในทุกส่วนของการบริหารจัดการสำนักงาน และต้องกำหนดเป้าหมายเพื่อ
พัฒนาคุณภาพขององค์กรเป็นหลัก องค์กร

ประเภทของงานในสำนักงาน

ประเภทของงานในสำนักงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้

1. งานระเบียน (Recording) ได้แก่ งานผลิดเอกสารต่างๆ ที่เป็นหลักฐานแสดงรายการธุรกิจหรือเป็น
บันทึกหรือรายงายต่างๆ งานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานและปฏิบัติกันทั่วไปทุกแห่ง เรียกว่างาน
ธุรการหรือสารบรรณ เอกสารที่ผลิตขึ้นมีมากมาย เช่น จดหมาย หนังสือเวียน เอกสารการบัญชร เอกสารการซื้อ
เอกสารการขาย รายชื่อผู้ขายของ รายชื่อพนักงาน เอกสารการประกันภัย เอกสารการผลิต เอกสารการโฆษณา
และบันทึกเกี่ยวกับพนักงานขาย เอกสารเหล่านี้ สำนักงานต้องเก็บหรือทำสำนไว้เพื่อให้ตรวจสอบค้นสอบทานได้
ในภายหน้า

ประเภทของงานในสำนักงาน

2. งานคำนวณ (Calculating) เป็นงานสำคัญของสำนักงานและมีหลายประเภท เช่น งานสถิติ
ได้แก่ การเปรียบเทียบข้อมูลหาแนวโน้มและการวางรูปแสดงผลสถิติ งานคิดค่าจ้างและเงินเดือน งานสอบ
ทานตัวเลขในเอกสารการเงิน งานคิดราคาสินค้าส่วนลดต้นทุน และการวิเคราะห์ตัวเลขต่างๆ เกี่ยวกับการ
ผลิต

ประเภทของงานในสำนักงาน

3. งานจัดประเภทและเอกสาร (Filing) เอกสารต่างๆ ที่ผลิดขึ้นมนสำนักงานและที่ได้รับจากบุคคล
ภายนอกนั้นจะทิ้งไปไม่ได้ ต้องเก็บอ้างอิงในการติดต่อคราวต่อไปหรืออาจต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน การเก็บ
ต้องให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและค้นหาง่าย ปลอดภัย งานจัดประเภทและเก็บเอกสาร หมายถึง การทำลาย
เอกสารที่เก็บไว้นานและไม่เป็นประโยชน์ในการดำเนินงานต่อไป

ประเภทของงานในสำนักงาน

4. งานติดต่อ (Communicating) ได้แก่ การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นระหว่างบุคลากรและ
หน่วยงานต่างๆ แบ่งเป็นสองอย่าง คือ การติดต่อภายในและการติดต่อภายนอก

4.1การติดต่อภายใน คือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการ เช่น การ
ประชุม การออกคำสั่ง การส่งบันทึกข้อความ

4.2การติดต่อภายนอก คือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างเจ้าหน้าที่ของกิจการกับบุคคล
ภายนอก เช่น การประชม อบรม สัมมนา การโต้ตอบจดหมายและการออกใบสั่งซื้อสินค้า

บทบาทของสำนักงาน

บทบาทและหน้าที่ของสำนักงานแต่ลำแห่งแต่ละส่วนจะแตกต่างกัน แต่สำหรับวัตถุประสงค์หลักในการ
ดำเนินงานของสำนักงานในภาครัฐ มีวัตถุประสงค์โดยรวมเพื่อการดำเนินกิจการในภาครัฐ การให้บริการแก่
ประชาชน การสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ของประชาชนให้มีความสะดวกราบรื่น และเป็น ระเบียบเรียบร้อย

1.การให้บริการแก่หน่วยงานต่างๆซึ่งเป็นบทบาทหลักของสำนักงาน มีหน้าที่เกี่ยวกับ
-การสร้างข้อมูล ซึ่งเกิดได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร
-การรวบรวมหรือรับข้อมูล เป็นการนำข้อมูลที่สร้างขึ้นมา มารวมกันเพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
-การอ่านและการแปลความหมายของข้อมูล ซึ่งจะทำการตรวจรายละเอียดเกี่ยวกับตัวอักษร คำพูด
ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อการตีความของข้อมูล

บทบาทของสำนักงาน

-การเขียน เป็นการทำเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ไว้บนเอกสารที่อ่านแล้ว
-การบันทึก ภายหลังจากทำเครื่องหมายบนเอกสารที่อ่านแล้ว จะต้องมีการบันทึกทุกครั้ง
-การแบ่งประเภทของข้อมูล เป็นการแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นประเภทต่างๆ
-การคำนวณ สำหรับกลุ่มข้อมูลบางประเภทจำเป็นต้องใช้ความรู้และทักษะทางด้านการคำนวณ
-การเปรียบเทียบ เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้มีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น
-การส่งข้อมูล เป็นการให้หรือส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานอื่น หรือส่งข้อมูลให้ฝ่ายบริหารตามความต้องการ
-การเก็บรักษาข้อมูล เป็นการเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้ใช้ต่อไปในอนาคต
-การนำเอกสารกลับมาใช้ ข้อมูลบางส่วนที่เก็บรักษาไว้ เมื่อถึงเวลาที่กิจการต้องนำกลับมาใช้
-การทำลาย เมื่อผ่านไปไก้ระยะเวลาหนึ่ง เอกสารบางส่วนที่ไม่มีประโยชน์และไม่มีภาระผูกพัน
2. เป็นศูนย์กลางกิจกรรมทุกอย่างขององค์กร เนื่องจากเป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลการดำเนินงานทุกอย่าง รวม
ไปถึงการตัดสินใจจึงรวมศูนย์อยู่ที่สำนักงาน
3. ไม่ใช่หน่วยงานในการแสวงหากำไรขององค์กร เนื่องจากเป็นหน่วยงานประสานงานและอำนวยความ
สะดวกในการบริหารจัดการของฝ่ายต่างๆ ให้สามารถดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตำแหน่งของผู้บริหารงานสำนักงาน

สำนักงานเป็นหน่วยงานที่สำคัญหน่วยงานหนึ่งขององค์กรและสำนักงานทุกแห่งจะมีบุคลากรที่ปฎิบัติ
หน้าที่และรับผิดชอบงานต่างๆ โดยเฉพาะตำแหน่งของฝ่ายบริหาร ซึ่งกำหนดชื่อของตำแหน่งที่รับผิดชอบ
แตกต่างกันออกไป เช่น

-ผู้จัดการสำนักงาน (Office Manger)
-ผู้บริหารงานสำนักงาน (Administrative Office Manager)
-ผู้จัดการบริการในสำนักงาน (Manager Office Services)
-รองผู้จัดการ (Vice President)
-ผู้จัดการทั่วไป (General Manager)
-ผู้อำนวยการบัญชี (Controller)
-ผู้จัดการงานบุคคล (Personal Manager)
ฯลฯ

คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน

งานในสำนักงานมีหลากหลาย การแก้ไขปัญหาก็จะแตกต่างกันออกไป ผู้ที่จะมาบริหารงานสำนักงานจึง
จำเป็นต้องมีความรู้ในงานหลักของทุกแผนกในองค์กร ต้องเข้าใจบทบาทและหน้าท่ของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน
ต้องสามารถแก้ไขปัญหาในทางปฏิบัติได้ทุกประเภท งานรวมทั้งต้องมีความรู้และเชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องเป็นอย่างดี
เพราะสำนักงานเป็นจุดศูนย์กลางในการบริหารและการตัดสินใจ ดังนั้น ผู้บริหารงานสำนักงานจึงควรมี
คุณสมบัติดังนี้

1. ความเป็นผู้นำ (Leadership)
2. มีไหวพริบ (Intelligence)
3. ความมั่นคง (Stability)
4. นักการทูต (Liason Capacity)
5. ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ (Ability to Delegate)
6. เป็นผู้มองเห็นการณ์ไกล (Vision)
7. มีความเข้าใจในด้านการจัดองค์กรเป็นอย่างดี (Organization Understanding)

คุณสมบัติของผู้บริหารงานสำนักงาน

8. มีความสามารถในการปฏิบัติการ (Administrative)
9. การศึกษา (Education)
10. อารมณ์ขัน (Humor)
11. มีความสามารถในการวิเคราะห์ (Analytical Ability)
12. มีความสามารถทางการบริหาร (Management Ability)
13. มีความสามารถในการขายความคิด (Selling Ability)
14. คุณสมบัติอื่นๆ การเป็นผู้บริหารสำนักงานไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นผู้บริหารเท่านั้น แต่
จำเป็นต้องทราบและปฏิบัติงานแทนพนักงานในสำนักงานได้ทุกเรื่อง ถึงแม้ว่าไม่จำเป็นต้องลงมือ
ปฏิบัติก็ตาม เพราะการทำเช่นนี้จะทำใหสามารถติดตามการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้
ทุกด้าน และจะทำให้เกิดความประทับใจ

บุคลากรในสำนักงาน

นอกจากผู้บริหารสำนักงานแล้ว จะต้องมีบุคลากรสำนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นพนักงงานเกี่ยว
กับการจัดเก็บเอกสารการจัดทำบัญชีการคำนวณรวมทั้งการโต้ตอบเอกสารการติดต่อประสานงาน เป็นต้น
งานสำนักงานส่วนมากเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสารและเป็นงานรวบรวมรายละเอียดต่างๆ มาวิเคราะห์หาข้อเท็จ
จริงและแนวโน้มที่จะช่วนให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นผลดี

แหล่งอ้างอิง

http://parenannut.blogspot.com/2015/02/1.html

สื่อนำเสนอระบบการจัดเก็บเอกสารที่นิยมใช้อยู่ในปัจจุบัน
เป็นส่วนหนึ่งของวิชา เทคโนโลยีในงานเลขานุการ
รหัสวิชา 30203-2002
ภาคเรียนที่ 2 ปี การศึกษา 2565


เสนอ
ครูปรียา ปันธิยt


จัดทำโดย
นางสาวนวภัทร สวยงาม
สบล .65.1 เลขที่ 4
สาขาวิชาการเลขานุการ

Thank you