בקרות במערכת שכר-שי פורת

‫בקרות במערכת שכר‬

‫כנס חשבי שכר באילת‬
‫נובמבר ‪2019‬‬

‫שי פורת‪ ,‬רו"ח‬
‫מנהל תחום רגולציה ובקרה‬
‫הר‪-‬גל שכר‪ ,‬נוכחות ומשאבי אנוש‬

‫בקרת שכר‪ ,‬מדוע?‬

‫• רגולציה ללא הפסקה‬
‫• שעות עבודה‬
‫• ריבוי משימות‬
‫• טעויות אנוש‬

‫• חקיקה – בודק שכר מוסמך‬
‫• דרישת הנהלה‬

‫• חריגות ומעילות‬

‫שיעור העובדים מעל ‪ 50‬שעות בשבוע‪..‬‬

‫קדימה לעבודה…‬

‫‪‬מי אחראי לבצע את בקרות‬
‫השכר?‬

‫‪‬מתי נכון לבצע את הבקרות?‬
‫‪‬איך מבצעים את הבקרה?‬

‫‪‬מהן סוגי הבקרות הקיימות?‬
‫‪‬מהן כלי הבקרה במערכת השכר?‬

‫‪‬חריגות שכר‬

‫מי אחראי לבצע את בקרות השכר ?‬

‫‪ ‬חשב‪/‬ת השכר ‪ -‬זרוע התפעולית ומרכז הידע והמידע‪.‬‬
‫‪ ‬מנהל מחלקת שכר – בארגונים גדולים‪.‬‬

‫‪ ‬חשב החברה‪ /‬מנהל הכספים – הגורם המאשר את תשלום השכר‪.‬‬

‫מהו העיתוי לבצע בקרות השכר?‬

‫חשב‪/‬ת השכר ‪-‬‬
‫‪ ‬בקרה שוטפת – לדוגמא‪ :‬בעת הקמת עובד‪ -‬טופס ‪ , 101‬נתוני‬

‫העובד וכו'‪.‬‬
‫‪ ‬בעת ביצוע עיבודים לניסיון‪/‬טסט – לפני עיבוד סופי עם נעילה‬

‫‪ ‬בעת החלת שינוי רגולציה או‪/‬ו הסכם קיבוצי‪.‬‬
‫‪ ‬לפני שידור קובץ ‪ 102‬למוסד לביטוח לאומי‪.‬‬

‫‪ ‬לפני שידור קובץ ממשק מעסיקים‪.‬‬
‫‪ ‬לפני מעבר שנה – התאמות ‪ 102‬מול קובץ ‪.126‬‬

‫‪ ‬בחודש פברואר או‪/‬ו מרץ – טפסי ‪.106‬‬

‫מהו העיתוי לבצע בקרות השכר?‬

‫מנהל מחלקת שכר –‬
‫‪ ‬בעת ביצוע עיבוד לנסיון‪/‬טסט אחרון לפני סגירת שכר‬

‫‪ ‬בתום עיבוד שכר הכולל נעילת שכר‪.‬‬
‫חשב החברה‪ /‬מנהל הכספים –‬

‫‪ ‬לפני העברה למס"ב ואישור התשלומים לעובדים‬
‫‪ ‬לפני העברת תשלומים לרשויות‬

‫איך מבצעים בקרת שכר‬

‫בקרה נכונה מתבצעת בשלושה רבדים שמשלימים לתמונה‬
‫כוללת‪:‬‬

‫רובד ‪ – 1‬בדיקת עלות העסקה ותשלומים חריגים בהשוואה של‬
‫חודש קודם לעומת חודש נוכחי באחוז פרמטרי ומעלה‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬עלות מעסיק‪ ,‬שינוי בנטו וכו'‪.‬‬

‫רובד ‪ - 2‬מידע מפורט בדבר שינויים מהותיים בתשלומים‬
‫לעובד‪ ,‬בחישוב המיסים ומניעת חשיפה בהשוואה של חודש‬

‫לפני לעומת חודש נוכחי‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬שינוי בסכום ניכוי המס מעל אחוז פרמטרי‪ ,‬שינוי‬
‫בשיעור המס השולי‪ ,‬שינוי באחוז משרה‪ ,‬שינוי באחוז ההפרשה‬

‫לתגמולים‪ ,‬קרן השתלמות יצויים וכו'‪.‬‬

‫איך מבצעים בקרת שכר‬

‫רובד ‪ – 3‬בקרת איכות בדבר סטאטוס העובד ומניעת שגיאות‬
‫בעת הדיווח‬

‫לדוגמא‪ :‬רכיבי שכר כפולים‪ ,‬ת‪.‬ז כפולות בין מפעלים‪ ,‬חשבונות‬
‫בנק כפולים‪ ,‬ובדים בעלי נטו שלילי‪,‬‬

‫הצלבה של נתוני חשבון הבנק מול קובץ מס"ב וכו'‪.‬‬

‫ביקורת סוף שנה ובכלל‪...‬‬

‫מעבר לביקורת השוטפת‪ ,‬החודשית‪ ,‬לפני תום שנת המס עליכם‬
‫לבצע ביקורת סוף שנה‪.‬‬

‫מטרות הביקורת טרם שידור קובץ ‪ 126‬ו‪/‬או ‪:856‬‬
‫– לוודא שישנה התאמה בין נתוני טופסי ‪ 102‬החודשיים‬

‫לבין נתוני טופס ‪ 126‬חלק א' ‪.‬‬
‫– לוודא שנתוני ‪ 102‬במערכת השכר זהים לדיווח המקוון‬

‫או הדיווח בפנקסים‪.‬‬
‫– להשלים פרטי עובדים חסרים ו‪/‬או לתקן פרטי עובדים‬

‫שגויים – אימות נתונים מול המוסד לביטוח לאומי‪.‬‬





‫בקרות אוטומטיות במערכת השכר‬

‫בעת תהליך איפיון הקמת מערכת השכר (או לאחר מכן)‪ ,‬ניתן להגדיר מראש בקרות‬
‫אוטומטיות בהתאם לחוקת השכר בארגון ודיני העבודה כדוגמת‪:‬‬
‫‪ ‬עצירת ימי מחלה מעבר למכסה של ‪ 90‬יום‪.‬‬
‫‪ ‬מניעת צבירת ימי חופשה במינוס‪.‬‬

‫‪ ‬השלמה אוטומטית לתשלום שכר שאינו פחות משכר המינימום‪.‬‬
‫‪ ‬התראה על אי הפרשה לקופות גמל לאחר וותק של חצי שנה או ‪ 3‬חודשים או‬

‫סוף שנת המס‪.‬‬
‫‪ ‬בדיקת שיעורי הפרשה לקצבה ופיצויים שאינם נמוכים מהנקבע בחוק‪.‬‬
‫‪ ‬תשלום נסיעות בהתאם לכתובת המגורים וכתובת הארגון תוך בדיקה של חופשי‬

‫יומי מול חופשי חודשי‪.‬‬
‫‪ ‬תשלום קרן השתלמות עד התקרה בחוק‪.‬‬
‫‪ ‬מודולים לחישוב‪ :‬עיקול שכר‪ ,‬תאונת עבודה‪ ,‬שמירת היריון‪ ,‬לידה ומילואים‪.‬‬

‫כלי בקרה במערכת השכר‬

‫‪‬דוחות מערכת – מחולל דוחות‬
‫‪ ‬הסבר חישוב מס‬

‫‪‬דוחות קופות גמל והשתלמות‬
‫‪‬כרטיס אישי מצטבר ורטרואקטיבי‬

‫‪‬צפייה בקבצי ממשק המעסיקים‬
‫מפוענח‬

‫‪‬מידע וידע מקצועי – השתלמויות‬





‫מודולים אוטומטיים – זה כדאי‪..‬‬

‫ביטוח לאומי מקוון‬
‫‪ ‬טופסי ‪.102‬‬
‫‪ ‬קובץ ‪.126‬‬

‫‪ ‬תביעות מילואים‪.‬‬
‫‪ ‬תביעות לידה‪.‬‬
‫מס הכנסה מקוון‬

‫טופס ‪ 101‬אלקטרוני‬
‫ממשק לשע"ם‬

‫ממשק מעסיקים‬

‫פתרונות מתקדמים ‪BI -‬‬

‫חריגות‬
‫בשכר‬

‫מבוסס על מקרה אמיתי‪...‬‬

‫‪,,‬‬

‫"‪:‬‬ ‫‪,‬‬ ‫‪,‬‬ ‫"‬
‫'‪.‬‬ ‫‪,.‬‬ ‫()‬
‫‪.‬‬
‫‪22‬‬ ‫‪2008‬‬ ‫‪,‬‬
‫‪3‬‬
‫‪" ,2018‬‬ ‫‪,‬‬
‫‪,‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪,‬‬ ‫"‪.‬‬
‫‪,‬‬

‫‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪,,‬‬
‫‪,,‬‬ ‫‪,‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫‪3-‬‬
‫‪,‬‬ ‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪,‬‬

‫‪,‬‬

‫פורסם במעריב ‪13.5.19‬‬

‫קצת סטטיסטיקה‪...‬‬

‫אופן גילוי חריגות שכר‬

‫ביקורת פנימית‬ ‫מידע או הלשנה‬
‫‪17%‬‬ ‫‪42%‬‬

‫במקרה‬
‫‪17%‬‬

‫בקרות‬ ‫ביקורת חיצונית‬
‫‪14%‬‬ ‫‪10%‬‬

‫חריגות נפוצות‬

‫רישום עובדים פיקטיביים‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫המשך תשלום לעובדים שעזבו‪.‬‬
‫‪‬‬
‫גמר חשבון מנופח‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫תשלום שכר כפול‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫שינוי תעריפי שכר‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫שינוי היקף שעות העבודה‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫החזר הוצאות כוזב‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫אי העברת ניכויים לקופות הגמל השתלמות ורשויות המס‬ ‫‪‬‬

‫המלצות‬

‫‪' .1‬הפרדת רשויות' – תפעול המערכות‪ :‬שכר‪ ,‬נוכחות‪ ,‬משאבי אנוש והנה"ח‬
‫יבוצע על ידי בעלי תפקיד שונים‪.‬‬

‫‪ .2‬הרשאות – מנגנון הרשאות קשיח שאינו מאפשר גישה לבעלי התפקיד‬
‫השונים למערכות שאינן תחת אחריותו‪.‬‬

‫‪ .3‬הטלת אחריות על בדיקות השכר באופן היררכי מראש צוות והלאה‪.‬‬
‫‪ .4‬הקמת מערך בקרת שכר ממוחשבת המפיק דוחות בקרה באופן אוטומטי‬

‫בהתאם לצרכי הארגון במערכת השכר או באמצעות מערכת ‪.BI‬‬
‫‪ .5‬בקרת שכר חיצונית‪.‬‬
‫‪ .6‬תיעוד והתראה‪.‬‬
‫‪ .7‬עירנות ויצרתיות‪.‬‬

‫שי פורת‪ ,‬רו"ח – מנהל תחום רגולציה ובקרה‬

‫טל‪ 08-8511000 :‬נייד‪054-7400492 :‬‬
‫‪[email protected]‬‬
‫‪www.hargal.co.il‬‬