SHAREPOINT MICROSOFT Disusun Oleh: Clarita Immanuel (9103022026) Tasya Tanzil (9103022028) Aryo Damar (9103022036) Ignasia Yunesti (9103022051) Dosen Pembimbing: Agustina Criswinda S.Kep., NS., M.Kep. Fakultas Keperawatan Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat rahmat dan karunianya kami sekelompok dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “MS. SharePoint” untuk aplikasi dalam dunia Keperawatan sebagai penunjang pengolahan aset dan dsata di Rumah Sakit. Tugas ini dilaksanakan guna memenuhi tugas Sistem Informasi yang ada pada Fakultas Keperawatan. Adapun tujuan dan manfaat yang penulis dapatkan selama melaksanakan kerja tugas ini adalah untuk menambah pengetahuan sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat dibangku kuliah dengan pelaksanaan di lapangan. Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca untuk . Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa pembaca praktikkan dalam kehidupan sehari-hari. Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Penulis, Surabaya, 30-11-2023 KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
Microsoft SharePoint adalah salah satu platform manajemen konten perusahaan yang paling komprehensif dan murah. Sofware Document Management terbaik ini dapat membantu Anda mengatur dokumen digital dan mendigitalkan catatan kertas yang anda miliki dengan cepat dan mudah. Memang terdapat banyak pilihan di pasaran, namun dari lusinan software yang kami temukan, Microsoft SharePoint merupakan yang terbaik untuk berbagai jenis bisnis. I. PENGERTIAN KELUARGA SHAREPOINT 1.1 WINDOWS SHAREPOINT SERVICE (WSS) Windows SharePoint Service (WSS) adalah pondasi yang menawarkan fungsionalitas dan servis kepada produk dan teknologi SharePoint lainnya (MOSS). Selain service WSS juga menyediakan web portal yang memiliki fungsi untuk kolaborasi document manajemen, manajemen berbasis browser, dan administrasi dengan menyediakan repositori yang tersentralisasi
1.2 MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER (MOSS) MOSS adalah bagian dari SharePoint yang dibangun di atas WSS dengan menambahkan berbagai situs dan webpart. Tujuan utamanya adalah memungkinkan informasi dalam sebuah perusahaan dapat di organisasi dan disentralisasi secara rapi dan terstruktur. MOSS dapat berinteraksi erat dengan Microsoft Office System (word,excel, outlook, dll) dan menambahakan berbagai fitur seperti Business Data Catalog, Indek Search, Singel SignOn, Personalized Features. 1.3 MICROSOFT SEARCH SERVER MSS adalah platform pencarian yang dibuat oleh Microsoft berbasis kemampuan pencarian dari Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). MSS memiliki arsitektur yang mirip dengan platform windows search baik itu engine query-nya maupun pengindeksnya. 1.4 MICROSOFT SHAREPOINT DESIGNER Microsoft Office SharePoint Designer merupakan editor HTML yang bersifat what- yousee-is-what-you-get. Yang ditutjukan untuk mendesain situs sharepoint dengan workflow untuk situs WSS. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 menggunakan Microsoft FrontPage sebagai alat desain nya.
II. TUJUAN Menurut komentar para pencentus Microsoft SharePoint menyatakan bahwa aplikasi ini mampu membantu para pengguna untuk menyusun situs pada internet seperti membuat halaman dan dokumen. Selain itu pengguna juga dapat menambah komponen web yang sesuai dengan keinginan Pada aplikasi Microsoft 365 sharepoint ini menjadi tempat yang aman untuk menyimpan, menata, berbagi, dan mengakses informasi dari perangkat apa pun. Selain dari segi file, aplikasi ini juga ikut mendorong kerja tim dengan situs tim yang produktif dan dinamis dengan cara menyinkronkan dan menyimpan file di awan sehingga semua orang dapat bekerja secara bersama. Banyak pengguna mengatakan bahwa dengan aplikasi ini dapat mengelola tugas rutin harian mereka untuk dengan formulir dan daftar serta fitur lainnya dan juga mencari informasi tentang mata pelajaran yang sedang di pelajari. III. MANFAAT IV. KELEBIHAN Dengan pelayanan terbaik Sharepoint, tentu saja Microsoft tidak serta merta tanpa bukti. Karena kualitas dari salah satu produknya, yakni Sharepoint tersebut mempunyai banyak kelebihan yang harus anda ketahui. Dibawah ini merupakan kelebihan dari Sharepoint :
4.1 Fitur Up to Date di SharePoint Kelebihan dari Sharepoint tersebut adalah fitur-fiturnya yang selalu up to date sehingga anda tidak perlu khawatir dalam menggunakannya karena fiturnya selalu diperbaharui dengan otomatis serta juga anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan dalam hal ini. Save Data Online Terbaik Microsoft Sharepoint memang bukan kaleng-kaleng perihal penyimpanan data. Karena Microsoft Sharepoint sejauh ini menjadi yang paling baik dalam menyandang penyimpanan data online terbaik. Belum ada yang menandingi besarnya kapasitas yang diberikan pada Microsoft tersebut. Dari storage 25GB lalu ke 1 TB kemudian sekarang ini tidak terbatas atau Unlimited Storage. 4.2 Tools Kolaborasi Produktivitas Termantap Microsoft Sharepoint merupakan menjadi alat terbaik sebagai penunjang produktivitas orang banyak. Sehingga dapat berkolaborasi dengan sesama pekerja atau pebisnis menjadi lebih maksimal dengan adanya Sharepoint tersebut. Kesuksesan Sharepoint membuat banyak orang bebas dari hambatan dalam pekerjaannya seperti share data, dokumen maupun file secara cepat dan mudah. 4.3 Efektif, Efisien dan Mudah Digunakan Pada saat anda menggunakan Sharepoint tersebut anda akan banyak dimudahkan dalam berbagai hal. Anda juga akan lebih efektif dalam menjelaskan kepada tim maupun klien bisnismu dengan menggunakan Sharepoint tersebut.
Tidak hanya itu saja, Sharepoint juga lebih efisien dan mudah digunakan untuk para pemula yang baru saja belajar menggunakan. 4.4 Akses dan Pengaturan Mudah Apabila anda menggunakan Sharepoint ini anda akan dimudahkan dalam hal akses maupun pengaturan perubahan yang dapat anda ubah kapanpun jika anda mau. Contohnya, pada saat anda akan merubah jadwal pekerjaan tim anda, atau anda akan memberitahukan perubahan proses atau alur kerja tentu saja bisa. 1. Kemudahan di mana saja Aplikasi Sharepoint ini dapat anda install dengan mudah di berbagai alat maupun perangkat elektronik, contohnya pada ponsel, komputer, laptop, IPad, Mac, Tablet serta lain sebagainya yang anda miliki. Sehingga akan lebih memudahkan dalam bekerja. 2. Informasi Tersampaikan Secara Jelas Sharepoint secara efektif dapat membantu anda dalam menyampaikan sebuah informasi kepada organisasi dengan lebih jelas dan mudah. Selain itu, anda dapat juga berkomunikasi dengan organisasi secara cepat. Anda Juga akan dapat menumbuhkan motivasi dan semangat pada organisasi jika penyampaiannya berjalan dengan lancar.
V. KEKURANGAN Meskipun Sharepoint mempunyai banyak kelebihan disamping itu sharepoint juga mempunyai kekurangan karena tidak ada aplikasi yang sempurna, aplikasi tersebut tentu saja bukan tanpa cela dan kekurangan. Terdapat beberapa kekurangan dari Sharepoint yang pertama adalah anda tetap harus tersambung dengan internet meskipun telah membayar biaya berlangganan. Kedua, secara umum meski fiturnya sangat lengkap tetapi anda perlu berlangganan terlebih dahulu yang dapat anda pilih sesuai kebutuhan, misal bulanan atau dapat juga secara tahunan dengan harga tentunya yang tidak murah. VI. FITUR SHAREPOINT Microsoft SharePoint mempunyai banyak fitur yang bukan inti dari perangkat lunak manajemen dokumen. Meskipun terdapat banyak fitur yang berguna, fitur manajemen dokumen SharePoint lebih ekstensif daripada platform lainnya. Ini merupakan alat manajemen dokumen utama yang tersedia pada SharePoint. Dibawah ini merupakan penjelasan fitur Microsoft SharePoint. 6.1 Situs Situs merupakan fitur unik pada SharePoint. Untuk setiap situs yang Anda buat mempunyai pustaka dokumen independen, membantu Anda untuk memisahkan file yang tidak terkait. Situs hadir dalam dua jenis, yaitu: situs tim serta situs komunikasi.
Situs tim digunakan untuk penulisan bersama serta pengelolaan dokumen tradisional. Situs komunikasi diarahkan untuk kolaborasi dalam presentasi ke tim yang lebih besar. Situs bisa dikonfigurasi untuk setiap kebutuhan tim, memungkinkan untuk penyesuaian segala sesuatu mulai dari bidang metadata yang diperlukan untuk file sampai dengan desain situs yang sebenarnya. Fleksibilitas tersebut memungkinkan semua tim dalam bisnis Anda untuk mempertahankan alur kerja independen yang sesuai. 6.2 Penulisan Bersama Alat yang berguna di SharePoint adalah kemampuan untuk menulis dokumen bersama. Hal tersebut memungkinkan untuk mengedit dokumen bersama anggota tim Anda secara real time, disamping memberikan visibilitas yang jelas tentang siapa yang aktif dalam dokumen dan mengenai apa yang mereka edit. 6.3 Check-in dan check-out SharePoint juga menghadirkan fitur untuk check-in dan checkout pada saat penulisan bersama tidak sinkron. Dokumen check-out tidak bisa diedit secara bersamaan sampai pengguna yang check-out memeriksanya kembali dan merevisinya. Hal tersebut berguna untuk perubahan penting yang perlu dilakukan atau dokumen perlu ditinjau apa adanya tanpa adanya pengguna lain yang masuk untuk mengedit. 6.4 Pembuatan Versi Alat pembuatan versi melacak perubahan kecil dan besar pada dokumen dan menyimpan arsip dari versi lama. Fitur tersebut memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana dokumen telah berubah selama masa pakainya dan jika perlu, kembali ke versi dokumen sebelumnya.
6.5 Log Audit Log audit pada SharePoint terus memantau tindakan yang dilakukan oleh pengguna di sistem dan pada saat mereka melakukan tindakan tersebut. Hal tersebut penting terutama pada saat Anda menggunakan alat penulisan bersama untuk melacak perubahan pada dokumen bersama dan ini penting untuk bisnis di industri yang diatur secara ketat. 6.6 Sinkronisasi File Melalui OneDrive, file SharePoint bisa disinkronkan antara hard drive lokal dan cloud. Hal tersebut memungkinkan pengguna offline untuk mengedit salinan lokalnya, yang akan diunggah ke versi awan bersama dari dokumen tersebut pada saat mereka mempunyai akses internet di lain waktu. Untuk menyinkronkan file secara otomatis, Anda hanya perlu menyimpan dokumen ke folder tersinkron yang ditentukan; SharePoint akan melakukan sisanya. 6.7 Peraturan Izin Penggunaan Biasanya, penting untuk mencegah pengguna yang tidak berwenang untuk menghapus, mengedit bahkan melihat dokumen tertentu. Administrator dapat mengatur izin pengguna ke individu pada SharePoint. Izin tersebut menentukan situs mana yang dapat diakses pengguna, dokumen mana yang dapat mereka lihat, serta dokumen mana yang bisa mereka edit dan masih banyak lagi.
VII. TUTORIAL MICROSOFT SHAREPOINT Langkah 1: Pahami kemampuan tingkat tinggi SharePoint Langkah pertama menuju kesuksesan di SharePoint Online adalah mengenal berbagai kemampuannya yang luar biasa. Seringkali, orang berasumsi bahwa SharePoint hanyalah berbagi file, namun sebenarnya lebih dari itu. SharePoint dapat melakukan semuanya jika mau. Tentu saja, manajemen dokumen adalah salah satu fitur terkuat SharePoint, namun juga dapatmenjadi sarana komunikasi yang hebat, dapat digunakan untuk membuat portal Intranet dan halaman arahan, dapat berfungsi sebagai tempat penyimpanan data untuk alur kerja dan aplikasi kustom, dan dapat juga menjadi basis pengetahuan yang kokoh Gambar 1.1 : Contoh Intranet perusahaan yang dibangun di SharePoint.
Gambar 1.2 : Contoh fitur Manajemen Dokumen Riwayat Versi Langkah 2 : Pahami perbedaan antara SharePoint dan OneDrive. Baiklah, ini adalah salah satu kesalahpahaman dan kesalahpahaman paling umum yang terjadi pada pengguna baru ekosistem SharePoint dan Microsoft 365. Seringkali, pengguna menemukan OneDrive terlebih dahulu, mengunggah file dan folder dari berbagi file, dan mencoba berkolaborasi dengan kolega dan pengguna eksternal. Masalahnya adalah OneDrive pada dasarnya adalah gudang pribadi pengguna dan tidak dimaksudkan untuk kolaborasi tim. Ini dimaksudkan sebagai ruang kerja pribadi yang memungkinkan karyawan untuk menyimpan dan mengatur dokumen secara pribadi dan sesekali berbagi. Namun, untuk memberikan akses kepada anggota tim, pengguna harus terus-menerus berbagi dan menetapkan izin untuk file dan folder OneDrive.
Di sinilah SharePoint berperan. Tidak seperti OneDrive, SharePoint, berdasarkan desain, adalah ruang kerja kolaborasi tim. Situs SharePoint tertentu memiliki beberapa anggota tim, dan selama memiliki akses ke situs tersebut, Pengguna memiliki akses ke semua konten yang ditawarkan situs tersebut (dokumen, berita, tautan, halaman, daftar, dan sebagainya). Saya menerbitkan artikel terpisah tentang topik ini, namun untuk meringkasnya di sini untuk – menggunakan OneDrive dan bukan SharePoint adalah kesalahan yang sangat merugikan baik dari sudut pandang keamanan dan arsitektur informasi. Semua konten yang ditawarkan situs tersebut (dokumen, berita, tautan, halaman, daftar, dan sebagainya). Saya menerbitkan artikel terpisah tentang topik ini, namun untuk meringkasnya di sini untuk – menggunakan OneDrive dan bukan SharePoint adalah kesalahan yang sangat merugikan baik dari sudut pandang keamanan dan arsitektur informasi. Gambar 1.3 : Contoh akun OneDrive pengguna yang dapat diakses oleh pengguna (pemilik) akun tersebut.
Gambar 1.4 contoh Situs Tim SharePoint yang dapat diakses oleh beberapa anggota tim. Langkah 3: Biasakan diri dengan konsep situs dan pustaka dokumen Ini mungkin konsep terbesar dan tersulit untuk dipahami bagi mereka yang baru mengenal SharePoint. Kami tidak memiliki tingkat kerumitan seperti ini dengan berbagi file dan banyak platform manajemen dokumen cloud lainnya seperti Dropbox dan Google Drive. Kami hanya memiliki folder dan subfolder, dan lebih banyak subfolder, dan pengguna memahami cara kerjanya. Namun, di SharePoint, kami memiliki konsep situs. Dan di situs tersebut, kami memiliki perpustakaan dokumen. Dan saat Anda memigrasikan file dan folder ke SharePoint, file dan folder tersebut akan berada di pustaka tersebut. Saya menjelaskan perbedaan antara situs dan perpustakaan di sini. Namun ringkasnya, situs adalah ruang kerja tempat Anda mengatur dokumen, tautan, berita, acara, dan jenis konten lainnya, dan perpustakaan adalah lemari arsip yang memungkinkan Anda mengatur file dan folder.
Gambar 1.5 : Contoh Pustaka Dokumen yang terletak di Situs Tim. SharePoint Langkah 4 : Biasakan diri dengan konsep situs dan halaman. Sepasang istilah lain yang membingungkan banyak orang. Sering melihat pengguna menggunakan kedua istilah tersebut secara bergantian, namun kenyataannya, keduanya adalah dua hal yang berbeda. Situs, seperti dijelaskan di atas, mengacu pada ruang kerja tempat untuk mengatur semua jenis konten dan mengelola keamanan/akses. Halaman hanyalah cara untuk menampilkan informasi di situs SharePoint. Saat situs baru dibuat di SharePoint Online, situs tersebut hanya mendapat satu (1) halaman, namun kita bisa membuat halaman tambahan sesuai kebutuhan. Itu semua tergantung pada konten yang perlu Anda sajikan di sebuah situs. Sangat penting untuk diperhatikan adalah bahwa di SharePoint, kami mengelola keamanan di tingkat situs. Kami tidak mengelola keamanan di tingkat halaman (dianggap bukan praktik terbaik).
Gambar 1.6 : Contoh Halaman di Situs SharePoint Langkah 5 : Pahami cara kerja keamanan SharePoint Ini mungkin salah satu hal paling rumit untuk dipahami dan diterapkan di SharePoint Online. Meskipun SharePoint memproses beberapa kemampuan keamanan/izin yang sangat kuat, menerapkan kemampuan tersebut dengan benar berada di luar jangkauan banyak pengguna. Alasannya adalah struktur SharePoint yang lebih rumit. Kami tidak hanya berurusan dengan file dan folder. Kami juga memiliki konsep perpustakaan dokumen dan situs. Meskipun praktik terbaiknya adalah mengelola keamanan di tingkat situs, Anda juga dapat memutus warisan dan membuat izin unik untuk setiap tingkat yang disebutkan di atas. Gambar 1.7 : Contoh kemampuan mengelola akses (membuat izin unik) untuk folder di SharePoint Online
Gambar 1.8 : Untuk mempelajari lebih lanjut tentang keamanan dan izin, lihat postingan blogterbaru saya ini. Selain itu, kami juga memiliki konsep tingkat izin. Mereka memungkinkan menentukan apa yang dapat dilakukan pengguna dengan konten tertentu (yaitu, hanya baca atau tambah/edit/hapus). Dan juga dapat membuat tingkat izin khusus jika diperlukan. Langkah 6 : Pahami konsep Grup Microsoft 365 Jika Anda merasa sudah memahami cara kerja keamanan dan izin, pikirkan lagi. Karena saat ini kami juga memiliki konsep Grup Microsoft 365 juga. Hal ini menimbulkan masalah lain dalam hierarki keamanan/izin. Meskipun Grup Microsoft 365 bertujuan untuk menyederhanakan manajemen keamanan bagi pengguna, fakta bahwa Anda dapat membuat izin unik untuk situs atau pustaka dokumen terkait membuatnya sedikit membebani dalam hal pemeliharaan.
Gambar 1.9 : Contoh Microsoft 365 Group concept Langkah 6 : Pahami konsep Grup Microsoft 365 Jika Anda merasa sudah memahami cara kerja keamanan dan izin, pikirkan lagi. Karena saat ini kami juga memiliki konsep Grup Microsoft 365 juga. Hal ini menimbulkan masalah lain dalam hierarki keamanan/izin. Meskipun Grup Microsoft 365 bertujuan untuk menyederhanakan manajemen keamanan bagi pengguna, fakta bahwa Anda dapat membuat izin unik untuk situs atau pustaka dokumen terkait membuatnya sedikit membebani dalam hal pemeliharaan. Gambar 1.10 : Contoh situs SharePoint yang dibuat sebagai hasil dari Saluran Pribadi di Teams.
Ini menjadi sedikit lebih rumit dari ini. Bergantung pada jenis saluran di Teams, pengguna mungkin memiliki file yang disimpan dalam folder (untuk saluran standar) atau situs terpisah (untuk saluran pribadi dan bersama). Langkah 8 : Kenali fitur berbagi eksternal Dimana SharePoint mendapat poin bonus – adalah kemampuan untuk berbagi konten secara eksternal. Anda dapat berbagi file dan folder individual secara eksternal pengguna dapat berbagi seluruh situs atau bahkan Tim (jika Anda memiliki Tim Microsoft yang terlampir pada situs tersebut). Gambar 1.11 : Contoh berbagi file secara eksternal. Berbagi eksternal dengan sendirinya cukup mudah, namun agar dapat berfungsi dengan baik, pengguna perlu mengkonfigurasinya dengan benar. Misalnya, dapat mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal di tingkat situs dan mencegah berbagi eksternal ke domain tertentu (yaitu, yahoo.com).
Langkah 9: Pahami konsep metadata Apa yang menjadikan SharePoint sistem manajemen dokumen unik dan berbeda adalah kenyataan bahwa SharePoint memungkinkan pengguna menyimpan dokumen tidak hanya melalui folder tetapi juga melalui metadata. Idenya adalah alihalih membuang file ke dalam folder dan subfolder, Anda akan membuat dan menerapkantag metadata (label) ke dokumen. Gambar 1.12 : Contoh Kemampuan untuk membatasi berbagi eksternal pada domain tertentu. Gambar 1.13 : Contoh Pustaka Dokumen yang dikonfigurasi dengan metadata.
Selain itu, metadata juga memungkinkan mengatasi beberapa batasan teknis SharePoint (misalnya, batas 400 karakter URL) yang sering ditemui pengguna dengan hierarki folder yang sangat dalam. Omong-omong, saya menawarkan opsikursus langsung dan sesuai permintaan jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Metadata. Langkah 10: Jangan melewatkan pelatihan Salah satu fakta tentang SharePoint adalah tidak dapat menggunakannya secara maksimal kecuali Anda menjalani pelatihan formal. Benar, jika ingin menggunakannya sebagai berbagi file, mungkin bisa melakukannya tanpa pelatihan apa pun. Namun sekali lagi, tanpa pelatihan, mungkin tidak akan mengetahui bahaya dari batas 400 karakter yang disebutkan di atas. Gambar 1.14 : Pesan kesalahan URL 400 karakter di SharePoint Online. Atau fakta bahwa memiliki batasan seberapa banyak dapat melakukan sinkronisasi menggunakan klien sinkronisasi OneDrive (jika Anda tidak mengetahuinya, ini adalah 300 ribu file – tautan).
VIII. IMPLIKASI DALAM KEPERAWATAN Kegunaan utama dari sharepoint adalah sebagai tempat yang aman untuk menyimpan, menata, berbagi, dan mengakses informasi dari perangkat apa pun.Yang diperlukan hanya browser web, seperti Microsoft Edge, Internet Explorer,Chrome, atau Firefox. Pada dunia kesehatan khususnya keperawatan sharepointdapat digunakan dalam penyimpanan data-data pasien seperti rekam medik danidentitas pasien. Dalam dunia farmasi sharepoint juga dapat digunakan untuk menyimpan data-data stock obat atau data masa penyimpanan obat. Selain dapat menyimpan file, sharepoint dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengiriman file.
DAFTAR PUSTAKA http://sharepoint.microsoft.com/en- us/Pages/default.aspx diakses tanggal 20 September 2018 http://id.wikipedia.org/wiki/SharePoint diakses tanggal 20 September 2018 Panduan Praktis Sharepoint Server 2010. Ronald Rajaguguk. 2015 Pengantar Pengembangan Sistem Sharepoint 2019. Sony Setiawan. 2016 Step by Step Microsoft Sharepoint Foundation. Olga Londer Setiawan,Sony.2017.Pengantar Pengembangan Sistem SharePoint. Tangerang. Xaverius.Agusto.2018.Paduan Konfigurasi Sistem dan Infrastuktur SharePoint 2010. http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2011-1-00300-I F%202.pdf (24 Maret 2013, 20:22) http://id.prmob.net/microsoft-sharepoint/micosoft-office/micosoftsharep server- 491829.html
LINK MS.SWAY Link : https://sway.office.com/9NkAVjnHEtni3V0y? ref=Link&loc=mysways.