E Book Pengantar Teknologi Informasi

APLIKASI PERKANTORAN

==================================================

MATA KULIAH
PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

Dosen pengampu:
Anang Ardianto,M.Si

Nama :Tuti Mustika Ningrum
Nim :210210402141
Kelas :PBSI C

Aplikasi Perkantoran

Latar belakang aplikasi perkantoran
Aplikasi perkantoran merupakan perangkat lunak atau software khusus yang digunakan

dalam pekerjaan kantor. Aplikasi perkantoran umumnya terdiri dari aplikasi-aplikasi seperti
pengolah kata dan lembar kerja. Dalam dunia kerja, aplikasi perkantoran memang dibutuhkan oleh
para pekerja untuk memudahkan pekerjaan dan mengelola data sehingga setiap pekerja dituntut
untuk wajib mampu mengoperasikan berbagai aplikasi kantor. Aplikasi perkantoran biasanya terdiri
dari aplikasi presentasi, basis dan analisis data, desain grafis, komunikasi (chatting) hingga aplikasi
untuk melakukan absensi. Karir yang baik tentunya harus didukung dengan keterampilan dan
prestasi. Terlebih lagi, era berkembangnya teknologi digital seperti saat ini yang menuntut seluruh
pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan efektif. Sudah tidak ada lagi pekerjaan yang terhambat
oleh hal-hal atau sesuatu yang lain. Untuk mendukung hal tersebut, pekerjaan tentunya juga
didukung dengan penggunaan berbagai aplikasi perkantoran.
Pengertian aplikasi perkantoran

Aplikasi perkantoran merupakan perangkat lunak atau software khusus yang
digunakan dalam pekerjaan kantor. Aplikasi perkantoran umumnya terdiri dari

aplikasi-aplikasi seperti pengolah kata dan lembar kerja. Dalam dunia kerja,
aplikasi perkantoran memang dibutuhkan oleh para pekerja untuk memudahkan
pekerjaan dan mengelola data sehingga setiap pekerja dituntut untuk wajib
mampu mengoperasikan berbagai aplikasi kantor. Aplikasi perkantoran biasanya
terdiri dari aplikasi presentasi, basis dan analisis data, desain grafis, komunikasi
(chatting) hingga aplikasi untuk melakukan absensi. Berikut beberapa aplikasi
yang termasuk ke dalam kategori aplikasi perkantoran

1. Kategori aplikasi perkantoran

A. Polaris Office

Polaris Office merupakan sebuah aplikasi perkantoran yang menyediakan berbagai macam
fitur untuk digunakan dalam melihat, menampilkan, mengedit, serta menyimpan semua jenis
dokumen di mana saja dan kapan saja. Aplikasi Polaris Office ini sangat capable untuk segala
jenis format file seperti DOC/DOCX,HWP,PPT/PPTX,TEXT,XLS/XLSX, dan juga PDF.
Tampilan pada aplikasi ini juga dianggap sebagai tampilan aplikasi yang lebih ramah dan
nyaman untuk digunakan oleh para penggunanya. Aplikasi ini juga menyediakan fitur khusus
yaitu cloud drive dimana drive ini memang hanya diperuntukkan bagi para pengguna aplikasi
Polaris Office itu sendiri.

B. Slack

Slack merupakan aplikasi chatting yang dapat kamu gunakan untuk menunjang kebutuhan
interaksi dan komunikasi sesama karyawan melalui mobile app maupun website.
Aplikasi chatting umumnya memang digunakan oleh hampir semua masyarakat, namun dirasa

kurang efektif untuk membicarakan urusan pekerjaan dan kantor. Oleh karena itu, aplikasi
Slack hadir sebagai solusi untuk mempermudah komunikasi perusahaan secara efektif. Dalam
aplikasi Slack, kamu bisa langsung membuat saluran diskusi, berbagi dokumen, atau
mengoperasikan data yang telah terintegrasi dengan Dropbox, Trello, Google Hangouts, dan
lain sebagainya.

C. Evernote

Dalam pekerjaan kamu juga tentunya membutuhkan aplikasi perkantoran yang mudah
digunakan kapan saja dan dimana saja yaitu Evernote. Aplikasi Evernote ini tentunya sangat
direkomendasikan bagi para pekerja yang tengah sibuk dengan pekerjaan mobile dan perlu
mencatatnya dalam smartphone. Aplikasi Evernote ini memiliki fungsi, seperti
misalnya; notes untuk melengkapi catatan, dan aplikasi ini memiliki banyak fitur lengkap di
dalamnya seperti memberi poin, format font, merekam audio, video, foto, dan lain sebagainya
yang berhubungan dengan aktivitas pekerjaan.

D. Microsoft Office

Microsoft Office dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft. aplikasi sering digunakan untuk
seluruh keperluan yang berhubungan dengan perkantoran. Hingga sekarang masih terus
mengalami perbaikan dengan adanya penambahan fasilitas-fasilitas agar aplikasi tersebut
semakin baik lagi.
Umumnya, beberapa aplikasi turunan dari Microsoft Office yang biasa digunakan dalam
perkantoran adalah Microsoft Office Word, Excel, dan Powerpoint yang tentunya masing-
masing aplikasi memiliki fungsi yang berbeda-beda.

E. WPS Office

WPS Office merupakan sebuah aplikasi perkantoran yang sempat memiliki nama asli Kingsoft
Office sebelum beralih menggunakan nama baru. aplikasi yang memiliki akronim
dari Writer, Presentation, dan juga Spreadsheets, dan menawarkan sebuah fasilitas aplikasi
yang mampu digunakan sebagai pembuka dokumen yang asalnya dari sumber local serta
sebagai sebuah pengakses file local yang telah disimpan dalam storage pengguna. Untuk
masalah keamanan, kamu tak perlu khawatir pasalnya aplikasi WPS Office ini juga memiliki
penyediaan fitur seperti password untuk file-file tertentu yang ingin kamu gunakan. Dengan
demikian, kamu tak perlu khawatir jika ada dokumen yang berisi mengenai privasi.

F. Cam Scanner

Cam Scanner merupakan salah satu aplikasi yang berguna jika kamu ingin memindai sebuah
berkas, scan ID dan cover buku.
Aplikasi ini bekerja dengan kamera pada ponselmu.
Sama seperti pada mesin scan pada umumnya, aplikasi ini mampu memindai dari hardfile
menjadi softfile

G. Office Suite

OfficeSuite adalah aplikasi perkantoran lintas platform yang dikembangkan oleh
MobiSystems.
Ia memiliki versi untuk Android , iOS dan Microsoft Windows (PC) dan menambahkan
kemampuan PDF yang ekstensif untuk kompatibilitasnya dengan format file Microsoft Office
yang paling sering digunakan.
Perangkat lunak ini memiliki lebih dari 220 juta unduhan di Google Play dan merupakan
salah satu aplikasi bisnis Android teratas.

2. Macam Macam microsoft Beserta kekurangan dan
kelebihan

A.Microsoft Word

Salah satu aplikasi yang dikembangkan oleh Microsoft ini memang cukup sering digunakan
seperti saat membuat proposal, surat dan dokumen penting lainnya. Microsoft Word yang
biasanya digunakan pada sistem operasi Windows yaitu Microsoft Office 2003 dan terus
berkembang hingga saat ini. Aplikasi ini memiliki logo berupa huruf W dan dihiasi warna biru.
Kelebihan
• Dilengkapi dengan tools dasar untuk desktop publishing
• Memiliki office button atau tombol bulat yang dapat digunakan untuk mengganti fungsi menu
file.
• Dilengkapi dengan Smartart atau sekumpulan template grafis yang mudah digunakan.
• Dapat menyisipkan gambar ke dalam naskah melalui title bar yang terletak di bagian tengah
atas.

Kekurangan
• Spesifikasi yang dibutuhkan semakin berat
• Banyak fitur yang tidak terpakai
• Perubahan design yang terlalu cepat
• File yang dihasilkan defaultnya berupa .docx dan tidak bisa terbaca oleh Microsoft Word
2003

B. Microsoft Excel

Ini merupakan aplikasi yang digunakan untuk pengolahan angka seperti membuat tabel, jurnal
keuangan, dan sering digunakan oleh para akuntan untuk menuliskan maupun mencatat
pengeluaran serta pemasukan dalam perusahaan.
Kelebihan
• Dapat menampung data yang cukup besar hingga 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1
sheet
• Memiliki format yang paling populer dan flexible
• Dilengkapi dengan program penggunaan rumus yang sangat lengkap
• Terdapat Pivot Table yang akan membuat kerja Anda lebih efektif
Kekurangan
• Memerlukan banyak memori (RAM) dan processor yang besar (CPU)
• Software pengolah data yang berbayar
• Harus membuat rumus lagi ketika kita membuat kolom baru

C. Microsoft Power Point

Aplikasi yang satu ini sering digunakan untuk membuat bahan presentasi dalam
bentuk slide. Ini dapat memudahkan orang-orang untuk mengajar, membuat animasi
sederhana dan masih banyak lagi. Kehadiran Microsoft Powerpoint tentunya sangat
memudahkan dalam membuat presentasi karena dilengkapi dengan fitur dan efek
yang mendukung.
Kelebihan
• Tayangan informasi berupa visual akan lebih mudah dipahami
• Memudahkan peserta dalam memahami informasi yang tersaji
• Dapat dipakai secara berulang-ulang dan sesuai kebutuhan
• Mudah disimpan dalam bentuk data sehingga mudah dibawa ke mana-mana
Kekurangan
• Harus memiliki kemampuan untuk mengoperasikan program ini
• Diperlukan persiapan yang cukup menyita waktu

D. Microsoft Office Access

Micosoft Access memang jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari karena lebih
sering dipakai untuk pengolahan database. Namun, aplikasi ini sangat berguna bagi
mereka yang memiliki usaha kecil dan menengah. Mereka menggunakannya untuk
membuat memo, perancangan fax, membuat desain brosur dan lainnya.
Kelebihan

• Dilengkapi dengan bahasa pemrograman yang mudah
• Mengizinkan pengembangan yang relatif cepat
Kekurangan
• Kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan
• Banyak pengguna yang menggunakan solusi system manajemen basis data bersifat
klien

E. Microsoft Office Outlook

Produk microsoft yang satu ini berupa program personal information manager dari
Microsoft dan merupakan bagian dari suite Microsoft Office. Kebanyakan orang
menggunakan Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook ini untuk mengirim dan
membaca surat elektronik, jadwal kerja, catatan dan membuat jurnal. Microsoft
Outlook Office juga memiliki versi yang lebih kecil yaitu Microsoft Outlook Express.
Kelebihan
• Memungkinkan pengguna untuk melakukan video call dan skype
• Memiliki fitur undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan
• Memiliki tampilan yang user friendly dan bisa disinkronkan dengan smartphone
Kekurangan
• Akun email pribadi dan email outlook tidak bisa terhubung
• Memori penyimpanan untuk versi gratis sangatlah terbatas

F. Microsoft Visio

Aplikasi ini biasanya digunakan untuk pembuatan flowchart, berbagai macam
diagram, brainstorm dan skema jaringan. Ini akan sangat membantu pekerjaan kantor
dalam mengolah data. Microsoft Visio merupakan buatan Visio Corporation yang
kemudian diakuisisi oleh Mircrosoft pada tahun 2000.
Kelebihan
• Cara penggunaannya yang sangat mudah
• Tools yang mudah dipahami
• Memiliki pilihan gambar yang banyak
Kekurangan
• Proses instal yang sangat rumit
• Software yang tidak disediakan dalam versi gratis dan harus membayar
• Kurangnya tutorial seputar visio

G. Microsoft Office Front Page

Microsoft Office Front Page memiliki fitur yang sangat populer yaitu adalah template
web yang otomatis. Template ini mencakup system navigasi otomatis yang mampu

menciptakan tombol-tombol yang dapat dianimasikan. Ini juga merupakan sebuah
program aplikasi editor html dan sebagai alat bantu administrasi situs web.
Kelebihan
• Dilengkapi dengan editor gambar yang langsung terintergrasi dengan tools
• Mampu menampilkan data yang dimiliki oleh Microsoft Office lainnya
• Dapat menampilkan struktur data dan situs web sehingga memudahkan navigasi
terhadap situs web
Kekurangan
• Tidak menyediakan toolbar atau sebuah tombol untuk membuat tabel

3. Macam macam Spreadsheet ( aplikasi pengolah angka)

Aplikasi pengolah angka dalam bahasa inggris disebut Spreadsheet
Program aplikasi pengolah angka dikenal dengan istilah program microsoft Excel.
Menurut I Wayan Warmada, program pengolah angka/ Spreadsheet adalah suatu tabel nilai-nilai
yang disusun dalam baris dan kolom. Setiap nilai dapat memiliki suatu hubungan yang telah
terdefinisi dengan nilaia yang lainnya. jika salah satu nilai diubah, nilai yang lain juga perlu
diubah. program pengolah angka program pengolah angka/ spreadsheet yang memungkinkan
kita untuk membuat lembar kerja secara elektronik. setiap nilai menempati suatu sel sehungga
kita dapat mendefiniskian tipe data dan hubungannya dengan sel lain.

1. Kspread.

Aplikasi ini dalam tahap perkembangan, namun standar spreadsheet sudah bisa digunakan
dalam pengoperasian fungsi matematika dan statistik. Kspread merupakan aplikasi bersifat open
source dan multiplatform.

2. Star Office Calc

Aplikasi ini dikembangkan oleh Sun Microsystem yang bersifat multiplatform. yang memiliki
kelebihan dalam mengklasifikasi data di lembar kerja atau menggunakan grafik dan mengonversi
data dengan aplikasi pengolah angka lainnya. Aplikasi ini juga dapat diopersikan melalui Linux,
Solaris, Unix dan Windows.

3. Open Office Cal

Aplikasi ini cenderung lebih mudah dalam pengoperasiannya serta bisa dibuka melalui sistem
operasi apa saja, sebab aplikasi ini bersifat open souce dan multiplatform.

4. Abacus,

Awalnya aplikasi ini dikembangkan oleh mahasiswa di universitas IST Portugal, dibawah
bimbingan Prof. Arlindo Oliveira. Aplikasi ini hanya membutuhkan memori kecil serta tampilannya
sangat mudah digunakan.

5. Gnumeric,

Aplikasi yang memiliki tampilan GUI yang User Friendly yang dilengkapi dengan menu-menu
dan tombol-tombol toolbar. Aplikasi ini bersifat open source dan multiplatform.

6. XESS,

Aplikas ini di buat oleh AIS (Applied Information system) yang dapat dijalankan oleh sistem
UNIX, Linux, Open VMS dan Windows.

Fungsi paket program pengolah angka

Aplikasi paket program pengolah Angka/ Spreadsheet merupakan aplikasi memudahkan dalam
menyelesaikan pekerjaan, selain itu memiliki fungsi diantaranya:

• Mempermuda dalam membuat tabel data
• Mempermuda dalam mengelola hitungan dengan rumus otomatis
• Membuat grafik
• Perhitungan rumus statistik
• Membantu menyelesaikan pekerjaan seperti: Laporan keuangan, penjualan, daftar gaji

atau akuntansi dan perpajakan, serta berbagai laporan lainnya.

Aplikasi pengolah angka juga memiliki kelebihan dan kekurangan berikut adalah
kekurangan dan kelebihan dari aplikasi pengolah angka atau spreadsheet

KELEBIHAN:

• Memudahkan dalam penggunaan, karena di lengkapi oleh menu dan tombol fungsi
perhitungan yang tersedia.

• Fitur perhitungan yang lengkap.
• Dilengkapi 100 lebih fungsi perhitungan.
• Dalam satu file mampu memuat lembar kerja yang cukup banyak.
KEKURANGAN:

• Akses fungsi tertentu terbatas, seperti fungsi Statistik
• Aplikasi akan berat, apabila penggunaan dalam satu file menggunakan banyak lembar

pekerjaan dan penggunaan fungsi rumus.