Protokol Majlis Rasmi

 Majlis istiadat raja
 Majlis rasmi
 Majlis separa rasmi
 Majlis tidak rasmi

 Majlis Antarabangsa – Persidangan OIC

 Majlis Kebangsaan – Dianggotai oleh negeri

 Majlis Negeri – Anjuran peringkat Negeri oleh
Jabatan Persekutuan – cth: Hari Belia
Peringkat Negeri Perak

 Majlis Daerah : Peringkat Daerah anjuran
Jabatan Persekutuan peringkat
Daerah/Negeri

 Majlis Persekutuan – Anjuran Kerajaan
Persekutuan – Hari Merdeka

 Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri –
Dianjur mengguna sumber kewangan negeri
dan persekutuan

 Majlis Kendalian JK Majlis Rasmi Kerajaan
 Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Negeri
 Majlis Kendalian Kerajaan Negeri
 Majlis Kendalian Kementerian
 Majlis Kendalian Jabatan Negeri

 JK dianggotai dan Dikendalikan oleh Kem
Penerangan, PDRM, ATM, Kewangan, Dewan
Bandaraya KL dan Jabatan Perdana Menteri

 Contoh majlis keraian ialah:-
 Ulangtahun keputeraan/SPB Yang di-Pertuan

Agong
 Lawatan Negara/Sultan Negara Brunei
 Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB

Perdana Menteri

 Arahan Jemaah Menteri/PM
 Urusetia Kementerian/JLM

Contoh Majlis
Perayaan Bulan Kemerdekaan – SPB Yang

Dipertuan Agong
Hari Kanak-Kanak Sedunia – SPB Raja

Permaisuri Agong
Tilawah Quran Peringkat Kebangsaan / YAB PM

 Kendalian di peringkat negeri
 Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan

jabatan persekutuan di negeri mengikut
keperluan pengerusi bersama

 Contoh Majlis:-
 Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-Raja
 Majlis Maulidur Rasul Peringkat Negeri

 Urusetia ialah Kementerian/Jabatan

 Contoh: Hari Polis –PDRM/KDN , Hari Guru –
Kementerian Pelajaran

 Tuan Rumah adalah Ketua Jabatan
Persekutuan di Peringkat Negeri

 Contoh:-
 Hari Guru Negeri Johor
 Hari Pahlawan Negeri Pahang

 Majlis Istiadat
- Melibatkan Ketua Negara,jemputan terdiri

daripada pembesar Negara, acara dibaut
menzahirkan status tetamu kehormat/majlis

 Ciri-ciri seperti kawalan kehormatan,
tembakan, meriam, pengawal tembah dan
pakaian istiadat

 Pengurusan Majlis Kanan:-
 Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM- Pengerusi
 Ketua Protokol Kementerian Luar Negeri – timb Pengerusi

 Ahli:-
 Setiausaha daripada JPM
 PDRM (Pengurusan)
 Kem Pertahanan (Bhg Turus Anggota)
 TKSU Kem Penerangan
 JKR, Wilayah Persekutuan
 Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya

Setiausaha: Bahagian Istiadat, JPM

 Jemputan dan Sambutan
 Kewangan
 Keselamatan dan lalu lintas
 Penginapan
 Kenderaan
 Penyertaan Orang Ramai
 Perhiasan
 Istiadat

 Majlis anjuran Kerajaan,melibatkan
pembesar utama negara dan masyarakat

 Pakaian Lazim adalah suit/baju kebangsaan

 Contoh Majlis:-
 Majlis Maal Hijraj Tahun 2003

• Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat
Pengerusi

• Urusetia
• Jawatankuasa Sambutan
• Jawatankuasa Makanan
• Jawatankuasa Logistik
• Jawatankuasa Media/Perhubungan Awam
• Jawatankuasa Teknikal
• Jawatankuasa Persembahan

 SPB Yang Di Pertuan Agong – 2000 – 3000
 Raja/Yang Di Pertua Negeri – 1500 -2000
 PM/TPM – 1000 – 2000
 MB/KM/Menteri – 500-1000

 Tempoh sesuai adalah selama 90-120 minit
 Majlis bermula jam 8.30 mlm dan tamat

10.30 mlm
 Pembahagian masa:-
 Sambutan : 10 minit
 Persembahan 10-15 minit
 Ucapan : 25-35 minit
 Jamuan: 20-35 min
 Meninggalkan majlis : 5 minit

• Tetamu tiada tempat duduk
• Tempat duduk yang salah
• Juruacara tersasul, tersalah sebut gelaran

dsb
• Dulang atau alas dulang tidak disediakan
• Majlis penerimaa hadiah kelam kabut;

hadiah/cenderahati tiada, penerima
tiada/lambat naik. Hadiah/sijil tidak berada
disusunan yang betul
• Persembahan kelam kabut atau tidak sesuai

• Jemputan : Senarai kehadiran
• Sambutan: Perlantikan LO, tugas-tugas LO
• Tempat duduk: Layout, tagging
• Makanan: jenis-jenis makanan, vege-non vege
• Persembahan: Bersesuaian, jenis-jenis

persembahan
• Hiasan: Bunga, backdrop,
• Media/PR: Jemputan media,teks ucapan,

banner/bunting, gambar, rakaman,bilik sidang
media
• Teknikal Lampu, pembesar suara,persembahan
video/montaj
• Hadiah/Cenderahati: bunga, food basket

 Perlu sediakan beberapa senarai jemputan:-

 Ringkasan setiap senarai jemputan
 Senarai nama
 Senarai keutamaan
 Senarai kehadiran

 Dibuat secara terperinci untuk menentukan
perjalan majlis

 Item perlu ada ialah masa, aktiviti, pegawai
bertanggungjawab, no telefon dan
sebagainya

 Perlu mendapat persetujuan semua

 Dibentangkan kepada semua jawatankuasa
yang terlibat.

 Salinan diberikan kepada ahli jawatankuasa

 Tentukan jumlah kehadiran
 Senarai keutamaan
 Tetamu simpanan jika majlis nampak kosong

 Logo
 Nama Agensi/Jabatan/Kementerian
 Nama Tuan Rumah
 Nama Tetamu dijemput
 No,fax,email RSVP/Orang untuk dihubungi
 Dress code
 Masa/tempat
 Tetamu kehormat

 Sebaik-baiknya perlu mempunyai konsep
sama

 Tidak perlu tulis darjah kebesaran

 Gambar terbaru

 Logo agensi

 Mempunyai nama majlis, tetamu
kehormat,masa,tempat, tarikh dan
sebagainya

 Ringkas dan tidak serabut

 Mudah difahami

Pendaftaran tetamu.

Ciri-ciri penyambut tetamu:

 Kemas, berketrampilan menarik, cekap dan
pantas, kenal tetamu, sabar dan bersikap
toleransi

 Tugas pemyambut tetamu: Kenal tetamu,
semak jadual, semak tempat duduk,beri
maklumat dan jangan duduk ditepi tetamu
ketika tetamu sedang makan

 Jemputan dibuat oleh Urusetia Media/PR

 Press kit yang mempunyai press release,
ucapan dan sebagainya

 Meja disediakan khas untuk media

 Sediakan tempat sidang media yang
sesuai,susunan tempat duduk adalah
mengikut kekananan

 Terdapat dua jenis tagging iaitu am atau
spesifik

 Jika tagging secara spesifik,pastikan nama
dan pangkat adalah betul. Jika tetamu yang
sudah mengesahkan kehadiran tidak hadir,
pastikan tagging itu ditukar/dicabut secepat
mungkin

 Layout/floor plan wajib ada untuk setiap
majlis

 Elok diletakkan di pintu-pintu masuk dewan

 Mudah difahami

Tugas-tugas floor manager:-

 Mengawal perjalanan majlis

 Sebagai rujukan kepada ahli-ahli
jawatankuasa lain

 Hanya seorang floor manager untuk
mengurangkan kekeliruan

 Pastikan makanan yang ditempah boleh dimakan
oleh tetamu kehormat

 Faktor-faktor seperti vege/non vege, allergic
dan sebagainya

 Sebaiknya ada food tasting

 Jika tempoh majlis adalah pendek (seperti majlis
makan tengah hari) elok menempah set dome

 Jika tempoh majlis adalah panjang n(seperti
makan malam) elok menempah course by course
meal seperti chinese set.

 Pastikan course yang dihidangkan selari dengan
perjalanan majlis.

 Dif yang paling utama akan duduk disebelah
kanan tetamu kehormat

 Jemputan tanpa isteri,bermula dengan
kanan, kiri , kanan dan seterusnya

 BIlangan atas pentas:-

 Jemputan tanpa isteri: 3, 5, 7, 9

 Jemputan bersama isteri: 6,8,10

 Wanita tidak duduk dihujung meja

 Meja bulat hendaklah penuh satu bulatan
kecuali meja itu berhadapan dengan meja
tetamu/meja khas/meja diraja

 Tiada kerusi yang membelakangkan meja
utama

 Perlu disesuaikan dengan bentuk acara

 Bentuk-bentuk persembahan dan lagu
seharusnya dimaklumkan kepada urusetia

 Pemilihan artis yang membuat persembahan
perlu dibuat.

 Muzik latar tidak terlalu kuat atau perlahan

 Perlu bersesuaian degan majlis

 Hiasan diatas pentas tidak perlu terlalu
banyak sehingga mengganggu perhatian

 Seharusnya perlu ada tidak lebih daripada 3
atau empat warna untuk bunga yang disusun

 Bunga yang dihadiahkan kepada tetamu perlu
tidak terlalu besar

 Pembesar suara berfungsi dengan baik
 Timing untuk lampu
 Persembahan video mengikut masa

 Hadiah dan cenderahati perlu sesuai dengan
majlis

 Tidak semestinya memberi
hadiah/cenderahati kepada tetamu

 Bunga untuk tetamu kehormat wanita
mestilah didalam saiz yang sesuai

 Mesti ada penyambut hadiah/bunga untuk
tetamu yang datang.

 Gambaran secara menyeluruh tentang acara

 Memperbaiki kelemahan

 Alternatif jika sesuatu acara tidak dapat
dijalankan

 Semua orang mengetahui peranan masing-
masing

 Perjalanan masa.

Hafiz Mustapha
CuteCarry.com
[email protected]
019-3290397

HAFIZ MUSTAPHA
cutecarry.com
Facebook: hafiz mustapha
Fanpage: cutecarry
Twitter: hafiz cutecarry
Keek/Instagram: cutecarry
Email: [email protected]
Phone: 0193290397