Contoh Pengurusan Acara

SENARAI SEMAK

PENGANJURA N
MAJLIS RASMI

SENARAI SEMAK

PENGANJURA N
MAJLIS RASMI

Disusun oleh:

Nurulhana binti Hussain
Jamilah binti Ismail
Dr. Ghazali bin Ismail
Ruziaton binti Jamros

Sharizan binti Abdul Hamid
Zaliyana binti Mohd Hanafiah
Syed Zainal Abidin bin Syed Ahmad

A’zizan bin Said
Mohamad Safie bin Basri

Penyunting:
Hapsah binti Majid (Munsyi Dewan)
Zanariah binti Ibrahim (Munsyi Dewan)

Edisi Pertama, Cetakan Ogos 2018

© Hak Cipta Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu, 2018.
Hak cipta terpelihara. Mana-mana bahagian daripada terbitan ini tidak

dibenarkan diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan
ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat pun, sama ada dengan

cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran
bertulis daripada Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu

terlebih dahulu sekiranya digunakan untuk tujuan perdagangan.

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS BAHASA MELAYU 1
Lembah Pantai, 59990 Kuala Lumpur
Laman sesawang: ipgkbm.moe.edu.my

2 IPGKBM

Kata Alu-aluan Pengarah

Kursus-kursus Pembangunan Profesionalisme
Berterusan (PPB) yang dikendalikan oleh Institut
Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM)
telah dirancang dan dilaksanakan secara kemas dan
tersusun. Hal ini bagi membolehkan penyampaian ilmu
dan kemahiran pedagogi dapat disalurkan dengan
lebih kemas dan terurus kepada peserta kursus yang
terdiri daripada guru-guru dalam perkhidmatan,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

Kursus-kursus PPB dianjurkan bagi membantu guru-guru Bahasa Melayu
mengukuhkan ilmu bukan sahaja dalam bidang pedagogi tetapi juga dalam
kemahiran komunikasi dan pengurusan pendidikan. Dengan adanya kursus-
kursus tersebut, diharapkan guru-guru Bahasa Melayu dapat meningkatkan
profesionalisme keguruan dan menjadi guru yang serba boleh.

Tahniah saya ucapkan kepada Jabatan Perhubungan Awam dan Jalinan
Luar dan Unit Multimedia IPGKBM kerana mengupayakan penerbitan
naskhah kecil ini. Buku ini dapat digunakan sebagai pelengkap kepada
Kursus Protokol dan Penganjuran Majlis Rasmi yang merupakan satu
daripada kursus PPB anjuran Jabatan Perhubungan Awam dan Jalinan Luar
IPGKBM.

Saya percaya buku senarai semak ini dapat memberi manfaat dan
menjadi rujukan serta panduan kepada semua pembaca dan warga pendidik
dalam mengendalikan sesuatu majlis rasmi.

Dr. Maridah binti Alias A.N.S, P.M.C.
Pengarah,
Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu

IPGKBM 23

Pengenalan

Buku kecil Senarai Semak Penganjuran Majlis Rasmi ini disusun
hasil daripada beberapa siri perbincangan antara pensyarah dari
Jabatan Perhubungan Awam dan Jalinan Luar dengan pegawai-pegawai dari
Unit Multimedia, Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM)
berdasarkan kepakaran dan pengalaman yang luas dalam penganjuran
majlis rasmi sama ada pada peringkat kampus, zon, kebangsaan mahupun
pada peringkat antarabangsa.

Buku ini mengandungi senarai jawatankuasa induk dan
jawatankuasa kerja bersama-sama dengan spesifikasi tugasan setiap
jawatankuasa terbabit. Persembahan kandungan buku yang menggunakan
pendekatan senarai semak bertujuan memudahkan pembaca meneliti
keselarasan pembahagian dan perincian tugas setiap jawatankuasa demi
memastikan kelancaran penganjuran sesuatu majlis. Senarai semak ini
disediakan sebagai panduan bagi membantu penyelaras program
melaksanakan perancangan penganjuran majlis rasmi.

Memandangkan senarai semak ini disediakan mengikut konteks
yang lazim di IPGKBM, maka terdapat jawatankuasa yang berlainan daripada
jawatankuasa di sekolah atau di agensi-agensi lain. Oleh yang demikian,
senarai semak ini boleh diubah suai mengikut kesesuaian penganjuran majlis
yang dianjurkan. Namun, pengubahsuaian senarai semak ini tidak dibenarkan
bagi tujuan perdagangan. Buku ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh
sesiapa sahaja yang terlibat dalam penganjuran majlis rasmi.

4 IPGKBM 3

Senarai Semak Penganjuran Majlis Rasmi

PROGRAM:
TARIKH:
MASA:
TEMPAT:
PERASMI:

Bagi majlis berskala besar yang melibatkan peringkat negeri, kebangsaan dan
antarabangsa (contoh: Hari Inovasi Kebangsaan), perlu diwujudkan
jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja. Manakala bagi majlis berskala
sederhana atau kecil (contoh: Hari Inovasi Peringkat Institusi), jawatankuasa
induk dan jawatankuasa kerja boleh disatukan. Bagi satu-satu jawatankuasa
yang besar, jawatankuasa kecil boleh diwujudkan bagi memudahkan
pengurusan majlis.

Jawatankuasa induk: Jawatankuasa kerja:
1. Penaung / Penasihat 1. Pengerusi
2. Pengerusi 2. Timbalan Pengerusi
3. Timbalan pengerusi 3. Penyelaras program
4. Penyelaras program 4. Setiausaha
5. Setiausaha 5. Bendahari
6. Bendahari 6. Urus setia
7. Urus setia 7. Ketua Jawatankuasa Kerja
8. Ahli Jawatankuasa Kerja

Nota: Bagi institusi yang mempunyai pegawai eksekutif kanan dan
pegawai grafik, kedua-dua pemegang jawatan ini dicadangkan untuk
turut disenaraikan sebagai urus setia.

IPGKBM 45

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

1 PENASIHAT

 Mengeluarkan arahan pelaksanaan program
 Menjadi penasihat jawatankuasa induk
2 PENGERUSI

 Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa
 Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada

jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas.
 Membuat keputusan dan bertanggungjawab

menentukan hala tuju program
 Memastikan program yang dirancang dapat

berjalan dengan lancar
3 TIMBALAN PENGERUSI

 Membantu pengerusi dalam melicinkan
perlaksanaan aktiviti.

 Memangku tugas pengerusi semasa
ketiadaannya.

4 PENYELARAS PROGRAM

 Membuat perancangan program

 Menyediakan dan membentangkan kertas kerja
 Memohon kebenaran secara bertulis dan

mendapatkankelulusandaripada pengurusan
tertinggi
 Menetapkan tema dan ciri-ciri berkaitan
(Logo, slogan, warna, dan sebagainya)

 Menubuhkan jawatankuasa kerja

 Menyelaras dan memantau semua
jawatankuasa kerja

5 SETIAUSAHA

 Menyediakan surat lantikan jawatankuasa induk
dan jawatankuasa kerja

 Menyediakan spesifikasi tugasan setiap
jawatankuasa

 Menyedia dan mengurus memo panggilan
mesyuarat

6 IPGKBM 5

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menetapkan tarikh-tarikh mesyuarat
jawatankuasa

 Menetapkan tarikh raptai

 Menyediakan minit mesyuarat
 Menyediakan atur cara keseluruhan program
 Menyediakan atur cara majlis perasmian
 Menyediakan atur cara pentadbiran

 Menguruskan mesyuarat pascaacara
 Menyediakan pelaporan program
6 URUS SETIA

 Membuat tempahan tempat (Bilik mesyuarat,
Dewan, Bilik-bilik khas, Bilik menunggu untuk
tetamu kehormat, Bilik sidang media, Bilik
jamuan)

 Membuat tempahan perkhidmatan audio visual

 Membuat tempahan perkhidmatan mekanikal
dan elektrikal

 Membuat tempahan walkie talkie daripada Unit
Multimedia sekurang-kurangnya dua hari
sebelum tarikh acara

 Mengurus penyediaan alat tulis (jika perlu)

 Menentukan senarai jemputan dan tetamu
kehormat mengikut susunan keutamaan

 Menentukan senarai penerima hadiah / sijil /
cenderamata

 Menyediakan draf surat dan kad jemputan

 Menyediakan surat penghargaan kepada pihak
luar yang terlibat (agensi / penaja)

 Menyediakan pelekat keselamatan
kenderaan (jika perlu)

 Menyediakan buku pelawat dan pen

 Menempah sijil yang diperlukan

IPGKBM 76

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menyediakan / memberi khidmat nasihat Pereka
tentang reka bentuk: grafik

- latar pentas

- kain rentang

- gegantung

- kad jemputan

- bukuprogram

- sijil

- gimik perasmian

- muka surat khas buku pelawat

 Mengurus sebut harga dantempahan

latar pentas, kain rentang, gegantung, kad

jemputan, buku program dan sijil

 Melantik runner / penyampai maklumat untuk

majlis perasmian atau penutupan

 Menyediakan salutasi / senarai sapaan untuk

perasmi, penyampai kata alu-aluan dan

pengacara majlis

7 BENDAHARI

 Memberikan taklimat prosedur kewangan
semasa mesyuarat

 Membuat penyelarasan perbelanjaan semua
jawatankuasa

 Membuat semakan bil tuntutan untuk
pengesahan pembayaran

 Mengurus pembayaran LO kepada
pembekal

 Menyediakan penyata kewangan

 Menyimpan resit dan invois

8 JAWATANKUASA PENGURUSAN 7
ACARA (Floor manager)
 Merancang atur cara pentadbiran dengan
setiausaha
 Menentukan pergerakan tetamu kehormat
semasa di dewan / pentas
 Memberi taklimat kepada tetamu kehormat di
bilik menunggu

8 IPGKBM

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Memastikan perkara berikut disediakan di bilik
menunggu tetamu kehormat

- Buku cenderamata

- Buku tandatangan pelawat dan pen

- Kudapan ringan

 Mengurus raptai sebelum acara

 Memberi taklimat kepada semua jawatankuasa

tentang perjalanan majlis sebelum raptai

bermula

 Memberi taklimat terkini kepada ketua

jawatankuasa satu jam sebelum majlis

sebenar bermula

 Menerima walkie talkie daripada urus setia

 Memastikan semua jawatankuasa
melaksanakan peranan masing-masing
semasa acara berlangsung

9 JAWATANKUASA PENGACARAAN MAJLIS

 Menentukan pengacara majlis
 Menyediakan teks pengacaraan majlis

 Menentukan pembaca doa

 Memastikan teks bacaan doa disediakan sesuai
dengan majlis

 Memastikan salinan skrip pengacaraan
diserahkan kepada urus setia, pengurus acara,
jawatankuasa hadiah dan jawatankuasa teknikal
audio visual

10 JAWATANKUASA JEMPUTAN

 Menyediakan senarai jemputan mengikut
susunan keutamaan dengan kerjasama urus setia

 Mendapatkan alamat lengkap jemputan

 Mendapatkan draf surat jemputan daripada
urus setia

 Menyediakan surat jemputan yang lengkap

 Mendapatkan reka bentuk kad jemputan daripada
urus setia

8
IPGKBM 9

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menentukan ayat pada kad jemputan
 Mendapatkan sebut harga dan menempah

cetakan kad jemputan

 Mengedarkan surat dan kad jemputan
(fax /pos /e-mel)

 Mendapatkan maklum balas pengesahan
kehadiran daripada jemputan

 Menyerahkan senarai nama jemputan yang akan
hadir kepada urus setia

 Menyusun jadualpengangkutan jemputan
(jika perlu)

 Menyusun jadual penginapan jemputan
(jika perlu)

11 JAWATANKUASA TEKS UCAPAN & KATA
ALU-ALUAN
 Menyediakan senarai isi penting setiap ucapan

 Menyediakan teks ucapan Pengarah / wakil
penganjur

 Menyediakan teks ucapan perasmi

 Menyediakan senarai isi penting setiap kata
alu-aluan

 Menyediakan kata alu-aluan Pengarah / wakil
penganjur

 Menyediakan kata alu-aluan perasmi

 Mendapatkan pengesahan semakan teks
daripada Munsyi Dewan / Adiguru / pensyarah
Bahasa Melayu

 Menghubungi pembantu khas tetamu kehormat
(VVIP) untuk semakan dan mendapatkan
kelulusan teks kata alu-aluan atau teks ucapan

12 JAWATANKUASA SAMBUTAN

 Mendapatkan senarai pengesahan kehadiran 9
daripada jawatankuasa jemputan

 Menentukan dan menyediakan gimik sambutan
(kompang / gendang 9/ bunga manggar / bunga
pahar/ sirih junjung/ silat dan sebagainya)

10 IPGKBM

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menyediakan / menempah keperluan sambutan
 Menyediakan petugas sambutan

 Menyelaraskan tempat bertugas petugas
sambutan

 Mengenal pasti tempat duduk tetamu jemputan

 Memberi taklimat kepada petugas sambutan
 Memastikan bilik menunggu untuk tetamu

kehormat dalam keadaan bersih dan selesa.

 Memastikan kemudahan di bilik menunggu
tetamu kehormat disediakan (tisu, minuman,
makanan ringan, buku cenderamata)

 Memastikan buku pelawat dan pen disediakan
di bilik menunggu tetamu kehormat

 Menunjuk arah tempat duduk tetamu jemputan

 Membantu mengedarkan buku / beg cenderamata

 Memastikan tandas tetamu kehormat bersih

 Menyelaraskan komunikasi dengan pengurus
acara menggunakan walkie talkie

13 JAWATANKUASA PEGAWAI PERHUBUNGAN
(LIAISON OFFICER) DAN PROTOKOL

 Mengenal pasti tetamu kehormat

 Menyediakan pasukan pegawai perhubungan

 Mendapatkan pelan pergerakan tetamu
kehormat yang terkini daripada pengurus acara

 Memberi taklimat kepada ahli pasukan tentang
pergerakan tetamu kehormat

 Menentukan pegawai pengiring tetamu
kehormat

 Mengetuai pergerakan tetamu kehormat
mengikut ketetapan pengurus acara

 Mengiringi tetamu kehormat sepanjang majlis
berlangsung hingga majlis berakhir (dari saat
tiba hingga pulang)

IPGKBM 111
0

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Memakai tanda nama dan pakaian yang seragam

 Membantu urus setia menyediakan salutasi
untuk perasmi, penyampai kata alu-aluan dan
pengacara majlis

 Memastikan label tempat duduk tetamu kehormat
di dewan atau di bilik jamuan khas disusun
dengan betul mengikut kekananan.

14 JAWATANKUASA PERSIAPAN TEMPAT DAN
PENTAS

 Menyediakan pelan lantai tempat acara
(dewan, pentas, ruang pameran, bilik-bilik
pertandingan dan bilik-bilik lain mengikut
keperluan acara)

 Menyediakansenaraikelengkapan keperluan
tempat

 Menyusun dan melabel kerusi dan meja
berdasarkan pelan lantai

 Menyusun set sofa tetamu kehormat, meja kopi,
meja sisi, alas meja dan bunga hiasan

 Menyediakan meja hadiah dan rostrum

 Mengurus tempahan hiasan tempat dan pentas
berdasarkan peruntukan yang diperoleh

 Mengurus tuntutan bayaran keperluan hiasan
tempat dan pentas

 Menyusun hiasan tempat dan pentas

 Menetapkan lokasi untuk sistem audio visual.
 Menyediakan meja pendaftaran dan alas meja

15 JAWATANKUASA PENGURUSAN PENTAS
(Stage Manager)

 Berperanan sebagai pengurus pentas dan
bertugas di pentas sepanjang acara berlangsung

 Mengawal selia semua pergerakan di pentas
semasa raptai dan semasa acara
berlangsung

12 IPGKBM 1
1

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Mengambil tindakan segera jika berlaku sesuatu
perkara di luar jangkaan di pentas

 Menunjukkan kedudukan VIP di atas pentas

 Menentukan kedudukan kelengkapan / peralatan
di atas pentas seperti berikut:
- Rostrum VIP di atas pentas sebelah kanan
- Rostrum tuan rumah dan pembaca doa di
atas pentas sebelah kiri
- Rostrum pengacara majlis di sebelah kiri
bawah pentas

 Mendapatkan salinan teks pengacaraan /
atur cara pentadbiran daripada urus setia

 Membuat koordinasi dengan pengurus peserta /
penerima hadiah

16 JAWATANKUASA SERANTA DAN PUBLISITI

 Mendapatkan salinan reka bentuk latar pentas,
kain rentang dan gegantung daripada urus setia

 Mendapatkan sebut harga, menempah,
mendapatkan dan memasang latar pentas, kain
rentang dan gegantung seminggu sebelum acara
serta menurunkannya sehari selepas acara

 Mendapatkan kelulusan memasang dan
menggantung gegantung daripada pihak
berkuasa tempatan jika melibatkan luar premis

 Mengurus hebahan media dan promosi sebulan
sebelum acara

 Menghubungi Unit Komunikasi Korporat
/ Bahagian Khidmat Pengurusan KPM untuk
mendapatkan slot bual bicara televisyen dan
radio

 Menyediakan kenyataan media untuk televisyen
dan radio dengan merujuk kepada urus setia

 Menghubungi dan mengundang media massa
dan media elektronik

 Mengurus sidang media sebelum acara, semasa
acara dan selepas acara

IPGKBM 1123

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Mendapatkankan soalan dan jawapan serta
visual berkaitan untuk slot wawancara

 Mengiringi Pengarah / wakil ke slot wawancara

 Menyediakan kit wartawan (artikel, atur cara
majlis, risalah, pamplet, buku cenderamata, teks
ucapan perasmi dan cenderamata)

 Memastikan bilik sidang media dibuka dan kemas

 Memastikan jamuan khas untuk media disediakan

17 JAWATANKUASA TEKNIKAL AUDIO VISUAL

 Menyediakan keperluan teknikal audio visual

 Mengurus dan mengendalikan sistem audio
visual

 Membuat penyediaan teknikal audio visual
berdasarkan lokasi dan jumlah kehadiran

 Membuat rakaman video dan fotografi (atas
permintaan)

 Menerima dan menayangkan bahan- bahan
persembahan

 Mendapatkan salinan teks pengacaraan / atur
cara pentadbiran daripada urus setia

18 JAWATANKUASA TEKNIKAL MEKANIKAL
DAN ELEKTRIKAL

 Memastikan segala keperluan mekanikal dan
elektrikal sesuai disediakan, mencukupi dan
berfungsi dengan baik

 Menyediakan jadual penolong jurutera bertugas
sebelum dan semasa acara

19 JAWATANKUASA PENGURUSAN PESERTA /
PENERIMA HADIAH

 Mendapatkan senarai nama penerima hadiah
daripada urus setia

 Memberi taklimat kepada penerima hadiah
tentang tatacara menerima hadiah

14 IPGKBM 1
0

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Memastikan tempat duduk penerima hadiah
disediakan.

 Membariskan penerima hadiah mengikut
susunan yang akan diumumkan oleh pengacara

 Memastikan ada wakil penerima jika penerima
tidak dapat naik ke pentas

 Menyelaras susunan penerima hadiah dengan
jawatankuasa hadiah dan pengacara majlis

20 JAWATANKUASA PERSEMBAHAN

 Menentukan jenis, bentuk, tempoh dan bilangan
persembahan

 Menguruskan latihan persembahan dan kostum

 Menyediakan dan menguruskan alat muzik
untuk persembahan

 Menyelaraskan sistem bunyi dan cahaya

 Memastikan semua yang terlibat dalam
persembahan hadir semasa raptai

 Menguruskan undangan dan bayaran artis
jemputan (jika berkenaan)

21 JAWATANKUASA BUKU CENDERAMATA

 Menyediakan draf kandungan buku cenderamata

 Memastikan buku cenderamata mengandungi:
- Kata alu-aluan wakil penganjur (jika perlu)
- Kata alu-aluan Pengarah IPGKBM
- Kata alu-aluan perasmi
- Senarai nama JK Induk & JK Pelaksana
- Atur cara majlis
- Objektif program
- Latar belakang program
- Senarai penerima anugerah (jika berkenaan)
- Senarai penghargaan / penaja program
- Lain-lain kandungan yang berkaitan dengan
acara

1
IPGKBM 115

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Mendapatkan sebut harga buku cenderamata

 Menguruskan cetakan dan tuntutan bayaran
buku cenderamata

 Menyediakan petugas untuk edaran buku
cenderamata kepada tetamu kehormat

 Menyediakan hiasan untuk buku cenderamata
tetamu kehormat

 Menyerahkan buku cenderamata kepada
Jawatankuasa pendaftaran untuk edaran

22 JAWATANKUASA HADIAH, CENDERAMATA
DAN PENYAMPAIAN SIJIL

 Menentukan bentuk hadiah dan cenderamata
yang diperlukan

 Mendapatkan sebut harga hadiah dan
cenderamata

 Mendapatkan bilangan hadiah, cenderamata dan
sijil yang diperlukan daripada urus setia

 Menguruskan tempahan hadiah, cenderamata
dan sijil mengikut bilangan penerima

 Mendapatkan hadiah dan cenderamta daripada
pembekal

 Memastikan meja hadiah disediakan di bahagian
tepi pentas

 Menyediakan peralatan penyampaian hadiah
yang mencukupi
(dulang, alas dulang, troli, alas meja hadiah)

 Menyediakan petugas penyampaian hadiah,
cenderamata dan sijil

 Mendapatkan senarai nama dan nombor kad
pengenalan penerima sijil

 Menguruskan cetakan sijil

 Mendapatkan salinan teks pengacaraan / atur
cara pentadbiran daripada urus setia

16 IPGKBM 1
2

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS
23 JAWATANKUASA PENDAFTARAN

 Menyediakan kelengkapan pendaftaran
 Mendapatkan senarai akhir jemputan / peserta

daripada urus setia

 Menyediakan alat tulis untuk pendaftaran

 Menyediakan label pada meja pendaftaran

 Mengedarkan bahan-bahan yang berkaitan
dengan acara (buku cenderamata,
borang penilaian, tag nama, cenderamata
dan sebagainya)

 Memaklumkan dan menyerahkan senarai
kehadiran kepada urus setia.

24 JAWATANKUASA MAKANAN & JAMUAN

 Menentukan menu (termasuk menu ‘vegetarian’)

 Memilih pembekal yang sesuai dan harga 1
berpatutan IPGKBM 137

 Mendapatkan sebut harga menu dan membuat
tempahan

 Menentukan jenis hidangan (hidang/ buffet /
bungkus)

 Memastikan hidangan tersedia di bilik jamuan
30 minit sebelum waktu makan

 Memastikan makanan mencukupi dan
dihidangkan dengan kemas

 Memastikan kebersihan tempat dan persekitaran

 Memastikan proses menjamu tetamu kehormat
mengikut tertib.

 Memastikan meja makan VIP dalam keadaan
yang sempurna

 Menyediakan air dan gelas di set sofa tetamu
kehormat dan rostrum

 Memastikan jamuan ringan tetamu kehormat
disediakan di bilik menunggu

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Memastikan pramusaji bertugas di bilik tetamu 1
kehormat 4

 Menyelaraskanpenyediaan bilik-bilik jamuan

 Memastikan jamuan untuk petugas media
disediakan

 Memastikan label tunjuk arah ke bilik jamuan
disediakan

 Memastikan label di meja jamuan tetamu
kehormat disediakan

 Memastikan kebersihan dan susun atur bilik-bilik
jamuan kembali seperti asal selepas habis
acara

 Menguruskan tuntutan pembayaran jamuan

25 JAWATANKUASA KENDERAAN DAN
PENGANGKUTAN
 Menyediakan senaraikeperluan kenderaan
 Membuat tempahan kenderaan

 Membuat permohonan kenderaan daripada IPG
/institusi berdekatan.

 Menyusun atur jadual penggunaan kenderaan

 Menyusun atur pengangkutan untuk tetamu
kehormat, peserta dan petugas.

26 JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN
LALULINTAS
 Menyediakan pandu arah jalan ke tempat majlis

 Menyediakan label parkir tetamu kehormat

 Mendapatkan bantuanpengawal keselamatan /
badan beruniform / RELA

 Mengawal keselamatan lalu lintas sepanjang
acara berlangsung

 Membantu urus setia mengedarkan pelekat
keselamatan kenderaan

 Menempah perkhidmatan ambulans (jika perlu)

18 IPGKBM

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menyediakan peralatan/ peti pertolongan cemas

 Memastikan ruang rehat untuk pesakit dalam
keadaan sempurna

27 JAWATANKUASA PENGINAPAN (JIKA PERLU)

 Mendapatkan senarai nama tetamu / peserta /
petugas yang memerlukan penginapan daripada
urus setia

 Menyediakan maklumat pemilihan penginapan

 Membuat tempahan penginapan tetamu,
petugas, peserta / pegawai pengiring

 Membuat penyelarasan dengan jawatankuasa
pengangkutan

 Menguruskan pendaftaran masuk dan keluar
bilik penginapan

 Menguruskan sebut harga, tuntutan &
pembayaran

28 JAWATANKUASA PAMERAN
(JIKA BERKAITAN)
 Mendapatkan pelan lantai untuk ruang pameran
daripada jawatankuasa persediaan tempat
 Menentukan susun atur ruang pameran

 Menyediakan senarai keperluan kelengkapan
pameran

 Menyusun kelengkapan pameran

 Mendapatkan sebut harga sewaan reruai
pameran (sekiranya ada peruntukan)

 Membuat tempahan reruai pameran

 Mendapatkan senarai agensi / syarikat pempamer

 Menyediakan kelengkapan tambahan untuk
pempamer (meja / kerusi tambahan jika perlu)

 Memastikan ruang pameran bersih dan kembali
kepada keadaan asal sehari selepas acara.

 Menguruskan tuntutan bayaran reruai pameran

1
IPGKBM 159

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

29 JAWATANKUASA GERAI JUALAN
(JIKA BERKAITAN)
 Mendapatkan pelan lantai untuk gerai jualan
daripada jawatankuasa persediaan tempat

 Menyusun perabot / kelengkapan gerai jualan

 Menentukan jenis gerai dan barang jualan
 Mendapatkan penyewa gerai

 Menentukan kadar sewa tapak gerai
 Memastikan bayaran sewa diserahkan kepada

bendahari dan resit diserahkan kepada penyewa
 Memastikan tempat-tempat acara dalam

keadaan bersih sebelum dan selepas acara

30 JAWATANKUASA PENAJAAN

 Menyediakan senarai keperluan bagi
mendapatkan sumbangan daripada penaja.

 Menyediakan senarai nama individu / syarikat
yang berpotensi untuk menjadi penaja.

 Menyediakan surat permohonan penajaan yang
telah ditandatangani oleh Pengarah

 Mengedarkan surat permohonan penajaan
(lampirkan kertas cadangan jika perlu) kepada
individu /syarikat yang telah disenarai pendek

 Membuat tindakan susulan kepada
permohonan penajaan yang dihantar

 Menyerahkan semua barang tajaan yang
diperoleh kepada urus setia

31 JAWATANKUASA PENGURUSAN
PERTANDINGAN (JIKA BERKAITAN)

 Menyediakan format dan syarat-syarat
pertandingan terkini

 Menyediakan, mengedarkandan mendapatkan
semula borang penyertaan pertandingan

20 IPGKBM 1
6

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Menyediakan jadual pertandingan

 Menguruskan undian giliran pertandingan

 Menyediakan borang-borang pertandingan

 Menyediakan pembantu pertandingan (boleh
minta bantuan pelajar)

 Menyediakan penjaga masa, pengacara
pertandingan dan jadual tugasan mereka

 Memastikan persiapan tempat dan teknikal bagi
pertandingan disediakan

 Memberikan taklimat kepada peserta / pengurus
pasukan

 Memastikan bilik urus setia pertandingan
disediakan

 Memberikan taklimat penggunaan
borang- borang pertandingan kepada ketua
pasukan dan runner

 Menyediakan dan mengumumkan senarai
peserta yang layak ke pusingan seterusnya

 Menyerahkan borang keputusan pertandingan
akhir kepada urus setia / pengurus acara

 Menyimpan dan merekod keputusan
pertandingan

 Mengurus tuntutan perjalanan, penginapan,
makan, minum dan cenderamata hakim
pertandingan

32 JAWATANKUASA PENGHAKIMAN

 Menyediakan format pemarkahan yang standard

 Mengenal pasti dan melantik hakim mengikut bidang

 Memastikan juri rayuan dilantik jika perlu

 Memastikan surat undangan hakim disediakan
dan diedarkan

 Mendapatkan pengesahan penerimaan lantikan
hakim-hakim pertandingan

1
IPGKBM 271

BIL SPESIFIKASI TUGASAN TINDAKAN STATUS

 Memastikan bilik perbincangan hakim
pertandingan disediakan

 Memberikan taklimat penyelarasan kepada hakim

 Menyediakan jadual giliran hakim pertandingan

 Menyediakan borang-borang penghakiman dan
alat tulis

 Menyusun sesi penghakiman secara bersilang untuk
memastikan kesahihan markah

 Menyerahkan keputusan penghakiman kepada
jawatankuasa pertandingan

 Menyelaraskan pemberian cenderamata dan sijil
kepada hakim

 Menguruskan ulasan dan pelaporan hakim semasa
majis perasmian penutupan

1
8

22 IPGKBM

Penutup

Senarai semak ini boleh digunakan sebagai panduan pelaksanaan sesuatu majlis /
program yang sistematik. Sebarang pengubahsuaian tertakluk kepada keperluan dan
kesesuaian sesebuah organisasi.

1
IPGKBM 239

Catatan

24 IPGKBM 2
1
0