KOD DAN NAMA PROGRAM / PROGRAM’S CODE & NAME N821-001-3:2020 PENGURUSAN PEJABAT TAHAP / LEVEL L3 NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI / COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE N821-001-3:2020-C05 OFFICE LOGISTIC HANDLING NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA / WORK ACTIVITIES NO. AND STATEMENT 1. Arrange staff travel and accommodation. 2. Coordinate dispatch assignment. 3. Coordinate meetings/ event arrangement. 4. Record logistic handling activities. NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/3) Muka Surat / Page : 1 Drpd / of : 11 TAJUK/TITLE: PENGENALAN PENGURUSAN PERJALANAN & PENGINAPAN KAKITANGAN TUJUAN/PURPOSE: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang, jenis tujuan perjalanan kakitangan, proses perjalanan kakitangan, jenisjenis dokumen perjalanan kakitangan dan garis panduan logistik hijau Asia KERTAS PENERANGAN ( INFORMATION SHEET )
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 2 Drpd / of: 11 PENERANGAN/INFORMATION: Majikan membelanjakan banyak wang dan masa untuk mengambil, memilih dan mengadakan induksi untuk pekerja. Mereka pastikan bahawa mereka mematuhi undangundang pekerjaan, tetapi mereka gagal untuk menyediakan tempat kerja yang selamat. Pekerja mungkin maut akibat kemalangan tersebut. Pegawai sumber manusia perlu maklumkan kepada keluarga pekerja bahawa dia terlibat dalam kemalangan maut, mungkin ini ialah satu tugas yang tersangat susah yang akan dihadapi oleh seorang pegawai sumber manusia. 1. POLISI DAN PERATURAN SYARIKAT 1.1 Definis polisi i. Merupakan pelan, kursus tindakan dan prinsip panduan dalam sebuah organisasi atau perniagaan yang mempengaruhi dan menentukan keputusan, tindakan dan perkara-perkara lain dalam melaksanakan operasi syarikat. 1.2 Tujuan polisi keselamatan diwujudkan adalah :- i. Mengelakkan perkara-perkara buruk dari berlaku. ii. Untuk mendisiplinkan masyarakat di dalam sesebuah organisasi/ jabatan. iii. Membimbing masyarakat sesebuah organisasi/ jabatan mengikut peraturan yang telah ditetapkan untuk menjayakan matlamat organisasi. 1.3 Faedah mematuhi polisi dan peraturan syarikat i. Setiap syarikat mempunyai peraturan yang tersendiri. Antara faedah ketika mematuhi polisi dan peraturan syarikat yang telah di tetapkan ialah :- a) Persekitaran kerja yang selamat, sihat dan tanpa memberi gangguan kepada kakitangan yang lain.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 3 Drpd / of: 11 b) Memberikan garis panduan untuk bertindak, dimana ia telah dirangka khas dan diteliti oleh pihak-pihak yang berkenaan supaya dapat difahami dan diikuti oleh semua kakitangan. c) Memastikan tempat kerja yang selamat dan selesa dengan menetapkan pelbagai prosedur untuk membendung gangguan terhadap kakitangan di tempat kerja dan menyediakan mekanisma efektif bagi menghentikan pelbagai gangguan. d) Mendidik semua kakitangan untuk menyedari bahawa gangguan ditempat kerja adalah amalan yang merendahkan martabat yang melibatkan penghinaan besar ke atas maruah seseorang. e) Pernyataan larangan, bentuk-bentuk gangguan yang terdapat di dalam prosedur yang terlibat dalam menangani aduan gangguan adalah menjadi tanggungjawab kakitangan, Ketua Bahagian, Bahagian Sumber Manusia dan Ketua Pegawai Eksekutif. 1.4 Kesan dan akibat tidak mematuhi polisi dan prosedur syarikat i. Pelbagai unsur negatif akan timbul seperti kelakuan yang tidak baik akan timbul sesama kakitangan seperti ugutan dan serangan secara lisan atau bertulis,kata-kata hinaan, atau bahasa-bahasa yang kesat akan di keluarkan secara sengaja ataupun secara tidak disedari oleh setiap kakitangan yang melanggar polisi atau prosedur syarikat tersebut. ii. Jika seseorang itu tidak mematuhi setiap polisi atau prosedur hendaklah menjelaskan dengan lebih terperinci mengenai masalah yang dihadapi olehnya. Contohnya, seseorang yang selalu datang lambat ke pejabat, tidak berpakaian kemas, dan banyak lagi.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 4 Drpd / of: 11 1.5 Peraturan yang perlu ada dalam sesebuah syarikat i. Prosedur Pengendalian Peralatan Syarikat. Contohnya, Surat keluar dan masuk syarikat, pengendalian emel syarikat, mesin fotostat syarikat, dan banyak lagi. ii. Permintaan terhadap fail – Bergantung dengan jenis fail seperti Fail sulit atau fail terbuka. iii. Etika berpakaian semasa waktu pejabat. iv. Kehadiran kakitangan. v. Peraturan bertugas diluar pejabat. vi. Prosedur permohonan Gambarajah 1 : Contoh Polisi Keselamatan
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 5 Drpd / of: 11 2 PENTADBIRAN DOKUMENTASI PEROLEHAN a. Kebanyakkan dokumen-dokumen perolehan senang dibuat. Berikut adalah butirbutir perolehan :- Jenis Dokumen Urus niaga Surat tanya 1. Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan maklumat barang-barang yang hendak dibeli. 2. Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara pembekalan, diskaun dan cara pembayaran. Sebut Harga 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan kepada surat tanya. 2. Maklumat yang diberi; harga barang yang hendak dibeli, syarat penghantaran dan pembayaran. Katalog 1. Penjual hantar bersama dengan sebut harga. 2. Senarai harga bagi semua barang yang dibekalkan oleh penjual. Nota pesanan atau Pesanan belian 1. Dihantar oleh pembeli kepada penjual yang mengandungi maklumat tentang barang yang hendak dibeli. 2. Maklumat yang perlu ada; jenis barang, jenama, kuantiti, harga, syarat serahan, syarat pembayaran dan kadar diskaun. Nota serahan 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama-sama dengan barang. 2. Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan sebagai perakuan bahawa barang-barang telah dihantar dengan selamat.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 6 Drpd / of: 11 3. Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak dinyatakan. Penyata Akaun 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli. 2. Nota makluman dan peringatan kepada penghutang yang dihantar setiap akhir bulan. 3. Maklumat terdiri daripada baki hutang pada awal bulan, jumlah jualan, pulangan, bayaran dan baki hutang akhir bulan yang perlu dijelaskan. Invois 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila penjual membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset secara kredit. 2. Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh urus niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat serahan dan bayaran dan K. & K. di K. 3. Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli dan salinan pendua disimpan oleh penjual. Nota Kredit 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli bahawa hutangnya akan dikurangkan (akaun dikreditkan) 2. Dihantar disebabkan oleh :- a. Terdapat pulangan barang yang rosak, salah jenama atau tidak berkualiti. b. Bayaran yang dikenakan terlebih daripada harga sepatutnya. c. Terdapat pulangan bekas kosong yang telah dikenakan bayaran dalam invois. d. Jumlah hutang terlebih kerana salah pengiraan.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 7 Drpd / of: 11 e. Pembeli diberi elaun atau komisen. Nota Debit (Invois tambahan) 1. Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila bayaran yang dikenakan dalam invois terkurang. 2. Akaun pembeli akan didebitkan untuk menambahkan harga pada invois (hutang bertambah). 3. Digunakan apabila :- a. Ada ketinggalan catatan dalam invois (kos angkutan) b. Bayaran yang dikenakan terkurang c. Faedah dikenakan ke atas bayaran lewat oleh pembeli d. Jumlah hutang terkurang (kesilapan pengiraan) e. Bayaran tambahan (pertukaran barang) Resit 1. Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran daripada pembeli. 2. Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat. Cek atau keratan cek 1. Cek digunakan untuk membuat pembayaran. 2. Keratan cek digunakan sebagai rujukan dan sumber rekod. Baucar 1. Dokumen dalaman yang disediakan oleh peniaga untuk merekodkan segala jenis pembayaran. 2. Bukti pembayaran telah dibuat. Bil Tunai / Slip Daftar Tunai 1. Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi pembayaran untuk belian barang niaga dengan wang tunai atau cek. 2. Bukti bagi aset yang dibeli secara tunai atau perkhidmatan yang dibuat secara tunai. Makluman Debit 1. Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 8 Drpd / of: 11 2. Memaklumkan akaun pemilik telah didebitkan (dikurangkan) dengan satu jumlah tertentu berserta dengan sebab. Makluman Kredit 1. Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank. 2. Memaklumkan akaun pemilik telah dikreditkan (ditambahkan) dengan satu jumlah tertentu berserta dengan sebab. Memo 1. Digunakan untuk merekod pengeluaran barang niaga atau wang untuk kegunaan peribadi atau kegunaan perniagaan atau memasukkan modal tambahan dalam perniagaan. Borang Wang Masuk / Slip Bank 1. Borang yang dikeluarkan oleh bank untuk merekod urus niaga menyimpan atau mengeluarkan wang oleh pelanggan.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 9 Drpd / of: 11 3DEFINISI PERKHIDMATAN (SERVICE) & PEMBEKAL PERKHIDMATAN (SERVICE PROVIDER) a. Perkhidmatan adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti antara pembekal dengan pelanggan dan aktiviti dalaman pembekal untuk memenuhi kehendak pelanggan. b. Pembekal adalah agensi yang menyediakan produk atau perkhidmatan untuk pelanggan. c. Pembekal Perkhidmatan (Service Provider) ialah seorang yang telah berkemahiran dan pengetahuan membolehkan mereka untuk mengambil tanggungjawab untuk menyampaikan keperluan dan jangkaan pelangganpelanggan. d. Dalam konteks perkhidmatan awam, pembekal merujuk kepada agensi-agensi kerajaan. Contohnya, Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran Negeri, Institut Pendidi kan Guru dan lain-lain. .
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 10 Drpd / of: 11 Asian green logistic guidelines
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(1/1) Muka Surat / Page : 11 Drpd / of: 11 RUJUKAN/REFERENCE 1. John Harrison, 10th edition, 1996, Secretarial Duties, ISBN 9780582278448 2. Josephine Shaw, 2nd edition 1984, Administration in Business, ISBN 0712101861 3. Nicholas Symmonds, Nick Symmonds, 2003, Data Entry and Validation, ISBN 9781590591086 4. Estelle Belle Hunter, 2010, Office Administration for organizations supervising, ISBN 1146982763 5. Pattie Odgers, 2005, Administrative Office Management, ISBN 9780538438575
KOD DAN NAMA PROGRAM / PROGRAM’S CODE & NAME N821-001-3:2020 PENGURUSAN PEJABAT TAHAP / LEVEL L3 NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI / COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE N821-001-3:2020-C05 OFFICE LOGISTIC HANDLING NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJA / WORK ACTIVITIES NO. AND STATEMENT 1. ARRANGE STAFF TRAVEL AND ACCOMMODATION. 2. COORDINATE DISPATCH ASSIGNMENT. 3. COORDINATE MEETINGS/ EVENT ARRANGEMENT. 4. RECORD LOGISTIC HANDLING ACTIVITIES. NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/3) Muka Surat / Page : 1 Drpd / of : 32 TAJUK/TITLE: MENYELARAS TUGAS PENGHANTARAN DAN PENGURUSAN MESYUARAT / ACARA TUJUAN/PURPOSE: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang, jenis tugas penghantaran, prosedur penyerahan tugas, dokumen tugasan penghantaran, jenis mesyuarat pejabat / acara, prosedur mesyuarat pejabat / acara, jenis dokumen mesyuarat pejabat / acara dan prosedur panggilan persidangan video KERTAS PENERANGAN ( INFORMATION SHEET )
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 2 Drpd / of: 32 PENERANGAN/INFORMATION: 1. DEFINISI MESYUARAT 1.1 Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesebuah pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah yang berbangkit. 1.2 Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberi maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. 1.3 Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butiran percakapan akan direkodkan untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. 2. JENIS-JENIS MESYUARAT 2.1 Terdapat tiga (3) jenis mesyuarat dalam perniagaan iaitu mesyuarat tidak formal, mesyuarat formal dan mesyuarat multinasional. 2.1.1 Mesyuarat tidak formal a) Mesyuarat ini sering digunakan dalam syarikat yang melibatkan pekerja-pekerja syarikat. b) Mesyuarat ini sering diadakan sebagai mesyuarat jawatankuasa yang membincangkan tentang topik tertentu atau kebimbangan dan isu-isu yang sedang berlangsung. c) Pekerja dengan pelanggan juga boleh melibatkan mesyuarat kecil dan tidak formal ini.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 3 Drpd / of: 32 d) Namun, mesyuarat ini lebih formal daripada mesyuarat dengan pekerja-pekerja terutamanya mesyuarat untuk mengikat kontrak syarikat bersama pelanggan. 2.1.2 Mesyuarat formal a) Mesyuarat formal atau mesyuarat rasmi kebiasaannya mengikut turutan tertentu dalam perniagaan, dan melibatkan hadirin yang tertentu, dan memerlukan beberapa persiapan. b) Mesyuarat formal ditetapkan oleh organisasi pada masa yang spesifik iaitu setiap minggu atau setiap bulan. c) Mesyuarat formal yang lain seperti persidangan atau mesyuarat jualan tahunan akan dirancang dalam jangka masa yang lama bagi memastikan kelancaran mesyuarat tersebut. d) Kebiasaannya, persediaan mesyuarat formal ini melibatkan rancangan yang terperinci, bahan yang mencukupi, tindakan susulan bagi memastikan kelancaran mesyuarat. e) Dalam mesyuarat rasmi terdapat empat (4) jenis mesyuarat yang sering dijalankan oleh sesebuah organisasi iaitu :- i. Mesyuarat agung Mesyuarat ini diadakan sekali setahun setelah berakhirnya tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 hari. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. Tujuan mesyuarat ini adalah untuk membentangkan laporan tahunan, meluluskan penyata kira-kira, merancangkan aktiviti tahunan berikutnya, memilih ahli-ahli jawatankuasa baru dan meluluskan sesuatu usul. ii. Mesyuarat tergempar
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 4 Drpd / of: 32 Mesyuarat ini merupakan sub mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat khas yang membincangkan hanya satu agenda sahaja. Tujuan mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Kehadiran ahli bergantung kepada pelembagaan. iii. Mesyuarat luar biasa Mesyuarat ini jarang berlaku dalam organisasi, mesyuarat ini diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara. Sebagai contoh, membubarkan jawatankuasa dan memilih jawatankuasa baru. Notis mesyuarat kebiasaannya 48 jam sebelum mesyuarat berlagsung. Kehadiran ahli bergantung kepada pelembangaan tetapi korum mesyuarat agung boleh diterima pakai iaitu dua per tiga ahli. iv. Mesyuarat jawatankuasa Mesyuarat jawatankuasa merupakan mesyuarat yang sering diadakan oleh persatuan atau lembaga bagi menjalankan atau menggerakkan aktiviti syarikat. Notis yang diperlukan sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung. Korum kehadiran kebiasaannya dua per tiga daripada ahli. Tujuan mesyuarat ini diadakan untuk membincang, merancang, dan mengendalikan sesuatu projek syarikat.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 5 Drpd / of: 32 2.1.3 Mesyuarat multinasional a) Mesyuarat multinasional adalah untuk bilangan hadiran yang besar dan merupakan mesyuarat yang sangat formal dan memerlukan perancangan jangka masa panjang dan persediaan yang sangat terperinci. b) Bahasa antarabangsa dan etika perniagaan, perbezaan masa dan penyelesaian masalah teknologi adalah sangat penting dan kritikal bagi penyelaras mesyuarat ini. c) Peranan sebagai penyelaras mesyuarat boleh melibatkan pelbagai perkara termasuklah menyediakan peralatan, hotel penginapan dan lain-lain. JENIS MESYUARAT KEKERAPAN KEHADIRAN NOTIS TUJUAN Mesyuarat Agung Setahun sekali Semua ahli 14 hari Pembentangan laporan tahunan Mesyuarat Tergempar Jarang Bergantung Tiba-tiba Membuat keputusan segera Mesyuarat luar biasa Jarang Korum 2/3 48 Jam Mendapatkan persetujuan ahli dalam sesuatu perkara Mesyuarat jawatankuasa Kerap Korum 2/3 48 Jam Mengendalikan sesuatu projek
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 6 Drpd / of: 32 2.2 Perbezaan antara jenis mesyuarat JENIS MESYUARAT BILANGAN HADIRI PERSEDIAAN JANGKA MASA PERANCANGAN CONTOH Tidak Formal Kumpulan kecil Persediaan yang sedikit Singkat Mesyuarat AJK Formal Hadiri tertentu Terperinci Panjang Mesyuarat tahunan Multinasional Kumpulan besar Sangat terperinci Sangat panjang Persidangan antara negara 3. PROSEDUR MESYUARAT 3.1 Mesyuarat mempunyai tatacara yang perlu diikuti bagi memastikan perjalanan mesyuarat lebih lancar dan berkesan. 3.2 Berikut merupakan tatacara mesyuarat :- 1) Menentukan agenda, tarikh, masa, dan tempat mesyuarat. 2) Membuat tempahan bilik mesyuarat 3) Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan 4) Menghantar surat jemputan mesyuarat 5) Menyediakan agenda mesyuarat 6) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat 7) Menentukan kehadiran 8) Perbincangan pra mesyuarat 9) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat PRA - MESYUARAT
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 7 Drpd / of: 32 10) Menentukan agenda, tarikh, masa, dan tempat mesyuarat. 11) Membuat tempahan bilik mesyuarat 12) Menyediakan kerja kerja untuk perbincangan 13) Menghantar surat jemputan mesyuarat 14) Menyediakan agenda mesyuarat 15) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat 16) Menentukan kehadiran 17) Perbincangan pra mesyuarat 18) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat PRA - MESYUARAT 1) Catat minit mesyuarat 2) Senarai kehadiran mesyuarat 3) Perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat 4) Keputusan yang dibuat 5) Tindakan susulan yang perlu diambil SEMASA MESYUARAT
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 8 Drpd / of: 32 1) Penyediaan minit 2) Format minit mesyuarat 3) Susunan nama ahli-ahli mesyuarat 4) Catatan perbincangan 5) Pengesahan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat 6) Laporan maklumbalas oleh Urusetia 7) Menentukan format maklumbalas oleh Kementerian/ Jabatan 8) Penyediaan laporan maklumbalas oleh Kementerian atau Jabatan bertanggungjawab SELEPAS MESYUARAT
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 9 Drpd / of: 32 4. BUTIRAN MESYUARAT 4.1 Butiran yang perlu ada dalam sesuatu mesyuarat seperti berikut :- 4.1.1 Agenda mesyuarat a) Agenda mesyuarat merupakan kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. b) Perkara yang diperlukan dalam agenda mesyuarat adalah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lepas, perkara-perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain dan penutup. c) Terdapat empat bentuk agenda mesyuarat iaitu :- i. Bentuk Rangka – Paling lazim tajuk sahaja ii. Bentuk Lengkap – Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan iii. Bentuk Salinan Pengerusi – Perlu lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya iv. Bentuk Salinan Setiausaha - Perlu sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 10 Drpd / of: 32 Kertas Kerja a) Penyediaan kertas kerja disediakan sebelum tempoh mesyuarat. b) Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat dijalankan, bilangan salinan kertas kerja perlu ditentukan dan perlu menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat. 4.1.3 Bilik Mesyuarat a) Penyediaan bilik mesyuarat perlu disediakan sebelum berlangsungnya mesyuarat. b) Oleh itu, tempat mesyuarat perlu ditentukan terlebih dahulu dan tempahan bilik mesyuarat boleh dilaksanakan. c) Tempahan adalah secara bertulis. Dalam tempahan tersebut nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan perlu dinyatakan. 4.1.4 Senarai Kehadiran a) Jemputan mesyuarat perlu dibuat bagi membuat senarai kehadiran ahli ke mesyuarat. b) Jemputan mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurangnya 10 hari berkerja sebelum mesyuarat. c) Dalam jemputan mesyuarat perlu mempunyai :- i. Nama mesyuarat
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 11 Drpd / of: 32 ii. Tarikh dan Tempat iii. Nama pengerusi iv. Agenda v. Masa mula vi. Masa dijangka tamat Gambarajah 1 : Contoh Surat Jemputan Mesyuarat
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 12 Drpd / of: 32 4.1.5 Minit Mesyuarat a) Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. b) Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat diambil tindakan susulan. c) Setiausha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap mesyuarat. Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung tahunan. d) Minit tidak perlu dicatat dalam sesuatu mesyuarat awam, perdebatan atau perbincangan. e) Beberapa cara untuk mencatat minit ialah catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan, kemudian merekodkannya semula dengan segera. f) Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu dan tentang ketepatan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama nama pencadang dan penyokongnya. g) Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 13 Drpd / of: 32 a) Kandungan i. Kandungan minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang dijalankan itu. ii. Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat. b) Tajuk i. Nama pertubuhan, persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu. ii. Jenis mesyuarat yang dijalankan itu. Misalnya, Mesyuarat Jawatankuasa, Mesyuarat Agung Tahunan, dan lain-lain. iii. Tempat mesyuarat juga perlu dinyatakan. Contohnya bilik, jabatan, atau pertubuhan dan alamat penuh. c) Kehadiran i. Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan Setiausaha, Bendahari dan ahli-ahli jawatankuasa. FORMAT MINIT MESYUARAT KANDUNGAN KEHADIRAN TAJUK
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 14 Drpd / of: 32 ii. Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir. 4.1.6 Catatan Perbincangan a) Direkodkan secara padat, tepat, dan jelas. Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Gambarajah 2 : Contoh format minit mesyuarat
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 15 Drpd / of: 32 5. PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT DENGAN PIHAK ATASAN 5.1 Pengesahan butiran mesyuarat perlu disahkan dengan pihak atasan yang terlibat dalam sesuatu organisasi. 5.2 Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti segala maklum balas yang diterima oleh pengerusi. 5.3 Kebiasannya, kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. 5.4 Apabila pengesahkan telah dibuat oleh pihak atasan, perancangan mesyuarat boleh diteruskan ke langkah seterusnya dan boleh diteruskan perjalanan mesyuarat yang telah dirancang. 6. MENGENALPASTI MAKLUMAT 6.1 Maklumat yang dimaksudkan di sini adalah segala maklumat yang dibincangkan dalam mesyuarat yang akan berlangsung. 6.2 Urus setia akan mencatat segala agenda yang dibincangkan di notis mesyuarat dan notis tersebut akan diedarkan kepada semua ahli yang terlibat. 6.3 Pengagihan ini adalah untuk memberi persediaan kepada ahli-ahli sebelum mesyuarat dijalankan.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 16 Drpd / of: 32 7. MENYELESAIKAN MASALAH 7.1 Setelah mesyuarat dilakukan, semua ahli perlu mencari jalan penyelesaian bagi setiap masalah yang dihadapi. 7.2 Penyelesaian masalah ini boleh dibuat dengan beberapa kaedah iaitu :- a) Konsesnsus Berbincang dalam kumpulan b) Undian Mengundi idea yang tepat dan releven KONSESNSUS UNDIAN Konsesnsus merupakan satu kaedah penyelesaian masalah dimana semua ahli berbincang dalam bentuk KUMPULAN. Perbincangan akan menghasilkan satu atau jalan penyelesaian yang boleh diaplikasikan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi. Kaedah undian pula merupakan kaedah mengundi idea penyelesaian yang terbaik mengikut majoriti undian. Undian ini boleh dilakukan secara terbuka atau secara undi rahsia. Idea penyelesaian yang terbanyak undinya akan dipilih bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 17 Drpd / of: 32 7.3 Antara langkah yang perlu diambil oleh ahli apabila menghadapi masalah dan ingin mencari penyelesaian bagi masalah tersebut ialah seperti berikut :- a) Huraikan masalah yang timbul b) Analisis setiap masalah c) Meminta pandangan dan idea penyelesaian d) Pilih penyelesaian terbaik e) Mengumumkan penyelesaian yang telah dipilih 8. PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT 8.1 Butiran mesyuarat perlu dibuat pengesahan supaya tidak tertinggal butirbutir penting. 8.2 Antara butir yang perlu dibuat pengesahan yang paling penting merupakan tarikh, masa, tempat dan lain-lain. Hal ini bagi mengelakkan dari berlakunya masalah yang tidak diingini. 8.3 Selain itu, butir seperti peralatan yang diperlukan bagi memastikan kelancaran mesyuarat juga perlu disemak dan disahkan sama ada peralatan itu masih boleh digunakan atau tidak. 8.4 Namun butira lain juga perlu dipandang serius dalam mengesahkan segala butir yang dapat membantu kelancaran mesyuarat. 9. PENGESAHAN SENARAI HADIRIN MESYUARAT DAN ACARA 9.1 Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan setiausaha, Bendahari dan ahli-ahli jawatankuasa perlu disahkan. 9.2 Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 18 Drpd / of: 32 9.3 Selain itu, setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan sekali. 9.4 Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam mini itu. Ini disusuli dengan senarai nama yang tidak hadir itu. 9.5 Hal ini untuk mengesahkan bilangan ahli yang hadir dalam penyediaan mesyuarat. Gambarajah 3 : Contoh Borang kehadiran
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 19 Drpd / of: 32 PENGGUNAAN ALAT PERSEMBAHAN SEMASA MESYUARAT 10.1 Penggunaan alat persembahan di dalam sesebuah mesyuarat amat penting bagi membantu menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang itu. 10.1.1 Audio a) Audio merupakan satu media yang boleh digunakan dalam persembahan. b) Kebanyakan media berunsurkan audio adalah berasaskan teknologi analog seperti pita dan sebagainya. c) Selain itu, bahan mesyuarat yang berbentuk audio juga dapat disusun dan disunting melalui proses penyunting. Manakala bunyi yang asli juga dapat dirakam bagi menunjukkan situasi. 10.1.2 Visual a) Visual bermaksud bahan media pengajaran yang menggunakan imej yang dapat dilihat ataupun berdasarkan penglihatan. b) Visual adalah media yang berbentuk paparan interaktif. c) Selain itu, visual juga membolehkan persembahan mesyuarat dapat dijalankan dengan lebih berkesan lagi. 10.1.3 Telesidang a) Sistem telesidang video atau video conference system (VC) merupakan satu aplikasi ICT yang membolehkan persidangan dilakukan antara dua atau lebih individu yang berada pada lokasi yang berlainan.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 20 Drpd / of: 32 b) Mereka juga boleh berinteraksi, berkomunikasi serta berkongsi maklumat dan data secara bersemuka melalui audio dan video. c) Selain itu, individu yang terlibat dalam persidangan ini boleh berada di dalam bangunan yang sama ataupun lokasi lain di seluruh dunia. 10. JENIS-JENIS TEMPAT MESYUARAT 11.1 Berikut adalah contoh-contoh bilik mesyuarat :- Gambarajah 4 : Jenis-jenis tempat mesyuarat
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 21 Drpd / of: 32 11.2 Jenis-jenis penyusunan tempat mesyuarat :- a) Terdapat pelbagai jenis penyusunan bilik mesyuarat. Ianya bergantung beberapa faktor seperti tujuan, bilangan peserta dan kemudahan yang diperlukan. b) Contoh penyusunan tempat mesyuarat adalah seperti berikut :- Gambarajah 5 : Jenis-jenis penyusunan tempat mesyuarat 11. PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG 12.1 Pemilihan tempat mesyuarat a) Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk mengadakan mesyuarat. Setiausaha perlulah peka dan memahami kehendak mesyuarat yang akan diadakan itu.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 22 Drpd / of: 32 b) Selain mengetahui jenis mesyuarat yang akan diadakan, beliau juga haruslah mendapatkan bilangan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat tersebut. c) Pemilihan tempat mesyuarat haruslah berdasarkan kepada :- i. Jenis mesyuarat ii. Bilangan ahli mesyuarat iii. Jemputan ahli mesyuarat iv. Jangka masa mesyuarat berlangsung v. Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio dan sebagainya. d) Selain dari keputusan mesyuarat. Setiausaha juga haruslah memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur. Selain itu, beliau juga perlu memastikan bilangan kerusi ahli mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan yang baik (tidak rosak). e) Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat bagi menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung. f) Setiausaha juga perlu memastikan penghawa dingin dan alat kawalan suhu berfungsi dengan baik. g) Selain daripada itu, setiausaha juga perlu peka dengan kedudukan suis lampu dan suis litar utama. h) Sekiranya prasarana asa tempat @ bilik tersebut tidak berfungsi, setiausaha perlu meminta bantuan dari unit penyelenggaraan untuk membaiki sebelum mesyuarat berlangsung. i) Sebaiknya sebelum mengesahkan kepada pengurus atau ketua jabatan yang mengarahkan mesyuarat, seorang setiausaha perlu
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 23 Drpd / of: 32 mengadakan lawatan tapak ke tempat mesyuarat bagi memastikan prasarana dan keperluan mesyuarat dapat dipenuhi. j) Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam penyelenggaraan atau telah ditempah. Setiausaha perlu memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh mempertimbangkan alternative lain. 12.2 Menyediakan hidangan ringan a) Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus atau individu yang merancang mesyuarat. b) Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa dan bilangan ahli mesyuarat. c) Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua yang mengendalikan mesyuarat, setiausaha perlu memastikan menu tersebut mampu dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu perjalanan mesyuarat. d) Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan adalah :- i. Sensitiviti kaum/ bangsa/ agama ii. Masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari, petang atau malam iii. Jenis hidangan yang bersesuaian – tidak memerlukan penggunaan peralatan yang rumit.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 24 Drpd / of: 32 iv. Jenis minuman yang bersesuaian v. Faktor kesihatan /alahan pada jenis hidangan. Contohnya, alahan kepada makanan laut, kekacangan, dan sebagainya. vi. Tempat menghidangkan juadah e) Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti yang betul (tidak terlalu penuh cawan yang berpiring). f) Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan pembantu untuk menghidangkan kepada ahli mesyuarat. g) Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya dibalut dengan “clear wrap” agar tidak terdedah dan sediakan bilangan piring yang mencukupi. h) Contoh jenis makanan yang sesuai dihidangkan ketika mesyuarat adalah seperti berikut : Gambarajah 6 : Jenis-jenis hidangan
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 25 Drpd / of: 32 12.3 Menyediakan alat tulis a) Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen, kertas, fail kertas, kalkulator, marker dan lain-lain keperluan alat tulis mencukupi. b) Alat tulis seperti pen, pensil, dan fail kertas yang berisi beberapa keping kertas kosong A4 hendaklah diletakkan diatas meja setiap tempat duduk ahli mesyuarat. c) Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan bilangan untuk setiap ahli mesyuarat mencukupi dan alat tulis tersebut berfungsi. d) Sekiranya terdapat dokumen lain yang perlu diedarkan bersama alat tulis itu, beliau perlu memastikan dokumen tersebut disusun dengan baik dan bilangan muka surat dokumen tersebut mencukupi. 12.4 Susun atur kedudukan ahli mesyuarat a) Selain dari keadaan fizikal atau tempat mesyuarat seseorang setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan kedudukan mengikut hirarki jawatan dalam organisasi. b) Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/ jabatan dan menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki perlu betul dan tidak melanggar hirarki perjawatan. c) Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 26 Drpd / of: 32 Gambarajah 7 : Jenis-jenis penyusunan tempat mesyuarat 12. ALAT KOMUNIKASI E-MESYUARAT 13.1 Teknologi It berkembang dengan pesat menyebabkan pertemuan secara bersemuka kadangkala tidak diperlukan lagi, anda dapat menggunakan kemudahan teknologi supaya tidak membazirkan masa berjumpa dan menghadiri mesyuarat. 13.2 Antara berikut adalah alat komunikasi e-mesyuarat yang selalu digunakan : a) Komunikasi maya i. Pendekatan ini menjadi altelnatif kepada mesyuarat secara yang bersemuka. ii. Contoh komunikasi maya adalah melalui telefon, persidangan video (video conferencing), e-mail ataupun
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 27 Drpd / of: 32 mesej-mesej internet seperti yahoo! Messenger, MSN. Facebook dan sebagainya. iii. Pertimbangkan pilihan-pilihan yang disebutkan tadi sebelum menyusun bagi membuat mesyuarat maya. b) Persidangan video i. Sekiranya anda menggunakan cara ini, pastikan anda memiliki segala peralatan yang diperlukan. ii. Contohnya tahap kelajuan komputer, webcam dan kelajuan internet yang memadai (talian jalur lebar adalah disyorkan) supaya tiada gangguan kelembapan. iii. Kelebihan komunikasi cara ini, anda dapat melihat individu secara terus. c) Telekonferensi i. Telekonferensi adalah aktiviti mesyuarat melibatkan peserta yang berada di lokasi berlainan. ii. Ia bertujuan menjalankan sesi latihan, bertukar maklumat ataupun menyelesaikan masalah serta membuat keputusan sebagaimana mesyuarat lain. iii. Mesyuarat ini dibantu dengan sistem telekomunikasi yang canggih. Konferensi audio
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 28 Drpd / of: 32 i. Telekonferensi jenis ini melibatkan proses bertukara audio antara peserta mesyuarat melalui melalui telefon. ii. Bilik mesyuarat dilengkapi dengan speaker serta mikrofon dan diletakkan atas meja supaya semua peseta dapat bercakap dan mendengar. iii. Koferensi audio grafik menggunakan terminal komputer serta meja elektronik, ia membolehkan peserta mendengar dan melihat maklumat bertulis. d) Konferensi video i. Video menjadikan sistem komunikasi lebih canggih. Dalam mesyuarat jenis ini, peserta daripada lokasi berbeza dapat melihat serta mendengar. ii. Bagi membolehkan konferensi ini berlangsung dengan lancar bilik itu perlu dilengkapi dengan kamera televisyen , mikrofon serta monitor. e) Konferensi komputer i. Melalui kaedah ini, peserta mesyuarat dapat berkomunikasi melalui rangkaian computer dan membolehkan mereka menulis mesej antara satu sama lain melalui komputer. ii. Tidak ada audio bersama mesej yang ditulis. Konferensi komputer agak sama dengan panggilan konferansi telefon.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 29 Drpd / of: 32 KOMUNIKASI 14.1 Semua manusia didunia perlu berkomunikasi. Kewujudan komunikasi mencambahkan ketinggian bahasa dan budi pekerti. 14.2 Setiap situasi adalah adalah berbeza. Oleh itu orang yang berkomunikasi perlu tahu cara dan tertib berkomunikasi dengan betul. 14.3 Komunikasi merujuk kepada pertukaran idea, kemahuan isyarat dan bahasa gerak geri (lisan), penulisan, isyarat dan bahasa gerak-geri (bukan lisan) antara orang. 14.4 Proses ini dikatakan lengkap apabila mesej yang dihantar itu difahami sepenuhnya oleh orang yang menuturkannya atau menghantarnya. Proses ini melibatkan penghantaran (orang/organisasi), satu saluran ( telefon, surat , atau emel) dan penerima (orang /organisasi). 14.5 Sepanjang kegiatan ini, mesej yang dihantar akan disusun (direkodkan), ditafsirkan (dinyahkodkan) dan dimaklumbalas. Komunikasi boleh diganggu atau dirosakkan dengan bunyi bising yang merujuk apa sahaja yang menggangu mesej itu, seperti arahan yang tidak jelas, persekitaran bising dan sebagainya. 13. JENIS-JENIS KOMUNIKASI PERNIAGAAN 15.1 Komunikasi dapat dikelaskan kepada dua (2) jenis iaitu :- a) Komunikasi luaran i. Komunikasi luaran merujuk kepada keperluan bagi sesebuah perniagaan berhubung dengan pihak luar seperti pelanggan, agensi kerajaan, pembekal dan pelabur.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 30 Drpd / of: 32 b) Komunikasi dalaman i. Komunikasi dalaman adalah satu jenis komunikasi yang penting kerana berperanan dalam memastikan kelicinan dan keberkesanan organisasi. ii. Tujuan komunikasi ini adalah untuk bagi memberitahu, mengendalikan dan mengarahkan sesuatu bagi memberikan motivasi serta membincangkan sesuatu perkara. iii. Pengurus perlu memastikan segala aktiviti yang dijalankan oleh sesuatu bahagian dapat dimaklumkan kepada semua bahagian yang lain bagi mencapai matlamat organisasi. iv. Dorongan ataupun motivasi di kalangan pekerja adalah penting. Oleh itu pihak pengurusan boleh menggunakan pelbagai saluran saluran komunikasi bagi mengekalkan dorongan di kalangan pekerja bawahan. v. Pekerja sukar menjalankan tugasnya dengan sempurna dan cemerlang tanpa motivasi yang baik. vi. Komunikasi dalaman juga berfungsi bagi mengelakkan berlakunya konflik antara bahagian ataupun antara pihak atasan dan pihak bawahan. vii. Setiap perbincangan dan perundangan perlu diadakan semasa berlakunya salah faham antara individu ataupun kumpulan tertentu.
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C05/P(2/1) Muka Surat / Page : 31 Drpd / of: 32 RUJUKAN/REFERENCE : 1. http://ms.wikipedia.17/4/2001/org/wiki/mesyuarat. 2. http://www.3/08/2004/scribd.com/doc/19239609/mesyuarat. 3. http://www.slideshare.net/mobile/alizaridwan/kertas-penerangan