v 1 หน่วยที่3 การสร้างตารางในฐานข้อมูล สาระสำคัญ ตาราง (Table) คือส่วนที่ Microsoft Access ใช้เก็บข้อมูล ตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลหรือ ที่เรียกว่าฟิลด์ (Field) โดยจะต้องกำหนดชนิดขอมูลที่เหมาะสมตามลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ จัดเก็บและกำหนดเขตข้อมูลที่จะใช้เป็นคีย์หลัก (Primary Key) เพื่อแยกความแตกต่างของข้อมูล นอกจากนี้ ยังมีตัวช่วยสร้างการค้นหา (Lookup Wizard) เพื่อใช้สร้างรายการเลือกให้กับข้อมูลอีก ด้วย สาระการเรียนรู้ 1. การสร้างตาราง 2. ชนิดข้อมูล 3. การกำหนดคีย์หลัก 4. การสร้างรายการเลือก 5. การแก้ไขโครงสร้างตาราง จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. สร้างตารางในฐานข้อมูล Access ได้ 2. เลือกชนิดข้อมูลได้ถูกต้องเหมาะสมกับข้อมูลที่จัดเก็บ 3. กำหนดคีย์หลักของตารางได้ 4. สร้างรายการเลือกโดยใช้ Lookup Wizard ได้ 5. แก้ไขโครงสร้างของตารางได้ สมรรถนะอาชีพ การสร้างตารางในฐานข้อมูล Microsoft Access
v 2 1. การสร้างตาราง ตารางเป็นส่วนที่ ใช้ในการเก็บข้อมูล โดยโปรแกรม จะสามารถสร้างตารางเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์ เดียวกันได้หลายตาราง ก่อนสร้างตารางควรทำการวิเคราะห์ระบบงานในเบื้องต้นว่าจะเก็บข้อมูล อะไรบ้าง จากนั้นจึงทำการกำหนดชื่อ และชนิดของข้อมูลที่ต้องจัดเก็บ รวมทั้งกำหนดคีย์หลัก () ให้ ตาราง ดังตัวอย่างต่อไปนี้ ตารางที่ 3.1 จากตารางที่ 3.1 เป็นตัวอย่างข้อมูลของพนักงาน เมื่อพิจารณาแล้วจะเห็นว่ามีข้อมูลที่ต้อง จัดเก็บดังนี้ 1. รหัสพนักงาน เป็นตัวเลข 3 หลักและกำหนดเป็น คีย์หลัก 2. คำนำหน้าชื่อ เป็นข้อมูล 3 ค่า คือ นาย นาง และนางสาว 3. ชื่อพนักงาน เป็นตัวอักษร 4. วัดเกิด เป็นวันที่ 5. แผนกงาน ชื่อแผนกงาน เช่น บริหาร, การผลิต, บัญชี, การเงิน 6. เงินเดือน เป็นตัวเลขจำนวนเต็ม 7. ประกันสังคม เป็นตัวเลขจำนวนเต็ม การสร้างตารางดังกล่าวในโปรแกรม Access สามารถทำได้โดยวิธีป้อนข้อมูลลงไปในตาราง แล้ว ให้โปรแกรมสร้างโครงสร้างข้อมูลในตารางขึ้นมาเองจากลักษณะของข้อมูลที่ป้อน แต่โดย มาตรฐานข้อมูลจะได้รับการออกแบบมาก่อน ในที่นี้จึงใช้วิธีสร้างโครงสร้างข้อมูลด้วยตนเองได้
v 3 ฐานข้อมูลเปล่า ดังตัวอย่างการสร้างไฟล์ฐานข้อมูลในหน่วยการเรียนรู้ที่ 2 ที่ผ่านมา แต่ในครั้งนี้จะ แนะนำวิธีสร้างไฟล์ฐานข้อมูลอีกวิธี โดยให้ดำเนินการดังนี้ 1) สร้างโฟลเดอร์ใหม่ในไดรฟ์ D หรือแฟลชไดรฟ์ โดยตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามชื่อกลุ่มของ นักเรียน 2) เข้าไปในโฟลเดอร์ดังกล่าว แล้วดำเนินการสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ดังรูปที่ 3.1 รูปที่ 3.1 แสดงการสร้างไฟล์ฐานข้อมูล (1) คลิกที่ปุ่มขวาของเมาส์เพื่อเปิดเมนูลัด (2) เลื่อนเมาส์ไปที่รายการ New (3) คลิกที่รายการ Microsoft Access Database (4) จะได้ไฟล์ฐานข้อมูล ชื่อ New Microsoft Access Database (5) เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น person
v 4 3) ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ฐานข้อมูล person ที่สร้าง เข้าสู่หน้าต่างโปรแกรม Access พร้อมทั้ง เปิดไฟล์ฐานข้อมูล person จากนั้นให้คลิกปุ่ม [เปิดใช้งานเนื้อหา ] ดังรูปที่ 3.2 รูปที่ 3.2 แสดงหน้าต่างไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น 4) เลือกริบบอน สร้าง แล้วคลิกปุ่มเครื่องมือ ตาราง ดังรูปที่ 3.3 รูปที่ 3.3 แสดงการสร้างตาราง
v 5 5) คลิกปุ่ม มุมมองออกแบบ (Design View) โดยตั้งชื่อว่า Employee แล้วกดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 3.4 คลิกมุมมองการออกและตั้งชื่อตาราง 6) จะปราฏตาราง Employee และหน้าต่างสำหรับออกแบบตาราง ซึ่งประกอบด้วย ชื่อเขต ข้อมูล ชนิดข้อมูล และคำอธิบาย สำหรับด้านล่างจะเป็นส่วนกำหนดรายละเอียดเขต ข้อมูล ดังรูปที่ 3.5 รูปที่ 3.5 แสดงหน้าต่างการออกแบบตาราง
v 6 2. ชนิดของขอมูล การสร้างตารางในโปรแกรม Access จะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูลให้เหมาะสม กับข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บโดยชนิดข้อมูลในโปรแกรม Access ที่ควรทราบในเบื้องต้นมีดังนี้ สำหรับตัวอย่าง ตาราง Employee อาจกำหนดชื่อเขตข้อมูล และเลือกชนิดข้อมูลดังนี้
v 7 จะได้โครงสร้างของตาราง Employee ดังรูปที่ 3.6 รูปที่ 3.6 แสดงการกำหนดโครงสร้างตาราง Employee หมายเหตุ : เขตข้อมูล คำนำหน้าชื่อ (Title) และแผนกงาน (Depart) ปกติต้องกำหนดชนิด ข้อมูลเป็นตัวช่วยสร้างการค้นหา (Lookup Wizard) แต่ในขั้นแรกให้กำหนดชนิดข้อมูลเป็น แบบข้อความสั้น (Text) ไปก่อน
v 8 3. การกำหนดคีย์หลัก คีย์หลัก (Primary Key) คือ เขตข้อมูลที่ใช้กำหนดความแตกต่างของข้อมูลในตาราง และใช้ใน การเชื่อมโยงกับตารางอื่น การกำหนดคีย์หลักทำได้ ดังรูปที่ 3.7 โดย (1) คลิกที่บรรทัดเขตข้อมูลที่ต้องการกำหมดเป็นคีย์หลัก ในที่นี้ คือ EmpID (2) กดปุ่ม [คีย์หลัก] บนแถบเครื่องมือด้านบน (3) จะปรากฏ ไอคอนรูปกุญแจที่หน้าเขตข้อมูลดังกล่าว รูปที่ 3.7 แสดงการกำหนดคีย์หลักให้กับตาราง สาระน่ารู้ : ข้อมูลในเขตข้อมูลที่กำหนดให้เป็นคีย์หลักจะมีคุณสมบัติ คือ ต้องมีค่าไม่ซ้ำกัน และต้องไม่เว้นให้ค่าช่องว่าง
v 9 4. การสร้างรายการเลือก การสร้างรายการเลือกแบบ Lookup Wizard สามารถทำได้ 2 วิธี คือ 1. ป้อนค่ารายการลงไปเอง 2. นำข้อมูลจากตารางมาเป็นรายการเลือก 4.1 การสร้างรายการเลือกจากการป้องกันค่าเอง ใช้ในกรณีรายการเลือกมีจำนวนแน่นอนและไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงค่า เช่น เขตข้อมูล คำนำหน้า ชื่อ (Title) ซึ่งส่วนใหญ่จะมีค่าข้อมูล 3 รายการคือ นาย, นาง และ นางสาว ซึ่งเราสามารถดำเนินการ ได้ดังนี้ 1) คลิกที่คอลัมน์ ชนิดข้อมูล ในเขตข้อมูล Title หลังจากนั้นให้เลือกชนิดข้อมูลเป็นแบบ ตัว ช่วยสร้างการค้นหา ดังรูปที่ 3.8 รูปที่ 3.8 แสดงการเลือกรายการตัวช่วยสร้างการค้นหา
v 10 2) จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างตัวช่วยสร้างการค้นหา ให้เลือกที่รายการ ฉันจะพิมพ์ค่าที่ฉัน ต้องการเข้าไป แล้วกดปุ่ม [ถัดไป>] ดังรูปที่ 3.9 รูปที่ 3.9 แสดงสร้างรายการเลือก โดยวิธีพิมพ์ค่า 3) จะปรากฏตารางกำหนดค่า ให้พิมพ์ค่าข้อมูล นาย นาง นางสาว ลงไปในคอลัมน์ แล้วกดปุ่ม [ถัดไป>] ดังรูปที่ 3.10 รูปที่ 3.10 แสดงพิมพ์ข้อความรายการเลือกลงในคอลัมน์ 4) แสดงหน้าต่างดำเนินการ ซึ่งให้กำหนดป้ายชื่อข้อมูล และเลือกว่าจะจำกัดให้มีค่าในรายการ เลือกหรือไม่ ถ้าคลิกที่ช่องจำกัดแค่ในรายการ จะหมายถึงให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเฉพาะที่กำหมดให้ เลือกเท่านั้น แต่ถ้าไม่จำกัด ผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ข้อความนอกเหนือจากรายการที่กำหนดไว้ได้ หลังจากนั้นให้กดปุ่ม [เสร็จสิ้น] ดังรูปที่ 3.11
v 11 รูปที่ 3.11 4.2 การสร้างรายการเลือกจากข้อมูลในตาราง ในกรณีต้องการให้รายการเลือกสามารถเพิ่ม - ลด หรือเปลี่ยนแปลงชื่อรายการใน ภายหลังได้ เช่นกรณีของเขตข้อมูล แผนกงาน ลักษณะดังกล่าวควรให้ใช้วิธีสร้างรายการเลือก โดยรับค่าจากตารางซึ่งวิธีดังกล่าวจำเป็นต้องสร้างตารางหน่วยงานขึ้นมาก่อน โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1) เลือกริบบอน สร้าง แล้วคลิกที่ปุ่ม ตาราง จากนั้นเลือก มุมมองการออกแบบ แล้วตั้งชื่อ ตาราง Department ดังรูปที่ 3.11 รูปที่ 3.12 แสดงขั้นตอนในการสร้างตาราง Department
v 12 2) จากนั้นกำหนดโครงสร้างตารางดังรูปที่ 3.13 โดยใช้ DeplD เป็นคีย์หลักของตาราง รูปที่ 3.13 แสดงโครงสร้างของตาราง Department 3) กำหนดคุณสมบัติ ป้ายคำอธิบาย ของเขตข้อมูล DeplD เป็น รหัสแผนก และ ชื่อแผนก ตามลำดับดังรูปที่ 3.14 รูปที่ 3.14 แสดงการกำหนดป้ายคำอธิบายของเขตข้อมูล 4) เข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล เพื่อป้อนข้อมูลแผนกงาน โดยป้อนเฉพาะชื่อแผนกในช่อง DepName ส่วนช่อง DeplD โปรแกรมจะใส่ค่าตัวเลขให้โดยอัตโนมัติ และกำหมดแบบอักษรแสดงผลเป็น Tahoma 12 pt. เพื่อให้ข้อความชัดเจน ดังรูปที่ 3.15
v 13 รูปที่ 3.15 แสดงการป้อนข้อมูลในตาราง Department 5) จากนั้นให้แก้ไขโครงสร้างตาราง Employee โดยคลิกเมาส์ขวาที่ชื่อตาราง แล้วเลือกรายการ มุมมองออกแบบ ดังรูปที่ 3.16 รูปที่ 3.16 แสดงการใช้เมนูลัดเพื่อแก้ไขโครงสร้างตาราง Employee แล้วทำการแก้ไขเขตข้อมูล Depart เพื่อให้แสดงรายการเลือกจากตาราง Department โดย ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้
v 14 5.1 กำหนดเขตข้อมูล Depart เป็นแบบตัวช่วยสร้างการค้นหา ดังรูปที่ 3.17 รูปที่ 3.17 แสดงการกำหนดเขตข้อมูล Depart เป็นแบบตัวช่วยสร้างการค้นหา 5.2 เลือกที่รายการ ฉันต้องการให้เขตข้อมูลการค้นหา รับค่าจากตารางหรือคิวรีอื่น ดังรูปที่ 3.18 รูปที่ 3.18 แสดงการกำหนดให้ข้อมูลรายการเลือกมาจากตาราง
v 15 5.3 เมื่อกดปุ่ม [ถัดไป] จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกตารางที่จะนำข้อมูลมาแสดงเป็นรายการ เลือกใน ที่นี้เลือกตาราง Department ดังรูปที่ 3.19 รูปที่ 3.19 แสดงการสร้างรายการเลือกจากตาราง Departmen 5.4 จากนั้นดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้ 1. เขตข้อมูลในตาราง Department 2. คลิกปุ่ม [>>] เพื่อเลือกเขต ข้อมูลทั้งหมด
v 16 3. กำหนดจัดเรียงลำดับในรายการเลือก 4. กำหนดจัดเรียงตาม DeplD 5.ซ่อนคอลัมน์หลัก 6. กดปุ่ม [เสร็จสิ้น] 5.5 หลังจากกดปุ่ม [เสร็จสิ้น] โปรแกรมจะสอบถามว่าจะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางใช่ ใช่หรือไม่ ให้ตอบ [ใช่] ดังรูปที่ 3.20 รูปที่ 3.20 กดปุ่ม [ใช่] เพื่อสร้างความสัมพันธ์ของตาราง
v 17 5.การแก้ไขโครงสร้างตาราง ในกรณีต้องการปรับแต่งแก้ไขโครงตารางที่สร้างเสร็จแล้ว สามารถทำได้ดังรูปที่ 3.16 โดย คลิกเมาส์ขวาที่ชื่อตารางทางแถบซ้ายมือ แล้วเลือกรายการ มุมมองออกแบบ จะเข้าสู่มุมมองในการ ออกแบบตาราง ซึ่งในตัวอย่างต่อไปนี้ให้เราปรับแต่งโครงสร้างตาราง Employee ตามหัวข้อต่อไปนี้ 5.1 การลบเขตข้อมูล การลบเขตข้อมูลออกจากโครงสร้าง เช่นต้องการลบเขตข้อมูล ประกันสังคม (Social) ออกจากตาราง สามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ขวาที่บรรทัดของเขตข้อมูล Social แล้วเลือกรายการ ลบ แถว ดังรูปที่ 3.21 รูปที่ 3.21 แสดงการลบเขตข้อมูล 5.2 การแทรกเขตข้อมูล ในกรณีต้องการแทรกเขตข้อมูล Gender เพื่อป้อนข้อมูลเพศ ชาย หรือ หญิง สามารถทำได้ โดยคลิกเมาส์ขวาที่บรรทัด BDate แล้วเลือกรายการ แทรกแถว ดังรูปที่ 3.22 จะปรากฏบรรทัดว่าง ขึ้นมา 1 บรรทัด
v 18 รูปที่ 3.22 แสดงการแทรกเขตข้อมูล จากนั้นให้ทำการกำหนดชื่อเขตข้อมูล เป็น Gender และใช้ชนิดข้อมูลเป็นแบบตัวช่วยสร้าง การค้นหา ดังรูป 3.23 จากนั้นให้สร้างรายการเลือกโดยวิธีพิมพ์ค่าเช่นเดียวกับเขตข้อมูล Title โดย กำหนดรายการเป็น ชาย และ หญิง รูปที่ 3.23 แสดงการสร้างเขตข้อมูล Gender
v 19 5.3 การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลสามารถทำได้โดยคลิกในช่องชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยน จากนั้น สามารถพิมพ์ชื่อใหม่แทนชื่อเดิมได้ทันที 5.4 การย้ายตำแหน่งเขตข้อมูล การย้ายเขตข้อมูลสามารถทำได้โดยคลิกที่หัวบรรทัดของเขตข้อมูลที่ต้องการย้าย แล้วกดลาก เมาส์เพื่อย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
v 20
v 21