1 หน่วยที่ 4 การกำหนดการใช้ตารางใน Access สาระสำคัญ หลังจากสร้างตารางเรียบร้อยเราอาจปรับแต่งรายละเอียดคุณสมบัติของเขตข้อมูลในตารางเพื่ อช่วยให้ป้อนข้อมูลได้สะดวกขึ้น และลดปัญหาการป้อนข้อมูลผิดพลาดหลังจากนี้สามารถใช้งานและ จัดการข้อมูลผ่านมุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) รวมถึงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง สาระการเรียนรู้ • การกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูล • การกำหนดรูปบบการป้อนข้อมูล • การใช้งานข้อมูลมุมมองแผ่นข้อมูล • การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม • กำหนดคุรสมบัติเขตข้อมูลในตาราง Access ได้ • กำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลได้ • ใช้งานข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ • สร้างความสัมพันธ์ของตารางในฐานข้อมูล Access ได้ สมรรถนะอาชีพ ปรับแต่งและใช้งานตารางในฐานข้อมูล Microsoft Access
2 1.การกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูล ก่อนป้อนข้อมูลเราสามารถกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูลเพื่อให้ป้อนข้อมูลได้สะดวกและลด ปัญหาป้อนข้อมูลผิดพลาด ทั้งยังสามารถกำหนดเงื่อนไขในการป้อนข้อมูลได้อีกด้วย โดยปรับแต่งจาก คุณสมบัติเขตข้อมูล ซึ่งทำได้โดย • คลิกบรรทัดของเขตข้อมูลที่ต้องการปรับแต่ง • ปรับแต่งคุณสมบัติทางด้านล่าง ดังรูป 4.1 รูปที่ 4.1 แสดงคุณสมบัติเขตข้อมูล EmpID สำหรับรายการคุณสมบัติของเขตข้อมูลอาจจะแตกต่างกันตามชนิดข้อมูลที่เลือก แต่สามารถ กล่าวได้โดยสังเขปดังนี้
3 1. ขนาดเขตข้อมูล (Field Size) เป็นการกำหนดขนาดของข้อมูล ▪ ถ้าชนิดข้อมูลเป็นข้อความสั้น (Text) จะเป็นการกำหนดจำนวนตัวอักษรสูงสุด ▪ ถ้าชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข (Number) จะเป็นการเลือกชนิดของขนาดตัวเลขที่จัดเก็บ เช่น ถ้าต้องการกำหนดเป็นเลขจำนวนเต็ม ให้เลือกเป็น Byte,Integer หรือ Long Integer แต่ถ้าต้องการเก็บเป็นเลขทศนิยม ให้เลือกแบบ Single หรือ Double 2. รูปแบบ (Format) ใช้ในการกำหนดรูปแบบการแสดงผลของข้อมูลในตาราง 3. ตำแหน่งทศนิยม (Decimal Place) ใช้กำหนดจำนวนจุดทศนิยมของข้อมูลตัวเลขทศนิยม 4. รูปแบบการป้อนข้อมูล (Input Mask) ใช้ควบคุมการป้อนข้อมูลให้อยุ่ในรูปแบบที่ต้องการเพื่อลดปัญหาความผิดพลาดในการป้อนข้อ มูล 5. ป้ายคำอธิบาย (Caption) ใช้กำหนดชื่อของเขตข้อมูลที่แสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล 6. ค่าเริ่มต้น (Default Value) ใช้กำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในเขตข้อมูลนั้น 7. กฎการตรวจสอบ (Validation Rule) ใช้กำหนดกฎในการตรวจสอบข้อมูล 8. ข้อความตรวจสอบ (Validation Text) ใช้แสดงข้อความแจ้งเตือน กรณีป้อนข้อมูลไม่สอดคล้องกับกฎที่ตรวจสอบ 9. จำเป็น (Required) หมายถึง กำหนดว่าเขตข้อมูลนั้นจำเป็นต้องป้อนค่าหรือไม่ ▪ ถ้ากำหนดเป็น Yes หมายถึง จำเป็นต้องป้อนค่า จะปล่อยเป็นเว้นว่างไม่ได้ ▪ ถ้ากำหนดเป็น No หมายถึง สามารถปล่อยเป็นข้อมูลว่างโดยไม่ต้องป้อนค่าได้ 10. ดัชนี(Indexed)ใช้สร้างดัชนีซึ่งจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล โดยสามารถ กำหนดได้ดังนี้ ▪ No หมายถึง ไม่กำหนดให้สร้างดัชนี ▪ Yes (Duplicates OK) หมายถึง ให้สร้างดัชนี และอนุญาตให้มีข้อมูลซ้ำได้ ▪ Yes (No Duplicates) หมายถึง ให้สร้างดัชนี แต่ไม่อนุญาตให้มีข้อมูลซ้ำกัน กำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้การใช้งานและทำความเข้าใจ
4 1.1 การกำหนดคุณสมบัติป้ายคำอธิบาย (Caption) คุณสมบัติป้ายคำอธิบาย หรือ (Caption) ใช้ในการกำหนดการแสดงข้อความในส่วนหัวของ คอลัมน์เช่น ถ้าต้องการแสดงให้หัวข้อเขตข้อมูล EmpID เป็นข้อความว่า รหัส ทำได้โดยเข้าสู่ มุมมองออกแบบ แล้วคลิกที่เขตข้อมูล EmpID จากนั้นให้ใส่ข้อความภาษาไทยที่ต้องการแสดง เป็นชื่อคอลัมน์ดังรูปที่ 4.2 รูปที่ 4.2 แสดงการปรับคุณสมบัติ ป้ายคำอธิบาย ให้ลองกำหนดป้ายคำอธิบายของเขตข้อมูลทุกตัว จากนั้นไปที่ มุมมองแผ่นข้อมูล จะ เห็นว่าใช่ข้อมูลในส่วนหัวคอลัมน์จะแสดงเป็นภาษาไทย ดังรูป 4.3 รูปที่ 4.3 แสดงหัวคอลัมน์ของเขตข้อมูลถูกปรับเป็นภาษาไทย
5 1.2 ป้อนข้อมูลลงในตาราง Employee ให้ป้อนข้อมูลลงในตาราง ดังรูป 4.4 รูปที่ 4.4 แสดงข้อมูลที่ป้อนลงในตาาง Employee 1.3 ปรับแต่งข้อมูลวันเกิดให้แสดงเป็นรูปแบบภาษาไทย ให้ปรับคุณสมบัติรูปแบบขอบเขยข้อมูล BDate โดยกำหนดเป็น d mmm yyyy ดังรูป 4.5 รูปที่ 4.5 แสดงการปรับรูปแบบข้อมูลของเขตข้อมูล BDate
6 เมื่อไปที่ มุมมองแผ่นข้อมูล จะเห็นว่าข้อมูลวันเกิดพนักงาน จะแสดงในรูปแบบวันที่แบบไทย ดังรูปที่ 4.6 รูปที่ 4.6 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการรปรับรูปแบบวันที่ ในเขตข้อมูล BDate 1.4 ปรับแต่งข้อมูลเงินเดือนให้แสดงเครื่องหมายคอมม่า ให้ปรับคุณสมบัติรูปแบบของเขตข้อมูล Salaryโดยกำหนดรูปแบบเป็น Standard และ ตำแหน่งทศนิยม เป็น 0 ดังรูปที่ 4.7 รูปที่ 4.7 แสดงการปรับแต่งคุณสมบัติของเขตข้อมูล Salary
7 เมื่อไปที่ มุมมองแผ่นข้อมูล จะเห็นว่าข้อมูลเงินเดือน จะแสดงในรูปแบบ ดังรูปที่ 4.8 รูปที่ 4.8 แสดงผลลัพธ์จากการปรับแต่งคุณสมบัติของเขตข้อมูล Salary 1.5 ปรัปแต่งคุณสมบัติกฎการตรวจสอบและข้อความตรวจสอบ คุณสมบัติกฎการตรวจสอบ และ ข้อความการตรวจสอบ จะใช้ควบคุมขอบเขตของข้อมูลที่ ป้อนให้ถูกต้องตามกฎหรือเงื่อนไขที่กำหนวดไว้ เช่น ถ้าต้องการควบคุมการป้อนข้อมูลเงินเดือนให้มี ค่าไม่ต่ำกว่า 10,000 บาท จะกำหนด กฎการตรวจสอบ เป็น >=10000 และสามารถกำหนด ข้อความแจ้งเตือนเมื่อป้อนผิดกฎเกณฑ์ที่ตั้งไว้และสามารถกำหนดข้อความแจ้งเตือนในหัวข้อ ข้อความตรวจสอบ เป็น "เงินเดือนต้องไม่น้อยกว่า 10,000 บาท" ดังรูปที่ 4.9 รูปที่ 4.9 แสดงการกำหนดคุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูลในเขตข้อมูล Salary
8 เมื่อไปที่ มุมมองแผ่นข้อมูล แล้วลองทดสอบโดยป้อนข้อมูลในช่องเงินเดือนให้มีค่าน้อยกว่า 10000 จะเห็นว่าจะมีหน้าต่างข้อความเตือนปรากฏขึ้นมา ดังรูป 4.10 .ให้กดปุ่ม [ตกลง] แล้ว ยกเลิกโดยการกดแป้นพิมพ์[Esc] เพื่อให้ข้อมูลกลับคืนค่าเดิม รูปที่ 4.10 แสดงข้อความแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลเงินน้อยกว่า 10,000 บาท 2.การกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูล ป ั ญ ห า ใ น ก า ร ใ ช ้ ง า น ค อ ม พ ิ ว เ ต อ ร ์ ป ะ ก า ร ห น ึ ่ ง ท ี ่ ม ั ก พ บ เ ส ม อ คื อ ผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิดหรือป้อนไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหากับงานได้มาก ซึ่งการตรวจหาข้อมูลที่ป้อนผิดพลาดจะกระทำได้ยาก โปรแกรม Microsoft Access จึงได้ สร้างป้องกันปัญหาการป้อนข้อมูลผิดพลาดขึ้นมาโดยผู้ใช้สามารถกำหนดได้ในส่วนของ รูปแบบการป้อนข้อมูล (Input Mask) ในคุณสมบัติของเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในกรณีข้อมูล รหัสพนักงานที่ถูกต้องจะต้องเป็นตัวเลขจำนวน 3 หลัก เช่น 101,201 หรือ 302 แต่การป้อน ของผู้ใช้อสจผิดพลาดได้ เช่น ป้อนเป็นตัวอักษรหรือป้อนไม่ครบ 3 หลักวิธีแก้ไข คือ การ กำหนดรูปแบบการการป้อนข้อมูล (Input Mask) เป็น 000 ซึ่งหมายถึงให้รับค่าเฉพาะข้อมูล ที่ป็นตัวเลขและต้องป้อนให้ครบ 3 ตัว ก็สามารถป้องกันความผิดพลาด ดูตัวอย่างการ กำหนดค่า รูปที่ 4.11
9 รูปที่ 4.11 แสดงการกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลของ EmpID เป็น 000 หลังจากการบันทึกการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง แล้วเข้าไปที่มุมมองแผ่นข้อมูลจะทำให้ การป้อนข้อมูลในคอลัมน์รหัสพนักงาน หรือเขตข้อมูล EmpID ถูกบังคับให้ป้อนได้เฉพาะตัวเลข และต้องป้อนจนครบ 3 หลักเท่านั้น จึงสามารถเก็บข้อมูลได้ดังรูปที่ 4.12 รูปที่ 4.12 แสดงการป้อนข้อมูลรหัสพนักงานจะถูกบังคับการป้อนให้ถูกต้อง
10 จากตัวอย่างจะเห็นว่าเมื่อกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูลในส่วนของเขตข้อมูล EmpID เป็น 000 จะทำให้ผู้ใช้ต้องป้อนรหัสพนักงานเป็นตัวเลข 3 หลักเสมอ ซี่งจะป้อนข้อมูลที่ผิดพลาด ไม่ให้เกิดขึ้นได้สำหรับรูปแบบที่กำหนดลักษณะการป้อนข้อมูล มีดังนี้ สาระน่ารู้ตัวอย่างการกำหนดรูปแบบการป้อนข้อมูล - ข้อมูลบัตรประจำตัวประชาชน 0-0000-00000-00-0 - ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ 000-000-0000
11 3. การใช้งานมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่ออยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือ Datasheet View เราสามารถป้อนหรือแก้ไขข้อมูล รวมทั้ง สามารถเพิ่มหรือลบข้อมูลได้ โดยเข้าสู่ มุมมองแผ่นข้อมูล อาจทำได้โดย (1) ดับเบิลคลิกที่รายชื่อตาราง (2) จะทำให้เข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล ดังรูปที่ 4.13 รูปที่ 4.13 แสดงข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับการจัดการข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล มีดังนี้ 3.1 การเพิ่มข้อมูล ทำโดยคลิกในช่องเซลล์บรรทัดสุดท้าย แล้วพิมพ์ข้อมูลลงไปในคอลัมน์ต่าง ๆ ดังรูปที่ 4.14 รูปที่ 4.14 แสดงการเพิ่มข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล
12 3.2 การลบข้อมูล ทำโดยการคลิกเมาส์ขวาหัวบรรทัดที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่รายการ ลบระเบียน ดังรูปที่ 4.15 รูปที่ 4.15 แสดงการลบข้อมุลในแผ่นมุมมองข้อมูล ในกรณีต้องการลบหลายระเบียนพร้อมกัน ให้คลิกที่ระเบียนแรก แล้วกดแป้น [Shift] ค้างไว้จะ เกิดแถบสีคลุมช่วงระเบียนดังกล่าวหลังจากนั้นกดแป้นพิมพ์ [Delete] เพื่อลบระเบียน 3.3 การปรับขนาดคอลัมน์ทำโดยการคลิกเมาส์ตรงบริเวณรอยต่อระหว่างคอลัมน์ ดังรูปที่ 4.16 จากนั้นทำการกดลากเพื่อปรับขนาดตามต้องการ รูปที่ 4.16 แสดงการปรับขนาดคอลัมน์
13 3.4 การจัดตำแหน่งข้อมูลในคอลัมน์ทำโดย (1) คลิกที่หัวคอลัมน์ (2) ใช้ริบบอนหน้าแรก (3) คลิกที่ปุ่มปรับตำแหน่ง ดังรูปที่ 4.17 รูปที่ 4.17 แสดงการปรับตำแหน่งข้อมูลในคอลัมน์ 3.5 การเปลี่ยนแปลงแบบตัวอักษรในแผ่นข้อมูล ทำได้โดย (1) คลิกที่ตาราง (2) ใช้ริบบอนหน้าแรก (3) คลิกที่รายการแบบอักษร หรือขนาดตัวอักษร ดังรูปที่ 4.18 รูปที่ 4.18 แสดงการปรับแบบอักษรของข้อมูลในตาราง 3.6 การจัดเรียงข้อมูล สามารถทำได้โดย (1) คลิกเมาส์ที่จุดลูกศรบริเวณท้ายคอลัมน์ของเขตข้อมูลที่ต้องการ (2) คลิกเลือกรายการจัดเรียงที่ต้องการ (3) กดปุ่ม [ตกลง] ดังรูปที่ 4.19
14 รูปที่ 4.19 แสดงการจัดเรียงข้อมูลโดยใช้เมนูลัด หรือ (1) คลิกที่เขตข้อมูลท่ต้องการ (2) ใช้ปุ่มจัดเรียงข้อมูล ในริบบอน หน้าแรก ดังรูปที่ 4.20 รูปที่ 4.20 แสดงการจัดเรียงข้อมูลโดยใช้ปุ่มเครื่องมือ 3.7 การกรองข้อมูล คือ การแสดงข้อมูลเฉพาะระเบียนที่สนใจ สามารถทำได้ดังรูปที่ 4.21 โดย (1) คลิกมาส์ที่ลูกศรท้ายคอลัมน์ (2) คลิกรายการที่ต้องการ (3) กดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 4.21 แสดงการกรองข้อมูลตามรายการที่เลือก
15 ในกรณีต้องการกรองข้อมูลโดยใช้การเปรียบเทียบอาจทำได้โดย (1) คลิกเมาส์ที่จุดลูกศรท้ายคอลัมน์ (2) คลิกที่รายการตัวกรอง (3) เลือกรายการเปรียบเทียบ (4) กำหนดค่าแล้วกดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 4.22 แสดงการกรองข้อมูลตามรายการที่เลือก สำหรับการล้างการกรองข้อมูล ให้เลือกที่รายการ ล้างตัวกรอง 3.8 การตรึงเขตข้อมูล คือ การเลือกเขตข้อมูลให้ตรึงอยู่กับที่มักใช้ในกรณีมีเขตจำกัดข้อมูลจำนวน มากและต้องการให้เขตข้อมูลหลักที่สนใจตรึงอยู่กับที่ซึ่งสามารถทำได้ดังรูปที่ 4.21 โดย (1) คลิกเมาส์ขวาที่คอลัมน์ที่ต้องการ (2) คลิดเลือกที่รายการ ตรึงเขตข้อมูล รูปที่ 4.23 แสดงการเลือกและตรึงเขตข้อมูลที่ต้องการ กรณีต้องการตรึงเขตข้อมูลอื่นก็สามารถทำได้ในลักษณะเดียวกันหรือถ้าต้องการเลือกกทำพร้อม กันก็ใช้วิธีกดแป้น [Shift] แล้วเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการทั้งหมด จากนั้นจึง (1) คลิกเมาส์ขวาแล้ว (2) แล้วเลือกรายการ ตรึงเขตข้อมูล ดังรูปที่ 4.24
16 รูปที่ 4.24 แสดงการเลือกและตรึงข้อมูลหลายเขตข้อมูล สำหรับการยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลสามารถทำได้โดยใช้เมนูลัดโดยคลิกเมาส์ขวาที่เขตข้อมูล แล้วเลือกที่รายการ ยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลทั้งหมด 3.9 การซ่อนเขตข้อมูล ทำได้โดยคลิกดังที่รูป 4.21 โดย (1) คลิกเมาส์ขวาที่เขตข้อมูลที่ต้องการซ่อน (2) คลิกเลือกที่รายการ ซ่อนเขตข้อมูล รูปที่ 4.25 แสดงการซ่อนเขตข้อมูล สำหรับการยกเลิกทำโดย (1) คลิกเมาส์ขวาที่เขตข้อมูล (2) เลือกรายการ ยกเลิกการซ่อนเขต ข้อมูล (3) คลิกเลือกรายการเขตข้อมูลที่ต้องการให้แสดง (4) กดปุ่ม [ปิด] ดังรูปที่ 4.26
17 รูปที่ 4.26 แสดงการยกเลิกการซ่อนเขตข้อมูล 4. การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ในงานบางงานเราไม่สามารถใช้ตารางเดียวเก็บข้อมูลได้ เช่น กรณีต้องการเก็บข้อมูลการ ฝึกอบรมของพนักงาน ซึ่งพนักงานแต่ละคนอาจอบรมในหลักสูตรที่แตกต่างกันดังตารางที่ 4.1 ตารางที่ 4.1 แสดงข้อมูลการฝึกอบรมของพนักงาน รหัส คำ นำหน้า ชื่อพนักงาน แผนกงาน การอบรม 101 นาย สมพงษ์ ใจเย็น บริหาร PowerPoint 102 นาย บำเพ็ญ รู้ชอบ บริหาร Word,PowerPoint 201 นาย รอบคอบ ชูใจ การผลิต Word,Excel 202 นาง มาลัย ใจกล้า การผลิต Excel,Powerpoint,Access 203 นางสาว ยุพา ยินดี การผลิต Word,Excel 301 นาง มาลี วิทยา บัญชี Excel,PowerPoint 302 นางสาว คริสติน่า อาโก บัญชี Excel,Access 303 นาย นะโม ใจดี บัญชี Word,Access 401 นาง มณี ฮองกุล การเงิน Word,Excel 402 นาย ตระกูล บำเพ็ญ การเงิน Excel
18 การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะตามตารางเป็นสิ่งไม่ถูกต้องเพราะขัดกับคุณสมบัติของตาราง สัมพันธ์ที่ว่า “ข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในระเบียนเดียวกันจะต้องมีค่าเพียงค่าเดียว” ดังนั้นการแก้ปัญหา อาจทำโดยการเพิ่มเขตข้อมูลการอบรมในแต่ละสูตรดังตารางที่ 4.2 รหัส คำ นำหน้า ชื่อพนักงาน การอบรม-1 การอบรม-2 การ อบรม-3 101 นาย สมพงษ์ ใจเย็น PowerPoint 102 นาย บำเพ็ญ รู้ชอบ Word PowerPoint 201 นาย รอบคอบ ชูใจ Word Excel 202 นาง มาลัย ใจกล้า Excel PowerPoint Access ตารางที่ 4.2 การเก็บข้อมูลการฝึกอบรมโดยการเพิ่มเขตข้อมูล แต่ละการแก้ปัญหาดังกล่าวก็ยังไม่ใช่วิธีที่ถูกต้องเพราะไม่ทราบว่าต้องเพิ่มเขตข้อมูล การอบรมกี่ครั้ง เช่น ถ้าพนักงานคนใดมีการอบรมครั้งที่ 4 ก็ต้องเพิ่มเขตข้อมูลขึ้นมา อีก นอกจากนี้จะทำให้เกิดข้อมูลว่างจำนวนมากเพราะพนักงานหลายคนอาจกลม เพียงค่า 1 หรือ 2 หลักสูตรเท่านั้น ดังนั้นการเก็บข้อมูลในลักษณะดังกล่าวจึงไม่ สามารถแก้ปัญหาได้ สำหรับวิธีการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง คือ แยกข้อมูลการอบรม ออกมาเป็นอีกตารางนึง แล้วเชื่อมโยงความสัมพันธ์กับตารางพนักงานโดยใช้ คีย์หลัก คือ รหัสพนักงาน เป็นตัวเชื่อมโยง ซึ่งทำโดย
19 1. ตารางการอบรม (Training) ตามโครงสร้างดังนี้ เขตข้อมูล ชื่อเขต ข้อมูล ชนิดข้อมูล ลักษณะข้อมูล รหัสการ อบรม TID Autonumber กำหนดเป็นตัวเลขอัตโนมัติและให้เป็นคีย์หลัก (Primary Key) รหัส พนักงาน EmpID Text *ต้องกำหนดแบบข้อมูลชนิดเดียวกันของรหัส พนักงานในตารางพนักงาน ชื่อหลักสูตร ที่อบรม TName Text อาจกำหนดเป็นรายการที่เลือก Word, Excel, PowerPoint,Access ปีที่อบรม TYear Text เป็นตัวเลขที่ไม่ต้องการนำมาคำนวณค่า หมายเหตุ 1. ในทางปฏิบัติที่แท้จริงอาจแยกเป็นตารางหลักสูตรและตารางการอบรมเพื่อให้เข้าใจ ง่ายในขั้นต้น จึงใช้เพียงตารางการอบรมเพียงตารางเดียว 2. การกำหนดชื่อเขตข้อมูล รหัสพนักงาน ในตาราง ( Training) อาจตั้งชื่อแตกต่างจาก ตาราง Employee ได้แต่ในที่นี้กำหนดเป็นชื่อเดียวกันคือ EmpID 3. การกำหนดชนิดของข้อมูล เขตข้อมูล EmpID จะต้องกำหนดเป็นข้อมูลเดียวกันกับ เขตข้อมูล EmpID ในตาราง Employee มิฉะนั้นจะเชื่อมความสัมพันธ์ไม่ได้ 4. ข้อมูลปีที่อบรมอาจกำหนดเป็นแบบ Number หรืออาจใช้เป็นแบบ Date/Time ได้ หากต้องการใช้การคำนวณแต่ที่กำหนดเป็นแบบ Text เพราะต้องการเก็บข้อมูล เฉพาะปีอบรมและเพื่อให้สะดวกต่อการป้อนข้อมูล
20 2. ขั้นตอนการสร้างตารางการอบรม (Training) ทำได้ดังรูปที่ 4.27 โดยไปที่คลิกริบ บอน สร้าง แล้วคลิกปุ่ม ตาราง จากนั้น 1) เปลี่ยนไปที่ มุมมองออกแบบ 2) กำหนดชื่อตารางว่า (Training) 3) กดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 4.27 แสดงขั้นตอนการสร้างตาราง (Training) 3. กำหนดเขตข้อมูลในตารางรวมทั้งกำหนดป้ายคำอธิบายเป็นข้อความภาษาไทยใน ลักษณะดังรูปที่ 4.28 รูปที่ 4.28 แสดงการกำหนดเขตข้อมูลในตาราง (Training)
21 4. จากนั้นให้ทำการบันทึกตาราง 5. สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางดังรูปที่ 4.29 โดย 1) คลิกที่ ริบบอน เครื่องมือฐานข้อมูล 2) คลิกที่ปุ่ม ความสัมพันธ์ รูปที่ 4.29 แสดงการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง 3) คลิกปุ่มขวาของเมาส์ แล้วเลือกรายการแสดงตาราง......จะปรากฏหน้าต่างเลือกชื่อ ตาราง 4) เลือกตาราง (Training) ดังรูปที่ 4.30 5) กดปุ่ม [เพิ่ม] แล้ว ปิดหน้าต่าง รูปที่ 4.30 แสดงการเพิ่มตาราง Training ในหน้าต่างสร้างความสัมพันธ์
22 6) ใช้เมาส์คลิกที่รายการ EmpID ใน ตาราง Employee ซึ่งเป็นตารางหลักแล้วลากมายัง รายการ EmpID ในตาราง Training จะปรากฏหน้าต่างสร้างความสัมพันธ์ดังรูปที่ 4.31 ให้คลิกที่กล่องตัวเลือก บังคับให้มี Reference Integrity และกล่องอื่นๆเพื่อ ควบคุมความสัมพันธ์แบบ Casecade โดยถ้ามีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือลบ ข้อมูลในตาราง Employee จะทำให้มีผลกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องในตาราง Training ด้วย 7) กดปุ่ม [สร้าง] รูปที่ 4.31 แสดงการหน้าต่างการสร้างความสัมพันธ์ 8) จะปรากฏตารางสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (one to many) จะสังเกตมีตัวเลข 1 ดังรูปที่ 4.32 ซึ่งหมายถึงพนักงานในตาราง Employee อาจอบรมในตาราง Training ได้ หลายครั้ง รูปที่ 4.32 แสดงหน้าต่างตารางสัมพันธ์ที่สร้างขึ้น
23 9) กดปุ่ม [ปิด] เพื่อออกจากหน้าต่างความสัมพันธ์ สำหรับการป้อนข้อมูลลงในตาราง Training สามารถทำได้ โดยเปิดตาราง Employee แล้ว คลิกที่ปุ่ม [+] ด้านหน้าของระเบียนพนักงาน จากนั้นป้อนข้อมูลหลักสูตรการอบรมลงไปดังรูปที่ 4.33 รูปที่ 4.3 แสดงการป้อนข้อมูลการอบรมในหน้าต่างของตาราง Employee ข้อควรระวัง ในการเชื่อมความสัมพันธ์ 1. ต้องปิดตารางที่เปิดใช้งานให้หมดเสียก่อนจึงจะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ 2. เขตข้อมูลของตารางที่จะเชื่อมความสัมพันธ์จะต้องเป็นชนิดเดีวกัน หรือใกล้เคียง กัน เช่นในกรณีเขตข้อมูลในตารางหลักเป็นแบบ AutoNumber เขตข้อมูลใน ตารางลูกที่จะสร้างความสัมพันธ์ต้องกำหนดเป็นแบบตัวเลขที่มีขนาดเขตข้อมูล เป็น Long Integer จึงสามารถเชื่อมความสัมพันธ์กันได้
24 ในกรณีต้องป้อนข้อมูลลงในตาราง Training โดยตรงก็สามารถทำได้แต่ต้องป้อนข้อมูล รหัสพนักงานที่มีอยู่จริงในตาราง Employee ไม่เช่นนั้นจะมีการแจ้งเตือนดังรูปที่ 4.34 เพื่อ รักษาความถูกต้องของข้อมูล รูปที่ 4.34 แสดงการรักษาความถูกต้องเมื่อป้อนรหัสพนักงานที่ไม่มีอยู่จริงในตาราง Employee
25