หน่วยที่ 5 การสร้างและใช้งาน คิวรี สาระสำคัญ คิวรี (Query) หรือแบบสอบถาม คือ เครื่องมือที่โปรแกรม Microsoft Access นำมาใช้เพื่อจัดการข้อมูล แทนการพิมพ์คำสั่งในภาษา SQL (Structure Query Language) และสามารถนำมาใช้ในส่วนที่ไม่สามารถ ดำเนินการด้วยตาราง (Table) ได้ สาระการเรียนรู้ 1. ความหมายของคิวรี 2. คิวรีแบบเลือกข้อมูล 3. คิวรีแบบสรุปค่าข้อมูล 4. คิวรีแบบรับค่าข้อมูล 5. คิวรีแบบจัดการข้อมูล จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. บอกลักษณะงานที่ต้องใช้ คิวรี ได้ 2. สร้างและใช้งานคิวรีแบบเลือกข้อมูลได้ 3. สร้างและใช้งานคิวรีแบบสรุปค่าข้อมูลได้ 4. สร้างและใช้งานคิวรีแบบรับค่าข้อมูลได้ 5. สร้างและใช้งานคิวรีแบบจัดการข้อมูลได้ สมรรถนะอาชีพ การสร้างและใช้งานคิวรีแบบต่าง ๆ ในฐานข้อมูล Microsoft Access
1. ความหมายของคิวรี คิวรี (Query) หรือแบบสอบถามคือเครื่องมือที่โปรแกรม Microsoft Access นำมาใช้จัดการข้อมูลแทนการ พิมพ์คำสั่งด้วยภาษา SQL (Structure Query Language) โดยจะใช้งานในส่วนที่ไม่สามารถใช้ตาราง (Table) ดำเนินการได้ เช่น 1) แสดงข้อมูลจากตารางหลายตารางที่สัมพันธ์กัน 2) แสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด 3) คำนวณค่าจากเขตข้อมูล เช่น การคำนวณเงินประกันสังคมจากเขตข้อมูลเงินเดือน 4) สรุปผลข้อมูล 5) จัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่ต้องการ เราสามารถแบ่งคิวรีตามลักษณะการใช้งานได้ 4 ประเภทใหญ่ ได้แก่ 1. คิวรีแบบเลือกข้อมูล (Select Query) 2. แบบสรุปค่าของข้อมูล (Summary Query) 3. คิวรีแบบรับค่าข้อมูล (Parameter Query) 4. คิวรีแบบจัดการข้อมูล (Action Query) 2. คิวรีแบบเลือกข้อมูล คิวรีแบบเลือกข้อมูล (select Query) เป็น คิวรีที่ใช้งานมากที่สุด โดยใช้ในการเลือกแสดงข้อมูลเฉพาะเขตข้อมูล ที่ต้องการจากตารางเดียวกันหรือจากหลายตาราง รวมทั้งแสดงผลลัพธ์การคำนวณค่าตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ การ สร้างคิวรีเลือกข้อมูลสามารถสร้างได้ 2 วิธี คือ สร้างโดยใช้ตัวช่วย (Query Wizard) หรือ การสร้างโดยออกแบบ (Query Design) ในที่นี้จะใช้วิธีสร้างโดยการออกแบบซึ่งมีความยืดหยุ่นและสามารถใช้งานได้กว้างกว่า โดยมี ขั้นตอนดำเนินการตามรูปที่ 5.1 ดังนี้ 1) เลือกริบบอน สร้าง 2) คลิกที่ปุ่ม ออกแบบคิวรี 3) จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายชื่อตารางที่อยู่ในฐานข้อมูล
4) เรื่องตารางที่ต้องการเช่นตัวอย่างงานให้เพิ่มตาราง Employee เข้าไปในคิวรี 5) คลิกที่ปุ่ม [เพิ่ม] โดยเราสามารถเพิ่มได้มากกว่า 1 ตาราง จากนั้นให้กดปุ่ม [ปิด] รูปที่ 5.1 แสดงขั้นตอนในการออกแบบคิวรี ในส่วนของหน้าต่างการออกแบบคิวรี หรือ QBE (Query by Example) ดังรูปที่ 5.2 จะ ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ 1) ส่วนที่แสดงตารางและรายการเขตข้อมูลที่จะนำมาสร้างคิวรี (File List Pane) 2) ส่วนตารางที่ใช้ออกแบบ (Query Design Grid) รูปที่ 5.2 แสดงส่วนประกอบของหน้าต่างการออกแบบคิวรี
วิธีการเลือกเขตข้อมูลมาแสดงทำได้โดยคลิกเลือกรายการเขตข้อมูลที่ต้องการในตารางด้านบน แล้วลาก ปล่อยในตารางการออกแบบด้านล่าง หรือใช้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่ต้องการ 2.1 การสร้างคิวรี เพื่อสร้างข้อมูลเฉพาะเขตข้อมูลที่ต้องการ ให้ดับเบิลคลิกที่รายการเขตข้อมูลที่ต้องการ ในกรณีนี้ให้เลือก รหัสพนักงาน (EmpID),คำนำหน้าชื่อ (Title), ชื่อ (EpmName), แผนกงาน (Depart) และเงินเดือน (Salary) ดังรูปที่ 5.3 รูปที่ 5.3 แสดงการเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเข้ามาใส่ในตาราง QBE ในกรณีต้องการลบรายการที่ไม่ต้องการออกจากตาราง QBE ทำได้โดยเลื่อนเมาส์ไปที่หัวรายการ จนเมาส์มีลักษณะเป็น ลูกศรชี้จากนั้นคลิกขวาแล้ว เลือกรายการ ตัด หรือใช้วิธีคลิกเมาส์ที่หัวรายการ ดังกล่าวจนเป็นแถบสีดำ แล้วกดแป้นพิมพ์ [Delete] ดังรูปที่ 5.4 รูปที่5.4 แสดงวิธีการลบเขตข้อมูลที่ไม่ต้องการออกจากตาราง QBE ในกรณีต้องการจัดลำดับเขตข้อมูลให้ตรงกับความต้องการ ทำได้โดยคลอกเมาส์ที่หัวรายการใน ช่องดังกล่าว แล้วกดลากเพื่อย้ายไปวางในตำแหน่งที่ต้องการ
วิธีการตรวจสอบผลลัพธ์ของคิวรี สามารถทำได้โดย 1) คลิกเลือกที่ ปุ่มมุมมองแผ่นข้อมูล ทางมุมบนด้านซ้ายของแถบเครื่องมือ 2) จะปรากฏผลลัพธ์ ดังรูปที่ 5.5 รูปที่ 5.5 แสดงผลลัพธ์ที่ได้ จากรูปที่ 5.5 จะเห็นว่าผลลัพธ์ที่ได้จะแสดงรายการข้อมูลเฉพาะเขตข้อมูลที่เลือก โดยไม่ต้องแสดง ทุกเขตข้อมูล ในกรณีต้องการออกจากรายการดังกล่าวเพื่อกลับไปที่มุมมองการออกแบบทำได้โดยคลิกที่ ปุ่มมองมอง ทางมุมบนด้านซ้ายของแถบเครื่องมือโดยในที่นี้จะเป็นรูป มุมมองออกแบบ กรณีต้องการปิด หน้าต่างคิวรีให้ทำดังรูปที่ 5.6 โดย 1) คลิกเมาส์ขวาที่แท็บ Query แล้วเลือกรายการ ปิด 2) กดปุ่ม [ใช่] ที่หน้าต่างสอบถามการบันทึก 3) พิมพ์ชื่อคิวรี หรือใช้ชื่อที่โปรแกรมกำหนดให้ คือ Query1 แล้วกดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 5.6 แสดงการบันทึกคิวรี
จะปรากฏรายชื่อคิวรีที่สร้างขึ้นทางแถบซ้ายมือ ดังรูปที่ 5.7 ซึ่งเราสามารถเรียกใช้งานคิวรีนั้นได้ ทันที โดยดับเบิลคลิกที่ชื่อคิวรีดังกล่าว รูปที่ 5.7 แสดงรายชื่อคิวรีที่บันทึก 2.2 การสร้างคิวรีเพื่อร่วมข้อความหรือคำนวณค่า เราสามารถใช้คิวรีเพื่อสร้างแสดงผลในรูปแบบรวมข้อความจากหลายเขตข้อมูลที่เป็น ช่องเดียวกัน เช่น รวม "คำนำหน้าชื่อ"กับ "ชื่อ" ไว้ในช่องเดียวกัน หรือใช้ในการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่นเงินประกันสังคมได้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้ 1) สร้างคิวรีตามขั้นตอนที่กล่าวมาแล้วเลือกตาราง Employee 2) กดปุ่ม [เพิ่ม] แล้วเลือกรายการเขตข้อมูล รหัสพนักงาน (EmpID) 3) ช่องข้อมูลถัดไปให้พิมพ์ข้อความ ชื่อ-นามสกุล : Title & EmpName ในบรรทัด เขตข้อมูล ของ QBE Grid หรือ กดแป้นพิมพ์ [Shift] [F2] เพื่อขยายหน้าจอการพิมพ์ 4) เพิ่มช่องเขตข้อมูล แผนกงาน (Depart) และเงินเดือน(Salary) ในช่องถัดไป 5) ช่องสุดท้ายให้พิมพ์ข้อความ ประกันสังคม :Salary*0.05 ซึ่งหมายถึงเงินประกันสังคม จะมีค่าเท่ากับ 5% ของเงินเดือน ดังรูปที่ 5.8 รูปที่ 5.8 แสดงการกำหนดค่าในคิวรี เมื่อเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูลจะเห็นว่าข้อมูลในเขตข้อมูล" คำนำหน้า" และ "ชื่อ" จะรวม เป็นช่องเดียวกัน เนื่องจากตัวกระทำ & จะเชื่อมข้อความในเขตข้อมูล คำนำหน้าชื่อ (Title) และ เขตข้อมูล ชื่อ (EmpName) เข้าด้วยกัน และในช่องเงินประกันสังคม จะแสดงผลลัพธ์ที่ เกิดจากเขตข้อมูล เงินเดือน (Salary) คูณด้วย 0.05 ออกมาเป็นเงินประกันสังคม ดังรูปที่ 5.9
รูปที่ 5.9 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากคิวรีที่สร้างขึ้น ปิดคิวรีแล้วบันทึกคิวรีที่สร้าง โดยตั้งชื่อเป็น Query 2 2.3 การสร้างคิวรี เพื่อแสดงข้อมูลจากหลายตาราง การสร้างคิวรีเพื่อแสดงข้อมูลจากเขตข้อมูลที่อยู่กันคนละตารางสามารถทำได้คล้ายกับการ สร้าง คิวรีจากตารางเดียว เพียงแต่เมื่อเข้าสู่หน้าต่างแสดงตาราง ให้เพิ่ม ตารางจากตารางอื่น ตามที่ต้องการ ดังตัวอย่างต่อไปนี้ 1) สร้างคิวรีตามขั้นตอนเดิมแล้วเลือกตาราง Employee กดปุ่ม [เพิ่ม] 2) คลิกเลือกตาราง Training แล้วกดปุ่ม [เพิ่ม] อีกครั้งเพื่อเพิ่มตารางการอบรมลงไป จากนั้นกดปุ่ม [ปิด] จะปรากฏ หน้าต่างการออกแบบ 3) เลือกเขตข้อมูล รหัสพนักงาน (EmpID) และ ชื่อพนักงาน (EmpName) จากตาราง Employee ลงใน ช่องเขตข้อมูลของ QBE Grid 4) เลือกเขตข้อมูล TName จากตาราง Training ลงในช่อง QBE Grid ดังรูปที่ 5.10 รูปที่ 5.10 แสดงการสร้างคิวรีจากหลายตาราง
5) จากนั้นเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล จะได้ผลการแสดงข้อมูลในลักษณะดังรูปที่ 5.11 รูปที่ 5.1 แสดงผลลัพธ์ที่ได้ 6) ทำการบันทึกคิวรีที่สร้าง โดยตั้งชื่อเป็น Query 3 2.4 การสร้างคิวรี เพื่อแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด การสร้างคิวรีเพื่อข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด สามารถสร้างโดยการเพิ่มเงื่อนไขที่ ต้องการลงในบรรทัดเงื่อนไข ของ QBE Grid ซึ่งการกำหนดเงื่อนไขสามารถกระทำได้หลาย อย่างแตกต่างกันดังตัวอย่างต่อไปนี้ 1) การกำหนดเงื่อนไขแบบเจาะจง ทำได้โดยการพิมพ์ค่าที่ต้องการลงไปโดยตรง ซึ่งจะ แสดงเฉพาะข้อมูลในระเบียนที่สอดคล้องกับเงื่อนไขที่กำหนด เช่นต้องการแสดงข้อมูล เฉพาะพนักงานที่มีคำนำหน้าชื่อว่า "นาย" สามารถทำได้โดยสร้างคิวรีตามตัวอย่างโดย ใส่คำว่า "นาย" ในบรรทัด เกณฑ์ของเขตข้อมูล Title ดังรูปที่ 5.12 รูปที่ 5.12 แสดงการกำหนดเงื่อนไขแบบเจาะจง
เมื่อเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูผลลัพธ์จะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 5.13 คือจะแสดงข้อมูล พนักงานเฉพาะที่มีคำนำหน้าชื่อว่า "นาย" เท่านั้น รูปที่ 5.13 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการกำหนดเงื่อนไข ในกรณีต้องการกำหนดเงื่อนไขหรือเกณฑ์มากกว่า 1 อย่าง สามารถทำได้โดย พิมพ์ เงื่อนไขลงในช่องบรรทัด หรือ ถ้าต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีคำนำหน้าชื่อว่า "นาย" กับ "นางสาว" ให้พิมพ์คำว่า นางสาว ลงในบรรทัด หรือ ดังรูปที่ 5.14 รูปที่ 5.14 แสดงการกำหนดเงื่อนไขโดยใช้หรือ เมื่อเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูลจะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 5.15 คือจะแสดงข้อมูลพนักงานที่มีคำ นำหน้าชื่อว่า "นาย" กับ "นางสาว" เท่านั้น
รูปที่ 5.15 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการกำหนดเงื่อนไข 2) การกำหนดเงื่อนไขแบบเปรียบเทียบ การกำหนดเงื่อนไขแบบนี้จะใช้เครื่องหมาย เปรียบเทียบ ดังต่อไปนี้ เครื่องหมาย ความหมาย เครื่องหมาย ความหมาย = เท่ากับ <> ไม่เท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ Between …. And ระหว่าง in (รายการข้อมูล) อยู่ใน
เช่น ต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 15,000 บาท ให้กำหนดเกณฑ์ ในช่องของเขตข้อมูล Salary ให้เป็น <15000 รูปที่ 5.16 แสดงการกำหนดเงื่อนไขแบบเปรียบเทียบ จะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 5.17 รูปที่ 5.17 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการกำหนดเงื่อนไข จะเห็นว่าจะมีคอลัมน์ส่วนเกินมาด้วย เนื่องจากการใช้ * จะหมายถึงแสดงทุกเขตข้อมูล ดังนั้นถ้าไม่ต้องการให้แสดงคอลัมน์ที่กำหนดเงื่อนไข จะต้องคิดกล่องสี่เหลี่ยมในส่วนบรรทัด แสดง เพื่อไม่ให้มีการแสดงผลในคอลัมน์ดังกล่าว ดังรูปที่ 5.18 รูปที่ 5.18 แสดงการกำหนดไม่ให้แสดงข้อมูลในคอลัมน์เงื่อนไข
สำหรับการกำหนดเงื่อนไขกับข้อความจะต้องใช้ตัวกระทำ Like ในการกำหนดเงื่อนไข เช่นต้องการค้นข้อมูลพนักงานที่มีชื่อขึ้นต้นด้วยตัวอักษร ส จะกำหนดเงื่อนไขใน EmpName เป็น Like "ส*" หรือกรณีต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีตัวอักษร ส อยู่ภายในชื่อจะกำหนด เงื่อนไขใน EmpName เป็น Like "ส" ดังรูปที่ 5.19 รูปที่ 5.19 แสดงการกำหนดเงื่อนไขกับข้อความ ในกรณีต้องการกำหนดเงื่อนไขซ่อนจากเขตข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบเงื่อนไขมากกว่า 1 เขตข้อมูลสามารถทำได้โดยเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการลงไป เช่น ถ้าต้องการทราบข้อมูลพนักงาน หญิงที่มีเงินเดือนต่ำกว่า 20,000 บาท สามารถทำได้โดยกำหนดเงื่อนไขในเขตข้อมูล Gender เป็น คำว่า "หญิง" และเงื่อนไขในเขตข้อมูล Salary เป็น <20000 ซึ่งจะเสมือนการเชื่อมเงื่อนไข ด้วยตรรกะแบบ AND คือเฉพาะพนักงานหญิงที่มีเงินเดือนต่ำกว่า 20,000 บาทดังรูปที่ 5.20 รูปที่ 5.20 แสดงการกำหนดเงื่อนไขซ้อน
3) การสร้างคิวรี เพื่อแสดงข้อมูลในลักษณะเรียงลำดับ การเรียงลำดับข้อมูลโดยใช้คิวรีสามารถทำได้โดยคลิกที่บรรทัดเรียงลำดับ:ในช่องของเขต ข้อมูลที่ต้องการเรียงลำดับ โดยสามารถเลือกเพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมาก (Ascending) หรือ เรียงจากมากไปน้อย (Descending) เช่น การเรียงลำดับข้อมูลพนักงาน ตามตัวอักษรของชื่อจะ ทำได้ดังรูปที่ 5.21 รูปที่ 5.21 การเรียงลำดับข้อมูลตามชื่อพนักงาน หรือการเรียงลำดับตามเงินเดือน จากมากไปน้อยดังรูปที่ 5.22 รูปที่ 5.22 การเรียงลำดับข้อมูลตามเงินเดือนจากมากไปน้อย
3. คิวรีแบบสรุปค่าข้อมูล การสรุปค่าข้อมูลโดยใช้ Query สามารถทำได้โดย 1. คลิกที่ริบบอน ออกแบบ 2. คลิกปุ่ม หาผลรวม [ ∑ ] 3. ตารางคิวรีจะมีบรรทัด ผลรวม : เพิ่มขึ้นมาดังรูปที่ 5.23 รูปที่ 5.23 แสดงการเพิ่มบรรทัดหาผลรวม ในส่วนของบรรทัดผลรวม จะมีรายการเลือกค่าจำนวนมากให้ใช้งาน เช่น - การจัดกลุ่ม (Group by) - การหาผลรวม (Sum) - การหาค่าเฉลี่ย (Avg) - การหาค่าน้อยสุด (Min) - การหาค่ามากสุด (Max) - การนับจำนวน (Count) - ฯลฯ *สาระน่ารู้ : การกำหนดเงื่อนไขในกรณีใช้ข้อมูลที่เป็น Data/Time จะต้องใส่ เครื่องหมาย# ครอบข้อมูลวันที่ด้วย เช่น .... #12-03-2555# *ปัญหาชวนคิด : ถ้าต้องการแสดงข้อมูลของพนักงาน 2 แผนก คือแผนก การผลิต และ แผนก ส่งออก จะสร้างแบบสอบถามแบบกำหนดเงื่อนไขดังกล่าวอย่างไร
เช่น ถ้าเราต้องการหาจำนวนพนักงาน ผลรวมเงินเดือน ค่าเฉลี่ย ค่ามากสุด และ ค่าเฉลี่ยน้อยสุดของเงินเดือน สามารถสร้างจากคิวรี ได้ดังรูปที่ 5.24 รูปที่ 5.24 แสดงการสรุปค่าข้อมูลด้วยคิวรี เมื่อคลิกที่ ปุ่มมุมมองแผ่นข้อมูล เพื่อแสดงผลลัพธ์ จะได้ค่าดังรูปที่ 5.25 รูปที่ 5.25 แสดงผลลัพธ์ที่ได้จากการสรุปข้อมูลด้วยคิวรี ถ้าต้องการแสดงข้อความส่วนหัวของคอลัมน์ให้เป็นภาษาไทย สามารถทำได้ดังรูปที่ 5.26 โดย 1) ใช้ริบบอน ออกแบบ 2) คลิกปุ่ม แผ่นคุณสมบัติ 3) คลิกเมาส์ในช่องเขตข้อมูลที่ต้องการปรับ 4) พิมพ์ข้อความ ป้ายคำอธิบาย ได้ตามต้องการ รูปที่ 5.26 แสดงการปรับแต่งป้ายคำอธิบายในส่วนหัวของคอลัมน์ให้เป็นภาษาไทย
ในกรณีต้องการจัดกลุ่มข้อมูลในเขตข้อมูลใด ให้กำหนดบรรทัด ผลรวม: ในเขตข้อมูล นั้นเป็นแบบ Group by เช่น ต้องการจัดกลุ่มข้อมูลเพื่อสรุปข้อมูลแต่ละแผนก สามารถทำได้โดย กำหนดบรรทัด ผลรวม: ในเขตข้อมูล Depart เป็นแบบ Group by ดังรูปที่ 5.27 รูปที่ 5.27 แสดงการจัดกลุ่มข้อมูลตามแผนกงานโดยใช้ Group by เมื่อคลิกที่ ปุ่มมุมมองแผ่นข้อมูล เพื่อแสดงผลลัพธ์ จะได้ค่าดังรูปที่ 5.28 รูปที่5.28 แสดงผลลัพธ์ที่ได้จากการสรุปค่าและจัดกลุ่มข้อมูลโดยใช้ Group by 4. คิวรีแบบรับค่าข้อมูล คิวรีแบบรับค่าข้อมูล (Parameter Query) คือ การสร้างคิวรีให้สามารถรับค่าข้อมูลจากผู้ใช้ได้ ซึ่งทำได้โดยกำหนดช่อง เงื่อนไข ในลักษณะตัวแปรที่อยู่ในวงเล็บ [ ] โดยตัวแปรในวงเล็บอาจกำหนดเป็น ตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือภาษาไทย เช่น ต้องการแสดงข้อมูลพนักงานที่มีเงินเดือนตั้งแต่ค่าที่กำหนด ทำ ได้โดยกำหนดเงื่อนไขในช่อง Salary เป็น >= [เงินเดือนเริ่มต้นตั้งแต่] ดังรูปที่ 5.29 *สาระน่ารู้: การแสดงผลลัพธ์ข้อมูลให้แสดงเครื่องหมาย , และจำนวนทศนิยม ทำได้โดยกำหนดจากแผ่น คุณสมบัติในส่วนของรูปแบบนั้นเป็นแบบ Standard และจำนวนทศนิยมสามารถกำหนดได้ตามที่ ต้องการ
รูปที่ 5.29 แสดงการสร้างคิวรีแบบรับค่าข้อมูล โดยเมื่อเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูลหรือทำการเปิดคิวรี จะมีหน้าต่างสอบถามเพื่อรับค่า ข้อมูลให้ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าได้ตามต้อง การดังรูปที่ 5.30 รูปที่ 5.30 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการสร้างคิวรีแบบรับข้อมูล 5. คิวรีแบบจัดการข้อมูล คิวรีแบบจัดการข้อมูลเป็นคิวรีที่แตกต่างจากคิวรีแบบอื่น คือ ต้องมีการสั่งประมวลผลจึงจะแสดง ผลลัพธ์ออกมา ส่วนใหญ่จะใช้งานในที่ต้องการแบบอัตโนมัติด้วยความรวดเร็วพร้อม โดยทั่วไปจะแบ่ง ออกเป็น 4 แบบ คือ 1. แบบสร้างตารางใหม่ (Make Table Query) 2. แบบปรับปรุงข้อมูล (Update Query) 3. แบบผนวกข้อมูล (Append Query) 4. แบบลบข้อมูล (Delete Query)
การสร้างคิวรีแบบนี้จะคล้ายคิวรีทั่วไปเพียงแต่หลังจากกำหนดค่าเสร็จเรียบร้อยแล้วจะ ไม่ได้ใช้ปุ่มมุมมอง แต่ให้เลือกแบบของคิวรี ชนิดคิวรี จะเรียกใช้งานโดยกดปุ่ม [เรียกใช้ ! ] รูปที่ 5.31 แสดงขั้นตอนในการสร้างและใช้คิวรีแบบจัดการข้อมูล 5.1 คิวรี แบบสร้างตารางใหม่ (Make Table Query) เป็นคิวรีที่ใช้ในการสร้างตารางขึ้นมาใหม่ตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น ต้องการสร้างตาราง ใหม่จากตารางพนักงานเดิม โดยจะเลือกเฉพาะพนักงานที่มีคำนำหน้าชื่อว่า "นางสาว" สามารถ กระทำได้ดังนี้ 1. สร้างคิวรีจากตาราง Employee โดยเลือกเขตข้อมูลทั้งหมด (*) และกำหนดคอลัมน์ Title ในบรรทัดเกณฑ์ให้เป็นคำว่า "นางสาว" 2. คลิกช่อง แสดง ในคอลัมน์ Title เพื่อไม่ให้เพิ่มข้อมูลในส่วนเงื่อนไข 3. เลือกชนิดคิวรีเป็นแบบ สร้างตาราง (Make Table) 5. จะปรากฏหน้าต่างกำหนดชื่อตารางที่สร้างใหม่ให้ตั้งชื่อเป็น "New Employee" 5. กดปุ่ม [ตกลง] รูปที่ 5.32 แสดงขั้นตอนการสร้างคิวรี แบบสร้างตารางใหม่
6. กดปุ่ม [เรียกใช้] ! เพื่อประมวลผลคิวรี 7. จะมีหน้าต่างสอบถามว่าจะวางข้อมูลจำนวน 2 แถว คือ ข้อมูลที่จะนำไปสร้างเป็น ตารางใช่หรือไม่ ให้ตอบ [ใช่] 8. จะปรากฏรายชื่อตาราง New Employee ในส่วนของหน้าต่างฐานข้อมูล ดังรูปที่ 5.33 รูปที่ 5.33 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการสั่งงานคิวรี แบบสร้างตารางใหม่ 5.2 คิวรีแบบผนวกข้อมูล (Append Query) คิวรีชนิดนี้จะใช้เพิ่มข้อมูลจากตารางที่มีโครงสร้างข้อมูลเหมือนกันลงในตารางหลักที่ กำหนด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในทางปฏิบัติ เช่น ผนวกข้อมูลจากตารางการขายสินค้าประจำวันเข้า ไปในตารางการขายรวม ตัวอย่างต่อไปนี้จะใช้คิวรีเพื่อผนวกข้อมูลที่มีคำนำหน้าชื่อว่า "นาย" จาก ตาราง employee และในตาราง New employee โดยดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ 1) สร้างคิวรีจากตาราง Employee โดยเลือกเขตข้อมูลทั้งหมด (*) และกำหนดคอลัมน์Title ในบรรทัด เกณฑ์ให้เป็นคำว่า "นาย" 2) คลิกช่องแสดงในคอลัมน์ Title เพื่อไม่ให้เพิ่มข้อมูลในส่วนของคอลัมน์เงื่อนไข 3) เลือกชนิดคิวรีเป็นแบบ ผนวก (Append Query) 4) จะปรากฏหน้าต่างให้กำหนดชื่อตารางที่จะนำข้อมูลผนวกเข้าไปในที่นี้ ให้เลือกตาราง New Employee ดังรูปที่ 5.34
รูปที่ 5.34 แสดงขั้นตอนการสร้างคิวรีแบบผนวกข้อมูล 5) จากนั้นกดปุ่ม [ตกลง] เพื่อปิดหน้าต่างแล้ว กลับมาที่หน้าต่างสร้างคิวดีดังเดิม 6) ให้ลบคำว่า Title เพื่อไม่ให้ผนวกข้อมูลในคอลัมน์ดังกล่าว 7) ประมวลผลคิวรี โดยกดที่ปุ่ม ! 8) จะมีหน้าต่างแจ้งว่าจะผนวกข้อมูลจำนวน 5 แถวลงไปในตาราง ให้ตอบ [ใช่] รูปที่ 5.35 แสดงขั้นตอนการใช้คิวรีแบบผนวกข้อมูล เมื่อเปิดตาราง New Employee จะเห็นว่ามีข้อมูลจำนวนเป็น 7 ระเบียน โดยเฉพาะ พนักงานชายและพนักงานหญิงที่มีคำนำหน้าชื่อว่า “นางสาว” ดังรูปที่ 5.36 รูปที่ 5.36 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการใช้คิวรี สร้างตารางและคิวรีผนวกข้อมูล
5.3 คิวรี แบบปรับปรุงข้อมูล (Update Query) คิวรีชนิดนี้เป็นคิวรีที่ใช้ในการปรับปรุงข้อมูลตามเงื่อนไขจากตารางที่กำหนด เช่น ต้องการปรับปรุงข้อมูลในตาราง New Employee ให้พนักงานที่มีเงินเดือนต่ำกว่า 15,000 บาททุกคนมีเงินเดือนเป็น 15,000 บาท สามารถทำได้ตามขั้นตอนดังรูปที่ 5.37 ดังนี้ 1. สร้างคิวรีจากตาราง New Employee 2. คลิกเลือกชนิดคิวรีเป็นแบบ อัปเดต (Update) 3. ใช้เขตข้อมูลเงินเดือน (Salary) โดยกำหนดการอัพเดตเพื่อปรับปรุงค่าเป็น 15000 4. กำหนดเกณฑ์เงื่อนไขการปรับปรุงเขตข้อมูลเงินเดือน (Salary) เป็น <15000 บาท 5. สั่งคิวรีให้ทำงานโดยกดที่ปุ่ม ! 6. จะมีหน้าต่างยืนยันการปรับปรุงข้อมูล ให้ตอบ [ใช่] รูปที่ 5.37 แสดงขั้นตอนการใช้ คิวรีแบบปรับปรุงค่า ลองทดสอบผลลัพธ์โดยเปิดตาราง New Employee จะเห็นว่าพนักงานทุกคนจะมี เงินเดือนเป็นขั้นต่ำ 15,000 บาท ดังรูปที่ 5.38 รูปที่ 5.38 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการใช้คิวรีปรับปรุงข้อมูล
5.4 คิวรีแบบลบข้อมูล (Delete Query) เป็นคิวรีที่ใช้ในลบข้อมูลหลายระเบียนตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่นในที่นี้จะทำการลบ ระเบียนข้อมูลในตาราง New Employee เฉพาะพนักงานที่มีเงินเดือนสูงกว่า 30,000 บาทโดย ดำเนินการตามขั้นตอนดังรูปที่ 5.39 ดังนี้ 1. สร้างคิวรีจากตาราง New Employee 2. คลิกเลือกชนิดคิวดีเป็นแบบ ลบ (Delete) 3. กำหนดเกณฑ์เงื่อนไขในการลบเขตข้อมูลเงินเดือน (Salary) เป็น >30000 4. สั่งคิวรีให้ทำงานโดยกดที่ปุ่ม ! 5. จะมีหน้าต่างยืนยันการปรับปรุงข้อมูล ให้ตอบ [ใช่] รูปที่ 5.39 แสดงขั้นตอนการสร้างและใช้งานคิวรีแบบลบข้อมูล เมื่อทดสอบผลลัพธ์โดยเปิดตาราง New Employee ขึ้นมาจะเห็นว่าข้อมูลพนักงานที่มี เงินเดือนมากกว่า 30,000 บาทจะถูกลบออกไปดังรูปที่ 5.40 รูปที่ 5.40 แสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการใช้คิวรีลบข้อมูล