KP TOPIK 1 - KEPIMPINAN DIRI DAN ORGANISASI

INSTITUSI LATIHAN KEMAHIRAN BELIA DAN SUKAN
KERTAS PENERANGAN
UHP 110 : KEPIMPINAN 1

TAHAP / LEVEL SATU/ SEMESTER SATU (1)
NO DAN TOPIK / 1. KEPIMPINAN DIRI DAN ORGANISASI
TOPIC AND NO.

NO. DAN SUB 1.1 PENGURUSAN DIRI
TOPIK/ SUB 1.2 PENGURUSAN MESYUARAT
TOPIC AND NO.

OBJEKTIF 1.1.1 MENGENALI DIRI DAN BAGAIMANA MENINGKATKAN
PENCAPAIAN POTENSI DAN KETERAMPILAN DIRI

PIAWAIAN/ 1.1.2 MEMAHAMI KEMAHIRAN PEMBANGUNAN KENDIRI
TERMINAL
PERFORMANCE 1.1.3 MEMAHAMI cara pengurusan mesyuarat
OBJECTIVE

TUJUAN/ 1.1.2 Kertas penerangan ini menerangkan :
PURPOSE A. Mengenali Diri
B. Pengurusan Masa
C. Memo
D. Minit Mesyuarat

1.1 MENGENALI DIRI

1.1.1 OBJEKTIF
Kertas penerangan ini memberikan input tentang bagaimana pelajar boleh mengenali
diri serta bagaimana mereka boleh meningkatkan potensi, personaliti dan
ketrampilan diri dengan lebih baik.

1.1.2 PENERANGAN
Setiap manusia dianugerahkan oleh Ilahi dengan pelbagai kebolehan, bakat ataupun
potensi. Namun demikian, adakalanya kita gagal menyedari kelebihan yang ada
dalam diri kita. Untuk menjadi manusia yang cemerlang dan terbilang, adalah perlu
untuk mengenali diri dengan meningkatkan usaha dan amalan positif yang
berterusan. Dalam proses mengenali diri, setiap individu perlu mendapatkan sumber
secara luaran dan dalaman agar dapat membentuk skema kendiri. Ia lahir melalui
sosialisasi, penilaian orang lain, persepsi individu, pengalaman dan sebab-akibat
sesuatu peristiwa yang meninggalkan kesan sementara atau kesan kekal dalam
kehidupan individu serta kumpulan (Chek Mat, 2007).

1.1.3 Potensi Diri
i. Definisi potensi diri “kekuatan, kemampuan, kesanggupan, keupayaan
individu untuk mencapai sesuatu yang cemerlang atau berkembang maju” –

Kamus Perwira, Edisi Pertama Januari 1998, Penerbitan Daya Sdn.Bhd.
Kebanyakan kita cuma mengenali sedikit mengenai diri kita. Terlalu banyak

aspek dan sumber peribadi yang kita tidak ketahui. Kita masih belum kenal
APA dan SIAPA kita sebenarnya. Apabila manusia mengenal dirinya yang
sebenar maka dia akan mampu melihat kekuatan dan kelemahan yang ada.
Oleh itu segala kekuatan yang ada akan diperkukuh bagi membantu
kehidupannya dalam mencapai segala matlamat hidup. Kelemahan yang ada
pula akan diperbaiki atau dikurangkan mengikut keupayaan. Adakalanya
individu tidak menyedari bahawa dalam dirinya terdapat beberapa
keistimewaan yang menjadi kebanggaan orang lain. Sekiranya individu
tersebut terus menerus tidak menyedari kekuatan dan kebolehan istimewa
yang ada pada dirinya, maka dia tidak mampu berbuat sesuatu yang
sepatutnya boleh dilakukannya. Individu itu akan kalah dalam perjuangan dan
gagal sebelum kegagalan sebenar. Sebelum terlambat setiap individu mesti
mengenal diri serta mengetahui kekuatan serta kelemahan diri dan akhirnya

2

mengenal kebolehan istimewa yang ada pada dirinya untuk dijadikan
panduan bagi mencapai matlamat hidup. Individu yang berupaya mengenal
diri tidak tersesat kerana panduan mencapai kejayaan telah dikenal pasti
dengan jelas.

1.1.4 Personaliti Diri
i. Personaliti melambang ciri-ciri keperibadian seseorang dan setiap orang
memiliki personaliti tersendiri. Dalam bahasa Inggeris ‘person’ berasal dari
bahasa Latin iaitu ‘persona’ yang bermaksud ‘topeng muka’. Namun begitu
sekarang ini ia dirujuk kepada sifat-sifat yang ada pada seseorang iaitu cara
berfikir, perilaku dan juga mental-emosi yang ditunjukkan.
ii. Masyarakat menganggap personaliti yang baik adalah seseorang yang
mengagumkan dan berkebolehan bergaul serta berinteraksi dengan baik.
Ada juga yang menganggap mereka yang bersopan santun dan berlemah
lembut mempunyai personaliti yang menarik. Secara umumnya, personaliti
adalah ciri-ciri dinamik dan tersusun, dimiliki seseorang yang secara unik
mempengaruhi kognitif, motivasi dan tingkah lakunya dalam pelbagai situasi.
iii. Dua faktor utama yang mempengaruhi personaliti iaitu baka keturunan dan
persekitaran. Baka keturunan dihubung kait dengan perkembangan biologi,
kecerdasan dan bentuk tubuh. Pengaruh persekitaran pula adalah didikan ibu
bapa, pengaruh rakan sebaya, pendidikan di sekolah, sosiobudaya,
pemakanan, simbol status dan media massa.
iv. Kecerdasan memainkan peranan penting untuk membentuk personaliti
seseorang. Tahap kecerdasan yang tinggi biasanya mempunyai beberapa
keistimewaan untuk membuat keputusan, pandai berbicara, berani,
kompetitif, bersedia menghadapi cabaran dan yakin pada diri sendiri.
Keadaan tubuh badan remaja meningkatkan rasa ego dan kesombongan
umpamanya bermegah dengan badan yang sasa, ego dengan kecantikan
dan sebagainya. Remaja yang bersaiz kecil kebiasaannya tidak membangga
diri, peramah, ingin maju diri. Yang gemuk pula kuat makan, murah hati dan
pemalu. Orang cacat fizikal pula berasa malu dan agak terasing kerana
merasa rendah diri serta terhina.
v. Sabda Nabi S.A.W., “Setiap anak itu lahir dalam keadaan fitrah, kedua ibu
bapanya yang menjadikannya Yahudi, Nasrani atau Majusi.”
vi. Ibu bapa dan ahli keluarga perlu mewujudkan suasana kemesraan, kasih
sayang, bertimbang rasa dan tidak bersikap kasar kepada sesama ahli

3

keluarga. Remaja tidak perlu terdedah kepada keistimewaan yang keterlaluan
dari segi makan minum, berpakaian dan sebagainya. Hidup bersederhana
adalah yang terbaik bagi perkembangan remaja. Didikan ini akan membentuk
personaliti yang baik yang akhirnya dapat dipergunakan dalam kehidupan
bermasyarakat.

vii. Remaja memerlukan orang lain termasuk kawan-kawan. Pemilihan kawan
yang baik membantu personaliti dibentuk dengan lebih baik. Pilih kawan yang
berpendidikan, berani, menghormati orang tua, sealiran, beriman, jujur, tidak
buruk sangka, berfikiran positif, tidak menghisap rokok atau dadah,
bertimbang rasa dan pandai mengurus masa dengan baik.

viii. Pengaruh pendidikan dan sosiobudaya turut membantu perkembangan
personaliti remaja. Perubahan pendidikan dan sosiobudaya yang positif akan
membantu membentuk personaliti yang lebih positif. Pemakanan yang tidak
memberi kebaikan kepada diri perlu dielakkan. Rokok dan minuman keras
akan menjadikan seorang remaja seperti tidak siuman, tidak cergas,
sombong, mementingkan diri dan bermegah dengan kelakuan yang tidak
senonoh serta terasing pada pandangan masyarakat.

ix. Kanak-kanak mulai terdedah dengan pendidikan awal hingga ke peringkat
remaja di mana personaliti yang baik akan terbentuk umpamanya mempunyai
mental-emosi yang baik, semangat ingin bertanding iaitu kompetitif, sentiasa
berpakaian kemas dan tidak berasa rendah diri. Sebaliknya yang
berpersonaliti negatif akan bersikap sombong, suka membazir, tidak
mementingkan pelajaran dan mempunyai rasa iri hati bila tidak dapat
menandingi orang lain. Remaja semestinya menyedari perbezaan personalti
yang positif dan negatif. Setiap yang positif perlu diikuti serta yang negatif
perlu dihindari.

x. Pembentukan personaliti bergantung kepada kekuatan pengaruh yang
terkuat sama ada baka keturunan, didikan ibu bapa, pengaruh rakan sebaya,
pendidikan di sekolah, sosiobudaya, simbol status dan media massa. Bila
perkembangan personaliti yang baik terbantut maka remaja tersebut akan
mengalami kecelaruan personaliti dan menghadapi tekanan jiwa, masalah

4

kebimbangan, keresahan, cepat marah, antisosial atau terlibat dengan
penyalahgunaan dadah.

xi. Remaja yang sempurna sentiasa ingin membentuk personaliti yang menarik
dan seterusnya akan membantu diri mencapai matlamat dan hidup bersama
masyarakat di sekelilingnya. Mereka ini juga akhirnya akan membantu
pembangunan negara dari segenap segi.

1.1.5 Ketrampilan Diri
i. Golongan remaja perlu membina ketrampilan diri supaya dapat menjadi
generasi yang berwibawa. Ketrampilan diri memainkan peranan yang amat
penting dalam kehidupan remaja untuk menjalin hubungan dengan orang
lain. Dalam mengharungi hidup ini mereka perlu mempunyai kepercayaan
dan kekuatan diri dari segi mental dan fizikal. Persoalan yang sering bermain
dalam benak fikiran ialah:-
a) Bagaimana remaja melihat dirinya;
b) Bagaimana remaja mahu dirinya dilihat dan;
c) Bagaimana remaja mempamerkan dirinya kepada orang lain.

ii. Sikap yang baik menyumbang kejayaan kepada individu. Sikap yang baik
adalah sangat penting dalam kehidupan. Ia melingkungi wadah sosial
kehidupan, termasuk kehidupan peribadi dan profesional seseorang.
Bolehkah seseorang berjaya tanpa sikap yang baik? Bolehkah seorang
pelajar menjadi cemerlang tanpa sikap yang sempurna?

iii. Sikap yang baik akan memberi faedah:
a) meningkatkan produktiviti
b) menggalakkan kerja berkumpulan
c) menyelesai masalah
d) membaiki kualiti
e) menghasil suasana menyenangkan
f) melahir rasa setia
g) meningkat keuntungan
h) menggalak hubungan lebih baik
i) mengurang tekanan
j) membantu individu menyumbang kepada masyarakat
k) menghasil keperibadian yang menyenangkan

5

iv. Sikap yang tidak baik akan membawa kepada:
a) keperitan
b) kebencian
c) kehidupan tidak bererti
d) tidak sihat
e) tekanan hidup

v. Ketrampilan diri adalah hasil dari pembentukan sikap. Sikap yang baik
menjadikan seorang berketrampilan sempurna.

RUJUKAN:
1. Pengurusan Imej, Terbitan Pertama 2007, Penulis: En. Chek Mat. Isbn976-967-61-
2068-5, Penerbit Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.

2. Modul Kepimpinan Dan Ketatanegaran, Cawangan Teknikal, Bahagian
Pembangunan Kemahiran, Kementerian Belia Dan Sukan Malaysia.

3. Modul Program Jati Diri (Pjdr-Bina Diri), Cawangan Kepimpinan Dan Pembangunan
Sahsiah, Jabatan Belia Dan Sukan Negara, Kementerian Belia Dan Sukan Malaysia.

4. Modul Kursus Pembangunan Kepimpinan Pertengahan, Cawangan Kepimpinan Dan
Pembangunan Sahsiah, Jabatan Belia Dan Sukan Negara, Kementerian Belia Dan
Sukan Malaysia.

6

1.2 PENGURUSAN MASA

1.2.1 PENGENALAN
i. Pengurusan masa melibatkan kemahiran pembangunan peribadi.
Keberkesanan seseorang pemimpin atau pengurus menguruskan masa
peribadinya akan menentukan sejauhmana keberkesanan pengurusan masa
pasukannya. Pengurusan masa yang berkesan akan menjadikan anda
seorang yang: (1) Mempunyai pengorganisasian yang lebih baik, (2)
Membuat perancangan yang lebih baik, (3) Mampu membuat penugasan
(delegation) dengan lebih baik dan (4) Mampu mengawal stres dengan lebih
baik. Kepentingan pengurusan masa amat jelas dan ketara:

ii. "Demi masa! Sesungguhnya manusia itu dalan kerugian; Kecuali orang-orang
yang beriman dan beramal soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan
kebenaran serta berpesan-pesan dengan sabar." (Al-Quran 103: 1-3)

iii. "An inch of time cannot be bought by an inch of gold." (Chinese Proverb)

1.2.2 OBJEKTIF
i. Peserta akan:

a) Memahami konsep masa kendiri dan teknik-teknik pengurusan masa.
b) Dapat menggunakan masa dalam kawalan dan bukan dalam kawalan

dengan lebih efektif.
c) Dapat membuat pembahagian masa dan menggunakan masa mengikut

kehendak seperti bekerja, bermain atau rehat.
d) Dapat mengelakkan pembaziran masa melalui perancangan efektif dan

mengoptimumkan penggunaan masa untuk mencapai kejayaan diri dan
pasukan.

1.2.3 PANDUAN FASILITATOR

7

Pengajar perlu memberi huraian dan hujah sokongan. Mulakan dengan buka
perbincangan mengenai konsep masa yang mana ia mempengaruhi kehidupan kita
seharian. Dalam perniagaan “nilai masa wang” dan adakah masa itu bernilai seperti
emas seperti yang dikatakan, atau ia tidak dapat dinilai secara kuantitatif.

7.0.1 AKTIVITI 1. Aktiviti permulaan membawa peserta untuk memahami
pentingnya masa dan bagaimana ia dikawal dalam penyelesaian masalah.
Pastikan persiapan awal dibuat untuk memastikan nama salah seorang dari
ahli kumpulan serahkan terdahulu kepada fasilitator.

ii. Fasilitator boleh memulakan cerita “Saya ada menerima 4 pucuk surat hari ini
dari pejabat peguam untuk 4 orang dari anda yang berada disini.
Dipersilakan: (a) __________ dari kumpulan 1; (b) __________ dari
kumpulan 2; (c) __________ dari kumpulan 3; dan (d) __________ dari
kumpulan 4, untuk berdiri sebagai tanda pengenalan diri. Ucapkan tahniah
kepada semua dan minta semua peserta memberi tepukan gemuruh.

iii. Biarkan keadaan dalam tanda tanya seketika. Teruskan "Saya tidak faham
bagaimana anda semua boleh setenang ini, padahal sesuatu yang
mengembirakan berlaku pada anda semua. Mengikut surat ini, setiap dari
anda telah dijanjikan oleh seorang jutawan secara rawak untuk menerima
RM86,400 setiap seorang.

iv. Tetapi dengan syarat, jika duit tersebut tidak dibelanjakan sebaik mungkin,
nama anda akan digugurkan dari surat wasiat beliau dan tidak layak untuk
menerima RM1,000,000 selepas beliau meninggal. Lain-lain syarat ialah:
(1) Mesti dibelanjakan dalam masa 24 jam dari masa penerimaan dan
dicatit secara terperinci oleh pencatit yang dilantik.
(2) Pembelian perlu disertakan dengan barangan secara langsung dan
bukan tempahan.
(3) Kerja-kerja dan tugasan rasmi semasa tidak boleh ditinggalkan.
(4) Lain-lain syarat yang diberitahu oleh penyampai surat
(5) Namun begitu, anda boleh jika mahu memberi kebenaran kepada
ahli kumpulan lain atau semua ahli kumpulan untuk membelanjakan

8

duit tersebut. Anda jika ingin, dan ahli kumpulan boleh membeli apa
sahaja yang difikirkan patut dan penting untuk anda.

v. Minta pencatat kumpulan mencatit segala pembelian dengan harga dan
maklumat terperinci tentang barangan yang dibeli. Sebagai contoh sebuah
kereta; jenis, tahun, buatan, harga dan lain-lain.

vi. Apabila duit RM86,400 dibelanjakan kesemuanya; persoalkan adakah tuan
empunya duit tersebut bersetuju dengan kesemua pembelian tersebut?
Adakah orang lain campur tangan dalam proses membuat keputusan
pembelian? Jika ada campur tangan, mengapa ianya dibiarkan? Bawa
perbincangan kepada pengurusan masa jika tiada bantahan.

vii. RASIONAL: RM86,400 ialah jumlah saat yang semua orang dapat setiap hari
atau setiap 24 jam. Oleh itu bergantung pada individu untuk menggunakan
dengan sebaik mungkin. Adakah kita ingin membiarkan masa kita ditentukan
oleh orang lain, atau kita sendiri yang akan menentukan penggunaannya? Itu
sebenarnya pengurusan masa. Adakah anda lulus dalam ujian masa?

1.2.4 AKTIVITI 2. PENILAIAN KENDIRI
i. AMALAN POSITIF dan AMALAN NEGATIF untuk huraian.
a) Amalan positif
(1) Menepati masa
(2) Menyegerakan tugas
(3) Mempunyai perancangan waktu
(4) Bijak menguruskan tempoh masa yang diberi
(5) Menumpukan masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif.
(6) Menetapkan "target date" untuk menyiapkan kerja
(7) Menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan.

b) Amalan negatif
(1) Berbual-bual kosong
(2) Tidak menyegerakan tugas
(3) Tidak ada "sense of urgency"

9

(4) Tidak merancang pekerjaan
(5) Tidak ada prioriti
(6) melayan tetamu yang tidak berkenaan
(7) Tinggalkan pejabat untuk urusan peribadi
(8) Membuat kerja peribadi di pejabat
(9) Berniaga di waktu pejabat
(10) Membuat kerja yang tidak mustahak
(11) Ke kantin dalam waktu bertugas
(12) Tidak peka pada pembaziran masa

c) Perkara-perkara berikut juga boleh dijadikan panduan untuk
pengurusan masa:
(1) Belajar dan jangan takut untuk menyatakan "tidak"
(2) Amalkan konsep KISS (keep it simple and short) dalam kerja
(3) Jangan jadi seorang "perfectionist".
(4) Jadikan pengurusan masa sebagai satu cara hidup.

1.2.5 AKTIVITI 3. Perlengahan merupakan peyumbang utama kepada kegagalan
menguruskan masa secara efektif. Aktiviti berikutnya cuba mengkaji masalah
perlengahan diri.

ii. Aktiviti ini akan memberi peluang kepada peserta untuk:
d) Mengenal pasti tahap perlengahan yang ada pada diri sendiri,
e) Menyedari kesan perlengahan kepada pencapaian diri, dan
f) Dapat idea bagaimana masalah perlengahan dapat di atasi.

iii. PENDAPAT SAYA. Pelajar diminta untuk memberi pendapat mengenai tajuk
ini selama 5 minit dan minta tiada pertukaran jawapan dibuat selepas itu.
Buka untuk soaljawab berkisar dengan masalah perlengahan.

g) Siapa yang bermasalah?
h) Kenapa kita amalkan?
i) Tahukah kenapa permasalahan timbul?
j) Adakah ini sama juga dengan yang dikatakan malas?

10

iv. PERLENGAHAN DIRI
a) Di mana masalah anda?
b) Adakah ia menepati tentang diri anda?
c) Bagaimana ingin menyelesaikannya?

v. BAGAIMANA MENGATASI PERLENGAHAN
Buka untuk sesi perbincangan dan soal jawab.

a) RASIONAL: Masalah perlengahan merupakan perkara lumrah untuk
kebanyakan individu, tetapi masalah ini dapat diatasi jika punca masalah
secara khusus dapat dikenal pasti.

b) Mengenal pasti punca masalah dan pengakuan diri akan masalah yang
ada merupakan asas untuk diri mengambil langkah-langkah positif ke
arah peningkatan prestasi dan mengatasi masalah perlengahan yang
ada.

c) Masalah perlengahan perlu di beri perhatian yang serius kerana kesan
atau kos kepada pencapaian diri adalah ketara.

1.2.6 AKTIVITI 4. MASA PALING SESUAI: Apabila anda ingin merancang jadual harian,
adalah penting untuk anda mengkaji dan mengambil kira aliran tenaga anda
sepanjang hari. Jika masa perdana anda, seperti contoh dibawah, adalah sebelah
pagi, lakukan perkara-perkara yang penting pada masa berkenaan dan tangguhkan
perkara seperti membaca, membalas surat dan lain-lain yang agak remeh selepas
makan tengahari.

Contoh Aliran Tenaga
11

Masa perdana

100%

0 Tengah hari 12:00 malam
6:00 pagi

1.2.7 AKTIVITI 5. FAKTOR PERIBADI: Kebanyakan permasalahan pengurusan masa
adalah disebakan oleh individu itu sendiri. Perkara ini selaras dengan lain-lain aspek
dalam kehidupan seharian dimana setiap individu bertanggung jawab terhadap diri
sendiri.

i. Berikut adalah punca permasalahan pengurusan masa secara individu:
a) Lemah dalam kepemimpinan dan pengurusan diri
b) Mengamalkan sikap bertangguh-tangguh dan kurang disiplin diri
c) Tidak mempunyai matlamat yang jelas dan tepat
d) Tidak membuat analisis masa dari aspek aliran tenaga, kategori masa
dan keutamaannya.
e) Mempunyai sekatan mental seperti kurang yakin, tunnel vision, letih,
berombang-ambing, dan kurang fakta.

ii. Pada hakikatnya, ANDA boleh menggunakan masa dengan lebih berkesan
dari masa ke semasa, jika ada usaha kearahnya. Yang pasti, ANDA SENDIRI
sahaja yang akan BOLEH menggunakan masa dengan BERKESAN.

12

1.2.8 AKTIVITI 6. MASA SEBAGAI SUMBER: Kemampuan diri untuk maju mengikut
potensi dan mencapai kejayaan peribadi tidak akan berlaku jika anda tidak
menghargai masa dan sentiasa berusaha untuk menggunakan dengan cara terbaik.
Tanya soalan-soalan berikut pada diri anda:

a) Adakah anda tahu nilai masa sejam anda?
b) Adakah anda menetapkan jadual harian anda dalam minda?
c) Adakah anda mengetahui dengan jelas apa yang anda akan lakukan

minggu ini? Bulan ini? Tahun ini? Tahun depan? Etc.
d) Andakah anda membuat agihan tugas (delegate) sebanyak mungkin

kepada subordinat?
e) Adakah anda membuat perangkaan masa bagi tugasan sebelum ia

diserahkan kepada orang lain atau anda membuatnya sendiri?

1.2.9 AKTIVITI 7 PENUTUP: BAGAIMANA ANDA MENGAWAL MASA ANDA
Pengajar membuat rumusan sesi dan ucapkan tahniah kepada semua peserta
kerana mereka akan mengurus masa mereka dengan labih baik untuk pembaikan
diri, keluarga, masyarakat dan organisasi.

1.3 PENGURUSAN MESYUARAT
1.3.1 PENERANGAN

13

Dalam membentuk sesebuah organisasi yang berjaya, aktiviti mesyuarat perlu diadakan
bagi memastikan perjalanan organisasi tersebut berjalan dengan lancar. Mesyuarat
merupakan salah satu cara berkomunikasi yang amat berkesan dalam menyampaikan
maklumat. Selain daripada itu, ianya juga merupakan cara untuk bertukar-tukar maklumat di
antara ahli organisasi, medan perbincangan untuk mendapatkan keputusan yang sesuai
serta tepat demi kebaikan organisasi dan juga tempat untuk mendapat maklumbalas
berkenaan persekitaran organisasi. Sesuatu mesyuarat itu dianggap berjaya dan berkesan
apabila segala persiapan yang dirancang berjalan dengan lancar, semua ahli mesyuarat
faham akan tujuan mesyuarat diadakan, maklumat yang disampaikan dapat difahami
sepenuhnya dan tindakan segera diambil oleh semua ahli mesyuarat berdasarkan hasil
perbincangan serta persetujuan dalam mesyuarat. Terdapat empat jenis mesyuarat iaitu:

i. Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang pada kebiasaannya diadakan tiap-tiap tahunan. Tujuannya
adalah untuk membaca dan mengesahkan peringatan Mesyuarat Agung yang
lalu, membincangkan perkara-perkara berbangkit daripadanya, menerima dan
mengesahkan penyata tahunan serta penyata kira-kira, melantik Pegawai-
pegawai dan Ahli-ahli Jawatankuasa yang barau, melantik dua orang
Pemeriksa kira-kira dan juga membincangkan perkara-perkara lain yang telah
diberitahu kepada Setiausaha Kehormat lima hari sebelum Mesyuarat Agung
itu dijalankan. Mesyuarat ini hanya sah dijalankan apabila oleh 1/3 daripada
jumlah ahli pertubuhan atau organisasi. Jawatankuasa hendaklah menetapkan
tarikh Mesyuarat Agung dan memberitahu dengan surat kepada semua ahli
selewat-lewatnya 14 hari sebelum Mesyuarat dijalankan.

ii. Mesyuarat Jawatankuasa
Sesebuah organisasi atau pertubuhan perlulah mengadakan mesyuarat
jawatankuasa sebulan sekali. Mesyuarat akan dipanggil oleh Setiausaha
organisasi dengan mengedarkan surat memberitahu berkenaan mesyuarat
selewat-lewatnya 7 hari sebelum mesyuarat dijalankan. Mesyuarat hanya sah
dijalankan apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 5 orang Ahli
Jawatankuasa. Kebiasaannya mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan
hal-hal pengurusan dan pentadbiran organisasi.

iii. Mesyuarat Biro
Mesyuarat ini biasanya diadakan untuk membincangkan berkenaan aktiviti
yang akan diadakan dalam sesebuah organisasi dari semasa ke semasa.
14

Pembahagian tugas kepada biro-biro yang telah dilantik telah dimaklumkan
dalam Mesyuarat Jawatankuasa. Terdapat beberapa ahli jawatankuasa kecil
yang akan dilantik menganggotai biro tersebut untuk membantu melancarkan
perjalanan serta aktiviti biro.

iv. Mesyuarat Khas
Mesyuarat khas biasanya diadakan untuk membincangkan perkara-perkara
khas atau tertentu yang memerlukan keputusan segera di kalangan ahli
jawatankuasa.

1.3.2 Tindakan Sebelum Mesyuarat
i. Sebelum mengadakan sesuatu mesyuarat, setiap organisasi perlu membuat
persediaan yang teliti. Pelbagai dokumen hendaklah disediakan seperti notis
dan agenda mesyuarat. Pada kebiasaannya dokumen tersebut akan
disediakan oleh setiausaha ataupun individu yang dipertanggungjawabkan
oleh pihak organisasi. Di antara maklumat yang perlu dinyatakan dalam notis
mesyuarat tersebut adalah seperti berikut:
a) Jenis mesyuarat
b) 1.1.2 Tempat mesyuarat diadakan
c) 1.1.3 Tarikh perlaksanaan mesyuarat
d) 1.1.4 Masa mesyuarat diadakan

ii. Agenda mesyuarat pula adalah senarai tajuk-tajuk yang akan dibincangkan
semasa mesyuarat dijalankan seperti di bawah:
a) Ucapan aluan pengerusi mesyuarat
b) Pengesahan minit mesyuarat yang lepas (jika ada)
c) Perkara berbangkit (jika ada)
d) Taklimat atau penerangan program
e) Laporan dari unit yang berkenaan
f) Hal-hal lain
g) Penutup / penangguhan mesyuarat
Walau bagaimanapun, agenda mesyuarat yang perlu disediakan adalah
berdasarkan jenis mesyuarat yang akan diadakan. Format notis dan agenda
mesyuarat yang perlu disediakan adalah seperti di Rajah A dan Rajah B.

15

Rajah A : Format menyediakan notis dan agenda mesyuarat 1

MEMORANDUM

Kepada : Pengerusi Persatuan Belia Kampung TM
Daripada: Leman b. Amin, Setiausaha Persatuan Belia Kampung TM
Rujukan : PBTM/002/1
Tarikh : 18 Julai 2008

MESYUARAT PERLANTIKAN JAWATANKUASA KERJA AKTIVITI SUKANEKA
KAMPUNG TM BIL.1/2008
Mesyuarat akan diadakan di Balairaya Kampung TM pada jam 3.00 petang, hari Rabu,
30 Julai 2008.
AGENDA

1. Ucapan aluan Pengerusi
2. Taklimat program
3. Penubuhan Jawatankuasa Kerja
4. Penubuhan Jawatankuasa Kecil
5. Kewangan
6. Hal-hal lain

Rajah B : Format menyediakan notis dan agenda mesyuarat 2

MEMORANDUM

16

Kepada : Pengerusi Persatuan Belia KampungTM
Daripada : Leman b. Amin, Setiausaha Persatuan Belia Kampung TM
Rujukan : PBTM/002/2
Tarikh : 18 Ogos 2008
MESYUARAT PERLANTIKAN JAWATANKUASA KERJA AKTIVITI SUKANEKA
KAMPUNG TM BIL.2/2008
Mesyuarat akan diadakan di Balairaya Kampung TM pada jam 3.00 petang, hari
Rabu,
13 OGOS 2008.
AGENDA

1. Ucapan aluan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat bil.1/2008
3. Perkara Berbangkit
4. Laporan dari ahli jawatankuasa
5. Hal-hal lain

1.3.3 Tindakan Semasa Mesyuarat
i. Peranan setiausaha semasa mesyuarat sedang dijalankan amatlah penting.
Tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh seorang setiausaha yang telah dilantik
adalah seperti mencatat kehadiran semua ahli mesyuarat, mengedarkan
kertas kerja yang perlu dibentangkan semasa mesyuarat kepada semua ahli
mesyuarat dan mencatat perbincangan, cadangan dan keputusan yang
diperolehi semasa mesyuarat dijalankan.

1.3.4 Tindakan Selepas Mesyuarat
i. Selepas mesyuarat diadakan, setiausaha yang telah dilantik perlulah
menyediakan minit mesyuarat ataupun laporan hasil keputusan perbincangan
yang telah dipersetujui oleh semua pihak di dalam mesyuarat.

1.3.5 Minit Mesyuarat
i. Minit mesyuarat ialah rekod bertulis berkaitan perkara-perkara yang berlaku
semasa mesyuarat diadakan. Catatan yang tepat dan bermanfaat kepada ahli
mesyuarat ataupun kepada mereka yang tidak hadir dengan sebab
munasabah. Minit mesyuarat hendaklah ditulis dalam bentuk laporan dengan
17

menggunakan istilah bahasa ketiga oleh pelapor atau setiausaha yang
menulis laporan tersebut. Apabila sesuatu minit mesyuarat itu telah siap
disediakan, ianya perlulah disemak semula bagi mengelakkan sebarang
maklumat atau fakta tertinggal. Tindakan yang seterusnya perlu dilakukan
oleh setiausaha adalah menandatangani minit mesyuarat tersebut dan juga
perlu mendapatkan tandatangan daripada Pengerusi Mesyuarat. Kemudian
minit mesyuarat tersebut hendaklah diedarkan kepada semua ahli mesyuarat
termasuklah mereka yang dijemput ke mesyuarat tetapi tidak dapat hadir
dengan sebab munasabah. Ini bertujuan untuk makluman dan memudahkan
tindakan selanjutnya dapat diambil oleh ahli mesyuarat dalam tempoh
terdekat. Format minit mesyuarat boleh disediakan dalam bentuk ruangan
ataupun bukan bentuk ruangan. Contoh format minit mesyuarat dalam bentuk
ruangan adalah seperti di Rajah C dan contoh format minit mesyuarat bukan
bentuk ruangan adalah seperti di Rajah D.

Rajah C: Format Minit Mesyuarat Bentuk Ruangan

18

MINIT MESYUARAT PERLANTIKAN JAWATANKUASA KERJA AKTIVITI SUKANEKA
KAMPUNG TM BIL.1/2008

TARIKH : 30 JULAI 2008

MASA : 3.00 PETANG

TEMPAT : BALAIRAYA KAMPUNG TM

KEHADIRAN : Yang dijemput

TIDAK HADIR (DENGAN MAAF) : Yang dijemput tetapi tidak hadir dengan sebab munasabah

TURUT HADIR : Yang tidak dijemput dan hadir serta mengambil bahagian dalam

perbincangan

(DENGAN KEBENARAN MESYUARAT)

BIL PERKARA MAKLUMAN /

TINDAKAN

1 Ucapan Aluan Pengerusi

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada yang hadir.

1.2 Tujuan mesyuarat kita adalah untuk berbincang dan Semua

mendapat persetujuan.......... ahli mesyuarat

2 Taklimat Program

2.1 Mesyuarat hari ini bertujuan untuk mendapat

penjelasan mengenai Perlaksanaan Aktiviti Sukaneka

Kampung TM.

2.2 Aktiviti tersebut dicadangkan untuk dilaksanakan Semua

pada............di................... dan penyertaan adalah dari ahli mesyuarat

penduduk Kampung TM.

2.3 Untuk menyempurnakan aktiviti tersebut maka

mesyuarat bertujuan mendapat kerjasama dari hadirin

yang dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa........

3 Penubuhan Jawatankuasa Kerja

3.1 Mesyuarat memutuskan Jawatankuasa Kerja adalah

sebagaimana berikut:

i. Pengerusi - Nama dan Jawatan AJK yang dilantik

ii. Naib Pengerusi - ...................

iii. Setiausaha - ..................

iv. Bendahari - ....................

19

4 Penubuhan Jawatankuasa Kecil Pengerusi JK
4.1 Mesyuarat telah bersetuju Jawatankuasa Kecil adalah Kecil
seperti berikut:
i. Urus setia - Nama dan Jawatan ATAU Jawatan Semua
ii. Protokol - Nama dan Jawatan ATAU Jawatan ahli mesyuarat
iii. Persiapan tempat - ........................
iv. Jamuan - ......................... ..........................
Mesyuarat memutuskan semua Pengerusi JK Kecil
dikehendaki untuk melantik ahli masing-masing.

5 Kewangan
5.1 Peruntukan kewangan adalah dari sumbangan ADUN
dan juga dana persatuan sendiri.

6 Hal-hal lain
6.1 (Kebiasaannya hal-hal lain adalah perkara-perkara
yang tidak disebut dalam Agenda Mesyuarat)

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 petang dan mesyuarat

seterusnya akan diadakan pada 18 Ogos 2008 (hari) di tempat

yang sama.

DISEDIAKAN OLEH : DISAHKAN OLEH:

(LEMAN B. AMIN) (JALAL B. ADI)
Setiausaha Pengerusi
JK Kerja Aktiviti Sukaneka
Tarikh : ............................

20

Rajah C: Format Minit Mesyuarat Bentuk Bukan Ruangan

MINIT MESYUARAT PERLANTIKAN JAWATANKUASA KERJA AKTIVITI SUKANEKA
KAMPUNG TM BIL.2/2008

TARIKH : 18 OGOS 2008
MASA : 3.00 PETANG
TEMPAT : BALAIRAYA KAMPUNG TM

KEHADIRAN : Yang dijemput
TIDAK HADIR (DENGAN MAAF) : Yang dijemput tetapi tidak hadir dengan sebab munasabah
TURUT HADIR : Yang tidak dijemput dan hadir serta mengambil bahagian dalam perbincangan

(DENGAN KEBENARAN MESYUARAT)

1. Ucapan Aluan Pengerusi
1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada yang hadir.
1.2 Tujuan mesyuarat kita adalah untuk berbincang dan mendapat maklumat tentang
perkembangan terkini status perancangan untuk perlaksanaan Aktiviti Sukaneka
Kampung TM.
Makluman : Semua ahli mesyuarat

2. Pengesahan Minit Mesyuarat bil.1/2008
(Sebelum meneruskan agenda mesyuarat ini, minit mesyuarat yang lepas perlulah
disemak dan disahkan di dalam mesyuarat ini dengan dicadangkan oleh salah seorang ahli
mesyuarat dan disokong seorang lagi ahli mesyuarat yang lain)

3. Perkara Berbangkit
(Perkara berbangkit biasanya merujuk kepada perkara yang telah dibincangkan dalam minit
mesyuarat yang lepas dan perlu dibincang semula dalam mesyuarat seterusnya, jika ada.
Contohnya ahli mesyuarat membangkitkan hal persiapan tempat kerana pada mesyuarat
lepas tidak ada perbincangan berkenaan penggunaan khemah semasa aktiviti akan
dijalankan)
Tindakan : JKK Persiapan Tempat
(atau yang berkaitan dengan perkara yang
dibangkitkan)

21

4. Laporan Dari Ahli Jawatankuasa
4.1 Jawatankuasa Kecil Urus Setia
Pengerusi JKK Urus Setia telah memaklumkan kepada semua ahli mesyuarat
bahawa semua ahli jawatankuasa kecil telahpun dilantik dan persiapan sedang
giat dijalankan.
Makluman : Semua ahli mesyuarat
4.2 Jawatankuasa Kecil Protokol .........
Makluman / Tindakan : ..............................

5. Hal-hal lain
5.1 (Kebiasaannya hal-hal lain adalah perkara-perkara yang tidak disebut dalam
Agenda Mesyuarat)
Makluman / Tindakan : ..................................

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 petang dan mesyuarat seterusnya akan diadakan pada
(tarikh dan hari – jika ada).

DISEDIAKAN OLEH : DISAHKAN OLEH:

(LEMAN B. AMIN) (JALAL B. ADI)
Setiausaha Pengerusi
JK Kerja Aktiviti Sukaneka

Rujukan:
1. Pengurusan Imej, Terbitan Pertama 2007, Chek Mat., Penerbit Utusan Publications &

Distributors Sdn. Bhd.
2. Modul Kepimpinan Dan Ketatanegaran, Cawangan Teknikal, Bahagian Pembangunan

Kemahiran, Kementerian Belia Dan Sukan Malaysia.
3. Modul Program Jati Diri (Pjdr-Bina Diri), Cawangan Kepimpinan Dan Pembangunan

Sahsiah, Jabatan Belia Dan Sukan Negara, Kementerian Belia Dan Sukan Malaysia.
4. Modul Kursus Pembangunan Kepimpinan Pertengahan, Cawangan Kepimpinan Dan

Pembangunan Sahsiah, Jabatan Belia Dan Sukan Negara, Kementerian Belia Dan
Sukan Malaysia.

22