NOTA PERBINCANGAN HI TEA

PERSATUAN VETERAN TUDM (JHEV ATM-338-10-01062016)

d/a Kelab Rekreasi Tentera Udara

Pangkalan Udara Subang, 40000 SHAH ALAM, Selangor, Malaysia

Tel: 017-380 1906 / Email: [email protected]





NOTA PERBINCANGAN AHLI JAWATAN KUASA MAJLIS HI-TEA PVTUDM


Tarikh: 02 Oktober 2018.

Masa: 1030H


Lokasi: Bilik Mesyuarat PVTUDM - KRTU.



KEHADIRAN:

Brig Jen Dato’ Dr Ismail bin Manuri TUDM (Bersara) – Pengerusi.
Dato’ Jalil Ninggal
Encik Kamil bin Dasuki.
Encik Rahim Hashim.
Encik Abidin bin Abd. Ghani.
Puan Muhaini binti Kadim.
Kpl U Mohd Adham Bin Mohd Sam.
PW U I (B) Mohdan bin Amran – Setiausaha.


PERKARA YANG DIBINCANGKAN


1. Mesyuarat dimulakan pada jam 10.00 pagi dengan ucapan aluan dan mengucapkan terima
kasih kepada ahli mesyuarat yang hadir. Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat ini adalah
untuk membincangkan perancangan mengadakan Majlis Hi-Tea anjuran PVTUDM. Pengerusi
juga menjelaskan objektif majlis ini bagi mengeratkan silaturrahim warga veteran Tentera Udara
semua peringkat dari seluruh negara.

2. TARIKH & MASA MAJLIS: Pengerusi memaklumkan bahawa beliau telah membuat
perbincangan awal dengan SU Kehormat tentang cadangan tarikh majlis .





1

3. Keputusan. Tarikh majlis yang dicadangkan adalah pada 24 Nov 18 (sabtu) dan masa
majlis adalah dari jam 1400 hingga 1700.

4. LOKASI MAJLIS: Pemilihan untuk mengadakan majlis Hi-Tea Veteran TUDM adalah
dengan mengambil kira pelbagai aspek yang merangkumi perihal kedudukan lokasi, kemudahan
akses, bantuan logistik, kos sewaan, kemudahan parkir dan nilai sentimental warga veteran.
Setelah dibincang dengan menyeluruh, ahli mesyuarat mencadangkan lokasi-lokasi berikut:

a. Dewan Akademi Tentera Udara (ATU) Ipoh.
b. Dewan Ababil - PU Subang.
c. Dewan Angkasa Raya - PU Kuala Lumpur.

5. Keputusan. Pengerusi memutuskan agar lokasi-lokasi yang cadangankan diangkat
kepada YBhg Presiden dan SU Kehormat untuk membuat keputusan akhir dengan mengambil
kira faktor-faktor yang telah dibincangkan oleh ahli mesyuarat.

6. TEMA & KONSEP: Ahli mesyuarat membincangkan tema dan konsep yang
bersesuaian dengan trend masakini dan ia bersifat kemesraan dan santai.

7. Keputusan. Ahli mesyuarat bersetuju dengan konsep yang dicadangkan dan memilih
tagline “Santai Mesra” atau “Jom Ngeteh” dengan tema “Hitam-Putih”.

8. KEHADIRAN: Ahli mesyuarat menyasarkan 250 warga veteran akan hadir. Disamping
kehadiran warga veteran, pegawai-pegawai kanan bersara dan beberapa orang kenamaan sebagai
jemputan khas juga dicadangkan.

9. Keputusan. Pengurusi mencadangkan senarai berikut sebagai sasaran kehadiran dan
dipersetujui oleh ahli mesyuarat.

a. Warga Veteran:

(1) Veteran Pegawai.
(2) Veteran LLP.
(3) Pengerusi/Wakil Pertubuhan/Persatuan/Kelab Veteran Negeri.

b. Veteran Pegawai Kanan dan Penjawat Tertinggi LLP:

(1) Mantan PTU.
(2) Mantan Pegawai Kanan.
(3) Mantan PW TUDM.



2

c. Orang Kenamaan.

(1) Menteri Pertahanan.
(2) Menteri Besar.
(3) Ahli Parlimen.
(4) Ahli Dewan Undangan Negeri.

d. Ahli Korporat yang membeli meja.

e. Pegawai & LLP dalam Perkhidmatan.

(1) Panglima Tentera Udara.
(2) PW TUDM.
(3) Komander Pangkalan.
(4) PW Pangkalan.

10. PAKAIAN. Pakaian bagi majlis ini adalah yang bersesuaian, kemas dan sopan selaras
dengan tema dan konsep majlis.

11. Keputusan. Ahli mesyuarat bersetuju pakaian yang ditetapkan adalah Baju Korporat
PVTUDM atau Baju Korporat Persatuan/Kelab masing-masing atau veteran individu yang tidak
memiliki baju korporat pakaian adalah bertemakan “Hitam-Putih”.

12. MENU: Menu yang akan disediakan adalah bersesuaian dengan tema majlis Hi-Tea dan
bergantung kepada lokasi majlis serta kemampuan kewangan. Sekiranya majlis ini diadakan di
dalam Pangkalan TUDM, pihak PVTUDM akan berbincang lanjut dengan pihak pangkalan
untuk menggunakan khidmat katering sedia ada untuk menyediakan makanan dan minuman
mengikut kadar berpatutan yang akan dibiayai oleh PVTUDM.

13. Keputusan. Mesyuarat bersetuju anggaran kos untuk sajian majlis adalah pada kadar
RM15.00 seorang. Dana yang dikutip melalui jualan meja akan digunakan untuk menampung
kos sajian sekiranya diperlukan.


14. JUALAN MEJA: Ahli mesyuarat mencadangkan ‘Jualan Meja’ kepada Syarikat-syarikat
dan Badan Korporat terpilih dengan harga RM1000.00 bagi setiap meja yang mengandungi 10
tempat duduk. Sasaran minima jualan meja adalah sebanyak 10 buah bernilai RM10,000.00.

15. Keputusan. Pengerusi memutuskan supaya Ahli mesyuarat mendapatkan senarai Badan
Korporat dan Syarikat yang terpilih untuk dimajukan permohonan jualan meja.



3

16. IMPLIKASI KEWANGAN: Perbincangan anggaran kos penganjuran majlis ini
mengambil kira perbelanjaan kritikal dan tambahan yang diperlukan semasa peringkat persiapan
dan perlaksanaan majlis.

17. Keputusan. Berikut adalah anggaran kos perbelanjaan bagi majlis tersebut adalah
seperti berikut:

a. Makan/minum (250 x RM15.00) = RM3,750.00
b. Hiburan & Persembahan = RM1,000.00
c. Banting/banner & Backdrop = RM350.00
d. Goodies (250 x RM5.00) = RM1,250.00
e. Cendera Kenangan Khas (10 x RM30.00) = RM300.00 (Pembeli Meja)
f. Pelbagai/Pentadbiran = RM200.00
JUMLAH = RM6,850.00

18. PROMOSI & PUBLISITI. Kejayaan majlis ini amat bergantung kepada sambutan dan
penyertaan dari warga Veteran seluruh negara. Usaha mempromosi dan mewar-warkan majlis ini
perlu dilaksanakan secara berterusan supaya lebih ramai penyertaan semua peringkat pegawai
dan LLP veteran memberi sokongan kepada usaha mempererat silaturahim dikalangan Veteran
TUDM.

19. Keputusan. Ahli mesyuarat bersetuju supaya semua platform dan media akan digunakan
untuk tujuan promosi dan publisiti mewar-warkan majlis Hi-Tea Veteran TUDM dengan
kerjasama PR TUDM, seperti berikut:

a. Whatsapp Group/individu.
b. Facebook.
c. Instagram.
d. Tweeter.
e. Radio.
f. TV (SPM/MHI)
g. News paper.


20. KUTIPAN DERMA HARI PAHLAWAN. Pengerusi memaklumkan bahawa sempena
dengan majlis tersebut adalah dicadangkan supaya danjurkan juga kutipan Tabung Hari
Pahlawan untuk meningkatkan dana PVTUDM dari semua yang hadir.








4

21. Keputusan. Ahli mesyuarat bersetuju dengan cadangan dan kerjasama dengan pihak
PVATM akan diusahakan supaya penderma terutamanya dari syarikat atau badan korporat diberi
pengecualian cukai.

22. AKTIVITI & ATURCARA MAJLIS: Ahli mesyuarat membincangkan cadangan
aturcara majlis Hi-Tea PVTUDM untuk diangkat kepada YBhg Presiden untuk persetujuan..

23. Keputusan. Cadangan aturcara majlis adalah seperti berikut:

1430 - Ketibaan & pendaftaran ahli.
1430 - Ketibaan VIP & VVIP.
Nanyian “NegaraKu & Perwira di Angkasa”.
Bacaan doa.
Ucapan Aluan Presiden PVTUDM.
Ucapan Tetamu Kehormat.
Pelancaran kutipan Tabung Hari Pahlawan TUDM
Jamuan Buffet Hi-Tea
Penyampaian sumbangan kepada veteran yang memerlukan (balu/kurang upaya).
1700 – Bersurai.

24. AJK KECIL & AGIHAN TUGAS: Berikut adalah AJK Kecil yang dilantik:

a. Jualan Table Sasar 10 Meja Rm1000.00 – Semua AJK.
b. Kutipan Persaorangan (RM15.00/Seorang) - En. Rahim/Pn. Muhaini.
c. AJK Jemputan untuk pegawai – Dato’ Dr. Ismail.
d. Ajk Makanan & Sajian (Budget 15/Pax) - Hj Abidin.
e. Pendaftaran & Kehadiran -Pn.Muhaini & Rakan
f. Ajk Hiburan & Cenderahati – En. Mohdan.
g. Ajk Jemputan Khas & Eksekutif Level – Dato’ Dr. Ismail/En Mohdan.
h. Bacaan Doa - Ustaz Pangkalan
i. Back Drop - En. Mohdan
j. Produk Ahli (Propose Ahli) Semua AJK.
k. Event Manager - En. Mohdan / En. Rahim
l. Cenderahati Untuk Penderma - En. Mohdan
m. Usherer – Dato’ Dr. Ismail.
n. Jurugambar – Dato’ Dr. Ismail.
o. Media Coverage – En. Mohdan.
p. Publisiti – En. Mohdan
q. Bunting (20 Buah) – En. Mohdan
r. Security (Provost) – Dato’ Dr. Ismail
s. Tabung Pahlawan – En. Kamil.

5

t. Bendahari – En. Rahim
u. Kebajikan – Dato’ Abd. Rahman.
v. Mock Up Cek – En. Mohdan.

25. HAL-HAL LAIN.

a. Pengecualian Cukai. Pengerusi mencadangkan agar penyumbang yang membeli meja
dapat pengecualian cukai dari LHDN melalui kerjasama PVATM.

b. Goodies. Veteran yang hadir akan disediakan dengan goodies yang akan ditentukan
kemudian berdasarkakn kepada kedudukan kewangan. Ahli mesyuarat mencadangkan untuk
mendapatakan penajaan dari ahli veteran dalam bentuk produk keluaran masing-masing.

26. PENUTUP. Pengerusi memberi pandangan berdasarkan kepada anggaran perbelanjaan
di Para 16 bagi majlis ini tidak begitu besar dan objektifnya adalah untuk memperkasa ikatan
silaturahim dikalangan warga veteran dan majlis ini bukanlah untuk meraih keuntungan,
pengerusi melahirkan keyakinan bahawa majlis ini akan dapat dilaksana dengan lancar dan
jayanya. Pengerusi juga menaruh harapan tinggi kepada semua AJK supaya memberi komitmen
dan kerjasama yang tinggi supaya rancangan menganjurkan majlis ini memperoleh kejayaan dan
membanggakan.

27. Mesyuarat Akan Datang. Mesyuarat akan datang akan diadakan pada 12 Nov 18.

28. Oleh kerana tiada lagi perkara yang dibincangkan, pengerusi menangguhkan mesyuarat
pada jam 01.30 tengah hari.


Disediakan Oleh: Pengerusi:










---------------------------------- -----------------------------------------------
PW U I (B) Mohdan Bin Amran Brig Jen Dato’ Dr. Ismail bin Manuri TUDM (Bersara)
Setiausaha II PVTUDM Setiausaha I PVTUDM







6