การบัญชี 101 ARROW ACCOUNTING A L F R E D M I L L FROM CALCULATING REVENUES AND PROFITS TO DETERMINING ASSETS AND LIABILITIES, AN ESSENTIAL GUIDE TO ACCOUNTING BASICS
MICHELE CAGAN, CPA : เขียน สวิณี แสงสิทธิชัย : แปล รายงานทางการเงินแบบหลักสูตรเร่งรัด สินทรัพย์คืออะไรก็ตามที่ระบุมูลค่าเป็นตัวเงินได้ และบริษัทเป็นเจ้าของ เช่น เงินสด เงินลงทุน และที่ดิน 101 การบัญชี
การบัญชี 101 ACCOUNTING 101 MICHELE CAGAN, CPA : เขียน สวิณี แสงสิทธิชัย : แปล จัดท�ำโดย สำ�นักพิมพ์แอร์โรว์ ในเครือบริษัท แอร์โรว์ มัลติมีเดีย จำกัด เลขที่ 1 ถนนก�ำแพงเพชร 6 ซอย 5 แยก 6 (โกสุมนิเวศน์ ซ.2) แขวงทุ่งสองห้อง เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210 โทรศัพท์ 0-2573-6584 Email : [email protected] Line ID : @arrow11 Hompage : www.arrowmultimedia.co.th Copyright © 2017 by Simon & Schuster, Inc. Published by arrangement with Adams Media, an Imprint of Simon & Schuster, Inc., 1230 Avenue of the Americas, New York, NY 10020, USA. Thai Language Translation Copyright © 2024 by Arrow Multimedia Co.,Ltd. All rights reserved. © สงวนลิขสิทธิ์โดย บริษัท แอร์โรว์ มัลติมีเดีย จ�ำกัด ห้ามน�ำส่วนหนึ่งส่วนใดของหนังสือเล่มนี้ไปลอกเลียน ท�ำส�ำเนา ถ่ายเอกสาร หรือน�ำไปเผยแพร่ในอินเทอร์เน็ต หรือสื่อต่างๆ ไม่ว่าในรูปแบบใด นอกจากได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น CAGAN, MICHELE. การบัญชี 101—กรุงเทพฯ : แอร์โรว์, 2567. 288 หน้า. 1. การเงิน I. สวิณี แสงสิทธิชัย, แปล II. ชื่อเรื่อง. ISBN 978-616-434-367-2 ข้อมูลทางบรรณานุกรม บรรณาธิการ : นิคม ชาวเรือ ผู้จัดการทั่วไป : เดือนนภา สุรามิตร ฝ่ายขาย : ณลินพรรณ เผ่าพันธุ์ขาว กองบรรณาธิการ : สุภาภรณ์ สว่างจันทร์, วลัยกร เต็มขันท์, ปวันรัตน์ เกียรติธีรชัย, ชญานี ขุนพิลึก พิสูจน์อักษร : อักษร สัมพันธ์ ศิลปกรรม : ชมพูนุช ขอดค�ำ จัดจ�ำหน่ายทั่วประเทศโดย บริษัท อมรินทร์ บุ๊ค เซ็นเตอร์ จำกัด 108 หมู่ที่ 2 ถ.บางกรวย-จงถนอม ต.มหาสวัสดิ์ อ.บางกรวย จ.นนทบุรี 11130 โทรศัพท์ 0-2423-9999 โทรสาร 0-2449-9222, 0-2449-9500-6 hompage : www.naiin.com พิมพ์ที่ : บริษัท ไอดี ออล ดิจิตอลพริ้นท์ จำกัด 52 ซอยเอกชัย 69 ถนนเอกชัย แขวงบางบอน เขตบางบอน กทม. 10150 โทรศัพท์ 0-2899-5429-35 โทรสาร 0-2416-4097 ราคา 390 บาท
เกี่ยวกับ การบัญชี 101 หนังสือเล่มนี้เป็นตัวแทนค�ำแนะน�ำที่ง่ายและรวดเร็วเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้พื้นฐานของการ บัญชี ความสามารถในการเจรจาข้อตกลง มั่นใจในการดูแลพนักงาน การติดตามค่าใช้จ่าย ที่สมบูรณ์และแม่นย�ำ แวดวงทางธุรกิจในปัจจุบัน ทักษะเหล่านี้เป็นทักษะที่ต้องมี แต่บ่อยครั้งที่หนังสือ ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะท�ำให้รายละเอียดส�ำคัญของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกลายเป็นการอ่าน ที่น่าเบื่อ ซีรีส์ขายดีชุดนี้อัดแน่นไปด้วยเกร็ดความรู้และแนวคิดสนุกๆ นับร้อยรายการที่ หาไม่ได้จากที่อื่น ตั้งแต่การจ้างงานและการไล่ออกไปจนถึงการวางกลยุทธ์และการค�ำนวณ รายได้ คู่มือเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเรียนรู้แนวคิดทางธุรกิจและอาชีพหลักได้ โดยไม่ ต้องใช้ MBA! ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจใหม่ ผู้จัดการ หรือพนักงานระดับเริ่มต้น หนังสือชุดนี้มีค�ำตอบที่คุณต้องการเพื่อการด�ำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การบัญชี 101 เขียนโดย มิเชล เคเกน (CPA) เคยท�ำงานเป็นนักวางแผน ทางการเงิน นักบัญชี และที่ปรึกษาด้านภาษี โดยให้ความช่วยเหลือทั้งบุคคลธรรมดาและ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก เธอเป็นผู้เขียนหนังสือการเงินและธุรกิจส่วนบุคคลหลายเล่ม รวมถึง Investing
สารบัญ บทน�ำ 13 บทที่1ธุรกิจการบัญชี 15 ใครบ้างที่ใช้ข้อมูลการบัญชี 17 การบัญชีเป็นมากกว่าตัวเลข 23 การบัญชียุคโบราณ 30 การบัญชีสมัยใหม่ 38 มาตรฐานการบัญชี 44 หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป 49 การติดตามและวัดความสำเร็จ 56 นักบัญชีช่วยคุณได้อย่างไร 60 บทที่2 ใครเป็นใครในการบัญชี 67 ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ต้องได้รับใบอนุญาต 68 สมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศสหรัฐอเมริกา 73 ลงบัญชี VS การบัญชี 79 นักบัญชีของวงการบันเทิง 83
นักบัญชีสืบสวน 89 ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน 94 ซีเอฟโอ (CFO) นำทางบริษัท 98 นักบัญชีภาษีอากร 102 การบัญชีสิ่งแวดล้อม 107 เลือกผู้เชี่ยวชาญให้ถูกคน 111 บทที่3 ร่างกรอบแนวคิด 115 การบัญชีเริ่มจากบัญชี 116 แต่ละบัญชีเชื่อมต่อกันอย่างไร 119 เดบิตและเครดิต 123 อะไรบ้างที่ถือว่าเป็นรายการค้า 128 วงจรบัญชี 133 การบัญชีและความเป็นระเบียบ 140 บทที่4สินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของ 145 สมการบัญชี 146 สินทรัพย์คืออะไร 149 แยกย่อยประเภทของสินทรัพย์ 154 เจาะลึกสินทรัพย์หมุนเวียน 160
ความสำคัญของเงินสด 165 เจาะลึกสินทรัพย์ถาวร 168 หนี้สินหมุนเวียน 174 หนี้สินไม่หมุนเวียน 178 ส่วนของเจ้าของ 181 บทที่5 รายได้ต้นทุนและค่าใช้จ่าย 185 รายได้ 186 ขายสด vs ขายเชื่อ 191 ความเชื่อมโยงของต้นทุนและสินค้าคงเหลือ 195 ค่าใช้จ่าย 201 ค่าเสื่อมราคา 208 ผู้คนและเงินเดือน 213 มีกำไรแต่ไม่มีเงินสด 219 บทที่6 งบการเงิน 223 งบกำไรขาดทุน 225 งบแสดงฐานะการเงิน 230 งบกระแสเงินสด 234 สิ่งที่งบการเงินบอกคุณ 238
งบการเงินมาสู่การยื่นภาษี 245 แต่ละงบการเงินเชื่อมโยงกันอย่างไร 248 บทที่7การบัญชีขับเคลื่อนไปข้างหน้า 251 บริษัทบัญชียักษ์ใหญ่ 252 เรื่องฉาวโฉ่ในโลกการบัญชี 255 การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในอุตสาหกรรม 259 ซอฟต์แวร์การบัญชี 263 แอปพลิเคชันการบัญชี 273 การบัญชีในคลาวด์ 278 การบัญชีในวันพรุ่งนี้ 281
แด่คุณพ่อ เจ้าของเส้นทางส�ำเร็จที่ฉันเลือกเดิน คิดถึงนะคะ
บทน�ำ คุณอาจไม่รู้ตัวนะว่าการบัญชีเป็นเรื่องส่วนใหญ่ในชีวิตของคุณ ถ้าคุณซื้อ หนังสือเล่มนี้ การบัญชีก็มีเอี่ยวด้วย ถ้าคุณซื้อลาเตสักแก้วที่สตาร์บัคส์ บัญชีก็เข้ามายุ่งด้วย หากคุณยายส่งของขวัญวันเกิดเป็นการ์ดเงินมูลค่า 20 ดอลลาร์ การบัญชีก็เข้ามาจุ้นอีกรอบ ความจริงการบัญชีมีบทบาททุกครั้ง เมื่อคุณซื้อหรือขายอะไรสักอย่าง จ่ายบิล เอาเช็คไปขึ้นเงิน หรือตรวจสอบ ยอดในรายการเดินบัญชีของคุณ เมื่อเงินเป็นปัจจัยส่งผลกระทบต่อชีวิต ของคุณ แต่การบัญชีจะช่วยให้มันอยู่ในรูปแบบที่มองเห็นเป็นภาพได้ ไม่ว่า คุณสนใจเรื่องการบัญชีเพื่อตัวเองหรือเพื่อธุรกิจของคุณ หรือแม้กระทั่งเพื่อ มีอาชีพที่ค่าตอบแทนสูงและเป็นที่ต้องการของตลาด Accounting 101 จะ เป็นจุดเริ่มต้นของคุณ ตรงกันข้ามกับความเชื่อทั่วไปที่นักบัญชีเป็นอาชีพน่าเบื่อมีแต่เรื่อง ตัวเลข การบัญชีเป็นอาชีพที่มหัศจรรย์มากที่สุดในโลก ณ ที่แห่งนี้คุณจะ ได้เรียนรู้ทุกอย่าง ตั้งแต่ผู้ลงบัญชีสมัยโบราณแสนทรมานทรกรรมกับการ เฝ้านับจ�ำนวนเงินให้ฟาโรห์เปลี่ยนมาเป็นเทคโนโลยีล�้ำหน้าทุกวันนี้ได้ อย่างไร สิ่งเหล่านี้เปลี่ยนมุมมองที่เรามองเงิน คุณจะเห็นวิวัฒนาการล�้ำหน้า ของเทคโนโลยีที่ช่วยนักบัญชีจากเครื่องบวกเลขและสายป่านตัวเลขไม่รู้จบ ของพวกเขาไปสู่การเป็นศูนย์กลางการต่อสู้แห่งสนามรบการบริหารธุรกิจ ทุกวันนี้ นอกจากจัดการภาษี หรือเป็นผู้สอบบัญชี อาชีพที่ใช้ความรู้เรื่อง การบัญชียังท�ำงานในเอฟบีไอ พัฒนาการขยายธุรกิจเชิงรุก และกุมบังเหียน องค์การการเงินระหว่างประเทศอีกด้วย
เทคโนโลยีที่พัฒนาก้าวกระโดดเหล่านั้นน�ำพานักบัญชีให้เป็น อาชีพที่น่าสนใจ ซึ่งน�ำเรื่องบัญชีมาใกล้ตัวคุณมากขึ้นเช่นกัน คุณอาจมีการ จัดการงบประมาณหรือแอปพลิเคชันช่วยติดตามผลการลงทุนของคุณใน โทรศัพท์มือถือ ทั้งๆ ที่เทคโนโลยีทุกวันนี้ล�้ำหน้าขึ้นเรื่อยๆ และอนาคตการ บัญชีมีทีท่าเยี่ยมยอดอยู่ดี วางแนวคิดเกี่ยวกับนักบัญชีและการบัญชีในหัวคุณลงก่อน เพราะ ที่แห่งนี้ คุณจะพบรายการมากมายบอกทุกสิ่งที่ต้องการรู้เกี่ยวกับ ประวัติศาสตร์การบัญชี เส้นทางอาชีพที่นักบัญชีเลือกประกอบอาชีพได้ ความแตกต่างระหว่างเดบิตกับเครดิต อ่านงบการเงินขององค์การอย่างไร ก่อนคุณจะลงทุน รวมถึงแอปพลิเคชันท�ำบัญชีส�ำหรับธุรกิจส่วนตัวแบบ ล�้ำหน้าที่เปิดใช้บริการ ดังนั้นรัวเครื่องคิดเลขของคุณเลย เพราะหนังสือ Accounting 101 เล่มนี้จะท�ำบัญชีของคุณดุลกัน และมากกว่านั้นด้วย!
บทที่ 1 ธุรกิจการบัญชี การบัญชีรู้จักกันว่าเป็น “ภาษาแห่งการเงิน” การสื่อสารแสนโบราณนี้ถอดรหัส ความลับของเงิน แปลแนวคิดทางการเงินแสนซับซ้อนให้กระจ่าง ตัวเลขบรรทัด สุดท้าย (กำไร-ขาดทุนสุทธิ) ที่ใครๆ ก็ใช้ได้ เนื่องจากพวกเราต่างสนใจเรื่องเงินๆ ทองๆ อยู่แล้ว การบัญชีจึงแทรกซึมเข้าสู่ชีวิตของทุกคนไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ตราบใดที่ผู้คนต่างตุนอาหาร หรือซื้อขายหอกแลกหนังสัตว์ พวกเขาต้อง เจอการบัญชีไม่ว่าทางใดทางหนึ่ง จากนั้นเกิดสกุลเงินตามมาท�ำให้การบัญชีทั้งง่าย และยากขึ้น มันง่ายขึ้นเพราะตอนนี้มีหนทางวัดมูลค่าสิ่งของแล้ว แต่ที่ยากคือการ ค้าขาย (และผลจากการค้าขายเช่นค่าสาธารณูปโภคและภาษี) เริ่มซับซ้อนขึ้น แม้ว่า การเงินภาคธุรกิจหรือส่วนบุคคลเริ่มซับซ้อนขึ้นอย่างไร การบัญชียังคงน�ำความ สามารถในการเปรียบเทียบมาประทับในความยุ่งเหยิงนี้ได้ ด้วยการลงบันทึกชัดเจนและออกกฎให้ปฏิบัติตาม การบัญชีจึงเป็นส่วน หนึ่งในรัฐบาล ธุรกิจต่างๆ และพลเมืองในเศรษฐกิจ และให้ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องและ ตัวเงินเคลื่อนไหวไปพร้อมกัน หากไม่มีการบันทึกบัญชี เราคงไม่สามารถออมเงิน หรือลงทุนได้ เราจะกู้ยืมเงินเพื่อซื้อบ้านไม่ได้ และเราคงถอนเงินสดจากตู้เอทีเอ็ม ไม่ได้ ในบทนี้ คุณจะพบผู้คนหลากหลายที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชี เหตุใดพวกเขา ต้องการมัน และท�ำอะไรกับมัน ทั้งหมดเริ่มจากคุณและการเงินส่วนตัวของคุณ ดังนั้น มาดูกันว่าข้อมูลทางการบัญชีส่งผลกระทบใดต่อชีวิตคุณบ้าง
16 ACCOUNTING 101 ภาพลูกา ปาซีโอลี ตามลักษณะเฉพาะของ จาโกโป เด บาร์บารี ลูกา ปาซีโอลีเป็นผู้เขียนหนังสือ Summa de Arithmetica Geometric Propotioni et Proportionalita และเป็นได้รับการ ยกย่องว่าเป็น “บิดาแห่งการบัญชี” แห่งบัญชีสมัยใหม่
การบัญชี 101 17 ใครบ้างที่ใช้ข้อมูลการบัญชี WHO USES ACCOUNTING INFORMATION บัญชีของทุกคน แทบทุกคนใช้ข้อมูลการบัญชี ทั้งเหล่าผู้เชี่ยวชาญและคนทั่วไป ใบแจ้งยอดจาก ธนาคาร (bank statement) บิลบัตรเครดิตและเช็คจ่ายค่าเช่าต่างอัดแน่นข้อมูลทาง บัญชี เมื่อคุณตรวจดูค่าเบียร์ในบาร์แล้วเจอทิปงามๆ แฝงอยู่ คุณกำลังใช้ข้อมูลการ บัญชี ตอนคุณชอปปิงในเว็บไซต์แอมะซอน (Amazon) ตอนยื่นภาษี หรือตอนยื่น ขอเงินกู้เพื่อการศึกษา คุณก็กำลังส่งมอบข้อมูลการบัญชี นั่นเป็นแค่หนทางการใช้ การบัญชีในชีวิตประจำวันเท่านั้น หันมาฝั่งธุรกิจบ้าง การบัญชียิ่งแผ่กระจายไปทั่ว และอย่างน้อย ผู้คน ส่วนใหญ่ใช้ข้อมูลการบัญชีในหน้าที่การงานของตนทุกๆ วัน ไม่ว่าขณะคุณสั่งของ จากผู้ขาย เปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้า หรือพิมพ์เช็คจ่ายเงินเดือน ตอนนั้นคุณก�ำลัง จัดการข้อมูลการบัญชีนั่นเอง ข้อมูลการบัญชียิบย่อยนี้รวมกันเป็นภาพใหญ่ที่แสดงว่าครอบครัวหรือ ธุรกิจของคุณยังมีสถานะการเงินดีอยู่ คนภายในเช่นหัวหน้าครัวเรือนและเจ้าของ ธุรกิจใช้ข้อมูลทางบัญชีแบบภาพรวมนี้ เพื่อคงสถานะการเงินไว้และเป็นตัวอักษร สีด�ำ (ยังไม่เป็นสีแดง) ซึ่งถือว่าเข้าท่า หลังจากนั้น เมื่อคุณต้องควบคุมเงิน คุณ จ�ำเป็นต้องรู้ว่ามีเงินเท่าไร ส่วนยืมเท่าไร และเงินเหล่านี้ถูกใช้กับอะไรภายภาคหน้า นอกเหนือจากคุณ หลายๆ คนอาจต้องการรู้ว่าคุณหรือธุรกิจของคุณท�ำ เงินได้อย่างไร หากมีธุรกิจของตัวเอง ผู้คนเหล่านั้นอาจเป็นพนักงานที่ต้องการ
18 ACCOUNTING 101 ติดตามตัวเลขเฉพาะเจาะจงเพื่อปิดงานและพนักงานบัญชีบริษัทที่ต้องการตัวเลข ต่างๆ เพื่อเตรียมรายงานช่วยประมาณการงบประมาณ ผู้คนภายนอกนั้นมากมาย และหลากหลาย ซึ่งรวมถึง • พนักงานสินเชื่อ ตั้งแต่สินเชื่อเพื่ออสังหาริมทรัพย์ เงินกู้เพื่อการศึกษา รวมถึงการให้วงเงินสินเชื่อ • หน่วยงานมีอ�ำนาจด้านภาษีของรัฐบาลกลาง รัฐ ท้องถิ่น • ใครก็ตามที่อาจให้เครดิตยืดระยะเวลาการจ่ายเงินแก่ธุรกิจของคุณ • นักลงทุนที่มีประสิทธิภาพในอนาคตและปัจจุบัน ไม่ว่าคุณใช้ระบบระดม ทุนหรือการเสนอขายหุ้นครั้งแรกให้แก่ประชาชนทั่วไป (ไอพีโอ-IPO) ผู้ใช้ภายนอกที่แตกต่างกันนี้มีเหตุผลที่ต้องการเห็นตัวเลขทางบัญชี เช่น ผู้ปล่อยเงินกู้เพื่ออสังหาริมทรัพย์อยากเห็นว่าคุณมีเงินสดออมเพียงพอส�ำหรับ เงินดาวน์และจะไม่ตกอยู่ในสภาพหนี้ท่วมหัว และมีแหล่งรายได้ยั่งยืน หน่วยงานมี อ�ำนาจทางภาษีอย่างกรมสรรพากรแห่งสหรัฐอเมริกา (IRS) ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจ ว่าคุณไม่ได้ค�ำนวณรายได้หักภาษีหรือภาษีเงินได้ผิด บรรดาเจ้าหนี้มองหาสิ่งที่ คล้ายกับพนักงานธนาคารมองหา โดยเฉพาะส่วนที่บ่งบอกกระแสเงินสดเข้าที่เชื่อถือ ได้ นักลงทุนต้องการมั่นใจว่าคุณจัดการทรัพยากรได้ดี เพราะฉะนั้นพวกเขาจะได้ เห็นเลขผลตอบแทนงามๆ ทุกคนต้องการสิ่งที่แตกต่าง ขณะที่ผู้ใช้ข้อมูลทางบัญชีภายนอกต้องการดูสถานะการเงินของคุณแบบลงลึก มัน ยังมีสิ่งที่ซ่อนเร้น พวกเขาไม่ได้ต้องการข้อมูลเดียวกัน และอาจไม่ต้องการข้อมูล รูปแบบเดียวกัน ตอนที่คุณตรวจตราการเงินของครอบครัวหรือภาพรวมการเงินของบริษัท คุณจะต้องการเห็นรายละเอียดมากกว่าสิ่งที่ยินดีเปิดเผยให้บุคคลภายนอกเห็น ยกตัวอย่างเช่นคุณอาจตรวจสอบทะเบียนเช็คและบิลเรียกเก็บค่าบัตรเครดิต
การบัญชี 101 19 อย่างละเอียด ส่วนตอนที่คุณควานหาตัวเลขมาลดหย่อนภาษี แต่ไม่อยากให้กรม สรรพากรเห็นเจาะจงรายบรรทัด เช่นตอนคุณซื้อหนังสือจากเว็บไซต์แอมะซอน หรือ สมัครบริการสตรีมมิงอย่างเน็ตฟลิกซ์ ตัวข้อมูลเหล่านี้ไม่ช่วยกรมสรรพากรตัดสินใจ ว่าคุณจ่ายภาษีถูกต้องหรือไม่ ส่วนธุรกิจของคุณ ขณะที่คุณยื่นแบบแสดงยอดขายรวมในการขอคืนภาษี ก็ไม่ได้ส่งข้อมูลแยกย่อยว่าลูกค้าคนใดซื้ออะไรให้หน่วยงานภาษี การรู้ว่าลูกค้าของ คุณซื้อผลิตภัณฑ์กระดาษมากกว่าผลิตภัณฑ์ท�ำความสะอาดไม่ช่วยให้หน่วยงาน ทางภาษีมาตรวจสอบการค�ำนวณภาษีของคุณ ทว่าข้อมูลประเภทนั้นช่วยคุณหาได้ ว่าสินค้าท�ำความสะอาดเหลือมากเกินไป หรือไม่ก็บริษัทของคุณก�ำลังแขวนชีวิตไว้ กับลูกค้าเพียงคนเดียว ให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ เรารู้แล้วว่าคุณอาจมีผู้คนมากหน้าหลายตามาขอดูงบการเงินส่วนตัวหรืองบการเงิน ของบริษัท แต่พวกเขาอาจต้องการเห็นบางสิ่งที่แตกต่างกัน แล้วคุณจะท�ำอย่างไร อย่างแรก ดูว่าใครเป็นคนขอ ถ้าเป็นหน่วยงานทางภาษีเช่นสรรพากร คุณต้องน�ำ เสนอตัวเลขในรูปแบบที่หน่วยงานบังคับ เช่น แบบฟอร์ม 1040 คุณจะพรินต์ตัวเลข จากต้นขั้วเช็คของตนออกมาแล้วส่งไปไม่ได้เฉยๆ หลักการเดียวกับพนักงานสินเชื่อ บรรดาผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้อาจอ่านงบการเงินนับร้อยทุกสัปดาห์ และพวกเขาต้องการ ให้รูปแบบข้อมูลเหมือนและต่อเนื่องกัน ความต้องการของพวกเขาส�ำคัญต่อคุณเช่นกัน ถ้าคุณไม่ส่งภาษีใน แบบฟอร์มที่ถูกต้องให้กรมสรรพากร คุณอาจถูกปรับ โดนก�ำหนดโทษ และต้อง เสียดอกเบี้ย แย่กว่านั้นคือคุณอาจถูกเรียกไปตรวจสอบ และถ้าคุณยื่นอะไรก็ตาม ให้แก่เจ้าหน้าที่สินเชื่อมากกว่าที่พวกเขาขอ คุณอาจไม่ได้เงินที่ต้องการจากเขา แม้ว่าตัวเลขของคุณดูเหมือนกับในแบบฟอร์ม การเรียงล�ำดับและการจัดวางส�ำคัญ ยิ่งยวดต่อผู้ร้องขอข้อมูล
20 ACCOUNTING 101 แบบฟอร์มภาษี แบบรายงานภาษีของสหรัฐอเมริกา ถ้าคุณส่งแบบรายงานไม่ถูกต้อง คุณอาจต้องเสีย ค่าปรับ โดนบทลงโทษ และเก็บดอกเบี้ย ในกรณีที่แย่กว่านั้นคือถูกเรียกตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบ ส�ำนักงานใหญ่ของหน่วยงานสรรพากร ณ กรุงวอชิงตัน ดี.ซี.
การบัญชี 101 21 ตอบเท่าที่ถูกถาม ถ้าคุณกรอกแบบฟอร์มภาษีของตน กฎดีๆ ที่ควรจ�ำมีหนึ่งอย่างคือ อย่าให้อะไร เกินกว่าแบบฟอร์มถาม เติมตัวเลขในช่องที่จ�ำเป็นแล้วหยุด อย่าอธิบาย อย่า เพิ่มเติมรายละเอียด เมื่อคุณเพิ่มรายละเอียดลงไป ภาษีที่ถูกคืนของคุณอาจโดน ปักธงเพื่อตรวจสอบ ความจริงแล้วผู้ตรวจสอบก็ไม่ใช่คนใจร้ายอะไร พวกเขาอาจ แสดงได้ว่าคุณท�ำทุกอย่างถูกต้อง แต่ส่วนใหญ่พวกเขาก็ไม่น่าประทับใจเท่าไร หรอก บัญชีสองเล่ม คุณอาจเคยได้ยินวลี “บัญชีสองเล่ม” บ่อยๆ ในบริบทของหน่วยงานบังคับใช้ กฎหมายและหมายจับ บัญชีสองเล่มมักพูดถึงการใช้ข้อมูลกันเองในบริษัท และ เกลื่อนกลาดกว่าที่คุณคาดคิด ความจริงคือหลายบริษัทเก็บบัญชีเล่มหนึ่งเพื่อ ผลประโยชน์ทางภาษี ส่วนอีกเล่มส�ำหรับการบัญชีรายวัน แน่นอนว่า “เล่ม” ใน ทุกวันนี้ท�ำขึ้นด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทว่าแนวคิดยังคงเหมือนเดิม ท�ำไมเจ้าของธุรกิจต้องท�ำอะไรยุ่งยากแบบนั้น เหตุผลหลักๆ มีสองกรณี 1. กรณีแรก การค�ำนวณโดยอัตโนมัติในคอมพิวเตอร์ท�ำให้การติดตามตัวเลข หลายๆ ทางพร้อมกันง่ายจนน่าอัศจรรย์ใจ 2. กรณีที่สอง อะไรที่สมเหตุสมผลทางภาษี หรือเรียกว่าการลดภาษีจ่ายให้ น้อยที่สุด อาจไม่สมเหตุสมผลส�ำหรับสิ่งอื่น เช่นการรายงานรายได้ให้ บรรดานักลงทุนหรือพยายามกู้ยืมเงิน ในแต่ละกรณี การติดตามตัวเลขแตกต่างกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน นั้นก็ยังถูกกฎหมายเต็มเปาตราบใดที่ยังท�ำตามมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับ
22 ACCOUNTING 101 ส�ำหรับจุดประสงค์ทางภาษี คุณต้องปฏิบัติตามข้อก�ำหนดกรมสรรพากร แม้ว่าไม่สมเหตุสมผลทางธุรกิจสักนิด แม้กระทั่งส่วนที่ยืดหยุ่นได้เช่นการค�ำนวณ ประเภทรายจ่ายทางภาษีแต่ละประเภทอาจแตกต่างจากจุดประสงค์ที่ใช้ในบริษัท (เล่ม “ภายใน” ของบริษัท) จุดประสงค์ส�ำหรับการใช้ในสาธารณะ (เช่นสิ่งที่ปรากฏ ในรายงานประจ�ำปีของบริษัท) และจุดประสงค์ทางภาษี (หมายถึงสิ่งที่ปรากฏใน แบบฟอร์มคืนภาษี) ส่วนจุดประสงค์ภายใน คุณอาจต้องการตัวเลขแสดงความจริง ได้มากที่สุดแม้ว่ามันทิ้งภาระภาษีก้อนใหญ่ให้คุณ อย่างไรก็ตาม เมื่อเป็นเรื่องภาษี เงินได้ ทุกคนต้องการแสดงรายได้ให้ต�่ำที่สุดเท่าที่จะท�ำได้ เพราะมันหมายความว่า ภาษีที่คุณต้องจ่ายก็น้อยลงตามไปด้วย การใช้บัญชีสองเล่มมีประโยชน์ก็จริง แต่ส�ำหรับธุรกิจเล็กๆ คงง่ายกว่าที่ จะติดตามตัวเลขชุดหลักเพียงชุดเดียวเพื่อป้องกันความสับสน เนื่องจากทุกคนต้อง ปฏิบัติตามกฎสรรพากรอยู่แล้ว การใช้เลขชุดเดียวส�ำหรับทุกอย่างง่ายที่สุดแล้ว ถ้า คุณตัดสินใจจะดูว่ากิจการเป็นอย่างไรบ้างกรณีที่มีชุดตัวเลขสองชุด (เช่นการวัด มูลค่าสินค้าคงเหลือที่แตกต่างกันในแต่ละเล่ม) คุณก็จะเห็นตัวเลขแตกต่างหรือ ตรงข้ามกัน
การบัญชี 101 23 การบัญชีเป็นมากกว่าตัวเลข ACCOUNTING IS MORE THAN NUMBERS ระบายสีภาพด้วยเงินตรา เมื่อคุณคิดถึง “การบัญชี” คุณอาจนึกภาพหน้ารายงานเต็มไปด้วยตัวเลข ไม่ว่าจะ เป็นอย่างไรก็ตาม ส่วนนั้นเป็นจุดของการบัญชีเสมอ เมื่อคุณขุดเลขลึกลง ลึกลงไป คุณจะเห็นว่าเลขเหล่านั้นเป็นแค่สร้างโครงสร้างพื้นฐานของสิ่งที่การบัญชีเป็นจริงๆ นั่นคือการวิเคราะห์และเหตุใดสายข้อมูลไร้จุดจบมีเหตุมีผลขึ้นมา เพื่อที่สุดท้ายแล้ว เราจะได้ตัดสินใจอย่างถูกต้อง ตัวเลขที่ไม่มีบริบทไม่บ่งบอกอะไรมากมายนัก ยกตัวอย่างเช่น การรู้ว่า บริษัทมียอดขาย 44 ล้านดอลลาร์ก็ฟังดูดี อย่างน้อยในแวบแรก ระหว่างที่เลขเพียง ตัวเดียวอาจให้ความรู้สึกว่าบริษัทประสบความส�ำเร็จ ความจริงจะต่างออกไป ยอด ขายนี้อาจลดลงจากปีที่แล้ว 20 ล้านดอลลาร์ ซึ่งอาจบ่งบอกว่าผลิตภัณฑ์ของบริษัท เริ่มตกรุ่นหรือไม่ได้รับความนิยมอีกต่อไป หรือยอดขายที่ฟังดูอลังการสุดท้ายอาจ สร้างผลขาดทุนโดยรวมให้บริษัท กรณีที่ต้นทุนและค่าใช้จ่ายของพวกเขาเกิน 44 ล้านดอลลาร์ บริษัทยังคงขาดทุนสุทธิส�ำหรับปีอยู่ดี ยังมีอีกหลายสถานการณ์ที่ รายได้ 44 ล้านดอลลาร์ไม่ได้หมายถึงความส�ำเร็จของบริษัท และตรงนี้ละที่การบัญชี ยื่นมือเข้ามา การบัญชีดิ้นรนหาทางเข้าสู่ชีวิตส่วนตัวของคุณ เช่นเดียวกับธุรกิจต่างๆ มันไม่ใช่แค่ตารางและรายงานที่เต็มไปด้วยตัวเลข จากการตัดคูปองออมส�ำหรับ วันหยุดของครอบครัวจนถึงแวะซื้อลาเตระหว่างเดินไปท�ำงาน ตัวเลขเหล่านี้ลามไป
24 ACCOUNTING 101 ถึงเกือบทุกสิ่งในชีวิตคุณ ทุกวี่ทุกวัน การบัญชีส่วนบุคคลยังมีด้านที่เป็นทางการ เช่นกัน คุณจะเห็นด้านทางการนี้เมื่อ : • ยื่นเรื่องขอกู้เงินเพื่อการศึกษา • แบ่งเงินจากเงินเดือนไปเข้ากองทุน 401 (K)1 • ค�ำนวณภาษีเงินได้ของคุณ • ท�ำงบประมาณของครอบครัว • กิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้ล้วนมีการบัญชีเข้ามาเอี่ยวด้วยตั้งแต่แรก ใช้ชีวิตการเงิน นับตั้งแต่คุณเริ่มได้รับอนุญาตเรื่องใดก็ตามสมัยเด็ก การบัญชีเริ่มเข้ามาเป็นส่วน หนึ่งของชีวิตคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นพวกใช้จ่ายแบบชั่วครั้งชั่วคราวหรือเป็นผู้ออมเงิน แบบระยะยาว คุณจะคอยเฝ้าติดตามเงินของตนและใช้มันซื้ออะไร เมื่อคุณเริ่มเติบโต ขึ้นและชีวิตเริ่มนับหนึ่งด้วยเงินค่าแรงจากงานแรก (พี่เลี้ยงเด็ก กวาดหิมะ หรือไม่ ก็ท�ำโต๊ะตัวเล็กจิ๋วตรงกลางพิซซา) ความสัมพันธ์ของคุณกับการบัญชีเริ่มมีวิวัฒนาการ ขึ้น และยิ่งมีประสบการณ์มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ส�ำหรับหลายๆ คน ประสบการณ์ความซับซ้อนซ่อนเงื่อนของการเงิน (อย่างน้อยก็นอกห้องเรียน) เข้ามามีบทบาทเมื่อถึงเวลาจ่ายค่าเรียนมหาวิทยาลัย การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดส�ำหรับยื่นกู้เงินเพื่อการศึกษา เงินช่วยเหลือ หรือใบสมัคร ทุนเป็นการรวบรวมและจัดการข้อมูลทางการเงิน จากนั้นรายงานข้อมูลเหล่านั้นใน รูปแบบตามกฎอันเป็นหัวใจหลักของการบัญชี พอคุณได้งาน ได้บัตรเครดิต ได้รถ ได้บ้าน สิ่งเหล่านั้นยิ่งน�ำพาคุณเข้าสู่การเงินอีกระดับ เงินไหลเวียนในช่องทาง แตกต่างกันตามต้องการ ทั้งการบริหารจัดการที่ดีขึ้นและการติดตามที่ดีขึ้นด้วย คุณ 1 401 (K) เป็นแผนการลงทุนเพื่อการเกษียณ ชื่อเรียกนี้เป็นรหัสท้ายของ Section 401 ซึ่ง เกี่ยวข้องกับกฎหมายภาษีอากรของสหรัฐฯ โดยผู้ลงทุนสามารถหักเงินเดือนเพื่อสะสมเข้า แผนการลงทุนนี้ สามารถเลือกแผนการลงทุนที่สนใจได้ โดยต้องคงเงินไว้ใน 401(k) จนถึงอายุ 59 ปี จึงจะถอนได้
การบัญชี 101 25 จ�ำเป็นต้องรู้ว่าที่จริงเงินเท่าไรกันแน่ที่จะเพียงพอต่อการจ่ายบิล และเงินจ�ำนวนนั้น อาจไม่ตรงกับยอดปัจจุบันในบัญชีกระแสรายวันของคุณ เมื่อผ่านช่วงที่เราใช้ชีวิตแบบเดือนชนเดือนหรือแทบไม่พอกิน ผู้คนเริ่ม จริงจังกับการออมเงินหลากหลายหนทาง ทั้งในระยะสั้น เงินส�ำรองฉุกเฉินมีบทบาท ส�ำคัญที่สุด จากนั้นเริ่มมีแผนส�ำหรับอนาคต อย่างเช่นการออมเงินเพื่อจ่ายเงินดาวน์ เริ่มลงทุนในกองทุนเกษียณอายุ หรือลงทุนในกองทุนเพื่อการศึกษา ส�ำหรับลูกๆ ของคุณ สิ่งที่คุณคาดหวังดูเหมือนจะอยู่ในอนาคต ทั้งหมดนั้นต้องใช้ความรู้การ บัญชีพื้นฐานทั้งสิ้น ยิ่งเสริมสร้างพลังให้ตัวเองด้วยความรู้ทางการบัญชี คุณก็จะได้ เข้าร่วมกลุ่มเจ้าของธุรกิจในกลุ่มก้าวกระโดดได้ง่ายขึ้น แถมยังชีพเลี้ยงตัวเองได้ ด้วย เริ่มธุรกิจ ถ้าคุณมุ่งมั่นต้องการเป็นเจ้าของกิจการ คุณไม่ได้เหงาอยู่คนเดียวหรอก ข้อมูลจาก สำนักงานธุรกิจขนาดเล็กแห่งสหรัฐอเมริการะบุว่ามีธุรกิจขนาดเล็กจำนวน 28.8 ล้านธุรกิจที่ช่วยให้เศรษฐกิจของอเมริกาลอยตัว การบัญชีเป็นสิ่งจำเป็นตั้งแต่วัน แรกสำหรับธุรกิจเหล่านี้ ซึ่งมันก็จริง! เมื่อไรก็ตามที่คุณวางแผนเปิดธุรกิจของตัวเอง การบัญชีจะเป็นศูนย์กลาง กรอบแนวคิดของบรรดาธุรกิจขนาดเล็ก เช่นสตาร์ตอัป คือแผนธุรกิจที่ละเอียดถี่ถ้วน บวกกับการประเมินค่าสินทรัพย์อย่างซื่อสัตย์ ความ คาดหวังโดยมองความเป็นจริง และงบการเงินแบบโพรฟอร์มา (proforma หมายถึง งบการเงินอ้างอิงจากการคาดคะเนมากกว่าตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงในอดีต หรือเรียก ว่าการประมาณการทางการเงิน)
26 ACCOUNTING 101 ตัวคุณคือธุรกิจ ถ้าคุณเป็นพวกท�ำงานสองที่ เป็นฟรีแลนซ์ หรือให้ค�ำปรึกษาเพื่อค่าบริการ มากกว่าจะเป็นเช็คเงินเดือน ตัวคุณเองนั่นละคือธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าคุณมีค่า ใช้จ่ายทางธุรกิจให้หักออกโดยตรงจากรายรับ เมื่อตัวคุณเองเป็นธุรกิจ เงินทั้งหมด ที่จ่ายไปเพื่อสร้างเงิน (พวกโทรศัพท์และค่าอินเทอร์เน็ต) ลดภาระภาษีที่จะเข้า มาของรายรับทั้งหมดที่คุณหามาได้ เมื่อคุณเริ่มด�ำเนินธุรกิจ คุณต้องมีการบัญชีไว้เป็นแนวหน้าตลอดเวลา ก็ จริงอยู่ที่ความรับผิดชอบรายวันท�ำให้เกิดการมองข้ามงานบันทึกบัญชี ทว่างาน ต่างๆ ต้องท�ำให้เสร็จและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา ถ้าธุรกิจของคุณมีโอกาสสักทางที่ จะประสบความส�ำเร็จ หากไม่มีการบัญชีที่ทันต่อเหตุการณ์ คุณจะวางแผนส�ำหรับ อนาคตให้ธุรกิจของตนไม่ได้ หรือจะวิเคราะห์ก�ำไรหรือขาดทุนก็ไม่ได้ เรื่องราวธุรกิจ ของคุณขึ้นอยู่กับการบัญชี ไม่ว่ามันจบสวยงามตลอดกาลหรือไม่ก็ตาม สิบเรื่องผิดพลาดทางบัญชีในธุรกิจขนาดเล็ก โชคร้ายเสียจริงที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักโยนเรื่องบัญชีไว้ข้างทาง คิดไปเองว่าเดี๋ยวท�ำทีหลังก็เสร็จ หรืออย่างน้อยเชื่อใจว่านักบัญชีของพวกเขาจะ จัดการเรื่องต่างๆ ในตอนท้าย ขณะที่งานบันทึกบัญชีและงานวิเคราะห์ทางการเงิน ดูไม่น่าสนใจนัก แต่มันบอกสิ่งที่คุณจ�ำเป็นต้องรู้ เช่นคุณเก็บค่าบริการเพียงพอ หรือยัง หรือมีลูกค้าติดเงินคุณอีกเท่าไร คุณจะพาบริษัทของตัวเองตกที่นั่งล�ำบาก หากเมินตัวเลขพวกนี้ ปล่อยให้ร่วงหล่นลงสู่กับดักเดิมที่เคยท�ำให้บริษัทขนาดเล็ก หลายพันโดนสอยร่วงไป กับดักที่ว่าประกอบด้วย 1. ไม่รู้ยอดคงเหลือเงินสดที่แท้จริง จากสิ่งที่เป็นการจ่ายเงินอัตโนมัติ เช็ค ที่จ่ายไปแล้วอีกฝ่ายยังไม่ขึ้นเงิน และค่าธรรมเนียมธนาคาร เงินสดใน ลิ้นชักของคุณและรายการเดินบัญชีกระแสรายวันอาจเหลื่อมกัน
การบัญชี 101 27 2. ขยายระยะเวลาเก็บเงินโดยไม่ตรวจสอบความน่าเชื่อถือ อย่าเชื่อ เด็ดขาดจนกว่าคุณจะได้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือเรื่องการจ่าย เงินตรงเวลาของลูกค้า ซึ่งหมายถึงคุณให้ระยะเวลาการจ่ายเงินแทนที่จะ ขายสดหรือจ่ายโดยบัตรเครดิต แล้วเก็บเงินลูกค้าทีหลัง ยอดขายคุณจะ ไม่ดีเท่าไรถ้าบริษัทคุณไม่เคยได้รับเงินเลย 3. สับสนกำไรกับเงินสด เมื่อบริษัทของคุณขายแบบเงินเชื่อจ�ำนวนมาก (on account) บริษัทของคุณบันทึกก�ำไรก้อนโตแบบไม่มีเงินสดเลยได้ เมื่อคุณ ขายสินค้าได้ จะถือว่าเป็นรายได้และวิ่งตรงไปที่ก�ำไร แม้ว่าบริษัทคุณยัง ไม่ได้ค่าช�ำระสินค้าจากลูกค้า แต่คุณจ่ายบิลด้วยก�ำไรไม่ได้ คุณจ่ายได้ด้วย เงินสดเท่านั้น 4. จ่ายบิลเร็วไป หากผู้ขายให้เวลาคุณ 30 วันในการช�ำระเงิน รับมันไว้เสีย เว้นแต่คุณจะได้ส่วนลดถ้าจ่ายเร็ว การจ่ายเงินเมื่อถึงเวลาจ่ายเท่านั้นจะ ช่วยพัฒนากระแสเงินสดของบริษัท เนื่องจากเงินสดล�้ำค่าส�ำหรับเจ้าของ ธุรกิจขนาดเล็ก การมีเงินสดเก็บไว้พร้อมใช้ง่ายๆ เท่าที่ท�ำได้ ช่วยให้คุณ ยังคงสภาพคล่องทางการเงินมากพอจะช�ำระให้เจ้าหนี้ โดยเฉพาะเวลามี ค่าใช้จ่ายไม่คาดคิดโผล่เข้ามา 5. เมินงานบันทึกบัญชี การไม่บันทึกรายการค้าเป็นปกติวิสัยจะกลายเป็น รายการที่ต้องบันทึกเท่าภูเขาเลากา แทนที่จะเป็นจอมปลวก นอกจากนี้ ระยะเวลาที่เหลื่อมกันก็ท�ำตัวเหมือนสุญญากาศที่การบันทึกรายการค้า หายไป และสุดท้ายรายการค้าเหล่านั้นไม่เคยถูกบันทึกเลย 6. ไม่จ้างบริการทำบัญชีเงินเดือน ต้นทุนเพียงเล็กน้อยในการจ้างท�ำงาน นี้สร้างผลประโยชน์ยิ่งใหญ่ให้บริษัทคุณ คุณจะมีเวลาว่างมากขึ้น และช่วย ให้บริษัทคุณไม่ต้องโทษจากหน่วยงานรัฐและรัฐบาลกลางที่จ้องงับเวลายื่น ภาษีเงินเดือนช้ากว่าก�ำหนดหรือค�ำนวณผิดพลาด 7. จ่ายเงินปันผลปุบปับ ทุกครั้งที่เจ้าขององค์กรน�ำเงินออกจากธุรกิจจะ ถือว่าเป็นเงินปันผล (ผลตอบแทนเป็นทางการแจกจ่ายจากองค์กรให้ผู้ถือ หุ้น) น�ำพามาซึ่งบิลภาษีเงินได้ส่วนตัวจ�ำนวนมากขึ้น เนื่องจากเงินปันผล นับเป็นรายได้ทางภาษี