MYPORTFOLIO GPM 2019

myPortfolio

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
SEKOLAH KEBANGSAAN DATO’ NANING

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN DATO’ NANING
ALAMAT : SEKOLAH KEBANGSAAN DATO’ NANING ,
78000 ALOR GAJAH , MELAKA.
NO. TELEFON : 06-5561229
: 06-5561299
NO. FAKS.
: http://skdn-ag.blogspot.com/
LAMAN
SESAWANG

MAKLUMAT PEGAWAIPEGAWAI

Nama : Norsafina Abu Kassim

Gelaran Jawatan : Guru Perpustakaan dan Media

Gred Hakiki Jawatan : DG 41

Tarikh Penempatan : 17 Januari 2000

DILULUSKDILULUSKAN OLEH

Nama : Pn Hjh Shamsinah Hj Jamil
Gelaran Jawatan : Guru Besar
Gred Jawatan : DG 44
Tarikh : 2 Januari 2019

JADUAL JADUAL PENGEMASKINIANPENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
1. 2 Januari 2019 Penyediaan MyPortfolio PENYELIA

KAND\ISI KANDUNGANUNGAN

PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi 1-2
Carta Fungsi 3
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4
Deskripsi Tugas 5-7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 8 - 38
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 39
Senarai Borang 39
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 40

CARTA ORGANISASI
1.1 CARTA ORGANISASI SEKOLAH KEBANGSAAN DATO’ NANING

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SEK. KEB. DATO’ NANING
GURU BESAR

PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENOLONG
KANAN PETANG KANAN KANAN HEM KANAN KANAN

PENTADBIRAN KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM

GURU GURU
PERPUSTAKAAN KAUNSELING

DAN MEDIA

CARTA FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

 Bertanggungjawab dalam
Program Kemahiran Maklumat
dan Perkhidmatan Pusat Sumber
Sekolah
 Bertanggungjawab dalam
hal-hal pengurusan, pentadbiran
Pusat Sumber Sekolah
 Mengajar mengikut
pekeliling berkuatkuasa 1
September 2018

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

 Pengurusan Organisasi  Pengurusan Kurikulum
 Pengurusan Kewangan
 Pengurusan Pembangunan
Sumber Manusia

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan Perkhidmatan
Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran.
(a) Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat
(b) Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c) Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d) Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)

2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah

(a) Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.
(b) Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat

Sumber Sekolah.
(c) Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
(d) Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,

Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.

3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan
Negeri/JPWP/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan
dan Program Pusat Sumber Sekolah
(a) Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat
Sumber Sekolah Negeri.
(b) Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdPc mengikut pekeliling berkuatkuasa 1 September 2019

1

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN GURU KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
JAWATAN PERPUSTAKAAN PERKHIDMATA Malaysia
DAN MEDIA N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI Rujuk waran B63
GELARAN GPM WARAN
JAWATAN PERJAWATAN Pengurusan Pusat Sumber
DG42 BIDANG Sekolah
GRED JAWATAN UTAMA

GRED JD SUB-BIDANG
STATUS
JAWATAN Tetap DISEDIAKAN Norsafina Abu Kassim
HIRARKI 1 SK Dato’ Naning OLEH
(BAHAGIAN) Pn Hjh Shamsinah Hj Jamil
DISEMAK OLEH Guru Besar SK Dato’ Naning
HIRARKI 2
(CAWANGAN/ DILULUSKAN En Lee Thuan Lek
SEKTOR/UNIT) OLEH Guru Penolong Pentadbiran

17 Januari 2000

SKIM Pegawai TARIKH
PERKHIDMATAN Perkhidmatan DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan
pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.

2

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Melaksanakan urusan pengurusan dan 1. Menubuhkan jawatankuasa.
pentadbiran pusat sumber bagi 2. Menyediakan perancangan tahunan.
membolehkan pusat sumber sekolah 3. Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
diuruskan secara sistematik dan 4. Menilai keberkesanan perancangan PSS
berkesan.

Melaksanakan urusan pembelian dan 1. Menyediakan anggaran belanjawan.
organisasi bahan bagi meningkatkan 2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
tahap penguasaan ilmu dalam 3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
kalangan pelajar di sekolah.
bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan

pelupusan/hapus kira.

Melaksanakan program galakan 1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan
membaca dan literasi maklumat bagi literasi maklumat.
melahirkan generasi bermaklumat.
2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.

3. Menilai keberkesanan perancangan program.

Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
kurikulum kepada guru bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan dasar
kurikulum kebangsaan

3

DIMENSI
● Bilangan Guru : 56 orang
● Bilangan Pelajar : 550 orang
● Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa : 3 kali setahun
● Bilangan Program/Aktiviti : 20
● Bilangan bahan bacaan : 5550
● Agensi Luar :

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi

pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
ATAU
● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada

institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI

● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun

PROSES KERJA
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

4

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. GB Melantik Jawatankuasa bagi PK
2. GB memastikan infratstruktur dan PK/GKMP
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik GB
Memberi arahan
melaksanakan pemantauan
secara berkala

3. PK HEM Menyediakan jadual
pemantauan

Melaksanakan pemantauan
4. AJK secara berkala PK/GKMP

Sekiranya ada aduan/isu

5. AJK tindakan segera perlu diambil Pegawai
bagi menyelesaikan Aduan

aduan/isu tersebut

Menyediakan laporan dan

6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP

mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan

7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP

telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

5

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa
GB
PK HEM Beri arahan melaksanakan
AJK pemantauan secara berkala
AJK
AJK Menyediakan 60 minit
AJK jadual 5850 minit
AJK pemantauan

Laksana
pemantauan
berkala

Aduan/Isu 120 minit

Tidak Laporan 120 minit
180 minit
Tindakan
TAMAT susulan

Rekod dan
dokumentasi

SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

6

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi

1. memastikan infratstruktur dan
persekitaran berada dalam keadaan

yang baik

Memberi arahan melaksanakan
2. pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara
4. berkala

Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi

menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA
Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

7

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

PK(P) / PK KUASA
Petang
1. GB Arahan pelaksanaan program

2. PK(P)/ PK A. PERANCANGAN GKMP
Petang
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /

Pengisian Program

3. PK(P) / PK Menentukan kaedah pemantauan GKMP

Petang berdasarkan salah satu dari kaedah

berikut :

a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen

b) Pengumpulan Data

c) Soal selidik

d) Temu bual

e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK
Petang

5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP

Petang perbincangan jawatan kuasa

6. GAB B. PELAKSANAAN GKMP / GAB /
Melaksanakan program seperti yang AKP
telah dirancang

C. PEMANTAUAN DAN

PENGUKURAN

Melaksanakan pemantauan dan

7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /

Petang a) Pelaksanaan program AKP

b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program setelah PK(P) / PK

program selesai. Petang

8

9. GB D. KEBERKESANAN PK(P) / PK
Petang / GKMP /
10. PK (P)/ PK Kajian semula; GAB
Petang Menjalankan mesyuarat post mortem
untuk mengenalpasti kekuatan dan
11. GAB kelemahan pelaksanaan program.

Membuat tindakan susulan berdasarkan GAB
keputusan mesyuarat post mortem.

Penilaian prestasi; PK (P)/ PK
Petang / GKMP
Melaksanakan penilaian prestasi ke atas
kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.

12. PK(P) / PK Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB
Petang prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan berdasarkan PK (P)/ PK

keputusan mesyuarat. Petang

14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

CARTA ALIR

9

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK Mendapatkan kelulusan 60 minit

GB Tidak lulus Lulus
GAB Penambahbaikan Melaksanakan program

1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan 60 minit
pelaksanaan program

Ada isu

Tindakan Tiada isu
pembetulan Kajian semula

GB

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang 1440 minit
GAB laporan dalam mesyuarat 1440 minit
GAB 20 minit
Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

Merekod dan mendokumentasi

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

10

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam
mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

11

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
Mengenal pasti agensi-agensi yang HUBUNGAN/ PERATURAN
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak DIRUJUK DAN PUNCA
sekolah
2. GB dan PK Mengadakan mesyuarat awal bersama PK/GKMP KUASA
3. GB agensi luar / PIBG untuk
4. PK membincangkan program yang PIHAK LUAR
5. GPM memberi impak kepada sekolah
6. PK Memberi arahan untuk melaksanakan PK
7. GPM program GB
8. GPM PK
9. PK Menerima arahan untuk melaksanakan PK/GKMP
10. GAB program PK/GKMP
PK/GKMP
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
program yang dirancang GB

Mendapatkan kelulusan kertas kerja PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR
Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

12

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA 60 minit
Ya 120 minit

Tindakan

penambahbaikan

Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

GB dan PK Tidak Mengenal pasti
GB dan PK berkesan agensi
Mesyuarat awal
GB bersama agensi 120 minit
GPM
PK Arahan melaksanakan
GPM tugas
GPM
P/GB dan PK Menyediakan kertas kerja
GAB Laporan

Laksana aktiviti

TAMAT 120 minit
120 minit

Rekod dan 60 minit
dokumentasi

SENARAI SEMAK

13

Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak

sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
2. agensi luar/PIBG untuk
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah

3. Memberi arahan untuk melaksanakan
program

Menerima arahan untuk melaksanakan
4. program

5. Menyediakan kertas kerja bagi setiap
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6. daripada GB

7. Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti
8. yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan

aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

14

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

TANGGU PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
NG LAIN YANG PERATURAN DAN

BIL. JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/

DIRUJUK

1. GB Mengurus pelantikan Pegawai Aset, PPD 1PEKELILING
2. GAB Pegawai Pemeriksa Aset dan PERBENDAHARA
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. AN (1PP):
3. GAB Pegawai Penerima Aset menerima
aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
4. GAB menyemak butiran dalam dokumen.
5. GAB Memeriksa, mengira, menimbang, GB
6. GAB mengukur dan menguji aset seperti
7 PT dalam senarai bagi memastikan aset GB
8 GAB menepati spesifikasi. (Pemeriksaan GAB
9 PT teknikal oleh pegawai bertauliah jika PT
perlu). GAB
Menyediakan laporan penerimaan PT
jika terdapat perkara yang tidak GAB
memenuhi spesifikasi. PT

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
dari tarikh penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset
(Harta Modal / Aset Alih Bernilai
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
mengecat/ mencetak timbul) dengan
“Hak Kerajaan Malaysia”

Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.

Merekod dan mengawal pergerakan
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset.

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT
12 GB GAB
13 GB Pemeriksaan aset sekurang- GAB
14 GB kurangnya sekali dalam setahun dan GAB
mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

15

CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Masa

Mula

GB Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga

Pemeriksa Pelupusan

GAB Tidak penuhi Penerimaan aset 60 minit
GAB sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit

Sediakan
laporan

Laporan lengkap

GAB Laporan penerimaan 260h1ha2ar0iriminit
GAB Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
GAB Tanda pengenalan 180 minit

PT Penempatan aset 60 minit
GAB
Kemaskini Tidak lengkap Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit
laporan

Lengkap

Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
GB
GB Pemeriksaan aset 80 minit
GB 120 minit
Tamat 30 minit
GAB
Mesyuarat JKPAK

16

Kemuka laporan

Perekodan dan pendokumentasian 40 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa

1. Pelupusan.

● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan

Pegawai Penerima Aset menerima aset

bersama dokumen lain dan menyemak butiran

2. dalam dokumen.
● Dokumen berkaitan

● Borang Penerimaan Aset Alih

● Borang Penolakan Aset Alih

Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur

dan menguji aset seperti dalam senarai bagi

memastikan aset menepati spesifikasi.

3 (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).

● Lantikan pegawai penerima

● Dokumen pemeriksaan penerimaan

● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

4. Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

5. penerimaan.
● Dokumen pendaftaran

● Nombor siri pendaftaran aset

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /

6. Aset Alih Bernilai Rendah).

● Rekod daftar aset

Menanda pengenalan aset dengan “Hak

Kerajaan Malaysia”

7. ● Tanda pengenalan aset;
- melabel, atau

- mengecat

- cetak timbul

Menempatkan Aset / Mengemaskini

penempatan aset.

8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi

● Pamerkan

● Kemaskini

9. Merekod dan mengawal pergerakan aset.
● Dokumen pergerakan aset

10. Mengemaskini senarai aset.
● Laporan

11. Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
● Borang aduan kerosakan

17

Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali

dalam setahun dan mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.

12. ● Dokumen Laporan Pemeriksan
● Laporan Tindakan hasil penemuan

pemeriksaan

● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4

kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)

bulan.

13. ● Senarai Jawatankuasa

● Surat panggilan

● Senarai kehadiran

● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11

14. bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-

12 kepada Pegawai Pengawal.

18

PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA

KUASA

1. GB Menentu dan mengeluarkan surat GPK/ GAB ● PEKELILING
panggilan mesyuarat kepada ahli TRANSFORMASI

mesyuarat. PENTADBIRAN

AWAM

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PKBIL. 2 TAHUN 2018
agenda yang ditetapkan MyMESYUARAT
2. GB Petang/ GAB -

EKOSISTEM

PENGURUSAN

MESYUARAT

3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB ERA DIGITAL

4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. ● AKTA ARKIB

GB NEGARA

Mengedarkan minit mesyuarat dan

5. GAB borang maklum balas dalam tempoh GAB
7 hari bekerja.

6. GB Mengambil tindakan hasil keputusan GPK/ PK
mesyuarat yang telah dipersetujui. Petang/ GAB

7. GAB Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

19

CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB Edar surat panggilan 240 minit

GB Laksana mesyuarat 360 minit

360 minit
GAB

Catatan minit mesyuarat.

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

TAMAT

GB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

GAB

20

SENARAI SEMAK
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.

1. ● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat

● Menentukan kertas kerja/ isu/

program/ laporan (sekiranya ada)

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan

agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran

2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat

● Tindakan-tindakan susulan yang

perlu diambil

Mencatat minit mesyuarat.

3. ● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan

Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang

5. Maklum balas dalam tempoh 7 hari
bekerja.

● Rekod penghantaran

Mengambil tindakan hasil keputusan

6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

21

PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK

1. GB Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

2. GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks
LADAP Kompetensi dalam Sistem SPL KPM

3. GPK/ SU Mengkaji keperluan bidang latihan
LADAP berdasarkan Analisis Keperluan
Latihan

4. GPK/SU Menyerahkan cadangan
LADAP perancangan latihan kepada
Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.

5. GB Meneliti cadangan dan menentukan
jenis latihan yang diperlukan

6. GPK/ SU Menyediakan Jadual Perancangan
LADAP Latihan dalam takwim sekolah
selepas kelulusan Pengetua / Guru
Besar.

7. GB Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang
telah diluluskan

GPK/ SU Menguruskan latihan (Sebelum ,
8. LADAP semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat

22

v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

GAB i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.

GPK/

SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

/GAB menyediakan minit curai dan

9. diserahkan kepada Pengetua/Guru
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas

latihan untuk disimpan dan tindakan..

GAB / iv. Mengisi kehadiran kursus secara
PENGANJ online dalam sistem SPL KPM.
UR
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

10. GPK/SU Mengedar borang penilaian kursus
LADAP kepada peserta pada hari terakhir
kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

11. GAB/ SU Merekod kehadiran kursus dalam Agensi
LADAP SPL KPM Yang
Mengendali
kan Kursus

Mengedarkan dan mengumpul

borang keberkesanan program

12. SU LADAP selepas 1 bulan kursus kepada guru
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

23

CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

GB Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online
GPK/SU untuk mengenal pasti keperluan latihan
LADAP dalam Sistem SPL KPM.

GPK/ SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks 390 min
LADAP Kompetensi dalam Sistem eSPLG
780 min
GPK/SU Mengkaji keperluan bidang latihan 20 min
LADAP berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

GB Meneliti cadangan dan menentukan jenis 180 min
latihan yang diperlukan
GPK/SU
LADAP Menyediakan Jadual Perancangan Latihan 180 min
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
GB Pengetua / Guru Besar

GPK/SU Memberi arahan kepada GPK untuk 30 min
LADAP menguruskan kursus / latihan yang telah
KU/PP diluluskan
GPK/SU
LADAP Menguruskan latihan (sebelum, semasa Mengikut
KU/PP dan selepas) keperluan lokasi
GAB/ SU
LADAP Mengedar borang penilaian kursus kepada 30 min
peserta pada hari terakhir kursus untuk
SU LADAP menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel
SU LADAP
Merekod kehadiran kursus dalam SPL 390 min
KPM

Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

Salinan dan Rekod Fail

TAMAT 390 min

24

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan

dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks
2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan
3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan
4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar

untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis
5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan
6. Latihan dalam takwim sekolah selepas

kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk
7. menguruskan kursus / latihan yang telah

diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa
dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan
9. menghantar senarai tersebut kepada

penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.

25

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
Mengedar borang penilaian kursus
kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel
Merekod kehadiran kursus dalam
11. eSPLKPM
Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

26

PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN

HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

Sebelum PdPc

9. GPK Menyediakan dokumen-dokumen yang
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

10. GPK Menyediakan Rancangan PdP atau
Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran

Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi

Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

11. GPK Menyediakan Rancangan Pelajaran
Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

12. GPK Semasa PdPc

Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

13. GPK Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.

27

14. GPK Melaksanakan PdP dan membimbing
15. GPK murid seperti yang telah dirancang
16. GPK dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik
Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)

b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid

yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat

pembetulan.
d) Menganalisis hasil

pembelajaran
e) Membuat refleksi dan

penambahbaikan.

28

CARTA ALIR
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH
GPK
GPK Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu 150 MINIT
GPK serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

GPK Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail 15 MINIT
GPK Rekod Persediaan Mengajar

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT
(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT
peralatan dan bahan yang diperlukan

GPK Melaksanakan PdP dan bimbingan
GPK
Mula

3 MINIT

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

29

SENARAI SEMAK

Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajara

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod

Persediaan Mengajar iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan

Pelajaran

2. a) Rancangan Pelajaran Tahunan
b) Jadual Waktu Peribadi dan

c) Jadual Waktu Kelas bagi

Guru Kelas.

d) Senarai Nama Murid

e) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan

c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah
6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika

terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan

yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas

7 bermula (jika berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas

(jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan

selepas tamat PdP

30

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.

8 b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.

d) Menganalisis hasil pembelajaran

e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN UNDANG,
PERATURAN
YANG ADA DAN PUNCA
HUBUNGA
KUASA
N/
DIRUJUK

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER GPK/GPM 1. Akta
Pendidikan

Membuat ketetapan berkaitan 1996 (Akta

pengurusan pusat sumber 550)

2. Pelan

2. Menyediakan Peraturan GB Pembangu
GPK/GPM Pinjaman dan Pemulangan Buku nan

di Pusat Sumber. Pendidikan

Malaysia

3. GPM Memastikan kad pinjaman/kad GB/GPK 2013 –
pintar diedarkan kepada murid. 2025

GB/GPK

4. Menyemak status pinjaman buku
GPM
daripada perisian sistem

automasi atau rekod pinjaman

GB/GPK

5. GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan GB/GPK

6. GPM buku pada slip pinjaman di buku
yang dipinjam

7 PEMULANGAN BUKU DI GB/GPK

GPM PUSAT SUMBER

Menyemak tarikh pemulangan

buku.

8 GB/GPK

GPM Memastikan buku yang
dipulangkan dalam keadaan baik.

Jika rosak, pembantu Pengawas

31

akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda

9 GB/GPK

GPM Menghantar surat peringatan
kepada peminjam yang tidak

memulangkan buku seminggu

selepas tarikh yang ditetapkan

dengan cara;

a) Memaparkan nama peminjam

terlibat di papan kenyataan

b) Pengawa Pusat Sumber akan

mengesan peminjam di

sekolah dan mereka mesti

memulangkan buku pinjaman

dalam masa seminggu.

c) Surat peringatan dikeluarkan

10 GPM

Mengambil tindakan terhadap GB/GPK
peminjam yang melanggar

peraturan peminjaman

11 GPM Membuat analisis jumlah murid

yang membuat pinjaman buku di GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan

sekali

12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT

SUMBER (Rujuk Pengurusan

Program)

GB/GPK

Menentukan program dan

menyediakan kertas kerja aktiviti

yang hendak dilaksanakan.

13 GPM Memberi taklimat tentang GB/GPK

pelaksanaan program

14 GPM Menganjurkan program peringkat

sekolah dan memastikan GB/GPK

program berjalan lancar.

15 GPM Menyediakan data dan laporan GB/GPK
program yang dijalankan

16 GPM/PT Merekod dan mendokumentasi GB/GPK

CARTA ALIR
Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber

32

Tanggungjawab Mula Proses Kerja Tempoh
masa
GB
GPM Membuat ketetapan pengurusan 180 minit
pusat sumber
GPM Tempoh
Menyediakan peraturan penggunaan, m111870a0msmaininitit
GPM pinjaman dan dan pemulangan buku
pusat sumber 15 minit
GPM 1170 minit
GB/GPK Memastikan kad pinjaman/kad pintar
diedarkan kepada murid. 5 minit
GPM 15 minit
Menyemak status pinjaman buku
GPM daripada perisian sistem automasi atau 5 minit
GPM rekod pinjaman 5 minit
GPM
GPM Merekod butiran pinjaman
15 minit
GPM Mencatat tarikh pemulangan buku 650mmininitit
15 minit pada slip pinjaman di buku yang
1G5PmMinit dipinjam 62300hmharaiinriit
GPM
15 minit Menyemak tarikh pemulangan buku. 15 minit
GPM 63200hmhaariinriit
15 minit Memastikan buku yang dipulangkan 15 minit
1G5PmMin/PitT dalam keadaan baik 15 minit

15 minit Menghantar surat peringatan kepada 15 minit
peminjam yang tidak memulangkan 15 minit
buku seminggu selepas tarikh yang
ditetapkan 15 minit
Mengambil tindakan terhadap 15 minit
peminjam yang melanggar 120 minit
peraturan peminjaman 15 minit

Mengambil tindakan terhadap 1605 mmiinniitt
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman 120 minit
15 minit
Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku 13950mmininitit
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.

Memberi taklimat tentang
pelaksanaan program

Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.

Menyediakan data dan laporan 1250mmininitit
program yang dijalankan

Merekod dan mendokumentasi 5 minit
15 minit

15 minit

Tamat

33

PROSES KERJA
Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER
1. Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat

sumber

2. Menyediakan Peraturan Pinjaman dan
Pemulangan Buku di Pusat Sumber.

3 Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan
kepada murid.

4. Menyemak status pinjaman buku daripada
perisian sistem automasi atau rekod pinjaman

5. Merekod butiran pinjaman

6. Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip
pinjaman di buku yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER
7.

Menyemak tarikh pemulangan buku.

Memastikan buku yang dipulangkan dalam

7. keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan

didenda

a) Menghantar surat peringatan kepada

peminjam yang tidak memulangkan buku

seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;

b) Memaparkan nama peminjam terlibat di papan

kenyataan untuk tempoh seminggu

8. c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan

peminjam di sekolah dan mereka mesti

memulangkan buku pinjaman dalam masa

seminggu.

d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan

dikeluarkan

34

9. Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
melanggar peraturan peminjaman

Membuat analisis jumlah murid yang membuat

10. pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan

sekali

PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER

(Rujuk Pengurusan Program)

11.

Menentukan program dan menyediakan kertas

kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.

13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program

14. Menganjurkan program peringkat sekolah dan
memastikan program berjalan lancar.

15. Menyediakan data dan laporan program yang
dijalankan

16. Merekod dan mendokumentasi

35

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

36

SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG
1. Borang Pentaksiran Bilik Darjah
2. Laporan Pelaksanaan Program PK01/2
3. Format Laporan PK01/3
4. Rekod Pengesanan PK01/4
5. Jadual Waktu Guru PK2/1
6. Borang Penghantaran Buku Persediaan Mengajar PK3/1
7. Rekod Pengambilan dan Pemulangan Alatan PK3/2
8. Rekod Penggunaan Bilik Khas PK3/3
9. Borang Kawalan Bilik Darjah PK3/4
10. Instrumen Pencerapan PdPc PK4/1
11. Laporan Semakan Hasil Kerja Murid PK6/1
12. Format Surat Panggilan Mesyuarat PK7/1
13. Senarai Kehadiran PK7/2
14. Format Minit Mesyuarat PK7/3
15. Rekod Edaran PK7/4

37

16. Rekod Pinjaman Buku PK9/1
17. Contoh Format Surat Peringatan Pemulangan Buku PK9/2
18. Analisis Pinjaman Buku PK9/3
19. Anggaran Perbelanjaan PK11/1
20. Nota Pinta PK11/2
21. Daftar Harta Modal KEW.PA 2
22. Daftar Inventori KEW.PA 3
23. Daftar Pergerakkan Harta Modal Dan Inventori KEW.PA 6
24. Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7
25. Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA 10
26. Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA 11

38

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia Pendidikan Islam
2 AJK Rumah Hijau
3 AJK Bola Baling
4 Guru Bantuan Khas
5.

39