หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานการเตรียมความพร้อมสู่อาชีพเลขานุการ

หนว่ ยที่ 1 ความรู้พ้นื ฐานการเตรยี มความพรอ้ มสู่อาชีพเลขานุการ

ความหมายของเลขานกุ าร
เลขานุการ คือ ผ้ชู ่วยผู้บรหิ ารทม่ี คี วามรู้ความชำนาญเกย่ี วกับการบริหารงานสำนักงาน มีความ

รบั ผิดชอบงานในหนา้ ที่ โดยไม่ตอ้ งมีการควบคมุ อย่างใกล้ชดิ ร้จู กั รกั ษาความลบั มคี วามคิดสร้างสรรค์
มคี วามสามารถเรียนรู้สงิ่ ใหม่ ๆ สามารถตดั สนิ ใจในขอบเขตอำนาจของตน เปน็ ผู้สร้างสัมพนั ธภาพ
ภาพลักษณ์ที่ดที ้ังภายในและภายนอกองค์กร

ความสำคญั ของเลขานกุ าร
อาชพี เลขานุการ เปน็ อาชีพที่คนโดยทั่วไปมองว่าเป็นอาชีพท่ไี ม่มีความสำคัญและไมจ่ ำเป็น เท่ากับ

ฝ่ายทีเ่ ปน็ กำลังสำคัญในองค์กร เช่น ฝา่ ยวางแผนนโยบาย ฝ่ายบริหารงบประมาณ ฝา่ ยผลติ ฝ่ายการตลาด
เป็นต้น ซ่ึงองคก์ รธรุ กิจ หน่วยงานราชการ หรอื รฐั วิสาหกิจโดยทว่ั ไป มีแผนภมู ิโครงสร้างบคุ ลากร เพื่อการ
บริหารงานแสดงให้เหน็ ถึงตำแหน่งหน้าท่ขี องผ้ปู ฏิบัตงิ านตาม ความสำคัญ เร่ิมตงั้ แตต่ ำแหนง่ ผู้บรหิ ารระดับสูง
ระดับกลางและผปู้ ฏบิ ตั ิการ ซ่ึงตำแหนง่ เลขานุการ จะจัดอยใู่ นลำดับต่อจากผูบ้ ริหารระดับสงู แสดงให้เหน็
ความสำคญั ของเลขานกุ าร ซึ่งเป็นอาชพี ที่มีความสำคญั จัดเป็นหัวใจขององค์กรท่ีจะขาดตำแหน่งเลขานุการ
ไม่ได้ โดยเฉพาะในปจั จุบันเป็นยคุ ของ ข้อมลู ขา่ วสาร มีการเปลย่ี นแปลงไปตามความก้าวหนา้ ของเทคโนโลยี
และเปลยี่ นแปลงในโลกธุรกิจ มกี ารแข่งขนั สงู ทั้งภายในประเทศและตา่ งประเทศ หน่วยงานราชการ
รฐั วิสาหกจิ ก็เชน่ กัน การปฏบิ ัตงิ านทางด้านเอกสาร งานธุรการ ไดน้ ำเอาเทคโนโลยมี าใชใ้ นสำนกั งาน ทำให้
การปฏิบัติงานมีความสะดวกและรวดเรว็ ยงิ่ ขึ้น ผบู้ รหิ ารจำเป็นตอ้ งมีผ้ชู ่วยที่มีความรคู้ วามสามารถ ซึ่ง
เลขานุการ จะเปน็ ผชู้ ว่ ยปฏิบัติหนา้ ทต่ี ดิ ต่อประสานงานภายในและภายนอกองค์กร เป็นส่อื กลางระหว่าง
ผบู้ ริหารกับผูม้ าติดต่อ เปน็ ผ้สู ร้างภาพลักษณท์ ีด่ ีให้กบั องค์กรและผู้บริหาร เปน็ ศนู ย์กลางในการปฏิบัติงาน
และท่สี ำคัญจะต้องมีความรู้ ความชำนาญเกี่ยวกบั งานสำนักงานเปน็ อย่างดี
สรปุ งานเลขานกุ าร เป็นงานท่ีต้องใชศ้ าสตร์และศิลป์ประกอบกันในการทำงานมาเป็นเวลานาน ฉะนัน้ ผูท้ ี่จะ
ทำหน้าท่ีเลขานุการ พงึ ระลกึ เสมอว่าจะทำอยา่ งไรและตอ้ งปฏิบัติตนอยา่ งไร จงึ จะได้รบั ความไว้วางใจจาก
ผบู้ รหิ าร หากเปน็ เลขานุการแต่ไม่ได้รบั ความไว้วางใจ ย่อมเปน็ การบอก ถึงประสิทธภิ าพของเลขานุการ

เชน่ กนั ดงั คำกล่าวท่ีวา่ ท่ีมา : อุษณีย์ ตลุ าบดี, 2545 : 85 “เบื้องหลังความสำเรจ็ ของผู้บรหิ าร ผู้จดั การ
หรอื เจ้านาย คอื เลขานกุ ารทมี่ ีประสทิ ธิภาพ เบื้องหลังความสำเรจ็ ของเลขานุการ คอื ผูบ้ ริหาร ผจู้ ัดการ
หรือเจา้ นายทีม่ องเห็นคุณค่า”

คุณสมบัตขิ องเลขานกุ าร
อาชีพเลขานุการ เป็นอาชพี ท่ีต้องตดิ ต่อและเก่ยี วข้องกับบุคคลหลายประเภท จะต้องติดต่อ

ประสานงาน ทำงานร่วมกับบุคคลทุกระดับ มีความสามารถในการวางแผน การบรหิ าร และ การจดั การทดี่ ถี ึง
จะขึ้นช่ือวา่ “มอื ขวาของผู้บริหาร” การเปน็ เลขานุการท่ดี ีจึงต้องมีคณุ สมบัติ เฉพาะดา้ น มีความรอบรู้เฉพาะ
ดา้ นในหน้าที่งาน เพ่ือจะต้องนำไปปฏิบัติงานแล้วจะทำใหง้ าน ในหน้าทีบ่ รรลุเปา้ หมายท่ีผู้บรหิ ารกำหนดไว้
ควรมีคุณสมบตั ริ วม 15 ข้อ ดังนี้
1. มีความรู้ความเขา้ ในศาสตรข์ องงานเปน็ เลขานุการมืออาชีพ เพือ่ ให้ เข้าใจหลกั การ หรือแนวปฏิบัติในการ
เป็นเลขานุการ สามารถนำความรูม้ าใช้ในการทำงานได้อยา่ ง มปี ระสทิ ธิภาพ
2. มีบุคลกิ ภาพทด่ี ี เลขานกุ ารทกุ คนนอกจากจะมีความโดดเด่นอยใู่ นสายตาของเพ่ือน ร่วมงานภายในองค์กร
แล้ว เลขานกุ ารยงั จะต้องอยูใ่ นความสนใจของสงั คม และบุคคลภายนอก องค์กร จงึ ต้องเปน็ ผ้มู บี คุ ลิกภาพที่ดี
เชน่ การแต่งกาย การลุกน่งั เดิน ยืน การวางตัวทเี่ หมาะสม กับสถานการณ์ การมีกริ ยิ าวาจาที่ดีเป็นต้น
3. มีสุขภาพสมบูรณ์ ทั้งดา้ นร่างกายและจติ ใจ เตรียมความพร้อมให้กับตนเองอยเู่ สมอ เพราะเลขานกุ าร
จะตอ้ งติดตามผู้บรหิ ารไปสถานที่ต่าง ๆ บางครั้งต้องเจอกับเหตุการณ์ท่ีไม่สามารถคาดการณ์ได้ เพื่อใหเ้ กิด
ประสิทธิภาพในการทำงานเลขานุการจำเป็นต้องมสี ุขภาพท่สี มบูรณอ์ ยู่เสมอ
4. มคี วามปราดเปรยี ว กระฉับกระเฉง ทางแนวความคิดและความรู้สกึ (Mental Alertness) คือ มคี วาม
พรอ้ มทางด้านจิตใจ และสตปิ ัญญาทจ่ี ะทำงานได้อย่างถูกต้อง ว่องไว ไมผ่ ดิ พลาด
5. มคี วามสามารถในการปฏิบัตงิ าน (Production Ability) ต้องเปน็ ผู้มีความรู้ ความสามารถในงานหลายดา้ น
จงึ จะสามารถปฏบิ ัติงานในหนา้ ทไ่ี ด้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ
6. มคี วามรู้ความสามารถทางด้านเทคโนโลยที ที่ นั สมัย เน่อื งจากปัจจุบันเป็นยุคของการติดตอ่ ส่ือสารที่
ไร้พรมแดน ตลอดจนมีการนำเทคโนโลยีทท่ี ันสมยั มาประยุกต์ใชใ้ นการปฏิบตั ิงาน เพื่อสามารถเข้าถึงขอ้ มูล
ขา่ วสารตา่ ง ๆ ได้ เลขานุการจำเปน็ ตอ้ งมีความสามารถในการใชเ้ ทคโนโลยี ทท่ี นั สมัย เชน่ มีความสามารถใน
การใช้อนิ เตอรเ์ นต็ เปน็ ต้น
7. มีความรับผดิ ชอบสูง เนือ่ งจากตำแหนง่ เลขานุการเปน็ ผู้ทมี่ บี ทบาทต่อความสำเรจ็ หรือล้มเหลวของงาน
ผบู้ รหิ ารตอ้ งปฏบิ ัติงานหลาย ๆ ด้านในเวลาเดยี วกนั ดังน้ัน ผูท้ จี่ ะมาปฏบิ ตั ิงานด้านเลขานุการ จงึ ต้องมีความ
รบั ผดิ ชอบสูงมาก จงึ จะทำให้งานของผู้บรหิ ารและองค์กรไปส่คู วามสำเรจ็ ได้
8. มวี ุฒภิ าวะทางอารมณ์ มีความสามารถในการแสดงอารมณ์ใหเ้ หมาะสมกับ สถานการณท์ ีเ่ กดิ ข้ึน ควบคุม
อารมณ์ได้เป็นอย่างดี เพราะเลขานกุ ารบางครั้งต้องพบเจอกบั ปัญหา หรืออุปสรรคในการปฏิบตั ิงานทแี่ ตกตา่ ง
กนั ในแต่ละวันมากบ้างน้อยบ้าง ซงึ่ จะส่งผลต่อภาวะอารมณ์เป็นอยา่ งมาก โดยเฉพาะอยา่ งยิ่ง “ความเครยี ด”
จากการทำงาน แรงกดดนั จากผู้บริหารซึ่งจะส่งผลต่อภาวะทางอารมณข์ องมนษุ ย์เรา

9. มีการบรหิ ารจัดการตวั เองไดด้ ี สามารถมีกระบวนการวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ และสามารถ
สรุปผลการทำงานของตนเองไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพและประสิทธิผล
10. มีความรอบรู้ในธุรกิจของบริษทั เพราะบ่อยครงั้ ที่เลขานกุ ารต้องเป็นตัวแทนของ ผ้บู ริหารหรือบริษัท
ไปประชุมหารือกับหน่วยงานต่าง ๆ หรือเปน็ ตัวแทนในการตดิ ตอ่ กับลกู ค้า เลขานกุ ารจึงจำเปน็ ต้องเรียนรู้
เกย่ี วกับข้อมลู ตา่ ง ๆ ขององค์กรทีป่ ฏิบัติงานอยู่
11. มีทกั ษะในการส่อื สารปฏิสมั พันธ์ และประสานงานทีด่ ีมาก เลขานุการต้องสอื่ สาร ระหว่างแผนกหรือ
หน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างคล่องแคลว่ สร้างความประทับใจด้วยใบหน้ายมิ้ แย้ม และน้ำเสียงที่นา่ ฟังเสมอ
12. มีการเตรยี มการล่วงหน้าไดด้ เี ลขานกุ ารที่ดีต้องมกี ารวางแผนล่วงหน้าในการเตรียม ข้อมูลตา่ ง ๆ ให้
ผบู้ รหิ ารพรอ้ มสำหรบั การประชมุ ในการตอบคำถามและจัดเตรยี มเอกสาร หนงั สือตา่ ง ๆ ทเ่ี กี่ยวข้องกบั
วาระการประชุม
13. มคี วามเปน็ มืออาชพี ทงั้ บุคลิกภายนอกและความคดิ ความอา่ น เลขานุการทีด่ ี ควรแตง่ กายให้ดดู ี เป็นหนา้
เปน็ ตาให้กบั ผูบ้ รหิ ารและองค์กร รู้จักความเหมาะสมวา่ เมอื่ ไรควรพูด และเม่ือไรไมค่ วรพูด วางตนใหเ้ หมาะสม
กับสถานการณ์
14. มีทักษะในการฟัง จบั ประเด็น และจดจำรายละเอียดต่าง ๆ ได้ดรี วมท้งั การสะกดคำและการจดจำ
ความหมาย ความเขา้ ใจกบั ลายมอื ที่ยงุ่ เหยงิ ของผบู้ ริหารด้วย
15. มคี วามคดิ สร้างสรรค์ ความทนั สมยั ใฝ่เรียนรู้ ติดตามข้อมลู ข่าวสาร เรียนรทู้ กั ษะ ใหม่ๆ และพัฒนา
ความสามารถอยู่เสมอ

บทบาทของเลขานุการ

ปัจจบุ ัน องคก์ รภาครัฐ ภาคเอกชนไดน้ ำเทคโนโลยีและเครอื่ งมือสือ่ สารมาใชใ้ นการปฏิบัติงาน
เลขานกุ ารจำเปน็ ต้องพัฒนาตนเอง ตอ้ งปรับปรุงบทบาทตนเองให้กา้ วทันกบั การเปลีย่ นแปลง เพ่ือให้การ
ปฏิบัติงานมปี ระสทิ ธิภาพ และต้องสอดคล้องกบั นโยบายเลขานกุ ารนบั ได้ว่า “เป็นมือขวาคนสำคัญของ

ผู้บรหิ าร” เพราะต้องเป็นท้งั ผู้ช่วยงาน เป็นเพอื่ นคู่คดิ ของผู้บรหิ าร ฉะน้ัน เลขานกุ ารจึงต้องปรบั เปล่ยี น
บทบาทเปน็ ผชู้ ว่ ยผบู้ ริหาร เพื่อแบง่ เบาภาระงานผู้บรหิ ารได้ ดงั นี้
1. ช่วยในการวางแผนงานเบ้อื งต้น ชว่ ยวิเคราะห์ วางแผน และจัดทำแผนงานเบือ้ งตน้ ให้ผบู้ ริหาร เลขานุการ
จะตอ้ งมองรปู งานให้ออก เช่น งานอบรมสัมมนา งานจดั การประชุม งานในหนา้ ท่ีประจำ เป็นต้น
2. ชว่ ยในการเตรยี มงานและจดั หาข้อมูล เชน่ งานนดั หมาย งานประชุม งานเตรียม การเดนิ ทาง งานต้อนรับ
ผูม้ าตดิ ต่อ เลขานกุ ารจะตอ้ งเตรียมขอ้ มลู เตรียมสถานท่ี เตรียมวสั ดุ อุปกรณ์ใหพ้ ร้อมไวล้ ่วงหน้า เพอื่ แบ่งเบา
ภาระผู้บริหาร
3. นักบรหิ ารงานสำนักงาน จะตอ้ งเป็นผนู้ ำในการบริหารงานในสำนักงานต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ในการ
ปฏิบัตงิ านทำให้ปฏิบัติงานได้รวดเร็วขึ้น
4. เปน็ ผชู้ ว่ ยกรองงาน เมอื่ ผู้บรหิ ารมภี าระงานบรหิ าร งานนโยบาย งานติดตามผล การดำเนนิ งานจงึ ไม่ค่อยมี
เวลาท่จี ะมาตดิ ตามงานประจำ เลขานกุ ารจะตอ้ งเปน็ ผู้ชว่ ยลดภาระงานประจำให้ผบู้ ริหาร ชว่ ยกรองงาน
ช่วยจัดลำดบั ความสำคัญของงาน พร้อมทง้ั แกไ้ ขความผิดพลาดของงานก่อนเสนอผบู้ ริหาร จะตอ้ งใช้
ความรอบคอบและมีความต้ังใจในการปฏิบตั ิงาน
5. เป็นผู้ติดตอ่ ประสานงานกลาง เลขานกุ ารเป็นผูต้ ดิ ต่อประสานงานกับผบู้ รหิ าร เพอ่ื นร่วมงาน ผมู้ าตดิ ตอ่
ลกู ค้า และบุคคลทว่ั ไปภายในและภายนอกองค์กร ซง่ึ แตล่ ะคนจะมีความแตกตา่ งกัน การตดิ ต่อประสานงาน
จะตอ้ งทำดว้ ยความเข้าใจและมมี นุษย์สมั พันธ์ท่ีดีกับทุกคน
6. เป็นคลงั สมองทม่ี ปี ระสิทธภิ าพ เลขานกุ ารจะต้องมที ักษะความจำเป็นเลิศ รจู้ ักเกบ็ ข้อมลู ทส่ี ามารถ
หาได้ทันทเี ม่อื ผบู้ รหิ ารหรือผู้ท่เี ก่ียวข้องต้องการ
7. ชว่ ยตดิ ตามงานและชว่ ยอำนวยความสะดวก เพ่ือให้งานของผ้บู ริหารดำเนินไปอย่าง ราบรนื่ และ
ประสบผลสำเร็จ เลขานกุ ารจะต้องชว่ ยประสานงาน ต้องสรา้ งความสมั พันธ์ ความจริงใจ ที่ดีกับทุกคนที่ติดต่อ
และจะต้องอำนวยความสะดวก เป็นธุระเกย่ี วกับงานสว่ นตวั ใหผ้ ูบ้ ริหารโดยไม่ตอ้ งรอการสั่งเก่ยี วกับงานธุรการ
เช่น การเสยี ภาษี การชำระค่าโทรศัพท์ การชำระค่าน้ำ การชำระคา่ ไฟฟา้ หรือชำระคา่ บริการอินเทอรเ์ นต็
8. เปน็ ผู้ท่เี ก็บรกั ษาความลบั ขององค์กรและผู้บริหารใหด้ ีที่สุด
9. เป็นผทู้ ่แี ก้ปัญหาเฉพาะหน้า จะตอ้ งเปน็ คนท่ีมีไหวพริบตัดสินใจแกไ้ ขปญั หาท่ีเกิดข้นึ ณ จดุ นน้ั ไดท้ นั ท่วงที
10. เป็นกองหนุนทพ่ี ร้อมรบ จะตอ้ งเตรียมตัวให้พรอ้ มอยู่เสมอ เม่ือผบู้ ริหารต้องการได้ สิง่ อำนวยความสะดวก
และจะต้องเปน็ ผู้ช่วยทีด่ ตี ลอดเวลา
11. ชว่ ยดแู ลสุขภาพและความเปน็ อยู่ของผูบ้ รหิ ารในเวลาปฏิบตั ิงาน เช่น คอยเตือนกำหนดนดั หมายการ
ตรวจสขุ ภาพประจำปี การนัดหมายกับแพทย์ในกรณีทผ่ี ูบ้ ริหารมโี รคประจำตวั
บทบาทของเลขานกุ าร คอื ผู้ชว่ ยผู้บริหารในการปฏบิ ัตงิ านท่ีมปี ระสิทธิภาพพร้อมท่ีจะ “เป็นแขน ขา และ
สมองของผบู้ รหิ ารอย่างแทจ้ ริง”

การเปรยี บเทยี บบทบาทของงานเลขานุการ
บทบาทเก่าของงานเลขานกุ าร • ทำงานตามผู้บริหารสงั่ • มองภาพการทำงานแคบ • ขอ้ มูลในการทำงาน
มาจากผ้บู รหิ ารเปน็ ส่วนใหญ่ • ส่วนใหญท่ ำงานกับผู้บรหิ ารโดยตรงไม่ย้ายที่ • ปริมาณงานขนึ้ กบั ผู้บรหิ าร •
อาศัยตำแหน่งผบู้ ริหารสงั่ ผอู้ ื่นได้ • การประเมนิ ผลงานข้ึนกับผู้บรหิ ารโดยตรง
บทบาทใหม่ของงานเลขานุการ • ใชว้ ิจารณญาณของตน • มองภาพการทำงานกวา้ ง • เปน็ ผู้จดั การข้อมลู
ตา่ ง ๆ ของผู้บริหาร (Information Manager) • มีโอกาสหมนุ เวียนและเขา้ ร่วมทีมตา่ ง ๆ • ปรมิ าณงาน
ข้ึนกับเป้าหมายของงาน ทีมงาน และองคก์ ร • ต้องใช้มนุษย์สัมพนั ธแ์ ละความสามารถของตนเอง • การ
ประเมินผลงานขึน้ กับทีมงานทเ่ี ก่ยี วข้อง

คุณลักษณะท่ีพึงประสงค์ของเลขานกุ าร

ในปัจจบุ ัน ผ้บู รหิ ารต่างมองเห็นความสำคญั และความจำเปน็ ทีต่ อ้ งมีเลขานุการทมี่ ีความรู้
ความสามารถไวช้ ่วยงาน เนื่องจากผู้บรหิ ารมีภาระทำงานที่สำคัญในเรื่องต่าง ๆ เช่น การวางแผน การ
ดำเนนิ งานของหนว่ ยงาน การกำหนดนโยบาย การตรวจและตดิ ตามผลการดำเนินงานของ หน่วยงาน ดังนั้น
ผูบ้ ริหารจงึ ต้องการผูท้ ่มี ีความรู้ ความสามารถ และไวว้ างใจได้มาช่วยงาน เพื่อชว่ ยแบ่งเบาภาระการทำงานใน
ดา้ นต่าง ๆ และชว่ ยให้การดำเนินงานเปน็ ไปอย่างรวดเรว็ ถูกต้องตามทต่ี ้องการ ผบู้ ริหารจงึ ตอ้ งการ
เลขานุการที่มคี ณุ ลักษณะท่ีพึงประสงคด์ ังน้ี
1. ต่นื ตวั และกระตือรือรน้ อยู่ตลอดเวลา ในดา้ นการทำงาน
2. วางแผนและเป็นผูแ้ จ้งเตือนตารางนัดหมาย ให้กับผบู้ รหิ ารรบั ทราบในแต่ละวัน
3. สามารถปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั ทุกสภาวการณ์ไดด้ ี และเกิดข้อเสียน้อยที่สุด
4. รูใ้ จและเข้าใจในความต้องการของหัวหน้างาน และองค์กรเปน็ อยา่ งดี
5. สามารถแนะนำขอ้ มูลในองคก์ รได้ถกู ต้อง ครบถว้ น
6. สามารถทำความเข้าใจกบั สิ่งตา่ ง ๆ ได้อยา่ งรวดเรว็ โดยไมใ่ ห้เกิดผลเสียตอ่ องค์กร
7. มคี วามซอื่ สตั ย์และรักในหน้าท่ี
8. เปดิ กว้างรบั ฟังความคดิ เห็น และรบั ฟังท้ังทัศนคติ ทง้ั ด้านบวกและด้านลบ เพอ่ื นำไปปรบั ปรุงดา้ น
การทำงานต่อไป
9. ประพฤติตวั ใหเ้ ป็นตวั อย่างที่ดีแก่องค์กร
10. ไมป่ ระพฤตติ ัวใหเ้ สอ่ื มเสียมาถึงผบู้ รหิ าร
11. นำหลกั ปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพียงมาใช้ในงานเลขานุการ
หลักการทำงานร่วมกับผู้อนื่

การทำงานร่วมกับผู้อนื่ ให้ประสบผลสำเรจ็ ได้ เลขานกุ ารควรเร่มิ ตน้ จากการมองตวั เองและ
ปรบั เปลี่ยนพฤติกรรมของตวั เองให้เปน็ คนท่มี องโลกในแงด่ ี การย้ิมแยม้ แจม่ ใสอยู่เสมอ มีความจรงิ ใจในการให้

ความช่วยเหลือ การประนปี ระนอม การสร้างความสมั พันธ์ที่ดกี บั ผอู้ ่นื รวมท้ังการใหข้ ้อมลู ท่ีชัดเจน ซง่ึ
พฤติกรรมตา่ ง ๆ เหล่าน้ยี ่อมจะทำให้มเี สนห่ แ์ ละสรา้ งความประทับใจที่ดีกับบุคคลอน่ื ท่เี ลขานกุ ารรว่ มงานดว้ ย
เลขานุการทด่ี ีจำเป็นตอ้ ง มีความรู้ ความสามารถในงานอาชีพ ความสามารถเฉพาะตัวอย่างหลากหลาย
เปน็ ผูม้ ีบุคลิกภาพดี สง่างาม และรกั ษาความลับได้ดี และมีการพัฒนาตวั เองอย่เู สมอ
เลขานกุ ารทีด่ ีและประสบความสำเรจ็ ควรปฏบิ ัติดังต่อไปนี้
1. มคี วามรบั ผิดชอบต่อตวั เอง
2. มคี วามคิดรเิ ริม่ สรา้ งสรรค์ และรู้จกั ถามเมื่อไมเ่ ข้าใจ
3. มีความรอบคอบ และละเอียดอ่อนในการทำงาน
4. มคี วามคล่องตวั สงู และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้
5. มคี วามม่นั ใจ กล้าเผชิญหน้ากับความจรงิ
6. ขยัน อดทน และรับผิดชอบตอ่ หนา้ ทีส่ งู
7. มคี วามตรงต่อเวลา
8. มคี วามประนีประนอมทำงานรว่ มกับผู้อืน่ ได้
การนำเศรษฐกิจพอเพยี งมาประยุกต์ใช้ในงานเลขานุการ

“เศรษฐกิจพอเพยี ง” เปน็ แนวปรชั ญาทพ่ี ระบาทสมเดจ็ พระปรมนิ ทรมหาภูมิพลอดุลยเดช รชั กาลที่
๙ ไดพ้ ระราชทานแก่พสกนิกรชาวไทย เพื่อเป็นปรชั ญานำทางในการพฒั นาและบรหิ ารประเทศ โดยยึดหลัก
ของ “ทางสายกลาง” คำนงึ ถึงความพอประมาณความมเี หตุผล การสร้าง ภมู ิค้มุ กันท่ดี ใี นตัว ตลอดจนใช้
ความรู้ ความรอบคอบ และคุณธรรม ประกอบการตัดสินใจและการกระทำเพ่ือใหต้ นเอง สงั คม และประเทศ
รอดพน้ วกิ ฤตทีเ่ กดิ ข้นึ และยง่ั ยืน มีความสมดุลภายใตก้ ระแสการเปลีย่ นแปลงของโลก ดงั นน้ั บุคคลทจ่ี ะ
ประกอบอาชีพเลขานุการควรตอ้ งนำหลักปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพียงไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน เพอ่ื จะได้
แนวทางในการดำเนินชวี ิต การปฏิบัตติ นในการทำงาน และยงั สามารถให้รอดพ้นจากภยั และวิกฤตต่าง ๆ
รวมถงึ ดำรงตนให้อยู่ไดอ้ ย่างม่นั คงอีกดว้ ยรวม 5 ประการ ดงั นี้

ประการท่ี 1 ความพอประมาณ คอื มีความพอดีไม่น้อยเกินไป ไม่มากเกนิ ไป ไม่เตบิ โต เร็วเกินไป ไม่ช้าเกินไป
และไมส่ ุดโตง่ จนเกนิ ไป ทำให้ตนเองเกิดความสมดุลในชีวติ และมชี วี ติ อยู่ ในการทำงานได้อย่างมัน่ คงและ
เหมาะสม เช่น ด้านรายไดแ้ ละคา่ ใช้จา่ ยไม่ฟมุ่ เฟอื ย หากมีรายได้มากควรอยา่ งยิ่งทจ่ี ะมีการเกบ็ ออมเผื่อเหลือ
เผ่อื ขาดในยามฉุกเฉนิ ของชวี ิต เช่น การเจ็บไข้ การศึกษา การลงทนุ หรืออน่ื ๆ
ประการท่ี 2 ความมีเหตผุ ล คือ ทกุ อยา่ งต้องมีที่มาท่ีไปสามารถอธบิ ายได้ สง่ เสรมิ กันในทางทีด่ ี สอดคลอ้ งกับ
หลักการของศาสนาพุทธ “ความเชอื่ ในเรื่องของกฎแห่งกรรม” ตัดสินใจกระทำสงิ่ ใดดว้ ยการใช้เหตุผล และ
พิจารณาด้วยความรอบคอบ ไม่ตดั สนิ ใจโดยใชอ้ ารมณ์
ประการท่ี 3 การมีภูมิคุ้มกนั ท่ีดคี ือ การเตรียมตัวเตรียมใจใหพ้ ร้อมรบั ผลกระทบ ปญั หา อปุ สรรค เหตกุ ารณ์
ต่าง ๆ ท่จี ะเกดิ ขึน้ และการเปล่ยี นแปลงด้านต่าง ๆ โดยมสี มาธิ มีสติในการแก้ไขปัญหาหรอื เร่ืองราวต่าง ๆ
ที่เกิดขึ้น
ประการที่ 4 การมีความรอบรู้ คือ รอบรู้เกีย่ วกับวิชาการต่าง ๆ ทเี่ กีย่ วข้องอยา่ งรอบดา้ น มีความรอบคอบ
ทจ่ี ะนำความรเู้ หล่านัน้ มาพจิ ารณาให้เชือ่ มโยงกัน เพ่ือประกอบการวางแผนและระมัดระวัง ในขั้นตอนของ
การปฏบิ ัตงิ าน
ประการท่ี 5 การมีคุณธรรม คอื มีความตระหนักในคุณธรรม มคี วามซ่ือสตั ยส์ ุจรติ และมีความอดทน
มคี วามพากเพียร ใชส้ ตปิ ัญญาในการดำเนินชีวติ
จรรยาบรรณของเลขานกุ าร

จรรยาบรรณ เป็นแนวปฏบิ ัตทิ ีด่ ีของผปู้ ระกอบอาชีพในดา้ นต่าง ๆ แต่ไม่ใชก่ ฎหมายทจ่ี ะมี บทลงโทษ
กบั ผทู้ ฝี่ ่าฝนื ดงั นน้ั จรรยาบรรณจงึ เปน็ เพยี งกรอบที่กลุ่มผูป้ ระกอบอาชีพเดยี วกันกำหนด เอาไว้เพ่ือเป็น
แนวทางในการปฏบิ ัตงิ านตามพจนานุกรม ฉบบั ราชบณั ฑติ ยสถาน พ.ศ. ๒๕๕๔ ไดใ้ ห้ความหมายของ
จรรยาบรรณ ดงั นี้ จรรยา น. คือ ความประพฤติ กิริยาทีค่ วรประพฤตใิ นหมู่คณะ จรรยาบรรณ น. คือ
ประมวลความประพฤตทิ ี่ผ้ปู ระกอบอาชีพการงานแต่ละอย่างกำหนดขึ้น เพื่อรกั ษาและส่งเสริมเกยี รตคิ ุณ
ชอ่ื เสียง และฐานะของสมาชิก อาจเขยี นเปน็ ลายลักษณ์ อักษรหรือไม่กไ็ ด้ ดังน้ัน จรรยาบรรณของผูป้ ระกอบ
อาชพี เลขานุการ จงึ เปน็ สิ่งท่ีควรยดึ ถือปฏบิ ัติ ดังน้ี
1. เป็นผู้ปฏบิ ัติตนตามกฎและระเบยี บขององคก์ ารด้วยความภกั ดแี ละจรงิ ใจ ไม่ทำลาย ภาพพจน์ หรือชือ่ เสยี ง
ขององค์กร มีใจรักในองค์กร และซอ่ื สัตยส์ ุจรติ ต่อความรับผดิ ชอบท่ไี ด้รับมอบหมาย
2. เป็นผูม้ ีความรับผดิ ชอบ (Responsibility) ธำรงไวซ้ ึง่ ความซื่อสตั ย์อันสงู สุดต่อตนเอง และต่องานในหน้าที่
อยา่ งสม่ำเสมอ
3. เปน็ ผธู้ ำรงไวซ้ ึ่งความซื่อสตั ยส์ ุจรติ (Honesty) สามารถรกั ษาความลับของบริษทั ได้อยา่ งดี
4. เปน็ ผู้มีความกระตือรือรน้ พร้อมเรยี นรสู้ ิ่งใหม่ ๆ ติดตามและเรยี นรูค้ วามกา้ วหนา้ ทาง วทิ ยาการ และ
ฝึกฝนประสบการณ์ด้านงานเลขานกุ าร การจัดการ รวมท้ังหาทางเพ่ิมพนู ความสามารถและความเข้าใจ
ในวิชาชพี เลขานกุ าร โดยการสนบั สนนุ ให้มกี ารแลกเปลยี่ นขา่ วสารซง่ึ กนั และกัน
5. เป็นผู้ไม่มคี วามประพฤติในทางทเ่ี สือ่ มเสียภาพลกั ษณ์ ไม่ขายศกั ด์ิศรีบนหนา้ ที่ของงานเลขานุการ

6. เป็นผู้ไมด่ ูแคลน หรอื สร้างความเสยี หายต่อสถานภาพทางอาชีพของเลขานกุ าร หรือ ใหร้ า้ ยทำลายศักดศิ์ รี
งานอาชีพของตน
7. เป็นผทู้ ่ปี ฏบิ ัติตามกฎและข้อบงั คบั ตา่ ง ๆ ขององค์กรได้ดี
8. เป็นผทู้ สี่ ามารถติดต่อสือ่ สารกบั บุคคลท้ังภายในองค์กรและนอกองค์กร ดว้ ยความมี มนุษย์สมั พันธ์ที่ดี
9. เป็นผู้รกั ษาความลบั (Discretion) ของงานในหนา้ ท่ีไว้อย่างเขม้ งวด และจะไมใ่ ชค้ วามลบั นน้ั เพ่อื ประโยชน์
สว่ นตวั หรอื ในลักษณะทจี่ ะก่อความเสยี หายต่อองค์กรท่ตี นทำงานอยู่ หรือองค์กรท่เี คยทำงานมาแลว้
10. เป็นผ้ไู มใ่ หข้ ่าวสารหรือแจ้งเรื่องราวใด ๆ เกีย่ วกับงานของตนท่ีไมใ่ หค้ วามกระจา่ งแจ้ง กบั ผอู้ ่ืนก่อนถึง
เวลาอนั สมควร ถึงแมจ้ ะเปน็ อำนาจและขอบเขตทต่ี นสามารถพูดได้กต็ าม
11. เปน็ ผูม้ คี วามตรงต่อเวลา โดยการรู้จกั แบ่งเวลาให้เหมาะสมกับกิจกรรมต่าง ๆ จดั ระเบยี บชวี ติ สำหรบั การ
ทำงาน
12. เป็นผ้ทู ี่รกั ษาและส่งเสรมิ ภาพลักษณท์ ีด่ ีในวชิ าชพี เลขานุการให้ปรากฏแก่สงั คม ทำตนเปน็ ตัวอย่างที่ดี
เพื่อเกยี รตภิ ูมขิ องงานอาชพี เลขานกุ ารและผ้บู ริหาร