1 LAPORAN MAJLIS GRADUASI MRSM BALIK PULAU KALI KE-36
2 KANDUNGAN BIL PERKARA HALAMAN 1 LAPORAN KESELURUHAN 3 2 SENARAI JAWATANKUASA DAN SKOP TUGAS 25 3 SURAT PANGGILAN MESYUARAT 30 4 MINIT MESYUARAT 33 5 KERTAS KERJA 49 6 BELANJAWAN 58 7 SURAT JEMPUTAN 60 8 CADANGAN TEKS UCAPAN 66 9 SENARAI PENERIMA ANUGERAH PENGHORMATAN PENGETUA, SIJIL GRADUASI DAN ANUGERAH 69
3 La p o r a n Ke se lu r u h a n
4 La p o r a n m a j l is g r a d u a s i k a l i k e -36 Dise d ia k a n o le h Jaw a ta n k u a sa p r o g r a m Ma jl is g r a d u a s i 2022
5 LAPORAN MAJLIS GRADUASI KALI KE-36 MAKTAB RENDAH SAINS MARA BALIK PULAU TAHUN 2022 ___________________________________________________________________________ 1.0 TUJUAN Laporan ini dibuat adalah untuk membuat penambahbaikan bagi program Majlis Graduasi MRSM Balik Pulau yang akan datang. 2.0 LATAR BELAKANG Majlis Graduasi ialah majlis yang diadakan di semua Maktab Rendah Sains MARA (MRSM) di seluruh Malaysia bagi menganugerahkan pelajar-pelajarnya yang telah menamatkan pengajian dan memnuhi syarat-syarat pengajian. Program ini ialah program utama dalam kalendar maktab sebagai suatu majlis apresiasi dan memberi penghargaan serta pengikhtirafan kepada pelajarpelajar yang telah berusaha sebaik mungkin dalam meningkatkan pencapaian dan kualiti akademik serta kokurikulum. 3.0 OBJEKTIF • Memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada para pelajar yang layak mendapat Sijil Graduasi setelah belajar di maktab ini selama 5 tahun. • Memberi motivasi untuk para pelajar tingkatan 5 untuk lebih berdaya saing setelah tamat persekolahan. • Memberi perangsang dan motivasi kepada semua pelajar MRSM Balik Pulau untuk mencipta kejayaan yang lebih cemerlang. • Membina kerjasama erat di kalangan guru, pelajar, staf kakitangan dan MUAFAKAT di dalam memahami konsep persefahaman mampu mencipta kejayaan 4.0 PELAKSANAAN PROGRAM Tarikh : 19 Februari 2023 Hari : Khamis Masa : 10.00 pagi hingga 1.00 petang Tempat : Dewan Seri Gemilang, MRSM Balik Pulau Kod Pakaian : Baju Batik/ Baju Kebangsaan 5.0 BILANGAN GRADUAN Seramai 112 orang graduan dalam kalangan pelajar Tingkatan 5 yang layak menerima sijil graduasi 6.0 WARNA TEMA Warna Lavendar dan Hijau telah dipilih sebagai tema bagi Majlis Graduasi tahun 2022
6 7.0 ATUR CARA PROGRAM 10. 15 pagi – Para jemputan dan ibu bapa mengambil tempat 10.30 pagi – Perarakan masuk graduan dan ahli akademik 10.45 pagi – Majlis graduasi bermula • Perarakan masuk perasmi, pengetua dan ahli senat maktab ke Dewan Seri Gemilang dengan diiringi pembawa keris istiadat • lagu Negaraku , Untuk Negeri Kita dan Lagu Amanah Rakyat • Bacaan Doa • Ucapan pelajar • Ucapan pengetua • Ucapan perasmi • Pengisytiharan graduasi • Penyampaian sijil graduasi • Penyampaian anugerah • Penyampaian cenderamata • Sesi bergambar perasmi bersama ahli senat • Perarakan keluar perasmi bersama ahli senat dengan diiringi pembawa keris istiadat 1.00 petang - Jamuan / bersurai 8.0 SENARAI JAWATANKUASA MAJLIS GRADUASI 2022 BIL NAMA JAWATANKUASA 1. En. Mohd Ali Bin Mohd Yusof Pengetua/Pengerusi 2. Pn.Noor Haziah Binti Abdul Halin TP Kecemerlangan Akademik/Naib Pengerusi 1 3. En.Mohd Fairuz Bin Mokhtar TP Pembangunan Pelajar/Naib Pengerusi 2 4. En.Abdul Rahman Bin Halim TP Pembangunan Bakat/ Pengerusi 3 5. Pn.Fatini Md Ali Nur Liyana (4J) Penyelaras 6. Pn.Irma Yuhanis bt Abdul Mutalib (Ketua) Muhammad Zaa’im Bin Mohamad (4J) Pen.Penyelaras 7. Pn. Aisah bt Mat (Ketua) Pn. Rosliza Binti Jaafar En. Mufid bin Ahmad Setiausaha
7 8. Pn. Noor Hidayah Binti Harun Bendahari 9. Pn.Nor Izzati Binti Ismail (Ketua) Muhammad Mujahid Bin Abdul Muhaimin (4J) En. Anuar Asfandi Bin Jamaludin (Gamelan) En. Mohamad Sofi Bin Ismail (Pengacara Majlis) Pn. SitiNorakma Bt Muhammad Ariffin (Istiadat) Cik Nur Aisyah Binti Mohamed Daud(Slide Show) Pn. Nani Junita Binti Johari (Pengacara Majlis) Pn. Noor Jahan Bt Mohamud Kassim (Istiadat) Atur Cara danIstiadat 10. Pn. Siti Aishah Ebrahim (Ketua) Qayyim Ariffin Bin Amranudin (4M) Pn. Hemma A/P Rasasooria Pn. Nooraini Bt Jamal Mohideen En. Shurdi Bin Shuib JK Buku Program 11. Pn. Kasmawati bt Ab Samad (Ketua) Dayang Ariyani Binti Ardim (4J) En. Mohd Yazri Bin Ismail En. Kamal Ihsan Bin Kamaruzaman En. Muhammad Shah Hilmi Bin Mohd Shamsuddin En. Rozman Bin Rosli En. Mohamad Faizal Bin Abu Bakar Pn. Nurul UmiMohd Isa Pn. Rohayu Sabrina Mohd Saad JK Hiasan Pentas dan Dewan 12. Pn. Saidatul Syazana bt Al Amin Malim (Ketua) Tn Zulaikha Binti Tuan Ismail (4K) Pn. Emilia Binti Roslan Pn.Hakimah Bt Hj.Sepihie Cik Norashikin Binti Mohd Zawawe Pn. Nur Fateha Binti Mohd Amin Pn. Nor Aina Bt Amran Pn. Hanizah Binti Amir JK Jamuan (Dewan Selera) 13 Pn Rosnah bt Omar (Ketua) Nurin Alysa Amna Binti Muhamad Azli (4M) Pn. Noorhizan Binti Ismail Pn.Norashikin Binti Rosli Pn. Nor Azizah Binti Abdul Aziz JK Jamuan VIP (Café Gurka) 14 Pn. Rafidah binti Mohd Jelani (Ketua) Dhia Dameea Binti Syfizal (4F) En. Ahmad Zaifullizam Bin Rozat (Hiasan Foyer) En. Abdul Basit Bin Kader Mydin Pn. Rabia Haseena Bt Abd.Kader (SambutanTetamu) En. Zulkifli Bin Abd. Rahim (Sambutan Tetamu) Pn.Maisurah Bt Amir (Sambutan Tetamu) JK Jemputan dan Sambutan 15 En. Ali Ishak bin Mohd Yusoff (Ketua) Mohamad Haikal Bin Kamaruddin (4M) En. Wan Ahmad Nizam Bin Wan Daud JK Jubah Pelajar
8 En. Razali BinMohd Sharip En. Muhamad Khiruddin Bin Kamruzli 16 En. Adi Hazmil Bin Abdul Halim (Ketua) Muhammad Arief BinAzri (4F) Ahmad Assajri Bin Mat Noh Pn. Wan Asma Binti Abd Aziz En. Mohd Romei Bin Ngah JK Kawalan Pelajar dan Graduan 17 En. Ahmad Hilmi bin Abd Rashid (Ketua) Muhammad Shafiq Safwan Bin Sahrulnizam (4K) En. Ariff Bin R Azmi JK Keselamatan Lalu Lintas 18 Pn. Sharida bt Suhaimi (Ketua) Muhammad Daniel Ezairy Bin MohdYusri (4M) Cik Aimi Shaheera Binti Salleh Cik Nadia Binti Hamidi JK Media, Dokumentasi dan Fotografi 19 En. Muhd Shaharuddin binMat Salleh (Ketua) Muhammad Shahrul Najmi Bin Muhamad Saber(4R) En Mohd Izzuwan Bin Ahmad Sukri En. Zairudin bin Abdul Halim JK Peralatan 20 Pn. Siti Raudzah binti Syed Rabii (Ketua) Nur Ain Binti Ahmad Suhaimi (4J) Pn. Suria BintiSharimi Pn. SitiZabidah Binti Ibrahim En. Jamil Bin Sopian En. Ramli Bin Abdul Razak JK Persiapan Tempat 21 Pn. Thivyani A/P Ganganaidu (Ketua) El Farish Kamil Bin Khairil (4F) Cik Ummi Nassriah Bt Salleh Pn. Nur Sabrina Binti Jamaludin En. Mohd Faisal Bin Fadzil JK Promosi 22 Cik Ummi Amanina bt Humaidi (Ketua) Azwani Binti Azuari (4H) En. Ahmad Muzammir Bin Mazlan Cik Siti Zulaikha Bt Hamdzah Pn. Normazaini Binti Mohd Noor Cik Hanisah Binti Mohamad Dahlan Dr. Maryam Binti Sulaiman JK Sijil, Cenderamata dan Hadiah 23 Pn. Yuriati bt Yusof (Ketua) Miza Alleya Binti Mohamad Rizal (4K) En. Muhammad AzmiBin Awang En. Mohd FitriBin Baharim JK Teknikal
9 9.0 SENARAI BIDANG TUGAS BIL JAWATAN SENARAI TUGAS 1 Penyelaras: Pn Fatini Md Ali • Menyelaraskan semua jawatankuasa • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa • Menguruskan ahli senat maktab di atas pentas • Memastikan semua jawatankuasa menjalankan tugas yang diamanahkan • Menyediakan senarai tugas jawatankuasa guru • Menyediaakan kertas kerja Graduasi 2 Pen. Penyelaras: Pn Irma Yuhanis bt Abd.Mutalib • Menyediakan buku tandatangan VIP • Hiasan foyer • Menguruskan kompang pelajar • Uruskan jawatankuasa – semua guru dan pelajar tingkatan 4 • Membantu penyelaras menguruskan perjalanan Majlis graduasi. 3 Setiausaha: Pn Aisah bt Mat • Urusan surat menyurat • Jemputan Mesyuarat Graduasi /Minit Mesyuarat • Menyediakan draf ucapan VVIP • Mengumpul maklumat senarai penerima anugerah khas : : Anugerah Subjek Terbaik : Anugerah Pelajar Terbaik Akademik • Anugerah Tokoh Pelajar Terbilang • Mengumpulkan laporan setiap AJK untuk didokumentasikan 4 Bendahari: Pn Noor Hidayah Binti Harun • Menyediakan bajet untuk majlis graduasi • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa 5 JK Atur cara dan Istiadat : Pn Nor Izzati binti Ismail • Menyelaras perjalanan program mengikut protokol majlis. • Memilih dan melatih pengacara majlis (pelajar) • Memilih pembaca doa (pelajar) • Urusan teknikal muzik latar belakang • Urusan slide show sebelum dan semasa majlis • Menyediakan runner untuk memudahkan urusan sambutan dengan pengacara majlis • Menyediakan seorang pelajar lelaki dan dua pengiring membawa keris istiadat • Menyediakan laporan graduasi
10 6 JK Buku Program: Pn Aishah bt Ebrahim • Menyediakan reka bentuk buku program. • Menyediakan kandungan dan pelbagai maklumat berkaitan. contoh : senarai ajk, penerima sijil dan anugerah, kata-kata aluan VIP, pengetua dll. • Membantu AJK Sambutan mengedarkan buku program • Menyediakan laporan graduasi 7 Hiasan Pentas dan Dewan: Pn Kasmawati bt Ab Samad • Hiasan di dewan dan pentas mengikut kreativiti jawatankuasa. • Menyediakan tema hiasan majlis graduasi. • Memastikan semua peralatan dan hiasan dikemaskan semula selepas majlis selesai • Menyediakan laporan graduasi 8 Jamuan Dewan Selera: Pn Saidatul Syazana bt Al Amin Malim • Urusan jamuan untuk guru-guru, kakitangan, ibu bapa, graduan, ajk pelajar, dan pelajar tingkatan 1,2,3, dan 4 di Dewan Selera. • Menentukan menu makanan • Memastikan persiapan rapi untuk jamuan • Bungkus makanan untuk AJK pelajar yang bertugas • Menghias Dewan Selera • Menjaga kebersihan dan keselesaan di Dewan Selera • Menyediakan laporan graduasi 9 Jamuan VIP di Café Gurka: Pn Rosnah bt Omar • Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah • Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat dan Bilik Tetamu di pejabat/sebelah DSG. • Jamuan untuk pengiring tetamu jemputan • Menyusun meja dan kerusi VIP mengikut protokol • Menyediakan laporan graduasi 10 JK Jemputan dan Sambutan : Pn Rafidah bt Mohd Jelani • Surat jemputan kepada keluarga pelajar tingkatan 5 • Surat jemputan kepada Pengarah BPM • Senarai jemputan khas kepada tetamu jemputan (VIP) • Uruskan bahagian sambutan , ibu bapa dan tetamu jemputan pada hari graduasi. • Mengedar buku cenderamata • Menjemput ibu bapa dan jemputan khas ke jamuan tengah hari • Menyediakan laporan graduasi 11 JK Pengurusan Jubah Pelajar: En Ali Ishak bin Mohd Yusoff • Mengedarkan jubah untuk graduan pada hari yang ditetapkan • Menyediakan jubah untuk tetamu khas, dan diletakkan di dalam bilik tetamu • Menyediakan jubah untuk pengetua,timbalan pengetua, ketuaketua jabatan dan ketua uppm /ahli senat • Menentukan sewaan jubah untuk graduan • Menentukan jubah tetamu,ahli senat dan graduan disimpan semula dengan jumlah yang cukup. • Menyediakan laporan graduasi
11 12 JK Kawalan Pelajar dan graduan: En Adi Hazmil bin Abd Halim • Memastikan setiap graduan mempunyai pakaian yang ditetapkan untuk majlis tersebut • Memastikan setiap graduan mematuhi segala peraturan yang ditetapkan seperti kasut, pakaian, rambut, kesesuaian warna baju dan sebagainya. • Memastikan raptai untuk para graduan diadakan dan mengikut atur cara yang telah ditetapkan. • Mengatur kedudukan para graduan di dalam DSG • Memastikan kelancaran susun atur dan giliran penerima anugerah dan sijil semasa Graduasi • Menyediakan laporan graduasi 13 JK Keselamatan Lalu Lintas: En Ahmad Hilmi bin Abd Rashid • Menjaga lalu lintas dan tempat letak kereta untuk tetamu khas dan ibu bapa graduan • Menentukan kawasan letak kereta serta susun atur kenderaan • Merangka sistem trafik dalam kawasan maktab • Menyediakan stiker tetamu khas untuk diedarkan kepada tetamu khas agar dipaparkan di kereta sebelum majlis. Diberikan kepada JK Jemputan untuk urusan jemputan. • Memastikan kelancaran kenderaan perasmi /tetamu kehormat ketika berangkat pulang. • Menyediakan laporan graduasi 14 JK Media, Dokumentasi dan Fotografi: Pn Sharida bt Suhaimi • Menghubungi jurufoto • Menguruskan fotografi graduan dan penerima anugerah • Menyediakan kemudahan dan tempat untuk sesi fotografi • Menguruskan jurugambar maktab • Menguruskan video perjalanan majlis graduasi 15 Peralatan: En Muhd Shaharuddin bin Mat Salleh • Menyediakan dan mengedarkan borang peralatan untuk kegunaan ketua JK. • Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan oleh setiap JK • Menyediakan laporan kos keseluruhan peralatan dan bahan. 16 Persiapan tempat: Pn Siti Raudzah bt Syed Rabii • Memastikan semua peralatan di dalam dewan berfungsi • Menyusun kerusi tetamu khas di atas pentas. • Menyusun kerusi graduan, ibu bapa dan tetamu lain di dalam dewan. • Meletakkan tanda arahan tempat duduk tetamu dan ibu bapa. • Menyediakan karpet merah untuk laluan tetamu kehormat. • Memastikan semua peralatan dan hiasan di dalam dewan dikemaskan semula setelah majlis selesai. 17 JK Promosi : Pn Thivyani A/P Ganganaidu • Menyebarkan poster dan maklumat tentang Majlis Graduasi • Sebaran am untuk media massa
12 • Memasang banner Majlis Graduasi di pintu masuk maktab dan 4 banting graduasi dalam maktab. • Menyediakan dan memasang ‘Back Drop’ di atas pentas sesuai dengan tema banner • Menyediakan tag urus setia. 18 JK sijil, Cenderamata dan hadiah : Cik Ummi Amanina bt Humaidi • Memastikan sijil graduasi diterima mengikut perancangan ditetapkan. • Menguruskan hadiah untuk penerima anugerah. • Menguruskan cenderamata untuk perasmi dan tetamu khas. • Menguruskan cenderamata untuk graduan. • Urusan penyusunan dan pemberian sijil, hadiah dan cenderamata di atas pentas. • Menyediakan laporan graduasi 19 JK Teknikal : Pn Yuriati bt Yusof • Menguruskan peralatan media agar berfungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyewa sistem pembesar suara agar bunyi lebih jelas. 10.0 LAPORAN AHLI JAWATANKUASA BIL BIDANG TUGAS SKOP TUGAS MASALAH YANG DIHADAPI CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1 Penyelaras • Menyelaraskan semua jawatankuasa • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa • Menguruskan ahli senat maktab di atas pentas • Memastikan semua jwatankuasa menjalankan tugas yang diamanahkan • Menyediakan senarai tugas jawatankuasa guru • Menyediaakan kertas kerja Graduasi 1.Peruntukan budget perlu diputuskan dengan cepat 2.Penyelarasan kerapian perjalanan perancangan kurang dalam mesyuarat sehinggakan banyak perkara yang timbul di putuskan di luar mesyuarat 1. Tambahkan bilangan meeting supaya perjalanan program dapat dilaksanakan dengan lebih cekap 2. Oleh kerana TPKA ‘Hospitalized’ seorang pengganti perlu di lantik supaya program dapat berjalan lebih lancar 3. Tambahkan bilangan AJK seperti AJK bahagian kebersihan dan keceriaan maktab contoh keberadaan ketersediaan keadaan DSG sebagai tempat utama Majlis dan kebersihan kawasan sekitar 4. Perlu ada pemantauan yang menyeluruh dan berterusan dari masa ke semasa terutama berkait dengan tempat untuk
13 melaksanakan Majlis dan yang lain-lain amnya 2 Naib Penyelaras • Menyediakan buku tandatangan VIP • Hiasan foyer • Menguruskan kompang pelajar • Uruskan jawatankuasa – semua guru dan pelajar tingkatan 4 • Membantu penyelaras menguruskan perjalanan Majlis graduasi. Sebelum Majlis • Tiada budget yang mencukupi disediakan untuk hiasan foyer, kerana pada awalnya keputusan yang dibuat adalah tiada hiasan akan diletakkan di bahagian Foyer. Semasa Majlis • Semua tugas berjalan dengan lancar. • Tiada pantauan daripada guru semasa majlis berlangsung kerana semua guru diwajibkan berada di dalam dewan. Sebagai Penolong Penyelaras, saya bertanggungjawab untuk mengawasi para pelajar yang telah selesai tugas mereka dan tidak terlibat dengan Majlis Graduasi di luar Dewan. Selepas Majlis • Semasa aktiviti mengemaskan Foyer, tidak ramai pelajar yang dapat membantu kerana pelajar dibenarkan pulang pada hari yang sama • Keputusan yang diambil semasa mesyuarat perlu lebih tepat dan telus, supaya tidak memberi kesan kepada pengurusan bahagian. • Perlu ada guru yang ditugaskan untuk memantau para pelajar semasa Majlis berlangsung. • Pelajar-pelajar yang terlibat perlu dimaklumkan bahawa mereka perlu menyiapkan kerja-kerja berkaitan dengan Graduasi sebelum pulang ke rumah. 3 Setiausaha • Urusan surat menyurat Tiada. Semua tugasan dapat dilaksanakan dengan baik dan • Pembelian holder untuk Pengisytiharan
14 • Jemputan Mesyuarat Graduasi /Minit Mesyuarat • Menyediakan draf ucapan VVIP • Mengumpul maklumat senarai penerima anugerah khas : • : Anugerah Subjek Terbaik • Anugerah Pelajar Terbaik Akademik • Anugerah Tokoh Pelajar Terbilang • Mengumpulkan laporan setiap AJK untuk didokumentasikan mengikut masa yang ditetapkan Graduasi, Teks Perasmi, Teks Pengetua dan Teks Pembaca Doa perlu ditempah untuk kegunaan majlis maktab. 4 Bendahari • Menyediakan bajet untuk majlis graduasi • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa Tiada masalah pada bahagian kewangan. AJK memberi kerjasama yang sangat baik dalam penyediaan dan perbelanjaan majlis. TIADA 5 JK Atur Cara dan Istiadat • Menyelaras perjalanan program mengikut protokol majlis. • Memilih dan melatih pengacara majlis (pelajar) • Memilih pembaca doa (pelajar) • Urusan teknikal muzik latar belakang • Urusan slide show sebelum dan semasa majlis Tiada masalah pada JK Atur Cara Istiadat. AJK memberi kerjasama yang sangat baik dalam pengurusan tugas masing-masing dalam menjayakan majlis. TIADA
15 • Menyediakan runner untuk memudahkan urusan sambutan dengan pengacara majlis • Menyediakan seorang pelajar lelaki dan dua pengiring membawa keris istiadat • Menyediakan laporan graduasi 6 JK Buku Program • Menyediakan reka bentuk buku program. • Menyediakan kandungan dan pelbagai maklumat berkaitan. contoh : senarai ajk, penerima sijil dan anugerah, katakata aluan VIP, pengetua dll. • Membantu AJK Sambutan mengedarkan buku program • Menyediakan laporan graduasi • program untuk kegunaan masa hadapan. • JK Buku Program telah menyediakan qr code dalam bentuk bookmark dan diletakkan di atas kerusi VIP untuk mudah akses. • Bahan diperoleh agak lewat menyebabkan proses mereka bentuk buku program agak lewat dimulakan. • Pelajar dan guru juga kurang mahir dalam mereka bentuk buku program menggunakan Canva dan perlu bimbingan dan hasil kerja guru yang mahir untuk hasil terbaik. • Semua buku program dalam bentuk virtual, hadirin perlu mencari qr code yang ditampal. • Pelajar dan guru diberi pendedahan dan penggunaan Canva dalam penghasilan reka bentuk buku
16 7 JK Hiasan Pentas dan Dewan • Hiasan di dewan dan pentas mengikut kreativiti jawatankuasa. • Menyediakan tema hiasan majlis graduasi. • Memastikan semua peralatan dan hiasan dikemaskan semula selepas majlis selesai • Menyediakan laporan graduasi TIADA TIADA 8 JK Jamuan Dewan Selera • Urusan jamuan untuk guru-guru, kakitangan, ibu bapa, graduan, ajk pelajar, dan pelajar tingkatan 1,2,3, dan 4 di Dewan Selera. • Menentukan menu makanan • Memastikan persiapan rapi untuk jamuan • Bungkus makanan untuk AJK pelajar yang bertugas • Menghias Dewan Selera • Menjaga kebersihan dan keselesaan di Dewan Selera • Menyediakan laporan graduasi • Perubahan tempat makan guru dan ibu bapa di saat akhir. • Pelajar perlu membawa turun bungkusan makanan ibu bapa daripada DS. Pihak DS tidak sempat untuk menghantar ke BP Got Talent. Pelajar juga turut membantu dalam pembungkusan makanan. • Cara pembungkusan makanan oleh DS tidak seperti yang diminta. Tidak menggunakan ‘compartment box’. • Kuantiti lauk tidak mencukupi seperti udang, sambal belacan, air. (kuantiti telah dikurangkan). Susah untuk Sekiranya majlis graduasi tamat sebelum 1pm, semua staf dan guru akan hadir untuk jamuan yang disediakan. Jadi kuantiti makanan perlu mengikut bilangan guru dan staf yang sebenar
17 kawal pengambilan lauk udang. 9 JK Jamuan VIP • Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah • Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat dan Bilik Tetamu di pejabat/sebelah DSG. • Jamuan untuk pengiring tetamu jemputan • Menyusun meja dan kerusi VIP mengikut protokol • Menyediakan laporan graduasi • Bilangan tetamu jemputan yang sentiasa berubah sehingga ke saat terakhir. Oleh itu tempahan makanan untuk VIP beberapa kali mengalami perubahan • Peralatan set hidangan yang disediakan oleh caterer tidak lengkap • Tempahan untuk sarung kerusi dan alas meja dari stor pusat tidak mencukupi. Terpaksa ambil dari Koperasi untuk mencukupkan bilangan seperti yang ditempah • Mempertimbangkan caterer yang lain yang dapat menyediakan set hidangan yang lebih lengkap • Stor pusat perlu membuat senarai semak peminjaman dan penghantaran barang supaya tiada isu barang yang ditempah tidak mencukup i • Menempah riben kerusi bewarna “gold” agar seragam dengan warna alas meja 10 JK Jemputan dan Sambutan • Surat jemputan kepada keluarga pelajar tingkatan 5 • Surat jemputan kepada Pengarah BPM • Senarai jemputan khas kepada tetamu jemputan (VIP) • Uruskan bahagian sambutan , ibu bapa dan tetamu jemputan pada hari graduasi. • Mengedar buku cenderamata • Lantikan AJK perlu ada di kalangan guru (bukan KJ ) & staf pejabat (Afiqah & operator telefon) yang akan memabantu menguruskan surat– menyurat & maklum balas kehadiran. Ini kerana semua surat jemputan diurus oleh ketua seorang shj. • Terpaksa menunggu sticker • Maklumat yang tepat antara Jawatankuasa & ibubapa. • Bahagian Hiasan Foyer diasingkan atau disatukan di bawah Jawatankuasa Persiapan Dewan. Ini supaya selari dengan tema dewan.
18 • Menjemput ibu bapa dan jemputan khas ke jamuan tengah hari • Menyediakan laporan graduasi lalu lintas , sebelum surat jemputan diedarkan secara email /tangan. Justeru, Ketua Jemputan telah membuat sendiri sticker tersebut. • Semasa hari Graduasi, bahagian Sambutan tidak mengetahui pendaftaran yang diurus oleh pihak ibubapa ting. 5. Ini kerana maklumat tidak sampai kpd jawatankuasa. Namun , ianya dpt di atasi dengan bantuan Cg Maisurah. 11 JK Jubah • Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah • Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat dan Bilik Tetamu di pejabat/sebelah DSG. • Jamuan untuk pengiring tetamu jemputan • Menyusun meja dan kerusi VIP mengikut protokol • Menyediakan laporan graduasi • Masalah semasa penghantaran pulang semula jubah dimana segelintir pelajar atau penyewa jubah tidak bertanggungjawab kerana tidak menghantar jubah di tempat yang telah ditetapkan dan meninggalkan jubah dikelas dan bilik persalinan. • Adakan deposit sewaan jubah dan dipulangkan deposit selepas pemulangan semula jubah • Harga sewaan mungkin akan meningkat pada masa hadapan kerana kos untuk dry cleaning telah meningkat kepada RM25.00 sehelai jubah 12 JK Kawalan Pelajar dan Graduan • Memastikan setiap graduan • TIADA • TIADA
19 mempunyai pakaian yang ditetapkan untuk majlis tersebut • Memastikan setiap graduan mematuhi segala peraturan yang ditetapkan seperti kasut, pakaian, rambut, kesesuaian warna baju dan sebagainya. • Memastikan raptai untuk para graduan diadakan dan mengikut atur cara yang telah ditetapkan. • Mengatur kedudukan para graduan di dalam DSG • Memastikan kelancaran susun atur dan giliran penerima anugerah dan sijil semasa Graduasi • Menyediakan laporan graduasi 13 JK Teknikal • Menguruskan peralatan media agar berfungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyewa sistem pembesar suara agar bunyi lebih jelas. • TIADA • TIADA 14 JK Sijil, Hadiah dan Cenderamata • Memastikan sijil graduasi diterima mengikut • TIADA • TIADA
20 perancangan ditetapkan. • Menguruskan hadiah untuk penerima anugerah. • Menguruskan cenderamata untuk perasmi dan tetamu khas. • Menguruskan cenderamata untuk graduan. • Urusan penyusunan dan pemberian sijil, hadiah dan cenderamata di atas pentas. • Menyediakan laporan graduasi 15 JK Promosi • Menyebarkan poster dan maklumat tentang Majlis Graduasi • Sebaran am untuk media massa • Memasang banner Majlis Graduasi di pintu masuk maktab dan 4 banting graduasi dalam maktab. • Menyediakan dan memasang ‘Back Drop’ di atas pentas sesuai dengan tema banner • TIADA • TIADA 16 JK Persiapan Tempat • Memastikan semua peralatan di dalam dewan berfungsi • Menyusun kerusi tetamu khas di atas pentas. • TIADA • TIADA
21 • Menyusun kerusi graduan, ibu bapa dan tetamu lain di dalam dewan. • Meletakkan tanda arahan tempat duduk tetamu dan ibu bapa. • Menyediakan karpet merah untuk laluan tetamu kehormat. • Memastikan semua peralatan dan hiasan di dalam dewan dikemaskan semula setelah majlis selesai . 17 JK Peralatan • Menguruskan peralatan media agar berfungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyewa sistem pembesar suara agar bunyi lebih jelas. • TIADA • TIADA 18 JK Media, Dokumentasi dan Fotografi • Menghubungi jurufoto • Menguruskan fotografi graduan dan penerima anugerah • Menyediakan kemudahan dan tempat untuk sesi fotografi • Menguruskan jurugambar maktab • TIADA • TIADA
22 • Menguruskan video perjalanan majlis graduasi 19 JK Keselamatan Lalu Lintas • Menjaga lalu lintas dan tempat letak kereta untuk tetamu khas dan ibu bapa graduan • Menentukan kawasan letak kereta serta susun atur kenderaan • Merangka sistem trafik dalam kawasan maktab • Menyediakan stiker tetamu khas untuk diedarkan kepada tetamu khas agar dipaparkan di kereta sebelum majlis. Diberikan kepada JK Jemputan untuk urusan jemputan. • Memastikan kelancaran kenderaan perasmi /tetamu kehormat ketika berangkat pulang. • Menyediakan laporan graduasi • TIADA • TIADA
23 11.0 PERBELANJAAN BIL PERKARA JUMLAH BAYARAN 1 Hiasan dalaman Dewan Sri Gemilang RM3,310.00 Bunga hiasan dalaman Dewan Sri Gemilang RM790.00 2 Fotografi RM2,800.00 3 Hadiah dan Cenderamata Kristal plaque RM1,100.00 Minee Flask Stainless Steel Bottle 450ml RM2,959.00 Anugerah subjek pelajar RM950.00 Album clear holder RM2,599.00 Cenderahati perasmi RM250.00 4 Jamuan Dewan Selera RM1,792.00 5 Jamuan VIP RM2,434.00 6 Seranta dan Publisiti RM180.00 7 Atur cara dan istiadat RM87.00 8 Sewaan PA Sistem RM400.00 9 Sewaan kompang dan jurulatih RM150.00 10 Alatan hiasan luar dewan (Foyer) RM300.00 RM20,101.00
24 12.0 PENUTUP Majlis graduasi yang diadakan dapat mencapai objektif yang telah ditetapkan dan berlangsung dengan lancar. Selain itu, majlis ini juga mendapat kerjasama daripada semua ahli jawatankuasa. Semoga majlis ini dapat meningkatkan semangat juang dalam diri pelajar untuk menggapai kecemerlangan bukan sahaja dalam bidang akademik tetapi juga dalam bidang kokurikulum. Disediakan oleh, ___________________ (PN. AISAH BT MAT) Setiausaha Majlis Graduasi 2022 Disemak oleh ---------------------- (PN.FATINI BINTI OMAR) PENYELARAS GRADUASI
25 SENARAI JAWATANKUASA DAN SKOP TUGAS
26 SENARAI TUGAS JAWATANKUASA MAJLIS GRADUASI 2022 MRSM BALIK PULAU BIL JAWATAN SENARAI TUGAS 1 Penyelaras: Pn Fatini Md Ali • Menyelaraskan semua jawatankuasa • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa • Menguruskan ahli senat maktab di atas pentas • Memastikan semua jawatankuasa menjalankan tugas yang diamanahkan • Menyediakan senarai tugas jawatankuasa guru • Menyediaakan kertas kerja Graduasi 2 Pen. Penyelaras: Pn Irma Yuhanis bt Abd.Mutalib • Menyediakan buku tandatangan VIP • Hiasan foyer • Menguruskan kompang pelajar • Uruskan jawatankuasa – semua guru dan pelajar tingkatan 4 • Membantu penyelaras menguruskan perjalanan Majlis graduasi. 3 Setiausaha: Pn Aisah bt Mat • Urusan surat menyurat • Jemputan Mesyuarat Graduasi /Minit Mesyuarat • Menyediakan draf ucapan VVIP • Mengumpul maklumat senarai penerima anugerah khas : : Anugerah Subjek Terbaik : Anugerah Pelajar Terbaik Akademik • Anugerah Tokoh Pelajar Terbilang • Mengumpulkan laporan setiap AJK untuk didokumentasikan 4 Bendahari: Pn Noor Hidayah Binti Harun • Menyediakan bajet untuk majlis graduasi • Dapatkan anggaran kos daripada ahli jawatankuasa 5 JK Atur cara dan Istiadat : Pn Nor Izzati binti Ismail • Menyelaras perjalanan program mengikut protokol majlis. • Memilih dan melatih pengacara majlis (pelajar) • Memilih pembaca doa (pelajar) • Urusan teknikal muzik latar belakang • Urusan slide show sebelum dan semasa majlis • Menyediakan runner untuk memudahkan urusan sambutan dengan pengacara majlis • Menyediakan seorang pelajar lelaki dan dua pengiring membawa keris istiadat • Menyediakan laporan graduasi
27 6 JK Buku Program: Pn Aishah bt Ebrahim • Menyediakan reka bentuk buku program. • Menyediakan kandungan dan pelbagai maklumat berkaitan. contoh : senarai ajk, penerima sijil dan anugerah, kata-kata aluan VIP, pengetua dll. • Membantu AJK Sambutan mengedarkan buku program • Menyediakan laporan graduasi 7 Hiasan Pentas dan Dewan: Pn Kasmawati bt Ab Samad • Hiasan di dewan dan pentas mengikut kreativiti jawatankuasa. • Menyediakan tema hiasan majlis graduasi. • Memastikan semua peralatan dan hiasan dikemaskan semula selepas majlis selesai • Menyediakan laporan graduasi 8 Jamuan Dewan Selera: Pn Saidatul Syazana bt Al Amin Malim • Urusan jamuan untuk guru-guru, kakitangan, ibu bapa, graduan, ajk pelajar, dan pelajar tingkatan 1,2,3, dan 4 di Dewan Selera. • Menentukan menu makanan • Memastikan persiapan rapi untuk jamuan • Bungkus makanan untuk AJK pelajar yang bertugas • Menghias Dewan Selera • Menjaga kebersihan dan keselesaan di Dewan Selera • Menyediakan laporan graduasi 9 Jamuan VIP di Café Gurka: Pn Rosnah bt Omar • Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah • Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat dan Bilik Tetamu di pejabat/sebelah DSG. • Jamuan untuk pengiring tetamu jemputan • Menyusun meja dan kerusi VIP mengikut protokol • Menyediakan laporan graduasi 10 JK Jemputan dan Sambutan : Pn Rafidah bt Mohd Jelani • Surat jemputan kepada keluarga pelajar tingkatan 5 • Surat jemputan kepada Pengarah BPM • Senarai jemputan khas kepada tetamu jemputan (VIP) • Uruskan bahagian sambutan , ibu bapa dan tetamu jemputan pada hari graduasi. • Mengedar buku cenderamata • Menjemput ibu bapa dan jemputan khas ke jamuan tengah hari • Menyediakan laporan graduasi 11 JK Pengurusan Jubah Pelajar: En Ali Ishak bin Mohd Yusoff • Mengedarkan jubah untuk graduan pada hari yang ditetapkan • Menyediakan jubah untuk tetamu khas, dan diletakkan di dalam bilik tetamu • Menyediakan jubah untuk pengetua,timbalan pengetua, ketuaketua jabatan dan ketua uppm /ahli senat • Menentukan sewaan jubah untuk graduan • Menentukan jubah tetamu,ahli senat dan graduan disimpan semula dengan jumlah yang cukup. • Menyediakan laporan graduasi
28 12 JK Kawalan Pelajar dan graduan: En Adi Hazmil bin Abd Halim • Memastikan setiap graduan mempunyai pakaian yang ditetapkan untuk majlis tersebut • Memastikan setiap graduan mematuhi segala peraturan yang ditetapkan seperti kasut, pakaian, rambut, kesesuaian warna baju dan sebagainya. • Memastikan raptai untuk para graduan diadakan dan mengikut atur cara yang telah ditetapkan. • Mengatur kedudukan para graduan di dalam DSG • Memastikan kelancaran susun atur dan giliran penerima anugerah dan sijil semasa Graduasi • Menyediakan laporan graduasi 13 JK Keselamatan Lalu Lintas: En Ahmad Hilmi bin Abd Rashid • Menjaga lalu lintas dan tempat letak kereta untuk tetamu khas dan ibu bapa graduan • Menentukan kawasan letak kereta serta susun atur kenderaan • Merangka sistem trafik dalam kawasan maktab • Menyediakan stiker tetamu khas untuk diedarkan kepada tetamu khas agar dipaparkan di kereta sebelum majlis. Diberikan kepada JK Jemputan untuk urusan jemputan. • Memastikan kelancaran kenderaan perasmi /tetamu kehormat ketika berangkat pulang. • Menyediakan laporan graduasi 14 JK Media, Dokumentasi dan Fotografi: Pn Sharida bt Suhaimi • Menghubungi jurufoto • Menguruskan fotografi graduan dan penerima anugerah • Menyediakan kemudahan dan tempat untuk sesi fotografi • Menguruskan jurugambar maktab • Menguruskan video perjalanan majlis graduasi 15 Peralatan: En Muhd Shaharuddin bin Mat Salleh • Menyediakan dan mengedarkan borang peralatan untuk kegunaan ketua JK. • Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan oleh setiap JK • Menyediakan laporan kos keseluruhan peralatan dan bahan. 16 Persiapan tempat: Pn Siti Raudzah bt Syed Rabii • Memastikan semua peralatan di dalam dewan berfungsi • Menyusun kerusi tetamu khas di atas pentas. • Menyusun kerusi graduan, ibu bapa dan tetamu lain di dalam dewan. • Meletakkan tanda arahan tempat duduk tetamu dan ibu bapa. • Menyediakan karpet merah untuk laluan tetamu kehormat. • Memastikan semua peralatan dan hiasan di dalam dewan dikemaskan semula setelah majlis selesai. 17 JK Promosi : Pn Thivyani A/P Ganganaidu • Menyebarkan poster dan maklumat tentang Majlis Graduasi • Sebaran am untuk media massa
29 • Memasang banner Majlis Graduasi di pintu masuk maktab dan 4 banting graduasi dalam maktab. • Menyediakan dan memasang ‘Back Drop’ di atas pentas sesuai dengan tema banner • Menyediakan tag urus setia. 18 JK sijil, Cenderamata dan hadiah : Cik Ummi Amanina bt Humaidi • Memastikan sijil graduasi diterima mengikut perancangan ditetapkan. • Menguruskan hadiah untuk penerima anugerah. • Menguruskan cenderamata untuk perasmi dan tetamu khas. • Menguruskan cenderamata untuk graduan. • Urusan penyusunan dan pemberian sijil, hadiah dan cenderamata di atas pentas. • Menyediakan laporan graduasi 19 JK Teknikal : Pn Yuriati bt Yusof • Menguruskan peralatan media agar berfungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyewa sistem pembesar suara agar bunyi lebih jelas.
30 SURAT PANGGILAN MESYUARAT
31 mara memograf Kepada : Seperti di bawah Daripada : Timbalan Pengetua Kecemerlangan Akademik Salinan Kepada: Bilangan Rujuk Kami MRSMBLP.600-4/5/8 Tarikh 22 November 2022 26 Rabiulakhir 1444H Rujuk Tuan Tarikh JEMPUTAN MESYUARAT MAJLIS GRADUASI MRSM BALIK PULAU 2022 KALI PERTAMA Perkara di atas dengan hormatnya dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Majlis Graduasi MRSM Balik Pulau akan diadakan seperti ketetapan seperti berikut : Tarikh : 23 November 2022 (Rabu) Masa : 3.30 petang Tempat : Bilik Mesyuarat 1, MRSM Balik Pulau 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami ingin menjemput tuan/puan ke mesyuarat tersebut. Bersama-sama surat jemputan mesyuarat ini,disertakan lampiran senarai nama ahli jawatankuasa Majlis Graduasi MRSM Balik Pulau 2022. Kehadiran dan komitmen daripada pihak tuan/puan diucapkan ribuan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “LUAR BANDAR SEJAHTERA” Saya yang menjalankan amanah, Timbalan Pengetua Kecemerlangan Akademik MRSM Balik Pulau ‘Amanah rakyat’’
32 mara memograf Kepada : Rujuk seperti lampiran di bawah Daripada : Pengetua MRSM Balik Pulau Salinan Kepada: Bilangan Rujuk Kami MRSMBLP.600-4/5/8 Tarikh 04 Januari 2022 11 Jamadilakhir 1444H Rujuk Tuan Tarikh JEMPUTAN MESYUARAT MAJLIS GRADUASI MRSM BALIK PULAU KALI KE-36 BIL 2/2022 Perkara di atas dengan hormatnya dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Majlis Graduasi MRSM Balik Pulau akan diadakan seperti ketetapan seperti berikut : Tarikh : 05 Januari 2023 (Khamis) Masa : 3.15 petang Tempat : Bilik Mesyuarat 1, MRSM Balik Pulau Agenda : 1. Laporan terkini setiap AJK 2. Hal-hal lain 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami ingin menjemput tuan/puan ke mesyuarat tersebut. Bersama-sama surat jemputan mesyuarat ini,disertakan lampiran senarai nama ahli jawatankuasa Majlis Graduasi MRSM Balik Pulau 2022 untuk tindakan tuan selanjutnya. Kehadiran dan komitmen daripada pihak tuan/puan diucapkan ribuan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “Perpaduan Keluarga Malaysia” Saya yang menjalankan amanah, “Amanah Rakyat”
33 MINIT MESYUARAT
34 MINIT MESYUARAT MAJLIS GRADUASI KALI KE-36 TAHUN 2022 BIL 1/2022 Tarikh : 23 November 2022 Masa : 3.30 Petang Tempat : Bilik Mesyuarat 1 Kehadiran 1. Pn. Noor Haziah bt Abd Halin Naib Pengerusi 1 2. Pn. Rabia Haseena bt Abd Kadir KJ Bahasa 3. Pn. Zulkifli bin Rahim KJ Sains 4. En. Ahmad Zaifullizam bin Rozat KJ Sains Sosial 5. Pn. Fatini bt Md Ali Penyelaras 6. Pn. Irma Yuhanis bt Abd Mutalib Pen.Penyelaras 7. Pn. Aisah bt Mat Setiausaha 8. Pn. Nor Izzati bt Ismail JK Atur cara dan Istiadat 9. Pn. Siti Aishah bt Ebrahim JK Buku Program 10. Pn. Kasmawati bt Ab Samad JK Hiasan Pentas dan Dewan 11. Pn. Saidatul Syazana bt Al Amin Malim JK Jamuan (Dewan Selera) 12. Pn.Rosnah bt Omar JK Jamuan VIP (Cafe Gurka) 13. En. Ahmad Zallfadhli bin Abdullah JK Kawalan Pelajar & Graduan 14. Pn. Sharida bt Suhaimi JK Media, Dokumentasi &Fotografi 15. Pn. Siti Raudzah bt Syed Rabii JK Persiapan Tempat 16. Pn. Thivyani A/P Ganganaidu JK Promosi 17. Pn. Yuriati bt Yusof JK Teknikal Tidak hadir bersebab :- 1. Pn. Maisurah bt Amir KJ Matematik 2. En. Muhd Shaharuddin bin Mat Salleh JK Peralatan 3. En. Ahmad Hilmi bin Abd Rashid JK Keselamatan Lalu Lintas 4. En. Ali Ishak bin Mohd Yusoff JK Jubah Pelajar 5. Pn. Rafidah bt Mohd Jelani JK Jemputan dan Sambutan 6. Cik Ummi Amanina bt Ab Hamid JK Sijil, Hadiah & Cenderamata 7. Pn. Noor Hidayah bt Harun Bendahari
35 BIL PERKARA TINDAKAN 1 2 1.0UCAPAN DARIPADA PENGERUSI MAJLIS 1.1 Pengerusi majlis mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua AJK yang hadir 1.2 Cadangan tarikh graduasi : (i) 28 Januari 2023 (Sabtu) – Tarikh ini terlalu dekat dengan Ujian Amali Sains (ii) 21 Januari 2023 (Sabtu) 1.3 Majlis mohon restu akan diadakan pada hari yang sama dengan majlis graduasi 1.4 Majlis Graduasi akan bermula selepas tamat Majlis Mohon Restu. 1.5 Cadangan jemputan VVIP ialah golongan akademik atau bekas ANSARA: • Prof.Madya Dr.Mohd Firdaus bin Abdul Wahad (Pensyarah di UTM Skudai – HR Ustaz Zallfadhli) 1.6 Cadangan jemputan VIP: • Wakil MARA (PMN/BSM) • Pengarah KKTM • YDP MUAFAKAT • Ketua Polis • Pegawai Bomba • Pegawai Perubatan Hospital Balik Pulau • Pengetua MRSM Transkrian • Pengetua MRSM Kepala Batas • Pengetua MRSM Merbok • Pengetua MRSM Pendang • Pengetua MRSM Taiping • Pengetua MRSM PDRM • Pengetua SMK Seri • Pengetua SMK Pondok Upeh • Pengetua SMK Maahad 2.0 UCAPAN DARIPADA PENYELARAS 2.1 Setiap ahli telah diberikan tanggungjawab mengikut kekuatan masing-masing 2.2 Senarai jawatankuasa dan tugas telah diedarkan kepada semua jawatankuasa MAKLUMAN MAKLUMAN
36 3 2.3 Penyelaras dan timbalan penyelaras telah menetapkan ahli (guru dan pelajar) di bawah setiap jawatankuasa untuk memudahkan tugas dilaksanakan. 2.4 Setiap jawatankuasa diminta untuk menyediakan bajet bagi memudahkan penyelaras merangka kertas kerja. Setiap jawatankuasa dikehendaki untuk menghantar bajet kepada penyelaras selewatlewatnya 8 Disember 2022 3.0 DESKRIPSI TUGAS 3.1 JK ATUR CARA DAN ISITIADAT 3.1.1 Menyelaras perjalanan program mengikut protokol majlis • Memberikan taklimat kepada perasmi mengenai perjalanan program semasa sesi welcoming drink. • Menyediakan salutasi • Melabel susunan VVIP, VIP dan ahli senat di atas pentas. 3.1.2 Memilih dan melatih pengacara majlis (pelajar) – Cadangan menggunakan dwibahasa (BM dan BI) • Menyediakan baju yang bersesuaian dengan tema untuk pengacara majlis - cari sebut harga yang berpatutan 3.1.3 Memilih pembaca doa dalam kalangan pelajar 3.1.4 Urusan teknikal muzik iringan – Kelab gamelan (penyampaian anugerah) 3.1.5 Urusan slideshow sebelum dan semasa majlis. Slideshow tersebut mengandungi: • Nama pelajar • Cita-cita • Kelas pencapaian • Anugerah (Jika ada) 3.1.6 Menyediakan runner untuk memudahkan urusan sambutan dengan pengacara majlis 3.1.7 Menyediakan seorang pelajar lelaki dan dua orang pengiring membawa keris istiadat • Menyediakan baju yang bersesuaian untuk pembawa cokmar/keris istiadat • Memastikan cokmar dan keris dikilatkan sebelum majlis graduasi. PN. NOOR IZZATI
37 3.2 JK BUKU PROGRAM 3.2.1 Menyediakan reka bentuk buku program • Bersesuaian dengan tema yang telah dipilih • Cadangan : buku program dalam bentuk digital 3.2.2 Menyediakan kandungan dan pelbagai maklumat berkaitan • Kata alu-aluan Perasmi/Pengetua/YDP MUAFAKAT • Tentatif program • Senarai AJK Graduasi • Senarai penerima sijil dan anugerah 3.2.3 Membantu AJK Sambutan mengedarkan buku program • Memandangkan buku program dalam bentuk digital, JK Buku Program perlu mencetak QR Code buku program dengan banyak dan menampal QR Code berkenaan dan menampalnya di tempat yang mudah diakses oleh tetamu/ibu bapa dan guru 3.3 JK HIASAN PENTAS & DEWAN 3.3.1 Menyediakan tema hiasan majlis graduasi • Tema yang dipilih ialah Secret Garden • Warna : Hijau dan lavender • Menggunakan hiasan bunga hidup 3.3.2 Memastikan semua peralatan dan hiasan dikemas semula selepas majlis selesai. 3.4 JK JAMUAN DEWAN SELERA 3.4.1 Urusan jamuan untuk guru-guru, ibu bapa, graduan, JK pelajar dan pelajar Tingkatan 1,2,3 dan 4 di Dewan Selera. • 110 orang guru dan kakitangan • 112 orang pelajar Tingkatan 5 • 224 orang ibu bapa • Semua pelajar Tingkatan 2,Tingkatan 3 dan Tingkatan 4 3.4.2 Menentukan menu makanan • Berbincang dengan pihak Dewan Selera 3.4.3 Bungkus makanan untuk AJK pelajar yang bertugas • Makanan kudap untuk helpers 3.4.4 Menjaga kebersihan dan keselesaan di Dewan Selera 3.5 JK JAMUAN VIP (CAFE GURKA) PN. AISHAH EBRAHIM PN.KASMAWATI PN.SAIDATUL
38 3.5.1 Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah (Pelajar terbaik keseluruhan) • Cadangan menu : Masakan kampung • Tempahan daripada catering luar 3.5.2 Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat 1 dan Bilik Tetamu di pejabat. • Turut menyediakan sarapan untuk guru dan kakitangan (110 orang) 3.5.3 Menyediakan jamuan untuk pengiring tetamu jemputan 3.5.4 Menyusun meja dan kerusi VIP mengikut protokol 3.6 JK JEMPUTAN DAN SAMBUTAN 3.6.1 Menghantar surat jemputan kepada VVIP (perasmi), wakil MARA,VIP dan ibu bapa pelajar • Mengesahkan kehadiran tetamu 3.6.2 Menguruskan bahagian sambutan, ibu bapa dan tetamu jemputan pada hari graduasi. • Iringan paluan kompang beserta bunga manggar 3.6.3 Mengedarkan cenderamata kepada VIP • Menyerahkan cenderamata semasa ketibaan tetamu supaya cenderamata terus disimpan di dalam kereta. 3.6.4 Menjemput tetamu VIP dan ibu bapa (penerima anugerah pelajar terbaik keseluruhan) ke jamuan tengah hari. 3.7 JK PENGURUSAN JUBAH 3.7.1 Menyediakan jubah untuk tetamu khas dan diletakkan di dalam Bilik Tetamu 3.7.2 Menyediakan jubah untuk Pengetua, Timbalan-Timbalan pengetua, Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua UPPM / Ahli Senat 3.7.3 Mengedarkan jubah untuk graduan pada hari yang ditetapkan 3.7.4 Menentukan sewaan jubah untuk graduan • RM 15 sehelai 3.7.5 Memastikan semua jubah disimpan semula dalam kuantiti yang mencukupi. 3.8 JK KAWALAN PELAJAR DAN GRADUAN PN.ROSNAH PN.RAFIDAH EN.ALI ISHAK
39 3.8.1 Memastikan setiap graduan memakai pakaian mengikut etika pemakaian yang telah ditetapkan. • Pakaian • Kasut • Rambut 3.8.2 Memastikan semua graduan mengikuti raptai yang ditetapkan 3.8.3 Menyusun atur kedudukan graduan di dalam DSG 3.8.4 Memastikan kelancaran penerimaan sijil dan anugerah sepanjang majlis berlangsung 3.9 JK KESELAMATAN LALU LINTAS 3.9.1 Menjaga lalu lintas dan tempat letak kereta untuk tetamu khas dan ibu bapa graduan 3.9.2 Menentukan kawasan letak kereta serta susun atur kenderaan • Ibu bapa meletakkan kenderaan di luar kawasan maktab untuk mengelakkan kesesakan. 3.9.3 Merangka sistem trafik dalam kawasan maktab. • Kelancaran lalu lintar sebelum dan selepas majlis 3.9.4 Menyediakan sticker kereta untuk diedarkan kepada tetamu khas (perasmi dan VIP) untuk dipaparkan di kereta. • Diberikan kepada JK Jemputan dan sambutan untuk urusan jemputan. 3.10 JK MEDIA, DOKUMENTASI DAN FOTOGRAFI 3.10.1 Berurusan dengan pihak jurufoto • Mendapatkan sebut harga 3.10.2 Menguruskan fotografi graduan • Gambar batch • Gambar individu – Diletakkan dalam slide. Gambar ini perlu diambil pada minggu Januari dan diserahkan kepada JK Atur Cara dan Istiadat. Gambar individu ini berlatarbelakangkan skrin hijau. • Gambar penerima anugerah 3.10.3 Menyediakan kemudahan dan tempat untuk sesi fotografi • Bekerjasama dengan BWP • Lokasi : Foyer maktab 3.10.4 Menyediakan video perjalanan majlis graduasi • Moment to moment EN. ADI HAZMIL EN. AHMAD HILMI PN.SHARIDA
40 3.10.4 Mengambil gambar perasmi bersama Ahli Senat di atas pentas 3.10.5 Menyediakan video persembahan montaj 3.10.6 Menyiarkan Majlis Graduasi secara dalam talian • Cadangan : Live FB/Instagram/Youtube 3.11 JK PERALATAN 3.11.1 Menyediakan dan mengedarkan borang peralatan untuk kegunaan ketua JK • Dibuat dalam bentuk google form 3.11.2 Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk setiap JK 3.12 JK PERSIAPAN TEMPAT 3.12.1 Memastikan semua peralatan di dalam dewan berfungsi 3.12.2 Menyusun kerusi perasmi dan Ahli senat di atas pentas 3.12.3 Menyusun kerusi graduan, ibu bapa, guru dan tetamu di dalam dewan 3.12.4 Meletakkan tanda arahan (tagging) tempat duduk guru,ibu bapa dan tetamu 3.12.5 Menyediakan karpet merah untuk laluan tetamu kehormat • Sewa karpet merah sepanjang 30 meter dengan pihak JKR 3.12.6 Memastikan semua peralatan dan hiasan di dalam dewan dikemas semula selepas majlis 3.13 JK PROMOSI 3.13.1 Menyebarkan poster dan maklumat tentang Majlis Graduasi • Sebaran maklumat boleh dibuat dalam laman sosial – FB/IG/Tik Tok • Membuat countdown berkaitan Majlis Gradusi • Teaser Majlis Graduasi dibuat dalam laman sosial - FB/IG/Tik Tok 3.13.2 Memasang banner Majlis Graduasi di pintu masuk maktab manakala banting dipasang di dalam maktab 3.13.3 Menyediakan dan memasang back drop di atas pentas (bersesuaian dengan tema) 3.14 JK SIJIL,HADIAH DAN CENDERAMATA EN.SHAHARUDDIN PN.RAUDZAH PN.THIVYANI
41 3.14.1 Memastikan sijil graduasi dapat disiapkan mengikut perancangan yang ditetapkan 3.14.2 Menguruskan hadiah untuk penerima anugerah. 3.14.3 Menguruskan cenderamata untuk perasmi dan tetamu khas 3.14.3 Menguruskan cenderamata untuk graduan • Bajet : RM 10/pelajar • Barang yang boleh digunakan oleh pelajar 3.14.4 Urusan penyusunan dan pemberian sijil,hadiah dan cenderamata di atas pentas. 3.15 JK TEKNIKAL 3.15.1 Mengurus peralatan media agar bergungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyediakan TV dia atas pentas 3.15.2 Menyewa sistem pembesar suara. 4.0 HAL - HAL LAIN 4.1 Semua guru akan masuk ke dalam dewan semasa majlis berlangsung 4.2 Cadangan : Semua guru akan memakai jubah semasa majlis berlangsung 4.3 Pembelian 2 buah meja Cofeee Table dan alas meja 4.4 Pertukaran ketua JK Kawalan Pelajar dan Graduan memandangkan Ustaz Zallfadhli merupakan Penyelaras Program Mohon Restu pada hari yang sama. Pihak pengurusan telah bersetuju melantik Cikgu Adi Hazmil sebagai pengganti. CIK UMMI AMANINA PN. YURIATI TPKA TPKA EN.SHAHARUDDIN MAKLUMAN Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.45 petang. 4
42 Disediakan oleh : ( AISAH BINTI MAT ) SETIUSAHA MAJLIS GRADUASI 2022 TIMBALAN PENGETUA KECEMERLANGAN AKADEMIK MRSM BALIK PULAU
43 MINIT MESYUARAT MAJLIS GRADUASI KALI KE-36 TAHUN 2022 BIL 2/2022 Tarikh : 5 Januari 2023 Masa : 3.00 Petang Tempat : Bilik Mesyuarat 1 Kehadiran 18. En. Mohd Ali bin Mohd Yusof Pengerusi 19. Pn. Noor Haziah bt Abd Halin Naib Pengerusi 1 20. Pn. Rabia Haseena bt Abd Kadir KJ Bahasa 21. Pn. Zulkifli bin Rahim KJ Sains 22. Pn. Fatini bt Md Ali Penyelaras 23. Pn. Irma Yuhanis bt Abd Mutalib Pen.Penyelaras 24. Pn. Aisah bt Mat Setiausaha 25. Pn. Noor Hidayah bt Harun Bendahari 26. Pn. Siti Norakma bt Ariffin JK Atur cara dan Istiadat 27. Pn. Siti Aishah bt Ebrahim JK Buku Program 28. Pn. Kasmawati bt Ab Samad JK Hiasan Pentas dan Dewan 29. Pn. Saidatul Syazana bt Al Amin Malim JK Jamuan (Dewan Selera) 30. Pn. Norashikin bt Rosli JK Jamuan VIP (Cafe Gurka) 31. En. Adi Hazmil bin Abd Halim JK Kawalan Pelajar & Graduan 32. Pn. Sharida bt Suhaimi JK Media, Dokumentasi &Fotografi 33. Pn. Siti Raudzah bt Syed Rabii JK Persiapan Tempat 34. Cik Siti Zulaikha bt Hamzah JK Sijil, Hadiah & Cenderamata 35. Pn. Yuriati bt Yusof JK Teknikal 36. En.Muhd Shaharuddin bin Mat Salleh JK Peralatan 37. En. Ahmad Hilmi bin Abd Rashid JK Keselamatan Lalu Lintas 38. En. Ali Ishak bin Mohd Yusoff JK Jubah Pelajar 39. Pn. Rafidah bt Mohd Jelani JK Jemputan dan Sambutan Tidak hadir bersebab :- 8. Pn. Thivyani A/P Ganganaidu JK Promosi 9. Pn. Maisurah bt Amir KJ Matematik 10. En. Ahmad Zaifullizam bin Rozat KJ JSOS BIL PERKARA TINDAKAN 1 2.0 UCAPAN DARIPADA PENGERUSI MAJLIS 1.1 Pengerusi majlis mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua AJK yang hadir 1.2 Perbincangan dan pengesahan minit mesyuarat kali pertama Cadangan pengesahan : Pn. Siti Norakma Sokongan pengesahan : Pn. Sharida 1.3 Tarikh graduasi : 19 Januari 2023 MAKLUMAN
44 1.4 Majlis mohon restu akan diadakan pada hari yang sama dengan majlis graduasi 1.5 Majlis Graduasi akan bermula selepas tamat Majlis Mohon Restu. 1.6 Jemputan perasmi ChM. Dr. Mohd Firdaus bin Abdul Wahab Senior Lecturer, Department of Biosciences, Faculty of science, UTM 1.7 Jemputan VIP: • Wakil MARA (PMN/BPM) • Pengarah KKTM • YDP MUAFAKAT • Ketua Polis • Pegawai Bomba • Pegawai Perubatan Hospital Balik Pulau • Pengetua MRSM Transkrian • Pengetua MRSM Kepala Batas • Pengetua MRSM Merbok • Pengetua MRSM Pendang • Pengetua MRSM Taiping • Pengetua MRSM PDRM • Pengetua SMK Seri • Pengetua SMK Pondok Upeh • Pengetua SMK Maahad 1.8 Tambahan jemputan VIP: • PPD/JPN Barat Daya • Wakil ANSARA (Ketua cawangan/wakil) • PMD • NYDP MUAFAKAT 1.9 Kod pakaian : Baju Kebangsaan 2.0 LAPORAN DARIPADA SETIAP AJK 2.1 JK ATUR CARA DAN ISTIADAT 2.1.1 Memilih dan melatih pengacara majlis (pelajar) – Menggunakan dwibahasa (BM dan BI) 2.1.2 Menyediakan baju yang bersesuaian dengan tema untuk pengacara majlis 2.1.3 Pembaca doa dalam kalangan pelajar. Teks bacaan doa hendaklah disemak oleh mana-mana ustaz. 2.1.4 Muzik iringan – Rakaman muzik gamelan 2.2 JK BUKU PROGRAM 2.2.1 Buku program disediakan dalam bentuk digital. Memandangkan buku program dalam bentuk digital, JK Buku Program perlu mencetak QR Code buku program dengan MAKLUMAN PN.NOR IZZATI PN. SITI AISHAH
45 2 banyak dan menampal QR Code berkenaan dan menampalnya di tempat yang mudah diakses oleh tetamu/ibu bapa dan guru. 2.3 JK HIASAN PENTAS DAN DEWAN 2.3.1Tema hiasan majlis graduasi : Secret Garden Warna : Hijau dan Lavender Menggunakan hiasan bunga hidup – Sewa bunga daripada Team Botanical Garden (1 pokok = RM6) 2.4 JK JAMUAN DEWAN SELERA 2.4.1 Urusan jamuan untuk guru-guru, ibu bapa, graduan, JK pelajar dan pelajar Tingkatan 1,2,3 dan 4 di Dewan Selera. • Cadangan : makanan dibungkus supaya mudah dibawa • Setiap pelajar Tingkatan 5 diberikan 3 kupon • Makanan untuk guru dan staf adalah sama dengan makanan VIP 2.5 JK JAMUAN VIP (CAFE GURKA) 2.5.1Menentukan menu untuk tetamu khas dan penerima anugerah (Pelajar terbaik keseluruhan) • Cadangan menu : Masakan kampung • Tempahan daripada catering luar 2.5.2 Menyediakan sarapan untuk tetamu khas di Bilik Mesyuarat 1 dan Bilik Tetamu di pejabat. • Sarapan untuk guru dan staf diuruskan oleh JK Majlis Mohon Restu 2.5.3 Menyediakan jamuan untuk pengiring tetamu jemputan 2.6 JK JEMPUTAN DAN SAMBUTAN 2.6.1 Mengesahkan kehadiran tetamu. Menetapkan tarikh kepada para tetamu untuk mengesahkan kehadiran 2.6.2 Para tetamu menandatangani buku pelawat • VVIP = Bilik Tetamu • VIP = Bilik Mesyuarat 1 2.6.3 Menjemput tetamu VIP dan ibu bapa (penerima anugerah pelajar terbaik keseluruhan) ke jamuan tengah hari. 2.7 JK PENGURUSAN JUBAH 2.7.1 Menyediakan jubah untuk tetamu khas dan diletakkan di dalam Bilik Tetamu 2.7.2 Menyediakan jubah untuk Pengetua, Timbalan-Timbalan pengetua, Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua UPPM / Ahli Senat • Warna hijau muda = Ketua Jabatan • Warna hijau tua = YDP MUAFAKAT • Warna biru muda = KUPPM, Kaunselor, Penyelaras PN.KASMA PN. SAIDATUL PN. ROSNAH PN.RAFIDAH EN.ALI ISHAK
46 • Warna biru tua = BPM • Warna hitam = Timbalan Pengetua • Warna ungu = Pengetua 2.7.3 Pelajar akan fitting jubah pada 12/01/2022 jam 3.00 petang 2.7.4 Sewaan jubah untuk graduan = RM 15 sehelai 2.8 JK KAWALAN PELAJAR DAN GRADUAN 2.8.1 Memastikan setiap graduan memakai pakaian mengikut etika pemakaian yang telah ditetapkan. • Pakaian : Baju Kebangsaan (Baju Melayu / Baju kurung pesak) • Kasut : Berwarna hitam • Rambut : kemas • Tudung : Berwarna cream 2.8.2 Memastikan semua graduan mengikuti raptai yang ditetapkan : 17/01/2022 dan 18/01/2022 2.8.3 Menyusun atur kedudukan graduan di dalam DSG 2.9 JK KESELAMATAN LALU LINTAS 2.9.1 Menjaga lalu lintas dan tempat letak kereta untuk tetamu khas dan ibu bapa graduan 2.9.2 Ibu bapa meletakkan kenderaan di luar kawasan maktab untuk mengelakkan kesesakan. 2.9.3 Menyediakan sticker kereta untuk diedarkan kepada tetamu khas (perasmi dan VIP) untuk dipaparkan di kereta. • Diberikan kepada JK Jemputan dan sambutan untuk urusan jemputan. 2.10 JK MEDIA, DOKUMENTASI DAN FOTOGRAFI 2.10.1 Berurusan dengan pihak jurufoto • Mendapatkan sebut harga – Setiap pelajar perlu membayar RM 25 2.10.2 Menguruskan fotografi graduan • Gambar batch • Gambar individu – Diletakkan dalam slide. Gambar ini perlu diambil pada minggu Januari dan diserahkan kepada JK Atur Cara dan Istiadat. Gambar individu ini berlatarbelakangkan skrin putih. • Gambar penerima anugerah 2.10.3 Urusan photobooth akan diuruskan sepenuhnya oleh BWP 2.10.4 Menyediakan video perjalanan majlis graduasi • Moment to moment 2.10.5 Mengambil gambar perasmi bersama Ahli Senat di atas pentas EN.ADI HAZMIL EN. AHMAD HILMI PN. SHARIDA
47 2.10.6 Menyediakan video persembahan montaj : Ezairy (BWP) 2.10.7 Menyiarkan Majlis Graduasi secara dalam talian • Pautan siaran langsung akan diuruskan oleh Cikgu Fitri 2.11 JK PERALATAN 2.11.1 Semua JK diminta untuk menyerahkan borang permohonan peralatan selewatlewatnya 03/01/2022 bagi memudahkan urusan penyediaan dan pembelian barang 2.12 JK PERSIAPAN TEMPAT 2.12.1 Karpet merah tidak perlu disewa : Maktab telah membeli karpet mereh sebelum ini. 2.12.2 Susunan kerusi : disusun seperti Majlis Anugerah sebelum ini. 2.13 JK PROMOSI 2.13.1 Menyebarkan poster dan maklumat tentang Majlis Graduasi • Sebaran maklumat boleh dibuat dalam laman sosial – FB/IG/Tik Tok • Membuat countdown berkaitan Majlis Gradusi • Teaser Majlis Graduasi dibuat dalam laman sosial - FB/IG/Tik Tok 2.13.2 Memasang banner Majlis Graduasi di pintu masuk maktab manakala banting dipasang di dalam maktab 2.13.3 Menyediakan dan memasang back drop di atas pentas (bersesuaian dengan tema) 2.14 JK SIJIL,HADIAH DAN CENDERAMATA 2.14.1 Memastikan sijil graduasi dapat disiapkan mengikut perancangan yang ditetapkan 2.14.2 Menguruskan hadiah untuk penerima anugerah.Bagi pelajar yang mendapat banyak anugerah, pelajar akan diberikan 1 plak sahaja dan ditambah dengan hadiah yang lain. (Contoh : wang tunai) 2.14.3 Menguruskan cenderamata untuk graduan • Bajet : RM 10/pelajar • Barang yang boleh digunakan oleh pelajar 2.15 JK TEKNIKAL 2.15.1 Mengurus peralatan media agar bergungsi dengan baik seperti pembesar suara dan sebagainya. • Menyediakan TV di atas pentas 2.15.2 Menyewa sistem pembesar suara. 3.0 HAL - HAL LAIN EN. SHAHARUDDIN PN.RAUDZAH PN.THIVYANI CIK UMMI AMANINA PN.YURIATI 3
48 3.1 Seramai 40 orang guru akan masuk ke dalam dewan semasa majlis berlangsung. Senarai nama akan dikeluarkan oleh TPKA dan penyelaras. 3.2 Cadangan : Semua guru akan memakai jubah semasa majlis berlangsung – Akan disewa daripada maktab lain. TPKA/ PENYELARAS TPKA Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.45 petang. Disediakan oleh : ( AISAH BINTI MAT ) SETIUSAHA MAJLIS GRADUASI 2022 Disahkan oleh :
49 Ke r ta s Ke r ja
50 Ta r ik h : 19 JANUARI 2023 Ha r i : KHAMIS Tem pa t : DEWAN SERI GEMILANG, MRSM BALIK PULAU KERTAS KERJA MAJLIS GRADUASI MRSM BALIK PULAU KE-36