คู่มือ(ใหม่4)

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน

เร่ือง การสร้างจดหมายเวยี น
ด้วยคอมพวิ เตอร์

เรียบเรียงและออกแบบโดย

นางสาวนูรูซัลวา อซี อ
นางสาวอารีนา มะเด๊าะ



คานา

คู่มือการปฏิบัติงานสานักงาน เรื่อง การสร้างจดหมายเวียนด้วย
คอมพิวเตอร์ เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาโครงการ รหัส 30216 - 8501
โดยมวี ตั ถุประสงคเ์ พือ่ จัดทาข้อมูลท่ีเป็นประโยชน์ต่อนักเรียน นักศึกษา
และผู้ปฏิบัติงานในการสร้างจดหมายเวียนด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งเนื้อหา
ภายในคู่มือเล่มนี้จะประกอบไปด้วย ความหมายของจดหมายเวียน
องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น ประเภทของเอกสารหลัก หลักการพิมพ์
ของจดหมายเวยี นและการพิมพ์จดหมายเวยี นออกจากเครื่องพิมพ์ ทั้งนี้
เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจ และสามารถสร้างจดหมายเวียนด้วย
คอมพิวเตอรไ์ ด้อยา่ งถูกต้อง

ดังน้ัน คณะผู้จัดทาหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือการปฏิบัติงาน
สานักงาน เรื่อง การสร้างจดหมายเวียนด้วยคอมพิวเตอร์ จะเป็น
ประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งใช้เป็นแนวทางปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง
หากค่มู อื ปฏิบัตงิ านเล่มนี้มขี อ้ ผดิ พลาดประการใด ขออภยั มา ณ ทน่ี ี่ดว้ ย

คณะผูจ้ ัดทา

มกราคม 2565

สารบญั

ความหมายของจดหมายเวียน 1
2
องคป์ ระกอบจดหมายเวียน 3

การประกอบจดหมาย 16
การสง่ั พิมพ์จดหมายเวียนออกทาง 18
เคร่อื งพิมพ์
การสรา้ งซองจดหมาย
บรรณานกุ รม

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

ความหมายของจดหมายเวียน

ในการดาเนินงานทุกอย่าง สิ่งที่จะขาดไม่ได้คือการติดต่อสื่อสารกับ
หน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง การติดต่อด้วยจดหมายเป็นการติดต่อที่เป็น
ลายลักษณ์อักษรสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้จึงเป็นที่นิยมใช้ถึงแม้
ปัจจุบันมีช่องทางในการติดต่อหลายช่องทาง และในบางคร้ังเรื่องเดียวกัน
จาเป็นต้องประสานกับหนว่ ยงานหรือบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องหลายคน เพื่อความ
สะดวกรวดเร็วและประหยัดหน่วยงานจึงนิยมติดต่อดว้ ยจดหมายเวียน

จดหมายเวียน หมายถึง หนงั สือที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งถึงคนจานวน
มาก (พจนานุกรมฉบบั ราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542, 2542)

จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีข้อความส่วนใหญ่หรือเกือบทั้งหมด
เหมือนซ้ากนั แตม่ ีเพียงบางสว่ นทีต่ ่างกัน (ดร.เศรษฐชัย ชัยสนิท และ ผศ.ดร.
รชั ฎาวรรณ นิม่ นวล, 2557)

จดหมายเวียน คือ การทาจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมีเนื้อความ
เหมือนกัน แต่มีชือ่ และทีอ่ ย่ขู องผู้รับท่ไี ม่เหมือนกันเท่าน้ัน (มนัสชัย กีรติผจญ
, 2558)

จากความหมายที่กล่าวมา สรุปได้ว่า จดหมายเวียน หมายถึง
จดหมายที่มีเนื้อความเหมือนกันส่งถึงผู้รับหลายคน จดหมายแต่ละฉบับ
แตกต่างเฉพาะบางสว่ นของจดหมายเท่านน้ั เอกสารที่นยิ มจัดทาเป็นจดหมาย
เวียน ได้แก่ จดหมายเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายเสนอ
ขาย
จดหมายเชิญร่วมงานแสดงสินค้า เปน็ ต้น

1

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

องคป์ ระกอบจดหมายเวียน

1. เอกสารหลัก (Main Document) คือเอกสารที่จะใช้เป็นต้นแบบในการสร้าง
จดหมายหรือเอกสารที่มีถึงผู้รับจานวนมาก เนื้อความ และรูปแบบของเอกสาร
หลักหรือจดหมายหลักจะเหมือนกัน เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้นที่จะ
เว้นไว้เพื่อรอรวมหรือผสานกับแหล่งข้อมูล การสร้างแฟ้มเอกสารหลักหรือ
แฟ้มจดหมายหลกั สามารถทาได้ 2 วิธีคือ

1.1 สร้างแฟม้ เอกสารหลกั หรอื จดหมายหลกั บนั ทึกเตรียมไวก้ อ่ น
การสรา้ งจดหมายเวียน

1.2 สร้างแฟ้มเอกสารหลักหรือจดหมายหลักพร้อมกับการสร้าง
จดหมายเวียน
2. แหลง่ ข้อมูล (Data Source) คือข้อมลู ที่ต้องการผสานเข้ากบั จดหมาย
หลักหรือเอกสารหลัก เช่น รายชื่อและที่อยู่ผู้รับจดหมาย ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บ
อยู่ในรูปของตาราง สามารถสร้างแฟ้มแหล่งข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft
Word, Microsoft Excel, Microsoft Access และ Microsoft Outlook
ซึง่ สามารถทาได้ 2 วิธีเชน่ เดียวกบั การสรา้ งเอกสารหลัก คือ

2.1 สรา้ งแฟม้ แหล่งข้อมลู บันทกึ เตรียมไวก้ ่อนการสร้างจดหมายเวียน
2.2 สรา้ งแฟม้ แหลง่ ขอ้ มลู พร้อมกบั การสร้างจดหมายเวียนแล้วบนั ทกึ ไว้

2

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

การประกอบจดหมายเวียน

การประกอบจดหมายเวียน มีข้ันตอนดังนี้
1. การสร้างเอกสารหลัก สามารถทาได้ 2 วิธีดังนี้

1.1 กรณีทีไ่ ดพ้ ิมพจ์ ดหมายหลักหรอื เอกสารหลกั ไว้แลว้ มีวิธีการดังนี้

เลอ่ื นเมาส์คลกิ คาํ ส่ังเริ่มจดหมายเวยี น (Start Mail Merge)
จะปรากฏรายการให้เลือกทาํ งาน

21

ให้ทาํ การเปิ ดแฟ้มจดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั ท่ี

3 ได้จดั พมิ พ์ไว้แล้วในตวั อย่างนชี้ ื่อแฟ้ม จดหมาย
หลกั เรียบร้อยแล้วคลกิ เมาส์ทแ่ี ทบ็ การส่งจดหมาย

ให้คลกิ เมาส์ท่ี จดหมาย (Letters) เพ่ือกาํ หนดให้
จดหมายทเ่ี ปิ ดเป็ นจดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั

3

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

1.2 กรณีทีไมไ่ ดพ้ ิมพ์เอกสารหลกั หรือจดหมายหลกั ไว้ มีขนั้ ตอนดังนี้
เลื่อนเมาส์คลกิ เลือกคาํ สั่งเร่ิมจดหมายเวยี น (Start Mail Merge)

21
คลกิ เมาส์ทแี่ ทบ็ การส่งจดหมาย
(Mailings)

3
จะปรากฏรายการให้เลอื กทาํ งาน ให้คลกิ เมาส์ที่ จดหมาย (Letters)

4

จะปรากฏหนา้ ตา่ งเอกสาร หลงั จากน้นั ใหพ้ มิ พเ์ น้ ือความเอกสารทจ่ี ะใช้
เป็ นจดหมายหลกั เรยี บรอ้ ยแลว้ บนั ทกึ เก็บไวต้ ้งั ชอ่ื แฟ้มว่า จดหมายหลกั

4

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

2. การเลือกผู้รับจดหมาย
การเลือกผู้รบั จดหมาย สามารถทาได้ 3 วิธีคือ พิมพ์รายชอ่ื ใหม่ ใชร้ าย

ชือ่ ที่มีอยู่แล้ว และเลือกจากทต่ี ิดตอ่ Outlook แตใ่ นบทเรียนนี้นี้จะขอนาเสนอ
2 วิธี คือ วิธีใช้รายชือ่ ที่มีอยแู่ ล้ว และวิธีพิมพร์ ายชือ่ ใหม่

2.1 การเลือกผู้รบั จดหมาย โดยใช้รายชือ่ ที่มีอยู่แล้ว สามารถทาไดด้ งั นี้

1) คลกิ เมาส์ที่แท็บการส่งจดหมาย (Mailings) แล้วเลือกแทบคาํ สั่งเลือกผู้รับ (Select Recipients)
จะปรากฏรายการให้เลือกทาํ งาน ในตวั อย่างนีจ้ ะเลือกใช้รายชื่อท่ีมอี ยู่ (Use and Existing list)

1

2

3

2) หลังจากน้ันจะปรากฏหน้าต่าง

2 เลือกแหล่งข้อมูล

ให้เลือกไดรฟ์ (Drive) โฟเดอร์

3 (Foder) และชื่อแฟ้มท่ีเกบ็ ข้อมูล

ผู้รับจดหมาย ในตวั อย่างนีใ้ ห้เลือก
แฟ้มทที่ าํ ด้วยโปรแกรม Microsoft

1 Excel ชื่อว่า รายชื่อหน่วยงาน

ราชการ แล้วคลกิ เมาส์ทีป่ ่ มุ เปิ ด

4

5

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

3) จะปรากฏหน้าต่างเลือกตาราง ให้เลือก Sheet งานทเี่ ก็บข้อมูลผู้รับจดหมายเน่ืองจากข้อมูลเกบ็ ไว้ใน
Sheet1 ในแฟ้มช่ือ รายชื่อหน่วยงานราชการ ดงั น้ันให้นําเมาส์คลกิ ท่ีSheet1$ แล้วคลกิ เมาส์ทปี่ ่ มุ ตกลง

1

2

4) สามารถเลือกได้ว่าต้องการส่งจดหมายถงึ ผู้รับรายใดบ้าง โดยนําเมาส์ไปคลิกเลือกคาํ ส่ังแก้ไขรายช่ือ
ผู้รับ (Edit Recipients list) บนแท็บการส่งจดหมาย จะปรากฏหน้าต่างผู้รับจดหมายเวยี นหากต้องการส่ง
จดหมายถึงผู้รับรายใดให้นําเมาส์เลอื กคลกิ หน้าชื่อผู้รับรายน้ันเม่ือเสร็จแล้วให้คลิกเมาส์ทป่ี ่ มุ ตกลง
หลังจากน้ันข้ามไปทาํ ข้อ 3

1
2

3

6

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

2.2 การเลอื กผ้รู ับจดหมาย โดยพมิ พ์รายชื่อใหม่
การเลอื กผู้รับจดหมาย โดยวธิ พี มิ พ์รายช่ือใหม่ สามารถทาํ ได้ดงั นี้

1) คลกิ เมาส์ที่แทบ็ การส่งจดหมาย แล้วเลือกแทบคาํ ส่ังเลือกผู้รับ จะปรากฏ
รายการให้เลือก ตวั อย่างนี้ให้เลือกพิมพ์รายชื่อใหม่ (Type a new list)

21
3

2) หลังจากน้ันจะปรากฏหน้าต่างรายการทอ่ี ยู่ใหม่ สามารถเลือกสร้างรายการทอี่ ยู่ใหม่
ได้ 2 วธิ ี

(1) พิมพ์ข้อมูลผู้รับลงในตาราง และหากต้องการเพิม่ รายการที่อยู่ใหม่
คลิกเมาส์ที่ “สร้างรายการ” (New Entry) เมื่อเพ่มิ รายการทอ่ี ยู่ใหม่เรียบร้อยแล้วคลกิ ป่ มุ
“ตกลง”จะขนึ้ หน้าต่างให้จดั เก็บข้อมูลรายการทอ่ี ยู่ใหม่

1 3
2

7

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

(2) กรณที ี่ต้องการกําหนดคอลมั น์ด้วยตนเอง ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกท่ี “กาํ หนดคอลัมน์เอง”
(Customize Columns) จะปรากฏหน้าต่างกาํ หนดรายการทีอ่ ยู่เองให้เลือกรายการทอี่ ยู่ตามความต้องการ

2

1

ก) การเพม่ิ ช่ือเขตข้อมูล ให้นําเมาส์ไปคลิกที่ป่ ุม “เพม่ิ ” (Add) จะปรากฏหน้าต่างเพ่ิม
เขตข้อมูล พิมพ์ช่ือเขตข้อมูลท่ีต้องการเพมิ่ เรียบร้อยแล้วคลกิ เมาส์ทป่ี ่ มุ ตกลง

1

2
3

8

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

ข) การลบช่ือเขตข้อมูล ให้นําเมาส์ไปคลิกทีช่ ่ือเขตข้อมูลทต่ี ้องการลบ จากน้ันคลิกท่ปี ่ ุม
“ลบ” (Delete) แล้วจะปรากฏหน้าต่างให้ยืนยนั การลบ ให้คลิกเมาส์ที่ป่ มุ ใช่

1
2

3

ค) การเปล่ียนชื่อเขตข้อมูล ให้นําเมาส์ไปคลกิ ทช่ี ื่อเขตข้อมูลที่ต้องการเปล่ยี น จากน้ัน
คลิกทป่ี ่ ุม “เปล่ียนชื่อ" (Rename) จะปรากฏวินโดว์การเปล่ียนช่ือเขตข้อมูลให้พมิ พ์ชื่อเขตข้อมูลใหม่ใน
ช่องถึง เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกเมาส์ที่ป่ มุ ตกลง

1
2

34

9

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

ในตัวอย่างนีใ้ ห้เปลี่ยนช่ือเขตข้อมูล “คาํ นําหน้าชื่อ” เป็ น “ลําดับ” ให้เปลีย่ นชื่อเขตข้อมูล “ช่ือ” เป็ นเขต
ข้อมูล “หัวหน้าหน่วยงาน” และเปลยี่ นช่ือเขตข้อมูล “นามสกลุ ” เป็ น “วนั ที่” ส่วนเขตข้อมูลที่เหลือให้ลบ
ท้ังหมด จะได้และเหลือเขตข้อมูลดงั ภาพคลิกเมาส์ทีป่ ่ ุมตกลง

ง) จะปรากฏหน้าต่างรายการทอี่ ยู่ใหม่ ให้เพมิ่ ข้อมูลรายการผู้รับท่ตี ้องการส่งจดหมายถงึ

ในตาราง เม่ือพมิ พ์ข้อมูลผู้รับเสร็จหน่ึงรายและต้องการพมิ พ์ผู้รับรายใหม่ ให้คลิกเมาส์ทป่ี ่ ุม
“สร้างรายการ” เมื่อพมิ พ์ข้อมูลผู้รับเรียบร้อยแล้วให้คลิกเมาส์ทป่ี ่ มุ ตกลง

1 หลังจากคลิกที่ป่ ุมตกลง
2 จะปรากฏหน้าต่างบันทึก
รายการท่อี ยู่ ให้ทาํ การบนั ทึก
และต้งั ชื่อว่ารายช่ือ
หน่วยงานราชการ

3

10

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

3. การผสานขอ้ มลู รายการผูร้ ับกับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก
การผสานขอ้ มลู รายการผรู้ ับกบั จดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั

มีวิธีการดงั นี้

หลังจากน้ันคลิกเมาส์ท่แี ทบ็ การส่งจดหมาย (Mailings)

23 คลกิ เมาส์ท่ีคาํ ส่ังแทรกเขตข้อมูลผสาน
4 (Insert Merge Fields)

จะปรากฏช่ือเขตข้อมูลที่เราสร้างไว้ในแฟ้มข้อมูลรายชื่อหน่วยงานราชการ
ให้เลือกแทรกเขตข้อมูลผสานดงั ภาพ

1

เล่ือนเมาส์คลกิ ตาํ แหน่งท่ตี ้องการผสานข้อมูลผู้รับในจดหมายหลกั หรือเอกสาร
หลกั จากตวั อย่างให้นําเมาส์ไปคลกิ ที่หลงั คาํ ขนึ้ ต้น (เรียน) ห่างจากคาํ ขึน้ ต้นประมาณ 2-3
ตัวอักษร

11

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

การเลอื กช่ือเขตข้อมลู ทต่ี ้องการแทรกเขตข้อมูลผสานในจดหมายหลกั หรือเอกสารหลกั
จากตัวอย่างให้เลือกช่ือเขตข้อมลู “หัวหน้าหน่วยงาน” และ “วนั ท”ี่ ส่วนตําแหน่งทจี่ ะ
ผสานคือ “หลงั คาํ ขนึ้ ต้น (เรียน)” และหลงั คาํ ว่า “ โดยขอรับบริจาคในวนั ท”่ี ซึ่ง
ข้นั ตอนการแทรกเขตข้อมลู ผสาน มดี งั นี้

5 1) ห ลัง จาก นํา เม า ส์ ไปคลิก
ตําแหน่ งที่ต้องการผสานเขต
6 ข้อมูล คือหลังคําขึ้นต้น(เรียน)
เรียบร้อยแล้ว
การแทรกเขตข้อมูลผสานจะทําให้ข้อความในจดหมาย
เปลี่ยนไปคือช่ือเขตข้อมูลที่แทรก 2) เลื่อนเมาส์ ไปชี้ที่ชื่อเขต
ผสานจะปรากฏ ณ ตําแหน่งที่แทรกผสานข้อมูล ข้อมูลที่ต้องการแทรกผสาน
คือ หัวหน้าหน่วยงานหลัง
จากน้ัน คลิกเมาส์ซ้ายหน่ึง
คร้ัง

3) เล่ือนเมาส์ไปชี้ตําแหน่งที่
ต้องการแทรกผสาน คือ
ห ลั ง คํ า ว่ า “ โ ด ย ข อ รั บ
บริจาคในวันท่ี” เรียบร้ อย
แล้ว

4) เล่ือนเมาส์ ไปชี้ท่ีช่ือเขต
ข้อมูลทตี่ ้องการแทรกผสาน
คือ วันท่ี หลังจากน้ันคลิก
เมาส์ ซ้ ายหน่ึงคร้ัง

12

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

4. การแสดงตวั อย่างจดหมายทีแ่ ทรกผสานเขตขอ้ มูล
4.1 การแสดงตัวอย่างจดหมายที่แทรกผสานเขตข้อมูล

เรียบรอ้ ยแล้ว มีขัน้ ตอนดงั นี้
ขณะการทํางานของโปรแกรมอยู่ทแี่ ทบ็ การส่งจดหมาย (Mailings)

12

เลื่อนเมาส์คลิกที่คาํ สั่งแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ (Preview Results)

3

จะปรากฏข้อมูลจดหมายที่แทรก
ผสานเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

4

13

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

4.2 หากตอ้ งการแสดงจดหมายที่แทรกผสานข้อมูลฉบบั ที่เหลือ
ให้เลื่อนเมาสไ์ ปทีก่ ลมุ่ คาส่งั แสดงตวั อย่างผลลัพธ์ จากนน้ั ให้นาเมาส์ไปคลิก
เพือ่ แสดงจดหมายฉบับถัดไป

4.3 และหากต้องการยกเลกิ การส่งจดหมายถงึ ผู้รับรายใด มขี ้นั ตอนดงั นี้

ขณะการทํางานของโปรแกรมอยู่ทีแ่ ทบ็ การส่งจดหมาย (Mailings)

21

คลิกเมาส์ที่คาํ ส่ังแก้ไขรายช่ือผู้รับ 3
(Edit Recipients list)

จะปรากฏหน้าต่างผู้รับจดหมายเวียน ให้นําเมาส์คลิก 4
ซํ้าที่  หน้าช่ือทตี่ ้องการยกเลกิ การส่งจดหมาย ให้
เป็ น  เพ่ือยกเลิกการส่งจดหมาย

เรียบร้อยแล้ว เลื่อนเมาส์คลกิ ท่ปี ่ ุมตกลง

14

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

5. การผสานจดหมายกบั รายชื่อผรู้ ับเข้าดว้ ยกนั
การผสานจดหมายกบั รายชื่อผ้รู บั เข้าด้วยกนั เพื่อผสานเปน็

เอกสารใหม่ มีวิธีการดังนี้

ขณะการทํางานของโปรแกรมอยู่ทแ่ี ทบ็ คลกิ เมาส์ที่คาํ ส่ังเสร็จสิ้นและผสานเสร็จสิ้น
การส่งจดหมาย (Mailings) (Finish & Merge) จะปรากฏคาํ ส่ังให้เลือก
ทาํ งาน

12

3

ให้คลกิ เลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร...
(Edit Individual Document)

4 จะปรากฏหน้าต่างผสานเป็ นอกสารใหม่

5

ให้คลกิ เมาส์เลือกรายการเพ่ือผสาน คลกิ เมาส์ทีป่ ่ ุมตกลง
จดหมายกับรายชื่อผู้รับเข้าด้วยกันตาม
ความต้องการ คือผสานในตวั อย่างนีใ้ ห้
เลือกผสานท้งั หมด

15

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

การสงั่ พิมพจ์ ดหมายเวียนออกทางเครื่องพิมพ์

เมือ่ เสร็จสิน้ การจัดทาจดหมายเวยี นแล้ว และตอ้ งการท่จี ะพิมพจ์ ดหมาย
ออกทางเครือ่ งพมิ พ์เพือ่ จดั สง่ มีขั้นตอนดังนี้

ขณะการทํางานของโปรแกรมอยู่ท่ีแทบ็ การ เล่ือนเมาส์ไปคลกิ ที่คาํ ส่ังเสร็จสิ้นและผสาน
ส่งจดหมาย (Mailings) (Finish & Merge) จะปรากฏคาํ สั่งให้เลือก
ทาํ งาน

1 2
3
คลิกเมาส์เลือกคาํ สั่งพมิ พ์เอกสาร
(Print Documents)

4

5

หลงั จากน้ันจะปรากฏหน้าต่างผสานไปยัง เมื่อเลือกแล้วให้คลกิ เมาส์ทปี่ ่ ุมตกลง
เครื่องพมิ พ์คลกิ เมาส์เลือกระเบียนการพมิ พ์
ทตี่ ้องการ คือพมิ พ์

16

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

จากนัน้ จะปรากฏหนา้ ต่างการพิมพ์ เพือ่ ใหต้ งั้ คา่ การพิมพ์ เช่น ชือ่
เครื่องพมิ พ์ ช่วงการพิมพ์จานวนสาเนา เรียบร้อยแล้ว ใหค้ ลิกเมาสท์ ี่
ปมุ่ ตกลง

เลือกเครื่องพิมพ์

1
2 3 เลือกจาํ นวนสําเนาทต่ี ้องการ

แล้วกดเลือกท้งั หมด 4

จากน้ันกดป่ มุ ตกลง

17

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

การสรา้ งซองจดหมาย

การสร้างซองจดหมายเพื่อสง่ จดหมายมี 2 วิธี คือ กรณีที่ไมไ่ ดบ้ ันทึกขอ้ มูลที่

อยู่ของผู้รับไวแ้ ละกรณีทีบ่ นั ทึกขอ้ มูลทีผ่ ู้รับจดหมายไว้แล้ว

1. การสร้างซองจดหมาย กรณีที่ไมไ่ ด้บนั ทึกข้อมูลทีอ่ ยูข่ องผูร้ ับไว้

มีวิธีการดงั นี้ เปิ ดเอกสารใหม่ จากน้ันให้คลิกเมาส์ที่แท็บ

การส่งจดหมาย (Mailing)

2 1 ท่แี ถบซองจดหมาย พิมพ์
ชื่อ-ท่อี ยู่ผู้รับ ในช่องผู้รับ
เลื่อนเมาส์คลกิ ซองจดหมาย
(Envelope) จะปรากฏหน้าต่าง (Delivery Address)
ซองจดหมายและป้ายผนึก
3

พมิ พ์ช่ือ-ทอ่ี ยู่ผู้ส่งในช่องทีอ่ ยู่ผู้ส่ง 4
ในช่องผู้ส่ง (Return Address)
หากไม่ต้องการให้พิมพ์ช่ือ-ทอ่ี ย่ผู ู้ 5
ส่งให้เลือกหัวข้อละเว้น (Omit)
หลังจากน้ันคลกิ เมาส์ท่ปี ่ ุมตัวเลือก
(Options)

18

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

จากน้นั จะปรากฏหน้าต่างตัวเลือกซองจดหมาย (Envelope
Options) เลื่อนเมาส์คลิกที่แท็บตัวเลือกซองจดหมาย

เลื่อนเมาส์คลิกท่ีแท็บตัวเลือกการพมิ พ์ (Printing Options) เพ่ือเลือกวธิ ี
แนวการวางซองในเครื่องพมิ พ์และเลือกวธิ ีการป้อนซองจดหมาย

6 7
8
เลือกขนาดซองจดหมาย เลือกอกั ษรและ
ตําแหน่งการพิมพ์ทอ่ี ยู่ผู้รับ และเลือก เลื่อนเมาส์คลกิ ที่ป่ ุมตกลง
อักษรและตาํ แหน่งการพมิ พ์ทอ่ี ยู่ผู้ส่ง

19

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เร่ือง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

หากคลกิ เมาส์ท่ปี ่ ุมเพม่ิ ในเอกสาร (Add to

Document) โปรแกรมจะเกบ็ ข้อมูลทอี่ ยู่ผู้รับ

และผู้ส่งจดหมายในเอกสาร สามารถปรับแบบ

อกั ษร และขนาดอกั ษรได้ตามความต้องการ

หลังจากน้ันหากต้องการพมิ พ์ออกทาง

9 เคร่ืองพิมพ์ เลือกคาํ สั่งพิมพ์ (Print) จากแท็บ
10 (แฟ้ม) หรือจะบันทกึ เกบ็ ไว้กไ็ ด้เช่นกัน

หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายออกทางเครื่องพมิ พ์ให้คลกิ เมาส์ทปี่ ่ ุมพมิ พ์

20

ค่มู ือการปฏิบตั ิงานสานกั งาน
เรื่อง การสรา้ งจดหมายเวียนดว้ ยคอมพิวเตอร์

บทสรปุ

จดหมายเวียน หมายถึง จดหมายที่มีเนอ้ื ความเหมือนกันส่งถึงผู้รับ
หลายคนจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น
องค์ประกอบของจดหมายเวียนมี 2 ส่วน คือ จดหมายหลักและ
แหล่งข้อมูล จดหมายหลัก คือเอกสารที่จะใช้เป็นต้นแบบในการสร้าง
จดหมาย และแหล่งข้อมูลคือข้อมูลที่ต้องการผสานเข้ากับจดหมายหลัก
หรือเอกสารหลัก ข้ันตอนการสร้างจดหมายเวียนคือ สร้างจดหมายหลัก
หรือเอกสารหลัก เลือกแหล่งผู้รับจดหมาย เสร็จแล้วทาการผสานข้อมูล
รายการผู้รับเข้ากับจดหมาย ก่อนจะพิมพ์ควรแสดงตัวอย่างจดหมายที่
แทรกผสานเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หลังจากนั้นจึงพิมพ์จดหมายออก
ทางเครือ่ งพมิ พ์ ส่วนการสรา้ งซองจดหมาย มีขั้นตอนเหมือนกับการสร้าง
จดหมายเวียน โดยสามารถนาความรู้ในการสร้างจดหมายเวียนไป
ประยุกต์ใช้ในงานอาชีพกับการสร้างเอกสารอื่นได้ เช่น การพิมพ์เกียรติ
บัตร การทาป้ายผนึก เปน็ ต้น

21

บรรณานุกรม

ความหมายของจดหมายเวยี น. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://www.cmcat.ac.th/main/images/stories/data/data2559/teaching/
(วนั ที่ค้นหาข้อมลู 20 พฤศจิกายน 2564)

องค์ประกอบของจดหมายเวยี น. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://www.cmcat.ac.th/main/images/stories/data/data2559/teaching/
(วันที่ค้นหาข้อมูล 20 พฤศจิกายน 2564)

การประกอบจดหมายเวยี น. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://www.cmcat.ac.th/main/images/stories/data/data2559/teaching/
(วนั ทีค่ ้นหาข้อมูล 20 พฤศจิกายน 2564)

ความร้เู กย่ี วกบั โปรแกรมพาวเวอร์พอยต.์ [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
https://pvlo-sri.dld.go.th/webnew/images/stories/service
(วันทีค่ ้นหาข้อมลู 3 ธนั วาคม 2564)

การออกแบบด้วยทฤษฎีส.ี [ออนไลน]์ . เข้าถึงได้จาก :
https://www.shutterstock.com/th/blog/complete-guide-color-in-design/
(วนั ทีค่ ้นหาข้อมลู 3 ธันวาคม 2564)

แนวคดิ ทฤษฎีเกี่ยวกับความพึงพอใจ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก :
http://digital_collect.lib.buu.ac.th/dcms/files/53930109/chapter2.pd
(วันทีค่ ้นหาข้อมูล 4 ธนั วาคม 2564)