RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI SUBSTITUSI SEDIAAN ALKES
UNTUK MENINGKATKAN PEMENUHAN

KETERSEDIAAN BARANG ALKES DI DALAM
PELAYANAN FARMASI RSCM

HANNY HANIFAH
199305212022032002
ASISTEN APOTEKER TERAMPIL
LATSAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 1
BBPK CILOTO 2022

COACH: IR. ADE KUSMANA, MM
MENTOR: ROCHANA HARYASINI, S.FARM., APT,

LATAR BELAKANG

ASN mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai
unsur perekat dan pemersatu bangsa.
CPNS wajib menjalani masa percobaan yang telah dilaksanakan melalui proses diklat, terintegrasi untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter
kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang.
Proses aktualisasi ini melalui pembiasaan diri terhadap kompetensi yang diperoleh dari berbagai mata
pelatihan pada masa On Campus dan telah dibekali tahapan pembuatan sampai dengan penyajian rancangan
aktualisasi.

TUJUAN RUANG LINGKUP

• 1. Memahami Nilai-nilai Dasar ASN Berakhlak Tempat: RSUPN Dr. Cipto
2. Memahami Peran Dan Kedudukan ASN Dalam NKRI Mangunkusumo
3. Mampu Mengaktualisasi Ilmu Terkait Nilai-nilai Dasar Profesi ASN
4. Mampu Menciptakan Digitalisasi Untuk Mengoptimalkan Substitusi Alat Kesehatan Di Waktu: 12 Agustus 2022
Dalam Pelayanan Farmasi RSCM Melalui Aplikasi Google Sheet dan Google Form. sampai tanggal 23
September 2022

Rencana aktualisasi:
Membuat googlesheet untuk
panduan substitusi sediaan
alkes, membuat googleform
untuk pengisian sediaan
alkes saat barang baru
datang

Visi MISI

Menjadi rumah sakit umum 1. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional.

pusat rujukan nasional terdepan 2. Menyelenggarakan layanan kesehatan semesta berbasis institusi maupun komunitas melalui AHS (Academic Health
dalam layanan, pendidikan, dan System).
penelitian yang berstandar
3. Menyelenggarakan pendidikan dan penelitian yang menghasilkan tenaga kedokteran dan kesehatan unggul.
4. Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital.

Internasional 5. Menyelenggarakan sistem manajemen rumah sakit dengan tata kelola yang andal dan akuntabel.

Nilai Budaya yang Kolaborasi
diterapkan di RSUPN Dr. - Proaktif bekerja sama
Cipto Mangunkusumo - Saling menolong dan bersinergi
- Integrasi dalam kesetaraan

Integritas Profesionalisme Kepedulian Keunggulan
- Beriman dan - Kompeten dan belajar - Peduli dan empati - Berorientasi pada standar tertinggi
- Cepat tanggap - Inovatif, kreatif, mutakhir
bertakwa berkelanjutan - Saling menghargai - Terbuka terhadap perubahan dan
- Jujur dan konsisten - Bertanggung jawab dan
- Memegang teguh berwawasan ke depan
berdedikasi
etika - Disiplin dan taat aturan

SASARAN KINERJA PEGAWAI

Profil Peserta No. Kegiatan Sumber
SKP
1 Membuat sediaan farmasi, alkes, dan BMHP SKP

2 Memeriksa dan menerima sediaan farmasi, alkes, dan BMHP SKP

Memeriksa dan menerima barang konsinyasi dari distributor atau retur dari ruang rawat
3

Nama : Hanny Hanifah 4 Menyimpan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP SKP
NDH :13 5 Melakukan verifikasi dan penyelesaian resep/ permintaan SKP
NIP : 199305212022032002 6 Menyiapkan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP SKP
7 Memberi etiket dan mengemas sediaan farmasi dan alkes SKP
Jabatan : Asisten Apoteker Terampil
Instansi : RSUPN Dr. Cipto Melakukan telaah obat dan menyerahkan sediaan farmasi, alkes, dan bmhp ke satelit/ unit kerja SKP
Mangunkusumo 8

9 Melakukan uji petik (sampling) SKP
SKP
10 Melakukan pemeriksaan troli SKP

11 Memantau sarana dan prasarana agar siap pakai SKP

Melakukan upaya pencegahan kesalahan peresepan, dispensing, kesalahan aturan pakai/
12 penandaan, kesalahan pasien dan kesalahan obat

A. Deskripsi Isu

1. Banyaknya obat dan alat kesehatan yang diretur tidak sesuai dengan isian form
retur di Satelit Farmasi Gedung A Lantai 5

2. Petugas farmasi tidak melakukan sampling setiap hari kerja

3. Belum optimalnya substitusi alkes di dalam pelayanan Farmasi RSCM

1. IDENTIFIKASI ISU
Banyaknya obat dan alat
kesehatan yang diretur tidak
sesuai dengan isian form
retur di Satelit Farmasi
Gedung A Lantai 5

Kondisi yang Diharapkan DUKUNGAN TEORITIK KONDISI SAAT INI
Obat dan alat kesehatan yang Manajemen ASN dan Obat dan alat
SMART ASN
diretur sesuai dengan isian kesehatan yang diretur
form retur yang diberikan DAMPAK tidak sesuai dengan
petugas di farmasi RSCM 1. Petugas farmasi sulit untuk isian form retur yang
mengecek returan obat dan alkes diterima farmasi
Gedung A Lantai 5 tersebut. Gedung A RSCM
2. Waktu untuk mengecek returan Lantai 5
menjadi lebih lama dikarenakan
form retur yang tidak sesuai.
3. Proses penginputan pada EHR
menjadi terhambat

2. KONDISI SAAT INI DAMPAK
Petugas farmasi tidak Selisih stok item obat dan
IDENTIFIKASI ISU melakukan sampling setiap alkes antara fisik dan IT di
Petugas farmasi tidak EHR (Electronic Health
melakukan sampling setiap hari kerja
Record) tidak sama.
hari kerja

KONDISI YANG DUKUNGAN TEORITIK
DIHARAPKAN Manajemen ASN dan
Petugas farmasi melakukan SMART ASN
sampling setiap hari kerja,
minimal 5 item per hari

3 Kondisi Saat Ini Dampak

Identifikasi Isu Belum optimalnya substitusi alkes 1. Berdampak pada keselamatan pasien yang
di dalam pelayanan Farmasi RSCM dikarenakan pasien tidak mendapat alat tersebut.
Belum optimalnya substitusi alkes 2. Berdampak pada pelayanan farmasi yang optimal,
di dalam pelayanan Farmasi RSCM karena permintaan alat kesehatan tersebut tidak
terpenuhi
3. Dampaknya juga akan dirasakan oleh tim
perencanaan barang dan akan berpengaruh terhadap
efisiensi keuangan Rumah Sakit.

Kondisi yang Diharapkan Dukungan Teoritik

Optimalisasi Substitusi Sediaan Alkes Manajemen ASN dan SMART ASN
Untuk Meningkatkan Pemenuhan

Ketersediaan Barang Alkes di Dalam
Pelayanan Farmasi RSCM

PENETAPAN CORE ISU

Penetapan Isu Dengan Metode USG

Penetapan Isu dengan Metode AKPL No. Isu U S G Total

No Isu A K P L Kriteria *
+ Terpenuhi
1. Banyaknya obat dan alat +++
+ Terpenuhi
kesehatan yang diretur tidak + Terpenuhi 1. Banyaknya obat dan alat kesehatan 3 3 3 9

sesuai dengan isian form retur yang diretur tidak sesuai dengan isian

di Satelit Farmasi Gedung A form retur di Satelit Farmasi Gedung

Lantai 5

2. Petugas farmasi tidak melakukan + + + A Lantai 5
2. Petugas farmasi tidak melakukan
sampling setiap hari kerja 4 4 4 12

3. Belum optimalnya substitusi +++ sampling setiap hari kerja

alkes di dalam pelayanan 3. Belum optimalnya substitusi 55 5 15

Farmasi RSCM

alkes di dalam pelayanan

Farmasi RSCM

Keterangan rentang nilai:

Skor 1 :Tidak Penting Skor 2 : Kurang Penting

Skor 3 : Cukup Penting Skor 4 : Penting

Skor 5 : Sangat Penting

PENENTUAN PENYEBAB CORE ISU Metode GAP Analisis

Kondisi yang Diharapkan
Optimalnya substitusi alkes di dalam
pelayanan Farmasi RSCM

Penyebab Masalah
Belum optimalnya substitusi
alkes di dalam pelayanan
Farmasi RSCM.

1. Kurangnya pengetahuan Dampak Jika tidak diatasi Solusi
petugas farmasi RSCM dalam - Permintaan alat kesehatan tidak terpenuhi dengan 1. Menganalisa master data barang sediaan alkes yang tersedia di
mengganti nama alkes lain yang optimal
fungsinya sama dengan yang - Adanya barang kosong alkes menimbulkan RSCM
diminta 2. Mengklasifikasi sediaan alat kesehatan yang fungsinya sama
insiden sentimel pasien meninggal 3. Membuat daftar substitusi sediaan alkes yang sejenis
2. Di dalam substitusi pada EHR 4. Memasukkan daftar substitusi sediaan alkes yang sejenis ke
RSCM, barang alkes tidak seperti - Proses pelayanan farmasi jadi terganggu
barang obat yang dapat dengan yang akan membahayakan keselamatan dalam googlesheet
otomatis ada pilihan substitusinya pasien
jika obat yang diminta atau 5. Membuat googleform untuk pengisian alkes saat barang baru
diresepkan itu kosong. - Berpengaruh terhadap perencanaan sediaan sebagai pengganti barang kosong datang
alat kesehatan
3.Terlalu banyak nama alkes 6. Sosialisasi ke petugas farmasi RSCM mengenai googlesheet
dengan merk yang berbeda yang - Berpengaruh terhadap efisiensi keuangan RS untuk substitusi alkes yang fungsinya sama
fungsinya sama

GAGASAN KREATIF PENYELESAIAN CORE ISU

1. Menganalisa master data barang sediaan
alkes yang tersedia di RSCM

2. Membuat daftar substitusi sediaan alkes yang 3. Membuat google form untuk pengisian alkes
sama/sejenis ke dalam googlesheet saat barang baru sebagai pengganti barang
kosong datang

4. Melakukan sosialisasi ke petugas farmasi RSCM 5. Evaluasi penggunaan googlesheet daftar
mengenai googlesheet untuk substitusi alkes yang substitusi alkes pada petugas farmasi RSCM
fungsinya sama dan googleform untuk pengisian

alkes yang baru datang

Kegiatan 1
Menganalisa master data
barang sediaan alkes yang

tersedia di RSCM

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1 Konsultasi dengan mentor terkait cara menganalisa master data barang 1. Saran dan masukan mentor terkait
sediaan alkes yang tersedia di RSCM cara menganalisa data yang benar
2 Mengumpulkan data sediaan alkes yang ada di RSCM 2.Adanya data sediaan alat kesehatan
3 Menganalisa data antara master stok alkes di RSCM dan data distribusi alkes 3. Tabel data sediaan alkes yang biasa
terbaru terdistribusi di RSCM

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan KontribusiTerhadap Visi Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Sesuai misi RSCM, yaitu: menyelenggarakan Profesional, kolaborasi, integritas
sistem manajemen rumah sakit dengan tata
Kompeten, Harmonis, Loyal,Adaptif,
Kolaborasi kelola yang andal dan akuntabel

Kegiatan 2
Membuat daftar substitusi
sediaan alkes yang fungsinya
sama ke dalam googlesheet

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1. Daftar list sediaan alkes yang
1. Mengklasifikasi sediaan alat kesehatan di RSCM yang fungsinya sama/sejenis fungsinya sama dan sejenis
2. Membuat daftar substitusi sediaan alat kesehatan yang sama/sejenis menggunakan ms.excel 2. Tabel data daftar substitusi alkes
3 Memasukkan daftar substitusi sediaan alkes yang sama/ sejenis ke dalam googlesheet yang sama/sejenis fungsinya
3.Tabel dalam bentuk google sheet
Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Visi Misi
Pelatihan Organisasi Penguatan Nilai Organisasi

Berorientasi pada Pelayanan, Sesuai misi RSCM, yaitu: profesional, integritas, dan keunggulan
Akuntabel, Kompeten,Adaptif, menyelenggarakan rumah sakit

berbasis Smart Hospital

Kegiatan 3
Membuat google form untuk pengisian
sediaan alkes saat barang baru sebagai

pengganti barang kosong datang

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1. Membuat google form berisi pertanyaan terkait nama master sediaan alkes yang baru datang. 1. Googleform untuk memasukkan master alkes
2. Membuat akun bit.ly yang baru datang
3. Melakukan log in akun bit.ly 2.Akun bit.ly sudah aktif
4. Membuat link pada bit.ly untuk dapat diakses oleh petugas farmasi RSCM, khususnya petugas farmasi 3.Akun bit.ly siap digunakan
Gudang 4. Link bit.ly yang dapat diakses
5. Menginput master sediaan alkes yang baru datang pada googleform yang sudah dibuat 5. Terdapat penambahan daftar nama master
substitusi alkes di RSCM

Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Visi Misi Penguatan Nilai Organisasi
Pelatihan Organisasi profesional, integritas, dan keunggulan

Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Sesuai misi RSCM, yaitu: menyelenggarakan
Kompeten,Adaptif, rumah sakit berbasis Smart Hospital

Kegiatan 4
Melakukan sosialisasi ke petugas farmasi

RSCM mengenai googlesheet untuk
substitusi alkes yang sama/sejenis dan
googleform untuk pengisian alkes yang baru

datang

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1. Membuat undangan sosialisasi 1. Undangan sosialisasi online siap disebar
2. Menyebarkan undangan sosialisasi tersebut ke grup wa 2. Undangan tersampaikan
3. Sosialisasi mengenai googlesheet dan googleform yang sudah dibuat 3. Tenaga Teknis Kefarmasian mengetahui
adanya googlesheet dan google form untuk
substitusi sediaan alkes

Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Visi Misi Penguatan Nilai Organisasi
Pelatihan Organisasi Profesional, kolaborasi,
integritas
Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Sesuai misi RSCM, yaitu:
Kompeten, Harmonis, Adaptif, Kolaboratif menyelenggarakan rumah sakit

berbasis Smart Hospital

Kegiatan 5
Evaluasi penggunaan googlesheet

daftar substitusi alkes pada
petugas farmasi RSCM

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1. Data form list
1. Melihat data distribusi sediaan alkes RSCM 2. Persentase hasil distribusi
2 Membandingkan data distribusi sediaan alkes sebelum dan sesudah barang sediaan alkes
adanya penggunaan google sheet

Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Visi Misi Penguatan Nilai Organisasi
Pelatihan Organisasi Profesional, keunggulan

Berorientasi pada Pelayanan, Sesuai misi RSCM, yaitu: menyelenggarakan
Akuntabel, Kompeten, Adaptif sistem manajemen rumah sakit dengan tata

kelola yang andal dan akuntabel

Kegiatan 6
Mendistribusikan sediaan

farmasi alat kesehatan

Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1. Menerima resep pasien dengan sediaan alkes 1. Resep masuk pada EHR RSCM
2. Mensubstitusi resep alkes yang sediaannya kosong dengan panduan google 2. Sediaan alkes tersubstitusi dengan
sheet yang sudah ada di RSCM yang fungsinya sama
3. Menyiapkan dan mendistribusikan sediaan alkes ke pasien sesuai resep 3. Alat kesehatan terpenuhi sesuai
permintaan
Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Visi Misi
Pelatihan Organisasi Penguatan Nilai Organisasi

Berorientasi pada Pelayanan, Sesuai dengan visi RSCM adalah menjadi Profesional, keunggulan,
Akuntabel, Kompeten, Adaptif, Loyal Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan kepedulian
Nasional terdepan dalam layanan,
Pendidikan, dan Penelitian yang
berstandar Internasional

Rekapitulasi Rencana Habituasi
Core Value ASN (BerAKHLAK)

No Mata Pelatihan Ke-1 Ke- 2 Kegiatan Ke-5 Ke-6 Jumlah
Ke-3 Ke-4 Aktualisasi per
1. Berorientasi Pelayanan 2 1
2. Akuntabel 2 3 2 2 23 MP
3. Kompeten 3 3 2 2 23 12
4. Harmonis 1 0 2 1 13 14
1 1 0 1 00 13
5. Adaptif 1 0 1 1 11 2
6. Loyalitas 1 0 0 0 01 6
7. Kolaboratif 2
11 0 1 00
Jumlah Aktualisasi per 2
Kegiatan 8 7 8 6 11
51

JADWAL RENCANA KEGIATAN AKTUALISASI

AGUSTUS SEPTEMBER

(DARI TANGGAL 12- (DARI TANGGAL 1-23

No Kegiatan 31 AGUSTUS) SEPTEMBER)

III IV I II III IV

1. Menganalisa master data barang sediaan alkes yang tersedia di RSCM

2. Membuat daftar substitusi sediaan alkes yang sama/sejenis ke dalam googlesheet

3. Membuat google form untuk pengisian alkes saat barang baru sebagai pengganti barang
kosong datang

4. Melakukan sosialisasi ke petugas farmasi RSCM mengenai googlesheet untuk substitusi alkes
yang sama/sejenis dan googleform untuk pengisian alkes yang baru datang

5. Evaluasi penggunaan googlesheet daftar substitusi alkes pada petugas farmasi RSCM

6. Mendistribusikan sediaan farmasi alat kesehatan