Bahan Ajar Reservasi KB 1

MODUL
RESERVASI INDIVIDU

SHANTI, SST.Par

PPG UNIMED 2020

KATA PENGANTAR
Pada indutri Perhotelan, bagian pekerjaan yang cenderung memiiki interaksi
sosial yang paling tinggi adalah Bagian Kantor Depan ( Front office ). Dapat dikatakan
bahwa setengah dari pekerjaan dibagian Kantor Depan hotel ialah berbicara, yang
setengahnya lagi ialah aktivitas kerja yang lain. Karyawan bagian kantor depan hotel
bukanlah karyawan yang harus bekerja sambil duduk di meja kerja atau di depan
komputer saja, ttapi juga harus mampu melakukan komunikasi antar pribadi secara
suportif, efektif, dan terbuka.
Modul ini dibuat dengan tujuan untuk berbagi pengetahuan tentang prinsip-
prinsip kerja dibagian kantor depan hotel. Terutama bagian Resrevasi yang menangani
pemesana kamar.
Saya sadar bahan ajar ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kritik dan saran
dari pembaca sangat saya harapkan untuk perbaikan pada pentemuan berikutnya. Saya
berharap bahan ajar ini dapat menjadi alat evaluasi bagi saya untuk menilai sejauh
mana pemahaman saya terhadap materi Reservasi Individu.
Akhir kata, dengan segala kelebihan dan kekurangan yang ada dalam laporan ini
di harapkan dapat berguna untuk semua pihak.

Indramayu, Oktober 2020

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ...................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... ii

1. PENDAHULUAN ..........................................................................................................1
2. MATERI PEMBELAJARAN.........................................................................................

1.1 PENGERTIAN RESERVASI ................................................................................. 5
1.2 KLASIFIKASI RESERVASI ................................................................................. 6
1.3 TATA CARA MENANGANI RESERVASI INDIVIDU....................................... 8
3. RANGKUMAN ..............................................................................................................10
4. TUGAS ............................................................................................................................10
5. GLOSARIUM ................................................................................................................11
6. KUNCI JAWABAN ........................................................................................................12

1. PENDAHULUAN
a. Deskripsi Umum

Kedudukan mata pelajaran “Front Office ”dalam kurikulum 2013 termasuk dalam
kelompok C3 yaitu kelompok paket keahlian kejuruan. Untuk mempelajari modul
ini sebaiknya siswa sudah mempelajari modul/materi yang berkaitan dengan
kode C1 Administrasi umum, C2 /Sanitasi Hygiene dan Keselamatan Kerja, dan
C2Komunikasi Industri.

b. Kompetensi Dasar

3.4 Menerapkan Penanganan Resrvasi Individu
4.4 Menangani Reservasi Individu

c. Tujuan pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini, siswa diharapkan mampu menangani layanan
reservasi individu.

d. Indikator Pencapaian Kompetensi

3.4.1 Menganalis Penanganan Reservasi Individu
3.4.2 Membandingkan Jenis Penanganan Reservasi Individu
3.4.3 Menyusun Langkah – Langkah Penanganan reservasi individu

e. Petunjuk Belajar

1. Bagi Peserta Didik
a. Bacalah modul ini sebelum proses pembelajaran berlangsung dengan
benar dan teliti.
b. Untuk memahami kata-kata yang asing atau baru, bukalah terlebih dahulu
halaman GLOSARIUM.
c. Mintalah jadwal rencana pembelajaran untuk masing-masing KD kepada
guru pengampu anda.
d. Peserta didik yang tidak mengerti dapat bertanya atau berkonsultasi
kepada guru pengampu.
e. Mintalah referensi kepada guru pengampu untuk menentukan dan
mengakses sumber belajar lain yang diperlukan.
f. Kerjakanlah tugas individu per kompetensi dasar secara berurutan.
g. Kerjakanlah tugas kelompok secara bersama dengan kelompok belajar
yang telah dibagi oleh guru pengampu anda.

h. Kerjakanlah soal evaluasi dengan jujur.
i. Apabila anda sudah menguasai materi ini maka mintalah guru pengampu

anda untuk mengujinya sesuai kompetensi dasar (KD) yang telah
dijadwalkan.

2. Bagi Guru Pengampu
a. Siapkanlah terlebih dahulu skenario pembelajaran atau Rencana
Pelaksanaan Pembelajaran (RPP).
b. Berikanlah modul ini kepada peserta didik sebelum proses pembelajaran
dimulai.
c. Bimbinglah peserta didik anda agar tidak mendapat kesulitan dalam
mempelajari modul ini melalui link yang telah di bagikan.
d. Persiapkan semua fasilitas yang diperlukan untuk proses pembelajaran
modul ini agar dapat mencapai kompetensi yang diharapkan.
e. Berilah kesempatan bertanya kepada peserta didik anda.
f. Bentuklah beberapa kelompok belajar dengan membagi rata peserta didik
yang mempunyai kemampuan lebih tinggi kepada masing-masing kelompok,
sehingga menghasilkan dinamika kelompok yang harmonis.
g. Siapkan bahan-bahan untuk evaluasi untuk menilai kemajuan peserta didik.
h. Berikan saran kepada peserta didik yang membutuhkan.
i. Berikanlah penilaian kemajuan belajar, sehingga tujuan akhir dapat
dicapai dengan baik.

3. Peran Guru Pengampu
a. Menjelaskan Tujuan Kompetensi pada masing-masing KD
b. Memilih kasus yang berhubungan dengan perencanaan Perjalanan Wisata
c. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber belajar lain
yang diperlukan.

2. MATERI PEMBELAJARAN
2.1 Pengertian dan Manfaat Reservasi

Reservasi adalah pemesana kamar yang dilakukan sebelum tamu tiba disuatu
hotel. Reservation sering juga disebut dengan booking, tetapi untuk
menyebutkan reservation section, kata booking tidak tepat digunakan.
Reservation dan information merupakan kegiatan awal bagi kegiatan di
Department Front Office. Sekarang timbul pertanyaan, mengapa reservation
sangat perlu dilakukan ? Jawabannya adalah karena dengan adanya reservation
akan membawa keuntungan bagi kedua belah pihak.
Keuntungan reservation bagi tamu :
 Tamu akan mendapat kepastian bahwa kamar akan tersedia pada saatnya tiba
 Tamu dapat memperkirakan anggaran yang akan dihabiskan untuk biaya
penginapan selama melakukan perjalanan
 Tamu terhindar dari kemungkinan bahaya maupun resiko yang mungkin terjadi
dalam perjalanan mencari kamar untuk tempat menginap
 Tamu dapat menikmati pelayanan yang maksimal dengan persiapan yang sudah
dilakukan jauh-jauh hari
Keuntungan Reservation bagi hotel
 Hotel dapat memprediski tingkat hunian kamar pada periode tertentu
 Hotel dapat memprediski pendapatan kamar pada periode tertentu, sehingga
dapat menyusun program yang akan menggunakan anggaran tertentu

 Berguna menyusun jadwal bagi karyawan yang akan dipekerjakan pada periode
tertentu

 Hotel dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu, sehingga tamu
akan merasa puas.

2.2 Klasifikasi Reservasi
1. Individual Reservation

Pemesanan kamar untuk satu orang calon tamu, pasangan atau satu keluarga.
Pemesanan ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau agen. Harga
yang diberikan adalah harga normal atau paket ( normal rates/ packages
rates/ family plan rates )
2. Group Reservation

Dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik
satu jenis kamar. Sering kali harga yang diberikan harga diskon ( discount
rates/ group rates )

3. Conference Reservation
Untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Biasanya
dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu organisasi. Harga yang
diberikan biasanya harga komersial.

2.3 Penanganan Reservasi Hotel
Penanganan Resevasi Hotel dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Direct Reservation
2. Reservation by phone

2.4 Tata cara Menangani Reservasi Individu
Prosedur Reservasi

Permintaan Reservasi
Reservation Inguiries Adalah permintaan reservasi dari para pelangan. Untuk
menghadapi permintaan reservasi, petugas harus mengumpukkan informasi atau
data tentang calon tamu dan orang yang memesan kamar. Informasi yang
diperlukan oleh hotel antara lain :

1. Nama tamu 7. Harga kamar

2. Alamat dan nomor telepon 8. Jumlah orang yang akan

menginap

3 3. Nama Perusahaan atau Biro 9. Cara pembayaran

Perjalanan

4. Tanggal kedatangan 10. Permintaan khusus

5. Tanggal keberangkatan 11. Nama pemesan/orang

yang akan dihubungi untuk

tindak lanju

6. 6. Jenis dan jumlah kamar yang

diminta

Informasi yang telah diperoleh akan dimasukan kedalam formulir Pemesanan
Kamar atau Komputer Terminal.
Standar Operasional Prosedur dalam menangani dan memproses Reservasi Tamu
Individu melalui Telepon :
1. Melakukan Greeting
2. Menanyakan tipe dan jumlah kamar yang dikehendaki tamu
3. Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
4. Melakukan cek pada reservation chart apakah masih ada kamar yang kosong
sesuai yang diinginkan tamu
5. Menjelaskan harga kamar dan fasilitasnya (apabila tidak ada kamar yang
available, untuk sementara kamar akan di waiting list kan, dan akan diberitahukan
secepatnya bila ada perubahan atau pembatalan dan sebagainya)
6. Menanyakan nama tamu yang akan menginap
7. Menanyakan nomor telepon tamu, alamat dan metode pembayaran (apabila high
season, usahakan mendapatkan deposit dari tamu)
8. Mengulang data yang sudah diperoleh
9. Mengucapkan terimaksih atas pemesanan kamar tersebut

10. Langkah selanjutnya memproses pemesana kamar tersebut, dan kemudian
memasukannya ke dalam reservation chart.

3. RANGKUMAN
Dari uraian materi diatas, maka dapat dibuat rangkumannya sebagai berikut :
 Reservasi adalah pemesana kamar yang dilakukan sebelum tamu tiba disuatu
hotel.
 Reservasi memiliki manfaat yang sangat penting baik itu untuk tamu, maupun
untuk hotel itu sendiri.
 Penanganan reservasi di bagi menjadi 2 yaitu : direct reservation dan nreservation
by phone.
 Klasifikasi reservasi dibagi menjadi 3 jenis, yaitu : Individual reservation, Group
Reservation, dan conference Reservation.

4. TUGAS
Petunjuk :
Kerjakan dibuku tulis, kemudian hasil jawaban diberi identitas nama, kelas dan
nomor absen, kemudian difoto dan kirimkan pada Moodle.
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar !
1. Jelaskan manfaat reservasi bagi tamu yang akan menginap dihotel !
2. Klasifikasi reservasi dibagi menjadi 3. Sebutkan dan jelaskan !
3. Jelaskan prosedur menerima reservasi !
4. Data apa saja yang dibutuhkan untuk kelengkapan administrasi reservasi ?
5. Jelaskan SOP menerima layanan reservasi melalui telepon !

5. GLOSARIUM

Reservation Form Formulir yang digunakan untuk mencatat semua data atau
informasi tentang tamu yang mengadakan pesanan kamar akan
Reservation Slip tinggal di hotel
Conventional Chart
Slip/lembar kertas yang digunakan untuk mencatat pemesanan
kamar yang digunakan di sebuah hotel kecil / menengah

Table yang berisikan tentang data – data kamar yang
digunakan dalam sebuah hotel untuk mencatat data tentang

Density Chart Reservasi, biasanya hanya dipakai di hotel kecil

Confirmation Table yang berisi tentang data - data kamar yang telah terisi
Arsip oleh tamu dan yang masih kosong dan biasanya dipakai untuk
Extention of stay hotel besar yang belum menggunakan system komputer
Early Departure
Room Change Pemesanan kamar yang sudah diterima dan dipastikan
Early Arrivals mendapat kamar dari pihak hotel
Message Form
Prosedur pemesanan kamar yang penting dalam usaha
memberikan tanggal yang direncanakan

Suatu perpanjangan tinggal dari jadwal semula sehingga perlu
diadakan perubahan tanggal
Perubahan yang terjadi dimana tamu berangkat lebih awal dari
jadwal semula
Perubahan yang terjadi yang berhubungan dengan tipe kamar

Perubahan yang terjadi dimana mereka datang lebih awal dari
jawal semula

Form yang berisi tentang pesan yang akan disampaikan kepada
pihak hotel tentang permintaan

KUNCI JAWABAN :
1. Manfaat reservasi bagi tamu yang akan menginap dihotel :

a. Tamu akan mendapat kepastian bahwa kamar akan tersedia pada saatnya
tiba

b. Tamu dapat memperkirakan anggaran yang akan dihabiskan untuk biaya
penginapan selama melakukan perjalanan

c. Tamu terhindar dari kemungkinan bahaya maupun resiko yang mungkin
terjadi dalam perjalanan mencari kamar untuk tempat menginap

d. Tamu dapat menikmati pelayanan yang maksimal dengan persiapan yang
sudah dilakukan jauh-jauh hari

2. Klasifikasi Reservasi :
- Individual reservation
- Group reservation
- Conference reservation

3. Prosedur menerima Reservasi :

4. Data yang dibutuhkan untuk kelengkapan administrasi reservasi :

1. Nama tamu 7. Harga kamar

2. Alamat dan nomor telepon 8. Jumlah orang yang akan

menginap

3 3. Nama Perusahaan atau Biro 9. Cara pembayaran

Perjalanan

4. Tanggal kedatangan 10. Permintaan khusus

5. Tanggal keberangkatan 11. Nama pemesan/orang

yang akan dihubungi untuk

tindak lanju

6. 6. Jenis dan jumlah kamar yang

diminta

5. SOP menerima layanan reservasi melalui telepon :
1. Melakukan Greeting
2. Menanyakan tipe dan jumlah kamar yang dikehendaki tamu
3. Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
4. Melakukan cek pada reservation chart apakah masih ada kamar yang kosong
sesuai yang diinginkan tamu
5. Menjelaskan harga kamar dan fasilitasnya (apabila tidak ada kamar yang
available, untuk sementara kamar akan di waiting list kan, dan akan
diberitahukan secepatnya bila ada perubahan atau pembatalan dan
sebagainya)
6. Menanyakan nama tamu yang akan menginap
7. Menanyakan nomor telepon tamu, alamat dan metode pembayaran (apabila
high season, usahakan mendapatkan deposit dari tamu)
8. Mengulang data yang sudah diperoleh
9. Mengucapkan terimaksih atas pemesanan kamar tersebut
10. Langkah selanjutnya memproses pemesana kamar tersebut, dan kemudian
memasukannya ke dalam reservation chart.