คู่มือการทำ PIVOT TABAL และ VLOOKUP

การทำ PIVOT TABAL และ VLOOKUP คู่มื คู่ อ มื เพื่อพื่ประกอบการประเมินมิผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีภชีาครัฐ รั จัด จั ทำ โดย นางสาวจุฑารัตรัน์ คงศรี ศาลากลางจังจัหวัดวัเพชรบุรี ถ.ราชวิถีวิ ถีต.คลองกระแชง อ.เมือมืง จ.เพชรบุรี นักนัวิชวิาการเงินและบัญบัชีชำชีชำนาญการ กลุ่ม ลุ่ งานระบบการคลัง มีนมีาคม 2567 สำ นักนังานคลังจังจัหวัดวัเพชรบุรี http://www.cgd.go.th/pbi [email protected] 032-425486

คำนำ สำนักงานคลังจังหวัดเพชรบุรีได้จัดทำคู่มือการทำ Pivot Tabal และ Vlookup เพื่อ ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีภาครัฐ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 ด้วยกรมบัญชีกลาง ได้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีมาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งประกอบด้วย 4 เรื่อง ความถูกต้อง ความ โปร่งใส ความรับผิดชอบ และความมีประสิทธิผล เพื่อช่วยให้หน่วยงานมีการกำกับดูแลการจัดทำบัญชี และรายงานการเงินให้มีความครบถ้วน ถูกต้องเป็นปัจจุบัน และผลักดันให้ส่วนราชการเร่งตรวจสอบ ปรับปรุง แก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้องโดยเร็ว กรมบัญชีกลางจึงกำหนดแนวทางการตรวจสอบบัญชีของ ส่วนราชการในระบบ New GFMIS Thai โดยใช้ Pivot Tabal และ Vlookup เพื่อลดขั้นตอนและความ ยุ่งยากในการตรวจสอบข้อมูลบัญชี คู่มือการทำ Pivot Tabal และ Vlookup เพื่อประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงาน ด้านบัญชีภาครัฐ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 ที่ได้จัดทำขึ้นนี้หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับ ผู้ปฏิบัติงานรวมทั้งผู้สนใจในการนำไปใช้ศึกษาอ้างอิง หากเอกสารนี้มีข้อผิดพลาดประการใด ขอได้โปรดแจ้ง ให้ทราบเพื่อจะได้ปรับปรุงแก้ไขต่อไปและขอขอบพระคุณทุกหน่วยงานที่สนับสนุนข้อมูลส่งผลให้รายงานฉบับ นี้มีความสมบูรณ์มากที่สุด นางสาวจุฑารัตน์ คงศรี นักวิชาการเงินและบัญชีชำนาญการ 20 มีนาคม 2567

สารบัญ หน้า บทที่ 1 บทนำ 1 หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ ขอบเขต/ข้อจำกัด ประโยชน์ที่ได้รับ บทที่ 2 ภาพรวมการตรวจสอบบัญชีของส่วนราชการ 3 บทที่ 3 การตรวจสอบงบทดลอง 7 บทที่ 4 การตรวจสอบบัญชีแยกประเภท 9 การเรียกรายงานบัญชีแยกประเภททั่วไปในระบบ New GFMIS Thai 10 วิธีการทำ Pivot Table 12 ข้อมูลประกอบการจัดทำ Pivot Table 21 ตัวอย่างการตรวจสอบบัญชี โดย Pivot Table 23 - บัญชีเงินสดในมือ 24 - บัญชีเงินเงินฝากธนาคาร – ในงบประมาณ 27 - บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย 30 - บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ 33 ตัวอย่างการตรวจสอบบัญชี โดย Vlookup 37 - รายงานบัญชีแยกประเภท บัญชีเงินฝากคลัง 38 - รายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง 41 - ขั้นตอนการตรวจสอบ ด้วยวิธี Vlookup 50

~ 1 ~ บทที่ 1 บทนำ หลักการและเหตุผล ด้วยกรมบัญชีกลางได้กำหนดเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการ ตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2553 เพื่อให้ส่วนราชการต้นสังกัดระดับกรมกำกับ ดูแลหน่วยงานในสังกัดใน ปฏิบัติงานด้านบัญชีได้อย่างถูกต้อง และผลักดันให้ส่วนราชการเร่งตรวจสอบ ปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดที่ เกิดขึ้นให้ถูกต้องโดยเร็ว และรายงานผลการประเมินให้กระทรวงการคลังต้นสังกัดและกรมบัญชีกลางทราบ ภายในระยะเวลาที่กำหนด และจากการประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีตั้งแต่ปีงบประมาณ พ.ศ. 2553 พบว่ายังมีส่วนราชการหลายแห่งที่มีข้อมูลด้านบัญชีผิดพลาด อันอาจเกิดจากเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการไม่ ทราบ วิธีการตรวจสอบบัญชีที่ถูกต้องหรือทราบแต่มีวิธีการตรวจสอบบัญชีที่ยุ่งยาก ดังนั้น กรมบัญชีกลางจึง กำหนดแนวทางการตรวจสอบบัญชีของส่วนราชการในระบบ New GFMIS Thai โดยใช้ Pivot table เพื่อลด ขั้นตอนและความยุ่งยากในการตรวจสอบข้อมูลบัญชี วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้ส่วนราชการได้รับทราบวิธีการตรวจสอบข้อมูลบัญชีในระบบ New GFMIS Thai ที่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย 2. เพื่อให้ส่วนราชการใช้เป็นแนวทางในการตวจสอบข้อมูลบัญชีในระบบ New GFMIS Thai 3. เพื่อให้ผู้ตรวจสอบบัญชีใช้เป็นแนวทางในการตรวจสอบข้อมูลบัญชีของส่วนราชการใน ระบบ New GFMIS Thai ขอบเขต/ข้อจำกัด 1. ข้อมูลบัญชีแยกประเภทที่ใช้ในการทำ Pivot Table ให้เรียกรายงานบัญชีแยกประเภท ทั่วไปในระบบ New GFMIS Thai ในรูปแบบของ Excel file ไปใช้ในการทำ Pivot table และ Vlook up ได้ทันที 2. การใช้ Pivot table สามารถใช้ในการตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลบัญชีได้เฉพาะบาง บัญชีที่มีรายการเคลื่อนไหวทางการเงินและบัญชีที่มีความสัมพันธ์กันเท่านั้น ไม่สามารถตรวจสอบรายละเอียด ข้อมูลบัญชีได้ทุกบัญชี

~ 2 ~ 3. การใช้ Pivot table จะต้องมีข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน เช่น การอ้างอิง หรือการกำหนด หรือ จำนวนเงินของรายการเคลื่อนไหวทางการเงินที่มีความสัมพันธ์กัน เป็นต้น ซึ่งจะช่วยสนับสนุนห้ารใช้โปรแกรม มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ประโยขน์ที่ได้รับ 1. ทำให้ทราบข้อผิดพลาดทางบัญชีได้อย่างรวดเร็วและสามารถปรับปรุงบัญชีได้ทันภายใน งวดบัญชีที่กรมบัญชีกลางกำหนด 2. ทำให้รายงานการเงินของส่วนราชการมีความครบถ้วน ถูกต้อง สามารถนำข้อมูลไปใช้เพื่อ ประโยชน์ในการบริหารและตัดสินใจได้ รวมทั้งผ่านเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชี

~ 3 ~ บทที่ 2 ภาพรวมการตรวจสอบบัญชีของส่วนราชการ โดยทั่วไปการตรวจสอบบัญชีจะเริ่มต้นจากการนำหลักฐานการรับและจ่ายเงินรวมทั้งรายการ ปรับปรุงบัญชีมาตรวจสอบความครบถ้วนของการบันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป แล้วจึงตรวจสอบ การผ่านรายการจากสมุดบัญชีใปบัญชีแยกประเภท และตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้องของข้อมูลบัญชีแยก ประเภทที่นำมาแสดงในรายงานการเงิน แต่การบันทึกรายการในระบบ New GFMIS Thai จะเริ่มต้นจากการ นำข้อมูลบัญชีที่เกิดขึ้นจากระบบจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการเบิกจ่าย ระบบรับและนำส่งเงิน ระบบสินทรัพย์ และระบบบัญชีแยกประเภทมาบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภทแล้วผ่านรายการไปรายงานต่าง ๆ เช่น สมุดรายวันทั่วไป งบทดลอง รายงานการเงิน เป็นต้น ก่อนเริ่มต้นการตรวจสอบข้อมูลบัญชีจำเป็นต้องเรียกงบทดลองขึ้นมาตรวจสอบเพื่อ ตรวจสอบรายละเอียดเบื้องต้นว่ามีบัญชีใดที่มีความผิดพลาดเกิดขึ้น โดยตรวจสอบดุลบัญชีของแต่ละบัญชีที่ แสดงในช่อง “ยอดยกไป” ของงบทดลอง หลักจากนั้นให้ตรวจสอบความสัมพันธ์ของรายการบัญชีและจำนวน เงินที่ปรากฎรายการเคลื่อนไหวในงวดปัจจุบันในช่อง “เดบิต”กับช่อง “เครดิต” รวมทั้งความสัมพันธ์ของ รายการบัญชีแยกประเภทในช่อง “ยอดยกไป” เมื่อทราบว่าบัญชีใดมีความผิดพลาดจึงตรวจสอบรายละเอียด การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภท การตรวจสอบบัญชีแยกประเภทจะใช้วิธีการจับคู่ประเภทเอกสารที่ เกี่ยวข้องกันในแต่ละบัญชี เพื่อตรวจสอบว่าได้บันทึกรายการบัญชีเข้าระบบ New GFMIS Thai ครบถ้วนตาม ขั้นตอนที่กำหนดหรือไม่ ดังนั้น เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการตรวจสอบ จึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมือช่วยในการ ตรวจสอบโดยการใช้ Pivot table ซึ่งจะทำให้ทราบผลข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นโดยเร็วและสามารถปรับปรุงบัญชี ให้ถูกต้องภายในระยะเวลาที่กรมบัญชีกลางเปิดงวดบัญชี การใช้ Pivot table สามารถใช้ในการตรวจสอบ รายละเอียดข้อมูลบัญชีได้เฉพาะบัญชีที่มีรายการเคลื่อนไหวทางการเงินและบัญชีที่มีความสัมพันธ์กันเท่านั้น ไม่สามารถตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลบัญชีได้ทุกบัญชี การใช้ Pivot table เป็นเครื่องมือที่ใช้ง่ายและสะดวก รวดเร็ว หลังจากทราบผลการตรวจสอบจากการใช้ Pivot table แล้ว จำเป็นที่จะต้องทราบความหมายของ ประเภทเอกสารที่เกิดขึ้นในระบบ New GFMIS Thai เนื่องจากผู้บันทึกข้อมูลส่วนใหญ่บันทึกข้อมูลผ่าน New GFMIS Thai เพื่อจะได้ทราบว่าข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น เกิดจากการบันทึกข้อมูลในระบบงานใด เพราะการแก้ไข ข้อมูลในแต่ละกระบวนงานในระบบ New GFMIS Thai มีความแตกต่างกัน สิ่งสำคัญที่จะช่วยสนับสนุนให้การตรวจสอบข้อมูลบัญชีมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น คือการจัดเก็บ เอกสารให้เป็นระบบกล่าวคือ การเก็บเอกสารหรือหลักฐานประกอบการบันทึกรายการบัญชีควรแยกเป็น เอกสารด้านรับและนำส่งเงิน เอกสารด้านการเบิกจ่ายเงิน และเอกสารทั่วไปที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน

~ 4 ~ สาระสำคัญของการตรวจสอบบัญชีแยกประเภท แต่ละบัญชีมีดังนี้ 1. บัญชีเงินสดในมือ เพื่อตรวจสอบการรับและนำส่งเงินรายได้แผ่นดินหรือเงินนอก งบประมาณรวมทั้งการรับและจ่ายเงินนอกงบประมาณที่ได้รับอนุญาตให้ฝากธนาคารพาณิชย์ที่ถืออยู่ในรูป เงินสด 2. บัญชีพักเงินนำส่ง เพื่อตรวจสอบการนำส่งเงินที่ บมจ.ธนาคารกรุงไทยและการบันทึก ข้อมูลนำส่งเงิน 3. บัญชีพักรอ Clearing เพื่อตรวจสอบการนำส่งเงินเป็นเช็คที่ บมจ.ธนาคารกรุงไทย และการบันทึกข้อมูลนำส่งเงิน 4. บัญชีเงินฝากธนาคาร (เงินงบประมาณ) หรือ บัญชีเงินฝากธนาคาร (เงินนอก งบประมาณ) เพื่อตรวจสอบการรับเงินตามรายการขอเบิกเงินที่กรมบัญชีกลางโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝาก ธนาคารของส่วนราชการ เพื่อนำเงินไปจ่ายให้แก่ผู้มีสิทธิรับเงินต่อไป และการบันทึกรายการขอจ่ายเงินใน ระบบ New GFMIS Thai หลักจากที่ได้จ่ายเงินให้แก่ผู้มีสิทธิรับเงิน 5. บัญชีค้างรับจากกรมบัญชีกลาง เพื่อตรวจสอบการรับรู้บัญชีรายได้ค้างรับที่เกิดจาก รายการขอเบิกเงินเข้าบัญชีส่วนราชการ เพื่อนำเงินไปจ่ายให้แก่ผู้มีสิทธิรับเงิน และการลดยอดบัญชีรายได้ ค้างรับเมื่อกรมบัญชีกลางโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการ 6. บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณหรือบัญชีลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ เพื่อ ตรวจสอบการจ่ายเงินให้ลูกหนี้เงินยืมและการส่งใช้คืนเงินยืมเป็นเงินสดและหรือใบสำคัญ 7. บัญชีลูกหนี้ส่วนราชการ –รายได้รับแทนกันหรือบัญชีเจ้าหนี้ส่วนราชการ -รายได้รับ แทนกัน เพื่อตรวจสอบการรับและการนำส่งเงินรายได้แผ่นดินหรือเงินนอกงบประมาณแทนส่วนราชการอื่น 8. บัญชีเจ้าหนี้การค้า - บุคคลภายนอก เพื่อตรวจสอบการบันทึกรายการขอเบิกเงินและ การจ่ายชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน 9. บัญชีรับสินค้า/ใบสำคัญ เพื่อตรวจสอบการตรวจรับงานตามใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ New GFMIS Thai และการบันทึกรายการขอเบิกเงินเพื่อจ่ายชำระหนี้ 10. บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย เพื่อตรวจสอบการขอเบิกเงินเข้าบัญชีส่วนราชการและการจ่าย ชำระเงินให้ผู้มีสิทธิรับเงิน 11. บัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอนำส่ง (ระบุประเภท) เพื่อตรวจสอบการรับรู้ภาษีค้างจ่ายจาก รายการขอเบิกเงินที่ส่วนราชการจะต้องนำส่งกรมสรรพากร โดยวิธีการเบิกหักผลักส่งเป็นรายได้แผ่นดินให้ กรมสรรพากร หลังจากที่ระบบ New GFMIS Thai ประมวลผลจ่ายเงินตรงเข้าบัญชีของผู้มีสิทธิรับเงิน หรือ ส่วนราชการบันทึกรายการขอจ่ายเงินในระบบ New GFMIS Thai หลักจากที่ได้จ่ายชำระเงินให้แก่ผู้มีสิทธิ รับเงิน

~ 5 ~ 12. บัญชีเบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง เพื่อตรวจสอบการรับรู้เงินเหลือจ่ายจากเงินงบประมาณ หรือเงินนอกงบประมาณ เป็นบัญชีเบิกเกินส่งคืน การนำเงินส่งคืนคลัง และการบันทึกลดยอดบัญชีเบิกเกิน ส่งคืน

~ 6 ~ ขั้นตอนการตรวจสอบบัญชีของส่วนราชการ 1 ตรวจสอบงบทดลอง เรียกงบทดลอง ตรวจสอบดุลบัญชี ตรวจสอบความสัมพันธ์รายการ 2 ตรวจสอบบัญชีแยกประเภท พบข้อผิดพลาด เรียกบัญชีแยกประเภท ตรวจสอบการจับคู่เอกสาร โดยใช้ Pivot table ปรับปรุงรายการบัญชี ตรวจสอบการบันทึก รายการบัญชีและเอกสาร ประกอบรายการ 3

~ 7 ~ บทที่ 3 การตรวจสอบงบทดลอง ก่อนที่จะเริ่มต้นตรวจสอบข้อมูลบัญชีจะต้องเรียกงบทดลองในระหว่างงวดบัญชีของ ปีงบประมาณปัจจุบัน โดยตรวจสอบยอดดุลบัญชีในช่อง “ยอดยกมา” ว่ามีบัญชีที่ยกยอดมา บัญชีใดแสดง ยอดผิดดุลบัญชี ทั้งนี้ เพื่อความสะดวกในการจำแนกข้อผิดพลาดว่าเป็นของปีปัจจุบันหรือปีก่อน แล้วจึง ตรวจสอบช่อง “ยอดยกไป” หลักจากนั้น ให้ตรวจสอบการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ การล้างบัญชียกยอด ความ เหมาะสมในการใช้ชื่อบัญชีแยกประเภท และการตรวจสอบรายการบัญชีอื่น ๆ เมื่อพบข้อคลาดเคลื่อนให้ ดำเนินการเรียกบัญชีแยกประเภทของบัญชีดังกล่าวมาตรวจสอบรายละเอียด แล้วจึงตรวจสอบวิธีการบันทึก รายการบัญชีในระบบ New GFMIS Thai หากยังไม่ทราบสาเหตุข้อผิดพลาดที่ชัดเจน ให้เรียกรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาประกอบการตรวจสอบ สำหรับการตรวจสอบบัญชีที่ปรากฏในงบทดลองมีวิธีการดำเนินการ ดังนี้ 1. ให้เรียกรายงานงบทดลองรายเดือนตามหน่วยเบิกจ่าย โดยระบุงวด 1 ถึงงวดที่ต้องการ ตรวจสอบข้อมูลบัญชี ด้วยคำสั่งงาน NGL_TB_PMT แล้วจึงตรวจสอบข้อมูลบัญชีในช่อง “ยอดยกมา” และ ช่อง “ยอดยกไป” ตามวิธีการที่กำหนด สำหรับการเรียกงบทดลองในงวดถัดไปให้ระบุเฉพาะงวดที่ต้องการ ตรวจสอบเท่านั้น 2. การตรวจสอบดุลบัญชีในงบทดลอง 2.1 ให้ตรวจสอบดุลบัญชีแยกประเภทจากยอดคงเหลือในช่อง “ยอดยกไป” ที่ปรากฏใน งบทดลอง ดังนี้ 2.1.1 บัญชีหมวดสินทรัพย์ ต้องมีดุลบัญชีด้านเดบิต ยกเว้น (1) บัญชีพักเงินนำส่ง ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (2) บัญชีพักรอ Clearing ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (3) บัญชีพักเงินสดรับ ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (4) บัญชีปรับปรุงเงินฝากคลัง ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (5) บัญชีพักหักล้างการรับโอนสินทรัพย์ ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (6) บัญชีปรับมูลค่าสินทรัพย์ เช่น บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม ค่าเผื้อหนี้สงสัย จะสูญ และค่าตัดจำหน่ายสะสม เป็นต้น ต้องมียอดคงเหลือดุลบัญชีด้านเครดิต (7) บัญชีสินทรัพย์ (ระบะประเภท) บัญชีนี้จะต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ ยกเว้นการล้างบัญชีพักงานระหว่างก่อสร้างที่ใช้ในการบันทึกรายการจัดซื้อจัดจ้างที่มีหลายงวดงาน และต้อง ทยอยปรับปรุงเป็นบัญชีงานระหว่างก่อสร้างจนงานแล้วเสร็จ ซึ่งได้รับการยกเว้นให้ปรับปรุงบัญชีพักงาน ระหว่างก่อสร้างเป็นบัญชีงานระหว่างก่อสร้างให้แล้วเสร็จภายใน 30 วันนับจากสิ้นปีงบประมาณ

~ 8 ~ 2.1.2 บัญชีหมวดหนี้สิน ต้องมีดุลบัญชีด้านเครดิต ยกเว้น (1) บัญชีเจ้าหนี้ส่วนราชการ – รายได้รับแทนกัน ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ (2) บัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอนำส่งแต่ละประเภท ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ 2.1.3 บัญชีหมวดส่วนทุน ต้องมีดุลบัญชีด้านเครดิต ยกเว้นบัญชีอื่นที่มิใช่บัญชีทุน ของหน่วยงานจะมีดุลบัญชีด้านเครดิตหรือเดบิต แล้วแต่กรณี 2.1.4 บัญชีหมวดค่าใช้จ่าย ต้องมีดุลบัญชีด้านเครดิต ยกเว้นบัญชีปรับมูลค่ารายได้ เช่นบัญชีรายได้ภาษีจัดสรรเป็นเงินนอกงบประมาณ รายได้ (ระบุประเภท) จ่ายคืน 2.1.5 บัญชีหมวดค่าใช้จ่าย ต้องมีดุลบัญชีด้านเดบิต ยกเว้นบัญชีปรับหมวดรายจ่าย บัญชีพักค่าใช้จ่าย และบัญชีพักหักล้างการโอนสินทรัพย์ ต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ และบัญชีค่าใช้จ่าย ระหว่างหน่วยงาน – รายได้แผ่นดินรอนำส่งคลังอาจมียอดคงเหลือด้านเครดิต 2.1.6 บัญชีหมวดยกยอด (Conversion) บัญชีนี้จะต้องมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ เช่น บัญชีพักเงินฝากคลัง บัญชีพักเงินรับฝากส่วนราชการ บัญชีพักเงินทดรองราชการ บัญชีพักใบสำคัญค้างจ่าย เป็นต้น 2.2 การตรวจสอบการใช้ชื่อบัญชีแยกประเภทให้เหมาะสมกับหน่วยงาน อาจเกิดจาก ส่วนราชการเลือกใช้บัญชีแยกประเภทไม่เหมาะสมกับการดำเนินงาน เช่น 2.2.1 บัญชีกลุ่มสินทรัพย์ราชพัสดุ เช่น บัญชีที่ดินราชพัสดุ บัญชีพักทีดินราชพัสดุ บัญชีอาคารราชพัสดุ ค่าเสื่อมราคาและค่าเสื่อมราคาสะสมที่เกี่ยวข้องกับอาคารราชพัสดุ เป็นต้น บัญชีกลุ่มนี้ ให้ใช้เฉพาะกรมธนารักษ์เท่านั้น 2.2.2 กลุ่มสินทรัพย์ Interface เช่น อาคารและสิ่งปลูกสร้าง Interface ครุภัณฑ์ Interface เป็นต้น บัญชีกลุ่มนี้ให้ใช้เฉพาะมหาวิทยาลัย หน่วยงานอิสระ องค์การมหาชน ทุนหมุนเวียน และ ส่วนราชการที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ระบบ Interface เช่น กองทัพอากาศ กองทัพเรือ และสำนักงาน ปลัดกระทรวงยุติธรรม เป็นต้น 2.2.3 บัญชีกลุ่มสินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน เช่น บัญชีถนน บัญชีเขื่อน บัญชี สินทรัพย์โครงสร้างพื้นฐาน เป็นต้น บัญชีกลุ่มนี้ให้ใช้เฉพาะส่วนราชการที่มีภารกิจเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว เช่น กรมทางหลวง กรมชลประทาน เป็นต้น

~ 9 ~ บทที่ 4 การตรวจสอบบัญชีแยกประเภท หลังจากตรวจสอบข้อมูลบัญชีในหน้างบทดลองแล้ว พบว่าบัญชีแยกประเภทมีดุลบัญชีผิดดุล หรือมีข้อคลาดเคลื่อน ให้ดำเนินการเรียกบัญชีแยกประเภทของบัญชีดังกล่าว ในระบบ New GFMIS Thai ให้เข้าสู่ระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ เลือกระบบบัญชีแยกประเภท เลือกรายงานแสดงเอกสารและบัญชี เลือกรายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป - ระดับหน่วยเบิกจ่าย NGL_DISPLAY สำหรับ วิธีการตรวจสอบบัญชีแยกประเภทโดยส่วนใหญ่จะใช้วิธีการจับคู่ประเภทเอกสารไม่ได้ จึงจำเป็นต้อง ตรวจสอบเอกสารประกอบการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้อง สำหรับการจับคู่ประเภทเอกสารสามารถเลือกใช้ Pivot table ช่วยในการปฏิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประหยัดเวลาในการตรวจสอบเป็นอย่างมาก และทราบผลการ ตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว แนวคิดในการทำ Pivot Table Pivot Table เป็นเครื่องมือประเภทหนึ่งในโปรแกรม Excel ที่ช่วยในการจัดทำข้อมูลเพื่อ ออกรายงาน ดังนั้นการตรวจสอบบัญชีแยกประเภทในระบบ New GFMIS Thai จำเป็นต้องจัดกลุ่มข้อมูล บัญชีแยกประเภท จึงนำ Pivot Table มาช่วยในการตรวจสอบ เพื่อให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการ ตรวจสอบโดยมีเงื่อนไขในการจัดกลุ่มบัญชีแยกประเภทว่ารายการเคลื่อนทางบัญชีต้องมีการบันทึกรายการ ด้านเดบิต และเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน หรือรายการบัญชีที่มีความสัมพันธ์กันซึ่งมีข้อมูลที่เชื่อโยงกัน เช่นระบุ “การกำหนด” หรือ “การอ้างอิง” เป็นต้น เพื่อตรวจว่าการบันทึกรายการเคลื่อนไหวของข้อมูลบัญชี แยกประเภทด้านเดบิตและเครดิต ได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในระบบ New GFMIS Thai ครบถ้วน ถูกต้องหรือไม่ เมื่อใช้ Pivot Table ตรวจสอบข้อมูลบัญชีแล้วจะแสดงผลลัพธ์เป็นศูนย์หรือจำนวนเงินคงเหลือ หากผลลัพธ์เป็นศูนย์แสดงว่าสามารถจัดกลุ่มข้อมูลตามที่กำหนดได้ หากมีจำนวนเงินคงเหลือแสดงว่าไม่ สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ ดังนั้น การตรวจสอบในขั้นตอนต่อไปจะต้องนำผลลัพธ์ที่แสดงยอดคงเหลือไป ตรวจสอบกับเอกสารประกอบการบันทึกรายการบัญชีหรือการบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องต่อไป

~ 10 ~ การเรียกรายงานบัญชีแยกประเภททั่วไปในระบบ New GFMIS Thai - เรียกรายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป – ระดับหน่วยเบิกจ่าย NGL_DISPLAY ขั้นตอนเรียกรายงาน 1. เข้าระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ 2. ระบบบัญชีแยกประเภท 3. รายแสดงเอกสารและบัญชี 4. รายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป - ระดับหน่วยเบิกจ่าย NGL_DISPLAY ภาพที่ 1 ภาพที่ 2

~ 11 ~ 5. ตัวอย่าง : รหัสหน่วยงาน : 03004 กรมบัญชีกลาง รหัสหน่วยเบิกจ่าย : 0300400025 สำนักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี วันที่ผ่านรายการ : โดยระบุวันที่ผ่านรายการ ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2566 ถึง 30 กันยายน 2567 ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทที่ต้องการค้นหา รหัสบัญชีแยกประเภท : ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทที่ต้องการ 6. ให้บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel กดปุ่ม “ออกเอกสาร Excel” บันทึกในไดร์ฟที่ต้องการ ภาพที่ 3

~ 12 ~ วิธีการทำ Pivot Table 1. คัดเลือกบัญชีแยกประเภทที่มีรายการเคลื่อนไหวด้านเดบิตและเครดิตที่มีจำนวนเท่ากันหรือมีการ บันทึกรายการบัญชีที่มีความสัมพันธ์กัน เช่น บัญชีเงินสดในมือ เงินฝากธนาคาร (เงินงบประมาณ/เงินนอก งบประมาณ) บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย บัญชีลูกหนี้เงินยืม บัญชีค้างรับกรมบัญชีกลาง เป็นต้น 2. ตรวจสอบข้อมูลที่จะใช้ในการทำ Pivot Table ต้องมีชื่อฟิลด์ต่าง ๆ ครบถ้วน เช่น ปี วันที่ผ่าน รายการ รหัสหน่วยเบิกจ่าย การอ้างอิง ประเภทเอกสาร เลขที่เอกสาร PK Clrng doc จำนวนเงินในสกุล ในปท. การกำหนด คีย์อ้างอิง 3 เป็นต้น 3. ข้อมูลที่แสดงในบัญชีแยกประเภทต้องมีคอลัมน์ที่ติดกันห้ามมีช่องว่าง ภาพที่ 4

~ 13 ~ 4. ให้สร้างคอลัมน์ “ABS” ต่อจากคอลัมน์ “จำนวนเงินในสกุลในปท.” การทำ ABS มีวัตถุประสงค์ เพื่อหาค่าสัมบูรณ์โดยการถอดสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่อยู่ข้างหน้าช่อง “จำนวนเงิน” ทั้งนี้ เพื่อเป็นการป้องกันมิให้ เกิดปัญหาในการประมวลผลของโปรแกรม Pivot Table โดยพิมพ์สูตร =A แล้วเลือกคำว่า ABS ภาพที่ 5

~ 14 ~ 5. ให้วางเมาส์ที่บรรทัดรายการของช่อง “จำนวนเงินในสกุลในปท.” แล้วกดปุ่ม Enter ภาพที่ 6

~ 15 ~ 6. ให้ Copy สูตร ABS ลงทุกบรรทัดรายการ โดยวางเมส์ที่มุมซ้ายด้านล่างของบรรทัดรายการของ ช่อง “ABS” โดยให้แสดงเครื่องหมายเป็น + แล้วจึงดับเบิ้ลคลิกเมาส์ ระบบจะ Copy สูตรลงบรรทัดรายการ ภาพที่ 7 +

~ 16 ~ 7. หลังจาก Copy สูตร ABS ทุกบรรทัดรายการแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลในแต่ละบรรทัดรายการ โดยไม่มีสัญลักษณ์ต่าง ๆ ภาพที่ 8

~ 17 ~ 8. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท 9. ให้เลือกเมนู “แทรก” (Insert) แล้วเลือกแถบเมนู “Pivot Table” หลังจากนั้นระบบจะให้ระบุ Sheet ที่เก็บข้อมูลว่าจะให้เปิด Sheet ใหม่ หรือให้เก็บข้อมูลไว้ใน Sheet เดิม เมื่อเลือก “แผ่นงานใหม่” แล้วกดปุ่ม “ตกลง” ภาพที่ 9 ภาพที่ 9

~ 18 ~ 10. หลังจากกดปุ่ม “ตกลง” แล้ว ให้เลือกคอลัมน์ที่อยู่ด้านบนขวามือ แล้วลากมาแสดงในตาราง ด้านล่างขวามือของ Pivot Table ภาพที่ 10

~ 19 ~ 11. ระบบจะแสดงรายละเอียดการจับคู่ประเภทเอกสาร โดยเอกสารที่แสดงในช่อง “ผลรวม ทั้งหมด” เป็นศูนย์ (0) หมายถึงระบบจับคู่ประเภทเอกสารได้ หรือ จำนวนเงินคงเหลือหมายถึงระบบไม่ สามารถจับคู่ปรเภทเอกสารได้ ภาพที่ 11 ภาพที่ 12

~ 20 ~ 12. หากจำนวนเงินในช่อง “ผลรวมทั้งหมด” ไม่เท่ากับศูนย์ (0) แสดงว่าระบบไม่สามารถจับคู่ ประเภทเอกสารได้ ให้ตรวจสอบเอกสารประกอบรายการหรือตรวจสอบการบันทึกรายการบัญชีต่อไปเพื่อ ค้นหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ภาพที่ 13

~ 21 ~ ข้อมูลประกอบการจัดทำ Pivot Table 1. การเลือกคอลัมน์ที่อยู่ด้านบนขวามือ แล้วลากมาแสดงในตารางด้านล่างขวามือของ Pivot Table จะต้องลากข้อมูลมา 3 คอลัมน์ คือ 1.1 คอลัมน์ “ป้ายชื่อคอลัมน์ หรือ Column Labels” ให้ลากคอลัมน์ “PK” มาแสดง 1.2 คอลัมน์ “∑ ค่า หรือ Values” ให้ลากคอลัมน์ “จำนวนเงินในสกุลในปท.” มาแสดง 1.3 คอลัมน์ “ป้ายชื่อแถว หรือ Row Labels ” ให้ลากข้อมูลตามลักษณะของบัญชีแยกประเภท ดังนี้ 1.3.1 บัญชีเงินสดในมือ ให้ลากคอลัมน์ “การอ้างอิง” หรือ “ABS” และ “ประเภทเอกสาร” แล้วแต่กรณี มาแสดง 1.3.2 บัญชีพักเงินนำส่ง ให้ลากคอลัมน์ “Clrng doc” หรือ “คีย์อ้างอิง 3” “แหล่งของเงิน” และ “ประเภทเอกสาร” มาแสดง 1.3.3 บัญชีพักรอ clearing ให้ลากคอลัมน์ “ABS” หรือ “คีย์อ้างอิง 3” หรือ “การอ้างอิง” มาแสดง 1.3.4 บัญชีเงินฝากธนาคาร (เงินงบประมาณ/เงินนอกงบประมาณ) ให้ลากคอลัมน์ “ABS” “แหล่งของเงิน” และ “ประเภทเอกสาร” มาแสดง 1.3.5 บัญชีเงินฝากธนาคารเพื่อนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน ให้ลากคอลัมน์ “การอ้างอิง” “ABS” และ “ประเภทเอกสาร” แล้วแต่กรณี มาแสดง 1.3.6 บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณหรือบัญชีลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ ให้ลาก คอลัมน์ “IF” หรือ “MID”มาแสดง 1.3.7 บัญชีค้างรับจากกรมบัญชีกลาง ให้ลากคอลัมน์ “ABS” มาแสดง 1.3.8 บัญชีลูกหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน ให้ลากคอลัมน์ “การอ้างอิง”หรือ “ABS” แล้วกรณี มาแสดง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการบันทึกข้อมูลการรับและการนำส่งเงินว่าระบุการอ้างอิงตรงกันหรือไม่ หากระบุการอ้างอิงไม่ตรงกันให้ลากคอลัมน์ “ABS” 1.3.9 บัญชีเจ้าหนี้การค้า-บุคคลภายนอก หรือเจ้าหนี้การค้า-หน่วยงานภาครัฐหรือเจ้าหนี้ อื่น-หน่วยงานภาครัฐ หรือเจ้าหนี้อื่น-บุคคลภายนอก ให้ลากคอลัมน์ “Clrng doc.” หรือ “ABS” แล้วแต่กรณี มาแสดง 1.3.10 บัญชีรับสินค้า/ใบสำคัญ (GR/IR) ให้ลากคอลัมน์ “ABS” หรือ “คีย์อ้างอิง 3” หรือ “การอ้างอิง” มาแสดง 1.3.11 บัญชีเจ้าหนี้ส่วนราชการ-รายได้รับแทนกัน ให้ลากคอลัมน์ “การอ้างอิง”หรือ “ABS” แล้วแต่กรณี มาแสดง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการบันทึกข้อมูลการรับและนำส่งเงินว่าระบุการอ้างอิงตรงกันหรือไม่ หากระบุการอ้างอิงไม่ตรงกันให้ลากคอลัมน์ “ABS” 1.3.12 บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย ให้ลากคอลัมน์ “Clrng doc.” หรือ “ABS” แล้วแต่กรณีมา แสดง

~ 22 ~ 1.3.13 บัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอนำส่ง ให้ลากคอลัมน์ “ABS” หรือ “คีย์อ้างอิง 3” “การอ้างอิง” มาแสดง 1.3.14 บัญชีเบิกเกินส่งคืนรอนำส่ง ให้ลากคอลัมน์ “ABS” หรือ “Clrng doc” หรือ “การอ้างอิง” มาแสดง

~ 23 ~ ตัวอย่างการตรวจสอบบัญชี โดย Pivot Table

~ 24 ~ ตัวอย่าง การตรวจสอบ “บัญชีเงินสดในมือ” ด้วย Pivot Table โดยใช้คอลัมน์ “อ้างอิง” 1. เปิดไฟล์บัญชีแยกประเภทเงินสดในมือ (1101010101) ที่บันทึกไว้ ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2566 ถึง 30 ก.ย. 2567 ให้ลบช่อว่างในบัญชีแยกประเภท ภาพที่ 1 2. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปุ่ม “แทรก” หรือ “Insert” เลือก “Pivot table” แล้วคลิก “ตกลง” หรือ “OK” ภาพที่ 2

~ 25 ~ 4. ให้ลาก “PK หรือ คีย์รายการ” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อคอลัมน์ หรือ column Label” “จำนวน เงินในสกุลในปท” ไว้ในคอลัมน์ “∑ ค่า หรือ Values” และ “การอ้างอิง” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อแถว หรือ Row Labels” ภาพที่ 4 5. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกรับเงินและนำส่งเงินหรือจ่ายเงิน ภาพที่ 5

~ 26 ~ 6. หากพบว่าข้อมูลที่ปรากฎในช่อง “ผลรวมทั้งหมด” ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ บรรทัดรายการนั้น ๆ แล้วนำรายการที่มียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการบัญชีต่อไป ภาพที่ 6 ให้ตรวจสอบข้อมูลในช่อง Grand Total ที่ไม่แสดงตัวเลขเป็น 0 ว่าเกิดจากสาเหตุใด แล้วให้ระบุ คำอธิบาย เหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น โดยสามารถดับเบิลคลิกที่จำนวนเงินในบรรทัดรายการนั้นเพื่อดูรายละเอียดได้ (เมื่อตรวจสอบและแสดงเหตุผลของผลต่างที่เกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ชื่อไฟล์ “1.2.1 Pivot Table บัญชีเงินสดมือ (1101010101)”

~ 27 ~ ตัวอย่าง การตรวจสอบ “บัญชีเงินฝากธนาคาร - ในงบประมาณ” ด้วย Pivot Table สูตร “ABS” 1. เปิดไฟล์บัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคาร – ในงบประมาณ (1101020603) ที่บันทึกไว้ ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2566 ถึง 30 ก.ย. 2567 และให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ภาพที่ 1 2. ให้สร้างคอลัมน์ ABS ภาพที่ 2

~ 28 ~ 3. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมุทกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปุ่ม “แทรก” หรือ Insert เลือก “Pivot table” แล้วคลิก “ตกลง” หรือ “OK” ภาพที่ 3 4. ให้ลาก “PK หรือ คีย์รายการ” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อคอลัมน์ หรือ column Label” “จำนวน เงินในสกุลในปท” ไว้ในคอลัมน์ “∑ ค่า หรือ Values” และ “abs” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อแถว หรือ Row Labels” ภาพที่ 4

~ 29 ~ 5. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การรับโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร และการบันทึก รายการขอจ่ายเงินในระบบ ภาพที่ 5 6. ให้ตรวจสอบข้อมูลในช่อง Grand Total หรือผลรวมทั้งหมด ที่ไม่แสดงตัวเลขเป็น 0 ว่าเกิดจาก สาเหตุใด แล้วให้ระบุ คำอธิบายเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น โดยสามารถดับเบิลคลิกที่จำนวนเงินในบรรทัด รายการนั้นเพื่อดูรายละเอียดได้ (เมื่อตรวจสอบและแสดงเหตุผลของผลต่างที่เกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ชื่อไฟล์ “1.2.4 Pivot Table บัญชีเงินฝากธนาคาร - ในงบประมาณ (1101020603)”

~ 30 ~ ตัวอย่าง การตรวจสอบ “บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย” ด้วย Pivot Table โดยใช้คอลัมน์“Clearing Doc” 1. เปิดไฟล์บัญชีแยกประเภทใบสำคัญค้างจ่าย (2102040102) ที่บันทึกไว้ ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2566 ถึง 30 ก.ย. 2567 และให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ภาพที่ 1 2. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปุ่ม “แทรก” หรือ Insert เลือก “Pivot table” แล้วคลิก “ตกลง” หรือ “OK” ภาพที่ 2

~ 31 ~ 3. ให้ลาก “PK หรือ คีย์รายการ” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Columm Label” “จำนวน เงินในสกุลในปท.” ไว้ในคอลัมน์ “∑ ค่า หรือ Values” และ “Clearing Doc” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อแถว หรือ Row Labels” ภาพที่ 3 4. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกรายการขอเบิกเงินและการบันทึกรายการ ขอจ่าย ภาพที่ 4

~ 32 ~ 5. ให้ตรวจสอบข้อมูลในช่อง Grand Total หรือผลรวมทั้งหมด ที่ไม่แสดงตัวเลขเป็น 0 ว่าเกิดจาก สาเหตุใด แล้วให้ระบุ คำอธิบายเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น โดยสามารถดับเบิลคลิกที่จำนวนเงินในบรรทัด รายการนั้นเพื่อดูรายละเอียดได้ ภาพที่ 5 ภาพที่ 6 (เมื่อตรวจสอบและแสดงเหตุผลของผลต่างที่เกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ชื่อไฟล์ “1.2.4 Pivot Table บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย (2102040102)”

~ 33 ~ ตัวอย่าง การตรวจสอบ “บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ หรือ ลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ ด้วย Pivot Table สูตร “IF” 1. เปิดไฟล์บัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ หรือ ลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณ (1102010101 หรือ 1102010102) ที่บันทึกไว้ ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2566 ถึง 30 ก.ย. 2567 และให้ลบช่องว่างใน บัญชีแยกประเภท ภาพที่ 1 2. เพิ่มคอลัมน์ “IF” การพิมพ์สูตรให้พิมพ์= IF (คลิกเมาส์ที่ตัวเลขคอลัมน์ประเภทเอกสาร แล้วพิมพ์ = “K1” กดปุ่มเครื่องหมายจุลภาค , แล้วคลิกเมาส์ที่ช่อง “เลขที่เอกสาร” แล้วกดปุ่มเครื่องหมายจุลภาค , พิมพ์ MID แล้วกดปุ่มเครื่องหมายวงเล็บเปิด (คลิกเมาส์ที่ช่องตัวเลข “การอ้างอิง” กดปุ่มเครื่องหมายจุลภาค , หลังจากนั้นให้กำหนดลำดับเริ่มต้นและสิ้นสุดของเลขที่เอกสารขอเบิกเงิน โดยให้เริ่มนับตัวเลขตัวแรกไปทาง ขวามือเริ่มต้นในหลักที่ 3 แล้วพิมพ์ 3 กดปุ่ม , ให้กำหนดตัวเลขหลักสุดท้ายของเลขที่เอกสารขอเบิกเงิน แล้ว พิมพ์ 10 กดปุ่มจุลภาค , แล้วกดปุ่มเครื่องหมายวงเล็บปิด 2 ครั้ง)) โดยแสดงในรูปสูตร ดังนี้ สูตร =IF(D2="K1",C2,MID(E2,3,10)) ภาพที่ 2

~ 34 ~ 3. คัดลอกสูตรลงทุกบรรทัด โดยวางเมาส์ที่มุมขวาของตัวเลขในช่อง IF แล้วดับเบิ้ลคลิก ภาพที่ 3 4. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปุ่ม “แทรก” หรือ Insert เลือก “Pivot table” แล้วคลิก “ตกลง” หรือ “OK” ภาพที่ 4

~ 35 ~ 5. ให้ลาก “PK หรือ คีย์รายการ” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Columm Label” “จำนวน เงินในสกุลในปท.” ไว้ในคอลัมน์ “∑ ค่า หรือ Values” และ “IF” ไว้ในคอลัมน์ “ป้ายชื่อแถว หรือ Row Labels” ภาพที่ 5 6. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่เอกสารขอเบิกเงิน การชดใช้ใบสำคัญ และการส่งใช้คืน เงินยืมโดยดับเบิ้ลคลิกที่ช่อง “ผลรวมทั้งหมด” ภาพที่ 6

~ 36 ~ 7. ให้ตรวจสอบข้อมูลในช่อง Grand Total หรือผลรวมทั้งหมด ที่ไม่แสดงตัวเลขเป็น 0 ว่าเกิดจาก สาเหตุใด แล้วให้ระบุ คำอธิบายเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้น โดยสามารถดับเบิลคลิกที่จำนวนเงินในบรรทัด รายการนั้นเพื่อดูรายละเอียดได้ (เมื่อตรวจสอบและแสดงเหตุผลของผลต่างที่เกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ชื่อไฟล์ “1.2.3 Pivot Table บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ (1102010101)”

~ 37 ~ ตัวอย่างการตรวจสอบบัญชี โดย Vlookup

~ 38 ~ การตรวจสอบบัญชีแยกประเภท ด้วยสูตร Vlookup ตัวอย่าง การตรวจสอบบัญชีแยกประเภท “บัญชีเงินฝากคลัง (1101020501)” ด้วยสูตร Vlookup - ข้อมูลที่ใช้ประกอบด้วย รายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป – ระดับหน่วย เบิกจ่าย NGL_DISPLAY (รายงานบัญชีแยกประเภทเงินฝากคลัง (1101020501) กับ รายงานการเคลื่อนไหว เงินฝากกระทรวงการคลัง NFI_RPT013 1. เรียกรายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป – ระดับหน่วยเบิกจ่าย NGL_DISPLAY ขั้นตอนเรียกรายงาน 1. เข้าระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ 2. ระบบบัญชีแยกประเภท 3. รายแสดงเอกสารและบัญชี 4. รายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป - ระดับหน่วยเบิกจ่าย NGL_DISPLAY ภาพที่ 1

~ 39 ~ ภาพที่ 2 5. ตัวอย่าง : รหัสหน่วยงาน : 03004 กรมบัญชีกลาง รหัสหน่วยเบิกจ่าย : 0300400025 สำนักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี วันที่ผ่านรายการ : โดยระบุวันที่ผ่านรายการ ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2566 ถึง 30 กันยายน 2567 ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทที่ต้องการค้นหา รหัสบัญชีแยกประเภท : ระบุรหัสบัญชีแยกประเภทที่ต้องการ 6. ให้บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel กดปุ่ม “ออกเอกสาร Excel” บันทึกในไดร์ฟที่ต้องการ ตั้งชื่อไฟล์ “บัญชี เงินฝากคลัง” เพื่อนำไปทำ VLOOKUP ต่อไป ภาพที่ 3

~ 40 ~ 7. เปิดไฟล์บัญชีแยกประเภทเงินฝากคลัง (1101020501) ที่บันทึกไว้ ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2566 ถึง 30 กันยายน 2567) ปรับข้อมูลที่แสดงในรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปให้เหมาะกับการทำ VLOOKUP โดยต้องมีคอลัมน์ ที่ติดกันห้ามมีช่องว่างโดยลบช่องว่างของแถวและคอลัมน์ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ภาพที่ 4

~ 41 ~ รายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง NFI_RPT013 1. เรียกรายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง ด้วยคำสั่ง NFI_RPT013 ขั้นตอนเรียกรายงาน 1. เข้าระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ 2. ระบบบัญชีแยกประเภท 3. รายงานเงินฝากคลัง 4. รายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง NFI_RPT013 ภาพที่ 1 ภาพที่ 2

~ 42 ~ ตัวอย่าง : รหัสหน่วยงาน : 03004 กรมบัญชีกลาง เจ้าของเงินฝากคลัง : 0300400025 สำนักงานคลังจังหวัดเพชรบุรี รหัสบัญชีเงินฝาก : 00000 ถึง 20000 วันที่ผ่านรายการ : โดยระบุวันที่ผ่านรายการ ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2566 ถึง 30 กันยายน 2567 ภาพที่ 3 หมายเหตุ : ให้บันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel กดปุ่ม “ออกเอกสาร Excel” บันทึกในไดร์ฟที่ต้องการ ตั้งชื่อ ไฟล์“รายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง” 5. ให้เปิดไฟล์ “รายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง” และ “บัญชีเงินฝากคลัง” จากโฟลเดอร์ ปลายทางที่บันทึกข้อมูลไว้เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยเทคนิค VLOOKUP ภาพที่ 4

~ 43 ~ ลบบรรทัดที่ 1 - 6 6. คลิกเปิดไฟล์ของรายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลังที่บันทึกไว้ แล้วลบบรรทัดชื่อรายงาน บรรทัดที่ 1-6 ภาพที่ 5 7. คลิกดำที่มุมซ้ายมือของตาราง แล้วคลิกยกเลิกการผสานเซลล์ ภาพที่ 6

~ 44 ~ 8. ลบคอลมน์ที่ว่างและคอลมน์ยอดยกไปออก (S,R,Q,P,N,M,H,G,E) ข้อมูลที่แสดงในรายการเคลื่อนไหวเงิน ฝากคลังกระทรวงการคลังที่จะสามารถทำ VLOOKUP ได้ ต้องมีคอลัมน์ที่ติดกันห้ามมีช่องว่างโดยลบช่องว่าง ของแถวและคอลัมน์ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ภาพที่ 7 ภาพที่ 8

~ 45 ~ 9. ช่อง A ตั้งแต่บรรทัดที่ 1 ใส่เลขเรียงลำดับไปจนบรรทัดสุดท้ายของข้อมูล ภาพที่ 9 10. คลิกบรรทัดที่ 2 9.1 เลือกเมนู (Data) 9.2 กดปุ่มตัวกรอง (Filter) 9.3 กดปุ่ม Drop down list ที่คอลัมน์ “ประเภทเอกสาร” แล้วคลิกเอาเครื่องหมาย ✓ ออกจากช่อง “ประเภทเอกสาร” คลิกเอาเครื่องหมาย ✓ ออกจากช่อง “ประเภทเอกสาร” และช่อง “Blanks” กดปุ่ม OK

~ 46 ~ ภาพที่ 10 ภาพที่ 11

~ 47 ~ ภาพที่ 12 11. คัดลอกข้อมูลคอลัมน์ B ถึงคอลัมน์ J (เครดิต) ไปวางที่ Sheet 2 ของรายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชี แยกประเภททั่วไป - ระดับหน่วยเบิกจ่าย ไฟล์รายงานบัญชีแยกประเภทเงินฝากคลัง (1101020501) จะได้ ข้อมูลคอลมน์ (A – I) ภาพที่ 13