TR-Clerk(Secretary)-ITA

Competenze di base richieste per il
profilo: SEGRETARIO

Compiti ❑ Preparare la ❑ Seguire i ❑ Assicurarsi che gli
Segretario documentazioe in tempo protocolli sulle archivi siano
e il più accuratamente regole per la organizzati, ben
possibile documentazione documentati e nel
giusto ordine
❑ Aiutare nello schedare i
documenti

Leggere

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ controllare documenti e altri archivi
❑ controllare i numeri di documentazione
❑ leggere accuratamente gli ordini e le indicazioni sui documenti
❑ leggere gli aggiornamenti circa i documenti
❑ identificare gli elenchi di documenti e le istruzioni
❑ leggere le informazioi sui documenti esistenti e collegarli a quelli nuovi

Frequentemente il segretario dovrà
❑ controllare gli appunti nelle mail dell'azienda
❑ leggere le informazioni sui cambiamenti che devono essere apportati ai documenti
❑ leggere resoconti sulle discrepanze
❑ leggere messaggi relativi ad errori nei documenti

Saltuariamente il segretario dovrà
❑ controllare le norme e i regolamenti per il processo documentale
❑ leggere materiali di formazione
❑ familiarizzarsi con i nuovi adattamenti dei documenti
❑ leggere le istruzioni di sicurezza e le procedure per ricevere e inviare la documentazione
❑ leggere informazioni relative al lavoro
❑ leggere le normative relative all'errata documentazione

Scrivere

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ registrare i documenti
❑ collegarsi e rispondere al sistema di documentazione online
Frequentemente il segretario dovrà
❑ registrare problemi tecnici ed errori
❑ fare rapporto degli avvenimenti ai supervisori
❑ scrivere etichette informative per i colleghi di altri settori

Saltuariamente il segretario dovrà
❑ registrare e documentare danni ai documenti e ai sistemi online
❑ registrare e documentare documenti pubblicati con errori
❑ inoltrare lamentele dai superiori
❑ scrivere annotazioni e compiti per riferimento futuro

Comunicazione orale

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ accogliere piacevolmente i colleghi
❑ chiedere i documenti di identità per confermare i documenti
❑ fornire istruzioni e spiegazioni ai colleghi
❑ rispondere a domande dei superiori e dei colleghi
❑ comunicare con I colleghi utilizzando l'equipaggiamento per la comunicazione interna

Frequentemente il segretario dovrà
❑ denunciare problemi nella documentazione
❑ risolvere i conflitti con i colleghi
❑ gestire situazioni impreviste come la documentazione errata
❑ trattare costruttivamente le critiche
❑ rispondere a richieste particolari di colleghi e supervisori
❑ ricevere messaggi e istruzioni dai supervisori

Saltuariamente il segretario dovrà
❑ comunicare con i superiori per richieste di informazioni o di aiuto
❑ gestire emergenze
❑ ascoltare le attività di formazione sulle nuove regole e procedure
❑ cooperare e comunicare con i colleghi
❑ frequentare produttivamente le riunioni

Competenze numeriche

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ controllare le scorte e gli altri strumenti per la documentazione
❑ controllare i pagamenti
❑ calcolare la domanda di ulteriori scorte per la documentazione
❑ leggere e valutare le informazioni numeriche sui pannelli
❑ controllare di stare rispettando i tempi pianificati
❑ controllare che i documenti e gli archivi necessari siano validi
❑ controllare la validità dei documenti
❑ confrontare le entrate e le uscite dell'azienda

Frequentemente il segretario dovrà
❑ controllare la propria busta paga
❑ registrare il proprio turno
❑ calcolare i cambi di turno
❑ controllare le schede da documentare e determinare la quantità di documenti necessari

Saltuariamente il segretario dovrà
❑ stimare se la documentazione supera il limite giornaliero
❑ valutare e riferire errori numerici
❑ valutare gli obiettivi e l'ulteriore documentazione basandosi sulle normative per la

documantezione
❑ calcolare i turni di lavoro e di riposo

Competenze digitali

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ registrare digitalmente il proprio turno
❑ indicare digitalmente le parti documentate o che hanno bisogno di documentazione
❑ ricevere digitalmente le indicazioni dai superiori
❑ utilizzare simboli digitali per operare nel sistema aziendale
❑ leggere le strumentazioni digitali
❑ utilizzare un sistema di tessere digitali per operare nel sistema aziendale

Frequentemente il segretario dovrà
❑ fornire account tramite servizi digitali
❑ leggere e utilizzare orari digitali
❑ mandare messaggi ad altri colleghi o supervisori
❑ compilare e inviare documenti digitali
❑ registrare i documenti in rete

Saltuariamente il segretario dovrà
❑ documentare tramite internet / applicazione specifica i difetti e gli incidenti
❑ documentare digitalmente incidenti quali l'eliminazione di un file
❑ registrare le foto come prova
❑ utilizzare i materiali di apprendimento digitale
❑ utilizzare le piattaforme di formazione digitale
❑ aggiornarsi sulle più recenti regole e normative di sicurezza
❑ registrare tramite internet gli avennimenti dei turni
❑ documentare tramite internet / applicazione specifica i difetti e gli incidenti
❑ prendere documentazione fotografica e scritta degli sviluppi imprevisti
❑ controllare in rete le nuove normative sui processi documentali
❑ compilare digitalmente le mansioni
❑ utilizzare gli strumenti digitali di apprendimento per la formazione
❑ aggiornarsi in rete sulle notizie riguardanti la documentazione

Pensiero critico

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ valutare il comportamento dei colleghi
❑ utilizzare la logia e il ragionamento per identificare altre possibili conclusioni / soluzioni ai

problemi
❑ utilizzare la logica e il ragionamento per identificare le forze e le debolezze di soluzioni

alternative, conclusioni o trattamenti dei problemi
❑ modificare il proprio modo di trattare i problemi
❑ analizzare le informazioni e valutarle per ottenere migliori soluzioni a problemi
Frequentemente il segretario dovrà
❑ cercare la soluzione migliore per risolvere un problema
Saltuariamente il segretario dovrà
❑ affrontare situazioni nelle quali debba scegliere tra soluzioni giuste e sbagliate

Competenze con i media

Quotidianamente il segretario dovrà
❑ essere in grado di ottenere informazioni tramite televisione, libri, giornali, filmati, cinema,

pubblicità, internet, eccetera.
❑ Analizzare messaggi scritti e non, di grande o piccolo formato, per identificare ciò che è giusto o

sbagliato, ciò che manca o è ridondante, e che cosa gli serve davvero
Frequentemente il segretario dovrà
❑ valutare l'accuratezza e l'affidabilità dei messaggi e trasmetterli
Saltuariamente il segretario dovrà
❑ creare i propri messaggi esprimendosi in maniera efficace