TAJUK : TATACARA MENGENDALIKAN MESYUARAT DAN KEMUDAHAN MESYUARAT TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana proses persediaan bagi pengendalian mesyuarat dan kemudahan mesyuarat dalam sesebuah organisasi atau syarikat. KOD DAN NAMA PROGRAM FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION TAHAP 3 NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-024-3:2012 - C02 MEETING ARRANGEMENT NO. DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA 1. CONFIRM MEETING ARRANGEMENT REQUIREMENTS 2. ARRANGE BUSINESS MEETING NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 1/28 INTRA INTERNATIONAL COLLEGE, NO. 21 & 23 JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR, SELANGOR DARUL EHSAN. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 2/28 PENERANGAN : 1. PENGENALAN 1.1 Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sebuah pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatau keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah yang berbangkit. 1.2 Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberi maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. 1.3 Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradap. Semua butiran percakapan akan direkodkan untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. 2. JENIS-JENIS MESYUARAT 2.1 Terdapat tiga (3) jenis mesyuarat dalam perniagaan iaitu mesyuarat tidak formal, mesyuarat formal dan mesyuarat multinasional. 2.1.1 Mesyuarat tidak formal a) Mesyuarat ini sering digunakan dalam syarikat yang melibatkan pekerja-pekerja syarikat. b) Mesyuarat ini sering diadakan sebagai mesyuarat jawatankuasa yang membincangkan tentang topik tertentu atau kebimbangan dan isu-isu yang sedang berlangsung. c) Pekerja dengan pelanggan juga boleh melibatkan mesyuarat kecil dan tidak formal ini. d) Namun, mesyuarat ini lebih formal daripada mesyuarat dengan pekerja-pekerja terutamanya mesyuarat untuk mengikat kontrak syarikat bersama pelanggan.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 3/28 2.1.2 Mesyuarat formal a) Mesyuarat formal atau mesyuarat rasmi kebiasaannya mengikut turutan tertentu dalam perniangaan, dan melibatkan hadirin yang tertentu, dan memerlukan beberapa persiapan. b) Mesyuarat formal ditetapkan oleh organisasi pada masa yang spesifik iaitu setiap minggu atau setiap bulan. c) Mesyuarat formal yang lain seperti persidangan atau mesyuarat jualan tahunan akan dirancang dalam jangka masa yang lama bagi memastikan kelancaran mesyuarat tersebut. d) Kebiasaannya, persediaan mesyuarat formal ini melibatkan rancangan yang terperinci, bahan yang mencukupi, tindakan susulan bagi memastikan kelancaran mesyuarat. e) Dalam mesyuarat rasmi terdapat emapat (4) jenis mesyuarat yang sering dijalankan oleh sesebuah organisasi iaitu:- i. Mesyuarat agung • Mesyuarat ini diadakan sekali setahun setelah berakhirnya tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 Hari. • Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. • Tujuan mesyuarat ini adalah untuk membentangkan laporan tahunan, meluluskan penyata kira-kira, merancangkan aktiviti tahunan berikutnya, memilih ahli-ahli jawatankuasa baru dan meluluskan sesuatu usul. ii. Mesyuarat tergempar • Mesyuarat ini merupakan sub mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat khas yang membincangkan hanya satu agenda sahaja. • Tujuan mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. • Kehadiran ahli bergantung kepada pelembangaan.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 4/28 iii. Mesyuarat luar biasa • Mesyuarat ini jarang berlaku dalam organisasi, mesyuarat ini diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara. • Sebagai contoh, membubarkan jawatankuasa dan memilih jawatankuasa baru. • Notis Mesyuarat kebiasaannya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung. Kehadiran ahli bergantung kepada perlembangaan tetapi korum mesyuarat agung boleh diterima pakai iaitu dua per tiga ahli. iv. Mesyuarat jawatankuasa • Mesyuarat jawatankuasa merupakan mesyuarat yang sering diadakan oleh persatuan atau lembaga bagi menjalankan atau menggerakkan aktiviti syarikat. • Notis yang diperlukan sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung. Korum kehadiran kebiasaannya dua per tiga daripada ahli. • Tujuan mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan, merancangkan, dan mengendalikan sesuatu projek syarikat.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 5/28 2.1.3 Mesyuarat multinasional a) Mesyuarat multinasional adalah untuk bilangan hadiran yang besar dan merupakan mesyuarat yang sangat formal dan memerlukan perancangan jangka masa panjang dan persediaan yang sangat terperinci. b) Bahasa antarabangsa dan etika perniagaan, perbezaan masa dan penyelesaian masalah teknologi adalah sangat penting dan kritikal bagi penyeleras mesyuarat ini. c) Peranan sebagai penyelaras mesyuarat boleh melibatkan pelbagai perkara termasuklah menyediakan peralatan, hotel penginapan dan lain-lain. JENIS MESYUARAT KEKERAPAN KEHADIRAN NOTIS TUJUAN Mesyuarat Agung Setahun sekali Semua ahli 14 hari Pembentangan laporan tahunan Mesyuarat Tergempar Jarang Bergantung Tiba-tiba Membuat keputusan segera Mesyuarat luar biasa Jarang Korum 2/3 48 Jam Mendapatkan persetujuan hali dalam sesuatu perkara Mesyuarat jawatankuasa Kerap Korum 2/3 48 Jam Mengendalikan sesuatu projek
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 6/28 2.2 Perbezaan antara jenis mesyuarat JENIS MESYUARAT BILANGAN HADIRI PERSEDIAAN JANGKA MASA PERANCANGAN CONTOH Tidak formal Kumpulan kecil Persediaan yang sedikit Singkat Mesyuarat AJK Formal Hadiri tertentu Terperinci Panjang Mesyuarat tahunan Multinasional Kumpulan besar Sangat terperinci Sangat panjang Mesyuarat antara negara 3. PROSEDUR MESYUARAT 3.1 Mesyuarat mempunyai tatacara yang perlu diikuti bagi memastikan perjalanan mesyuarat lebih lancar dan berkesan. 3.2 Berikut merupakan tatacara mesyuarat:- PRA - MESYUARAT 1. Menentukan agenda, tarikh, masa, dan tempat mesyuarat. 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat. 3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan. 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat. 5. Menyediakan agenda mesyuarat 6. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat. 7. Menentukan kehadiran 8. Perbincangan pra mesyuarat 9. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 7/28 SEMASA MESYUARAT 1. Catat minit mesyuarat 2. Senarai kehadiran mesyuarat 3. Perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat 4. Keputusan yang dibuat 5. Tindakan susulan yang perlu diambil 1. Penyediaan minit 2. Format minit mesyuarat 3. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat 4. Catatan perbincangan 5. Pengesahan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat 6. Laporan maklumbalas oleh Urusetia 7. Menentukan format maklumbalas oleh Kementerian / Jabatan 8. Penyediaan laporan maklumbalas oleh Kementeriaan atau Jabatan bertanggungjawab. SELEPAS MESYUARAT
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 8/28 4. BUTIRAN MESYUARAT 4.1 Butiran yang perlu ada dalam sesuatu mesyuarat seperti berikut :- 4.1.1Agenda Mesyuarat a) Agenda mesyuarat merupakan kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. b) Perkara yang diperlukan dalam agenda mesyuarat adalah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lepas, perkara-perkara bebangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain dan penutup. c) Terdapat empat bentuk agenda mesyuarat iaitu :- i. Bentuk Rangka - Paling lazim tajuk sahaja ii. Bentuk Lengkap - Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan iii. Bentuk Salinan Pengerusi - Perlu lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya iv. Bentuk Salinan Setiausaha - Perlu sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat. 4.1.2Kertas Kerja a) Penyediaan kertas kerja disediakan sebelum tempoh mesyuarat. b) Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat dijalankan, bilangan salinan kertas kerja perlu ditentukan dan perlu menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 9/28 4.1.3Bilik Mesyuarat a) Penyediaan bilik mesyuarat perlu disediakan sebelum berlangsungnya mesyuarat. b) Oleh itu, tempat mesyuarat perlu ditentukan terlebih dahulu dan tempahan bilik mesyuarat boleh dilaksanakan. c) Tempahan adalah secara bertulis. Dalam tempahan tersebut nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan perlu dinyatakan. 4.1.4Senaraikan Kehadiran a) Jemputan mesyuarat perlu dibuat bagi membuat senarai kehadiran ahli ke mesyuarat. b) Jemputan mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurangnya 10 hari berkerja sebelum mesyuarat. c) Dalam jemputan mesyuarat perlu mempunyai :- i. Nama mesyuarat ii. Tarikh dan tempat iii. Nama pengerusi iv. Agenda v. Masa mula vi. Masa dijangka tamat
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 10/28 PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU, Kolej Vokasional Melaka Tengah, d/a Kolej Vokasional Melaka tengah, 4000 BUKIT KATIL, Nombor Pendaftaran........................................... Tel : 05-1234567 KEPADA SEMUA AHLI PIBG KOLEJ VOAKSIONAL MELAKA TENGAH, NOTIS MESYUARAT AGUNG XXX Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa MESYUARAT AGUNG KALI EK-30 akan dilaksanakan pada 20 Februari 2015. 2. Semua ahli diminta untuk menyampaikan USUL-USUL, sekiranya ada tidak lewat daripada 21 hari sebelum tarikh mesyuarat tersebut (rujuk Perkara Kecil Perlembagaan .....................) Supaya usul-usul tersebut dapat dibincangkan. 3. Tarikh yang sebenar dan tempat mesyuarat telah diberitahu dalam surat pemberitahuan yang dikirimkan melalui anak tuan/puan terdahulu. 4. Sokongan padu daripada ahli-ahli diharapkan terutama dalam memantapkan perjalanan aktiviti PIBG melalui cetusan idea yang bernas dan membina demi kecemerlangan anak-anak ahli. Sekian untuk makluman kepada semua ahli. Terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (AZWANG AWANG BIN ABU) Setiausaha, PIBG Kolej Vokasional Melaka Tengah Rajah 1 : Contoh Surat Jemputan Mesyuarat
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 11/28 4.1.5 Minit Mesyuarat a) Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. b) Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat diambil tindakan susulan. c) Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap mesyuarat. Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung tahunan. d) Minit tidak perlu dicatat dalam sesuatu mesyuarat awam, perdebatan atau perbincangan. e) Beberapa cara untuk mencatat minit ialah catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan, kemudian merekodkanynya semula dengan segera. f) Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu dan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama pencadang dan penyokongnya. g) Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 12/28 a) Kandungan i. Kandungan minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang dijalankan itu. ii. Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat. b) Tajuk i. Nama pertubuhan, persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu. ii. Jenis mesyuarat yang dijalankan itu. Misalnya, Mesyuarat Jawatankuasa, Mesyuarat Agung Tahunan, dan lain - lain. iii. Tempat mesyuarat juga perlu dinyatakan. Contohnya bilik, atau pertubuhan dan alamat penuh. FORMAT MINIT MESYUARAT KANDUNGAN TAJUK KEHADIRAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 13/28 c) Kehadiran i. Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan Setiausaha, Bendahari dan ahli - ahli jawatankuasa. ii. Adalah penting catatan nama ahli - ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir. 4.1.6 Catatan Perbincangan a) Direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. (1) JUDUL MINIT MESYUARAT (2) BUTIRAN AM i. Tarikh : ii. Masa : iii. Tempat : iv. Kehadiran : (catatkan anggota yang tidak hadir) (3) AGENDA (Jika perlu dicatatkan) i. Ucapan Pengerusi ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Membincangkan isu v. Membincangkan isu vi. Hal-hal lain (4) KETERANGAN AGENDA Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat. (5) TINDAKAN Siapakah yang bertanggungjawab? (6) PENCATAT Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat. (7) PENGESAHAN PENGERUSI Pengerusi menandatangani minit mesyuarat tanda pengesahan. Rajah 2 : Contoh format minit mesyuarat
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 14/28 5. PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT DENGAN PIHAK ATASAN 5.1 Pengesahan butiran mesyuarat perlu disahkan dengan pihak atasan yang terlibat dalam sesuatu organisasi. 5.2 Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti segala maklumbalas yang diterima oleh pengerusi. 5.3 Kebiasaanya, kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. 5.4 Apabila pengesahan telah dibuat oleh pihak atasan, perancangan mesyuarat boleh diteruskan ke langkah seterusnya dan boleh diteruskan perjalanan mesyuarat yang telah dirancang. 6. MENGENALPASTI MAKLUMAT 6.1 Maklumat yang dimaksudkan di sini adalah segala maklumat yang dibincangkan dalam mesyuarat yang akan berlangsung. 6.2 Urus setia akan mencatat segala agenda yang dibincangkan di notis mesyuarat dan notis tersebut akan diedarkan kepada semua ahli yang terlibat. 6.3 Pengagihan ini adalah untuk memberi persediaan kepada ahli - ahli sebelum mesyuarat dijalankan. 7. MENYELESAIKAN MASALAH 7.1 Setelah mesyuarat dilakukan, semua ahli perlu mencari jalan penyelesaian bagi setiap masalah yang dihadapi. 7.2 Penyelesaian masalah ini boleh dibuat dengan beberapa kaedah iaitu:- a) Konsesnsus • Berbincang dalam kumpulan b) Undian • Mengundi idea yang tepat dan relevan
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 15/28 Jadual 1 : Perbezaan Konsesnsus dan Undian KONSESNSUS UNDIAN ➢ Konsesnsus merupakan satu kaedah penyelesaian masalah dimana semua ahli berbincang dalam bentuk KUMPULAN. ➢ Perbincangan akan menghasilkan satu atau jalan penyelesaian yang boleh diaplikasikan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi. ➢ Kaedah undian pula merupakan kaedah mengundi idea penyelesaian yang terbaik mengikut majoriti undian. Undian ini boleh dilakukan secara terbuka atau secara undi rahsia. ➢ Idea penyelesaian yang terbanyak undianya akan dipilih bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi. 7.3 Antara langkah yang perlu diambil oleh ahli apabila menghadapi masalah dan ingin mencari penyelesaian bagi masalah tersebut ialah seperti berikut:- a) Huraikan masalah yang timbul b) Analisis setiap masalah c) Meminta pandangan dan idea peyelesaian d) Pilih penyelesaian terbaik e) Mengumumkan penyelesaian yang telah dipilih 8. PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT 8.1 Butiran mesyuarat perlu dibuat pengesahan supaya tidak tertinggal butir - butir penting. 8.2 Antara butir yang perlu dibuat pengesahan yang paling penting merupakn tarikh, masa tempat dan lain-lain. Hal ini bagi mengelakkan dari berlakunya masalah yang tidak diingini. 8.3 Selain itu, butir seperti peralatan yang diperlukan bagi memastikan kelancaran mesyuarat juga perlu disemak dan disahkan sama ada peralatan itu masih boleh digunakan atau tidak. 8.4 Namun butir lain juga perlu dipandang serius dalam mengesahkan segala butir yang dapat membantu kelancaran mesyuarat.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 16/28 9. PENGESAHAN SENARAI HADIRIN MESYUARAT DAN ACARA 9.1 Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan Setiausaha, Bendahari dan ahli-ahli jawatankuasa perlu disahkan. 9.2 Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir. 9.3 Selain itu, setiausaha perlu mencatat nama ahli yang tidak hadir dengan alasan sekali. 9.4 Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam minit itu. Ini disusuli dengan senarai nama yang tidak hadir itu. 9.5 Hal ini untuk mengesahkan bilangan ahli yang hadir dalam penyediaan mesyuarat. 10. PENGGUNAAN ALAT PERSEMBAHAN SEMASA MESYUARAT 1.1 Penggunaan alat persembahan di dalam sesebuah mesyuarat amat penting bagi membantu menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang itu. 1.1.1Audio a) Audio merupakan satu media yang boleh digunakan dalam persembahan. b) Kebanyakan media berunsurkan audio adalah berasaskan teknologi analog seperti pita dan sebagainya. c) Selain itu, bahan mesyuarat yang berbentuk audio juga dapat disusun dan disunting melalui proses penyunting. Manakala bunyi yang asli juga dapat dirakam bagi menunjukkan situasi. 1.1.2Visual a) Visual bermaksud bahan media pengajaran yang menggunakan imej yang dapat dilihat ataupun berdasarkan penglihatan. b) Visual adalah media yang berbentuk paparan interaktif.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 17/28 c) Selain itu, visual juga membolehkan persembahan mesyuarat dapat dijalankan dengan lebih berkesan lagi. 1.1.3Telisidang a) Sistem telisidang video atau video conference system (vc) merupakan satu aplikasi ICT yang membolahkan persidangan dilakukan antara dua atau lebih individu yang berada pada lokasi yang berlainan. b) Mereka juga boleh berinteraksi, berkomunikasi serta berkongsi maklumat dan data secara bersemuka melalui audio dan video. c) Selain itu, individu yang terlibat dalam persidangan ini boleh berada di dalam bangunan yang sama ataupun lokasi lain di seluruh dunia. 11. JENIS-JENIS TEMPAT MESYUARAT 11.1 Berikut adalah contoh-contoh bilik mesyuarat:- a) Bilik konferen b) Bilik mesyuarat santai c) Auditorium Rajah 3 : jenis-jenis tempat mesyuarat Bilik konferen Bilik mesyuarat santai Auditorium
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 18/28 11.2 Jenis-jenis penyusunan tempat mesyuarat:- a) Terdapat pelbagai jenis penyusunan bilik mesyuarat. Ianya bergantung beberapa faktor seperti tujuan, bilangan peserta dan kemudahan yang diperlukan. b) Contoh penyusunan tempat mesyuarat adalah seperti berikut: i. Bilik lembaga ii. Bilik darjah / kuliah iii. UV Shape iv. Meja bulat v. Teater Rajah 4 : Contoh susun tempat mesyuarat 12. PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT 12.1 Pemilihan tempat mesyaurat Bilik Lembaga Bilik Darjah/Kuliah UV Shape Meja Bulat Teater
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 19/28 a. Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk mengadakan mesyuarat. Setiausaha perlulah peka dan memahami kehendak mesyuarat yang akan diadakan itu. b. Selain mengetahui jenis mesyuarat yang akan diadakan, beliau juga haruslah mendapatkan bilangan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat tersebut. c. Pemilihan tempat mesyuarat haruslah berdasarkan kepada:- i. Jenis mesyuarat ii. Bilangan ahli mesyuarat iii. Jemputan ahli mesyuarat iv. Jangka masa mesyuarat berlangsung v. Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio dan sebagainya. d. Selain dari keputusan mesyuarat. Setiausaha juga haruslah memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur. Selain itu, beliau juga perlu memastikan bilangan kerusi ahli mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan yang baik (tidak rosak). e. Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat bagi menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung. f. Setiausaha juga perlu memastikan penghawa dingin dan alat kawalan suhu berfungsi dengan baik. g. Selain daripada itu, setiausaha juga perlu peka dengan kedudukan suis lampu dan suis litar utama. h. Sekiranya prasarana asa tempat @ bilik tersebut tidak berfungsi, setiausaha perlu meminta bantuan dari unit penyelenggaraan untuk membaiki sebelum mesyuarat berlangsung. i. Sebaiknya sebelum mengesahkan kepada pengurus atau ketua jabatan yang mengarahkan mesyuarat, seorang setiausaha perlu mengadakan lawatan tapak ke tempat mesyuarat bagi memastikan prasarana dan keperluan mesyuarat dapat dipenuhi.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 20/28 j. Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam penyelenggaraan atau telah ditempah. Setiausaha perlu memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh mempertimbangkan alternative lain. 12.2 Penyediaan hidangan ringan a. Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus atau individu yang merancang mesyuarat. b. Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa dan bilangan ahli mesyuarat. c. Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua yang mengendalikan mesyuarat, setiausaha perlu memastikan menu tersebut mempu dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu perjalanan mesyuarat. d. Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan adalah :- i. Sensitiviti kaum/bangsa/agama ii. Masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari, petang atau malam iii. Jenis hidangan yang bersesuaian – tidakan memerlukan penggunaan peralatan yang rumit. iv. Jenis minuman yang bersesuaian v. Faktor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Contohnya, alahan kepada makanan laut, kekacangan, dan sebagainya. vi. Tempat menghidangkan juadah. e. Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti yang betul (tidak terlalu penuh cawan yang berpiring).
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 21/28 f. Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan menggunakan pembantu untuk menghidangkan kepada ahli mesyuarat. g. Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya dibalut dengan “clear wrap” cagar tidak terdedah dan disediakan bilangan piring yang mencukupi. h. Contoh jenis makanan yang sesuai dihidangkan ketika mesyuarat adalah seperti berikut: Rajah 5 : Jenis-jenis hidangan 12.3 Menyediakan alat tulis a) Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen, kertas, fail kertas, kalkulator, marker dan lain-lain keperluan alat tulis mencukupi . b) Alat tulis seperti pen, pensil, dan fail kertas yang berisi beberapa keeping kertas kosong A4 hendaklah diletakkan diatas meja setiap tempat duduk ahli mesyuarat. c) Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan bilangan untuk setiap ahli mesyuarat mencukupi dan alat tulis tersebut berfungsi. d) Sekiranya terdapat dokumen lain yang perlu diedarkan bersama alat tulis itu, beliau perlu memastikan dokumen tersebut disusun dengan baik dan bilangan muka surat dokumen tersebut mencukupi.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 22/28 Tetamu jemputan Pengerusi Setiausaha AJK / Ahli mesyuarat Pegawai yang ingin membentang AJK / Ahli mesyuarat Meja urus setia 1 3 2 4 Kudapan 12.4 Susun atur kedudukan ahli mesyuarat a. Selain dari keadaan fizikal atau tempat mesyuarat seseorang setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan kedudukan mengikut hirarki jawatan dalam organisasi. b. Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/ jabatan dan menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki perlu betul dan tidak melanggar hirarki perjawatan. c. Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat. Rajah 6 : jenis-jenis penyusunan tempat mesyuarat 13. ALAT KOMUNIKASI E-MESYUARAT 13.1 Teknologi It berkembang dengan pesat menyebabkan pertemuan secara bersemuka kadangkala tidak diperlukan lagi, anda dapat menggunakan kemudahan teknologi supaya tidak membazirkan masa berjumpa dan menghadiri mesyuarat. 13.2 Antara berikut adalah alat komunikasi e-mesyuarat yang selalu digunakan :- a. Komunikasi maya
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 23/28 i. Pendekatan ini menjadi altelnatif kepada mesyuarat secara yang bersemuka. ii. Contoh komunikasi maya adalah melalui telefon, persidangan video (video conferencing), e-mail ataupun mesej-mesej internet seperti yahoo Messenger, MSN. Facebook dan sebagainya. iii. Pertimbangan pilihan-pilihan yang disebutkan tadi sebelum menyusun bagi membuat mesyuarat maya. b. Komunikasi video i. Sekiranya anda menggunakan cara ini, pastikan anda memiliki segala peralatan yang diperlukan. ii. Contohnya tahap kelajuan komputer, webcam dan kelajuan internet yang memadai (talian jalur lebar adalah disyorkan) supaya tiada ganguan kelembapan. iii. Kelebihan komunikasi cara ini, anda dapat melihat individu secara terus. c. Telekonferensi i. Telekonferensi adalah aktiviti mesyuarat melibatkan peserta yang berada di lokasi berlainan. ii. Ia bertujuan menjalankan sesi latihan , bertukar maklumat ataupun menyelesaikan masalah serta membuat keputusan sebagaimana mesyuarat lain. iii. Mesyuarat ini dibantu dengan system telekomunikasi yang canggih. d. Konferensi audio i. Telekonferensi jenis ini melibatkan proses bertukar audio antara peserta mesyuarat melalui telefon. ii. Bilik mesyuarat dilengkapi dengan speaker serta mikrofon dan diletakkan atas meja supaya semua peserta dapat bercakap dan mendengar.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 24/28 iii. Konferensi audio grafik menggunakan terminal komputer serta meja elektronik, ia membolehkan peserta mendengar dan melihat maklumat bertulis. e. Konferensi video i. Video menjadikan system komunikasi lebih canggih. Dalam mesyuarat jenis ini , peserta daripada lokasi berbeza dapat melihat serta mendengar. ii. Bagi membolehkan konferensi ini berlangsung dengan lancar bilik itu perlu dilengkapi dengan camera televisyen, mikrofon serta monitor. f. Konferensi komputer i. Melalui kaedah ini, peserta mesyuarat dapat berkomunikasi melalui rangkaian komputer dan membolehkan mereka menulis mesej antara satu sama lain melalui komputer. ii. Tidak ada audio bersama mesej yang ditulis. Konferensi komputer agak sama dengan panggilan konferensi telefon. 14. KOMUNIKASI 14.1 Semua manusia didunia perlu berkomunikasi. Kewujudan komunikasi mencambahkan ketinggian bahasa dan budi pekerti. 14.2 Setiap situasi adalah berbeza. Oleh itu orang yang berkomunikasi perlu tahu cara dan tertib berkomunikasi dengan betul. 14.3 Komunikasi merujuk kepada pertukaran idea, kemahuan isyarat dan bahasa gerak-geri (lisan), penulisan, isyarat dan bahasa gerak-geri (bukan lisan) antara orang. 14.4 Proses ini dikatakan lengkap apabila mesej yang dihantar itu difahami sepenuhnya oleh orang yang menuturkannya atau menghantarnya. Proses ini melibatkan penghantaran (orang/organisasi) , satu saluran (telefon, surat, atau emel) dan penerima (orang/organisasi).
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 25/28 14.5 Sepanjang kegiatan ini, mesej yang dihantar akan disusun (direkodkan), ditaksirkan (dinyahkodkan) dan dimaklumbalas. Komunikasi boleh diganggu atau dirosakkan dengan bunyi bising yang merujuk apa sahaja yang mengaggu mesej itu, seperti arahan yang tidak jelas, persekitaran bising dan sebagainya. 15. JENIS-JENIS KOMUNIKASI RASMI 15.1 Komunikasi dapat dikelaskan kepada dua (2) jenis iaitu :- a) Komunikasi luaran i. Komunikasi luaran merujuk kepada keperluan bagi sesebuah perniagaan berhubung dengan pihak luar seperti pelanggan, agensi kerajaan, pembekal dan pelabur. b) Komunikasi dalaman i. Komunikasi dalaman adalah satu jenis komunikasi yang penting kerana berperanan dalam memastikan kelicinan dan keberkesanan organisasi. ii. Tujuan komunikasi ini adalah untuk bagi memberitahu, mengendalikan dan mengarahkan sesuatu bagi memberikan motivasi serta membincangkan sesuatu perkara. iii. Pengurus perlu memastiakn segala aktiviti yang dijalankan oleh sesuatu bahagian dapat dimaklumkan kepada semua bahagian yang lain bagi mencapai matlamat organisasi. iv. Dorongan ataupun motivasi dikalangan pekerja adalah penting. Oleh itu pihak pengurusan boleh menggunakan pelbagai saluran komunikasi bagi mengekalkan dorongan di kalangan pekerja bawahan. v. Pekerja sukar menjalankan tugasnya dengan sempurna dan cemerlang tanpa motivasi yang baik.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 26/28 vi. Komunikasi dalaman juga berfungsi bagi mengelakkan berlakunya konflik antara bahagian ataupun antara pihak atasan dan pihak bawahan. vii. Setiap perbincangan dan perundangan perlu diadakan semasa berlakunya salah faham antara individu ataupun kumpulan tertentu.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 27/28 SOALAN : 1. Nyatakan dua (2) jenis komunikasi rasmi? a. ............................................................................................................................ b. ........................................................................................................................... 2. Senaraikan enam (6) alat komunikasi e-mesyuarat yang biasa digunakan? a. ............................................................................................................................ b. ............................................................................................................................ c. ............................................................................................................................ d. ............................................................................................................................ e. ............................................................................................................................ f. ............................................................................................................................
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(1/2) Muka Surat: 28/28 RUJUKAN : 1. Mesyuarat https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat, 25 Jun 2010, 2.20 pm 2. Modul Persediaan Sebelum, Semasa Dan Selepas Mesyuarat https://www.scribd.com/document/336034759/Modul-Persediaan-SebelumSemasa-Dan-Selepas-Mesyuarat, 26 Jun 2010, 3.50 pm 3. Pengurusan Mesyuarat https://www.slideshare.net/tejasyahremie/pengurusan-mesyuarat-67388811, 27 Jun 2010, 2.50 pm
TAJUK : KAEDAH PENGURUSAN MESYUARAT TUJUAN : Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana proses penyusunan dokumen mesyuarat dalam sesebuah organisasi atau syarikat. KOD DAN NAMA PROGRAM FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION TAHAP 3 NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-024-3:2012 - C02 MEETING ARRANGEMENT NO. DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA 1. CONFIRM MEETING ARRANGEMENT REQUIREMENTS 2. ARRANGE BUSINESS MEETING NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 1/14 INTRA INTERNATIONAL COLLEGE, NO. 21 & 23 JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR, SELANGOR DARUL EHSAN. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 2/14 PENERANGAN : 1. PENGENALAN a) Mesyuarat ditakrifkan sebagai perjumpaan sekumpulan individu. Mesyuarat diadakan untuk membincangkan perancangan perlaksanaan pejabat. b) Mesyuarat juga diadakan untuk memenuhi peraturan dan undang-undang sesuatu organisasi. c) Mesyuarat juga dianggap sebagai perhimpunan kumpulan ahli sesebuah organisasi. 2. TUJUAN MESYUARAT a) Mesyuarat diadakan untuk menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi. b) Mesyuarat dapat menentukan sama ada program yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar dan mudah. c) Mesyuarat adalah untuk menetapkan matlamat kerja dan hala tuju yang perlu dicapai oleh sesebuah projek. d) Mesyuarat dapat mempercepatkan persiapan kerja-kerja yang dirancang bersama dan berjalan dengan licin dan cekap. e) Mesyuarat merupakan kaedah yang paling sesuai dan baik untuk menyampaikan dan berkongsi maklumat dengan orang lain. 3. OBJEKTIF MESYUARAT a) Perancangan dan persediaan tindakan b) Peraturan dan penyataan polisi syarikat c) Pengurusan masa, sumber tenaga, sumber perniagaan dan manusia d) Penyelesaian masalah perbincangan idea dan pengimplementasikan kaedah. e) Pembentangan laporan penyata kewangan dan laporan perniagaan f) Penjanaan motivasi dan semangat di antara rakan sekerja
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 3/14 4. PERSEDIAAN MESYUARAT 4.1 Menerima arahan daripada Penyelia - Menerima arahan daripada penyelia dan mengumpul segala maklumat dari arahan penyelia. 4.2 Mengkelasifikasikan arahan yang diterima dari penyelia dengan mengenal pasti jenis, objektif mesyuarat diadakan bersama lokasinya. 4.3 Sebelum sesuatu mesyuarat itu dijalankan, beberapa perkara penting perlu ditekankan untuk memastikan perjalanan mesyuarat dan objektif utama dicapai. 4.4 Sebelum mesyuarat, pihak setiausaha berbincang dengan pihak pengerusi untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan juga agenda. a) Merancang peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda mesyuarat. b) Perlu menyusun strategik mesyuarat itu. c) Dengan itu, mesyuarat akan berjalan dengan lancar. 4.5 Merancang mesyuarat a) Apabila sesuatu mesyuarat akan diadakan, pengerusi iaitu orang yang bertanggungjawab melaksanakan mesyuarat harus memastikan segala maklumat- maklumat yang berikut telah dikenalpasti dan menepati proses sesuatu mesyuarat. 4.6 Jenis mesyuarat a) Mengenal pasti ahli-ahli mesyuarat. Jenis mesyuarat adalah seperti tertera di bahagian seterusnya. 4.7 Penetapan tarikh mesyuarat a) Penetapan tarikh mesyuarat boleh dilakukan pada minit mesyuarat yang lalu. Tetapi sekiranya tarikh mesyuarat baru belum ditetapkan, kenalpasti tarikh yang sesuai untuk pengerusi. Selepas itu, dapatkan persetujuan tarikh itu daripada ahli mesyuarat yang lain dan dapatkan juga cadangan tarikh yang mereka rasa sesuai bagi mereka. Tulis tarikhtarikh itu bersama nama pencadang dan dapatkan hari yang sesuai untuk kesemua hali mesyuarat. Sekiranya masih ada kedapatan hari yang tidak sesuai, pilih hari yang mempunyai ramai pencadang. Contoh format cadangan adalah seperti dibawah.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 4/14 b) Kaedah mendapatkan tarikh yang dipersetujui untuk mesyuarat terbaru. Nyatakan senarai nama, tarikh yang dicadangkan oleh setiap ahli mesyuarat. Di atas senarai nama adalah nama yang teratas merupakan nama pengerusi bersama tarikh yang menjadi pilihan. 4.8 Tempat a) Pemilihan tempat mesyuarat. Buat persediaan awal tentang tempat mesyuarat, buat penempahan atau booking jika perlu. 4.9 Tempahan Bilik a) Perlu ditempah dan ini dilaksanakan secara bertulis. b) Maklumat tertentu perlu diberi kepada pegawai bertanggungjawab menerima tempahan itu. c) Maklumat termasuk jenis mesyuarat, tarikh, masa mula dan jangka masa tamat. d) Nama pengerusi, setiausaha, AJK, bilangan anggota akan hadir, peralatan yang perlu dibawa dalam mesyuarat, jenis minuman dan makanan perlu diberitahu kepada pegawai. e) Persediaan pertama adalah membuat pilihan tempat mesyuarat. Beberapa aspek penting memainkan peranan dalam pemilihan tempat. Perkara berikut adalah: i) Bilangan ahli yang akan menghadiri mesyuarat • Ini bagi memastikan keselesaan kesesuaian dan dapat menampung jumlah ahli yang hadir ii) Persiapan khas mesyuarat • Barang-barang keperluan mesyuarat yang boleh digunakan di tempat mesyuarat yang dipilih seperti sistem audio, projektor, Lcd atau sebagainya. 4.10 Kemudahan a) Bilik mesyuarat perlu berada dalam keadaan kemas dan bersih b) Tempat duduk mencukupi dan susun atur nama pengerusi dan alat tulis, alat pembesar suara dalam keadaaan baik. c) Overhead Projector harus disedia jika perlu.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 5/14 4.11 Perkara-perkara yang dibincangkan a) Senarai objektif mesyuarat yang hendak dijadikan perbincangan. 4.12 Persediaan khas a) Persediaan keperluan mesyuarat seperti projektor, Lcd atau sebagainya. Nyatakan senarai nama, tarikh yang dicadangkan oleh setiap ahli mesyuarat. 4.13 Kertas Agenda a) Perkara-perkara penting harus dimasukkan ke dalam kertas agenda dan edarkan kepada ahli mesyuarat. b) Kertas agenda perlu disusun agar ianya kelihatan kemas dan menarik. c) Bahagian atas agenda itu dinyatakan nama pertubuhan jabatan yang mengadakan mesyuarat. 4.14 Notis Panggilan Mesyuarat a) Setelah menempah tempat mesyauart, penyediaan memo adalah dimestikan untuk memaklumkan kepada ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. b) Setiausaha hendaklah menyediakan agenda dengan rapi. c) Memo mesyuarat akan mengandungi perkara-perkara berikut: • Jenis mesyuarat • Tarikh • Tempat • Masa d) Perlu diedarkan dan disampaikan kepada mereka yang disenaraikan untuk hadir pada mesyuarat. e) Dalam beberapa buah organisasi, tempoh pemberitahuan notis ada disebutkan dalam peraturan. f) Sekiranya mesyuarat mempunyai perkara-perkara khas yang hendak dibincangkan, tempoh notis lebih panjang diperlukan. Peruntukan masa yang biasa diamalkan adalah 21 hari.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 6/14 g) Jika mesyuarat itu membincangkan perkara biasa, surat jemputan dengan disertakan agenda dan perkara-perkara yang berkaitan dikirimkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan. 5. CIRI-CIRI MESYUARAT a) Panggilan mesyuarat dilakukan oleh setiausaha. b) Setiap mesyuarat mempunyai pengerusi yang akan mengarah dan mengawasi pengaliran maklumat. c) Mesyuarat yang diadakan mesti mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh persatuan. d) Mesyuarat mestilah mempunyai setiausaha untuk mencatat dan merekodkan segala hasil perbincangan. e) Mesyuarat hendaklah mempunyai program mesyuarat yang dipanggil agenda. f) Kegagalan mesyuarat adalah disebabkan penghantaran notis kepada setiap orang yang patut hadir itu tidak dilakukan oleh setiausaha g) Notis yang dihantar itu tidak mempunyai unsur-unsur yang meragukan dan mengelirukan. h) Notis secara rasminya dikirimkan dalam tempoh dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. Jika kurang dari seminggu, ia tidak mengikut peraturan mesyuarat yang sebenar kecuali mesyuarat tergempar. i) Mesyuarat yang dijalankan itu perlu mengikut perlembangan. Jika tidak, ia boleh dianggap tidak sah sama sekali. j) Kehadiran korum mestilah mengikut bilangan ahli yang perlu hadir dalam mana-mana mesyuarat. k) Kehadiran 1/3 ahli pelu ada dalam mesyuarat. l) Jika bilangan korum tidak mencukupi, mesyuarat itu ditangguhkan dan jika berjalan juga mesyuarat itu adalah tidak sah.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 7/14 6. JENIS-JENIS MESYUARAT 6.1 Inaugural meeting / Mesyuarat Perasmian • Mesyuarat ini hanya dilakukan sekali sebagai satu tanda simbolik seperti perasmian atau penubuhan sesebuah syarikat. 6.2 Annual General Meeting / Mesyuarat Agung Tahunan • Mesyuarat agung tahunan merupakan satu perkara wajib dilakukan oleh sesebuah syarikat untuk membuat pengumuman perihal Laporan Tahunan, Penyata Pendapatan, Kunci Kira-Kira Syarikat, Pemilihan Pengarah, pemilihan juruaudit dan beberapa perkara yang berkaitan. 6.3 Extraordinary General Meetings / Mesyuarat Agung Luarbiasa • Mesyuarat yang diadakan atas dasar pemberitahuan perkara baru yang penting dan perlu tindakan segera. 6.4 Director’s or Board Meeting / Mesyuarat Lembaga Pengarah • Mesyuarat ini biasa dijalankan untuk memastikan perjalanan perniagaan lancar seperti menerima laporan, membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bersesuaian dengan situasi. Mesyuarat ini biasa dijalankan sebulan sekali atau mengikut penetapan Lembaga Pengarah. 6.5 Sales, staff and social Meeting / Mesyuarat Pemasaran, Pekerja, dan Social • Mesyuarat ini adalah merupakan mesyuarat - mesyuarat biasa bagi memastikan bahagian - bahagian dalam syarikat mencapai sasaran yang telah ditetapkan
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 8/14 7 AGENDA MESYUARAT a) Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk atau format seperti berikut: i. Perutusan pengerusi ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Pembentangan kertas-kertas kerja v. Hal-hal lain vi. penutup b) Agenda ialah program terprinci tentang perniagaan yang akan dibincangkan pada mesyuarat yang akan ditetapkan. c) Agenda itu dihantar kepada smeu ahli jawatankuasa atau organisasi untuk memberikan mereka notis yang mencukupi dan bagi membolehkan mereka memahami, sebelum mesyuarat perkar-perkara perniagaan untuk berbincang. Tempoh notis yang hendak diberikan adalah ditetapkan oleh pelembangan organisasidan biasanya 7-14 hari. Ia adlah adat di dalam mesyuarat jawatankuasa untuk menguruskan satu mesyuarat di tarikh yang akan datang. Agenda biasanya termasuk notis untuk mengadakan mesyuarat, yang mengandungi hari, tarikh, masa, dan tempat mesyuarat. d) Setiausaha berunding dengan pengerusi menyediakan agenda dan item perniagaan diuruskan pada mesyuarat sebelum ini telah diambil kira. Setiausaha hendaklah membuat nota apa-apa perkara yang memerlukan perhatian jawtankuasa itu, supaya ini boleh dimasukkan dalam agenda mesyuarat akan datang.
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 9/14 8 MINIT MESYUARAT Di dalam pengurusan organisasi ,biasanya terdapat ahli-ahli tertentu atau kumpulan yang dilantilk untuk menyelesaikan permasalahan atau tindakan tertentu yang bakal diambil. Biasanya, setiausaha dilantik untuk merekod minit ini. Minit adalah rekod prosiding mesyuarat dan disimpan untuk mengekalkan rekod yang ringkas, tepat dan jelas perniagaan urus niaga. a) Fungsi Minit i. Memberi gambaran atau rekod tentang perjalanan mesyuarat. ii. Sebagai peringatan kepada ahli mesyuarat. iii. Pemberitahuan kepada ahli mesyuarat yang tidak hadir tentang perjalanan mesyuarat. iv. Mewujudkan tanggungjawab pada keputusan atua tindakan yang akan diambil. Salinan minit biasanya diedarkan pada semua orang yang hadir pada mesyuarat, yang tidak hadir dan kepada mana-mana pegawai dalam syarikat yang berminat untuk mengetahui perjalanan atau proses mesyuarat. Format minit mesyuarat dibentuk dalam pelbagai cara, tetapi dokumen ini mesti menyatakan :- • Nama Mesyuarat • Masa • Tarikh • Tempat mesyuarat akan diadakan • Kehadiran • Perkara-perkara yang telah dibincangkan dalam mesyuarat • Tarikh mesyuarat yang berikutnya
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 10/14 b) Jenis minit mesyuarat i. Minit Naratif • Ia adalah akaun yang mendalam tentang apa yang berlaku, ringkasan perbincangan dan menunjukkan yang berkata apa, sebelum merekodkan apa-apa keputusan dicapai ii. Minit Resolusi • Ia menyediakan rekod mana-mana resolusi yang diluluskan dengan cara ringkas iii. Minit Tindakan • Ini jenis minit menyediakan akaun yang sangat jelas yang telah bersetuju untuk mengambil tanggungjawab untuk apa. Format ini amat berguna di mana jawatankuasa adalah sebahagian daripada rangkaian jawatankuasa hierarki di man pembahagian kuasa dengan jelas menunjukkan. c) Kenyataan i. Draft kasar biasanya dihantar kepada pengerusi untuk pengesahan terlebih dahulu sebelum salinan minit yang terakhir ditaip ii. Di dalam mesyuarat pengerusi boleh meminta setiausaha dan majlis membacakan minit mesyuarat yang lepas dan jika ada pembetulan yang harus dibuat hendaklah diberitahu kepada setiausaha dan pembetulan akan dibuat. iii. Selepas pembetulan, dan minit ditandatangani oleh pengerusi (CEO/Chairman) tidak akan ada pembetulan lagi akan dibuat. Minit inilah yang akan menjadi rujukan semua orang dimasa hadapan. Oleh sebab ini, minit hendaklah dibuat dalam keadaan :- • Tepat dan jitu • Ringkas • Jelas dan terang
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 11/14 Contoh 1 - Minit Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Pertama (2017) Intra International College Tempat : Bilik Mesyuarat Masa : 08.30 pagi Tarikh : 3 April 2017 Kehadiran : 1. En Yogeswaran A/L Tarumaraj Pengarah Uursan 2. Pn. Siti Rokiah Binti Nazir Pengurus HRD 3. Pn. Nor Azirawati Binti Ghazali PPD Sistem Maklumat 4. Pn. Siti Rohani Binti Mat PPD Sistem Komputer 5. Cik Noraini Binti Ammaran Setiausaha Agenda 1. Kata-kata aluan daripada Pengarah Urusan selaku pengerusi majlis. 2. Menetapkan hari sabtu minggu pertama sebagai hari cuti untuk syarikat 3. Melarang segala penggunaan alatan pejabat untuk tujuan peribadi. 4. Waktu minum pagi dimansuhkan buat seketika akibat penyalahgunaan penggunaan ini. 5. Mesyuarat seterusnya akan diadakan semula pada 9 May 2017 6. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 10.45 pagi Disediakan Oleh, Disahkan Oleh, ..................................... ....................................... (Cik Noraini Binti Ammaran) (En. Yogeswaran A/L Tarumaraja)
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 12/14 Contoh 2 - Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat Ahli Kelab Sukan Setia Kali Kedua Yang Diadakan Pada Hari Isnin 4 Januari 2017- Bilik Mesyuarat Pelajar Pada Pukul 5:30 pm Kedatangan: 1. S Best - Chairman 2. H Chan - Bendahari 3. H Benard - AJK 4. C Ortiz - Setiausaha 2. Permohonan maaf daripada yang tidak hadir Permohonan maaf dan surat tunjuk sebab tidak hadir diterima daripada M Farnum (Naib Pengerusi) dan N Birch 3. Membaca minit mesyuarat yang lepas Membaca minit mesyuarat lepas yang telah diedarkan kepada majlis, dipersetujui dan ditandatangani oleh pengerusi sebagai satu rekod yang betul tentang perjalanan mesyuarat. 4. Perkara berbangkit- daripada mesyuarat yang lepas Cth : Ada apa apa bantahan mengenai kos yang akan terlibat dalam projek “A” di Sabah. (Seperti yang tercatat dalam minit mesyuarat lepas item no.6) 5. Perkara lain 6. Tarikh Mesyuarat akan datang 7. Tandatangan pengerusi dan tarikh
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 13/14 SOALAN : 1. Apakah maksud Mesyuarat? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ 2. Nyatakan tujuan mesyuarat. a) …………………………………………….......................................................... ........................................................................................................................ b) ………………………………………….............................................................. ..........................................................……………………………………………
NO. KOD FB-024-3:2012-C02/KP(2/2) Muka Surat : 14/14 RUJUKAN : 1. Mesyuarat https://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat, 25 Jun 2010, 2.20 pm 2. Modul Persediaan Sebelum, Semasa Dan Selepas Mesyuarat https://www.scribd.com/document/336034759/Modul-Persediaan-SebelumSemasa-Dan-Selepas-Mesyuarat, 26 Jun 2010, 3.50 pm 3. Pengurusan Mesyuarat https://www.slideshare.net/tejasyahremie/pengurusan-mesyuarat-67388811, 27 Jun 2010, 2.50 pm