TAJUK: SISTEM KESELAMATAN DAN KESIHATAN DI PEJABAT TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai keselamatan persekitaran pejabat yang perlu dikenalpasti mengikut prosedur yang telah ditetapkan agar tidak dicerobohi. KOD DAN NAMA PROGRAM FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION TAHAP 3 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-024-3:2012-C06 OFFICE SAFETY & SECURITY ADMINISTRATION NO DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA 1. IDENTIFY SAFETY & SECURITY MEASURE IN OFFICE ENVIRONMENT 2. ADMINISTER OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM 3. REPORT OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM ADMINISTRATION ACTIVITIES NO KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 1/12 INTRA INTERNATIONAL COLLEGE, NO. 21 & 23 JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR, SELANGOR DARUL EHSAN. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 2/12 PENERANGAN: 1. JENIS-JENIS ANCAMAN a. Jenayah komputer Jenayah komputer merujuk kepada penyalahgunaan peralatan komputer bagi merosakkan, mencuri, atau mengubah data dalam komputer bagi tujuan tertentu. Jenayah komputer sukar dibuktikan atau dikesan disebabkan kehilangan data atau penyalinan data berlaku secara maya dan tidak dapat dibuktikan secara fizikal. Selain itu jenayah komputer juga berbeza antara satu kawasan ke kawasan lain. Tambahan lagi, perkembangan perhubungan data antarabangsa terutama sekali internet telah menyebabkan tugas polis menjadi semakin sukar. Contoh jenayah computer ialah :- • Penipuan (komputer) yang dilakukan dengan mengubah rekod rekod komputer. • Spam iaitu menghantar iklan yang tidak dikehendaki secara berlebihan ke dalam akaun e-mel mangsa. • Phishing iaitu menyamar sebagai laman web sah dan seterusnya memujuk mangsa mengklik pautan melalui e-mel yang seterusnya akan membawa bersama maklumat sulit pengguna. • Melancarkan perisian pengintip yang memasuki komputer orang lain tanpa disedari, sama ada untuk mencuri maklumat mangsa ataupun untuk melancarkan tetingkap "pop-up" iklan secara berterusan. • Memasuki atau mengubah program atau data tanpa kebenaran Pencerobohan (komputer). • Perisikan perindustrian • Menghasil dan menyebarkan virus komputer
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 3/12 • Teknik Salami iaitu perbuatan mencuri wang berulang kali pada kuantiti yang sangat kecil. • Cetak rompak b. Kelemahan manusia Kelemahan manusia kerapkali mengakibatkan pelanggaran keselamatan dan mungkin berkesudahan dengan perkara rasmi diketahui oleh pihak yang tidak diberi kebenaran Kelemahan-kelemahan termasuklah :- • Keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik hati saudara-mara, sahabat handai, dan rakan taulan mengenai suatu perkara terperingkat • Kecuaian tidak mematuhi arahan-arahan keselamatan • Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon, atau di tempat awam mengenai perkara terperingkat c. Bencana Alam Antara bencana alam yang boleh memberikan ancaman kepada perjalanan pejabat :- • Banjir • Gempa Bumi • Kebakaran 2. KESELAMATAN PERSEKITARAN PEJABAT a) Kawasan Terperingkat : – Langkah-Langkah diambil :- • Mengadakan pagar, lampu keselamatan dan menghadkan pintu keluar masuk, • Mengadakan perkhidmatan pengawal keselamatan,
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 4/12 • Mengadakan papan kenyataan memaklumkan kawasan/tempat itu Kawasan/Tempat Larangan, • Mewujudkan Sistem Pas Keselamatan / Kad Pengenalan Jabatan b) Keselamatan bangunan Bertujuan untuk menghalang orang-orang yang tidak dibenarkan daripada memerhati, mendengar dan memperolehi perkara-perkara terperingkat daripada luar/dalam dengan memasuki pejabat secara haram. Langkah-Langkah diambil :- • Mengadakan jalan keluar masuk dan mengadakan kaunter, • Menyediakan/memperkukuhkan tingkap-tingkap dan pintu-pintu dan dilengkapkan dengan kunci-kunci keselamatan, • Memperkukuhkan dinding dan siling, • Memasang alat pengalisan bunyi, penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik, elektrik dan elektronik, • Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat, • Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan. c) Kawalan Kunci Keselamatan • Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memberi kawalan yang rapi serta mengeluarkan arahan keselamatan. • Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau kuncikunci keselamatan bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci tersebut • Peti keselamatan hendaklah digunakan bagi menyimpan semua anak kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua • Anak kunci tidak boleh dilabel atau ditanda dan tidak boleh dirangkai dengan anak kunci lain seperti kunci persendirian • Anak kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa Kebenaran
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 5/12 • Peti keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira perlu :- o Menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang yang mengetahui bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombor telah dikompromi; o Menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri. d) Jenis-jenis kawalan keselamatan pejabat • Akses biometric Sistem Biometrik pada asasnya merupakan sistem pengecaman untuk mengesahkan (verify) atau mengenal pasti (identify) seseorang individu berdasarkan ciri-ciri biologi atau tingkah laku. Jenis-jenis biometric :- o Cap Jari Teknologi cap jari menggunakan imej optik atau electronic field imaging untuk mengenal pasti identiti melalui pattern-matching dan minutiaes. Imbasan cap jari individu akan dibandingkan dengan templat cap jari yang disimpan di dalam sistem. Kaedah biometrik ini mempunyai tahap ketepatan yang tinggi di mana telah terbukti tidak terdapat lebih dari satu individu yang mempunyai cap jari yang serupa. Kaedah ini telah lama digunakan di peringkat global bagi pengesahan identiti individu dan pengenalpastian penjenayah. o Anak mata (Irish) Teknik ini menggunakan ciri-ciri imej anak mata yang unik. Alat pengimbas mata akan mengambil foto mata yang beresolusi tinggi dan merekodkan data tersebut. Data ini seterusnya akan ditukarkan kepada algoritma dan dibandingkan dengan karakter dan bentuk anak mata yang
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 6/12 telah direkodkan. Kaedah ini sesuai digunakan untuk akses lokasi-lokasi yang bertahap keselamatan yang tinggi, contohnya memasuki bilik kebal yang mengandungi bahanbahan rahsia. o Muka Teknologi biometrik ini menggunakan imbasan imej muka iaitu reka bentuk muka sebagai pengesahan identiti seperti kedudukan hidung, mata, dagu dan mulut. Sistem pengenalpastian muka akan membuat analisis ke atas data dan membandingkannya dengan templat muka yang terdapat di dalam kad pintar (smart card) atau templat muka di dalam pangkalan data. Dari segi ketepatan, kaedah ini adalah kurang tepat jika imej muka yang diimbas dibandingkan dari sudut yang berbeza. Kaedah ini sesuai digunakan bagi mengesan penjenayah terutamanya di kawasan-kawasan tumpuan orang awam seperti di lapangan terbang dan sebagainya. o Suara Kaedah imbasan suara membolehkan rakaman suara yang direkodkan, disimpan dalam komputer dalam jangka masa tertentu. Perisian bagi pengenalpastian suara individu akan merekodkan cara percakapan serta frekuensi setiap perkataan. Sistem yang baik akan dapat mengenal pasti suara percakapan walaupun berubah, contohnya serak. Kaedah ini sesuai digunakan bagi aplikasi yang banyak berinteraksi dengan suara. Antaranya, capaian kepada akaun bagi perkhidmatan perbankan dan pengenalpastian pelanggan bagi perkhidmatan panggilan oleh operator.
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 7/12 o Geometri tangan Pengenalpastian individu menggunakan kaedah imbasan tapak tangan adalah mudah dan ringkas. Kaedah ini menumpukan kepada tiga (3) dimensi bentuk tapak tangan iaitu merangkumi imej tapak tangan yang terdiri daripada panjang (length), tebal (thickness), struktur tulang, lengkungan (curve) dan jarak antara sendi tangan (joints of the hand). Sistem/alat imbasan tangan akan membuat pemadanan antara imej yang dibaca dengan imej yang telah didaftarkan. • Pemadam Api Kelas Api Jenis Alat Pemadam Api Kelas A Api yang melibatkan Benda pepejal yang biasanya bahan organic seperti kayu, kertas, getah dan lain-lain. Tepung Kering, Air, CO2 Kelas B Api yang melibatkan benda yang berbentuk cecair atau bahan pepejal yang boleh dicairkan seperti petrol, diesel, minyak api, cat dll Tepung kering, buih (jangan gunakan air) Kelas C Api yang meilbatkan gas atau gas cecair LPG Acetylene, Butane, Metane, Propane dll Tepung kering, Air Kelas D Api yang melibatkan logam seperti aluminium, zing, potassium, sodium, kalsium dll Tepung kering (Jangan Gunakan air)
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 8/12 • “Water Sprinkler” o Merupakan sistem yang dirancang supaya berkemampuan mengesan, mengawal dan memadam kebakaran serta memberi amaran kebakaran kepada penghuni bangunan. o Sistem ini bertindak secara automatic tanpa bantuan manusia. o Bagaimana sistem semburan air bertindak secara automatic? o Air merupakan agen pemadaman yang baik untuk memadam kebakaran o Semburan air secara berterusan ke atas permukaan api dan haba mampu merendahkan suhu proses pembakaran dan menghalang nyalaan api merebak ke ruang yang berhampiran o Terdapat penutup logam di bahagian atas bebuli kaca untuk menahan air dari mengalir keluar melalui kepala pemercik o Haba dari proses pembakaran akan meningkatkan suhu ruang dan menyebabkan cecair di dalam bebuli ini akan mengembang, Apabila suhu meningkat, bebuli kaca akan pecah dan penutup logam akan jatuh menyebabkan air mengalir keluar dan mengenai plat “deflector” untuk membentuk semburan air. o Apabila “flow switch” mengesan aliran air di dalam paip agihan, isyarat akan dihantar kepada panel penggera untuk membunyikan lonceng amaran kebakaran dan pada masa yang sama “pressure switch” mengesan kejatuhan tekanan air dan mengeraakkan pam “jockey”. o Pam “jockey” akan beroperasi secara automatic untuk melaraskan perubahan tekanan air di dalam paip
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 9/12 o Apabila tekanan semakin berkurangan, pam “duty” akan beroperasi secara automatic dan pam “ jockey” akan berhenti secara automatic. o Apabila kebakaran telah padam sepenuhnya, aliran air di dalam perpaipan akan diberhentikan dengan menggunakan injap “butterfly” yang terdapat di zon kebakaran dan pam “duty” akan diberhentikan secara manual. o Sistem hendaklah mempunyai talian sambungan terus ke Balai Bomba berhampiran. Rajah 1: Water Sprinkler 3. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 a) Falsafah dan prinsip Tanggungjawab memastikan keselamatan dan kesihatan di tempat kerja terletak atas mereka yang mewujudkan risiko dan mereka yang bekerja dengan risiko tersebut • Peraturan Kendiri (Self Regulation) • Perundingan • Kerjasama dan penglibatan pekerja
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 10/12 b) Kandungan OSHA 1994 Mengandungi 15 bahagian • Permulaan (Preliminary); • Perlantikan Pegawai (Appointment of Officers); • Majlis Negara bagi Keselamatan & Kesihatan (National Council for OSH); • Kewajipan Am Majikan & Orang Yang Bekerja Sendiri (General Duties of Employers and Self-Employed Persons) • Kewajipan Am Perekabentuk, Pengilang & Pembekal (General Duties of Designers, Manufacturers and Suppliers); • Kewajipan Am Pekerja (General Duties of Employees); • Organisasi Keselamatan & Kesihatan (Safety and Health Organizations); • Pemberitahuan Mengenai Kemalangan, Kejadian; Berbahaya, Keracunan Pekerjaan & Penyakit Pekerjaan & Siasatan (Notification of Accidents, Dangerous Occurrence, Occupational Poisoning and Occupational Diseases and Inquiry); • Larangan Terhadap Penggunaan Loji atau Bahan (Prohibition Against Use of Plant or Substance); • Tataamalan Industri (Industry Codes of Practice); • Penguatkuasaan & Penyiasatan (Enforcement and Investigation); • Liabiliti bagi Kesalahan (Liability for Offences); • Rayuan (Appeals); • Peraturan-peraturan (Regulations) • Pelbagai (Miscellaneous).
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 11/12 SOALAN: 1. Apakah maksud jenayah komputer? ……………………………………………………………………………………………… ……........................................................................................................................... ............................................................................................................................… ……………………………………………………………………………………………… 2. Senaraikan tiga (3) kelemahan-kelemahan manusia. a) ……………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………… 3. Senaraikan sembilan (9) jenis-jenis jenayah komputer. a) ……………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………… d) ....................................................................................................................... e) ........................................................................................................................ f) ....................................................................................................................... g) ........................................................................................................................ h) ........................................................................................................................ i) ........................................................................................................................
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(1/3) Muka Surat : 12/12 RUJUKAN: 1. Sistem Keselamatan dan Kesihatan di Pejabat https://eksa.lada.gov.my/eksa/pelaksanaan/keselamatan-persekitaran, 19 Jun 2010, 2.20 pm 2. Pengurusan Keselamatan di Pejabat https://www.miros.gov.my/userfiles/file/COP_Kod_Amalan_KeselamatanKesihatan Persekitaran_Sektor.pdf, 20 Jun 2010, 3.50 pm
TAJUK: PENGURUSAN FAIL JABATAN TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai pengurusan lokasi simpanan fail di pejabat yang perlu dikenalpasti mengikut prosedur. KOD DAN NAMA PROGRAM FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION TAHAP 3 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-024-3:2012-C06 OFFICE SAFETY & SECURITY ADMINISTRATION NO DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA 1. IDENTIFY SAFETY & SECURITY MEASURE IN OFFICE ENVIRONMENT 2. ADMINISTER OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM 3. REPORT OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM ADMINISTRATION ACTIVITIES NO KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 1/9 INTRA INTERNATIONAL COLLEGE, NO. 21 & 23 JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR, SELANGOR DARUL EHSAN. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 2/9 PENERANGAN: 1. LOKASI PENYIMPANAN FAIL ATAU KEADAAN DI TEMPAT PENYIMPANAN FAIL a. Suhu bilik Suhu bilik hendaklah sentiasa sederhana b. Kipas Jika di dalam bilik tersebut menggunakan kipas, pastikan ianya tidak dipasang terlalu laju supaya ianya tidak terbang atau hilang c. Alat pemadam api Menggunakan untuk mengelakkan daripada kebakaran. Hendaklah dijauhkan daripada bahan merbahaya yang boleh merosakkan fail d. Blackout Jangan menggunakan bahan api seperti mancis dan lilin Gunakan lampu kecemasan supaya pekerja dapat melakukan tugas dengan baik e. Rak bertingkat Susunan fail penting di bahagian atas, yang kurang penting di bahagian bawah f. Alat pancutan air Pastikan alat tersebut ada bagi mengelakkan kebakaran g. Kunci bilik fail Pastikan hanya boleh dipegang oleh kerani fail atau ketua-ketua jabatan
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 3/9 h. Bilik fail tidak terbuka Harus ditutup semula jika bilik fail terbuka i. Rekod buku log Setiap peminjam dokumen atau fail mestilah menulis maklumat diri atau merekod di dalam buku log supaya mudah dirujuk. 2. PENGURUSAN FAIL a. Pembukaan fail Aspek-aspek yang dilaporkan ialah :- i. Mempunyai pegawai tertentu yang bertanggungjawab bagi perkara berikut :- • Memberikan tajuk fail yang tepat berasaskan perkara yang diuruskan • Memberikan nombor rujukan yang betul berdasarkan kod klasifikasi • Mengklasifikasikan keselamatan fail mengikut warna kulit fail o Rahsia besar (kuning berpalang merah) o Rahsia (merah jambu) o Sulit (hijau) o Terhad ( putih ditanda / cop perkataan TERHAD) o Bebas (Putih) • Mendaftarkan Nombor Rujukan fail di dalam salah satu dokumen berikut: o Buku pendaftaran fail • Memasukkan kertas minit di bahagian kulit fail • Mencatatkan kandungan surat yang mengandungi butir-butir berikut: o Nombor kandungan o Jabatan Pengirim o Tarikh surat kandungan di kertas minit
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 4/9 b. Pembukaan fail sambungan Aspek-aspek yang dilaporkan ialah :- i. Peranan dan penglibatan pihak pengurusan dalam aktiviti-aktiviti berikut:- • Membuka fail sambungan selepas kandungan mencapai 100 atau satu inci tebal • Membuka kulit 2 bagi fail sambungan dengan tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan fail asal • Bilangan kandungan dalam fail dan dimulakan dengan nombor (1) c. Pergerakan fail Aspek-aspek yang boleh dilaporkan adalah :- i. Memaklumkan pergerakan fail kepada kerani melalui: • Borang pergerakan fail • Telefon • Memo ii. Mencatatkan pergerakan fail dalam doket dan faharasat bilangan atau dalam lain-lain dokumen seperti kad pergerakan fail iii. Pinjaman fail • Tanggungjawab ini diuruskan oleh kerani pemfailan • Peminjam mesti mengisi borang atau log book yang terdapat di dalam butir-butir seperti berikut :- o Nama peminjam o Nama fail o Nama jabatan o Tarikh pinjam o Tarikh pulang o Tandatangan
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 5/9 • Kerani hendaklah memastikan fail sentiasa dikemaskini dan pastikan peminjam memulangkan fail-fail tersebut tepat pada tarikh yang ditetapkan • Kerani hendaklah menyimpan rekod peminjaman fail iv. Memudahkan fail daripada peminjam yang pertama • Peminjam pertama hendaklah menguruskan hal tersebut • Contohnya: o Memaklumkan kepada kerani fail maklumat tentang peminjam fail tersebut o Mengisi rekod atau buku log pinjaman fail • Peminjam yang pertama hendaklah bertanggungjawab ke atas fail tersebut v. Kawalan untuk kemasukan • Hanya orang-orang tertentu sahaja yang boleh membuka, meminjam dan menguruskan fail-fail tersebut. • Kerani fail perlu mempunyai senarai nama orang yang boleh meminjam, membuka dan menguruskan fail tersebut. vi. Untuk mengeluarkan dokumen daripada satu fail • Tidak seharusnya dikeluarkan dokumen-dokumen tersebut tanpa diketahui oleh sesiapa • Ini kerana risiko dokumen untuk hilang amat tinggi • Jika dokumen iru diperlukan, kerani harus membuat salinan dokumen tersebut barulah diserahkan kepada peminjam • Perlukan kebenaran dari pihak atasan bergantung pada kategori fail
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 6/9 • Kategori fail adalah :- o Rahsia besar – Hanya boleh dipinjam oleh ahli lembaga pengarah o Rahsia – Untuk kakitangan syarikat o Sulit – Untuk kakitangan lama o Terhad – Untuk jabatan sahaja o Terbuka – boleh dipinjam oleh semua orang d. Mendapatkan fail i. Masa yang diambil bagi mendapatkan fail ii. Kekerapan fail yang tidak dapat dikesan iii. Staf yang bertanggungjawab untuk mendapatkan fail iv. Fail sementara digunakan jika fail asal tidak dapat dikesan v. Fail sementara dikandungkan di dalam fail asal apabila dijumpai e. Penyimpanan fail i. Bilik fail mempunyai :- • Rak yang mencukupi • Rak yang ditampal dengan nombor rujukan fail • Susunan rak fail yang teratur • Ruang bilik yang mencukupi • Bilik fail yang kemas dan teratur • Cahaya lampu yang terang • Ciri-ciri keselamatan seperti :- o Sprinkle o Alat pemadam api o Perlindungan daripada makhluk perosak seperti lipas o Bilik fail sentiasa berkunci • Kabinet besi dengan :- o Bilangan yang mencukupi
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 7/9 o Ditampal dengan nombor rujukan fail o Susunan fail yang teratur o Sentiasa berkunci f. Pelupusan fail i. Kekerapan mengasingkan fail-fail aktif dengan yang tidak aktif ii. Kekerapan memindahkan fail aktif ke arkib Negara g. Sokongan pengurusan i. Penglibatan pihak pengurusan dalam aktiviti-aktiviti berikut: • Pewujudan sistem fail yang cekap • Mengkaji semula sistem fail dari semasa ke semasa • Pendidikan latihan untuk peningkatan pengetahuan dan kemahiran pekerja
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 8/9 SOALAN: 1. Apakah maksud rekod buku log? ……………………………………………………………………………………………… ……........................................................................................................................... ............................................................................................................................… ……………………………………………………………………………………………… 2. Senaraikan sembilan (9) lokasi penyimpanan fail atau keadaan di tempat penyimpanan fail. a) ……………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………… d) ……………………………………………………………………………………… e) ...................................................................................................................... f) ....................................................................................................................... g) ....................................................................................................................... h) ....................................................................................................................... i) .......................................................................................................................
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(2/3) Muka Surat : 9/9 RUJUKAN: 1. Panduan Urusan Fail http://www.mbpp.gov.my/sites/default/files/19.%20panduan_urusan_fail%20KPKT.p df 19 Jun 2010, 2.20 pm 2. Sistem Fail dan Klasifikasi Fail http://reg.upm.edu.my/reg/doc/nota_latihan/Klasifikasi%20Fail%20(2).pdf, 20 Jun 2010, 3.50 pm 3. Pengurusan Fail https://www.slideshare.net/MgkkKluangJohor/pengurusan-fail, 12 Jun 2010, 5.00 pm 4. Panduan Pembukaan dan Penutup Fail http://jksns.ns.gov.my/images/unit_rekod/PANDUAN-PEMBUKAAN-DANPENUTUPAN_FAIL.pdf, 12 Jun 2010, 5.20 pm
TAJUK: LAPORAN PENGURUSAN KESELAMATAN DI PEJABAT TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai laporan pengurusan keselamatan persekitaran pejabat yang perlu dikenalpasti mengikut prosedur. KOD DAN NAMA PROGRAM FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERVISION TAHAP 3 NO DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-024-3:2012-C06 OFFICE SAFETY & SECURITY ADMINISTRATION NO DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA 1. IDENTIFY SAFETY & SECURITY MEASURE IN OFFICE ENVIRONMENT 2. ADMINISTER OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM 3. REPORT OFFICE SAFETY AND SECURITY SYSTEM ADMINISTRATION ACTIVITIES NO KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 1/10 INTRA INTERNATIONAL COLLEGE, NO. 21 & 23 JALAN RAJA IDRIS, PEKAN KUALA SELANGOR, 45000 KUALA SELANGOR, SELANGOR DARUL EHSAN. KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 2/10 PENERANGAN: 1. PENGELASAN DOKUMEN DAN MAKLUMAT i. Rahsia besar Dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. ii. Rahsia Dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. iii. Sulit Dokumen, maklumat dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran. iv. Terhad Dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan diberikan satu tahap perlindungan keselamatan 2. PENYIMPANAN SELAMAT • Rahsia besar/rahsia - dalam bilik kebal/peti besi dengan kunci kombinasi • Rahsia untuk simpanan sementara boleh dalam kabinet keluli lengkap dengan palang dan berkunci mangga • Sulit/terhad dalam kabinet/almari keluli sebaik-baiknya lengkap
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 3/10 dengan palang dan berkunci mengga • Sulit/terhad untuk simpanan sementara dalam bekas berkunci yang dibenarkan 3. MEMBAWA DOKUMEN KELUAR DARI PEJABAT • Rahsia Besar & Rahsia Kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Kementerian/ Setiausaha Kerajaan Negeri • Sulit & Terhad Kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan 4. PROSEDUR PENGHANTARAN • Dalam sesebuah pejabat • Lain jabatan dalam bangunan • Kawasan/bandar yang sama • Lain-lain tempat dalam Malaysia • Ke luar Malaysia a) Penghantaran surat terperingkat • Menggunakan peti/beg berkunci o Guna borang akuan terima o Satu sampul surat o Ditanda dengan nombor rujukan,nama dan alamat penerima • Menggunakan satu lapis sampul surat b) Penghantaran melalui pos • Sistem dua lapis sampul surat o Surat dalam o Surat Luar
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 4/10 c) Pelepasan perkara terperingkat • Ke negara lain tidak boleh sama sekali tanpa kebenaran Kerajaan • Kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan - Secara lisan - Prinsip lihat dan kembalikan d) Kaedah-kaedahnya:- • Perkara terperingkat yang minimum sahaja dilepaskan • Penerima boleh dipercayai dan diberi kesedaran serta kepentingan menjaga maklumat terperingkat • Penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpan dengan selamat 5. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAN TINDAKAN PENGFUNGSIAN BANGUNAN KETIKA KECEMASAN a) Tujuan o Pegawai / kakitangan dan orang awam dapat bertindak dengan tenang dan selamat semasa kecemasan / bencana seperti kebakaran atau gempa bumi yang memerlukan tindakan pengungsian bangunan. o Pegawai / kakitangan dapat melaksanakan tanggungjawab mereka dengan selamat dan teratur semasa berlaku kecemasan / bencana o Kemudahan dan peralatan yang sedia ada dapat digunakan mengikut perancangan untuk menyelamatkan diri o Pemindahan keluar Pegawai / kakitangan daripada bangunan dapat dilakukan dengan teratur dan pantas.
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 5/10 b) Ringkasan prosedur Secara umumnya, jika berlaku kecemasan / bencana, tindakan-tindakan berikut perlu diambil dengan segera iaitu :- o Memastikan bunyi alarm automatik / membunyikan alat pengera manual o Cuba lawan kebakaran jika kebakaran yang berlaku adalah kecil o Menghubungi Jabatan Bomba dan Penyelamat / Pegawai Keselamatan Jabatan / Juruteknik Unit Pembangunan & Senggaraan (UPS) / Pengawal Keselamatan o Pegawai Keselamatan Jabatan membentuk Pasukan Quick Respose Team secara adhoc o Menghentikan mesin / proses kerja dan memutuskan bekalan kuasa o Memastikan semua dokumen penting disimpan dan dikunci dengan selamat o Mengosongkan bangunan (pengungsian) dengan teratur dan pantas o Bergerak ke tempat berkumpul atau Assembly Point dengan teratur dan pantas o Mengambil kedatangan untuk dilaporkan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan / Quick Respose Team / Pengawal Keselamatan o Pegawai Keselamatan Jabatan / Quick Response Team (QRT) / Pengawal Keselamatan perlu menyampaikan keseluruhan
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 6/10 maklumat kecemasan / bencana kepada Komander Operasi Bomba yang tiba di lokasi c) Prosedur Kecemasan Kebakaran • Tindakan Menyelamatkan diri :- o Hentikan kerja serta-merta dan matikan semua punca elektrik berdekatan anda serta cabutkan plug o Hendaklah KELUAR IKUT LALUAN PELAN KECEMASAN PMK o Jangan berlari, tolak-menolak dan panic o Jangan berpatah-balik untuk mengambil barang yang tertinggal o Berikan kerjasama sepenuhnya dan patuhi arahan Pasukan Quick Response Team (QRT) o Berkumpul di tempat yang telah ditetapkan o Sila hubungi Balai Bomba terdekat atau dail TALIAN KECEMASAN 999 • Tindakan Jawatankuasa (Pegawai Keselamatan/Pasukan Quick Respose Team (Pasukan QRT) o Bunyikan wisel berulang kali (jika alarm automatik tidak berbunyi) gunakan PA sistem jika perlu o Matikan semua punca elektrik dan cabut plug o Sekiranya kebakaran berlaku di peringkat awal dan tidak mengancam keselamatan diri, sila jalankan usaha memadam. o Jika didapati kebakaran telah merebak dan ada penghuni di bangunan tersebut, beri arahan untuk mengosongkan bangunan. o Arahkan semua lapisan pelajar/ pegawai/ pelawat keluar bangunan melalui pintu kecemasan (jika releven) dan tutup pintu rintangan api selepas keluar. o Arahkan semua pegawai/pelawat berkumpul di tempat berkumpul (Assembly Point) dan pastikan keadaan terkawal.
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 7/10 o Buat panggilan baris (roll-call) di tempat berkumpul dengan menggunakan SENARAI KEHADIRAN dan semak sekiranya ada yang masih tertinggal dalam bangunan bagi kumpulan di bawah kawalan masing-masing. o Jangan benarkan sesiapa pun masuk ke bangunan tersebut melainkan yang berkenaan sahaja. o Hubungi Pegawal Keselamatan bertugas di pondok kawalan untuk bantuan. Jika perlu, terus hubungi Jabatan Bomba dan Penyelamat. o Sedia untuk bekerjasama dengan anggota BOMBA dalam segala aspek. o Sekiranya terdapat kemalangan atau kecederaan, pastikan pesakit diberikan rawatan kecemasan dan dihantar ke klinik/hospital terdekat (mengikut keadaan). • Panduan Menyelamatkan Diri Semasa Kebakaran o Cara-cara Bergerak Semasa Terperangkap Di Dalam Asap Ketika kebakaran, asap merupakan ancaman kerana ia bergerak mendahului api, panas, menyesakkan pernafasan serta beracun dan boleh menyekat jalan menyelamatkan diri dari kebakaran. Sebagai panduan menyelamatkan diri dari kebakaran asap, perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian :- 1. Bertenang, sabar dan berfikir. Panik atau kelam kabut boleh mengakibatkan anda bertindak dengan cara yang salah. 2. Sebelum membuka pintu, pastikan dahulu, jika panas biarkan tertutup. Cari jalan lain untuk menyelamatkan diri. 3. Jika terperangkap dalam asap, rendahkan diri seberapa boleh sebaiknya merangkak di atas lantai dan bernafas pendek-pendek (melalui hidung hingga sampai ke tempat selamat)
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 8/10 4. Kepulan asap yang banyak biasanya boleh menggelapkan/ mengaburkan pandangan. Dalam keadaan sedemikian, gunakan belakang tangan untuk meraba jalan menyusur dinding hingga bertemu pintu keluar. o Terperangkap dalam bangunan terbakar 1. Cuba buka seberapa banyak pintu bertutup antara jarak anda dengan api. 2. Sebagai makluman, pintu-pintu boleh menjadi penyelamat nyawa anda. Tutupkan pintu di belakang anda dan jauhkan diri dari asap dan bahang. Sumbat celah-celah pintu dan lubang angin dengan kain atau apa sahaja bahan yang sesuai bagi mengelakkan asap masuk (pilih bilik bertingkap dan tunggu untuk diselamatkan) 3. Pergi ke tingkap bagi mendapatkan udara bersih dan beri isyarat minta bantuan 4. Buka tingkap di atas dan di bawah untuk membolehkan udara kotor keluar dan udara bersih masuk 5. Jika keadaan semakin buruk, pandang keluar tingkap, balut kaki dengan baju, carpet atau sebagainya (basahkan jika perlu) bagi menahan kepanasan 6. Jangan cuba terjun dari tingkap atau tingkat yang tinggi. Ramai orang terbunuh kerana tergopoh-gapah terjun. Tunggu BOMBA atau pasukan penyelamat, jika benarbenar tiada jalan lain lagi.
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 9/10 SOALAN: 1. Terangkan maksud rahsia besar. ……………………………………………………………………………………………… ……........................................................................................................................... ............................................................................................................................… ……………………………………………………………………………………………… 2. Senaraikan empat (4) prosedur pengelasan dokumen dan maklumat. a) ……………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………… d) ……………………………………………………………………………………… 3. Senaraikan lima (5) prosedur penghantaran. a) ……………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………… d) ....................................................................................................................... e) .......................................................................................................................
NO. KOD FB-024-3:2012-C06/KP(3/3) Muka Surat : 10/10 RUJUKAN: 1. Sistem Keselamatan dan Kesihatan di Pejabat http://www.dosh.gov.my/index.php/ms/perundangan/garispanduan/umum/676-04- garis-panduan-bagi-akta-keselamatan-dan-kesihatan-pekerjaan-1994-akta-514- 2006/file, 19 Jun 2010, 2.20 pm 2. Pengurusan Risiko Di Tempat Kerja hhttp://www.myhealth.gov.my/pengurusan-risiko-di-tempat-kerja/, 20 Jun 2010, 3.00 pm 3. Keselamatan Di Tempat Kerja http://www.moh.gov.bn/SiteCollectionDocuments/Occupational%20Health%20Divisi on/fact%20sheets/form02-07-28.pdf, 20 Jun 2010, 3.50 pm