Teknik-Teknik Mewakilkan Kerja 1. Perjelaskan tugas & pentingnya ia; 2. Pastikan pekerja mampu & mahir; 3. Perjelaskan tanggungjawab & kuasa; 4. Maklumkan kepada semua lain yang terlibat; 5. Galakkan pertanyaan & maklum balas; 6. Tunjukkan keyakinan & kepercayaan; 7. Ukur Prestasi; 8. Maklum balas kepada pekerja.
Tingkatkan keberkesanan 1. Tinggikan harapan, matlamat & tahap prestasi 2. Jangan bebankan dengan laporan atau pantauan yang kerap 3. Sedia mendengar & menghulurkan bantuan 4. Jangan berpatah balik 5. Bersabar
Terangkan faedah mendelegasi (kepada pekerja) 1. Peluang mempelajari sesuatu 2. Meningkatkan kepuasan kerja 3. Peluang menambahkan ganjaran 4. Menaikkan semangat pekerja
Bila anda mendelegasi, anda….. 1. Meningkatkan keberkesanan pengurusan anda 2. Meningkatkan pemikiran kreativiti kumpulanlagi ramai lagi bagus 3. Memberi peluang kepada pekerja membangun 4. Mengelak diri menjadi ‘hero’ 5. Mengelak dari keadaan krisis 6. Memberi anda masa untuk berfikir
Haruskah anda mendelegasi segala-galanya? Ada tugas yang tidak dapat didelegasikan… 1. Menaikkan semangat pekerja 2. Mengukur prestasi pekerja 3. Mendisiplinkan pekerja 4. Membimbing pekerja 5. Kaunseling pekerja 6. Membina pasukan kerja
Peranan Penyelia (dalam mendelegasi) 1. Berkomunikasi dengan jelas 2. Nyatakan kuasa / tanggungjawab 3. Alu-alukan sumbangan pekerja 4. Bincang hasil (outcome) buka cara (method) 5. Tunjukkan keyakinan anda 6. Minta penjelasan 7. Kongsi penghargaan, jangan menyalah 8. Beri konsisten 9. Kenal pekerja anda 10. Utamakan perkembangan pekerja anda
Kenapa delegasi gagal….. 1. Penyelia takut tugas itu gagal 2. Penyelia takut kehilangan kuasa ke atas tugas 3. Penyelia yang suka mengambil tahu segala-galanya 4. Penyelia kurang percaya kepada pekerja 5. Penyelia takut pekerja akan lebih cemerlang darinya 6. Pekerja tidak bersedia 7. Memberi penekanan kepada yang negatif
Elakkan dari….. 1. Menakutkan pekerja 2. Memantau dari jauh 3. Memantau dengan kerap 4. Mengambil alih tugas 5. Terlalu merendah diri
6. Mengawal 1. Tujuan pengawalan 2. Kawalan & standard prosedur 3. Aktiviti sebelum kawalan 4. Teknik-teknik kawalan 5. Mudah mengawal pekerja
Prestasi Kerja Ditentukan oleh: 1. Proses 2. Mesin 3. Pekerja
Apakah yang membolehkan anda melakukan tugas dengan baik? Ilmu Organisasi Kemahiran Sikap
Apakah yang membolehkan anda melakukan tugas dengan baik? Sikap
Penilaian Prestasi • Proses menetukan setakat mana pekerja menjalankan tugasnya sebagaimana tugas itu sepatutnya dilakukan • Penilaian Prestasi ialah sebahagian dari Pengurusan Prestasi (Performance Management)
Pengurusan Prestasi • Pengurusan Prestasi ialah proses menjaga pekerja agar dia melakukan tugas sebagaiman yang telah diberikan kepadanya • Proses menilai prestasi termasuk di bawah Pengurusan Prestasi
Pengurusan Prestasi 1.Pekerja 2.Perlakuan 3.Hasil Kerja 4.Penilaian Ketua 5.Tindakan Syarikat Kemahiran Kecekapan Kebolehan Kelayakan Motif Minat Ilmu Nilai Tindakan Perangai Sikap Pergerakan Tindakbalas Susulan Keprihatinan Hasil Pencapaian Keluaran Produktiviti Kesilapan Pencegahan Menilai Mengukur Kadar Membanding Imbuhan Kenaikan Gaji Tukar Jabatan Naik pangkat Latihan Kaunseling Perubahan Disiplin Buang kerja
Rancang pembangunan pekerja 1. Latihan dalam kerja (OJT) 2. Latihan asas 3. Latihan bimbingan 4. Kursus luaran 5. Tugasan
Kawalan 4M 1. M 2. M 3. M 4. M Siapa yang harus menyediakan 4M tersebut?
TOPIK 5 Memulakan tugas sebagai Penyelia Apa itu penyelia? Perancangan Kepimpinan mendelegasi Mengawal o Disiplin o Komunikasi o Keberkesanan Diri
Apakah itu Kawalan?
Proses Kawalan • Semangat • Kepimpinan • Komunikasi • Pasukan • Strandard • Cara Kerja •Ukuran • Tindakan • Matlamat • Sumber • Strategi • Tujuan Rancang Susun Kawal Pimpim
Langkah-langkah kawalan 1. Pengukuran 2. Perbandingan 3. Tindakan
Memudahkan kawalan 1. Usaha pencegahan 2. Tindakan baik-pulih sendiri mesin 3. Jelaskan tanggungjawab yang membolehkan kawalan sendiri (self control) 4. Jelaskan ganjaran & hukuman
Teknik kawalan 1. Teknik Pengecualian- “Jangan beritahu saya kecuali jika….” 2. Kawalan tempat kritikal 1. Paling mungkin silap 2. Paling penting untuk proses ini 3. Paling mudah atau murah 3. Hasil
Terlebih kawal (Over Control)?
TOPIK 6 Memulakan tugas sebagai Penyelia Apa itu penyelia? Perancangan Kepimpinan mendelegasi Mengawal Disiplin o Komunikasi o Keberkesanan Diri
7. Disiplin • Tujuan Disiplin • Menjaga disiplin • Menyimpan rekod perlakuan • Tugas penyelia di dalam menangani displin Latihan Analisa Kes : Menangani pekerja bermasalah
Pekerja Bermasalah
Pekerja Bermasalah TEKNIK TELUR
Tindakan Disiplin berkesan 1. Pekerja sudah dimaklumkan akan peraturan tersebut 2. Peraturan itu adil 3. Siasat sebelum bertindak 1. Sekali atau banyak kali? 2. Wajar? 3. Bukti? 4. Hukuman itu setimpal
Menagani pekerja Bermasalah 1. Segera 2. Melalui saluran betul 3. Ikut peraturan & undang-undang 4. Simpan rekod 5. Jelaskan tugas & peranan Pekerja lain akan bersemangat apabila majikan mengambil tindakan ke atas mereka yang melanggar peraturan
Disiplin Bertingkat Kesalahan Hukuman Ringan Pertama Kedua Ketiga Keempat Tiada gangguan atau kerosakan Amaran oleh penyelia Amaran di hadapan pengurus Amaran bertulis dari HR Dianggap kesalahan berat Berat Pertama Kedua Ketiga Sengaja melanggar peraturan Gantung kerja 5 hari Gantung kerja 10 hari Di berhenti kerja Jenayah Pertama Melanggar undang2 Lapor ke HR/ Polis / Pejabat Buruh Di berhenti kerja
Mengendalikan pekerja bermasalah Pendekatan Dapur Panas 1. Segera 2. Konsisten 3. Tidak mengenali sesiapa 4. Amaran awal
Kawalan Disiplin Terlalu Ketat? Kreativiti?
Tugasan & Kemanusian Tugasan Kemanusian
TOPIK 7 Memulakan tugas sebagai Penyelia Apa itu penyelia? Perancangan Kepimpinan mendelegasi Mengawal Disiplin Komunikasi o Keberkesanan Diri
8. Berkomunikasi : Bercakap Dan Mendengar • Komunikasi dua-hala? • Meningkatkan hasil melalui komunikasi • Kemahiran mendengar • Bahasa Tubuh (Body language) • Effective Report Writing Latihan kelas : Kesilapan Komunikasi
Cara Berkomunikasi V A K
Memahami kenapa kita berkomunikasi
Memahami penerima/ pendengar
Komunikasi Proses penghantaran maklumat PengirimPenerima maklumat
Masalah? Gangguan
Perlu disampaikan dengan jelas
Pendengar tahu apa yang perlu dilakukan
Maklumat yang disampaikan mestilah meyakinkan
Kemahiran Mendengar
Mendengar secara aktif 1. Kurangkan gangguan 2. Tumpukan perhatian 3. Lihat penyampai 4. Berfikiran terbuka 5. Jangan terpengaruh dengan perkataan besar 6. Bertanya & minta penjelasan 7. Ambil nota
BODY LANGUAGE
Merenung
Sentuhan
Jarak peribadi