02-NOTA DOKUMENTASI EOMS-22 & 23 FEB

Bengkel
Penyesuaian Maklumat
Didokumentasikan SPK
Dengan Keperluan

EOMS ISO 21001:2018

22 – 23 Ridzuan Muhammad
Februari 2021

1

Profil Syarikat

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 2

Objektif Bengkel

Meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran asas
berkaitan keperluan EOMS
ISO 21001:2018 dari aspek
kefahaman dan
pembangunan maklumat
didokumentasikan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 3

A

Pengenalan
Ringkas Maklumat
Dokumentasi

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 4

Kerangka Kerja
EOMS

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 5

Struktur Umum 6
Maklumat Didokumetasikan

Manual
EOMS

Prosedur EOMS

Arahan kerja, garis panduan, pekeliling
(Dalaman dan luaran)

Borang/rekod/log
(Dalaman dan luaran)

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

B

Klausa Berkaitan
Maklumat
Dokumentasikan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 7

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

7.5.1 EOMS Organisasi Pendidikan
: hendaklah merangkumi:

a. maklumat didokumentasikan,
yang diperlukan oleh Standard
EOMS;

b. maklumat didokumentasikan
yang ditentukan oleh Organisasi
Pendidikan sebagai perlu untuk
keberkesanan EOMS.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 8

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

Takat maklumat didokumentasikan
berga: ntung kepada:

saiz organisasi kerumitan proses kekompetenan
dan jenis aktiviti dan interaksinya sumber manusia

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 9

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

7.5.2 Mewujudkan dan mengemaskini
: Pastikan kewajaran (appropriate):

a. identifikasi dan deskripsi;
b. format dan *media, ambil kira

keperluan capaian pelajar
berkeperluan khas;
c. disemak dan diluluskan kesesuaian
dan kecukupannya.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 10

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan

: 7.5.3.1 Maklumat didokumentasikan dikawal
bagi memastikan:

a. keberadaanya (available) dan sesuai untuk
kegunaan, di mana dan bila ia dikehendaki;

b. dipelihara secukupnya (contoh: daripada
kehilangan kerahsiaannya, penggunaan yang
tidak sesuai, kehilangan integriti atau diubah
secara tidak sengaja).

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 11

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan
: 7.5.3.2 Ciri kawalan maklumat yang

didokumenkan, :
a. pengedaran, capaian, pencarian semula dan

kegunaan;
b. pelindungan dan keselamatan, termasuk

lampau ulang (redundancy)
c. penyimpanan dan pengekalan, termasuklah

pemeliharaan kemudahbacaan (legibility);

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 12

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan
: (7.5.3.2 – sambungan)

d. kawalan perubahan (contoh: kawalan
versi);

e. tempoh simpanan dan pelupusan;
f. memastikan kerahsiaan;
g. menghalang daripada penggunaan secara

tidak sengaja maklumat didokumentasikan
yang usang (obsolete).

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 13

Klausa Utama Berkaitan
Maklumat Didokumetasikan

Kawalan maklumat didokumentasikan

:

dalam *media elektronik

a. Elemen capaian (kebenaran untuk
melihat/mengubah maklumat/muat
turun dan muat naik dsb.);

b. Pengurusan kata kunci;
c. Simpanan / back up;
d. Pelupusan/arkib;
e. Elemen lain yang seumpamanya.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 14

Klausa
Selain 7.5

4.4.1

c. Menentu dan menggunakan kriteria dan kaedah
(termasuk pemantauan, pengukuran dan
petunjuk prestasi berkenaan) yang diperlukan
bagi memastikan operasi yang berkesan dan
kawalan terhadap proses-proses ini;

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 15

Klausa
Selain 7.5

8.1.1
d. m: enentu dan menyimpan maklumat

didokumentasikan mengikut takat yang
diperlukan:
1. untuk memberi jaminan yang proses

dilaksanakan seperti dirancang;
2. untuk menunjukkan keakuran produk dan

perkhidmatan pendidikan terhadap
keperluannya.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 16

Klausa
Selain 7.5

8.5.:5.1
a. terdapatnya maklumat didokumentasikan

yang mentakrifkan (defines):
1. ciri produk pendidikan yang akan

dihasilkan, perkhidmatan pendidikan yang
akan diberikan, atau aktiviti yang akan
dilaksanakan;

2. keputusan yang akan dicapai;

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 17

Tugasan:
Rujuk Bahan
Yang Dibekalkan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 18

Tugasan
Bengkel

1. Catat penerangan yang disampaikan oleh
penceramah pada salinan Standard yang
diedarkan/kertas kosong.

2. Catatan ini akan digunakan untuk sesi Bengkel
Maklumat Didokumentasikan, Bengkel
Pengurusan Pelan Risiko & Peluang, Bengkel
Audit Dalaman dan Bengkel Kajian Semula
Pengurusan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 19

20