Manual de Puestos

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent
 Apply appropriate escalation and reporting
rules in high risk cases National Regional 10%
Director P&C
 Support Management at all levels in ensuring
healthy work/home balance, staff well-being, Director
security and appropriate arrangement for
stress management X well known in all levels.

 Promote a work environment that  NO´s count with teams
demonstrates fairness, openness and equity prepared to facilitate,

X investigate and report on
Employee relation cases.

X
X

G. Staffing, Workforce Planning and X
Diversity

 Ensure a leading edge recruitment and X X
selection process is in place to attract and X X
select top talent whilst maintaining local and
global standards, processes and policies. X
X
 Ensure efficient recruitment processes in
place and participates in selection of key
roles for National Offices in his/her HUB.

 Ensure annual Workforce Plans are well
conducted in NO of the HUB.

 Lead the creation of an orientation and on-
boarding strategy that will drive retention by
orienting and engaging new employees.

 Evaluate and escalate NO’s major issues of
diversity/discrimination and conflict.

H. Staff Care and Well-Being X

 Take lead in identifying staff care and  Development of NO
wellbeing gaps and how to address them.
staffing plan.
 Develop a staff care and wellbeing programs
and initiatives.  Positions are filled with top
talents
 Model and promote wellness in the X
workplace, life balance, servant leadership X  Staff is recruited, well

X welcomed and oriented.

51  Keep indicators and good
level of quality in hiring
processes. 20%

 Hiring Managers are well

informed about the

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director P&C

Director

X recruitment processes,
 Staffing plan is implemented

X

X  Staff received all the
support needed for their
wellbeing

X

X

X

X

X

X

5%

X
52

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director P&C

Director

X

X

5%
X

X

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
List education, knowledge & skills, licenses preferred, and all experiences required to perform this position in a
fully competent manner.
Minimum Education, Training and Experience Requirements to Qualify for the Position:

List academic, technical skills or other knowledge required as a minimum qualification for this position.

1. Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Psychology or a related field
2. MBA in Business Administration, Organizational Development or related field preferred
3. Proficiency in English as a second language

List additional work experience required as a minimum qualification for this position.

53

1. Minimum 5 years’ experience in Human Resources position with medium business/medium
NGO/government agency

2. Minimum 5 years’ experience in Human Resources leadership position
3. Regional or Multi-country teams management experience is a plus.

Preferred Skills, Knowledge and Experience:

List academic, soft and technical skills or other knowledge preferred for this position.

1. Excellent interpersonal skills
2. Expert knowledge of local labor laws of countries within the HUB
3. Good communication and negotiation skills
4. Must be able to lead and manage virtual teams.
5. Ability to work under pressure
6. Team player who is detail-oriented
7. Ability to function in a cross cultural environment and able to work on a cross-cultural

environment with a multi-national staff.
8. Must be a committed Christian, able to stand above denominational diversities and observe

mission and core values of World Vision and demonstrate a quality of spiritual life that is an
example to others.
9. A full commitment to World Vision’s core values and mission statement.
10. Ability to solve complex problems and to exercise independent judgment.
11. Good oral/written communication skills.
12. Ability to travel within country, regional and internationally
13. Able to use executive influence and negotiation skills

Mindsets and Behaviors focus in our global strategy Our Promise 2030:

A former set of attitudes and beliefs over time that inform how we behave – they guide our decisions and
behavior – what is good, what is bad, what is appropriate, what is inappropriate, what is good for us, what is
good for others and so on

1. Unity and Trust: Acting as one global organisation. Trusting each other to play their part. With
mutual accountability and joint dependence on God

2. Wise Stewardship: Responding with a bias for action and a focus on impact. Continuously
improving efficiency and effectiveness with the resources entrusted to us, including the sustaining of
God’s creation.

3. Looking Outward: Identifying and grasping opportunities and threats, learning and responding
with agility and innovation, in partnership with others.

4. Timely Truth Telling: Seeking to understand as well as be understood, our conversation is
always full of grace and authenticity.

List additional work experience preferred for this position.

54

1. Experience in conflict resolution.
2. Experience with humanitarian aid in-country is a plus.

MATRIX MANAGEMENT – DECISION MAKING GUIDELINES

Function National Director Regional P&C
Director
Hiring & Firing of HUB P&C Director– REQ, Approve (note1) Approve
PAF, leave, salary increases, etc
Consulted and approve Consulted
Hiring & Firing of P&C staffing reporting to Approve (note 1)
the HUB P&C Director Consulted Approve
Feedback and approval
Setting HUB P&C Director Performance (note 1) Informed
Agreements Approve Feedback and
approval
Setting HUB P&C Director direct reports N/A
Performance Agreements
Informed
Performance evaluation and individual learning
and development plan – HP&CD

Daily administration issues (local benefits,
travel advances, work permits, etc) – HP&CD

Annual Vacation – HP&CD Approve

Travel Plans – HP&CD Approve Informed

Travel Expense Report – HP&CD Approve N/A

Annual Budget Approve Consulted

Strategy Approve (note 1) Approve

note 1: makes final decision if no joint decision is agreed with the Regional P&C Director

<Choose the core capabilities that are critical to the success of this particular job. Please mark X in the
relevant column. WV seeks staff to have basic ability in all of the above capabilities. Managers have
flexibility to choose the top 5 to 6 required capabilities depending on the job>

CORE CAPABILITIES: Required Preferred

Achieving quality results and service ●
Practicing accountability and integrity ●
Communicating information effectively ●

55

Thinking clearly, deeply and broadly ● 

Understanding the Humanitarian industry ● 
Understanding WV’s mission & operations ●
Practicing continuous innovation & ●
creativity ●
Demonstrating Christ-Centered life and ●
work ●
Learning for growth and development
Maintaining work/life balance
Building collaborative relationships

Practicing gender & cultural diversity
Influencing individuals & groups

Section II - POSITION DESCRIPTION QUESTIONAIRE

ORGANIZATIONAL STRUCTURE
Complete all the appropriate boxes in the chart below using position titles only.
Attach organization charts of the department/division.

Check if this position completes performance evaluation for all subordinates.
56

Check if this position recommends hiring or termination of subordinate.

Important Functional Relationships:
<List below all the contacts required in order for this position to effectively accomplish its objectives>

Contacts Reason & Nature of/for Frequency of Contact
Contact (Daily, Weekly, Monthly)

(e.g. Coordination,
information, influencing,

coaching)

National Director – decision making, change Daily
Country 1, 2 and 3 and management, consulting
Regional P&C Director.

P&C Managers his/her supervision, coaching, Daily

supervision overseeing work

Managers P&C knowledge, strategic Weekly
coaching

Senior Management organizational change, Monthly
Team organizational
development, salary
strategy- employee relations
Advice

P&C Colleagues (other information and experience As required
NGOs, other exchange, professional
organizations) support

WV P&C Office staff Coordination on P&C Weekly
requirements and issues

All staff major P&C issues and As required
coordination

57

Regional Office major P&C issues , As required
coordination, review
Various stakeholders- regional projects and
GC-SO
objectives,

Trainings and information As required
meetings and sessions

<please add rows as required>

Major Challenges:

<List below some of the major challenges unique to this role and solutions or approaches to
these challenges>

Challenge Possible Approaches/Solutions

Combination of WVI Compliance and Ensure appropriate compliance, maintain
standards and local standards. updated knowledge on local law and WV
standards

Meeting multiple deadlines / multiple Proper planning, prioritization based on
demands for 3 countries urgency, importance, and other related
characteristics;

Find more efficient way to organize Apply OD processes to organize P&C
P&C processes within the HUB functions as a HUB.

58

Decision Types of decisions made without prior approval:
Making  Routine decisions within scope of work.

Authority  Decisions related to day to day management of
staff reporting directly to this position.

 Decisions related to day to day management of
work within the Department.

 Purchasing decisions made within approval
limits for this position.

 Decisions made within policy.

 Authorized signatory for bank transactions.

2. Types of decisions referred to higher authority or decisions
controlled by policy:

 Decisions which have an impact outside of area
of work and/or impact operations.

 Capital expenditure decisions or purchasing
decisions above approval limits for this
position.

 Exceptions to policy decisions or decisions
requiring a change to policy.

 Decisions requiring input from other
departments.

Budget Responsibility
Dollar amount of financial measures controlled or impacted by this position

This section requires quantitative data that will help to provide some measure of the size or scope of the
position. Data should be on an annual basis.

Dollar Amount Fiscal Year

Operating Budget (excluding labor cost)
Cost of employees under this position direction
Capital expenditures that will be made in this
department this year

Position Holder: Date:
National Director: Date:

59

Reg. P&C Director: Date:

60

VISIÓN MUNDIAL INTERNACIONAL
Oficina Regional para América Latina y el Caribe

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Título del puesto Gerente de Gente y Cultura Grado HAY
Área Recursos Humanos
División Recursos Humanos
Fecha de revisión Julio 2013

PROPÓSITO DEL PUESTO
Describa el propósito de este puesto y cómo éste contribuye a alcanzar los objetivos del departamento.
(Describe la contribución que esta posición hace a la gerencia y al desempeño de otros).
Planificar, dirigir y ejecutar, a nivel nacional, las estrategias, políticas y procedimientos de gestión humana
y cultura organizacional, alineados con la estrategia del país y las directrices globales o regionales.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Haga una lista de declaraciones que describan los resultados finales de esta posición y su método para lograr
los objetivos proyectados, así como la forma en que se revisan y se miden los resultados y el desempeño. Cite
las responsabilidades de rendición de cuentas más importantes. Procure hacerlo por procesos y ordenando de
mayor a menor el porcentaje de tiempo.

Responsabilidades principales Resultados finales esperados % de
tiempo

Liderar los procesos de cambio organizacional, Lograr la mayor aceptación y participación de
proporcionando las herramientas necesarias para los colaboradores.
minimizar el impacto de los mismos.
Garantizar competencias que permitan afrontar
Liderar la estrategia nacional de Planes de los cambios organizaciones y del entorno, así
Capacitación y Desarrollo de Talento: planes de como garantizar talento humano para los
sucesión, desarrollo de liderazgo y planes de puestos clave.
desarrollo individual.

Liderar la ejecución de iniciativas y proyectos Asegurar la aplicación de las iniciativas y
globales y/o regionales para su implementación a proyectos de manera equitativa y oportuna
nivel local.
para beneficio del personal.

Coordinar el Work Force Planning de la Oficina Asegurar que se realicen de acuerdo a la cultura
Nacional y los procesos necesarios para su y principios de la organización, cumpliendo con
cumplimiento. los procedimientos y políticas de reclutamiento
y selección de la Confraternidad.

Asegurar la implementación de políticas de Garantizar la equidad interna y competitividad
Compensación y Bienestar del personal para el externa.
cumplimiento de la Filosofía de Compensación,
así como para atraer y retener personal
competente.

Coordinar la implementación y monitoreo de los Garantizar el acceso a la información del

61

sistemas de información de Gente y Cultura. personal de forma oportuna y de acuerdo a
los requerimientos nacionales y de la región.

Elaborar la Estrategia de Gente y Cultura para Garantizar el cuidado del personal a fin de
VM Nicaragua. cuidar sus tres dimensiones: física, mental y
emocional.

Coordinar la elaboración y actualización de Orientar y estandarizar los procesos de Gente y
manuales para la Oficina Nacional y PDAs y Cultura.
Núcleos de PDAs

Coordinar la incorporación de leyes y decretos Asegurar que la organización se ajusta a la
nacionales relacionados al sistema laboral del legislación local.
país.

Coordinar Estudios de Clima Organizacional Obtener insumos que orienten las estrategias y
para la oficina nacional y núcleos de PDAs. planes para la mejora continua del liderazgo y
personal.

Atender las gestiones legales vinculadas a Garantizar procesos claros y transparentes.
procesos de desvinculación del personal de la Asegurar que los flujos de comunicación e
organización. información están claros para el personal.
Coordinar la elaboración de procesos vinculados
a la Relaciones Matriciales.

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS Y HABILIDADES

Indique los títulos de educación, los conocimientos y las habilidades, todas las experiencias, y las licencias
requeridas para desempeñar esta posición de una manera completamente competente. Marque con “X” el
nivel requerido (mínimo o preferible)

Descripción Nivel

Licenciado en Administración de Empresas Mínimo Preferible
Maestría en Gestión del Talento Humano
Educación Manejo de técnicas para la resolución de conflictos. X
Técnicas de lenguaje y redacción.
Conocimientos y Capacidad de análisis y síntesis. X
habilidades Alta confiabilidad, confidencialidad y discreción en el
manejo de la información. X
Experiencia Relaciones efectivas con diferentes públicos.
Licencia o Transmitir conocimientos y facilitar capacitaciones. X
certificación Coordinar equipos de trabajo multidisciplinarios.
requerida Nivel avanzado del idioma Inglés. X
Conocimiento de paquetes computarizados en ambiente
Windows. X
Experiencia en Administración de Recursos Humanos.
Vasto conocimiento del contexto de Visión Mundial. X
Experiencia en Desarrollo Organizacional. X
Licenciado en Administración de Empresas X
X
X

X
X
X

X

62

Capacidades de  Lograr resultados y servicio de calidad.
logro  Alcanzar los resultados predeterminados utilizando métodos éticos y

Capacidades de mejores prácticas.
pensamiento  Implementar revisiones de desempeño para todo el personal.
Capacidades  Inspirar al personal a trazar metas retadoras pero alcanzables.
Centrales  Desarrollar una cultura de alto servicio al cliente y de excelencia.
 Invitar a los involucrados a unir la fijación de metas y evaluaciones.
 Animar y apoyar iniciativas, impacto y empuje.
 Practicar la responsabilidad y la integridad.
 Maximizar el uso de recursos para cumplir con estándares.
 Evaluar el desempeño en comparación a los estándares acordados.
 Liderar con transparencia.
 Mantener registros y cuentas apropiadas.
 Inspirar confianza dentro y fuera de la organización.
 Comunicar eficazmente la información.
 Escribir claramente y Escuchar activamente, mostrando un

comportamiento no verbal adecuado.
 Presentar información apropiado de forma abierta y dispuesta.
 Facilitar un flujo de información adecuado con el personal.
 Se mantiene abierto a retroalimentación interna y externa.

 Pensar clara, profunda y ampliamente.
 Identificar puntos críticos enfrentados por la organización.
 Liderar planificaciones a corto y largo plazo de forma efectiva.
 Garantizar que los esfuerzos estén enfocados en áreas prioritarias.
 Entender las implicaciones de las políticas y el impacto en las

decisiones.
 Desarrolla direcciones estratégicas basadas en investigaciones

cuidadosas.
 Entender el sector humanitario.
 Describir aspectos y temas claves sobre desarrollo.
 Revisar el desempeño departamental en comparación a los estándares

internacionales y benchmarks.
 Desarrollar y mantener vínculos estratégicos con redes y socios

adecuados en la industria humanitaria.
 Apoyar al personal al desarrollo y mantenimiento del profesionalismo.
 Entender la misión y las operaciones de Visión Mundial.
 Entender los documentos centrales de VM y garantizar que todo el

personal esté orientado hacia los mismos.
 Representar a VM como una organización enfocada en la niñez.
 Entender temas sobre recaudación de fondos (incluyendo patrocinio),

emergencia, desarrollo y advocacía, incluyendo consecuencias
operativas.
 Portavoz apasionado por el trabajo centrado en la niñez en la
comunidad.
 Alinear las metas del equipo con la misión, visión y estrategia.
 Claramente articula la historia de VM y las áreas de negocios claves.
 Promover responsabilidades de doble ciudadanía de la confraternidad.
 Invertir en la educación y orientación de todo el personal.
 Practicar la innovación y el cambio.
 Solucionar problemas eficaz y eficientemente.
 Coorperar con otros en pro del cambio.
 Construir coaliciones para apoyar las iniciativas de cambio.
 Adoptar un ambiente de creatividad y satisfacción laboral.

63

Capacidades de  Mostrar una vida y un trabajo centrados en Cristo.
autogestión  Vincular el trabajo y misión personal a la espiritualidad.
 Contribuir a la espiritualidad corporativa.
Capacidades  Demostrar un creciente entendimiento y respeto por la diversidad
relacionales
cristiana.
 Respetar los valores centrales de VM en el trabajo y la vida.
 Comunicar un sentido de llamado al ministerio y al liderazgo.
 Juega un rol activo en la iglesia y promueve el entendimiento entre

diferentes creencias y tradiciones cristianas.
 Promover el entendimiento bíblico del ministerio holístico.
 Se desempeña bien consistentemente en relación con el indicador de

impacto cristiano del Desarrollo Transformador.
 Aprender para el crecimiento y el desarrollo.
 Buscar el aprendizaje de manera formal e informal.
 Animar y apoyar a otros a crecer y desarrollarse.
 Buscar el dominio personal en habilidades críticas del área.
 Utilizar las experiencias como oportunidades de aprendizaje.
 Reconocer fortalezas y debilidades y pone personal y sistemas de

apoyo adecuados para garantizar la efectividad general.
 Crear un ambiente que promueva el aprendizaje.
 Garantizar que eventos y procesos claves son revisados para obtener

lecciones.
 Invertir estratégicamente en el desarrollo del personal y líderes.
 Documentar y publicar lecciones aprendidas.

 Mantener equilibrio y efectividad en el trabajo/la vida.

 Priorizar muchas demandas sin perder el enfoque.

 Administrar exitosamente las emociones personales y sus efectos.

 Entender las fortalezas y limitaciones del personal.

 Garantizar que el personal equilibra sus compromisos laborales,

familiares y comunitarios.

 Crear espacios para trabajos saludables y seguros.

 Monitorear el impacto del ambiente de trabajo en el personal y

realiza los ajustes necesarios para garantizar la salud personal a largo
plazo y la efectividad organizacional.
 Desarrollar relaciones de colaboración.
 Tratar a otros con honor y respeto.
 Seleccionar a las personas indicadas para las tareas indicadas.
 Tratar los conflictos para buscar cooperación.
 Inspirar altos niveles de desempeño de equipo.
 Reforzar el enfoque de trabajo en equipo.
 Adoptar una mentalidad local y global.
 Practicar la diversidad de género y cultural.
 Entender las preferencias, culturas y perspectivas individuales.
 Buscar el equilibrio en género en las tomas de decisiones del
personal.
 Asegurar educación sobre diversidad para todo el personal.
 Garantizar equidad y ecuanimidad en las oportunidades de trabajo.
 Animar la apreciación de múltiples culturas.
 Influir a las personas y a los grupos.
 Interpretar y presentar información con influencia e impacto.
 Proveer espacios para que el personal aclare dudas.

64

RELACIONES LABORALES
Haga una lista y describa todos los contactos (que no sean el supervisor directo o los subordinados directos)
que se requieren para desempeñar eficientemente esta posición. Empiece por los contactos más importantes.

Contactos Motivo para contactar Frecuencia de contacto
(internos)
(Marque con “X”)
Diaria Semanal Mensual

Dirección de Solicitar asesoría en la construcción de líneas
Estrategia y Calidad estratégicas referentes a Gente y Cultura.
Solicitar apoyo en el diseño y revisión de los
Gerencia de TI sistemas automatizados de Gente y Cultura.
Solicitar información y brindar asesoría en los
Núcleos de PDAs procesos de gente y cultura.
Coordinar la contratación de personal,
Dirección de capacitaciones y gestiones laborales del personal
Operaciones de la ON y núcleos de PDAs.
Solicitar apoyo en la compra de bienes para el
Gerencia de personal de Gente y Cultura.
Compras
Gerencia de Solicitar apoyo en la gestión de presupuesto
Administración y para los beneficios al personal.
Finanzas

Contactos (externos) Motivo para contactar Frecuencia de contacto

Ministerio del Trabajo (Marque con “X”)
Diaria Semanal Mensual
Proveedores de Servicio
Solicitar orientación sobre el
Asesores legales
manejo de despidos de personal,
Universidades y Centros de diversos temas relacionados a los
Estudio derechos y beneficios del personal
Coordinador Regional de Gente
y Cultura y comunicados laborales.

Gestionar capacitaciones,
consultorías y asesoría en diversos

temas.

Trámite de convenios laborales,
legalización de documentos,

atención a casos relacionados con
la salida de personal y otros.

Establecer acuerdos en la

implementación de capacitaciones
especializadas para el personal de
Visión Mundial Nicaragua

Coordinar la implementación de
iniciativas orientadas por la
Confraternidad.

LIBERTAD PARA ACTUAR

65

Toma de decisiones
Describa los tipos de decisiones que se deben tomar en esta posición y las decisiones que se deben tomar en
relación con las administraciones y cómo se revisan dichas decisiones.

Tipo de decisiones ¿Cuáles?

Decisiones autónomas (que no
requieren de aprobación previa)

Decisiones coordinadas (que Coordinar la actualización de políticas, reglamentos, planes y
requieren de coordinación con procedimientos organizacionales relacionados a la función de la
colegas de la misma o de Gerencia de Gente y Cultura.
diferente área de trabajo)

Decisiones consultadas (que
requieren de aprobación previa
por parte del supervisor)

Responsabilidad presupuestaria
Marque la descripción presupuestaria que mejor se ajuste al puesto.

Clasificación Descripción (Marque con “X”)
A Muy Alta: Responsable del presupuesto a nivel nacional X
B Alta: Responsable del presupuesto de varios Departamentos

C y/o a nivel nacional
Media: Responsable del presupuesto de un Departamento
D
y/o varios proyectos.
E Mínima: Responsable del presupuesto de una Unidad o

proyecto.
No tiene responsabilidad presupuestaria

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Llene todos los espacios necesarios en el gráfico a continuación, utilizando solamente los títulos de las
posiciones.

Título del supervisor de 2do nivel:
Directora Senior para CA y RD

Otras relaciones de reporte de línea punteada: Título del supervisor de 1er nivel:
Coordinador Regional de Gente y Cultura Director Nacional
66

Título de esta posición: Otras posiciones que se reportan
Gerente de Gente y Cultura con supervisor de 1er nivel

Títulos que le reportan al puesto: Cantidad de Director de Estrategia y Calidad
personal en la Programática
Coordinadora Nacional de Director de Administración y
Selección y Contratación de unidad Finanzas
Personal 1 Director de Incidencia en
Coordinadora Nacional de Políticas Públicas y Movilización
Desarrollo del Personal 1
Coordinadora de Servicios al Director de Sostenibilidad
Personal 1
Coordinador Nacional de Director de Operaciones
Desarrollo Espiritual del personal 1
y Liderazgo de Servicio

Total 5

Marque aquí si está posición lleva a cabo evaluaciones de desempeño para todos sus colaboradores.
Marque aquí si esta posición recomienda la contratación o el despido de un colaborador.

APROBACIÓN DEL SUPERVISOR
Estoy de acuerdo con el contenido de este documento y hago constar que es una descripción
precisa y detallada de la posición desempeñada a un nivel completamente competente.

Firma del supervisor
Título de puesto
Fecha

67

68

VISIÓN MUNDIAL INTERNACIONAL
Oficina Regional para América Latina y el Caribe

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Título del puesto Gerente de Gente y Cultura Grado HAY
Área Recursos Humanos
División Recursos Humanos
Fecha de revisión Julio 2013

PROPÓSITO DEL PUESTO
Describa el propósito de este puesto y cómo éste contribuye a alcanzar los objetivos del departamento.
(Describe la contribución que esta posición hace a la gerencia y al desempeño de otros).
Planificar, dirigir y ejecutar, a nivel nacional, las estrategias, políticas y procedimientos de gestión humana
y cultura organizacional, alineados con la estrategia del país y las directrices globales o regionales.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Haga una lista de declaraciones que describan los resultados finales de esta posición y su método para lograr
los objetivos proyectados, así como la forma en que se revisan y se miden los resultados y el desempeño. Cite
las responsabilidades de rendición de cuentas más importantes. Procure hacerlo por procesos y ordenando de
mayor a menor el porcentaje de tiempo.

Responsabilidades principales Resultados finales esperados % de
tiempo

Liderar los procesos de cambio organizacional, Lograr la mayor aceptación y participación de
proporcionando las herramientas necesarias para los colaboradores.
minimizar el impacto de los mismos.
Garantizar competencias que permitan afrontar
Liderar la estrategia nacional de Planes de los cambios organizaciones y del entorno, así
Capacitación y Desarrollo de Talento: planes de como garantizar talento humano para los
sucesión, desarrollo de liderazgo y planes de puestos clave.
desarrollo individual.

Liderar la ejecución de iniciativas y proyectos Asegurar la aplicación de las iniciativas y
globales y/o regionales para su implementación a proyectos de manera equitativa y oportuna
nivel local.
para beneficio del personal.

Coordinar el Work Force Planning de la Oficina Asegurar que se realicen de acuerdo a la cultura
Nacional y los procesos necesarios para su y principios de la organización, cumpliendo con
cumplimiento. los procedimientos y políticas de reclutamiento
y selección de la Confraternidad.

69

Asegurar la implementación de políticas de Garantizar la equidad interna y competitividad
Compensación y Bienestar del personal para el externa.
cumplimiento de la Filosofía de Compensación,
así como para atraer y retener personal
competente.

Coordinar la implementación y monitoreo de los Garantizar el acceso a la información del
sistemas de información de Gente y Cultura. personal de forma oportuna y de acuerdo a
los requerimientos nacionales y de la región.

Elaborar la Estrategia de Gente y Cultura para Garantizar el cuidado del personal a fin de
VM Nicaragua. cuidar sus tres dimensiones: física, mental y
emocional.

Coordinar la elaboración y actualización de Orientar y estandarizar los procesos de Gente y
manuales para la Oficina Nacional y PDAs y Cultura.
Núcleos de PDAs

Coordinar la incorporación de leyes y decretos Asegurar que la organización se ajusta a la
nacionales relacionados al sistema laboral del legislación local.
país.

Coordinar Estudios de Clima Organizacional Obtener insumos que orienten las estrategias y
para la oficina nacional y núcleos de PDAs. planes para la mejora continua del liderazgo y
personal.

Atender las gestiones legales vinculadas a Garantizar procesos claros y transparentes.
procesos de desvinculación del personal de la
organización. Asegurar que los flujos de comunicación e
información están claros para el personal.
Coordinar la elaboración de procesos vinculados
a la Relaciones Matriciales.

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS Y HABILIDADES

Indique los títulos de educación, los conocimientos y las habilidades, todas las experiencias, y las licencias
requeridas para desempeñar esta posición de una manera completamente competente. Marque con “X” el
nivel requerido (mínimo o preferible)

Descripción Nivel

Licenciado en Administración de Empresas Mínimo Preferible
Maestría en Gestión del Talento Humano
Educación Manejo de técnicas para la resolución de conflictos. X
Conocimientos y Técnicas de lenguaje y redacción.
Capacidad de análisis y síntesis. X
habilidades Alta confiabilidad, confidencialidad y discreción en el
manejo de la información. X
Relaciones efectivas con diferentes públicos.
Transmitir conocimientos y facilitar capacitaciones. X
Coordinar equipos de trabajo multidisciplinarios.
Nivel avanzado del idioma Inglés. X
Conocimiento de paquetes computarizados en ambiente
X

X
X
X
X
X

70

Experiencia Windows. X
Experiencia en Administración de Recursos Humanos. X
Licencia o X
certificación Vasto conocimiento del contexto de Visión Mundial.
X
requerida Experiencia en Desarrollo Organizacional.
Licenciado en Administración de Empresas

Capacidades de  Lograr resultados y servicio de calidad.
logro
 Alcanzar los resultados predeterminados utilizando métodos éticos y
Capacidades Capacidades de mejores prácticas.
Centrales pensamiento
 Implementar revisiones de desempeño para todo el personal.

 Inspirar al personal a trazar metas retadoras pero alcanzables.

 Desarrollar una cultura de alto servicio al cliente y de excelencia.

 Invitar a los involucrados a unir la fijación de metas y evaluaciones.

 Animar y apoyar iniciativas, impacto y empuje.

 Practicar la responsabilidad y la integridad.

 Maximizar el uso de recursos para cumplir con estándares.

 Evaluar el desempeño en comparación a los estándares acordados.

 Liderar con transparencia.

 Mantener registros y cuentas apropiadas.

 Inspirar confianza dentro y fuera de la organización.

 Comunicar eficazmente la información.

 Escribir claramente y Escuchar activamente, mostrando un
comportamiento no verbal adecuado.

 Presentar información apropiado de forma abierta y dispuesta.

 Facilitar un flujo de información adecuado con el personal.

 Se mantiene abierto a retroalimentación interna y externa.

 Pensar clara, profunda y ampliamente.

 Identificar puntos críticos enfrentados por la organización.

 Liderar planificaciones a corto y largo plazo de forma efectiva.

 Garantizar que los esfuerzos estén enfocados en áreas prioritarias.

 Entender las implicaciones de las políticas y el impacto en las
decisiones.

 Desarrolla direcciones estratégicas basadas en investigaciones
cuidadosas.

 Entender el sector humanitario.

 Describir aspectos y temas claves sobre desarrollo.

 Revisar el desempeño departamental en comparación a los estándares
internacionales y benchmarks.

 Desarrollar y mantener vínculos estratégicos con redes y socios
adecuados en la industria humanitaria.

 Apoyar al personal al desarrollo y mantenimiento del profesionalismo.

 Entender la misión y las operaciones de Visión Mundial.

 Entender los documentos centrales de VM y garantizar que todo el
personal esté orientado hacia los mismos.

 Representar a VM como una organización enfocada en la niñez.

 Entender temas sobre recaudación de fondos (incluyendo patrocinio),
emergencia, desarrollo y advocacía, incluyendo consecuencias
operativas.

 Portavoz apasionado por el trabajo centrado en la niñez en la
comunidad.

 Alinear las metas del equipo con la misión, visión y estrategia.

71

Capacidades de  Claramente articula la historia de VM y las áreas de negocios claves.
autogestión  Promover responsabilidades de doble ciudadanía de la confraternidad.
 Invertir en la educación y orientación de todo el personal.
Capacidades  Practicar la innovación y el cambio.
relacionales  Solucionar problemas eficaz y eficientemente.
 Coorperar con otros en pro del cambio.
 Construir coaliciones para apoyar las iniciativas de cambio.
 Adoptar un ambiente de creatividad y satisfacción laboral.
 Mostrar una vida y un trabajo centrados en Cristo.
 Vincular el trabajo y misión personal a la espiritualidad.
 Contribuir a la espiritualidad corporativa.
 Demostrar un creciente entendimiento y respeto por la diversidad

cristiana.
 Respetar los valores centrales de VM en el trabajo y la vida.
 Comunicar un sentido de llamado al ministerio y al liderazgo.
 Juega un rol activo en la iglesia y promueve el entendimiento entre

diferentes creencias y tradiciones cristianas.
 Promover el entendimiento bíblico del ministerio holístico.
 Se desempeña bien consistentemente en relación con el indicador de

impacto cristiano del Desarrollo Transformador.
 Aprender para el crecimiento y el desarrollo.
 Buscar el aprendizaje de manera formal e informal.
 Animar y apoyar a otros a crecer y desarrollarse.
 Buscar el dominio personal en habilidades críticas del área.
 Utilizar las experiencias como oportunidades de aprendizaje.
 Reconocer fortalezas y debilidades y pone personal y sistemas de

apoyo adecuados para garantizar la efectividad general.
 Crear un ambiente que promueva el aprendizaje.
 Garantizar que eventos y procesos claves son revisados para obtener

lecciones.
 Invertir estratégicamente en el desarrollo del personal y líderes.
 Documentar y publicar lecciones aprendidas.

 Mantener equilibrio y efectividad en el trabajo/la vida.

 Priorizar muchas demandas sin perder el enfoque.

 Administrar exitosamente las emociones personales y sus efectos.

 Entender las fortalezas y limitaciones del personal.

 Garantizar que el personal equilibra sus compromisos laborales,

familiares y comunitarios.

 Crear espacios para trabajos saludables y seguros.

 Monitorear el impacto del ambiente de trabajo en el personal y

realiza los ajustes necesarios para garantizar la salud personal a largo
plazo y la efectividad organizacional.
 Desarrollar relaciones de colaboración.
 Tratar a otros con honor y respeto.
 Seleccionar a las personas indicadas para las tareas indicadas.
 Tratar los conflictos para buscar cooperación.
 Inspirar altos niveles de desempeño de equipo.
 Reforzar el enfoque de trabajo en equipo.
 Adoptar una mentalidad local y global.
 Practicar la diversidad de género y cultural.
 Entender las preferencias, culturas y perspectivas individuales.
 Buscar el equilibrio en género en las tomas de decisiones del
personal.

72

 Asegurar educación sobre diversidad para todo el personal.
 Garantizar equidad y ecuanimidad en las oportunidades de trabajo.
 Animar la apreciación de múltiples culturas.
 Influir a las personas y a los grupos.
 Interpretar y presentar información con influencia e impacto.
 Proveer espacios para que el personal aclare dudas.

RELACIONES LABORALES
Haga una lista y describa todos los contactos (que no sean el supervisor directo o los subordinados directos)
que se requieren para desempeñar eficientemente esta posición. Empiece por los contactos más importantes.

Contactos Motivo para contactar Frecuencia de contacto
(internos)
(Marque con “X”)
Diaria Semanal Mensual

Dirección de Solicitar asesoría en la construcción de líneas
Estrategia y Calidad estratégicas referentes a Gente y Cultura.
Solicitar apoyo en el diseño y revisión de los
Gerencia de TI sistemas automatizados de Gente y Cultura.
Solicitar información y brindar asesoría en los
Núcleos de PDAs procesos de gente y cultura.
Coordinar la contratación de personal,
Dirección de capacitaciones y gestiones laborales del personal
Operaciones de la ON y núcleos de PDAs.
Solicitar apoyo en la compra de bienes para el
Gerencia de personal de Gente y Cultura.
Compras
Gerencia de Solicitar apoyo en la gestión de presupuesto
Administración y para los beneficios al personal.
Finanzas

Contactos (externos) Motivo para contactar Frecuencia de contacto

Ministerio del Trabajo (Marque con “X”)
Diaria Semanal Mensual
Proveedores de Servicio
Asesores legales Solicitar orientación sobre el
Universidades y Centros de manejo de despidos de personal,
Estudio diversos temas relacionados a los

derechos y beneficios del personal
y comunicados laborales.

Gestionar capacitaciones,
consultorías y asesoría en diversos
temas.

Trámite de convenios laborales,
legalización de documentos,
atención a casos relacionados con

la salida de personal y otros.

Establecer acuerdos en la
implementación de capacitaciones

especializadas para el personal de
Visión Mundial Nicaragua

73

Coordinador Regional de Gente Coordinar la implementación de
y Cultura iniciativas orientadas por la
Confraternidad.

LIBERTAD PARA ACTUAR
Toma de decisiones
Describa los tipos de decisiones que se deben tomar en esta posición y las decisiones que se deben tomar en
relación con las administraciones y cómo se revisan dichas decisiones.

Tipo de decisiones ¿Cuáles?

Decisiones autónomas (que no
requieren de aprobación previa)

Decisiones coordinadas (que Coordinar la actualización de políticas, reglamentos, planes y
requieren de coordinación con procedimientos organizacionales relacionados a la función de la
colegas de la misma o de Gerencia de Gente y Cultura.
diferente área de trabajo)

Decisiones consultadas (que
requieren de aprobación previa
por parte del supervisor)

Responsabilidad presupuestaria
Marque la descripción presupuestaria que mejor se ajuste al puesto.

Clasificación Descripción (Marque con “X”)
A X
B Muy Alta: Responsable del presupuesto a nivel nacional

C Alta: Responsable del presupuesto de varios Departamentos
y/o a nivel nacional
D
Media: Responsable del presupuesto de un Departamento
E y/o varios proyectos.

Mínima: Responsable del presupuesto de una Unidad o
proyecto.

No tiene responsabilidad presupuestaria

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Llene todos los espacios necesarios en el gráfico a continuación, utilizando solamente los títulos de las
posiciones.

74

Otras relaciones de reporte de línea punteada: Título del supervisor de 2do nivel:
Coordinador Regional de Gente y Cultura Directora Senior para CA y RD

Título del supervisor de 1er nivel:
Director Nacional

Título de esta posición: Otras posiciones que se reportan
Gerente de Gente y Cultura con supervisor de 1er nivel

Títulos que le reportan al puesto: Cantidad de Director de Estrategia y Calidad
personal en la Programática
Coordinadora Nacional de Director de Administración y
Selección y Contratación de unidad Finanzas
Personal 1 Director de Incidencia en
Coordinadora Nacional de Políticas Públicas y Movilización
Desarrollo del Personal 1
Coordinadora de Servicios al Director de Sostenibilidad
Personal 1
Coordinador Nacional de Director de Operaciones
Desarrollo Espiritual del personal 1
y Liderazgo de Servicio

Total 5

Marque aquí si está posición lleva a cabo evaluaciones de desempeño para todos sus colaboradores.
Marque aquí si esta posición recomienda la contratación o el despido de un colaborador.

APROBACIÓN DEL SUPERVISOR
Estoy de acuerdo con el contenido de este documento y hago constar que es una descripción
precisa y detallada de la posición desempeñada a un nivel completamente competente.

Firma del supervisor
Título de puesto
Fecha

75

WORLD VISION
POSITION DESCRIPTION

KEY POSITION INFORMATION

Job Title HUB Finance & Administration Director (HFD)

Grade Level 18 LIM scale

Reports To Matrix reporting to National Director and Finance Regional
Director

Department/Group Finance and Administration

Location TBD (any country in the HUB)

INSTRUCTIONS ON THIS POSITION DESCRIPTION
This position description is positioned for the lead Finance role in a Hub of National Offices. While
this position description represents the core of this role, each Hub will be required to contextualize
to a certain extent, adjust the title and % time spent if this position oversees more than just the
finance department; and determine the appropriate grade level for this position, per National Office
structure and Hay grading scale.

PURPOSE OF POSITION:
Provide overall leadership, oversight and management support for all aspects of financial management
and other areas under his/her responsibility in a Hub of National Offices. This position is seen as a
strategic partner, member of the Senior Management/Leadership Teams of the NOs, with a focus on
ensuring accountability, stewardship, coordinating planning and budgeting processes, providing
accurate financial data, analysis and advices, as well as developing financial strategy that best serves
the NOs strategic and program objectives. Responsible for the finance staff capacity strengthening,
the development and implementation of good internal controls, risk management, and utilization and
safe guarding of assets according to WV approved policies and procedures. Ensures effective, efficient
and economic procurement of organizational resources, and reliable and sufficient connectivity and
the adequate level of protection for information systems and resources as well

MAJOR RESPONSIBILITIES

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director Finance
Director

76

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director Finance
Director

I. Leadership, Capacity Development XX  Finance team is robust and 30%
and Strategic Partnering resilient, working together
X well, resulting in financial
11. Provide strong and positive leadership to X management that adds value
areas under his/her responsibility, ensuring to the ministry and well
competent and motivated staff are hired and X being of children
retained, providing efficient delivery of
services. X  Effective performance
X management per WVI
12. Coordinate professional and personal guidelines and standards
development for staff in Finance and Adm. X
Unit, through adequate orientation, on-the- X  Improved retention rate of
job coaching, identification of learning, X top performers and key
training needs and opportunities contributors
X
13. Provide strategic advice to the NDs and XX  Low turnover rate for key
senior leadership teams in order to enable finance staff
well informed decision making processes. X
X  Documentation and sharing
14. Model Christ-centered servant leadership of best practices among
and support spiritual development of his/her 77 finance staff, within and
team. across regions

15. Actively participate in the Senior  Relevant reports/analysis
Management/ Leadership team meetings of for decision making
the NOs that are part of the Hub. produced and discussed
with leadership
16. Promotes and creates a team work,
collaborative and integrated environment in  Strategic financial leadership
his/her areas within the HUB of continues provided
improvement of processes.
 Finance team viewed as
17. Attend and actively participate in strategic valued business partners,
regional meetings. both internally and
externally
18. Develop strong networks internally (other
NOs, SOs, GC and partnership entities) and  Good image of the NOs
externally (other NGOs, banking entities, amongst partners and in the
communities, etc.) through effective partnership
communication, relationships and twin
citizenship.  NOs expenditures are

19. Promote shared resource networks within
the region, and the partnership.

20. Adhere to WVI key policy documents –
mission, core values, and covenant of
partnership.

J. Stewardship
Ensure adequate cost efficiency and

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent
effectiveness measures are in place and are
being followed through: National Regional
1. Providing cost analysis, promoting Director Finance
Director
benchmarks and making recommendations
for determining effective resource utilization within approved NO
at all levels. budget limits and
2. Contributing to the development of benchmarks
appropriate policies and procedures for
procurement of goods and services.  Program/Project
X expenditures are within

acceptable efficiency ratio
X for Programming vs.

Program Management costs
based on Programming
Codes

K. Financial Planning and Budgeting X  Efficient and effective
1. In collaboration with other Directors, advise
X X financial planning and
the NDs on strategic resource acquisition X budgeting processes, in line
and allocation in alignment with Regional and X
NOs. Strategies, and recommendations with WVI requirements
approved by the Regional Leader. X
2. Oversee the planning and budgeting process X  Value added analysis
to ensure global and regional guidelines are X provided for the Strategic
met by the NOs.
3. Control of NOs budget, cash flow and Investment discussion at 10%
project funding, by providing timely and
relevant information to budget managers, in RWG/VIR
collaboration with the Operations Leaders.
4. Contribute to the development of WV NOs  Inter-departmental
strategic direction and priorities.
collaboration from the
L. Fiscal accounting, compliance,
monitoring and reporting planning and budgeting

1. Design and manage systems, policies and phase, resulting in improved
procedures that provide appropriate levels
of security and control of WV assets, organizational efficiency and
resources and operations.
program/projects’ burn rate
2. Coordinate the submission of timely,
accurate and complete relevant reporting to levels
the Partnership and to internal users.
 Level of cash within
3. Define and implement efficient and effective approved target low
internal control systems.
 NOs budgets completed
4. Adhere to partnership policies, procedures
and guidelines as stipulated in the WVI and submitted within

standards & deadline

X  Strong accountability and
compliance in accounting

and reporting

 Timely, complete and 15%
accurate financial reports.

 MyPBAS reconciled
monthly and any issue

78

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director Finance
Director

Financial Manual and other documents, X followed up with relevant
including – but not limited to: grant Support Office
compliance, planning & budgeting, year-end X
closing, carryforward, accounting and X  Compliance with grant
reporting. X regulations and Grant

5. Coordinate the timely and accurate Approval Protocol
submission of financial reports in Notes FFR
(Field Financial Reporting) database.  Carryforward process
completed within
6. Ensure NO staff under HUB of Finance & Partnership deadlines
Administration visit Programs/Projects to
monitor accountability issues, follow up on  Finance staff visiting
implementation of audit findings and provide projects and communities,
support as needed. adding value at the grass-
root level

M. Financial Risk Management and X X
Controls X
 Minimized risk exposure
1. Ensure that financial systems and controls X
are in place to manage and reduce finance X within WV and external
risks, both at the NOs and project levels.
X partners’ operations
2. Coordinate management responses to
finance audits performed to the NOs; X  Anti-corruption strategy
ensure they are sent on time to the Audit rolled out and understood
Department; and that finance related audit 20%
recommendations are implemented. by all staff

3. Coordinate adequate preparation for GC  Minimum acceptable audit
and external audits.
risk ratings and timely
4. Implement anti-corruption and fraud
strategies. implementation on internal

N. Perform other duties as required. and external audit

O. Supply Chain Management X recommendations
Coordinate and ensure an optimal interface
between the supply chain and business units for
efficient customer service delivery.

79

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent
P. Improve IT infrastructure and provide
quality service National Regional
Director Finance
a. Ensure improved office/programs Director
connectivity
X
b. Facilitate and ensure preparation of and
adherence to computer usage policies

Q. IT Security and Integrity X  Procurement policies and
Ensure office disaster preparedness and policies procedures in place
updated to include new technologies, trends and
threats.  Program procurements
carried out as per agreed
R. Ensure that WV staff and assets are timeline
secured, safe and well maintained;
oversee logistics coordination  Supply sources are readily
available for effective
procurement processes

X

X  Internet and other
connectivity are fast and

stable at every location

 Computer usage policy

S. Ensure that WV provides quality X prepared, approved and
hospitality services to staff and visitors operational.

X

T. Transportation/Logistics. Responsible X  IT security manual
for vehicle procurement, management XX approved and distributed to
and maintenance. staff
80
 Information and software
backed up and secured

20%

 Security guidelines and
procedures are in place

 Security assessment and
report is updated regularly

ROLE DIMENSION / DESCRIPTION Accountable End Results Expected Time
to Spent

National Regional
Director Finance
Director

 # of incident reports

 Building facilities are well-
managed

 Travel and accommodation
information are readily
accessible by all staff and
visitors

 Air-ticketing, passport and
visa services are well
managed

5%

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
List education, knowledge & skills, licenses preferred, and all experiences required to perform this position in a
fully competent manner.

81

Minimum Education, Training and Experience Requirements to Qualify for the Position:

List academic, technical skills or other knowledge required as a minimum qualification for this position.

4. Bachelor’s degree in Accounting, Finance or Business Administration, or a related field
5. MBA in Finance, MSC in Finance/Accounting/Auditing preferred
6. ACCA, CIMA, CPA or equivalent preferred

List additional work experience required as a minimum qualification for this position.

4. Minimum 5 years experience in finance position with medium business/medium
NGO/government agency

5. Minimum 2 years experience in finance management position
6. Minimum 2 years management experience in at least on of following areas: Administration-

Logistics-IT.
7. Regional or Multi-country teams management experience is a plus.

Preferred Skills, Knowledge and Experience:

List academic, soft and technical skills or other knowledge preferred for this position.

14. Solid knowledge of accounting principles, financial systems, budget/cash flow monitoring and
internal accounting controls.

15. Ability to solve complex problems and to exercise independent judgment.
16. Ability to provide financial strategic direction to the NOs under his/her responsibility
17. Must be able to lead and manage virtual teams.
18. Good working knowledge of computerized accounting systems, preferable Sun Systems & Vision.

Must be computer literate in Microsoft Office programs.
19. Knowledge of government grant regulations and financial reporting requirements preferred.
20. Knowledge of local accounting system preferred.
21. Proficiency in written and spoken English
22. Good oral/written and interpersonal skills.
23. Able to work on a cross-cultural environment with a multi-national staff.
24. Ability to travel within country, regional and internationally
25. Able to use executive influence and negotiation skills

List additional work experience preferred for this position.

3. Experience of treasury activities, establishment and monitoring of budgets and an understanding
of data processing concepts and systems is preferred.

4. Experience with humanitarian aid in-country is a plus.

82

MATRIX MANAGEMENT – DECISION MAKING GUIDELINES

Function National Director Regional Finance
Director
Hiring & Firing of HUB Finance & Approve (note1) Approve
Administration Director– REQ, PAF, leave,
salary increases, etc Consulted and approve Consulted
Hiring & Firing of Senior Finance &
Administration staffing reporting to the HUB Approve (note 1) Approve
Finance & Administration Director
Consulted Informed
Setting HUB Finance & Administration Feedback and approval Feedback and
Director Performance Agreements (note 1) approval
Approve N/A
Setting HUB Finance & Administration
Director direct reports Performance Informed
Agreements

Performance evaluation and individual learning
and development plan - HFD

Daily administration issues (local benefits,
travel advances, work permits, etc) - HFD

Annual Vacation - HFD Approve

Travel Plans - HFD Approve Informed

Travel Expense Report - HFD Approve N/A

Annual Budget Approve Consulted

Strategy Approve (note 1) Approve

note 1: makes final decision if no joint decision is agreed with the Regional Finance Director

83

<Choose the core capabilities that are critical to the success of this particular job. Please mark X in the
relevant column. WV seeks staff to have basic ability in all of the above capabilities. Managers have
flexibility to choose the top 5 to 6 required capabilities depending on the job>

CORE CAPABILITIES: Required Preferred

Achieving quality results and service ● 
Practicing accountability and integrity ● 
Communicating information effectively ● 
Thinking clearly, deeply and broadly ●

Understanding the Humanitarian industry ● ●
Understanding WV’s mission & operations
Practicing continuous innovation & ●
creativity ●
Demonstrating Christ-Centered life and ●
work
Learning for growth and development
Maintaining work/life balance
Building collaborative relationships

Practicing gender & cultural diversity
Influencing individuals & groups

84

Section II - POSITION DESCRIPTION QUESTIONAIRE
85

Important Functional Relationships:
<List below all the contacts required in order for this position to effectively accomplish its objectives>

Contacts Reason & Nature of/for Frequency of Contact
Contact (Daily, Weekly, Monthly)

(e.g. Coordination,
information, influencing,

coaching)

National Director – decision making, change Daily
Country 1, 2 and 3 and management, consulting
Regional Finance
Director.

Finance and supervision, coaching, Daily
Administration or other overseeing work
Mgrs. under his/her
supervision

Managers finance knowledge, Weekly
strategic finance

Senior Management organizational change, Monthly
Team
strategy- Planning - Advice

Finance Colleagues information and experience As required

86

(other NGOs, other exchange, professional Weekly
organizations) support As required
WVRF Office staff Yearly-Monthly as required
major finance issues and
All staff coordination

Various stakeholders- major finance issues and
GC-RO-SO coordination

<please add rows as required>

Major Challenges:
<List below some of the major challenges unique to this role and solutions or approaches to
these challenges>

Challenge Possible Approaches/Solutions

Ensure spending within approved Proper coordination with line managers,
budgets. appropriate planning, accurate reporting

Ensure accountability of resources Following established guidelines (FFM
and GAAP), appropriate planning,
accurate reporting, and proper
coordination with line managers.

Combination of WVI accounting Ensure appropriate compliance, maintain
standards and local standards, as well updated knowledge on local Finance Law
as donors' requirements and WV standards

Meeting multiple deadlines / multiple Proper planning, prioritization based on
demands for 3 to 4 countries urgency, importance, and other related
characteristics;

Mitigating risk to the organization In depth knowledge of WV standards
and RF Finance Law, regular revision of

87

(Audit, RF legal issues, etc.) systems and files

Decision Types of decisions made without prior approval:
Making  Routine decisions within scope of work.

Authority  Decisions related to day to day management of
staff reporting directly to this position.

 Decisions related to day to day management of
work within the Department.

 Purchasing decisions made within approval
limits for this position.

 Decisions made within policy.

 Authorized signatory for bank transactions.

2. Types of decisions referred to higher authority or decisions
controlled by policy:

 Decisions which have an impact outside of area
of work and/or impact operations.

 Capital expenditure decisions or purchasing
decisions above approval limits for this
position.

 Exceptions to policy decisions or decisions
requiring a change to policy.

 Decisions requiring input from other
departments.

Budget Responsibility
Dollar amount of financial measures controlled or impacted by this position

This section requires quantitative data that will help to provide some measure of the size or scope of the
position. Data should be on an annual basis.

Dollar Amount Fiscal Year

Operating Budget (excluding labor cost)
Cost of employees under this position direction
Capital expenditures that will be made in this
department this year

88

Position Holder: Date:
National Director: Date:
Reg. Finance Director: Date:

WORLD VISION INTERNATIONAL
Latin America and Caribbean Region

JOB DESCRIPTION

Job title SUPPLY CHAIN AND ADMINISTRATION MANAGER HAY Grade 16
16N28004

Area Supply Chain and Administratiton
Division Finance and Administration
Date Revised October 2017

JOB PURPOSE

 To establish a strategic direction for the Supply Chain and Administration Management
function within World Vision at the National Office level and promote a centre of

expertise which is accessible to other countries. Ensure compliance to local and global

policies and procedures, set and report on local performance metrics. The SC/ADM will

lead all procurement and administration related functions within National Office, support

regional sourcing efforts, manage procurement compliance, ensure the correct
management of the facilities within the National Office. Ensures effective and sufficient
connectivity and the adequate level of protection for information systems and resources
as well, as the implementation of TI politics and security on partnership standards.

MAJOR RESPONSIBILITIES End Results Expected % time
Major responsibilities
 Lead and coordinate the Supply Chain and 20
1. Build, lead and manage national Administration Department to perform the
supply chain/ procurement function procurement, distribute, contract
and Administration management and return functions.

2. Performance Measurement and  Budget Management
Management
 National Office Spend Influenced by
efficiencies and best practices

 Number of Purchase Order processed
efficiently

 Lead coordination and reporting of 15
performance metrics with senior management
team and develop a framework to capture

89

these. Metrics would include internal
sourcing, supplier performance and benefits

tracking

 National Office Cost Reduction

3. Strategic Sourcing and Procurement  Supply Chain Budget Management under 10
Planning  Getting the % NO procurement

4. Learning and Growth contract to achieve economies of scale,
notified by LACRO

 Drive training and communication of National 5
Office Plan, Source, and Deliver/Return
manuals.

 Participate in and provide input to the GSCM
Community of Practice

5. Control Logistics and Fleet  Responsible for the adequate Management 10
Management and Maintenance for Country Fleet Vehicles

and assets

6. Facilities Management and Control  Ensure the appropriate performance and 25
management for the NO Building and it’s
services to enable the correct execution of
operations

 Responsible for ensuring adequate controls
and mitigation of risks on all general services
related areas

 Management of insurances based on
Partnership standards

 Responsible for coordination of NO events

 Legal affairs of the office

7. Spiritual development of staff  Actively participate of NO devotions and 2
facilitate the spiritual growth of the team

under his/her supervision

8. Improve IT infrastructure and 10
provide quality service

c. Ensure improved office/programs  Internet and other connectivity are fast and stable
connectivity at every location
d. Facilitate and ensure preparation of and
adherence to computer usage policies  Computer usage policy prepared, approved and
operational.

9. IT Security and Integrity 3
Ensure office disaster preparedness and
policies updated to include new  IT security manual approved and distributed to
technologies, trends and threats.  staff

Information and software backed up and secured

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
List educations, knowledge and skills, all experiences, and all licenses required to perform this position in a fully
competent manner. Check with “X” the required level (minimum or preferred)

90

Description Level Preferred
Minimum
Education University or Post graduate qualification in economics,
logistics, engineering or supply chain management (i.e. X
MCom or MBA degree)

 Office Management

 Problem solving

 Budgeting

 Listening skills

 Service orientation X
 Decision making skills

 Communication skills

 Negotiation techniques

 Conflict resolution

 Time management

Knowledge  Ability to represent inter-departmental and WVI X
skills and issues across internal & external Boundaries
Purchasing processes X
 Knowledge of sourcing and purchasing Strategy:


- P2P Process

 Contract/ Agreement Writing; Supplier/ Contract

Management X

 Knowledge of WVI
- Policy and procedure

- Finance knowledge
- System knowledge
- Product knowledge

 Global Trade Compliance

 Knowledge of National environment X

 Knowledge of Policies and Procedures on WVI

The scope of this position requires that the incumbent is
an experienced manager with at least 7 years’ experience
in supply chain management, including at least 5 years in a

leadership or management role.

 Solid relationship building skill set, both suppliers
and with internal customers
Experience X

 Experience with procurement tools

 Strong Experience leading strategic sourcing
programs,

 Experience with specific processes relevant to

WV Operations and NGOs recommended.

License or N/A
certification

required

Achieving capabilities  Achieving quality results and service.

Core  Practising accountability and integrity.
Capabilities
 Communicating information
effectively.

Thinking capabilities  Thinking clearly, deeply and broadly.

91

Self managing capabilities  Understanding the Humanitarian
Relational capabilities Industry.
WORKING RELATIONSHIPS
 Understanding World Vision’s mission
and operations.

 Practicing innovation and change.

 Demonstrating Christ-centred life and
work.

 Learning for growth and development.
 Maintaining work/life balance and

effectiveness.

 Building collaborative relationships.
 Practicing gender and cultural

diversity.
 Influencing individuals and groups.

Frequency of Contact

Contacts (internal) Reason for contact (Check with “X”)

Daily Weekly Monthly

World Vision Partnership at To provide services (purchasing) X
regional and National level

Local and Regional Vendors To purchase and quote needs
required in the local and regional X
office

Frequency of Contact

Contacts (external) Reason for contact (Check with “X”)

Daily Weekly Monthly

Members of the NGO X
humanitarian and relief fraternity
X
Members of the broad supply
chain management “Community
of Practice” as well as volunteers
and beneficiaries

FREEDOM TO ACT

Decision making

Types of decisions Which ones?
Autonomous decisions (which Direct content for key supplier contracts, including terms and
do not require prior approval) conditions to mitigate risk for World Vision.
Evaluates suppliers’ performance against those requirements by
Coordinated decisions (which establishing and maintaining contractual and business
require coordination with relationships with suppliers; monitor contract compliance.
colleagues in the same or Supplier selected at final stage is validated by the Procurement
different workspace) Committee
Consulted decisions (which Acquisition or Modification of Fleet Spec’s

Contracts over 1 year

92

require prior approval by the (Check with “X”)
supervisor) X

Budget Responsibility
Check the budgetary description that best fits the position.
Clasification Description
A Very High: Responsible for the national budget
B Higher: Responsible for the budget in several areas.
C Medium: Responsible for the budget of an area.
D Minimum: Responsible for the budget of a division.
E It has no budgetary responsibility

ORGANIZATIONAL STRUCTURE

2nd Level Manager’s Title:
National Director

Other Dotted Line Reporting Relationships: 1st Level Manager’s Title: Finance
Regional Supply Chain Manager Director Administrative Hub Director

This Position Title: Other positions reporting to the
NO Supply Chain- Adm 1st Level Manager’s:
Manager Finance Manager

NO Procurement Coordinator

NO Adm (Logistic)
Coordinator Corporate

Hub Securtiy
Coordinator

Hub IT Manager

Check if this position completes performance evaluation for all subordinates.

93

Check if this position recommends hiring or termination of subordinate.
ACKNOWLEDGEMENT:
I agree with the content of this document and that it is an accurate description of the position
performed at a fully competent level.
Manager’s Signature
Title
Date

94