supervisory

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 1 drpd 13

INSTITUSI LATIHAN
KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA EE-021-3:2012 ELECTRONIC EQUIPMENT TROUBLESHOOTING,
PROGRAM / REPAIR AND MAINTENANCE
PROGRAM’S CODE & NAME

TAHAP / LEVEL 3 SEMESTER 3

NO. DAN TAJUK UNIT CU:06 FLOOR SUPERVISION
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO. AND
TITLE

KOD DAN NAMA DED/SED 3332 : SUPERVISORY SKILL
SUBJEK/SUBJECT CODE AND
NAME

NO. DAN PENYATAAN 1. MONITOR WORK PROGRESS
AKTIVITI KERJA / WORK 2. CONDUCT SECTION BRIEFING
ACTIVITIES NO. AND 3. CARRY OUT STAFF TRAINING
STATEMENT 4. PROVIDE APPRAISAL ACCOMODATION
5. IMPLEMENT SAFETY MEASURES
6. CARRY OUT CUSTOMER AND INTER DEPARTMENTAL

LIAISON
7. PREPARE SECTION BUDGET
8. PREPARE TECHNICAL REPORT

KOD WIM EE-021-3:2012/CU:06/KP(1/5)

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 2 drpd 13

TITLE : WORK SCHEDULE, ORGANIZATION STRUCTURE AND JOB FUNCTION

OBJECTIVE : TO OBTAIN KNOWLEDGE ON SUPERVISION AND TO COORDINATE
WORK IMPLEMENTATAION IN THE WORKING ENVIRONMENT.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 3 drpd 13

INFORMATION :

TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan menrangkan kepada pelatih apakah yang
dimaksudkan dengan perancangan kerja, langkah-langkah yang betul semasa membuat
perancangan kerja ketika berada di dalam pekerjaan dengan tugasan harian kelak.

1. Pengenalan Kepada Perancangan Kerja.

Perancangan adalah suatu asas bagi pelaksanaan sesuatu kerja. Perancangan kerja
perlu dirancang dan dirangka dengan teliti kerana melibatkan langkah-langkah dan susunan
prosedur kerja yang berturutan. Dalam kehidupan seharian , setiap kali kita akan melakukan
perkara sama dengan berulang-kali seperti bangun, mandi, sembahyang, sarapan dan pergi ke
dewan kuliah. Ini adalah rutin aktiviti-aktiviti harian yang kita buat secara spontan tanpa perlu
kepada perancangan yang teratur kerana ia berbeza mengikut individu.

Masa yang diambil untuk melaksanakan setiap aktiviti boleh kita anggarkan dengan
mudah kerana terlalu kerap membuatnya. Bayangkan pula jumlah aktiviti yang kita buat dalam
masa seminggu, sebulan, sepenggal, setahun dan seterusnya. Tentu banyak bukan? Dan tidak
ramai pula di antara kita yang yang benar-benar merancang tentang apakah turutan aktiviti
yang patut kita buat secara terperinci untuk sebulan misalnya. Setiap apa aktiviti atau operasi
yang hendak dijalankan perlu kepada perancangan yang betul-betul lengkap.

Perancangan itu merupakan konsep yang mudah dan merangkumi matlamat (objektif)
sesebuah organisasi yang hendak dicapai pada masa akan datang dan pemilihan bagaimana
hendak mencapai matlamat tersebut. Secara amnya, sesuatu matlamat yang ditentukan oleh
sesebuah organisasi mempunyai dua pendekatan asas yang perlu diambil iaitu:

i) tindakbalas (react) untuk perubahan mengikut keadaan sekeliling, melibatkan
perkembangan ke arah kebaikan atau sebaliknya; atau

ii) meramalkan dan mengunjurkan masa hadapan dengan mengambil pra-penentuan
tindakan untuk mempengaruhi aktiviti-aktiviti pada masa hadapan mengikut kaedah
atau keadaan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 4 drpd 13

Perancangan kerja yang baik adalah penting kerana ia mampu :

i. memberi arah dan tujuan sesebuah organisasi
ii. menyelaraskan semua aktiviti dalam oganisasi.
iii. membantu organisasi dalam mengelakkan pengurusan krisis (crisis management).
iv. membantu mengurangkan dan mengelakkan penyelia dari menghadapi masalah

berterusan dalam masalah yang tidak dijangka,
v. mambantu organisasi meramal dan bersedia hadapi perubahan tidak dijangka
vi. membantu mengelakkan pembaziran tenaga membuat kerja-kerja yang berulang.

Perancangan tanpa tanggungjawab (commitment) adalah satu pembaziran sumber.
penglibatan sumber (resources) memerlukan keputusan diantara pilihan-pilihan yang dibuat.
Keputusan-keputusan mesti dibuat pada beberapa peringkat dalam proses perancangan
dimana keputusan-keputusan ini mestilah ditukarkan kepada tindakan.

2. JENIS-JENIS PERANCANGAN

Terdapat dua jenis rancangan iaitu rancangan strategik dan rancangan operasional.

i) Rancangan Strategik
Rancangan strategik adalah rancangan yang menentukan keadaan sesebuah

organisasi. Ia menyatakan tujuan dan kearah mana organisasi tersebut akhirnya. Rancangan
ini dipraktikkan pada keseluruhan organisasi dan objektif organisasi ditentukan untuk
meletakkan organisasi mengikut keadaan sekeliling yang lebih mencabar. Rancangan strategik
adalah perancangan yang memerlukan tindakan daripada keseluruhan organisasi untuk
mencapai objektif yang luas.

Rancangan strategik adalah rancangan jangkapanjang yang dapat menunjukkan
halatuju organisasi tersebut dalam sesuatu tempoh masa satu hingga lima tahun akan datang
yang dirancang oleh pihak atasan pengurusan. Penyelia tidak terlibat dalam merangka
rancangan ini tetapi mereka diperlukan untuk mendapatkan maklumat –maklumat untuk
merangka rancangan ini.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 5 drpd 13

ii) Rancangan Operasi

Rancangan ini merupakan tindakan terperinci yang diperlukan untuk mencapai objektif
tertentu didalam rancangan strategik. Skopnya lebih kecil, biasanya ia berkenaan dengan
hanya satu daripada objektif strategik ataupun sebahagiannya sahaja. Rancangan ini lebih
spesifik, menentukan masa untuk setiap tindakan yang hendak dicapai. Ianya adalah
rancangan jangkapendek berbanding dengan rancangan strategik. Contohnya, rancangan
bulanan, mingguan dan harian adalah jenis rancangan ini dan ianya disediakan oleh
pengurusan peringkat pertengahan dan bawahan.

3. PROSES PERANCANGAN

Proses perancangan melibatkan fasa membuat keputusan. Keputusan-keputusan ini
dibuat untuk tindakan di masa hadapan. Jika perancangan dilakukan dengan baik, tindakan
untuk masa depan akan memenuhi objektif dan keputusan lain akan menjadi betul.
Perancangan yang dibuat mestilah fleksibel dan boleh ubah mengikut sebarang perubahan
kerana ia tidak selalunya sesuai untuk sesuatu masa dan keadaan. Elemen yang perlu dalam
proses perancangan adalah mengawasi (monitoring) dan perubahan dalam rancangan,jika
perlu. Proses penyediaan perancangan perlu dilakukan dengan kaedah yang bersistematik
dan saintifik seperti proses menyelesaikan masalah. Langkah-langkah yang logik untuk
perancangan mengikut turutan seperti berikut :

a. Menentukan objektif:
Semua rancangan dimulakan dengan objektif yang mempunyai satu pernyataan dan matlamat
mutakhir yang merupakan hasil dan merupakan pernyataan khusus mengenai tujuan dan
halatuju.

b. Wujudkan dan nyatakan andaian dalam perancangan
c. Semak semua had yang mungkin dalam perancangan
d. Wujudkan rancangan alternatif
e. Pilih rancangan yang terbaik
f. Tukarkan rancangan menjadi tindakan.
g. Sediakan langkah susulan.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 6 drpd 13

Ciri-ciri objektif perancangan kerja yang baik:
i. dinyatakan dalam bentuk tulisan
ii. boleh diukur (measurable)
iii. spesifik dalam masa
iv. mencabar tetapi boleh dicapai (attainable)

4. KEBAIKAN PERANCANGAN KERJA

Perancangan kerja yang baik mampu menterjemahkan beberapa kebaikan seperti:

i. Membantu pengurusan menyesuaikan perubahan mengikut perkembangan.
ii. Membolehkan pengurus melihat gambaran keseluruhan operasi dengan jelas
iii. Menyediakan turutan operasi yang betul
iv. Membantu mengkordinasi beberapa bahagian dalam organisasi.
v. Memberi kecenderungan supaya objektif lebih specifik dan diketahui.
vi. Mengurangkan kerja-kerja tekanan (guesswork)
vii. Menjimatkan masa, tenaga dan wang.
viii. Membantu dalam mengurangkan kesalahan dalam membuat keputusan

SOALAN:

1. Kenapa sesebuah organisasi perlu mempunyai langkah–langkah terancang dalam
membuat perancangan kerja?

2. Berikan contoh-contoh perancangan kerja yang biasa dilaksanakan dalam perancangan
operasi.

3. Bagaimanakah perancangan kerja yang baik dapat membantu dalam pengurangan kos
operasi?

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 7 drpd 13

INFORMATION :

TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan kepada pelatih bagaimana untuk
mengenalpasti proses-proses yang terlibat didalam sesuatu proses kerja supaya pelaksanaan
aktiviti-aktiviti dapat dijalankan mengikut jadual, mudah dan cepat.

TAJUK : PECAHAN STRUKTUR KERJA (WBS)

Konsep WBS mudah diterapkan dalam pelaksanan kerja. Ia melibatkan proses
pelaksanaan projek sebagai hierarki matlamat, objektif, aktiviti, subactiviti, dan tenaga kerja.
Penguraian hierarki aktiviti berterusan sehingga keseluruhan projek dipaparkan sebagai satu
rangkaian aktiviti yang dikenal pasti secara berasingan dan tidak bertindih.

Setiap aktiviti akan menjadi satu perkara bermatlamat, mempunyai tempoh masa yang
tertentu, terurus dan merangkumi anggaran kos yang mudah diperolehi. Setiap aktiviti
mengandungi serahan tugas dan tanggungjawab yang difahami dengan jelas diberikan. Sebaik-
baiknya, aktiviti-aktiviti akhir menjadi entiti yang diketahui. Seperti yang kita akan lihat, WBS
memudahkan perancangan, belanjawan, penjadualan, dan aktiviti-aktiviti kawalan untuk
pengurus projek dan pasukan.

1. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

"Bagaimana mengenal pasti aktiviti yang diperlukan untuk berjaya mencapai aktiviti-
aktiviti projek?" Pertama, mari kita lihat ciri-ciri aktiviti yang terkandung di dalam WBS. Satu
aktiviti yang jelas mempunyai ciri-ciri berikut: -

i. Status dan penyelesaian yang mudah diukur.
ii. Mempunyai awal dan akhir acara yang sangat pasti.
iii. Releven dan mudah untuk dilengkapkan meliputi kos anggaran dari pengalaman

terdahulu dengan aktiviti terkini.
iv. Terdiri dari tugasan kerja yang terkawal, diukur, terkamir, dan bebas daripada

tugasan kerja dalam aktiviti-aktiviti lain.
v. Perlu membentuk satu aliran berterusan kerja dari awal hingga akhir.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 8 drpd 13

Antara aktiviti-aktiviti lain yang boleh diselit masukkan ke dalam perancangan kerja
turut meliputi :

i. Penjadualan penghantaran bahan
ii. Aktiviti subkontraktor bahawa aktiviti-aktiviti projek berimpak
iii. Ketersediaan peralatan, dan
iv. Latihan kakitangan

2. LANGKAH UNTUK MEMBINA PECAHAN STRUKTUR KERJA

Tiada peraturan tertentu yang mengawal WBS. Walau bagaimanapun, proses yang
digunakan boleh merujuk struktur borang seperti Rajah 3.1. Langkah-langkah berikut
membawa kepada kelengkapan WBS: -

Langkah 1:
Bahagikan projek ke objektif utama seperti projek itu ditakrifkan sepenuhnya oleh objektif.

Langkah 2:
Pembahagian setiap objektif dalam aktiviti yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat.

Langkah 3:
Pecahkan setiap aktiviti yang mempunyai satu/ lebih ciri-ciri ke sub-aktiviti pecahan berkaitan.

Langkah 4:
Ulangi Langkah 3 sehingga semua sub-aktiviti mempunyai ciri-ciri yang dikehendaki.

Langkah 5:
Selesaikan dan fokus kepada Sub-aktiviti terendah dalam hierarki sebagai tugasan penting yang
perlu dilakukan untuk menyiapkan projek itu.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 9 drpd 13

3. STRUKTUR PECAHAN KERJA - Perwakilan Hierarki

Seorang perwakilan grafik mudah WBS ditunjukkan dalam Rajah 3.4 untuk tujuan
persembahan, latihan dan pemahaman projek, paparan grafik sering diutamakan. Ia boleh
dihasilkan secara terus daripada senarai aktiviti di lembaran kerja WBS (lihat Rajah 3.3). Work
Breakdown Structure – Hierarchical Representation

WBS PROJECT NAME PROJECT MANAGER
WORKSHEET Activity Description
Characteristics
Activity No
123 4

Prepared by Activity Characteristics Legend
Date 1 Status/completion measurable
Approved by 2 Clearly defined start/end events
Date 3 Time/cost easily estimated
Sheet of 4 Assignments manageable, measurable,
integrable, and independent.

Rajah 3.1 Work Breakdown Structure - Definition Worksheet

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 10 drpd 13

4. CONTOH LANGKAH MEMBINA STRUKTUR PECAHAN KERJA (WBS) UNTUK
MAJLIS PERSIDANGAN

1. Partition projek ke objektif utamanya.
1.1 Membangunkan program
1.2 Set laman persidangan itu dan tarikh
1.3 Reka bentuk dan melaksanakan pelan pemasaran

2. Partition objektif dalam aktiviti
2.1 Membangunkan program
2.1.1 Mewujudkan tema dan topik
2.1.2 Dapatkan pembesar suara
2.1.3 Sediakan bahan-bahan edaran

2.2 Set laman persidangan itu dan tarikh
2.2.1 Tetapkan tarikh persidangan
2.2.2 Pilih dan melakukan tapak persidangan
2.2.3 1.2.3 perkiraan Sahkan

2.3 Reka bentuk dan melaksanakan pelan pemasaran
2.3.1 Membangunkan dan mencetak risalah persidangan
2.3.2 Dapatkan set label untuk mel terus
2.3.3 Risalah persidangan Mail
1.3.4 Menerima dan mengakui pendaftaran

3. Semak setiap aktiviti bagi pematuhan dengan ciri-ciri aktiviti dan partition bagi mana-
mana yang tidak mematuhi.
3.1 Sediakan bahan-bahan edaran
3.2 Dapatkan bahan-bahan edaran daripada penceramah
3.3 Menyediakan dan mencetak notebook persidangan

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 11 drpd 13

Rajah 3.2 Menunjukkan WBS sepadan. Perhatikan sistem penomboran. Angka pertama
mengenal pasti projek, kedua mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang terdiri daripada projek ini,
ketiga mengenal pasti sub-aktiviti dalam aktiviti, dan rujukan mudah mengikut hierarki projek.

WBS PROJECT NAME PROJECT MANAGER
WORKSHEET PPM Annual Conference
Characteristics
Activity No Activity Description 12 34

1.1 Develop program YNNN
1.2 Set conference date YYYN
1.3 Design and implement marketing YNNN
plan
1.1.1 Establish theme and topics YYYY
1.1.2 Obtain speakers YYY Y
1.1.3 Prepare handout materials YYY N
1.1.3.1 Obtain handout materials from speakers YYYY
1.1.3.2 Prepare and print conference notebook YYYY
1.2.1 Set the conference date YYYY
1.2.2 Select and commit conference site YYYY
1.2.3 Confirm arrangements YYYY
1.3.1 Develop and print conference brochure YYYY
1.3.2 Obtain label sets for direct mail YYYY
1.3.3 Mail conference brochures YYYY
1.3.4 Receive and acknowledge registrations YYYY
Prepared by
Date Activity Characteristics Legend
Approved by 1 Status/completion measurable
Date 2 Clearly defined start/end events
Sheet 1 of 1 3 Time/cost easily estimated
4 Assignments manageable, measurable,

integrable, and independent.

Rajah 3.2 : WBS sepadan

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 12 drpd 13

CONFERENCE PLANNING

PROGRA SITE MARKETING
M

DATE PLAC LIST BROCHURE REGISTER
E S

THEME MATERIAL SPEAKERS DESIGN MAIL
S BROCHUR BROCHUR

E E

OBTAIN PREPARE

MATERIAL KITS

S

Rajah 3.3 Perwakilan Hierarki The Perancangan Persidangan WBS

Kegunaan Struktur Pecahan Kerja

WBS amat berharga semasa aktiviti perancangan yang lebih terperinci dan
pelaksanaan awal. Salah satu kegunaan utamanya adalah untuk menyediakan satu global lagi
terperinci pandangan projek. Dengan cara ini, ia menjadi asas untuk menentukan masa, kos,
dan perancangan prestasi untuk kawalan dan laporan. WBS akan digunakan untuk menjana
perwakilan rangkaian yang menjadi alat kawalan utama yang digunakan oleh pengurus untuk
menilai perkembangan aktiviti yang dirancang dengan kemajuan sebenar dan menguruskan
perubahan yang akan mengikuti hasil daripada penilaian tersebut.

WBS merupakan perwakilan grafik yang mudah difahami dengan adanya butiran pada
proses pelaksanaan projek yang digunakan untuk membina rangkaian aktiviti projek dan
berfungsi sebagai alat perancangan pertengahan. Terdapat kes di mana rangkaian aktiviti
WBS kelihatan terlalu sukar untuk dilaksana. Pendekatan lain untuk menentukan WBS
mengikut kemahiran atau berdasarkan peralatan atau kewujudan material. Nasihat yang
terbaik yang boleh berikan adalah untuk berfikir secara kreatif dalam membangunkan WBS.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)

Kod WIM EE-021-3-2012/CU:06/KP(1/5) Muka surat : 13 drpd 13

SOALAN :
1. Apakah langkah-langkah untuk membina Struktur Pecahan Kerja?
2. Apakah kegunaan Struktur Pecahan Kerja?

RUJUKAN:

1. KK Yong, KK Lau, PL Kwai, OT Poon, CL Lee, Buku Supervisory Management –Ngee Ann
Polytechnic –Singapore. Tahun March 1991

2. Hashim Fauzy Yaacob, Komunikasi Antara Manusia, UTM Skudai, Tahun 2001.
3. Andrews, P.H and baird, J.E, Communication for Business and Professions, Madison

Brown and Benchmark, Tahun 1995
4. Edward de Bono, Pemikiran Lateral, Terjemahan Golden Book Centre, KL, Tahun 1997.
5. Baskin, O.W and Aronoff, Interpersonal Communication in Organization, Santa Monica

Goodyear, Tahun 1980.
6. Razali Mat Zain, Kepimpinan dalam Pengurusan, UtusanMelayu, KL Tahun 1996.
7. Robbin, S.P, Organizational Behaviour, 4th Edition, Prentice Hall. Tahun 1989.
8. Hamdan Ariff, Jaafar Muhammad, Pengorganisasian dan Asas Pengurusan, Fajar Bakti,

1988.

Cawangan Teknikal & Kualiti Latihan Versi 3.0 (2018)