หน่วยที่ 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 1 รูปที่ 3.1 โปรแกรม Microsoft Excel Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (Speadsheet) หรือโปรแกรมตารางงาน ซึ่งจะเก็บข้อมูลต่าง ๆ ลง บนแผ่นตารางงาน คล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ซึ่งช่องตาราง แต่ละช่องจะมีชื่อประจำแต่ละช่อง ทำให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูล การแก้ไขข้อมูล สะดวกต่อการคำนวณและการนำ ข้อมูลไปประยุกต์ใช้ สามารถจัดข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างเป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น คุณสมบัติที่สำคัญในโปรแกรม Microsoft Excel 1) ความสามารถด้านการคำนวณ Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น รวมทั้งสูตรคำนวณด้านอื่น ๆ และจุดเด่นของการคำนวณคือผลลัพธ์ของการคำนวณจะเปลี่ยนแปลง ตาม เมื่ออินพุตที่นำมาเปลี่ยนค่า ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนแปลงค่าผลการคำนวณใหม่ 2) ความสามารถด้านการใช้ฟังก์ชั่น นอกจากการป้อนสูตรคูณทางคณิตศาสตร์แล้ว Excel ยังสามารถป้อน ฟังก์ชั่นอื่น ๆ ได้อีก เช่น ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการเงินหรือการตัดสินใจ 3) ความสามารถในการสร้างกราฟ Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที มี รูปกราฟให้เลือกใช้งานหลายรูปแบบตามความเหมาะสม เช่น กราฟแท่ง แสดงยอดขายแต่ละเดือด กราฟวงกลม แสดงส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น 4) ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟข้อมูลด้วยภาพสี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและแยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น 5) ความสามารถในการจัดเรียงลำดับ Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้ 6) ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือ กราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน 7) ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจเพื่อนำมาแสดงในโฮมเพจ

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 2 3.1 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel ก่อนจะเริ่มใช้งาน Excel มาทำความรู้จักกับส่วนประกอบของหน้าจอ Excel เพื่อที่จะได้เรียกชื่อและ นำไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ รูปที่ 3.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel หมายเลข 1 แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบคำสั่งที่อยู่มุมซ้ายบนของ โปรแกรมชุด Office อย่างพวก Excel, Word, PowerPoint เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้งานคำสั่งต่างๆ ได้อย่าง รวดเร็ว หมายเลข 2 แถบชื่อเรื่อง เป็นแถบแสดงชื่อเรื่องของเอกสาร หมายเลข 3 ปุ่มควบคุม เป็นปุ่มควบคุม จำนวน 3 ปุ่มคำสั่ง ได้แก่ ปุ่มซ้ายสุดใช้ย่อ โปรแกรมลงไว้ที่ Taskbar , ปุ่มกลางใช้ย่อ ขยายขนาดของหน้าต่างโปรแกรม และปุ่มขวาสุดใช้ปิดโปรแกรม หมายเลข 4 แถบแสดงคำสั่ง เป็น Tab คำสั่งทั้งหมดของโปรแกรม Microsoft Excel โดยปกติมีด้วยกันทั้งหมด 8 Tab แยกเป็น กลุ่มคำสั่งที่คล้าย ๆ ไว้ด้วยกัน เช่น Tab Insert ก็จะมีคำสั่งในการแทรก ตาราง รูปภาพ Shapes ต่าง ๆ ลงใน เอกสาร หมายเลข 5 กล่องชื่อ (Name Box) เป็นกล่องที่เอาไว้ตั้งชื่อให้กับ Cell หรือ ตั้งชื่อ ให้กับ Object ต่าง ๆ เพื่อให้สื่อความหมายและเรียกใช้งานได้ง่ายเวลาที่เราจะเรียกใช้ในสูตร 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 3 หมายเลข 6 ช่องใส่สูตร เป็นช่องสำหรับใช้ใส่สูตร หรือ ฟังก์ชัน ถ้าจะใส่ฟังก์ชันก็คลิกที่ปุ่ม fx แล้วเลือกฟังก์ชันตามที่ต้องการ หมายเลข 7 คอลัมน์ (Column) เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันใน แนวตั้งของแผ่นงาน (Worksheet) หมายเลข 8 แถว (Row) เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน จะมี ทั้งสิ้น 1,048,576 แถว หมายเลข 9 Sheet tab แสดง Sheet ทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์สามารถเปลี่ยน ชื่อได้ด้วยการดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet นั้น ๆ หรือจะเพิ่มก็คลิกที่เครื่องหมาย + หมายเลข 10 มุมมองเอกสาร ใช้ปรับมุมมองของเอกสาร Excel เลือกแสดงใน มุมมองแบบ Normal , Page layout หรือ Page break preview 3.2 ประเภทของข้อมูล ข้อมูลใน Microsoft Excel สามารถแบ่งออกเป็น 5 ประเภท ได้แก่ 3.2.1 Number ตัวเลข เช่น ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03 หรือตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง 10:21, 21 มกราคม 2526 3.2.2 Text ตัวอักษร เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen 3.2.3 Logic ตรรกะ คือ TRUE, FALSE 3.2.4 Error ข้อผิดพลาด เกิดความผิดพลาดขึ้น มีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่รู้ความแตกต่างของมัน จะ ทำให้เข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้อง วิธีการเช็คประเภทของ Error ได้จาก Function ERROR.TYPE (ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) ซึ่งผลออกมาดังนี้ ข้อผิดพลาด สาเหตุ วิธีการแก้ไข ######### – ข้อมูลตัวเลขที่เราใส่ลงไปในเซลล์ ยาวกว่าความกว้างของเซลล์ – ผลลัพธ์ของสูตรคำนวณยาวเกินไป – นำค่าข้อมูลมาลบกันแล้วมีค่าติด ลบ – ปรับคอลัมน์ให้กว้างขึ้น – ใช้รูปแบบตัวเลขที่สั้นลงหรือลด ทศนิยม – สลับค่าที่นำมาลบให้ค่าที่ออกมาไม่ ติดลบ #DIV/0! – เมื่อมีคำนวณหารตัวเลขที่เป็น ศูนย์หรือหารด้วยเซลล์ที่ไม่มีค่า เช่น =A1/A2 โดยที่ A2 มีค่าเป็น 0 – ตรวจสอบว่าฟังก์ชันหรือตัวหารมีค่า เป็นศูนย์หรือไม่

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 4 ข้อผิดพลาด สาเหตุ วิธีการแก้ไข #VALUE! – เป็นการใช้ operand ผิดประเภท เช่นการใช้ข้อมูลตัวเลขคำนวณกับ ข้อมูลข้อความ – ใช้อาร์กิวเมนต์ผิดประเภท – แก้ไข operand หรือแก้ไขค่า อาร์กิวเมนต์ในสูตรให้ถูกต้อง เช่น การ นำค่าตัวเลขไปบวกกับข้อความ #NAME? - ชื่อเซลล์ทีใช้ในสูตรไม่ถูกต้อง - ชื่อฟังก์ชันที่ใช้ไม่ถูกต้อง – ตรวจสอบความถูกต้องของชื่อเซลล์ หรือเซลล์นั้นเคยมีอยู่แต่ถูกลบไป – ตรวจข้อความที่เราใช้ในสูตรคำนวณ ตรวจสอบเซลล์ที่มีการอ้างถึงว่ามี เครื่องหมายโคลอนอยู่ด้วย #N/A – ใส่อาร์กิวเมนต์ให้ฟังก์ชันไม่ครบ หรือไม่ถูกกับฟังก์ชัน – ตรวจสอบความถูกต้องของ อาร์กิวเมนต์ฟังก์ชันต่างๆ #REF! – เซลล์ที่เราอ้างถึงในสูตรถูกลบหรือ เซลล์นั้นถูกข้อมูลอื่นย้ายมาทับ – มีการอ้างถึงข้อมูลของโปรแกรม อื่นที่ไม่ได้กำลังทำงานอยู่ – ใช้ปุ่ม Error! Objects cannot be created from editing field codes. – ยกเลิกการลบเซลล์หรือย้ายเซลล์ แก้ไขชื่อเซลล์ในสูตรให้เป็นเซลล์อื่น – เรียกโปรแกรมนั้นมาทำงาน #NUM! – เกิดจากการใช้อาร์กิวเมนต์ผิด ประเภท คือ ข้อมูลที่ใช้จะต้องเป็น ตัวเลขแต่เราใช้ข้อมูลประเภทอื่น – ผลลัพธ์ของสูตรที่เราคำนวณได้ ค่าตัวเลขที่มากหรือน้อยเกินไป – แก้ไขอาร์กิวเมนต์ให้ถูกประเภท ตรวจสอบความถูกของอาร์กิวเมนต์ที่ ใช้ในฟังก์เป็นตัวเลข #NULL! – เกิดจากใช้เซลล์อ้างอิงผิดทำให้ Excel ไม่สามารถกำหนดเซลล์ที่ ต้องการได้ – แก้ไขเซลล์อ้างอิงให้ถูกต้อง 3.2.5 Array อาเรย์เป็นชุดของข้อมูล เช่น {1,2,3;4,5,6} โดยสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ ในประเภทไหนได้ง่ายๆ โดยใช้Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้ • 1 = Number (ตัวเลข) • 2 = Text (ตัวอักษร) • 4 = Logic (ตรรกกะ) : • 16 = Error (ผิดพลาด) • 64 = Array (อาเรย์)

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 5 3.3 การกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล Microsoft Office Excel มีความสามารถในการจัดรูปแบบได้หลายอย่าง เช่น การปรับแต่งแถว และคอลัมน์การจัดตำแหน่งข้อมูล การวาดตารางข้อมูล การกำหนดรูปแบบตัวอักษร การเติมสีให้ตาราง การ ปรับแต่งตัวอักษร การสร้าง SmartArt และ การปรับแต่งภาพ เป็นต้น ข้อมูลที่พิมพ์ลงในตารางสามารถแบ่งได้ เป็น 3 ประเภท คือ ข้อความ ตัวเลข และ วันที่/เวลา ซึ่งเราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูลให้เหมาะสม กับความต้องการ สามารถทำได้โดยใช้ แทบริบบอน (Tab Ribbon) โดยเลือก แท็บ หน้าแรก (Tab Home) หรือ ใช้เมาส์คลิกปุ่มขวาแล้วเลือกแถบเครื่องมือขนาดเล็ก (Mini Toolbar) สามารถทำ ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้โปรแกรมในทีนี้จะอธิบายการกำหนดรูปแบบโดยใช้เครื่องมือตามความเหมาะสม โดยปกติแล้วเมื่อเราป้อนข้อมูลลงไปในเซลล์ ข้อมูลที่ได้จะมีลักษณะพื้นฐานตามค่าเริ่มต้นที่ โปรแกรมตั้งค่าไว้ เช่น ตัวอักษรสีดำ ไม่มีเส้นขอบ รูปแบบเซลล์เป็นลักษณะทั่วไป เป็นต้น เราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงของข้อมูลได้ตามต้องการ 3.3.1 รูปแบบการแสดงข้อความ ข้อมูลที่จัดรูปแบบเป็นข้อความซึ่งจะมีทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ หรือตัวเลขที่ไม่สามารถคำนวณ ได้ โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel จะจัดให้ข้อความที่พิมพ์ลงไปในเซลล์ข้อมูลอยู่ชิดซ้ายล่าง เสมอ เช่น ชื่อ-สกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ รหัสประจำตัว หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น ดังนั้นถ้าเราต้องการ ป้อนข้อมูลที่เป็นข้อความ เราจะต้องกำหนดรูปแบบเซลล์ให้เป็นข้อความ สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ใช้เมาส์คลุมดำเซลล์ที่ต้องการกำหนดให้เป็นข้อความ ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มขวาของเมาส์แล้วเลือกจัดรูปแบบเซลล์ ขั้นตอนที่ 3 เลือกแทบตัวเลข ขั้นตอนที่ 4 เลือกข้อความ ขั้นตอนที่ 5 เลือกตกลง

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 6 รูปที่ 3.3 จัดรูปแบบเซลล์ รูปที่ 3.4 รูปแบบการแสดงข้อความ 1 2 4 5 3

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 7 3.3.2 รูปแบบการแสดงตัวเลข ข้อมูลที่เป็นตัวเลขสามารถนำไปคำนวณได้ จะมีเลขไทย และเลขอารบิก มีรูปแบบการแสดงหลาย รูปแบบ เช่น ทั่วไป ตัวเลข สกุลเงิน บัญชีเปอร์เซ็นต์เศษส่วน และเชิงวิทยาศาสตร์เป็นต้น สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ใช้เมาส์คลุมดำเซลล์ที่ต้องการกำหนดให้เป็นตัวเลข ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มขวาของเมาส์แล้วเลือกจัดรูปแบบเซลล์ ขั้นตอนที่ 3 เลือกแทบตัวเลข ขั้นตอนที่ 4 เลือกชนิดของตัวเลขตามที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 5 เลือกตกลง รูปที่ 3.5 จัดรูปแบบเซลล์ 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 8 รูปที่ 3.6 รูปแบบการแสดงตัวเลข 3.3.3 รูปแบบการแสดงตัวเลขแบบต่าง ๆมีดังนี้ 3.3.3.1 แบบทั่วไป เมื่อเปิดใช้โปรแกรม Microsoft Excel แล้วพิมพ์ตัวเลขลงไปโปรแกรมจะตั้งค่า ให้เป็นแบบทั่วไป และจะจัดให้ข้อมูลอยู่ด้านขวาล่างเสมอ 3.3.3.2 แบบตัวเลข ข้อมูลที่เป็นแบบตัวเลขโปรแกรม Microsoft Excel จะจัดชิดขวาล่างเสมอพร้อม กับกำหนดทศนิยม 2 ตำแหน่งให้เป็นค่าเริ่มต้นถ้าต้องการปรับเราสามารถปรับเปลี่ยนได้ ถ้าต้องการให้มีตัวขั้น หลักพัน (,) จะต้องใช้เมาส์คลิกให้มีเครื่องหมายถูก (√) ตำแหน่งใช้ตัวขั้นหลักพัน 3.3.3.3 แบบสกุลเงิน ข้อมูลที่เป็นแบบสกุลเงิน โปรแกรม Microsoft Excel จะกำหนดค่าเริ่มต้น โดยใส่ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ให้เป็นค่าเริ่มต้นถ้าต้องการปรับเราสามารถปรับเปลี่ยนได้ 3.3.3.4 แบบบัญชีข้อมูลที่เป็นแบบบัญชีโปรแกรม Microsoft Excel จะกำหนดค่าเริ่มต้นโดยใส่ ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ใส่ตัวขั้นหลักพัน (,) และมีสกุลเงินเป็นบาทไทย (฿) โดยโปรแกรมจะกำหนดให้สกุลเงินอยู่ ชิดซ้าย และจำนวนตัวเลขจะอยู่ชิดขวา ถ้าต้องการปรับเปลี่ยนทศนิยมเราสามารถปรับเปลี่ยนได้ 3.3.3.5 แบบเปอร์เซ็นต์ ข้อมูลที่เป็นแบบเปอร์เซ็นต์โปรแกรม Microsoft Excel จะกำหนดค่า เริ่มต้นโดยใส่ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ถ้าต้องการปรับเราสามารถปรับเปลี่ยนได้ 3.3.3.6 แบบเชิงวิทยาศาสตร์ข้อมูลที่เป็นแบบเชิงวิทยาศาสตร์โปรแกรม Microsoft Excel จะ กำหนดค่าเริ่มต้นโดยใส่ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ถ้าต้องการปรับเราสามารถปรับเปลี่ยนได้ 3.3.3.7 รูปแบบการแสดงวันที่ข้อมูลที่เป็นรูปแบบวันที่เราจะต้องกำหนดรูปแบบตามที่ต้องการ แล้ว จึงทำการป้อนข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนดโดยสามารถปฏิบัติได้ดังนี้ 3.3.3.8 รูปแบบการแสดงเวลา ข้อมูลที่เป็นรูปแบบเวลา เราจะต้องกำหนดรูปแบบตามที่ต้องการ แล้ว จึงทำการป้อนข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด 4 5 3

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 9 3.4 การจัดรูปแบบตาราง 3.4.1 การจัดรูปแบบตาราง สามารถกรองข้อมูล เพิ่มแถวของผลรวม รวมถึงจัดรูปแบบของตารางให้โดย อัตโนมัติการจัดรูปแบบตาราง สามารถทำได้โดยขั้นตอนต่อไปนี้ ขั้นตอนที่ 1 เลือกเซลล์ภายในตารางที่ต้องการจัดรูปแบบ เลือกเครื่องมือ จัดรูปแบบเป็นตาราง (Format as Table) ขั้นตอนที่ 2 เลือกรูปแบบทต้องการ จากนั้นกดปุ่ม ตกลง รูปที่ 3.7 จัดรูปแบบเป็นตาราง 3.4.2 สไตล์ เซลล์ (Cell Styles) เป็นการจัดรูปแบบเซลล์ด้วยรูปแบบสําเร็จรูปที่ Microsoft Excel จัดเตรียมไว้ให้ซึ่งสามารถจัดรูปแบบต่างๆ เช่น รูปแบบข้อมูล ขนาดข้อมูล รูปแบบเซลล์หรือสีเซลล์ได้ในขั้นตอน เดียว ซึ่งยังสามารถปรับปรุง แก้ไข หรือสร้างรูปแบบของสไตล์ขึ้นมาใหม่ให้ตรงกับความต้องการได้การใช้งานสไตล์ สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ขั้นตอนที่ 1 เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ ขั้นตอนที่ 2 เลือกเครื่องมือ สไตล์เซลล์แล้วเลือกรูปแบบเส้นกรอบตามที่ต้องการ 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 10 รูปที่ 3.8 Cell Styles 3.5 ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ ผู้จัดทำได้รวบรวมเครื่องหมายและตัวดำเนินการใน รูปแบบต่าง ๆ ที่มีความสำคัญในการใช้งานใน Microsoft Excel ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ 3.5.1 ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator) ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ หรือเรียกง่ายๆ ว่า “เครื่องหมายคำนวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกำลัง ซึ่งตัวแปรที่ใช้กับตัวดำเนินการนี้จะต้องเป็นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นตัวเลข เช่นเดียวกัน ดังตารางที่ 3.1 ตารางที่ 3.1 ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ เครื่องหมายคำนวณ ความหมาย ตัวอย่างการใช้งาน + บวก =A1+A2 นำค่าในเซลล์ A1 ไปบวกกับค่าในเซลล์ A2 - ลบ =B1-B2 นำค่าในเซลล์ B2 ไปลบกับค่าในเซลล์ B1 * คูณ =C1*C2 นำค่าในเซลล์ C1 ไปคูณกับค่าในเซลล์ C2 / หาร =D1/D2 นำค่าในเซลล์ D2 ไปหารกับค่าในเซลล์ D1 % เปอร์เซ็นต์ =20% ผลลัพธ์ที่ได้คือ 0.2 ^ ยกกำลัง =A1^4 ถ้าค่าในเซลล์ A1 คือ 8 ผลลัพธ์ที่ได้คือ 4,096 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 11 3.5.2 ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator) ตัวดำเนินการอ้างอิง ใช้ในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีต โดยใช้เครื่องหมาย , (comma), : (colon) หรือเว้นวรรค (space) ในการอ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์บนเวิร์กชีต ดังตารางที่ 3.2 ตารางที่ 3.2 ตัวดำเนินการอ้างอิง การอ้างอิงเซลล์ สูตรตัวอย่าง การทำงาน : (Colon) =SUM(A2:A7) นำค่าในเซลล์ A2,A3,A4,A5,A6,A7 มาบวกรวมกัน , (Comma) ข้อมูล 2 ช่วง =SUM(B2:B5,C5:C10) นำค่าในเซลล์ B2 ถึง B5 มาบวกกัน และนำค่า C5 ถึง C10 มาบวกรวม รวมทั้งหมด 10 เซลล์ เว้นวรรค (Space) ช่องว่าง =SUM(B2:B5 D2:D5) นำค่าในเซลล์ B2 ถึง B5 มาบวกรวมกันเป็นชุดที่ 1 และนำค่า D2 ถึง D5 มาบวกรวมกันเป็นชุดที่ 2 3.5.3 ตัวดำเนินการข้อความ (Text Operation) ตัวดำเนินการข้อความ ใช้สำหรับเชื่อมข้อความ อาจจะเป็นข้อความแบบค่าคงที่ หรือข้อความที่เก็บ อยู่ในเซลล์มาแสดงร่วมกันได้ หรือจะใช้เชื่อมเนื้อหาหลายๆ เซลล์ให้แสดงที่เซลล์ใหม่ได้ดังตารางที่ 3.3 ตารางที่ 3.3 ตัวดำเนินการข้อความ ตัวดำเนินการ สูตรตัวอย่าง การทำงาน & =A5&B5 =”ยอดขาย” & A4 นำค่าในเซลล์ A5 และ B5 มาแสดงต่อกัน นำค่าจาก A4 มาแสดงต่อกับคำว่า ยอดขาย ซึ่งในเซลล์ A4 อาจเป็นได้ทั้งข้อความและตัวเลข 3.5.4 ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator) ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ใช้เปรียบเทียบข้อมูล เช่น = (เท่ากับ), > (มากกว่า) เป็นต้น โดยแปรียบใน เชิงตรรกะคือ TRUE (จริง) หรือ FALSE (เท็จ) เช่น 15>20 คือ 15 มากกว่า 20 หรือไม่ ซึ่งก็คือไม่ใช่ก็เป็น เท็จ (FALSE) เป็นต้น ดังตารางที่ 3.4 ตารางที่ 3.4 ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ เครื่องหมาย เปรียบเทียบ ความหมาย ตัวอย่างการใช้งาน < น้อยกว่า A1<B1 ถ้าค่า A1 เก็บค่า 10 และ B1 เก็บค่า 12 ผลการเปรียบเทียบ ที่ได้คือ TRUE (จริง) เพราะ 10 น้อยกว่าแต่ก็ไม่เท่ากับ 12 <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ A1<B1 ถ้า A1 เก็บค่า 15 และ B1 เก็บค่า 12 ผลการเปรียบเทียบที่ ได้ คือ FALSE (เท็จ) เพราะ 12 น้อยกว่าแต่ไม่เท่ากับ 15 > มากกว่า A1>20 ถ้า A1 เก็บค่า 10 ผลการเปรียบเทียบที่ได้คือ FALSE (เท็จ)

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 12 ตารางที่ 3.4 ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (ต่อ) เครื่องหมาย เปรียบเทียบ ความหมาย ตัวอย่างการใช้งาน >= มากกว่าหรือเท่ากับ A1 >=90 นำค่า A1 ไปเทียบกับค่า 90 ว่ามากกว่าหรือเท่ากับ 90 ถ้า ใช่คือจริง = เท่ากับ A1=”Sale” เป็นการเจาะจงค่าที่เปรียบเทียบ เช่น ในเซลล์ A5 มีค่า ว่า T ถ้ามีคือจริง ถ้าไม่มีคือเท็จ <> ไม่เท่ากับ A1<>”Sale” หรือ A1<>90 จะใช้ค่าที่ระบุมาเปรียบเทียบ ถ้าเป็น ค่าจริงจะยกเว้นค่าที่ระบุ 3.5.5 ระดับความสำคัญเครื่องหมายคำนวณ (ลำดับการคำนวณ) สูตรการคำนวณใน Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาเสมอ แต่เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ ต่าง ๆ จะมีลำดับความสำคัญต่างกัน โดยจะประมวลผลจากตัวดำเนินการระดับสูงไปยังระดับรองลงมา หรือ ตามลำดับการคำนวณภายในสูตร เช่น A1+B1*C1-5 จะกระโดดข้ามเครื่องหมาย + ไปทำที่เครื่องหมาย * (คูณ) ก่อนตามลำดับความสำคัญแล้วจึงย้อนกลับไปคำนวณยังเครื่องหมายที่เหลือ และถ้าในสูตรคำนวณเดียวกันมีตัว ดำเนินการที่มีระดับความสำคัญเท่า ๆ กัน เช่น + หรือ – ก็จะคำนวณจากซ้ายไปขวาจนครบตามปกติ 3.6 ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น การคำนวณด้วยสูตรหรือคำนวณด้วยฟังก์ชัน อาจมีข้อผิดพลาดได้ เมื่อมีการทำงานเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชัน การคำนวณของโปรแกรมอาจทำให้ผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะแสดงข้อความบอกข้อผิดพลาดปรากฏอยู่ในเซลล์ ซึ่งมีสาเหตุหลายอย่างด้วยกัน ดังตารางที่ 3.5 ตารางที่ 3.5 ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ข้อผิดพลาด สาเหตุ ### - ตัวเลขที่พิมพ์ลงในเซลล์หรือผลจากสูตรในการคำนวณยาวเกินกว่าที่จะแสดงในเซลล์ - เกิดจากการนำวันที่ มาลบกันแล้วมีค่าติดลบ #DIV/0! - เกิดจากตัวหารมีค่าเป็น 0 หรือ มีค่าว่าง - อาร์กิวเมนต์ของบางฟังก์ชันมีค่าไม่ถูกต้อง #VALUE! - เกิดการใช้ Operand ผิดประเภทหรืออาร์กิวเมนต์ผิดประเภท เช่น ฟังก์ชันต้องการค่า อาร์กิวเมนต์เป็นตัวเลข แต่กลับใส่เป็นข้อความ #NAME? - ชื่อเซลล์ที่ใช้ในสูตรไม่ถูกต้อง - ชื่อฟังก์ชันที่ใช้ในสูตรถูกต้อง #N/A - ใส่อาร์กิวเมนต์ให้ฟังก์ชันไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 13 ข้อผิดพลาด สาเหตุ #REF! - เซลล์ที่อ้างถึงในสูตรถูกลบไป หรือ ถูกข้อมูลจากเซลล์อื่นย้ายแทนที่ - มีการอ้างถึงข้อมูลของโปรแกรมอื่นที่ไม่ได้กำลังทำงานอยู่ขณะนั้น #NUM - กำหนดอาร์กิวเมนต์ผิดประเภท - ผลของสูตรคำนวณได้ตัวเลขมีค่ามากหรือน้อยเกินไป #NULL! - เกิดจากการกำหนด Cell Reference ผิดพลาด 3.7 การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ การอ้างอิงตำแหน่ง หรือ Reference ใน Excel เป็นเรื่องพื้นฐานที่สำคัญมาก เพราะการใช้สูตรหรือฟังก์ชัน ต่าง ๆ ล้วนแล้วแต่ต้องการอ้างอิงตำแหน่งทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการอ้างอิง Cell หรือ Range ซึ่งการอ้างอิงตำแหน่ง เซลล์ แบ่งออกได้ดังนี้ 3.7.1 การอ้างอิงตำแหน่งขั้นพื้นฐาน ตัวอย่าง เอาราคาสินค้าต่อหน่วย ไว้ที่เซลล์B4 จำนวนหนังสือที่ขายได้ไว้ที่ C4 คำนวณจำนวนเงินที่ ขายได้ในช่อง D4 ซึ่งจะเป็น ราคาหนังสือ x จำนวนหนังสือ ในช่อง D4 (สูตร =B4*C4) B4 และ C4 ก็คือตำแหน่ง เซลล์ที่อ้างอิง เป็นการอ้างอิงแบบเซลล์เดียว เวลาเขียนสูตรแค่ระบุตำแหน่ง รูปที่ 3.9 การอ้างอิงแบบ Cell เดียว

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 14 แต่ถ้าการอ้างอิง ไม่ได้แค่ เซลล์เดียว บางทีจะไม่ได้อ้างแค่ เซลล์ใด เซลล์หนึ่ง แต่เป็น ช่วงของ เซลล์ อย่างเช่น D4 ถึง D10 เป็นรายได้จากการจำหน่ายสินค้าทั้งหมด สมมติว่า จะเอาผลลัพธ์ไปไว้ที่ D11 ก็เขียนสูตร =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10 โปรดสังเกต เมื่อคลิกที่ formula bar ตรง ชื่อ เซลล์ที่อ้างอิงจะมีสีเดียวกับที่ กรอบในตำแหน่ง เซลล์นั้น รูปที่ 3.10 การอ้างอิงแบบ เซลล์ใด เซลล์หนึ่ง หมายเหตุถ้าเกิดต้องคำนวณเซลล์1 - 10,000 คงเขียนไม่ไหว สิ่งที่จะใช้แทนคือการอ้างอิงแบบ Range เพื่อช่วยย่อเชตข้อมูลที่จะนำไปใช้ 3.7.2 Range Range คือ ช่วงเซลล์ของข้อมูลที่ต้องการคำนวณ จากจุด (เซลล์) หนึ่งไปอีกจุด (เซลล์) หนึ่ง ถ้า ต้องการกำหนดช่วงที่ต่อเนื่องกัน ให้ใช้โคลอน (:) เช่น D4:D10 หมายถึงช่วงตั้งแต่ D4 ไปจนถึง D10 ดังนั้น เมื่อเรา ใช้ function Sum มาผสมกับการอ้างอิงตำแหน่งแบบช่วง หรือ Range ก็จะเป็น =SUM(D4:D10) ดังรูปที่ 3.11

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 15 รูปที่ 3.11 Range 3.7.3 Union Union คือ การรวม ช่วง หรือ เซลล์ที่แยกกันอยู่ ไม่ได้อยู่ติดเรียงกันแบบใน Range ตัวอย่าง การหาผลรวม (SUM) ของข้อมูลใน สินค้าบางรายการ ( D4 – D6 กับ D8 – D10) จะใช้ Range ไม่ได้ เพราะมี สินค้าบางรายการคั่นกลางอยู่ ตรงนี้จะใช้ Union โดยการใช้ Union จะใช้เครื่องหมาย คอม มา (,) ในการเชื่อมโดยใช้สูตร ดังนี้=SUM(D4:D6,D8:D10) ดังรูปที่ 3.12 รูปที่ 3.12 การใช้ Union

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 16 3.7.4 Intersect Intersect คือ การเอาเฉพาะส่วนที่มีร่วมกัน มารวมกันเท่านั้น โดยจะใช้วรรคเป็นเครื่องหมายกำกับ ตัวอย่าง =SUM(C5:D12 A8:F9) ได้ผลลัพธ์เป็น 21 เพราะจะเป็นการ SUM ส่วนที่คาบเกี่ยวกัน ระหว่าง C5:D12 กับ A8:F9 เท่านั้น ซึ่งก็จะเท่ากับผลรวมของ 6 + 4 + 4 + 7 ดังรูปที่ 3.13 รูปที่ 3.13 การใช้ Intersect 3.7.5 Relative References Relative References คือ การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ หรือ การอ้างอิงที่แปรผันไปตามที่ลากไปซ้าย ขวาหรือว่า บน ล่าง ซึ่งมีประโยชน์มาก และใช้งานสะดวกมาก ตัวอย่าง ใส่สูตร =SUM(A2:D2) ที่ช่อง E2 แล้วไม่จำเป็นต้องเขียนสูตรที่ช่อง E3 เพื่อให้คำนวณ แค่ เอาเมาส์ไปวางตรงมุมขวาล่าง ให้เคอร์เซอร์เป็นเครื่องหมายบวก แล้วลากมาจนถึง cell สุดท้ายที่ต้องการ ดังรูปที่ 3.14 รูปที่ 3.14 การใช้ Relative References

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 17 3.7.6 Absolute References การอ้างอิงตำแหน่งคงที่ (Absolute References) คือ การระบุตำแหน่งพื้นที่ต้องการเฉพาะเจะจง โดยการใส่เครื่องหมาย $ เป็นการระบุตำแหน่งคงที่ หรือ Absolute References (การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์) ตัวอย่าง $C$2 จะตรึง เซลล์C2 ไว้ คือ ตรึงคอลัมน์ C และตรึงแถว 2 ไว้ ไม่เลื่อนตำแหน่งไปที่อื่น เช่น บังคับในสูตร การอ้างอิงเฉพาะตำแหน่ง C2 จะต้องเป็นตำแหน่งเดิม ไม่เลื่อนตาม โดยการใส่เครื่องหมาย ดอลลาร์ ($) กำกับ จะพิมพ์ใส่ หรือจะกด F4 ก็ได้ สูตรที่ได้จะเป็นแบบนี้=D4*$C$2 ดังรูปที่ 3.15 รูปที่ 3.15 การใช้สูตรระบุตำแหน่งคงที่ หมายเหตุสังเกตว่า เมื่อใส่ $ ไว้หน้าคอลัมน์ หรือ แถว ที่ต้องการตรึง หมายความว่า เลือกจะตรึง อย่างใดอย่างหนึ่งก็ได้ 3.8 การสร้าง แก้ไข และคัดลอกสูตร สูตรการคำนวณใน Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาเสมอ แต่เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ต่าง ๆ จะมีลำดับความสำคัญต่างกัน โดยจะประมวลผลจากตัวดำเนินการระดับสูงไปยังระดับรองลงมา หรือตามลำดับ การคำนวณภายในสูตร ซึ่งมีรูปแบบต่าง ๆ ดังนี้ 3.8.1 การสร้างสูตรคำนวณพื้นฐาน มีขั้นตอนการสร้าง ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกในเซลล์ที่จะแสดงผล ใส่เครื่องหมาย = ตามด้วยชื่อเซลล์ที่จะนำมาคำนวณ ขั้นตอนที่ 2 ใส่ตัวดำเนินการคณิตศาสตร์ เช่น + - * / ขั้นตอนที่ 3 ใส่เซลล์ที่จะนำมาคำนวณ ขั้นตอนที่ 4 คลิกลากลง เพื่อคัดลอกสูตร

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 18 รูปที่ 3.16 การสร้างสูตรคำนวณพื้นฐาน 3.8.2 แถบสูตร (Formula Bar) การใส่สูตรคำนวณลงในเซลล์นั้น จะทำได้โดยคลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ก่อน แล้วพิมพ์สูตรลง ไปในเซลล์โดยตรง หรือจะพิมพ์ลงบนแถบสูตร (Formula Bar) ซึ่งจะมีการใช้งานแถบสูตร ดังนี้ รูปที่ 3.17 แถบสูตร หมายเลข 1 หมายถึง แสดงชื่อฟังก์ชันที่ใช้งานย่อย หมายเลข 2 หมายถึง ยกเลิกสร้างสูตร หมายเลข 3 หมายถึง นำสูตรลงเซลล์ หมายเลข 4 หมายถึง แทรกฟังก์ชัน หมายเลข 5 หมายถึง สูตรคำนวณ 1 2 3 4 4

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 19 3.8.3 การแก้ไขสูตร สูตรคำนวณที่ลงบนเซลล์ไปแล้ว หากต้องการแก้ไข เช่น เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิง หรือแก้ไข เครื่องหมายคำนวณ เปลี่ยนชื่อฟังก์ชันก็จะทำได้ 2 แบบ ดังนี้ วิธีที่ 1 ขั้นตอนที่ 1 คลิกในเซลล์ที่มีสูตร ขั้นตอนที่ 2 คลิกบนแถบสูตร จากนั้นแก้ไข รูปที่ 3.18 การแก้ไขสูตรวิธีที่ 1 วิธีที่ 2 ขั้นตอนที่ 1 ดับเบิลคลิกในเซลล์ที่มีสูตร ขั้นตอนที่ 2 ช่องเซลล์ที่อ้างอิงสูตร สามารถปรับย่อ - ขยาย หรือเปลี่ยนการอ้างอิงใหม่ได้ รูปที่ 3.19 การแก้ไขสูตรวิธีที่ 2 1 2 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 20 3.8.5 การคัดลอกสูตรคำนวณ คุณสมบัติเด่นทางด้านการคำนวณของ Excel คือ จากการที่อ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขมาใช้ ในสูตรหากว่าสูตรคำนวณลักษณะนี้ต้องนำไปใช้กับเซลล์อื่น ๆ ที่คำนวณแบบเดียวกัน จะสร้างแค่สูตรแรกที่เหลือ ใช้วิธีคัดลอกสูตรแทนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างถึงก็จะเปลี่ยนตามทิศทางการคัดลอกสูตรไปวาง ผลการคำนวณก็จะ เปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติซึ่งการคัดลอกสูตรสามารถแบ่งออกได้ดังนี้ 3.8.5.1 คัดลอกสูตรคำนวณแบบต่อเนื่อง การคัดลอกสูตรแบบต่อเนื่องจะทำได้ง่าย ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกเซลล์ที่มีสูตรแล้วเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่มุมล่างขวา ขั้นตอนที่ 2 คลิกลากเครื่องหมาย + จนถึงเซลล์ที่ต้องการ รูปที่ 3.20 คัดลอกสูตรคำนวณแบบต่อเนื่อง 3.8.5.2 คัดลอกสูตรด้วยคำสั่ง Copy & Paste การคัดลอกสูตรแบบนี้จะทำได้เหมือนการคัดลอกข้อมูลทั่วไป แต่สูตรจะเปลี่ยนไปตามตำแหน่ง เซลล์ที่วางโดยอัตโนมัติซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกในเซลล์ที่มีสูตร ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม Copy หรือ คัดลอก ขั้นตอนที่ 3 เลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการจะวาง ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม Paste 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 21 รูปที่ 3.21 คัดลอกสูตรด้วยคำสั่ง Copy & Paste 3.9 การสร้างฟังก์ชัน (Function) คำนวณ Function (ฟังก์ชัน) คือ ชุดคำสั่งในการคำนวณอัตโนมัติเป็นฟังก์ชันสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อฟังก์ชัน แล้วระบุค่าที่จะนำไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชัน หรือเรียกว่า Argument (อาร์กิวเมนต์) เช่น การคำนวณทางการตำแหน่งเซลล์ และคาสที่กำหนด เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณแล้วแสดงผลออกมาได้ ถูกต้อง เช่น การคำนวณทางการเงินบางฟังก์ชัน ต้องระบุเงินต้น, ดอกเบี้ยและระยะเวลา เป็นต้น การใช้ฟังก์ชัน (Function) คำนวณค่าต่าง ๆ เป็นการคำนวณที่มีความสะดวกรวดเร็วสามารถ ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งได้เพียงแค่ พิมพ์ฟังก์ชันและใส่ค่า อาร์กิวเมนต์ (Argument)ก็สามารถคำนวณได้แล้ว 3.9.1 ส่วนประกอบของฟังก์ชัน โปรแกรมตารางคำนวณ มีฟังก์ชันให้ใช้งานมากมาย แต่ละฟังก์ชันใช้งานแตกต่างกัน ฟังก์ชันมี ส่วนประกอบดังนี้ =ชื่อฟังก์ชัน (ค่า Argument1,ค่า Argument1…) 3.9.2 ประเภทของฟังก์ชัน ประเภทของฟังก์ชันที่ใช้งานสามารถแบ่งได้ดังนี้ 3.9.2.1 ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ 3.9.2.2 ฟังก์ชันทางตรรกศาสตร์ 3.9.2.3 ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับวันที่ 3.9.2.4 ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับเวลา 3.9.2.5 ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับการเงิน 1 2 4 3

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 22 3.9.2.6 ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับตัวอักษร 3.9.2.7 ฟังก์ชันทางสถิติ 3.9.2.8 ฟังก์ชันในการค้นหาข้อมูล 3.9.2.9 ฟังก์ชันทางด้านวิศวกรรม 3.9.2.10 ฟังก์ชันในการจัดการฐานข้อมูล 3.9.3 การสร้างฟังก์ชันคำนวณ การสร้างฟังก์ชันคำนวณสามารถสร้างได้หลายวิธี ยกตัวอย่างเช่น วิธีที่ 1 พิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์ หรือ พิมพ์บนแถบสูตร การพิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์ หรือ พิมพ์ บนแถบสูตร สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ - ใช้เมาส์เลือกเซลล์ที่จะสร้างฟังก์ชันคำนวณ แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) พิมพ์ฟังก์ชัน ตามที่ต้องการ แล้วกด Enter รูปที่ 3.22 การพิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์ วิธีที่ 2 เลือกจากฟังก์ชันไลบรารี(Function Library) การเลือกจากฟังก์ชันไลบรารีสามารถเรียกใช้งานได้อย่างสะดวก ซึ่งอยู่ใน ริบบอน แทบ สูตร โดย ฟังก์ชันไลบรารีจะแยกฟังก์ชันออกเป็นประเภทต่าง ๆ สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ใช้เมาส์เลือกเซลล์ที่จะสร้างฟังก์ชันคำนวณ แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ขั้นตอนที่ 2 เลือกแทบสูตร ขั้นตอนที่ 3 เลือกจากฟังก์ชันไลบรารี ที่ต้องการ พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) พิมพ์ฟังก์ชันตามที่ต้องการ

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 23 รูปที่ 3.23 การเลือกจากฟังก์ชันไลบรารี (Function Library) วิธีที่ 3 เลือกฟังก์ชันจาก Name Box Name Box จะเป็นเครื่องมือบอกตำแหน่งเซลล์หรือชื่อเซลล์ แต่ถ้าพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ลงบน เซลล์ Name Box จะแสดงรายชื่อของฟังก์ชันที่เคยเรียกใช้งานไปก่อนหน้านั้นขึ้นมาให้เลือกสามารถปฏิบัติได้ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ใช้เมาส์เลือกเซลล์ที่จะสร้างฟังก์ชันคำนวณแล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ขั้นตอนที่ 2 เลือกฟังก์ชันจาก Name Box รูปที่ 3.24 การเลือกฟังก์ชันจาก Name Box 1 3 2 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 24 รูปที่ 3.25 ผลลัพธ์ของการเลือกฟังก์ชันจาก Name Box 3.9.4 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน SUM รูปแบบ =SUM (Number1, Number2,……) ฟังก์ชัน SUM ทำหน้าที่ หาผลรวมของจำนวน Number เป็นกลุ่มของจำนวนที่ต้องการหา ผลรวม เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของจำนวน รูปที่ 3.26 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน SUM การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน SUM

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 25 3.9.5 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MAX รูปแบบ =MAX (Number1,Number2,……) ฟังก์ชัน MAX ทำหน้าที่ หาค่าสูงสุดของจำนวน Number เป็นกลุ่มของจำนวนที่ต้องการหา ค่าสูงสุด เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของข้อมูล รูปที่ 3.27 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MAX 3.9.6 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MIN รูปแบบ =MIN (Number1,Number2,……) ฟังก์ชัน MIN ทำหน้าที่ หาค่าต่ำสุดของจำนวน Number เป็นกลุ่มของจำนวนที่ต้องการหาค่า ต่ำสุด เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของจำนวน รูปที่ 3.28 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MIN การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MAX การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน MIN

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 26 3.9.7 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน AVERAGE รูปแบบ =AVERAGE (Number1, Number2,……) ฟังก์ชัน AVERAGE ทำหน้าที่ หาค่าเฉลี่ยของจำนวน Number เป็นกลุ่มของจำนวนที่ต้องการหา ค่าเฉลี่ย เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของจำนวน รูปที่ 3.29 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน AVERAGE 3.9.8 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNT รูปแบบ =COUNT (Value1, Value2,……) ฟังก์ชัน COUNT ทำหน้าที่ นับข้อมูลเฉพาะตัวเลข Value เป็นกลุ่มของข้อมูลที่ต้องการนับ ตัวเลข เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของข้อมูล รูปที่ 3.30 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNT การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน AVERAGE การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNT

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 27 3.9.9 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNTA รูปแบบ =COUNTA (Value1, Value2,……) ฟังก์ชัน COUNTA ทำหน้าที่ นับข้อมูลทั้งตัวเลขและข้อความ Value เป็นกลุ่มของข้อมูลที่ ต้องการนับ เครื่องหมายคอมม่า (,) เป็นตัวขั้นระหว่างกลุ่มของข้อมูล รูปที่ 3.31 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNTA 3.9.10 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน NOW รูปแบบ =NOW () ฟังก์ชัน NOW ทำหน้าที่ แสดงวันที่และเวลาปัจจุบันของระบบ ยกตัวอย่างเช่น =NOW() หมายถึง แสดงวันที่และเวลาปัจจุบันของระบบ =NOW()+1 หมายถึง แสดงวันที่และเวลาปัจจุบันของระบบโดยวันที่จะเพิ่ม 1 วัน แต่เวลา เหมือนเดิม=NOW()-1 หมายถึง แสดงวันที่และเวลาปัจจุบันของระบบโดยวันที่จะลด 1 วัน แต่เวลาเหมือนเดิม 9.2.11 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน TODAY รูปแบบ =TODAY () ฟังก์ชัน TODAY ทำหน้าที่ แสดงวันที่ปัจจุบันของระบบ ยกตัวอย่างเช่น =TODAY() หมายถึง แสดงวันที่ปัจจุบันของระบบ =TODAY()+1 หมายถึง แสดงวันที่ปัจจุบันของระบบโดยวันที่จะเพิ่ม 1 วัน =TODAY()-1 หมายถึง แสดงวันที่ปัจจุบันของระบบโดยวันที่จะลด 1 วัน การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน COUNTA

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 28 3.9.11 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน IF รูปแบบ =IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) ฟังก์ชัน IF ทำหน้าที่ ตรวจสอบเงื่อนไขหาค่าจริงหรือเท็จแล้วตัดสินใจในการประมวลผล Logical คือ เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบหาค่าความจริงหรือเท็จ Value_if_true คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงโปรแกรมจะสั่งให้ประมวลผล เช่น คำนวณ หรือแสดง ข้อความ Value_if_false คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จโปรแกรมจะสั่งให้ประมวลผล เช่น คำนวณ หรือแสดง ข้อความ รูปที่ 3.32 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน IF 3.9.12 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน IF ซ้อน IF รูปแบบ =IF(Logical,Value_if_true,IF(Logical,Value_if_true,IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false))) ฟังก์ชัน IF ซ้อน IF ทำหน้าที่ ตรวจสอบเงื่อนไขในกรณีที่มีหลายเงื่อนไข และหาค่าจริงหรือเท็จ แล้วตัดสินใจในการประมวลผล Logical คือ เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบหาค่าความจริงหรือเท็จ Value_if_true คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงโปรแกรมจะสั่งให้ประมวลผล เช่น คำนวณ หรือแสดง ข้อความ Value_if_false คือ ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จโปรแกรมจะสั่งให้ประมวลผล เช่น คำนวณ หรือแสดง ข้อความ Logical Value_if_true Value_if_false

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 29 รูปที่ 3.33 การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน IF ซ้อน IF 3.9.13 การเลือกฟังก์ชันคำนวณพื้นฐาน การเลือกฟังก์ชันเพื่อให้คำนวณอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟังก์ชันพื้นฐานเลือกได้อีกวิธีหนึ่ง คลิกปุ่ม ผลรวม อัตโนมัติ AutoSum โดยจะมีฟังก์ชันให้เลือกใช้งานหลายตัวเลือกได้ง่ายๆ มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 เลือกช่วงเซลล์ที่จะแสดงผลลัพธ์ ขั้นตอนที่ 2 คลิกบนปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ AutoSum (จะได้ฟังก์ชัน SUM) หรือคลิกลูกศรเพื่อ เลือกฟังก์ชันอื่น ๆ ขั้นตอนที่ 3 ผลลัพธ์การคำนวณจะแสดงในเซลล์ที่เลือก รูปที่ 3.34 การคำนวณโดยใช้ผลรวมอัตโนมัติ AutoSum เงื่อนไขที่ 1 เงื่อนไขที่ 2 1 2

ใบความรู้หน่วยที่ 2 เรื่อง การใช้งานโปรแกรม MICROSOFT EXCEL ในการคำนวณ 30 รูปที่ 3.34 ผลลัพธ์การคำนวณโดยใช้ผลรวมอัตโนมัติ AutoSum ตัวอย่าง ฟังก์ชันพื้นฐานจะเป็นฟังก์ชันที่นิยมนำมาใช้งานบ่อย ๆ เช่น Sum หมายถึง หาผลรวมตัวเลข Average หมายถึง หาค่าเฉลี่ย Count Numbers หมายถึง นับจำนวนเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขเอาไว้ Min หมายถึง หาค่าต่ำสุดของตัวเลขที่เลือก Max หมายถึง หาค่าสูงสุดของตัวเลขที่เลือก More Functions… หมายถึง เลือกฟังก์ชันอื่นๆ 3