DRAF TATATERTIB

CONTOH SURAT MOHON PENJELASAN DARIPADA


CONTOHPSEUGRAATWMAOHI OANTAPESNJKEELASSAALNADHARAIPNADLAEPWEGAAWT AHI AATDAISRKEBSEALRATHUANGAS
LEWAT HADIR BAETRTAUUGAPSUALTAAUNPGULAAWNGAALWAL

mara Tarikh Bilangan memograf
Kepada : Encik XXX Rujuk Tuan Tarikh
Daripada : Pengawal Pusat
Salinan Kepada :

Rujuk Kami
FS:123456

SULIT

SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KESALAHAN LEWAT HADIR BERTUGAS ATAU
PULANG AWAL

Perkara diatas dengan hormatnya adalah dirujuk.

2. Dimaklumkan bahawa tuan (Nama Pegawai, No. Gaji, Jawatan dan Gred)

didapati telah melakukan kesalahan lewat hadir bertugas / pulang awal pada tarikh dan
masa seperti di Lampiran.

3. Perbuatan tuan tersebut telah melanggar Arahan dalam *[nyatakan sama ada

Jadual 2, Para 3.31 atau Jadual 3, Para 3.32] Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA
Bilangan 7/2019, Pelaksanaan Waktu Bekerja Fleksi Di Semua Pusat Pentadbiran MARA.
Ini adalah kerana berdasarkan kepada pekeliling tersebut, bagi pegawai diberi
fleksibiliti untuk hadir bekerja dalam tempoh waktu masuk dan waktu pulang yang
ditetapkan bermula dari pukul 7.30 pagi hingga 6.00 petang kecuali pada hari Khamis
di negeri Kedah,Kelantan, Terengganu dan Johor bermula dari 7.30 pagi hingga 4.30
petang. Perbuatan tuan tersebut juga dianggap melanggar tatakelakuan di bawah
Peraturan 3(2)(g) dan 3(2)(i), Peraturan-Peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun,
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605) iaitu tidak
bertanggungjawab dan ingkar perintah.

4. Sehubungan itu, tuan adalah dikehendaki mengemukakan alasan sebab-sebab

tuan lewat hadir bertugas/pulang awal pada tarikh-tarikh tersebut dalam tempoh tujuh
(7) hari dari tarikh penerimaan surat ini. Sekiranya tuan gagal memberikan sebarang
penjelasan dan / atau penjelasan yang diberi tidak memuaskan, tindakan tatatertib
boleh diambil tanpa merujuk kepada tuan terlebih dahulu.

Sekian.

“PRIHATIN RAKYAT: DARURAT MEMERANGI COVID-19”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“LUAR BANDAR SEJAHTERA”

t.t
(Nama Pengawal Pusat)

40Kategori 5: Lewat Hadir atau Pulang AwaSlULIT

Nama
No. Gaji
Jawatan 40
LAMPIRAN
Gred
JADUAL KESALAHAN: LEWAT HADIR BERTUGAS / BALIK AWAL

: ABC bin DEF
: XXXXXX-XX-XXXX
:
:

Tahun Tarikh Waktu Masuk Waktu Keluar
5.00 petang
2010 17.12.2010 9.05 pagi 5.30 petang
3.00 petang
19.12.2010 9.28 pagi 1.26 petang
5.10 petang
29.5.2012 2.00 petang
Tiada Rakaman
2011 1.2.2011 9.45 pagi 3.50 petang
5.15 petang
Contoh 2.2.2011 11.53 pagi
Tiada Rakaman
8.2.2011 9.00 pagi

10.2.2011 10.48 pagi

20.2.2011 9.41 pagi

21.2.2011 12.21 petang

Jumlah Keseluruhan

41 Kategori 5: Lewat Hadir atau Pulang Awal

SULIT

41

SURAT AKUAN TERIMA

Encik XXXX
No. Gaji: 123456
Tarikh: ..............................................

Kepada: -

Pengawal Pusat

Tuan,

SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KESALAHAN LEWAT HADIR BERTUGAS ATAU
PULANG AWAL

Saya, Encik XXX, No. Kad Pengenalan: XXXXXXX, Jawatan : XXXX, Gred: XXX, Pusat: XXXX

dengan ini mengesahkan bahawa saya telah menerima surat tuan FS: 123456 ( )

bertarikh .................................... pada ..............................

Sekian.

.....................................................................
Encik XXXX
Nombor K/P : XXXXXXX
(Sila tandatangan surat ini di hadapan Ketua Jabatan atau wakil sebagai saksi)

Tandatangan saksi : .................................................
Nama saksi : .................................................
Cop jawatan saksi : .................................................
Tarikh : .................................................

SULIT

Kategori 5: Lewat Hadir atau Pulang Awal 42

42

CONTOH MEMO MELAPORKAN KESALAHAN LEWAT HADIR BERTUGAS
ATAU PULANG AWAL

mara memograf
Kepada : Pengarah Bahagian Sumber Manusia (u.p. Unit Tatatertib) Tarikh

Daripada : Pengawal Pusat

Salinan Kepada : Bilangan

Rujuk Kami Tarikh Rujuk Tuan
FS: 123456

SULIT
LAPORAN MENGENAI KESALAHAN LEWAT HADIR BERTUGAS ATAU PULANG AWAL

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Adalah dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, No. Gaji, Jawatan dan Gred)

didapati telah lewat hadir bertugas atau pulang awal pada tarikh dan masa seperti di
Lampiran.

3. Pegawai berkenaan telah diminta mengemukakan alasan sebab-sebab tindakan

beliau tersebut melalui surat bil................. bertarikh ................. Pegawai tersebut ada/tiada
mengemukakan jawapan sebab-sebab tindakan beliau tersebut.

4. [Jika ada jawapan] Pihak kami setelah meneliti jawapan yang yang diberikan

berpendapat alasan yang diberikan pegawai adalah tidak munasabah dan disyorkan agar
tindakan tatatertib dikenakan ke atas pegawai kerana melanggar arahan di dalam Surat
Pekeliling Perkhidmatan MARA Bilangan 7/2019, Pelaksanaan Waktu Bekerja Fleksi Di
Semua Pusat Pentadbiran MARA.

5. Bersama-sama ini disertakan bukti-bukti kesalahan pegawai seperti berikut: -

5.1 Salinan Kad Perakam Waktu pegawai;

5.2 Salinan surat mohon penjelasan pegawai;

5.3 Salinan surat jawapan penjelasan pegawai/pengesahan oleh Penyelia/Pengawal

Pusat menjelaskan pegawai tidak mengemukakan jawapan;

5.4 Pengesahan alamat terakhir pegawai dan

5.5 Lain-lain dokumen yang berkaitan. (Jika ada)

6. Kerjasama pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai dan diucapkan terima kasih.

Sekian.

“PRIHATIN RAKYAT: DARURAT MEMERANGI COVID-19”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“LUAR BANDAR SEJAHTERA”

t.t
(Nama Pengawal Pusat)

43 Kategori 5: Lewat Hadir atau Pulang Awal

KKAATTEEGGOORIR5I 6

LTEIWDAATKHAMDEIRRBAEKRATUMGAKSAADTAU
PPUELARNAGKAAWMALWAKTU

KATEGORI 6 : TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

Terdapat segelintir anggota kerja MARA yang dikesan tidak merakam kad perakam
waktu semasa hadir bertugas. Perkara ini berlaku terutamanya apabila pegawai
berkenaan lewat hadir ke pejabat ataupun bagi mengelakkan kad perakam waktu
ditukar ke warna hijau atau merah. Selain itu, ada diantara pegawai yang bertindak
menyembunyikan kad perakam waktu sebagai cara untuk mengelakkan diri daripada
dikenakan tindakan.

Merujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA bil. 4/2007 mengenai Peraturan Waktu
Bekerja iaitu di mana setiap pegawai MARA perlu merakam kad yang dikhaskan kepada
mereka pada Mesin Merakam Waktu setiap hari di waktu masuk dan balik pejabat.

Tindakan Penyelia/Pengawal Pusat seperti berikut:

01. Mengeluarkan Surat Tunjuk Sebab kepada pegawai.

02. Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai. Melaporkan kepada
Pengarah Bahagian Sumber Manusia (u.p. Unit Tatatetertib) mengenai kesalahan
pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak.

03. Melaporkan kepada Bahagian Sumber Manusia (u.p. Unit Tatatertib) mengenai
kesalahan pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak.

04. Carta Alir: Proses Tindakan Kes Tidak Merakam Kad Perakam Waktu seperti
berikut:-

44 Kategori 6: Tidak Merakam Kad PerakamWaktu

CARTA ALIR BAGI KES TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM
WAKTU

Pegawai tidak merakam kad
perakam waktu

Penjelasan Pegawai

Penjelasan Diterima dan Pertimbangan
Direkod Pengawal Pusat

Selesai

Penjelasan Ditolak

Lapor ke Bahagian Sumber Manusia
(BSM)

(u.p Unit Tatatertib)

Kategori 6: Tidak Merakam Kad PerakamWaktu 45

CONTOH SURAT MOHON PENJELASAN DARIPADA PEGAWAI ATAS KESALAHAN
TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

mara Tarikh Bilangan memograf
Kepada : Encik XXX Rujuk Tuan Tarikh
Daripada : Pengawal Pusat
Salinan Kepada :

Rujuk Kami
FS:123456

SULIT

SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KESALAHAN TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

Perkara di atas adalah dengan hormatnya dirujuk.

2. Dimaklumkan bahawa tuan (Nama Pegawai, No. Gaji, Jawatan dan Gred) didapati

telah melakukan kesalahan tidak merakam kad perakam waktu pada tarikh-tarikh seperti
di Lampiran.

3. Kesalahan tersebut telah melanggar peraturan yang terkandung di dalam Surat

Pekeliling Perkhidmatan MARA Bil. 4/2007 mengenai Peraturan Sistem Perakam Waktu
Bekerja dan Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA Bil. 7/2019 Pelaksanaan Waktu Bekerja
Fleksi Di Semua Pusat Pentadbiran MARA.

4. Perbuatan tuan tersebut juga dianggap melanggar tatakelakuan di bawah

Peraturan 3(2)(g) dan 3(2)(i), Peraturan-Peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun, Akta
Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605) iaitu tidak bertanggungjawab
dan ingkar perintah.

5. Sehubungan itu, tuan adalah dikehendaki mengemukakan alasan sebab-sebab tuan

tidak merakam kad perakam waktu pada tarikh-tarikh tersebut dalam tempoh tujuh (7) hari
dari tarikh penerimaan surat ini. Sekiranya tuan gagal memberikan sebarang penjelasan dan
/ atau penjelasan yang diberi tidak memuaskan, tindakan tatatertib boleh diambil tanpa
merujuk kepada tuan terlebih dahulu.

Sekian.
“PRIHATIN RAKYAT: DARURAT MEMERANGI COVID-19”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“LUAR BANDAR SEJAHTERA”

t.t SULIT
(Nama Pengawal Pusat)



46 Kategori 6: Tidak Merakam Kad Pera4k7a mWaktu

LAMPIRAN
JADUAL KESALAHAN: TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

Nama : ABC bin DEF
No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX
Skim Perkhidmatan Sekarang : Pembantu Tadbir (P/O)

Gred XX

Tahun Tarikh Waktu Masuk Waktu Keluar
Tiada Rakaman 5.01 petang
2019 5.12.2019 8.15 pagi
7.43 pagi Tiada Rakaman
9.12.2019 7.58 pagi Tiada Rakaman
9.05 pagi Tiada Rakaman
12.12.2019 11.53 pagi Tiada Rakaman
9.00 pagi Tiada Rakaman
15.12.2019 1.00 petang Tiada Rakaman
9.41 pagi Tiada Rakaman
17.12.2019 9.21 pagi Tiada Rakaman
Tiada Rakaman
Contoh 2020 2.2.2020

8.2.2020

9.2.2020

20.2.2020

2.3.2020

Jumlah Keseluruhan

li

Kategori 6: Tida4k8 Merakam Kad PerakamWaktu 47

SURAT AKUAN TERIMA

Encik XXXX
No. Gaji: 123456
Tarikh: ..............................................

Kepada: -

Pengawal Pusat

Tuan,

SURAT TUNJUK SEBAB ATAS KESALAHAN TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

Saya, Encik XXX, No. Kad Pengenalan: XXXXXXX, Jawatan : XXXX, Gred: XXX, Pusat: XXXX
dengan ini mengesahkan bahawa saya telah menerima surat tuan FS: 123456 ( ) bertarikh
.................................... pada ..............................

Sekian.

.....................................................................
Encik XXXX
Nombor K/P : XXXXXXX
(Sila tandatangan surat ini di hadapan Ketua Jabatan atau wakil sebagai saksi)

Tandatangan saksi : .................................................
Nama saksi : .................................................
Cop jawatan saksi : .................................................
Tarikh : .................................................

SULIT

48 Kategori 6: Tidak Merakam Kad PerakamWaktu

CONTOH MEMO MELAPORKAN KESALAHAN TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU

mara memograf
Tarikh
Kepada : Pengarah Bahagian Sumber Manusia (u.p. Unit Tatatertib)

Daripada : Pengawal Pusat

Salinan Kepada : Bilangan

Rujuk Kami Tarikh Rujuk Tuan

FS:123456

SULIT

LAPORAN MENGENAI KESALAHAN TIDAK MERAKAM KAD PERAKAM WAKTU
Perkara di atas adalah dengan hormatnya dirujuk.

2. Adalah dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, No. Gaji, Jawatan dan Gred)

didapati telah tidak mengetik kad perakam waktu pada tarikh-tarikh seperti di Lampiran.

3. Pegawai berkenaan telah diberikan surat mohon penjelasan melalui surat bil.

[nyatakan bil. surat] bertarikh [nyatakan tarikh surat] meminta pegawai

mengemukakan alasan-alasan sebab tindakan beliau tersebut. Pegawai tersebut

[nyatakan ada/tiada] mengemukakan jawapan terhadap surat tersebut.

4. [Jika ada jawapan] Setelah meneliti jawapan yang yang diberikan pihak kami

berpendapat alasan yang diberikan pegawai adalah tidak munasabah dan disyorkan
agar tindakan tatatertib dikenakan ke atas pegawai kerana melanggar p e r a t u r a n
y a n g t e r k a n d u n g d a l a m Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA bil. 4/2007 mengenai
Peraturan Waktu Bekerja dan Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA Bil 7/2019 mengenai
Pelaksanaan Waktu Bekerja Fleksi Di Semua Pusat Pentadbiran MARA.

5. Bersama-sama ini disertakan bukti-bukti kesalahan pegawai seperti berikut: -

5.1 Salinan Kad Perakam Waktu atau rekod kehadiran pegawai atau pengesahan
kesalahan pegawai oleh Penyelia atau Pengawal Pusat. (Bagi Kad Perakam
Waktu yang hilang/tidak disediakan sahaja);

5.2 Salinan surat mohon penjelasan pegawai;

5.3 Salinan surat jawapan penjelasan pegawai/pengesahan oleh
Penyelia/Pengawal Pusat menjelaskan pegawai tidak mengemukakan
jawapan;

5.4 Pengesahan alamat terakhir pegawai yang diketahui; dan

5.5 Lain-lain dokumen yang berkaitan. (Jika ada)

6. Kerjasama pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai dan
diucapkan terima kasih.

Sekian. 49
“PRIHATIN RAKYAT: DARURAT MEMERANGI COVID-19”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“LUAR BANDAR SEJAHTERA”

t.t

(Nama Pengawal Pusat)


Kategori 6: Tidak Merakam Kad PerakamWaktu

49

SOALAN - SOALAN LAZIM

S: Apakah tindakan tatatertib kerana tidak hadir bertugas boleh diambil
ke atas seseorang pegawai yang telah ditangkap/ditahan oleh pihak
polis atau SPRM kerana disyaki melakukan jenayah?

J: Tangkapan seumpama ini dianggap sebagai tangkapan kerana membantu
siasatan. Ketidakhadiran bertugas bagi tempoh pegawai ditahan itu adalah
disifatkan sebagai dengan sebab yang munasabah. Walau bagaimanapun,
sekiranya pegawai masih tidak hadir selepas dibebaskan sama ada dengan
ikat jamin dan sebagainya, maka tindakan tatatertib boleh dikenakan bagi
ketidakhadiran selepas dia dibebaskan itu.

S: Bagaimana menguruskan masalah pegawai yang melakukan
kesalahan tidak hadir bertugas secara tenggelam timbul: kadang-
kadang hadir, kadang-kadang tidak?

J: Jika ketidakhadiran itu merupakan kesalahan tatatertib, tindakan
hendaklah dimulakan sebaik-baik sahaja pegawai melakukan kesalahan
tersebut tanpa menunggu sehingga jumlah hari yang mereka tidak hadir
itu mencapai jumlah tertentu. Di peringkat awal kesalahan itu dilakukan
dan jumlahnya masih sedikit, pegawai sebaik-baiknya diberi nasihat dan
bimbingan. Tindakan tatatertib adalah langkah terakhir, iaitu jika tindakan
awal tidak berkesan.

S: Berapakah tempoh yang boleh dianggap Tidak Hadir Bertugas?

J: Tiada disebut tempoh di dalam peraturan. Mengikut Peraturan 26,
Peraturan-Peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun, Akta Badan-
Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605), menjelaskan tidak
hadir termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa dan tempat
pegawai itu dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas-tugasnya.

S: Apakah yang perlu dilakukan sekiranya pegawai kembali bertugas
dalam tempoh penyiaran notis?

J: Peraturan 25 menjelaskan jika pegawai melaporkan diri untuk bertugas
dalam masa 7 hari dari tarikh penyiaran notis, Pengawal Pusat hendaklah
melaporkan kepada BSM supaya prosiding tindakan tatatertib biasa
dikenakan terhadap pegawai.

50

S: Apakah yang dimaksudkan dengan istilah “Tidak hadir bertugas
secara berterusan”?

J: Ia bermaksud apabila seseorang pegawai tidak hadir bagi apa-apa jua
tempoh masa pada masa dan tempat pegawai itu dikehendaki hadir bagi
pelaksanaan tugas-tugasnya. Jika seseorang pegawai tidak hadir bertugas
mulai 1.1.2000 hingga 31.12.2000, maka tarikh-tarikh beliau tidak hadir tidak
perlu dinyatakan secara spesifik.

S: Pegawai hanya datang pagi dan petang untuk merakam kad perakam
waktunya. Beliau sebenarnya tidak bertugas. Bolehkah pegawai
dikenakan tuduhan “tidak hadir bertugas”?

J: Tuduhan yang sesuai dikenakan kepada pegawai ialah TIDAK HADIR
BERTUGAS. Jika tuduhan ini boleh dibuktikan melalui saksi dan bukti
berdokumen yang lain (jika ada) yang dapat memperlihatkan tempoh masa
beliau tidak bertugas, kesalahan ini sama seriusnya dengan kesalahan tidak
hadir bertugas.

S: Apakah bentuk hukuman yang boleh dikenakan ke atas pegawai yang
tidak hadir bertugas tanpa kebenaran?

J:Pegawai tidak berhak untuk menerima sebarang emolumen bagi
tarikh tarikh ketidakhadiran beliau. Sekiranya disabitkan bersalah oleh
Jawatankuasa Tatatertib, pegawai boleh dikenakan mana-mana hukuman
tatatertib seperti berikut.:

01. Amaran
02. Denda
03. Lucut Hak Emolumen
04. Tangguh Penggerakan Gaji
05. Turun Gaji
06. Turun Pangkat
07. Buang Kerja

51

TERIMA
KASIH