Kaedah Menganjurkan Video Conference Melalui MyGovUC2.0 Video Conference merupakan salah satu fungsi yang disediakan melalui perkhidmatan MyGovUC 2.0. Melalui fungsi ini, pengguna MyGovUC2.0 boleh menganjurkan persidangan video secara atas talian (video conferences (VC)). VC boleh dianjurkan sama ada secara Meet Now atau Schedule A Conference seperti berikut: A. Meet Now – membolehkan pengguna untuk menggunakan VC dengan segera. Pautan VC Meet Now boleh diakses untuk tempoh 24 jam sahaja. Selepas tempoh tersebut pengguna perlu mencipta pautan baharu. B. Schedule A Conference – membolehkan pengguna menjadualkan VC dengan menghantar jemputan mesyuarat. A. Tatacara Meet Now Fungsi Meet Now membolehkan pengguna memilih tetapan VC seperti berikut: 1. Pada paparan e-mel, klik ikon video camera. Rajah 1(a): Klik ikon video camera. 2. Klik Meet Now. Rajah 2(a): Klik butang Meet now.
3. Masukkan alamat e-mel ahli mesyuarat seperti Rajah 3(a). Sekiranya anda perlu masukkan alamat e-mel ahli mesyuarat lebih daripada satu (1), pastikan menggunakan simbol semicolon (;). Contoh; [email protected]; [email protected]; [email protected];. Ahli mesyuarat tidak terhad kepada pengguna e-mel domain @moe.gov.my sahaja. Rajah 3(a): Masukkan alamat e-mel ahli mesyuarat. 4. Sekiranya VC ini adalah sulit, pengguna boleh menetapkan kata laluan untuk mengehadkan penyertaan ahli mesyuarat. Klik “Remove Password” sekiranya tidak perlu. Medan Password adalah tidak mandatori bagi penetapan VC ini. Klik butang Start. Rajah 4(a): Masukkan alamat e-mel ahli mesyuarat dan klik “Start”.
5. Klik “Allow” untuk membolehkan program VC ini menggunakan perkhidmatan (services) perkakasan dan perisian daripada peranti pengguna. Rajah 5(a): Klik “Allow”. 6. Pengguna boleh menggunakan fungsi-fungsi lain seperti tertera dalam paparan VC. Klik “Copy Link” untuk kongsi pautan VC kepada ahli mesyuarat yang lain sekiranya perlu. Rajah 6(a): Fungsi yang terdapat dalam paparan VC. Start / Stop Video Leave Mute/ Unmute Open/ Close Chat Share Your Screen Raise / Lower Your Hand
7. Paparan Share Your Screen seperti di bawah. Rajah 7(a): Paparan Share Your Screen. B. Tatacara Meet Now Fungsi Schedule A Conference membolehkan pengguna memilih tetapan VC seperti berikut: 1. Klik butang Schedule A Conference. Rajah 1(b): Klik butang Schedule A Conference.
2. Masukkan maklumat berikut dan klik butang Save: a. Tajuk mesyuarat. b. Tarikh dan masa mesyuarat dijadualkan. c. Alamat e-mel ahli mesyuarat. d. “Add Notes” atau klik “Show More Option” untuk memasukkan draf jemputan mesyuarat. Jemputan akan dihantar kepada e-mel ahli mesyuarat. Rajah 2(b): Paparan kemas kini maklumat mesyuarat. 3. Pengguna boleh melihat penjadualan mesyuarat di tab “Upcoming” atau “History”. Rajah 3(b): Paparan penjadualan mesyuarat.
4. Paparan di bawah menunjukkan ahli mesyuarat mengesahkan kehadiran bagi mesyuarat yang dijadualkan. Rajah 4(b): Paparan pengesahan kehadiran oleh ahli mesyuarat.