MANUAL GARIS PANDUAN PELAKSANAAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN (VERSI 1.0B) MARA

2015

GARIS PANDUAN PENGURUSAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN

BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT
MAJLIS AMANAH RAKYAT
8/17/2015

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 2

Disediakan oleh:
Majlis Amanah Rakyat (MARA)
Bahagian Pemantauan dan Inspektorat MARA

Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA
No.21, Jalan Raja Laut

50609 KUALA LUMPUR. Wilayah Persekutuan
Telefon:
Faks:
Versi 1.0

Hak Cipta Terpelihara ©

Tiada mana-mana bahagian daripada manual panduan ini boleh diterbitkan semula atau
diproses, disalin, diedarkan melalui capaian sistem di dalam sebarang bentuk (cetakan,
fotokopi atau seumpamanya) tanpa mendapat kebenaran bertulis daripada pihak Majlis
Amanah Rakyat (MARA).
MARA berhak untuk mengubah atau menambah mana-mana bahagian dalam manual
panduan ini pada bila-bila masa tanpa pemberitahuan awal.MARA tidak bertanggungjawab
terhadap sebarang kesalahan cetak dan kesulitan akibat manual panduan ini.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 3

PENGHARGAAN

Bahagian Pemantauan Dan Inspektorat mengucapkan setinggi-tinggi terima
kasih kepada agensi luar dan bahagian yang telah menyumbang tenaga dan idea
dalam penyediaan Manual Pengurusan Keselamatan Perlindungan MARA [Versi
1.0(B)] yang telah di bengkelkan pada 09 hingga 13 Mac 2015 di Thistle Port
Dickson Resort, Negeri Sembilan. Pihak BPIN juga ingin merakamkan setinggi-
tinggi penghargaan kepada:

Tuan Haji Mohd Najib bin Surip
Pengarah Pusat Latihan Keselamatan Perlindungan Malaysia

Encik Anur bin Seran
Pengarah Keselamatan Kerajaan, Negeri Sembilan

Encik Ahmad Tarmizi bin Abd Shukur
Penolong Pengarah Keselamatan Kerajaan Bahagian Inspektorat

Encik Mohd Shahidan bin Senin
Penolong Pegawai Keselamatan Kerajaan Unit Keselamatan ICT

Noor Ayuslina binti Mat Junos
Azrina binti Abd Aziz
Muhammad Amiruddin bin Jauhari
[Bahagian Pengurusan Aset & Perolehan]

Zalianah binti Atan
[Bahagian Kawalan Kredit]

Nur Hadiatul Afzan binti Shariefuddin
[Bahagian Kemahiran Teknikal MARA]

Adnan bin Ahmad
[Bahagian Pembangunan Industri Dan Infrastruktur]

Zahrisyah binti Zahudi
Nadirah binti Mokthar
[Bahagian Sumber Manusia]

Ahmad Fadzil bin Mat Ali
Hasanul Israf bin Hashim
Muhd Ruzaidi bin Mat Zin
[Bahagian Tekonologi Maklumat]

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 4

Mohd Ajwad bin Kamarudzaman
[Bahagian Binaan dan Senggaraan]

Rosli bin Rohani
[Bahagian Pendidikan Menengah]

Mohd Asri bin Ab Rahman
[Bahagian Kewangan]

Nazahiyah binti Mat Isa
Hafiz Zakuan bin Omar
Rashidah binti Bahaudin
[Bahagian Pemantauan Dan Inspektorat]

Mohd Khairul Bin Jamil
Penguasa Kanan BOMBA II
Program Cross Fertilization (PCF)
[Ditempatkan di Bahagian Pemantauan Dan Inspektorat]

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 5

KATA ALU-ALUAN

PENGARAH BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT MARA
Manual Pengurusan Keselamatan Perlindungan MARA ini dikeluarkan untuk diguna
pakai oleh semua warga kerja MARA MARA. Penyediaan manual ini menerangkan
Polisi Keselamatan Perlindungan MARA yang bertujuan memastikan keselamatan
fizikal, dokumen, personel dan siber (ICT). Berikutnya penerangan berkaitan
peraturan, punca kuasa, keahlian, terma rujukan dan peraturan/dokumen yang
menyokong kepada Manual Pengurusan Keselamatan Perlindungan MARA.
Aspek keselamatan turut diberikan keutamaan dalam kaedah pelaksanaan di
peringkat ibu pejabat dan pusat pentadbiran MARA. Manual sokongan yang
disediakan amat bersesuaian dengan bidang tugas yang dijalankan. Walau
bagaimanapun manual ini perlu di rujuk bersama-sama Akta, Arahan atau Pekeliling
yang dikeluarkan oleh Kerajaan atau MARA dari semasa ke semasa.
Akhirnya saya ingin merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada
semua Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan MARA yang telah
berusaha mengumpul, meneliti dan seterusnya memperakukan Manual Pengurusan
Keselamatan Perlindungan MARA.

Sekian, terima kasih.

MOHD SALLEH BIN ABDULLAH
Pengarah
Bahagian Pemantauan & Inspektorat
MARA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 6

KERANGKA KONSEP
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA

KETUA JABATAN PEGAWAI KESELAMATAN
KERAJAAN
Mengenalpasti Masalah
Keselamatan (PERSEKUTUAN/NEGERI)

Merumus Polisi

Menentukan Matlamat

Menilai Sasaran BPIN

PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (URUSETIA)

Pelaksanaan Pengawalan Pemeriksaan Penyiasatan Pendidikan

‘TOTAL SECURITY’

Nota: Kerangka konsep Keselamatan Perlindungan merujuk Surat Pekeliling Am MARA Bil. 6/2013

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 7

SENARAI SINGKATAN

Beberapa singkatan yang penting dalam garis panduan ini ialah seperti berikut:

Singkatan Maksud Singkatan
KKLW Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah
ANM Arkib Negara Malaysia
KPKK/CGSO Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
BPIN Bahagian Pemantauan dan Inspektorat
PMP Pegawai Mengawal Pusat
PMN Pengarah MARA Negeri
IPMa Institusi-Institusi Pendidikan MARA
PMD Pegawai MARA Daerah
UPL Unit Penyelaras
SUM Setiausaha Majlis
KJ Ketua Jabatan
PKJ Pegawai Keselamatan Jabatan
PPKJ Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan
PP Pegawai Pengelas
PR Pendaftar Rahsia
PRJ Pegawai Rekod Jabatan
PTRJ Pembantu Rekod Jabatan
PB Pegawai Bertugas
JKB Jawatan Keselamatan Berjadual

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 8

MAKLUMAT DOKUMEN

TAJUK : Manual Panduan Pengurusan Keselamatan
Perlindungan MARA

VERSI : 1.0 (B)

TARIKH KUAT KUASA : 01 Januari 2016

PEMILIK : Bahagian Pemantauan dan Inspektorat

NOMBOR RUJUKAN FAIL :

VERSI TARIKH RINGKASAN KELULUSAN TARIKH CATATAN
SEMAKAN/ 01 Nov 2015 KUAT
1.0 (B) 17 Ogos 2015 PINDAAN KUASA Disemak oleh
pihak
Terbitan 01 Jan KPKK(CGSO)
Pertama 2016 dan diluluskan
[Pindaan akan
dibuat setelah
Arahan
Keselamatan
baru
diterbitkan oleh
Kabinet 2016]

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 9

ISI KANDUNGAN MUKA
SURAT
BIL PERKARA
12
PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN 13
1.0 Pengenalan 13-14
2.0 Objektif 14-15
3.0 Fungsi Keselamatan Perlindungan MARA
4.0 Struktur Keselamatan Perlindungan Mara

BAHAGIAN A:UMUM

1.0 Punca Kuasa, Pelantikan Dan Peranan Pegawai Keselamatan 17

Perlindungan Mara

2.0 Buku Arahan Keselamatan 17-18

3.0 Arahan Keselamatan Jabatan 18-19

4.0 Sistem Pegawai Bertugas 19-20

5.0 Kursus Keselamatan Perlindungan 20-21

6.0 Pelanggaran Keselamatan 21

BAHAGIAN B: FIZIKAL

1.0 Kawalan Akses 23

2.0 Kawalan Bangunan 23

2.1 Kaunter Pelanggan dan Bilik Khas Pelawat 24-25

2.2 Pas Keselamatan Atau Kad Pengenalan Jabatan 25-28

2.3 Permohonan Pas Keselamatan Mara 28

2.4 Prosedur Kehilangan /Gantian Kad Keselamatan Jabatan 29

3.0 Pengawal Keselamatan

3.1 Kawalan Keselamatan Di Pintu Masuk Utama 30-31

(Tugas Pengawal Keselamatan)

3.2 Kawalan Had Pelawat 31-34

(Tindakan Pengawal Keselamatan)

3.4 Kenderaan Jabatan, Anggota, Pelawat dan Kontraktor 34

(Tindakan Pengawal Keselamatan)

3.5 Bertugas Selepas Waktu Pejabat dan Masa Cuti 35

4.0 Kawalan Mesin Penyalin Dan Faksimile 36-39

5.0 Kunci Keselamatan

5.1 Kawalan Dan Penyimpanan Anak Kunci 40

5.2 Buku Daftar Kunci 41

5.3 Buku Daftar Pergerakan Kunci 42

5.4 Pengambilan Dan Penyerahan Kunci 42

5.5 Tanggungjawab Pemegang Kunci 43

5.6 Semakan Buku Pergerakan Daftar Kunci 43

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 10

6.0 Kawalan Kunci Kombinasi 44-46
6.1 Pengendalian Kawalan Kunci Bilik
46
7.0 Keselamatan Pungutan Hasil Mara 47-48
7.1 Pengurusan Simpanan 49-51
7.2 Keselamatan Dan Kawalan
53
8.0 Panduan Laporan Insiden Keselamatan 53
BAHAGIAN C: DOKUMEN
53
1.0 PENGENALAN 54
2.0 TUJUAN
3.0 PERKARA RASMI 54
54
3.1 Dokumen Rasmi
3.2 Dokumen Rahsia Rasmi 55-58
4.0 AKTA RAHSIA RASMI 1972 58-61
4.1 Jadual
4.2 Luar Jadual 61
5.0 PENGURUSAN DOKUMEN RAHSIA RASMI 62-63
5.1 Penyediaan dokumen 63-68
5.2 Warna Kulit Fail
5.3 Pembukaan Fail Terperingkat 69-71
5.4 Penyimpanan dokumen
5.5 Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen 73
6.0 PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT 73
6.1 Pengelasan Semula Rahsia Rasmi
73-74
BAHAGIAN D: PERSONAL 74-75
1.0 TUJUAN
2.0 LATAR BELAKANG 75
3.0 AKUAN PENJAWAT AWAM
76-77
3.1 Awal Perkhidmatan 78
3.2 Tamat Perkhidmatan 78
3.3 Perakuan Vendor/Kontraktor
4.0 TAPISAN KESELAMATAN 79
4.1 Tapisan Kasar dan Tapisan Halus 80-83
4.2 Hak Akses Dokumen Terperingkat
4.3 Buku Perkhidmatan Pegawai 84
5.0 SISTEM E-VETTING 84-85
5.1 Modul Sistem e-Vetting
5.2 Manual Pengguna e-Vetting 2.0 87-90
6.0 PRINSIP ‘PERLU MENGETAHUI’
7.0 PELANGGARAN KESELAMATAN

BAHAGIAN E: ICT
1.0 KESELAMATAN ICT
2.0 PENGURUSAN PUSAT DATA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 11

2.1 Latar Belakang 90
2.2 Prinsip Panduan (Guiding Principles) Fizikal Pusat Data 91
2.3 Komponen-Komponen Utama Pusat Data 91
2.4 Lokasi Pusat Data 92
2.5 Keluasan Pusat Data 92
2.6 Reka Bentuk Dan Susun Atur Fizikal 93
2.7 Sistem Uninterruptible Power Supply (UPS) 95-96

2.8 Sistem Pembumian (Earthing) 99
3.0 SISTEM PENGKABELAN RANGKAIAN
97-98
3.1 Ciri-Ciri Kabel 98
4.0 SISTEM PENYEJUKAN 99
5.0 SISTEM PENGESANAN DAN PEMADAMAN KEBAKARAN 100
101
5.1 Sistem Pengesanan Haba dan Asap 102
5.2 Sistem Pemadaman Kebakaran 102
6.0 PENGLABELAN DAN PAPAN TANDA 102
7.0 LAMPU KECEMASAN
8.0 JADUAL PEMERIKSAAN (INSPECTION) BOMBA 104-107
9.0 SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN 108
9.1 Keselamatan Persekitaran Dalam Pusat Data 108
9.2 Penyenggaraan Pusat Data
9.3 Keselamatan Logikal 103-112
9.4 Pemantauan Persekitaran Pusat Data

PENUTUP

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 12

PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN

1.0 PENGENALAN

Pengurusan Keselamatan Perlindungan merujuk kepada langkah-langkah
keselamatan yang boleh diambil untuk melindungi aset. Langkah keselamatanya
terbina dalam satu sistem yang dinamakan sebagai ‘Sistem Pertahanan Berlapis’
(Defence in Depth System) yang mengaplikasikan segala kuatkuasa undang-
undang serta mewujudkan langkah-langkah keselamatan fizikal, dokumen,
peribadi dan ICT untuk mencegah supaya jenayah tidak berlaku terhadap aset.

Persoalan pasti timbul kenapa kita perlu melindungi aset? Aset didefinisikan
sebagai meliputi perkara-perkara berkaitan dokumen, maklumat, peralatan,
barang-barang berharga, wang tunai, sistem pengoperasian dan sebagainya.
Ianya mempunyai nilai dan impak kepada keselesaan hidup seseorang individu,
kelangsungan pengurusan sesuatu organisasi dan kemakmuran rakyat
sesebuah negeri dan Negara. Impak yang negatif dialami oleh individu,
organisasi, negeri dan Negara jika berlaku sesuatu kerosakan, kemusnahan dan
kehilangann berlaku kepada aset mengikut intensiti nilai kerugian yang
ditanggung.

Oleh sebab aset mempunyai nilai, ianya mengundang ancaman keselamatan
dari dalam dan luar persekitaran individu, organisasi, negeri dan Negara.
Ancaman keselamatan yang sering boleh berlaku adalah seperti sabotaj,
espionaj, kecurian, kebocoran maklumat, kelemahan manusia, subversive, alarm
dibom atau vandalism serta lain-lain ancaman keselamatan yang sentiasa
berubah. Jenayah terhadap aset ini boleh membawa impak reputasi, kerugian
dalam bentuk kewangan, kelangsungan perjalanan organisasi dan implikasi
keselamatan kepada individu.

Oleh itu, satu sistem keselamatan yang menyeluruh perlu dibangunkan untuk
menghadapi segala bentuk ancaman keselamatan terhadap aset. Dasar,
peraturan dan amalan terbaik hendaklah digubal untuk memastikan kecekapan
pelaksanaan, kos efektif dan pragmatik dapat diperolehi untuk menentang dan
mengurangkan risiko yang berlaku terhadap aset.

Sistem keselamatan perlindungan yang menyeluruh perlu mengandungi elemen
keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan siber (ICT). Tiada mana-mana satu
langkah keselamatan tersebut yang boleh menjamin keselamatan total. Semua
elemen perlu diintegrasikan supaya menyokong di antara satu sama lain untuk
membawa kesan keselamatan 4M iaitu mencegah (deter), mengesan (detect),
melengahkan (delay) dan mengambil tindakan (response) terhadap jenayah.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 13

2.0 OBJEKTIF

Manual ini disediakan sebagai rujukan tambahan selain dari Arahan
Keselamatan. Manual ini mengandungi lima (5) bahagian iaitu Bahagian A:
Umum, Bahagian B: Fizikal, Bahagian C: Dokumen, Bahagian D: Personal
dan Bahagian E: ICT. Pengurusan Keselamatan Perlindungan hendaklah
dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:-

a) Pengurusan Keselamatan Perlindungan hendaklah dilaksanakan secara
teratur, cekap dan berkesan;

b) Keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan siber (ICT) yang dilaksanakan
mengikut Arahan Keselamatan;

c) Warga kerja MARA MARA perlu memahami dan mematuhi segala bentuk
kawalan keselamatan yang bakal dilaksanakan berdasarkan kepada
Arahan Keselamatan.

3.0 FUNGSI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA

a) Menyelaras pelaksanaan Dasar Keselamatan Perlindungan di MARA;

b) Memastikan dasar ini dilaksanakan mengikut Arahan Keselamatan yang
telah ditetapkan oleh kerajaan;

c) Mengkaji peraturan-peraturan keselamatan yang sedia ada, merancang,
dan mengatur peraturan-peraturan baru jika perlu serta melaksanakan dan
pemantauan;

d) Merancang dan melaksanakan kursus/ceramah/bengkel/taklimat berkaitan
Keselamatan Perlindungan kepada semua warga kerja MARA MARA.

e) Mengkaji keperluan peralatan dan kelengkapan keselamatan dalam
meningkatkan tahap keselamatan di semua pusat Pentadbiran MARA.

f) Bekerjsama dengan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
Malaysia (KPKK) dan agensi keselamatan lain seperti Majlis Keselamatan
Negara (MKN), Polis Di Raja Malaysia(PDRM), Jabatan Bomba dan
Penyelamat Malaysia (JBPM) dan Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam
menyelaras keselamatan aset fizikal, dokumen personal dan informasi ICT;

g) Menyelaraskan program-program keselamatan seperti latihan pengungsian
bangunan serta latihan kebakaran dan kecemasan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 14

h) Menjalankan pemeriksaan mengejut dan siasatan pelanggaran
keselamatan;

4.0 STRUKTUR KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA
Struktur Organisasi Keselamatan Perlindungan MARA terbahagi kepada tiga (3)
peringkat iaitu :
i) Ibu Pejabat Mara

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 15
ii) Pejabat Mara Negeri/ IPMa

iii) Pejabat Mara Daerah

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 16

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 17
1.0 PUNCA KUASA, PELANTIKAN DAN PERANAN PEGAWAI KESELAMATAN

PERLINDUNGAN MARA
Manual ini perlu dibaca bersama-sama Surat Edaran Bahagian Pemantauan Dan
Inspektorat Bil 08/2015 bertarikh 24 Jun 2015 - Manual Tatacara Pelantikan
Pegawai Keselamatan Perlindungan MARA Versi 1.0 (A).

2.0 BUKU ARAHAN KESELAMATAN

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 18

a) Pegawai Mengawal Pusat (PMP) hendaklah menjalankan tugas yang
diamanahkan berdasarkan kuasa rasmi yang telah diperuntukan
kepadanya dan menguruskan maklumat Kerajaan dengan penuh
berhemah dan bijaksana. Untuk menjamin kewibawaan warga kerja MARA
MARA dalam perkara ini, Buku Arahan Keselamatan perlulah menjadi
bahan rujukan utama dalam melaksanakan tanggungjawab sebagai
penjawat awam;

b) Semua pusat MARA perlu memiliki sekurang-kurangnya satu (1) naskah
buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai
Keselamatan Kerajaan Malaysia;

c) Memastikan semua warga kerja MARA sedar wujudnya buku Arahan
Keselamatan di pusat masing-masing;

d) Setiap warga kerja MARA perlu diberi melaksanakan tugas berpandukan
buku Arahan Keselamatan.

3.0 ARAHAN KESELAMATAN JABATAN

a) Arahan keselamatan dalaman secara bertulis perlu dikeluarkan oleh MARA
sebagai panduan;

b) Arahan keselamatan yang dikeluarkan oleh jabatan perlu disemak dari
semasa ke semasa;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 19
c) Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu memastikan semua warga kerja

MARA mematuhi arahan keselamatan dalaman yang dikeluarkan;
d) Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu menyediakan Standard Operational

Procedures (SOP) mengikut keperluan masing-masing dengan merujuk
kepada Arahan Keselamatan Kerajaan dan Arahan Keselamatan Jabatan
bagi tujuan penambaikan proses kerja.
4.0 SISTEM PEGAWAI BERTUGAS

a) PMP perlu melantik Pegawai Bertugas (PB) dan menyediakan jadual
bertugasnya mengikut mingguan atau bulanan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 20

b) Jadual PB hendaklah dipamerkan di tempat-tempat strategik sebagai
rujukan dan ingatan kepada PB. Salinan perlu di simpan dalam fail Pegawai
Sistem Bertugas sebagai rujukan;

c) PB hendaklah memantau keadaan keselamatan pejabat dan
melaporkannya dengan menggunakan borang Laporan Pegawai Bertugas
Harian. Borang ini hendaklah diserahkan kepada penyelia keesokan
harinya (dimasukkan di dalam fail khas yang menyimpan semua laporan
harian untuk bulan berkenaan) seperti borang MARA.KP-01;

d) Jangka masa bertugas ialah dari jam 7.30 pagi hingga 5.30 petang;

e) PB boleh meninggalkan pejabat selepas jam 5.30 petang;

f) Sekiranya masih terdapat lagi warga kerja MARA yang bekerja selepas jam
5.30 petang, PB boleh memaklumkan kepada warga kerja MARA
berkenaan bahawa adalah tangungjawabnya untuk memastikan
keselamatan pejabat dalam keadaan baik dan pintu utama dikunci sebelum
pulang;

g) Sekiranya PB tidak dapat menjalankan tugas pada tarikh yang telah
ditetapkan. PB tersebut hendaklah mendapatkan pengganti dan
memaklumkan kepada Penyelia sehari sebelum tarikh bertugas;

h) PKJ hendaklah memastikan semua aspek di dalam borang laporan telah
diambil tindakan dan diisi/ditandakan selengkapnya;

i) PKJ hendaklah memastikan PB telah menjalankan tugas yang telah
diamanahkan dan membuat semakan ke atas laporan yang disediakan;

j) PKJ hendaklah memantau PB dengan menggunakan pendekatan
pemeriksaan mengejut untuk memastikan PBH menjalankan tugas dengan
penuh tanggungjawab; dan

k) Laporan Harian PB akan dijadikan sebagai rujukan jika sekiranya terjadi
sebarang pelanggaraan keselamatan fizikal dan perlindungan di ruang
pejabat berkenaan.

5.0 KURSUS KESELAMATAN PERLINDUNGAN

a) Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlu memastikan semua warga kerja
MARA diberi pendedahan dalam aspek keselamatan perlindungan secara
umum atau khusus;

b) Program berbentuk kursus, bengkel atau ceramah perlu dilaksanakan
setiap tahun agar kesedaran keselamatan dapat ditingkat di kalangan
warga kerja MARA MARA;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 21

c) Kesedaran keselamatan di kalangan warga kerja MARA MARA dapat
mengurangkan risiko berlakunya pelanggaran keselamatan.

6.0 PELANGGARAN KESELAMATAN

a) Insiden dan ancaman keselamatan boleh didefinisikan sebagai musibah
(adverse event) yang berlaku ke atas manusia, harta benda atau maklumat
serta ancaman kemungkinan berlaku kejadian tersebut. Ia merupakan
suatu perbuatan yang melanggar dasar keselamatan yang telah ditetapkan
secara tersurat atau tersirat;

b) Pelanggaran keselamatan adalah dianggap serius dan tidak akan
berkompromi terhadap warga kerja MARA yang didapati menjejaskan imej
MARA dan perkhidmatan awam;

c) Sebarang bentuk pelanggaran perlu disiasat dan mengambil tindakan yang
tegas termasuk mengambil tindakan tatatertib di bawah Peraturan-
Peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun, Akta Badan Berkanun
(Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605) setelah terbukti kesalahannya;

d) Warga kerja MARA juga boleh dikenakan tindakan undang-undang di
bawah mana-mana undang-undang yang berkaitan; dan

e) Perhatian serius dalam melaksanakan pemantauan, meningkatkan
kawalan dalaman dan mengambil tindakan tegas perlu diambil sekiranya
berlaku sebarang pelanggaran.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 22

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 23

KESELAMATAN FIZIKAL
Keselamatan fizikal ialah sebarang tindakan yang memastikan keselamatan
bangunan, premis atau tempat, termasuk yang digunakan bagi mengurus perkara-
perkara terperingkat dari ancaman seperti sabotaj, espionaj dan subversif.

1.0 KAWALAN AKSES

Kawalan kawasan adalah mana-mana kawasan dimana langkah perlindungan
yang khusus dan peruntukan keselamatan dikehendaki bagi tujuan menghalang
orang-orang yang tidak dibenarkan daripada melakukan pencerobohan.
Langkah-langkah yang perlu diambil:-

a) Menyediakan pagar keselamatan;

b) Menghadkan akses keluar/masuk pagar keselamatan melebihi 2 pintu
pagar;

c) Pencahayaan persekitaran yang baik untuk tahap penglihatan dan
mencukupi;

d) Memasang penggera keselamatan;

e) Membangun, membersihkan kawasan usang/terbiar dengan aktiviti yang
sesuai;

f) Mengelakkan ruang tersembunyi dan tersorok;

g) Penyediaan peralatan CCTV, cermin keselamatan dan penyelenggaraan
berkala untuk meningkatkan tahap keselamatan ;

h) Memastikan kedudukan elemen dinding pemisah, tempat pembuangan
sampah tidak membantu aktiviti pencerobohan.

Spesifikasi perolehan peralatan berkaitan kawalan akses boleh merujuk kepada
Pejabat KPKK Cawangan Negeri.

2.0 KAWALAN BANGUNAN

Langkah-langkah keselamatan diambil untuk menghalang orang-orang yang
tidak dibenarkan daripada dapat memerhati, mendengar dan memperoleh
perkara-perkara terperingkat dari luar atau dalam premis MARA dengan

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 24

memasuki pejabat secara haram. Dalam urusan ini pihak MARA telah
melaksanakan perkara-perkara berikut:-
2.1 Kaunter Pelanggan dan Bilik Khas Pelawat

Kaunter pelanggan, tempat atau bilik khas pelawat adalah bertujuan untuk
menghalang atau menghadkan orang yang tidak dikenali daripada dapat
memerhati, mendengar dan memperoleh perkara-perkara terperingkat.
Dalam urusan ini pihak MARA telah melaksanakan perkara-perkara
berikut:-
a) Kaunter khidmat pelanggan;

i) Kaunter Utama di semua pusat MARA mesti dalam keadaan
kemas,bersih dan teratur setiap masa;

ii) Membantu memberi tunjuk arah dan penerangan asas kepada
pelawat dan orang awam berkenaan kedudukan pejabat dan
kemudahan-kemudahan yang terdapat di bangunan tersebut;

iii) Buku Laporan, Daftar Pelawat dan buku lain yang berkaitan
mesti ditulis dengan terang, kemas dan teratur serta dikemaskini
setiap masa;

iv) Lampu di kaunter utama mesti dipasang sepanjang malam;
v) Memastikan pintu keluar masuk utama ditutup selepas jam 7.00

malam [mengikut perubahan dan arahan pihak pusat MARA;
vi) Menyemak dan menyusun semua pas pelawat serta mengenal

pasti pas keselamatan yang tidak dipulangkan;
vii) Menyemak kunci pejabat secara keseluruhan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 25

viii) Mengendalikan pinjaman pas pelawat;
ix) Pengawal wajib secara bergilir-gilir meronda kawasan sekitar

lobi utama tidak dibenarkan hanya duduk di pos berkenaan
selama 12 jam tanpa pergerakan;
x) Pengawal hendaklah memastikan kaunter utama tidak dijadikan
tempat berkumpul atau lepak sepanjang masa bertugas;
xi) Melakukan kunci jam mengikut giliran yang telah ditetapkan;
xii) Memerhatikan sebarang pergerakan mencurigakan dan
membuat laporan segera kepada PO, KP dan PK Bangunan
MARA sekiranya berlaku.
b) Tempat atau bilik khas untuk pelawat-pelawat

Semua pusat MARA perlu menyediakan tempat, bilik khas untuk
pelawat bagi tujuan perbincangan dengan mana-mana pegawai.
2.2 Pas Keselamatan Atau Kad Pengenalan Jabatan
2.2.1 Ibu Pejabat
Dikeluarkan oleh Ketua Pengarah melalui Bahagian Pengurusan Aset dan
Perolehan (BAP) kepada semua warga kerja MARA MARA lantikan tetap,
kontrak, sambilan yang bertugas di pusat MARA. Jenis Kad Keselamatan
Jabatan MARA
a) Kad Keselamatan Jabatan (Tetap)

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 26

i) Dikeluarkan kepada warga kerja MARA MARA lantikan tetap di
pusat MARA;

ii) Dokumen Permohonan adalah memo pusat MARA, borang
permohonan kad pengenalan Jabatan yang telah disahkan
beserta sekeping gambar berukuran pasport.

b) Kad Keselamatan Jabatan (Sementara)
i) Dikeluarkan kepada warga kerja MARA dan kakitangan
sementara / kontrak / sambilan / khidmat harian/ latihan praktikal
/ industri dan seumpamanya;
ii) Dikeluarkan kepada warga kerja MARA di bawah MARA dengan
kelulusan khas PMP melalui BAP bersama justifikasi / keperluan
permohonan kad berkenaan dengan syarat pegawai berkenaan
hadir ke MARA sekurang-kurangnya 3 hari seminggu;
iii) Dokumen permohonan memo Pusat MARA yang menyatakan
keperluan dan justifikasi, borang permohonan kad pengenalan
Jabatan yang telah disahkan beserta sekeping gambar
berukuran pasport.

c) Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat)
i) Dikeluarkan sebagai pinjaman kepada warga kerja MARA MARA
dan pelawat yang datang bagi tujuan mesyuarat / lawatan/
lantikan baru (pas tetap belum siap) / pertukaran (pas tetap
belum siap) / penghantaran barangan dan lain-lain urusan dan
sebagainya;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 27

ii) Pengenalan diri seperti lesen memandu dan seumpamanya
akan diambil sebagai deposit sewaktu kad dikeluarkan dan akan
dipulangkan selepas kad diserahkan kembali. Butiran peribadi
pelawat berkenaan akan direkodkan di dalam sistem komputer
atau secara manual;

iii) Kad ini perlu di pulangkan pada hari ia diambil. Kad ini akan
dimatikan aksesnya pada waktu rehat tengah hari dan selepas
waktu pejabat (6.00 petang);

iv) Pengeluaran bilangan adalah terhad dan terkawal, had akses
mengikut aras pejabat.

d) Kad Keselamatan Jabatan (Penyelenggaraan)

i) Dikeluarkan kepada kontraktor penyelenggaraan dan pencuci
bangunan yang bertugas di MARA;

ii) Dibenarkan akses ke aras/lokasi yang tertentu sahaja dan
berkaitan dengan tugas;

iii) Dokumen Permohonan adalah memo pusat MARA yang
melantik syarikat tersebut, surat rasmi syarikat, salinan kad
pengenalan, borang permohonan kad yang telah disahkan
beserta sekeping gambar berukuran passport.

2.2.2 Pusat MARA (Luar Ibu Pejabat)

a) Kad Keselamatan Jabatan (Tetap)

i) Dikeluarkan kepada warga kerja MARA MARA lantikan tetap di
semua pusat MARA;

ii) Dokumen Permohonan adalah memo pusat MARA, borang
permohonan kad pengenalan Jabatan yang telah disahkan
beserta sekeping gambar berukuran pasport.

e) Kad Keselamatan Jabatan (Sementara)

i) Dikeluarkan kepada warga kerja MARA dan kakitangan
sementara / kontrak / sambilan / khidmat harian/ latihan praktikal
/ industri dan seumpamanya;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 28

ii) Dikeluarkan kepada dengan kelulusan kuasa PMP keperluan
permohonan kad berkenaan dengan syarat pegawai berkenaan
hadir ke MARA sekurang-kurangnya 3 hari seminggu;

iii) Dokumen permohonan memo Pusat MARA yang menyatakan
keperluan dan justifikasi, borang permohonan kad pengenalan
Jabatan yang telah disahkan beserta sekeping gambar
berukuran passport.

f) Lain-lain Kad Keselamatan Jabatan (Pelawat)

i) Lain-lain kad keselamatan jabatan seperti kad pelawat, kad
pekerja penyelenggaraan adalah dikeluarkan oleh pihak
Syarikat Kawalan Keselamatan yang dilantik dengan
persetujuan PMP;

ii) Pengeluaran kad keselamatan tersebut mestilah cukup
jumlahnya sepertimana yang dipersetujui oleh PMP;

iii) Tatacara penggunaan kad keselamatan bagi pelawat sama
seperti di Para c (i hingga iv) dan pekerja penyelenggaraan
seperti di Para d ( i hingga iii);

iv) PMP perlulah sentiasa memantau penggunaan kad tersebut
melalui pemeriksaan berkala di pos kawalan keselamatan.

2.3 Permohonan Pas Keselamatan ( Warga Kerja MARA)

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 29

Semua permohonan pas keselamatan MARA perlu menggunakan
Borang Permohonan M.Kad.

2.4 Prosedur Kehilangan /Gantian Kad Keselamatan Jabatan

a) Kehilangan kad pengenalan jabatan perlu dimaklumkan segera
kepada BAP bagi menyekat akses kad berkenaan di dalam sistem
agar tidak disalah guna oleh pihak-pihak tertentu untuk kepentingan
peribadi;

b) Salinan laporan polis perlu dikemukakan oleh individu dan membuat
bayaran sebanyak RM50.00 sebagai denda kecuaian sehingga
menyebabkan kad tersebut kehilangan;

c) Bagi penggantian kad kerana lusuh atau pudar, individu perlu
membuat bayaran sebanyak RM15.00 bagi penggantian kad baru;

d) Bagi penggantian kad yang rosak tiada bayaran dikenakan (pas yang
rosak perlu dikembalikan semasa permohonan dibuat);

e) Dokumen Permohonan adalah memo dari pusat MARA, borang
permohonan pas, resit pembayaran (untuk kes kehilangan pas) dan
pas yang telah rosak (untuk kes penggantian pas rosak).

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 30

3.0 PENGAWAL KESELAMATAN

a) Pengawal Keselamatan hendaklah sentiasa memantau pergerakan orang
awam yang memasuki kawasan ini dan hendaklah membuat pendaftaran
terlebih dahulu kepada orang awam tersebut;

b) Senarai nama dan nombor telefon pegawai dan orang yang difikirkan
berkepentingan dan agensi seperti PDRM, BOMBA, JPAM yang
berhampiran mestilah dipamerkan di pondok pengawal untuk dihubungi
sekiranya berlaku sebarang insiden yang mencurigakan; dan

c) Semua Pengawal Keselamatan yang bertugas mestilah menjalankan tugas
dengan cekap, bijaksana, berbudi bahasa dan sentiasa bersiap sedia
dalam menghadapi sebarang kemungkinan.

3.1 Kawalan Keselamatan Di Pintu Masuk Utama
(Tugas Pengawal Keselamatan)

a) Pastikan tiada sesiapa pun dibenarkan memasuki kawasan atau
berada di dalam kawasan tanpa pengenalan diri yang sempurna dan
tanpa sebarang kebenaran;

b) Membenarkan masuk kenderaan dan mengarahkan agar diletakkan
di tempat yang telah disediakan sahaja. Membenarkan kenderaan
pelawat diletakkan di tempat pelawat sahaja;

c) Memastikan kawalan lalu lintas dikendalikan dengan teratur dan
sistematik;

d) Memastikan agar pintu utama sahaja dibuka sepanjang waktu
pejabat. Walau bagaimanapun sekiranya lalu lintas tidak begitu kerap,
pintu pagar mestilah sentiasa ditutup sebelah pagi memudahkan
kawalan keselamatan. Di waktu-waktu lain, pintu utama mestilah
ditutup dan dikunci;

e) Mesti selalu berwaspada ke atas setiap pergerakan orang ramai dan
kenderaan yang melalui pintu utama /atau pintu pagar;

f) Pengawal keselamatan dikehendaki membuat pemerhatian yang
sewajarnya ke atas kawalan lalu lintas di dalam kawasan;

g) Memastikan pemeriksaan keselamatan di buat ke atas anggota,
pelawat atau individu yang berkelakuan mencurigakan atau
meragukan. Barang-barang yang dibawa keluar mestilah diperiksa.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 31

Tindakan menggeledah mestilah dilaksanakan ke atas setiap individu
dan kenderaan yang disyaki dan diragui.

h) Memastikan semua kakitangan memakai Kad Pengenalan Jabatan
apabila memasuki kawasan yang dikawal;

i) Memastikan kuasa yang diperuntukkan bagi memeriksa dan
menggeledah semua pegawai/anggota, kontraktor, pelawat termasuk
kenderaan mereka bagi memastikan tiada penyeludupan harta benda
kerajaan;

j) Meminta semua surat kebenaran bagi memindah sebarang harta
benda kerajaan termasuk perkakas-perkakas yang dipinjam atau
dibaiki, mencatat dan berurusan dengan pihak-pihak yang memberi
kebenaran sekiranya terdapat sebarang perkara yang diragukan;

k) Semua kenderaan kontraktor dan pelawat yang membawa barang-
barang masuk yang mencurigakan mestilah diperiksa;

l) Memastikan semua kenderaan yang masuk dan keluar direkodkan di
dalam buku rekod kenderaan yang disediakan kecuali kenderaan
anggota. Maklumat yang mesti direkodkan ialah nombor pendaftaran
kenderaan, tarikh, masa masuk dan keluar serta maklumat-maklumat
lain yang ada kepentingan keselamatan; dan

m) Berwaspada kepada sesiapa jua yang menghampiri Pintu Utama/
Pagar Utama di waktu malam.

3.2 Kawalan Had Pelawat
(Tindakan Pengawal Keselamatan)

a) Memastikan setiap pelawat disoal dan dipastikan tiada sebarang
perkara yang mencurigakan. Sentiasa mengamalkan sikap berbudi
bahasa dan bersopan santun serta budi bicara yang sewajarnya
apabila berurusan dengan setiap pelawat;

b) Setiap pelawat mestilah diarahkan melaporkan diri di kaunter /pondok
pengawal;

c) Pegawai-pegawai yang hendak ditemui oleh pelawat mestilah
dihubungi terlebih dahulu (jika perlu) untuk pengesahan dan
kebenaran masuk. Setiap pelawat mestilah diberikan maklumat-
maklumat yang tepat seperti kedudukan pejabat pegawai berkenaan;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 32

d) Pas pelawat hanya dibenarkan kepada pelawat seteleh pengawal
yang bertugas berpuas hati dan tidak terdapat sebarang keraguan
semasa soal siasat pelawat berkaitan tujuan lawatan;

e) Pelawat yang berkelakuan mencurigakan atau tidak memberi
kerjasama mestilah dihalang dari memasuki kawasan pejabat dan
sekiranya perlu, pihak polis dan pegawai atasan mestilah dihubungi;

f) Setiap pelawat mestilah diarahkan meletakkan kenderaan di tempat
letak kereta pelawat terlebih dahulu sebelum melaporkan diri di
pondok pengawal;

g) Setiap pelawat mestilah diberikan borang pengesahan lawatan untuk
ditandatangani oleh pegawai/anggota yang hendak ditemui;

h) Kad pengenalan pelawat mestilah disimpan sehingga pas pelawat
diserahkan kembali oleh pelawat;

i) Segala maklumat pelawat yang ada kepentingan keselamatan
mestilah direkodkan di dalam buku pelawat yang disediakan;

j) Setiap pelawat mestilah dipastikan memakai pas pelawat sepanjang
masa berada di dalam kawasan/bangunan;

k) Pelawat hanya dibenarkan memasuki kawasan/bangunan sepanjang
waktu bekerja sahaja kecuali mendapat kebenaran bertulis dari
Pegawai Keselamatan Jabatan;

l) Setiap pelawat mestilah dipastikan berada di tempat atau bilik yang
dibenarkan sahaja. Pelawat tidak dibenarkan merayau-rayau di dalam
kawasan/bangunan;

m) Tindakan mengarahkan pelawat meninggalkan kawasan mestilah
diambil sekiranya pelawat yang masih berada di dalam kawasan dan
bangunan apabila masa lawatan yang dibenarkan tamat;

n) Tindakan keselamatan yang sewajarnya mestilah diambil sekiranya
ada pelawat yang gagal memulangkan pas pelawat dan mengambil
kad pengenalan;

o) Setiap pelawat mestilah diawasi pergerakannya bagi memastikan
tiada tingkah laku dan perbuatan yang melanggar undang-undang
dan peraturan tetap Pusat-pusat MARA;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 33

p) Pelawat tidak dibenarkan memasuki kawasan pada luar waktu
bekerja; dan

q) Pengawal yang bertugas tidak dibenarkan memberitahu kepada
pelawat sebarang maklumat yang ada kepentingan keselamatan
semasa berurusan dengan setiap pelawat di Rajah 1 (Pelawat
Individu) dan Rajah 2 (Pelawat Berkumpulan).

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 34

3.3 Kenderaan Jabatan, Anggota, Pelawat dan Kontraktor
(Tindakan Pengawal Keselamatan)
a) Memastikan semua kenderaan yang dibenarkan memasuki kawasan
diletakkan di tempat-tempat letak kereta yang telah disediakan;
b) Setiap pergerakan kenderaan pelawat, kenderaan pejabat kenderaan
milik anggota dan kontraktor mestilah sentiasa diawasi bagi
memastikan tiada kegiatan yang melanggar peraturan Jabatan dan
undang-undang;
c) Setiap kenderaan pejabat yang keluar kawasan mestilah
menyerahkan borang kelulusan menggunakan kenderaan pejabat
kepada pegawal yang bertugas sebelum dibenarkan keluar;

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 35

d) Pengawal yang bertugas dikehendaki mengawal dan mengatur
perjalanan lalu lintas dan tempat-tempat letak kenderaan;

e) Pengawal yang bertugas mestilah mengetahui setiap pemilik
kenderaan anggota jabatan yang berada di dalam kawasan yang
dikawal. Senarai kenderaan dan pemilik mestilah disimpan dipondok
pengawal sebagai rujukan;

f) Semua kenderaan Jabatan yang ditempatkan di tempat kawalan
mestilah dijaga keselamatannya. Setiap pergerakan kenderaan
Jabatan mestilah diketahui oleh pengawal keselamatan;

g) Mencatat semua pergerakan kenderaan Jabatan yang mengangkut
barang, memungut surat pengiriman barang-barang berkenaan untuk
dikembalikan kepada bahagian yang berkenaan;

h) Melaporkan kepada Pengawal atasan sekiranya pemandu
menggunakan kenderaan pejabat untuk tujuan yang boleh disyaki
atau diragui.

3.5 Bertugas Selepas Waktu Pejabat dan Masa Cuti

a) Semua pengawal keselamatan yang bertugas dikehendaki
memastikan setiap anggota yang datang diluar waktu pejabat dan Hari
Kelepasan Am/Cuti Mingguan (kecuali pekerja-pekerja giliran)
merekodkan kedatangan kehadiran mereka di dalam buku rekod yang
disediakan dan dipastikan telah mendapat kebenaran;

b) Semua anggota yang datang bertugas selepas waktu pejabat dan Hari
Kelepasan Am/Cuti Mingguan perlu memakai Pas; dan

c) Semua pergerakan dan tindak-tanduk anggota yang datang bekerja
selepas waktu pejabat dan hari Kelepasan Am/Cuti Mingguan akan
diawasi oleh pengawal keselamatan yang bertugas. Sebarang
perbuatan yang boleh mendatangkan syak mestilah disiasat.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 36

4.0 Kawalan Mesin Penyalin Dan Faksimile

Panduan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan keselamatan tatacara
kawalan mesin penyalin dan faksimile yang melibatkan kawalan penyalinan dan
penghantaran dokumen rahsia rasmi, lokasi mesin dan warga kerja MARA yang
menggunakannya selaras dengan Arahan Keselamatan. Pematuhan terhadap
garis panduan ini penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan dapat
dilaksanakan dengan sempurna.

Person In
Charge (PIC)

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 37

4.1 Lokasi Mesin

a) Mesin penyalin dan mesin faksimile hendaklah ditempatkan dibilik khas.
Untuk tujuan kawalan maksimum, bilik tersebut hendaklah mempunyai
kunci/boleh dikunci. Untuk mesin penyalin, adalah lebih sesuai diletakkan
di dalam bilik cetakan. Manakala mesin faksimile diletakkan didalam bilik
Setiausaha Pejabat /Pembantu Khas kepada PMP. Ini adalah untuk
memastikan supaya penggunaan mesin berkenaan dapat diminimumkan
atau digunakan tanpa kawalan.

b) PMP hendaklah melantik seorang pegawai/warga kerja MARA yang
bertanggungjawab bagi mengawasi penggunaan mesin penyalin dan mesin
faksimile terbabit. Pegawai/warga kerja MARA yang dilantik sebaik-baiknya
berada berdekatan dengan mesin berkenaan supaya urusan pengawasan
dapat dilakukan dengan berkesan.

c) Buku daftar penggunaan mesin penyalin dan buku daftar penggunaan
faksimili hendaklah diwujudkan untuk merekodkan butiran penggunaannya.
Butiran penggunaan seperti nama pengguna, tarikh penggunaan, dokumen
yang dibuat salinan, jumlah salinan, klasifikasi dokumen dan tandatangan
pengguna hendaklah diisi dengan lengkap.

d) Pegawai/warga kerja MARA yang diberikan kuasa PMP perlu
bertanggungjawab ke atas mesin berkenaan, semakan penggunaan kedua-
dua mesin tersebut adalah mengikut peraturan dan sebarang
penyelewengan dan penyalahgunaannya dapat dikenalpasti dan
dilaporkan.

e) Memori salinan dokumen yang terakam secara maya di dalam mesin
berkenaan (secara automatik) hendaklah dipadamkan atau mesin
berkenaan ditetapkan supaya tidak menyimpan salinan dokumen di dalam
memorinya. Ini adalah untuk mengelakkan salinan dokumen tersebut
dimuat turunkan semasa mesin berkenaan diselenggarakan oleh pihak
luar.

f) Untuk mesin penyalin, pegawai/warga kerja MARA yang mempunyai akses
kepada perkara dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi sahaja boleh ditugaskan
untuk membuat salinan dokumen berkenaan. Buku Daftar Penggunaan
Penyalin dan formatnya MARA.MP-01.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 38

g) Jumlah salinan yang hendak dibuat adalah jumlah salinan yang
diluluskan/diarahkan. Salinan yang rosak atau tidak boleh digunakan
hendaklah dimusnahkan mengikut peraturan yang ditetapkan terutama
melibatkan dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi.

h) Notis peringatan untuk mencatatkan butiran penggunaan mesin berkenaan
ke dalam Buku Daftar Penggunaan hendaklah diletakkan berdekatan mesin
berkenaan supaya pengguna tidak mengambil mudah/terlupa dan tidak
mencatatkan penggunaannya.

i) Buku Daftar Penggunaan Faksimili dan formatnya di MARA.MF-02.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 39

j) Dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi tidak boleh dihantar melalui mesin
faksimili.

k) Walaupun tertakluk di Para a, jika terdapat keperluan dokumen rasmi dan
Rahsia Rasmi bertaraf SULIT dan TERHAD yang perlu dihantar segera
melalui faksimilI, ia dibenarkan dengan syarat penerimanya telah
dimaklumkan mengenai penghantaran tersebut dan menunggu menerima
dokumen berkenaan di mesin faksimilenya pada masa tersebut. Dokumen
bertaraf RAHSIA BESAR dan RAHSIA tidak dibenarkan sama sekali
dihantar melalui mesin faksimile atas apa jua keadaan pun.

l) Dokumen hendaklah dihantar dengan menggunakan helaian iringan
penghantaran faksimili yang mencatat butiran dokumen, tarikh
penghantaran penerima dan pengirimnya untuk memudahkan dokumen
diterima oleh penerimanya.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 40

5.0 KUNCI KESELAMATAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan keselamatan kunci
yang melibatkan penggunaan kunci dan kunci pendua di Pusat MARA. Kunci
merupakan salah satu daripada benteng utama terhadap keselamatan nyawa
dan harta benda di dalam sesebuah bangunan. Pematuhan terhadap garis
panduan ini penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan dapat
dilaksanakan dengan sempurna. Ini dapat menghindari segala kemungkinan
yang berlaku seperti kes-kes jenayah, pencerobohan, kehilangan dan kerosakan
harta benda.

5.1 Kawalan Dan Penyimpanan Anak Kunci

a) Anak Kunci Keselamatan

Anak kunci keselamatan dikawal dan disimpan di dalam sebuah peti
khas simpanan kunci. Penggunaan kunci ini adalah atas kebenaran
PMP masing-masing. Setiap penggunaan akan direkodkan di dalam
Buku Daftar Pergerakan Kunci yang disediakan.

b) Anak Kunci Biasa (Bilik Pegawai, Bilik-bilik)

i) Semua anak kunci biasa disimpan, dikawal selia dan

diselenggarakan oleh PMP masing-masing manakala kunci

pendua disimpan oleh warga kerja MARA MARA berkaitan;

ii) Pemegangan anak kunci adalah seperti berikut : -

 Kunci Induk dan Pendua 1 – PMP

 Kunci Pendua 2 – Pegawai/ Warga kerja MARA

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 41

c) Anak kunci bilik pegawai yang disimpan dan diserahkan kepadanya
merupakan tanggungjawab kepada pemegang anak kunci berkenaan.

d) Sebarang penggunaan anak kunci pendua perlu direkodkan
penggunaan dengan melengkapkan butiran penggunaan pada Buku
Daftar Pergerakan Kunci dan perlu mendapat kebenaran PMP
masing-masing.

e) Sebarang salinan anak kunci HANYA BOLEH DIBUAT setelah
mendapat kebenaran PMP. Penyalinan kunci oleh individu secara
persendirian adalah DI LARANG.

5.2 Buku Daftar Kunci

Buku daftar anak kunci keselamatan adalah buku daftar yang menyimpan
rekod anak kunci keselamatan yang disimpan oleh Bahagian/Unit/Pejabat
termasuklah anak kunci bilik. Kandungan buku ini adalah bilangan turutan
kunci, Nombor kod kunci dan keterangan lokasi kunci dan catatan seperti
di MARA.DK-01.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 42

5.3 Buku Daftar Pergerakan Kunci

Buku daftar pergerakan anak kunci keselamatan adalah buku daftar yang
menyimpan rekod pergerakan semua anak kunci keselamatan seperti
pemegang anak kunci aras dan kunci bilik atau pinjaman anak kunci
tertentu kepada pegawai berkaitan atas sebab-sebab tertentu dan lain-lain.
Kandungan buku ini adalah no.kunci, nama ruang bangunan, unit, bil.kunci
dan nama pemegang/jawatan, bil serahan tarikh serahan dan tandatangan.

5.4 Pengambilan Dan Penyerahan Kunci

Sebarang pengambilan/penyerahan kunci perlulah berhubung dengan
PMP masing-masing. Rekod pergerakan kunci hendaklah dilengkapkan di
dalam Buku Daftar Pergerakan Kunci seperti di MARA.DPK-012 dan
disahkan oleh PMP berkenaan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 43

5.5 Tanggungjawab Pemegang Kunci

a) Kunci-kunci pintu utama (aras lobi dan basement) bagi bangunan
bertingkat adalah di bawah tanggungjawab PK/PB dan
bertanggungjawab sepenuhnya dalam mengendalikan pintu utama
berkenaan.

b) Pegawai / Warga kerja MARA yang terakhir berada di dalam pejabat
harus memastikan pintu masuk aras dan pintu kecemasan (sebelah
dalam pejabat) hendaklah dikunci sebelum meninggalkan pejabat.

c) Sebarang kehilangan kunci perlulah segera dilaporkan kepada
PB/PPKJ untuk tindakan selanjutnya.

5.6 Semakan Buku Pergerakan Daftar Kunci

Buku pergerakan daftar kunci perlu di semak sekurang-kurangnya satu (1)
tahun sekali oleh PMP. PMP perlu mengesahkan bahawa kunci-kunci
keselamatan telah di ambil tindakan selenggaraan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 44

6.0 KAWALAN KUNCI KOMBINASI

Garis panduan ini bertujuan adalah untuk menerangkan Peraturan Keselamatan
Tatacara Kawalan Kunci Kombinasi / Tatakira yang melibatkan penggunaan
nombor kombinasi, kunci dan kunci pendua bilik kebal di Pusat MARA selaras
dengan Arahan Keselamatan dan Arahan Perbendaharaan. Pematuhan
terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan sistem kawalan
keselamatan dapat dilaksanakan dengan sempurna. Ini dapat menghindari
segala kemungkinan yang berlaku seperti pencerobohan bilik kebal dan
sebagainya.

6.1 Pengendalian Kawalan Kunci Bilik

i) Kunci Kombinasi / Tatakira hendaklah diuruskan/dipegang oleh dua
orang pegawai/warga kerja MARA yang seorang daripadanya
hendaklah berjawatan tidak rendah daripada Kumpulan Sokongan 1
atau setaraf dengannya (A.P: 128) iaitu seorang akan memegang
nombor kombinasi dan seorang lagi akan memegang anak kunci
(manual).

ii) Anak Kunci Kombinasi / Tatakira hendaklah didaftar di dalam Buku
Daftar Kunci Keselamatan dan pergerakannya (anak kunci yang
diserahkan kepada pegawai/warga kerja MARA yang diberikan
tanggungjawab menguruskannya) hendaklah direkodkan di dalam
Buku Daftar Pergerakan Kunci Keselamatan. Penyimpanan kunci
pendua adalah mengikut ketetapan yang terdapat di dalam Garis
Panduan Penyimpanan Kunci Keselamatan.

iii) Pegawai/warga kerja MARA yang diberikan tanggungjawab
memegang kunci/nombor kombinasi Kunci Kombinasi / Tatakira ini
hendaklah diberikan arahan secara rasmi supaya sebarang kecuaian

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 45

atau salah laku dalam penyimpanannya boleh dikenakan tindakan
tatatertib (A.P.:129).

iv) Nombor kombinasi perlu ditukar setiap enam (6) bulan atau sekurang-
kurangnya setahun (1) sekali atau apabila pegawai/warga kerja
MARA yang mengetahuinya bertukar atau meninggalkan
perkhidmatan atau apabila disyaki nombor kombinasi tersebut telah
dikompromi (Arahan Keselamatan 31(h)).

v) Nombor kombinasi hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan
dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeterai dan ditandakan
dengan “Rahsia Besar”. Nama pusat MARA serta tarikh kertas
tersebut dimasukkan ke dalam sampul surat tersebut hendaklah
ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam satu
sampul surat lagi dan dikemukakan seperti berikut mengikut (Arahan
Keselamatan 31(h)).

 Ibu Pejabat MARA
a) Surat asal dan kandungan di hantar kepada Pejabat KPKK

Wilayah Persekutuan; dan
b) Salinan surat di hantar kepada BPIN untuk makluman.

 Pejabat MARA Negeri/IPMa/Pejabat MARA Daerah
a) Surat asal dan kandungan di hantar kepada Pejabat KPKK

Negeri berkaitan; dan
b) Salinan surat difailkan di pusat masing-masing untuk rujukan.

vi) Pegawai/warga kerja MARA yang bertukar atau meninggalkan
perkhidmatan/ berhenti hendaklah menyerah balik kunci di dalam
simpanannya kepada PMP masing-masing (Arahan Keselamatan 31
(i)).

vii) Semua pintu Kombinasi / Tatakira sentiasa dikunci terutama selepas
waktu pejabat untuk mengelakkan sebarang kecurian dan
pencerobohan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 46

7.0 KESELAMATAN PUNGUTAN HASIL MARA

Garis panduan dan tatacara peraturan dalam pengurusan pungutan hasil MARA,
pusat MARA selaras dengan Arahan Keselamatan dan Arahan Perbendaharaan.
Pematuhan terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan pengurusan
pungutan hasil MARA dilaksanakan dengan teratur. Kegagalan dan kecuaian
PMP atau Pegawai Berkuasa memantau pengurusan pungutan hasil MARA
boleh menyebabkan berlakunya penyelewengan dan kehilangan wang pungutan
oleh warga kerja MARA di pusat berkenaan.Garis panduan ini disediakan bagi
tujuan pengurusan wang kutipan hasil di pusat MARA dari aspek penyimpanan,
keselamatan dan kawalan.

7.1 Pengurusan Simpanan (A.P.137(a), A.P.126 & A.P 125

a) Simpanan Peti Besi

i) PMP perlu menyediakan peti besi yang menggunakan kunci
berkombinasi yang boleh digunakan bagi menyimpan wang
kutipan hasil. Peti besi hendaklah mempunyai dua kunci yang
berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor
kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua orang peagwai
yang bertanggungjawab.

ii) Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah dari semasa ke
semasa mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti
besi itu.

iii) Wang tunai dan cek bayaran, peti wang tunai, panjar wang
runcit, sijil simpanan tetap dan dokumen berharga hendaklah
disimpan di dalam peti besi. Wang tunai dan cek bayaran
hendaklah disimpan secara sementara sahaja sebelum
dimasukkan ke dalam bank.

b) Simpanan Bermalam (night deposit)

i) Dalam keadaan di mana simpanan dalam peti besi tidak
bersesuaian atau tidak selamat seperti terimaan dengan jumlah
yang besar yang mana belum dimasukkan ke dalam bank, PMP
boleh untuk membuat simpanan bermalam (night deposit)
dengan melantik atau memilih mana-mana syarikat
perkhidmatan keselamatan (security services) untuk tujuan
tersebut.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 47

c) Penyimpanan Cek
i) Semua stok cek hendaklah disimpan dengan selamat di tempat
yang berkunci di bawah kawalan pegawai yang diberi arahan
bertulis.

ii) Stok cek hendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila
diterima daripada bank untuk menentukan bahawa tiada cek
yang hilang. Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan oleh Pegawai
yang bertanggungjawab menjaga urusan akaun bank.

7.2 Keselamatan Dan Kawalan

a) Kawalan Dalaman

i) Kawalan dalaman diadakan bagi memastikan kecekapan serta
mengelakkan kesilapan, ketirisan, kecuaian, salah guna kuasa,
penyelewengan dan sabotaj dalam segala urusan kewangan.

ii) Antara kawalan yang dilaksanakan adalah penurunan kuasa,
perwakilan kuasa, pengasingan tugas, penggiliran staf,
semakan, pengesahan, laporan penyesuaian dan jadual
penghantaran kemasukan hasil pengutusan secara konsisten.

b) Pelaksanaan Kawalan Dalaman

i) Semua pegawai yang menguruskan kutipan adalah
bertanggungjawab memastikan semua akaun adalah tepat dan
betul. Bagi tujuan ini pemeriksaan dan semakan tiap-tiap hari
bagi semua catatan yang dibuat dalam buku tunai, resit dan
sebagainya hendaklah disemak dan disuaikan dengan laporan
yang dijana melalui sistem.

ii) Semakan akaun bank dan lejar kewangan dilakukan pada akhir
setiap hari bagi memastikan baki tunai di bank adalah
mencukupi dan tidak berbaki negatif.

c) Pengasingan Tugas

i) Semua urusan kutipan hendaklah direkodkan ke dalam buku
tunai oleh seorang pegawai yang lain daripada pegawai yang
menerima kutipan.

ii) Pegawai yang membuat semakan mestilah bukan pegawai
membuat catatan tersebut. Pegawai yang menyemak hendaklah

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 48

menandatangani ringkasan dan mencatat tarikh semakan
dilakukan.

d) Kemasukan Pungutan ke Bank

i) Semua kutipan hendaklah dimasukkan ke Akaun Bank mengikut
peraturan semasa yang berkuatkuasa;

ii) Amaun setiap kemasukan ke bank hendaklah direkodkan pada
hari yang sama dan slip deposit tunai hendaklah disemak bagi
memastikan ketetapan jumlah di depositkan oleh pihan bank;

iii) Mana-mana terimaan yang tidak dimasukkan ke akaun bank,
hendaklah di simpan di dalam Peti Besi Simpanan oleh pegawai
yang dibenarkan;

iv) Transaksi perbankan yang dibuat secara atas talian juga
dipastikan selamat dan dilindungi oleh perisian-perisian yang
diiktiraf termasuk kawlaan akses dan katalaluan; dan

v) PMP juga perlu menyediakan jadual harian kemasukan hasil
kutipan yang konsisten bagi kemasukan tunai ke bank yang
berhampiran dengan memastikan langkah-langkah keselamatan
telah difahami oleh pegawai yang diberi kuasa.

e) Perlindungan insurans

i) Perlindungan insurans diambil terhadap tunai dalam simpanan
dan tunai dalam perjalan bagi memastikan keselamatan dan
kawalan tunai; dan

ii) Skop perlindungan adalah meliputi kehilangan wang di dalam
pergerakan atau di dalam simpanan sementara wang
didepositkan ke bank dengan syarat wang simpanan di dalam
peti besi.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 49

8.0 PANDUAN LAPORAN INSIDEN KESELAMATAN

Panduan ini bertujuan untuk menerangkan prosedur pelaporan sekiranya
berlaku sebarang insiden keselamatan di pusat MARA bagi tujuan rekod serta
pelaporan awal sebelum siasatan lanjut dilaksanakan.

a) Insiden Dan Acaman Keselamatan Fizikal

Insiden keselamatan boleh didefinisikan sebagai musibah (adverse event)
yang berlaku ke atas manusia, harta benda atau maklumat serta ancaman
kemungkinan berlaku kejadian tersebut. Merupakan suatu perbuatan yang
melanggar dasar keselamatan. Kejadian ini termasuk kriteria seperti
berikut:

i) Pelanggaran Dasar

Penggunaan sebarang bentuk bahan bagi tujuan kebocoran
maklumat yang melanggar aspek keselamatan.

ii) Halangan Penyampaian Perkhidmatan

Ancaman ke atas keselamatan yang mana penyampaian
perkhidmatan terjejas dan ini termasuk perbuatan sabotaj.

iii) Pencerobohan

Memasuki tanpa kebenaran, pengetahuan, arahan atau persetujuan
mana-mana pihak yang mampu menjejaskan secara keseluruhan
termasuk keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi.

iv) Ancaman

Gangguan melalui pelbagai cara yang boleh mengugat keselamatan
atas sebab tertentu.

v) Kehilangan Fizikal

Kehilangan harta benda atau maklumat yang disebabkan oleh
kerosakan, kecurian, kebakaran ke atas premis yang dari ancaman
pencerobohan.

MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA [Versi 1.0 (B)] 50

b) Prosedur Pelaporan

i) Sebaik sahaja berlaku insiden keselamatan, warga kerja MARA
yang terlibat perlu memberi makluman awal kepada Pegawai
Bertugas (PB) pusat masing-masing melalui telefon/e-mel dalam
tempoh 24 jam;

ii) PB pusat yang terlibat perlu memberi makluman serta-merta
melalui telefon/e-mel seperti berikut:

a) Ibu Pejabat – Pegawai Keselamatan Bangunan(PKB);
b) Pejabat MARA Negeri/ IPMa/ Daerah – Pegawai

Keselamatan Jabatan (PKJ).

iii) PKB /PKJ akan membuat laporan awal kepada BPIN dan Ketua
Jabatan melalui telefon atau e-mel;

iv) Sekiranya siasatan perlu dilaksanakan oleh pihak polis, warga
kerja MARA MARA dari pusat yang terlibat perlu membuat
laporan polis di Balai Polis berdekatan;

v) PB Bahagian/Unit/Pusat yang terlibat perlu melengkapkan
Borang Laporan Insiden Keselamatan MARA [KES.MARA-01]
dalam tempoh 24 jam;

vi) Laporan lengkap kepada Ketua Jabatan perlu disediakan oleh
PKJ setelah menerima input dari semua pihak yang terlibat; dan

vii) Jika terdapat keperluan, satu Jawatankuasa Penyiasat akan
ditubuhkan untuk menyiasat punca dan kelemahan yang
menyebabkan kejadian berlaku dan memberi syor dari hasil
siasatan.