การจัดการความรู้(KM) ระเบียบงานสารบรรณ การเขียนหนังสือเป็นการสื่อสารอย่างหนึ่ง จากผู้ส่งสารถึงผู้รับสาร จุดประสงค์ส าคัญคือเพื่อให้เข้าใจ ได้ถูกต้องตรงกัน และสามารถปฏิบัติได้อย่างรวดเร็ว หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการ ซึ่งได้แก่ 1.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2.หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่น ๆ ซึ่งไม่ใช้ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3.หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4.เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5.เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ 6.ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบัญอิเล็กทรอนิกส์ ความส าคัญของหนังสือราชการ เป็นหัวใจส าคัญของการสื่อสารราชการ เป็นตัวแทนหน่วยงานอย่างเป็น ทางการ เป็นหน้าตาของหน่วยงาน และมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมาย ปัจจุบันให้ระเบียบส านักนายรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ความแตกต่างของหนังสือราชการได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายในและบันทึก หนังสือภายนอก หนังสือภายใน บันทึก 1.ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ ติดต่อกับหน่วยงานและบุคลอื่น 1.ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน 1.ติดต่อภายในกรมเดียวกัน 2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ มอบหมาย 2.ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรม หรือผู้ได้รับมอบหมาย 2.หัวหน้าส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่ ก็สามารถลนามได้ 3.ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก ใช้กระดาษครุฑ มีเรื่อง.. เรียน.. และอ้างถึง.. สิ่งที่ส่งมาด้วย(ถ้ามี) 3.ใช้รูปแบบหนังสือภายใน ใช้ กระดาษบันทึกข้อความ มีเฉพาะ เรื่อง... กับเรียน.... 3.ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือ กระดาษอื่นก็ได้ อาจไม่มี เรื่อง ก็ได้ 4.เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ ออก เลขที่ทุกครั้ง 4.เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็น พิธีการน้อยกว่า 4.เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ออกเลขที่ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้ 5.ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 5.ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 5 พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ 6.มีส าเนาคู่ฉบับ และส าเนา ครบถ้วน 6.มีส าเนาคู่ฉบับและส าเนา 6.อาจไม่มีส าเนาก็ได้
2 ชนิดของหนังสือราชการมี 6 ชนิด ได้แก่ 1.หนังสือภายนอก 2.หนังสือภายใน 3.หนังสือประทับตรา 4.หนังสือสั่งการ 5.หนังสือประชาสัมพันธ์ 6.หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ การจัดท าส าาเนาส าหรับหนังสือราชการ ต้องท าไม่น้อยกว่า 2 ฉบับหรือมากกว่า โดยประทับตรา “ส าเนาคู่ฉบับ” ไว้บนกึ่งกลางของหนังสือ ลงลายมือชื่อ ผู้ร่าง พิมพ์ ตรวจ ที่มุมล่างขวามือ - ฉบับจริง ส่งออก - ส าเนาฉบับที่ 1 เก็บไว้ที่ต้นเรื่อง - ส าเนาฉบับที่ 2 เก็บไว้ที่หน่วยสารบรรณกลาง ล าดับชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ล าดับชั้นความลับ ลับ ลับมาก ลับที่สุด ในการอ้างถึงที่มีทั้งชั้นความลับและเร็ว จะใช้ชั้นความลับก่อน แล้วจึงตามด้วยชั้นความเร็ว หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ขึ้นไป เฉพาะที่ไม่ใช่เรื่องส าคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งส าเนาหนังสือ สิงของ เอกสาร หรือ บรรณสาร การาตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการส าคัญ หรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ด าเนินการไปแล้วให้ ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าราชการระดับกรมขึ้นไปก าหนดโดยท าเป็นค าสั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ ค าสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ หนังสือประชาสัมพันธ์มี3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี 4 ชนิด ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ปัจจุบันส านักนายกรัฐมนตรีก าหนดให้ใช้รูปแบบการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ และให้ใช้ฟ้อนท์หรือแบบอักษร มาตรฐานราชการไทยจ านวน 13 แบบ ซี่งส่วนราชการส่วนใหญ่ใช้แบบ TH SARABUN PSK และเน้น ใช้เลขไทย หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายใน ขนาดอักษา ค าว่า “บันทึกข้อความ” ใช้ฟ้อนท์ขนาด 29 (ตัวหนา) ขนาดอักษรส่วนหัว (ส่วนราชการ... ที่... วันที่... เรื่อง...) ใช้ฟ้อนท์ขนาด 20 (ตัวหนา) หลักการเขียนหนังสือราชการ ให้ยึดหลัก 5 W 1 H (who what why when where how) ...............................................................................................................