KONSEP PENGURUSAN REKOD
TAJUK PERBINCANGAN KITARAN HAYAT REKOD ISTILAH/DEFINISI ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN REKOD 2
3 ISTILAH REKOD “Rekod” ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciriciri fizikal dan apa-apa salinannya; Enakmen Rekod Dan Arkib Negeri Sabah 2007 (No. 7 Tahun 2007)
REKOD AUDIO VISUAL (VIDEO/FILEM/ MIKROFILEM DLL) JENIS REKOD 4 KERTAS (FAIL/DOKUMEN/ MANUSKRIP/ TERBITAN DLL) REKOD KARTOGRAFI (PETA/PELAN/ LUKISAN DLL) E-REKOD (REKOD-REKOD ELEKTRONIK)
KITARAN HAYAT REKOD 5 ARKIB GUNA DAN SELENGGARA PEWUJUDAN PELUPUSAN
DEFINISI PENGURUSAN REKOD Pengurusan rekod adalah bidang pengurusan yang bertanggungjawab untuk mengawal secara cekap, berkesan dan sistematik ke atas pewujudan, penyelenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuklah proses penawanan bukti dan maklumat tentang aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod. 6
PENGURUSAN REKOD Secara amnya: Merupakan satu proses yang melibatkan kaedah kawalan maklumat/rekod dari peringkat pewujudan, penggunaan dan pemeliharaan rekod hingga ke peringkat pemisahan. 7
TUJUAN PENGURUSAN REKOD Keperluan undang-undang Meningkatkan kecekapan Menjimatkan kos (alat/ruang/masa) Rekod bernilai dapat disimpan kekal. 8
ELEMEN-ELEMEN PENGURUSAN REKOD Pengurusan surat-menyurat Pengurusan borang Pengurusan laporan Pengurusan rekod penting Pengkelasan fail Pemeliharaan/Penyimpanan Pelupusan rekod Pengurusan e-mel 9
PENGURUSAN SURAT-MENYURAT PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT PEKELILING PERKHIDMATAN AWAM BIL 5 TAHUN 2007 Penyediaan surat Pendaftaran dan pengedaran Pengurusan surat terperingkat 10
PENGURUSAN BORANG Elakkan salinan borang yang berlebihan Format borang 11
PENGKELASAN FAIL Sistem klasifikasi Pengkelasan perkara; - Housekeeping (KOD 100 – 500) - Functional (KOD 600 – 1000) 12
PEMELIHARAAN FAIL Keselamatan Lokasi penyimpanan, Air, Api. Kelembapan dan suhu. Pencemaran Kebersihan Perosak Rekod Manusia Serangga Haiwan-haiwan perosak 13
PELUPUSAN REKOD A) Menentukan nilai rekod sama ada disimpan kekal, sementara atau dimusnahkan. B) Penubuhan Jawatankuasa Tadbir Urus Rekod. C) Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod. 14
PENGURUSAN E-MEL Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara e-mel perlu diambil tindakan sebagaimana surat yang dikirim atau “dispatch”. Mesti difailkan bersama surat-surat yang lain dalam fail-fail yang berkaitan sama ada secara elektronik atau manual. 15
SEKIAN, TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA 16