REV 2 - LAPORAN TAHUNAN JABATAN AUDIT DAN RISIKO 2022

JABATAN AUDIT DAN RISIKO

3 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN Aktiviti Audit Dalam Aktiviti Audit Dalam Bagi Pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015 Aktiviti Audit Dalam Bagi Pensijilan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) ISO/IEC 27001:20 Aktiviti Pengurusan Risiko 4 URUS SETIA MESYUARAT JAWATANKUASA Mesyuarat Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Risiko Perbadanan Putrajaya 5 PERKARA AM JABATAN Latihan Dan Kursus Bajet Jabatan Penutup Lampiran A Kandungan Perutusan Presiden Perbadanan Putrajaya Perutusan Naib Presiden Jabatan Audit Dan Risiko 1 PENDAHULUAN Objektif Jabatan Peranan dan Fungsi Jabatan 2 STRUKTUR ORGANISASI DAN PERJAWATAN Carta Organisasi Perbadanan Putrajaya Kedudukan Perjawatan Audit Dalam Struktur Organisasi Jabatan Audit dan Risiko

Alhamdulillah, setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah SWT kerana dengan izinnya Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya Tahun 2022 telah berjaya diterbitkan. Selaras dengan dasar kerajaan yang menekankan nilai integriti dan tata kelola yang baik dalam pentadbiran organisasi, peranan Jabatan Audit dan Risiko adalah penting dalam membantu pihak Pengurusan memperkemaskan tadbir urus dan tata kelola Perbadanan Putrajaya untuk meningkatkan keberkesanan dan kawalan dalaman terhadap pengurusan kewangan, program dan aktiviti dalaman yang dilaksanakan. Penambahbaikan secara berterusan hendaklah dilaksanakan agar semua kelemahan dapat diperbaiki dan tidak akan berulang pada masa hadapan. Oleh yang demikian, saya berharap agar segala pemerhatian yang dimuatkan di dalam Laporan Tahunan ini dapat dijadikan rujukan dalam usaha untuk meningkatkan prestasi pengurusan dan tata kelola organisasi secara keseluruhan. Laporan ini amat penting sebagai rekod dan menjadi medium untuk merakamkan ringkasan penemuan auditan dan pelbagai aktiviti, serta pencapaian Jabatan Audit dan Risiko sepanjang tahun 2022. Akhir kata, saya ingin merakamkan setinggitinggi penghargaan kepada seluruh warga kerja Jabatan Audit dan Risiko atas segala sumbangan dan komitmen yang diberikan demi memastikan Perbadanan Putrajaya sentiasa unggul dalam tadbir urusnya. Diharap kita semua dapat memberi perkhidmatan yang cemerlang dan terbaik dengan mendukung prinsip ketelusan, integriti dan akauntabiliti. Sekian, terima kasih. DATO' TPr. FADLUN BIN MAK UJUD Presiden Perbadanan Putrajaya Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 3 PRESIDEN PERBADANAN PUTRAJAYA

Alhamdulillah dan syukur ke hadrat Ilahi di atas penerbitan Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Tahun 2022. Sepertimana lazim, laporan ini memuatkan program pengauditan yang telah dilaksanakan, penemuan dan kelemahan yang telah dikenalpasti beserta syor penambahbaikan sebagai rujukan dalam usaha menambahbaik prestasi pengurusan kewangan serta pengurusan program dan aktiviti di Perbadanan Putrajaya. Selain itu, laporan ini juga melaporkan program pengurusan risiko yang telah dilaksanakan sepanjang tahun 2022. Di kesempatan ini, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada YBhg. Dato’ Presiden Perbadanan Putrajaya di atas keprihatinan, nasihat dan sokongan yang diberikan kepada Jabatan Audit dan Risiko bagi meningkatkan kualiti pengauditan serta pengurusan risiko. Saya juga ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua Ketua Jabatan dan Ketua Bahagian serta seluruh warga Perbadanan Putrajaya yang telah memberikan kerjasama sepanjang pengauditan dijalankan serta membuat penambahbaikan terhadap isu-isu audit yang dilaporkan. Akhir kata, syabas dan terima kasih diucapkan kepada semua pegawai di Jabatan Audit dan Risiko di atas kerjasama dan komitmen yang diberikan dalam memastikan program pengauditan tahun 2022 dilaksanakan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Sekian, terima kasih. DATO’ BADLISHAH BIN HJ. AHMAD Naib Presiden Jabatan Audit dan Risiko Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 4 NAIB PRESIDEN JABATAN AUDIT DAN RISIKO

PENDAHUL 1UAN

Jabatan Audit dan Risiko, Perbadanan Putrajaya diwujudkan selaras dengan keperluan yang terdapat di dalam Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Garis Panduan Mengenai Peranan Dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah Dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan. Menurut Bahagian X, Peraturan-Peraturan Perbadanan Putrajaya (Kewangan Dan Perakaunan) 2007, Jabatan Audit dan Risiko adalah bertanggungjawab secara terus kepada Presiden Perbadanan Putrajaya. Selain itu, Jabatan Audit dan Risiko hendaklah menjadi urus setia kepada Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya (JAPPj). Bagi memastikan kebebasan fungsi audit dalam, semua laporan audit dalam akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya (JAPPj) dan keputusan mesyuarat akan dilaporkan dalam Mesyuarat Anggota Perbadanan Putrajaya. 1.1. OBJEKTIF JABATAN AUDIT DALAM Audit dalam dilaksanakan bagi membantu organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus berdasarkan kajian dan penilaian ke atas aktiviti yang dilaksanakan oleh Perbadanan Putrajaya. PENGURUSAN RISIKO Pengurusan risiko dilaksanakan bagi mengurus risiko agar Perbadanan Putrajaya dapat mencapai visi dan misinya serta memberikan jaminan yang munasabah kepada Anggota Perbadanan dan pemegang kepentingan yang lain tentang kedudukan kawalan dalaman Perbadanan Putrajaya dan kemampuannya untuk meningkatkan sistem penyampaian untuk kepentingan awam. Secara umumnya, Jabatan Audit dan Risiko terbahagi kepada dua (2) seksyen iaitu:- i. Seksyen Audit ii. Seksyen Pengurusan Risiko Dan Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan 1.2. PERANAN DAN FUNGSI JABATAN Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 7 PENDAHULUAN

02 Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta sistem kawalan dalaman organisasi. 05 Mengkaji dan menilai keberkesanan pengurusan aset bagi melindungi kepentingan organisasi daripada segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan. 01 Menyediakan Rancangan Audit Tahunan (RAT) untuk kelulusan Presiden dan Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya (JAPPj). 03 Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang sedang berkuatkuasa. 04 Mengkaji sama ada aktiviti Perbadanan Putrajaya diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan. 06 Melaksanakan audit dalam dan mengesyorkan penambahbaikan bagi mempertingkatkan tahap tadbir urus dan kawalan dalaman di Perbadanan Putrajaya. 07 Memberi nasihat / pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem operasi termasuk sistem ICT. 08 Melaporkan hasil pengauditan kepada Presiden dan membuat auditan susulan terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan. 09 Membentangkan Laporan Audit Dalam kepada Mesyuarat Pengurusan Audit dan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya. 10 Membentangkan untuk makluman, semua keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya kepada Mesyuarat Anggota Perbadanan Putrajaya. 11 Menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam. Peranan Seksyen Audit adalah menjalankan audit dalam secara bebas dan memberi khidmat rundingan secara objektif untuk mempertingkatkan tahap pengurusan di Perbadanan Putrajaya. Pelaksanaan audit dalam dijalankan oleh empat (4) unit audit seperti berikut:- i. Unit Audit Prestasi ii. Unit Audit Pengurusan Kewangan iii. Unit Audit ICT iv. Unit Audit ISO 1.2.1. SEKSYEN AUDIT Antara bidang tugas audit dalam adalah:- Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 8 PENDAHULUAN

Membuat cadangan untuk penambahbaikan. Membuat auditan susulan kepada penambahbaikan yang dibuat oleh jabatan pelaksana. Melaksanakan tanggungjawab selaku urus setia kepada Mesyuarat Pengurusan Audit Perbadanan Putrajaya. Melaksanakan tanggungjawab selaku urus setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya (JAPPj). Membuat cadangan untuk penambahbaikan. Membuat audit susulan terhadap tindakan pembetulan dan penambahbaikan oleh jabatan pelaksana. Melaksanakan tanggungjawab sebagai pentadbir sistem berkaitan dengan auditan di bawah Jabatan Audit dan Risiko. Memastikan kawalan dalaman berdasarkan kepada pematuhan polisi, rancangan, undang-undang, peraturan, kaedah dan tatacara. Mengkaji sama ada aktiviti Perbadanan Putrajaya diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan; Melaksanakan auditan prestasi bagi projek- projek pembangunan, aktiviti-aktiviti penyelenggaraan dan aktiviti-aktiviti jabatan teknikal. Menyediakan laporan audit hasil daripada auditan yang dijalankan. UNIT AUDIT PRESTASI Mengkaji dan menilai kesempurnaan amalan, pemakaian dan penggunaan prinsip perakaunan dan kawalannya yang berkesan pada kos yang munasabah. Memastikan kawalan dalaman berdasarkan kepada pematuhan polisi, rancangan, undang-undang, peraturan, kaedah dan tatacara. Melaksanakan auditan pengurusan kewangan. UNIT AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN Secara khususnya, peranan dan fungsi setiap unit adalah seperti berikut:- Menyediakan laporan audit hasil daripada auditan yang dijalankan. Membuat cadangan untuk penambahbaikan. Membuat auditan susulan kepada penambahbaikan yang dibuat oleh jabatan pelaksana. Melaksanakan tanggungjawab selaku urus setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Jabatan Audit dan Risiko. Memastikan kawalan dalaman berdasarkan kepada pematuhan polisi, rancangan, undangundang, peraturan, kaedah dan tatacara. Melaksanakan audit dalaman terhadap pengurusan pembangunan dan penyelenggaran sistem maklumat dan kontrak-kontrak ICT. Menyediakan laporan audit hasil daripada auditan yang dijalankan. UNIT AUDIT ICT Melaksanakan tanggungjawab selaku urus setia audit dalam MS ISO 9001:2015 dan MS ISO/IEC 27001:2013. Menguruskan kursus-kursus untuk juruaudit MS ISO 9001:2015 dan MS ISO/IEC 27001:2013 bagi memastikan kompetensi juruaudit. UNIT AUDIT ISO Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 9

Mengklasifikasikan risiko utama yang diterima dari semua Jabatan. Mengkaji dan menasihati kesesuaian pelan tindakan pengurusan risiko yang disediakan oleh Jabatan dan kesiapsiagaan pasukan Business Continuity Management (BCM). Menyelenggarakan daftar dan minit mesyuarat Jawatankuasa Kerja Risiko dan BCM. Memantau dan memastikan proses tindakan pengurusan risiko dan BCM dilaksanakan oleh Jabatan. Membuat penilaian semula risiko yang telah didaftarkan setiap enam (6) bulan. Melaporkan status terkini pengurusan risiko kepada Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya. Melaksanakan tanggungjawab selaku urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Risiko dan BCM Perbadanan Putrajaya. Memberi kesedaran, tunjuk ajar dan nasihat yang diperlukan berkaitan pengurusan risiko di Perbadanan Putrajaya kepada kakitangan Perbadanan Putrajaya. Peranan dan fungsi unit ini adalah seperti berikut : 1.2.2 SEKSYEN PENGURUSAN RISIKO DAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 10 PENDAHULUAN

STRUKTUR ORG2ANISASI DAN PERJAWATAN

2.1. CARTA ORGANISASI PERBADANAN PUTRAJAYA ANGGOTA PERBADANAN PUTRAJAYA PRESIDEN PERBADANAN PUTRAJAYA PEJABAT SETIAUSAHA PERBADANAN / JABATAN UNDANG-UNDANG JABATAN AUDIT DAN RISIKO JABATAN PERKHIDMATAN KORPORAT JABATAN PERKHIDMATAN BANDAR JABATAN PERANCANGAN BANDAR JABATAN KEJURUTERAAN DAN PENYELENGGARAAN JABATAN LANDSKAP DAN TAMAN JABATAN KEWANGAN BAHAGIAN KONTRAK DAN UKUR BAHAN SEKSYEN INTEGRITI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA BAHAGIAN PENTADBIRAN BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT BAHAGIAN KOMERSIAL DAN PELABURAN BAHAGIAN PENGURUSAN STRATEGIK BAHAGIAN PERKHIDMATAN KOMUNITI DAN SUKAN BAHAGIAN PELESENAN BAHAGIAN KESIHATAN PERSEKITARAN BAHAGIAN PENGUATKUASA BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN MAMPAN DAN PERUMAHAN BAHAGIAN ALAM SEKITAR, TASIK DAN WETLAND BAHAGIAN BANGUNAN DAN REKABENTUK BANDAR BAHAGIAN PENGURUSAN PROJEK BAHAGIAN JALAN BAHAGIAN PENGURUSAN FASILITI BAHAGIAN TRAFIK DAN PENGANGKUTAN AWAM BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN TAMAN BAHAGIAN REKREASI DAN OPERASI BAHAGIAN PENGURUSAN DAN PENYELENGGARAAN LANDSKAP BAHAGIAN BOTANI BAHAGIAN HORTIKULTUR DAN PERTANIAN BANDAR BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN BAHAGIAN PENILAIAN DAN PESURUHJAYA BANGUNAN BAHAGIAN ANAK SYARIKAT, KAWALAN KREDIT DAN HASIL Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 13 STRUKTUR ORGANISASI DAN PERJAWATAN

2.2. KEDUDUKAN PERJAWATAN AUDIT DALAM Mengikut waran yang diluluskan, Jabatan Audit dan Risiko telah diluluskan sebanyak 18 jawatan di pelbagai peringkat. Butir-butir mengenai perjawatan yang dilulus dan diisi untuk tahun 2022 adalah seperti berikut:- Naib Presiden (Audit Dalam) Juruaudit/Akauntan (W54/WA54) Ketua Penolong Pengarah: Juruaudit/Akauntan (W48/WA48) Jurutera (J48) Pegawai Teknologi Maklumat (F48) JAWATAN DAN GRED LULUS ISI 1 1 Penolong Pengarah: Juruaudit (W41/W44) Juruukur Bahan (J41/J44) Penolong Arkitek Landskap (JA38) Pelukis Pelan (Seni Bina)/Penolong Pegawai Senibina (JA38) Penolong Pegawai Perancang Bandar Dan Desa (JA36/JA38) Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (FA32/FA38) Penolong Juruaudit (W32) Pelukis Pelan (Kejuruteraan Awam)/Penolong Jurutera (JA29/JA30/JA36/JA38) Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (FA29/FA32/FA38) Pembantu Khas, Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat (N29) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) (N19/N22/N26) JUMLAH 18 18 3 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 1 1 1 1 1 1 Mengikut waran, Jabatan Audit dan Risiko dibahagikan kepada dua (2) seksyen iaitu Seksyen Audit yang terdiri dari Unit Audit Prestasi, Unit Audit Pengurusan Kewangan, Unit Audit ICT serta Seksyen Pengurusan Risiko Dan Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan. Audit dalam ISO pula diuruskan oleh Unit Audit ISO. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 STRUKTUR ORGANISASI DAN PERJAWATAN 14

SEKSYEN AUDIT PEMBANTU KHAS/ PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT/ SETIAUSAHA PEJABAT GRED N29 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19/N22/N26 (TBK 13 TAHUN) SEKSYEN PENGURUSAN RISIKO DAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN UNIT AUDIT PRESTASI JURUTERA GRED J48 JURUUKUR BAHAN GRED J41/J44 PENOLONG ARKITEK LANDSKAP GRED JA38 PENOLONG PEGAWAI SENIBINA GRED JA38 PENOLONG PEGAWAI PERANCANG BANDAR & DESA GRED JA36 PENOLONG JURUTERA GRED JA29 /30/JA36 (TBK 13 TAHUN) 3 ORANG UNIT PENGURUSAN RISIKO UNIT AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN UNIT AUDIT ICT UNIT AUDIT ISO JURUAUDIT GRED W41/W44 PENOLONG JURUAUDIT GRED W32 2 ORANG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT GRED F48 PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT GRED F29 / F32 (TBK 13 TAHUN) JURUAUDIT/ AKAUNTAN GRED W48 PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT GRED F32 2.3. STRUKTUR ORGANISASI JABATAN AUDIT DAN RISIKO PEJABAT NAIB PRESIDEN JABATAN AUDIT DAN RISIKO NAIB PRESIDEN (AUDIT DALAM) JURUAUDIT/AKAUNTAN GRED W54/WA54 CARTA ORGANISASI J(A) (MENGIKUT WARAN) Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 15

SEKSYEN AUDIT SEKSYEN PENGURUSAN RISIKO DAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN UNIT AUDIT PRESTASI UNIT PENGURUSAN RISIKO UNIT AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN UNIT AUDIT ICT UNIT AUDIT ISO Kamaruddin Bin Dolmat Naib Presiden Jusa C (Sehingga 17 Januari 2022) Dato' Badlishah Bin Haji Ahmad Naib Presiden L54 (Mengisi jawatan bermula 1 Ogos 2022) Ahmad Azuddin Bin Arshad Pengarah Audit N54 (Sehingga 1 Ogos 2022) Jaffri Bin Derani Pengarah Audit N54 (Mengisi jawatan bermula 1 Ogos 2022) Azizah Binti Yahya Setiausaha Pejabat N29 Shuhada Binti Firdaus Teoh Pembantu Tadbir (P/O) N22 Maliana Binti Sa’ad Jurutera J48 Asyraf Nurazman Juruukur Bahan J41 Mohamed Rahaizah Bin Mat Saman Penolong Pegawai Senibina JA38 (Sehingga 31 Disember 2022) Mohd Nazri Bin Samiun Penolong Pegawai Perancang Bandar dan Desa JA36 Noriza Binti Jamil Penolong Arkitek Landskap KUP JA36 Isa Bin Ismail Penolong Jurutera JA29 Sabrina Binti Ali Khan Penolong Jurutera JA29 Othman Bin Ahmad Nazri Penolong Jurutera KUP JA38 (Sehingga 5 September 2022) Nik Arfiah Faten Binti Nik Ariffuddin Penolong Jurutera JA29 (Kontrak) (Mengisi jawatan bermula 5 September 2022) Nurhaziah Binti Nuar Juruaudit W44 Sobihah Binti Mohd Kassim Penolong Juruaudit W36 Sharifah Binti Abd Wahab Penolong Juruaudit W36 Mokti Bin Saidin Pegawai Teknologi Maklumat KUP F44 Sarizah Binti Aton Penolong Pegawai Teknologi Maklumat KUP FA38 Faizal bin Mohamad Penolong Pegawai Teknologi Maklumat FA32 (Mengisi jawatan bermula 14 Februari 2022) Shahamizan bin Md Shahudin Penolong Pegawai Teknologi Maklumat FA29 (Sehingga 14 Februari 2022) Naneesha A/P Murugiah Pembantu Tadbir (P/O) N19 (MyStep) CARTA ORGANISASI J(A) SEHINGGA 31 DISEMBER 2022 (OPERASI) PEJABAT NAIB PRESIDEN JABATAN AUDIT DAN RISIKO Muhammad Rushdi Bin Abu Hassan Akauntan W48 Mohamad Saiful Halimi bin Ibrahim Pegawai Tadbir N41 (MyStep) ( Mengisi jawatan bermula 7 Jun 2022) Amanina Izyan Abdul Majid Penolong Pegawai Tadbir N29 (MyStep) Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 16 STRUKTUR ORGANISASI DAN PERJAWATAN

3 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Perkara-perkara melibatkan kepentingan awam Imej Perbadanan Putrajaya Pandangan oleh stakeholders Aduan awam Asas penetapan pemilihan tajuk auditan bagi Rancangan Audit Tahunan (RAT) 2022 adalah berdasarkan kepada aktiviti-aktiviti utama Perbadanan Putrajaya yang berisiko. Antaranya termasuklah penyelenggaraan kemudahan dan taman awam, pengurusan pembersihan awam, pengurusan kewangan serta pembangunan dan penyelenggaraan sistem. Kriteria lain yang diambil kira dalam menyediakan rancangan audit tahunan adalah meliputi: RAT 2022 telah diluluskan oleh Presiden Perbadanan Putrajaya pada 15 Disember 2021 dan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya Bil 1 Tahun 2022 pada 22 Februari 2022. Sebanyak 11 tajuk auditan meliputi auditan prestasi, auditan pengurusan kewangan dan auditan ICT telah diluluskan untuk dilaksanakan dalam tahun 2022. 11 tajuk auditan yang dilulus untuk dilaksanakan dalam tahun 2022 adalah seperti berikut: 3.1. AKTIVITI AUDIT DALAM 3.1.1. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN (RAT) 2022 Jadual 1 : Senarai Tajuk Rancangan Auditan Tahunan 2022 Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 19 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Pada tahun 2022, sebanyak 11 tajuk auditan telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit PPj. Sepuluh (10) tajuk auditan telah diselesaikan dalam tahun 2022 manakala satu (1) tajuk auditan ditangguhkan ke tahun 2023 bagi memberi laluan kepada pelaksanaan satu auditan khas yang diarahkan oleh Pengurusan Tertinggi PPj. Tajuk auditan yang ditangguhkan adalah Kerja-kerja Penyelenggaraan Struktur dan Landskap Kejur di Taman Putra Perdana, Putrajaya di bawah Unit Audit Prestasi. Auditan ini digantikan dengan pelaksanaan auditan khas bertajuk Pengurusan Tempat Simpanan Peralatan Perbadanan Putrajaya. Selain itu, satu tajuk auditan tahun 2021 telah dikeluarkan laporan pada awal tahun 2022 iaitu Auditan Sistem Maklum Balas Pelanggan di bawah Unit Audit ICT. Oleh yang demikian, jumlah laporan auditan yang dikeluarkan pada tahun 2022 adalah sebanyak 12 laporan. 3.1.2. PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING RANCANGAN YANG DILULUSKAN Setelah kerja-kerja auditan diselesaikan, satu laporan awal yang mengandungi penemuan-penemuan audit bersama syor tindakan bagi mengatasinya akan dipanjangkan kepada ketua-ketua Jabatan Auditi yang berkaitan. Jabatan Auditi akan diberi tempoh selama empat belas hari untuk memberikan ulasan atau maklumbalas yang merangkumi punca, tindakan pencegahan serta tindakan penambahbaikan ke atas perkaraperkara yang dibangkitkan di dalam laporan awal berkenaan. Sebaik maklumbalas diterima, satu Mesyuarat Penutup (Exit Conference) akan diadakan bagi membincangkan isu dan maklumbalas berkenaan bersama Jabatan Auditi. Setelah itu, satu laporan akhir yang mengandungi pemerhatian audit berserta maklumbalas tindakan oleh Jabatan Auditi akan disediakan dan dipanjangkan untuk makluman Presiden dan Jawatankuasa Audit Perbadanan Putrajaya. Berikut adalah ringkasan bagi dua belas (12) laporan audit yang telah dikeluarkan dalam tahun 2022 mengikut unit. 3.1.3. LAPORAN AUDIT DALAM 2022 Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 20 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

LAPORAN AUDITAN PRESTASI OLEH UNIT AUDIT PRESTASI 1.KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN DAN TAHAP KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP KEMUDAHAN AWAM DI KOMPLEKS PPJ Kompleks Perbadanan Putrajaya yang terletak di Presint 3 telah dibangunkan di atas tanah berkeluasan 10.5 ekar dan telah mula beroperasi sejak tahun 2004. Dengan keluasan lantai (GFA) 124,987.5 meter persegi, kompleks ini mempunyai empat (4) blok bangunan pejabat dengan ketinggian 8 dan 9 tingkat, dua (2) blok Annex, Dewan Persidangan, Auditorium, 3 aras tempat letak kereta bertingkat dan 2 lot tempat letak kereta terbuka. Terdapat 30 ruang pejabat dan premis komersial di sekitar bangunan kompleks ini yang disewakan termasuk di blok Annex 1 dan 2, tingkat bawah blok A, sekitar Dewan Persidangan serta empat (4) unit kiosk di sekitar Dataran Putrajaya dan tangga Kiblat Walk. Bagi memberi keselesaan kepada orang ramai yang berurusan di premis-premis berkenaan, kemudahan asas seperti tandas awam dan tandas OKU serta surau telah disediakan di bangunan Annex 1 dan 2 serta di bangunan Auditorium, manakala kafeteria pula disediakan diBlok A. Selain itu, terdapat kemudahan tempat letak kereta berbayar (terbuka) disediakan berdekatan Blok AB dan Blok CD serta tempat letak kereta berbumbung di Kiblat Walk. Tujuan auditan ini dijalankan adalah bagi menilai sama ada penyelenggaraan kemudahan awam di Kompleks Perbadanan Putrajaya dilaksanakan dengan berhemat, cekap dan berkesan selari dengan objektif strategi ke enam dalam Pelan Strategik Perbadanan Putrajaya 2021-2025 iaitu menyedia perkhidmatan perbandaran unggul. Selain itu, ini juga bertujuan untuk menilai tahap kepuasan pelanggan terhadap kemudahan awam yang disediakan di Kompleks Perbadanan Putrajaya Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen- dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Isu 1 : Kelengkapan seperti tisu tandas dan sabun pencuci tangan tidak mencukupi terutama di tandas Annex Maybank, Auditorium Cempaka Sari dan Kafeteria Blok A. Selain itu, terdapat bau yang kurang menyenangkan di tandas lelaki Kafeteria Blok A Tandas awam khususnya di bangunan Annex Maybank, Auditorium Cempaka Sari dan Kafeteria Blok A merupakan tandas awam dengan kadar penggunaan yang tinggi di sebabkan lokasinya yang berhampiran dengan pelbagai kemudahan dan premis perniagaan. Keadaan ini menyebabkan kelengkapan tandas seperti tisu dan sabun pencuci tangan sering kehabisan. Selain itu, tandas lelaki di Kafeteria Blok A berada dalam keadaan bersih tetapi terdapat bau yang kurang menyenangkan. Status Terkini: Bekalan tisu dan sabun akan ditambah mengikut keperluan semasa Paip urinal yang telah siap dibaiki Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah memastikan pekerja pembersihan membekalkan tisu dan sabun yang mencukupi. Pihak Jabatan juga telah menggantikan paip ‘urinal’ yang rosak bagi mengatasi masalah tandas yang berbau. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 21

Satu unit lampu tidak menyala Lampu yang tidak menyala telah diganti Pengering tangan di tandas kafeteria blok A telah dibaiki Isu 2 : Terdapat kerosakan pada komponen di dalam tandas yang perlu dibaiki segera Terdapat kerosakan-kerosakan yang ditemui seperti kerosakan ‘toilet seat’ dan penutup mangkuk tandas di tandas lelaki Annex ASNB, kerosakan ‘flush’ di tandas lelaki bangunan Annex Maybank, mesin pengering tangan di tandas lelaki Kafeteria Blok A tidak berfungsi serta beberapa lampu tandas yang tidak menyala di tandas Dewan Seri Siantan, Kiblat Walk (tangga) dan Auditorium. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah menjalankan kerja-kerja penggantian dan pembaikan bagi penutup mangkuk tandas dan ‘flush’ tandas yang rosak, lampu yang tidak menyala dan pengering tangan yang tidak berfungsi. Terdapat 2 unit penutup mangkuk tandas yang rosak masih belum diganti Kerosakan ‘flush’ di tandas lelaki bangunan Annex Maybank Mesin pengering tangan tidak berfungsi Isu 3 : Bayaran penuh terhadap kerja-kerja pembersihan ‘common area’ berjumlah RM 10,200.00 sebulan (bagi tempoh Jun hingga September 2021) dibuat kepada kontraktor walaupun penyelenggaraan surau di Auditorium tidak dibuat dalam tempoh tersebut Semakan Audit mendapati rekod terakhir pada kad pemeriksaan harian di surau lelaki adalah pada bulan Mei 2021 dan surau perempuan berada dalam keadaan berkunci. Namun semakan terhadap dokumen pembayaran IPC mendapati kerja pembersihan ‘common area’ (termasuk surau) dibayar sepenuhnya dalam tempoh Jun 2021 sehingga September 2021. Status Terkini: Pihak Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan memaklumkan akan membuat pemotongan bayaran sekiranya pekerja menyediakan bekalan kurang dari bilangan yang ditetapkan atau ingkar terhadap mana-mana arahan pembersihan. Pada masa yang sama, pihak Jabatan akan membuat pemantauan berterusan dan mengeluarkan NCC sekiranya kontraktor ingkar. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 22 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan bersama Jabatan Perkhidmatan Korporat telah mengenalpasti keperluan bagi penyediaan papan tanda dan ‘ramp’ di lokasi berkaitan dan dijangka dilaksanakan pada akhir tahun 2022. Selain itu, Unit Keselamatan, Jabatan Perkhidmatan Korporat juga akan menyediakan kawasan ‘drop-off zone’ kepada golongan ini di depan lobi Dewan Persidangan dan juga di depan lobi Auditorium. Pelanggan berkerusi roda dari tempat letak kereta berbayar Blok CD yang hendak berurusan di ASNB Isu 4 : Tiada ’drop off zone’ disediakan bagi pelanggan OKU, ibu mengandung serta warga emas di kawasan hadapan bangunan Kompleks PPj. Selain itu, laluan kerusi roda dari tempat letak kereta berbayar Blok CD perlu ditambahbaik Berdasarkan lawatan dan pemerhatian di tapak serta maklum balas soal selidik, pihak Audit mendapati terdapat tempat letak kereta yang dikhaskan untuk golongan OKU, ibu mengandung dan warga emas, namun lokasinya agak jauh dari premis-premis seperti Kaunter Pusat Setempat (OSC), Maybank, PosLaju dan ASNB. Selain itu, tiada ’drop off zone’ disediakan bagi memudahkan golongan ini untuk berurusan di Kompleks PPj. Pemerhatian Audit di tapak juga mendapati laluan kerusi roda dari tempat letak kereta berbayar Blok CD perlu ditambahbaik. Kawasan yang perlu tambahbaik bagi memudahkan laluan kerusi roda Isu 5 : Isu keselesaan dan keselamatan di kawasan tempat letak kereta Berdasarkan hasil borang selidik, terdapat isu keselesaan dan keselamatan di tempat letak kereta yang dibangkitkan oleh orang awam iaitu jarak yang agak jauh dari premis tempat berurusan dan faktor keselamatan pelanggan. Selain itu, pelanggan yang mempunyai urusan dalam tempoh yang singkat (kurang 10 minit) lebih memilih untuk meletak kereta secara percuma di kawasan zon apitan dan laluan masuk ke Gerbang PPj berbanding TLK berbayar yang disediakan. Pelanggan meletak kereta di sepanjang laluan masuk ke Gerbang Kompleks PPj Status Terkini: Unit Keselamatan telah menutup laluan masuk kepada orang awam dan hanya membenarkan kenderaan yang telah diluluskan untuk parkir di laluan tersebut sewaktu berlangsung acara/lawatan/tetamu Presiden. Selain itu, kemudahan ini juga boleh diberikan kepada pelanggan OKU, ibu mengandung serta warga emas yang berurusan di Kompleks PPj. Laluan masuk ke Gerbang PPj yang kini telah ditutup Sistem Kamera Litar Tertutup (CCTV) telah dipasang di TLK berbayar Blok CD dan Blok AB Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 23

Terdapat pokok renek yang telah mati namun tidak diganti dan tanaman yang telah matang tidak dibuat pemangkasan Status Terkini: Pokok renek (pokok pagaran) telah dibuat pemangkasan Jabatan Landskap Dan Taman telah mengarahkan kontraktor yang berkaitan menyelenggara tanaman pagaran milik persendirian atau kawasan hijau serta merta sepertimana di dalam skop kerja dan spesifikasi kontrak bagi memastikan tanaman pagaran tersebut berada di dalam keadaan yang baik. Pihak Jabatan juga telah memanjangkan perkara ini kepada Bahagian Pengurusan hartanah (BPH) semasa kunjungan hormat daripada Setiausaha BPH dan Mesyuarat Bersama Presiden PPj pada 14 Julai 2022 . 2. KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN LALUAN BELAKANG (BACK LANE) DI KAWASAN KEJIRANAN PRESINT 9 DAN PRESINT 11 Laluan belakang (back lane) merupakan rizab atau ruang dengan kelebaran tertentu yang disediakan di bahagian belakang sesebuah atau deretan bangunan kediaman perumahan (kejiranan). Selain berfungsi sebagai laluan kerja-kerja penyelenggaraan, ianya juga adalah sebagai laluan pejalan kaki ke kawasan lain dan tempat beriadah penduduk setempat. Oleh yang demikian, laluan belakang (back lane) perlu diurus dan diselenggara dengan baik dengan mengambil kira aspek keselamatan dan kebersihan bagi mencapai matlamat kejiranan yang indah, harmoni serta selesa untuk didiami. Tujuan auditan ini dijalankan adalah bagi menilai samada penyelenggaraan laluan belakang (back lane) di kawasan kejiranan Presint 9 dan Presint 11 dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen-dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Isu 1 : Tanaman renek (pokok pagaran) tidak diselenggara dengan baik Pemerhatian di tapak mendapati kebanyakan tanaman renek seperti spesis Acalypha Siamensis, Ixora, Eugenia Oleana dan Baphia Nitida adalah kurang subur. Terdapat juga pokok renek yang telah mati namun tidak diganti dan tanaman yang telah matang tidak dibuat pemangkasan. Selain itu, didapati penduduk menanam pelbagai jenis tanaman seperti pokok pisang dan pandan tanpa kawalan. Dikhuatiri keadaan ini akan menyukarkan kerja-kerja penyelenggaraan pada masa akan datang. Penanaman pokok tanpa kawalan di laluan belakang oleh penduduk Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN 24

Kontraktor landskap telah melaksanakan kerja-kerja pembersihan tumbuhan liar Status Terkini: Jabatan Landskap Dan Taman telah mengadakan gotong-royong pada 4 hingga 8 Julai 2022 dengan melaksanakan kerjakerja pembersihan tumbuhan liar dan tanaman kontan milik penduduk yang telah ditanam di atas tanah milik PPj secara oneoff bersama penduduk kuarters. Isu 2 : Penyelenggaraan tanaman di laluan belakang termasuk rumput, lalang dan tumbuhan liar tidak dilaksanakan dengan baik Terdapat beberapa kawasan laluan belakang rumah yang ditumbuhi rumput, lalang serta tumbuhan liar secara tidak terkawal menyebabkan kawasan berkenaan menjadi tidak terurus dan dipenuhi semak samun. Selain itu, laluan belakang juga menjadi sempit dan menyukarkan pelaksanaan kerjakerja penyelenggaraan. Keadaan ini juga boleh mengundang risiko melibatkan gangguan binatang berbisa, keselamatan, kesihatan serta keselesaan di kalangan penduduk setempat, selain menjejaskan imej Putrajaya. Keadaan tanaman, rumput, lalang dan tumbuhan liar di laluan belakang yang tidak terurus Isu 3 : Pencerobohan kawasan laluan belakang dan tanah milik kerajaan oleh penduduk dengan aktiviti bercucuk tanam serta pembuangan barangan yang tidak berkaitan Pemerhatian pihak Audit di tapak mendapati, kebanyakan laluan belakang adalah kurang terurus dari segi kebersihan dan kekemasan. Selain itu, didapati kawasan laluan menjadi semakin sempit kesan daripada tindakan segelintir penduduk yang menjalankan aktiviti penanaman dan pembuangan barangan terpakai di laluan belakang. Aktiviti penanaman pokok yang tidak terkawal di laluan belakang Pembuangan sisa pukal oleh penduduk di laluan belakang Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 25

Jabatan Landskap dan Taman telah mengadakan gotong royong bagi melaksanakan kerja-kerja pembersihan tumbuhan liar dan tanaman kontan Kerja-kerja pembersihan sisa pukal di laluan belakang kawasan ini telah dibuat oleh Jabatan Perkhidmatan Bandar Isu 4 : Penyelenggaraan pokok teduhan tidak dilaksanakan dengan sempurna Terdapat dahan-dahan induk atau cabang utama serta ranting dan akar pokok yang semakin membesar dan sebahagiannya telah merosakkan utiliti, struktur dan komponen bangunan. Selain itu, terdapat akar pokok teduhan matang yang menjalar naik ke permukaan tanah dan merosakkan struktur serta komponen utiliti di sekitarnya. Dahan dan akar pokok teduhan yang merosakkan struktur dan laluan pejalan kaki Status Terkini: Jabatan Landskap dan Taman telah melaksanakan kerja-kerja pemangkasan dan pemotongan akar di tapak bermula 25 Julai 2022. Kerja-kerja penebangan pokok dan membaiki 'railing' telah dibuat oleh Jabatan Landskap dan Taman Status Terkini: Jabatan Landskap Dan Taman telah mengeluarkan surat peringatan mengenai larangan menceroboh kepada pemilik persendirian dan penyewa kuarters Presint 9 dan Presint 11. Selain itu, notis pencerobohan akan dipacak di sekitar kawasan pencerobohan tersebut sebagai pemberitahuan awam dan operasi bersepadu akan dilaksanakan bersama Jabatan berkaitan. Bagi tindakan jangka masa panjang, pihak Jabatan akan mengadakan kempen atau program, pemantauan berjadual dan bekerjasama dengan pihak BPH bagi mengatasi isu ini. Selain itu, Jabatan Perkhidmatan Bandar juga telah melaksanakan kerja-kerja pembersihan bagi sisa pukal di laluan belakang. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 26 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 5 : Pencucian dan pembersihan laluan pejalan kaki tidak dilaksanakan secara menyeluruh. Sebahagian laluan pejalan kaki yang dilawati didapati tidak dicuci dan berlumut. Keadaan ini menyebabkan permukaan laluan pejalan kaki tersebut licin dan membahayakan pengguna serta menyebabkan lokasi berkenaan kelihatan tidak terurus. Keadaan laluan pejalan kaki yang berlumut dan licin di Jalan P11A2 dan Jalan P11B Status Terkini: Jabatan Perkhidmatan Bandar memaklumkan, kerja-kerja pencucian laluan pejalan kaki (back lane) telah dilaksanakan oleh pihak Alam Flora Sdn. Bhd. (AFSB) secara ‘one-off’ dan CSR pada 6 Julai 2022. Pihak Jabatan juga akan menyelaras dan memuktamadkan skop pembersihan dalam ‘task force’ pengurusan sisa pepejal dan pembersihan awam (PSPPA) Putrajaya untuk dimasukkan dalam skop pengurusan SWCorp. Kerja-kerja pencucian laluan pejalan kaki Isu 6 : Binaan kekal di laluan belakang yang tidak mematuhi garispanduan dan Rancangan Tempatan Putrajaya Terdapat binaan kekal yang dibina di belakang kawasan kediaman oleh sesetengah pemilik sehingga melangkaui dan memasuki sempadan tanah kerajaan. Selain itu, terdapat pemilik rumah yang membina pagar di kawasan tanah kerajaan dan tidak mengikut spesifikasi pagar yang telah ditetapkan dalam Putrajaya Fencing Design Guidelines Manual iaitu dengan ketinggian melebihi 1.2m dan ketelusan pagar kurang daripada 50%. Binaan kekal dan struktur kabin di laluan belakang serta pagar yang tidak mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan Status Terkini: Jabatan Landskap dan Taman akan memanjangkan surat peringatan mengenai larangan menceroboh kepada pemilik rumah yang berkenaan. Selain itu, notis pencerobohan akan dipacak di sekitar binaan kekal tersebut dan tindakan meroboh binaan kekal akan diputuskan bersama Seksyen Inspektorat Bangunan Dan Permit Sementara Bahagian Kawalan Bengunan Dan Rekabentuk Bandar, Jabatan Perancangan Bandar. Pihak Jabatan juga akan melaksanakan operasi bersepadu bersama Jabatan berkaitan Penguatkuasaan Dan Undang-Undang. Bagi tindakan jangka masa panjang, pihak Jabatan akan mengadakan kempen dan program kesedaran untuk mendidik penduduk serta melaksanakan pemantauan serta pemeriksaan berjadual dan bekerjasama dengan pihak BPH bagi mengatasi isu ini. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 27

Status Terkini: Mesyuarat Percambahan Fikiran Bagi Hala Tuju Perbadanan Putrajaya bersama Anggota Perbadanan Putrajaya bertarikh 27 Oktober 2022 telah memutuskan supaya Kelab Tasik Putrajaya dibangunkan dan distrukturkan semula 3. KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN KELAB TASIK PUTRAJAYA Bangunan Kelab Tasik Putrajaya merangkumi tiga (3) aras dimana gimnasium, bilik persalinan, surau, jeti/pontoon dan peralatan sukan air berada di aras bawah. Di aras satu, terdapat kemudahan lobi, kaunter, restoran, tandas, kolam renang dan kawasan tempat letak kenderaan, manakala kemudahan bilik seminar, bilik mesyuarat dan bilik rekreasi pula berada di aras dua. Kelab ini juga turut menyediakan kemudahan rekreasi untuk aktiviti berbasikal dan sukan air. Aktiviti sukan air yang terdapat di kelab initermasuklah kayak, kanu, rowing, perahu panjang serta aktiviti aqua boat dan water taxi. Terdapat juga ruang-ruang untuk disewa seperti lobi, kawasan tepian tasik, ruang berhawa dingin dan bilik mesyuarat. Tujuan auditan ini dijalankan adalah bagi menilai dan mengkaji sama ada kerja-kerja penyelenggaraan di Kelab Tasik Putrajaya dilaksanakan dengan berhemat, cekap dan berkesan, serta menilai sama ada pengurusan aset di Kelab Tasik Putrajaya dilaksanakan dengan cekap dan terurus. Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen- dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Isu 1 : Tiada perjanjian baru atau kontrak sewaan dimeterai antara PPj dan Kelab Tasik Putrajaya setelah kebenaran penggunaan bangunan kelab berkenaan tamat tempoh pada 31 Disember 2015. Selain itu, status dan kadar caj penggunaan bulanan bangunan Kelab Tasik Putrajaya juga masih belum dimuktamadkan Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Penyewa Premis Perbadanan Putrajaya Bil.3/2016 yang telah diadakan pada 28 Jun 2016, PPj telah bersetuju untuk menangguhkan pengenaan caj penggunaan bulanan berjumlah RM50,000.00 ke atas bangunan Kelab Tasik Putrajaya setelah mengambilkira rayuan pihak kelab yang menyatakan kedudukan kewangan Kelab Tasik Putrajaya yang masih belum kukuh pada waktu itu. Seterusnya, PPj melalui surat bertarikh 21 Julai 2016 telah meminta Kelab Tasik Putrajaya untuk mengemukakan cadangan caj penggunaan bulanan yang mampu ditanggung oleh kelab serta senarai aktiviti yang dijalankan oleh kelab. Walau bagaimanapun, semakan Audit terhadap rekod dan dokumen berkaitan mendapati tiada maklumbalas diterima daripada pihak Kelab Tasik Putrajaya berhubung perkara berkenaan sehingga kini dan status untuk caj penggunaan bulanan berkenaan masih tertangguh. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 28 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 2 : Pengurusan aset harta modal milik PPj tidak dilaksanakan dengan cekap dan teratur. Terdapat sebahagian aset yang tidak dilabel (tiada no. siri aset) menyebabkan kesukaran untuk mengenalpasti dan mengesan lokasi aset berkenaan, manakala aset-aset yang telah rosak tidak dibuat pelupusan. Kebanyakan aset-aset harta modal yang dibeli pada tahun 2001 hingga 2003 dimaklumkan telah rosak dan tidak berfungsi oleh wakil pengurusan Kelab Tasik Putrajaya dan terdapat rekod surat makluman kepada Perbadanan Putrajaya berhubung pemindahan aset-aset rosak tersebut ke beberapa tempat yang telah dikenalpasti. Terdapat juga aset yang tidak dapat dikesan lokasinya sama ada masih berada di Kelab Tasik Putrajaya atau telah dipindahkan. Kebanyakan aset yang berada di Kelab Tasik tidak dilabel menyebabkan kesukaran mengenalpasti lokasi dan jenis aset-aset berkenaan. Gambar menunjukkan sebahagian aset yang masih digunakan Status Terkini: Pegawai Aset telah dilantik pada 30 September 2022 untuk melaksanakan pemantauan dan pengemaskinian maklumat aset di Kelab Tasik Putrajaya. Isu 3 : Tiada ruang penyimpanan khas atau stor disediakan di bangunan Kelab Tasik Putrajaya bagi menyimpan semua peralatan dan aset yang telah rosak Semakan Audit di tapak mendapati pelbagai barang dan peralatan yang rosak diletakkan di dalam bilik pam, yang boleh menimbulkan isu keselamatan dan mengganggu kerja-kerja penyelenggaraan. Selain itu, pihak Audit juga mendapati aset yang rosak diletakkan bercampur dengan barangan lain dan tidak disusun dengan kemas menyebabkan kesukaran mengenalpasti aset dan bukan aset. Sebahagian peralatan yang telah rosak pula diletakkan di kawasan luar bangunan dan menjejaskan pemandangan serta berisiko menjadi tempat pembiakan nyamuk. Sebahagian aset yang telah rosak atau tidak digunakan diletakkan di luar bangunan (tepi bilik persalinan) dan terdapat dokumen disimpan dalam bilik ‘rowing tank’ Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan memaklumkan telah menjalankan kerjakerja pembersihan di bilik pam dan di sebelah bilik persalinan. Jabatan Kewangan memaklumkan Pegawai Unit Aset telah turun ke tapak untuk melihat keadaan peralatan dan aset yang telah rosak serta telah meminta pihak Kelab Tasik Putrajaya untuk mengemukakan permohonan pelupusan. Keadaan sebahagian aset yang telah rosak dan masih disimpan di Kelab Tasik Putrajaya Keadaan sebahagian aset yang telah dipindahkan ke stor Jambatan Seri Gemilang, Presint 4 Pelbagai barang dan peralatan yang telah rosak disimpan di dalam bilik pam Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 29

Isu 5 : Kerja-kerja penyelenggaran landskap tidak dilaksanakan dengan berkesan menyebabkan keadaan sebahagian landskap didapati kering dan tidak subur Berdasarkan semakan bill of quantities (BQ) di dalam kontrak penyelenggaraan, terdapat peruntukan bagi kerja-kerja penyelenggaraan landskap yang merangkumi kerja-kerja penyuburan, merumpai, sungkupan, pemangkasan dan pemotongan rumput seperti yang dinyatakan di bawah Section 6 : Kelab Tasik, item 6.5 Landscaping Work. Walau bagaimanapun, pemerhatian Audit mendapati sebahagian landskap tidak diselenggara dengan sempurna di mana didapati keadaan pokok renek dan rumput di beberapa lokasi dalam keadaan yang kering dan tidak subur. Isu 4 : Kerosakan pada struktur kemudahan dan bangunan Kelab Tasik Putrajaya Pemerhatian Audit di tapak mendapati terdapat kerosakan-kerosakan kecil pada struktur kemudahan dan bangunan Kelab Tasik Putrajaya yang perlu dibaikpulih segera seperti lantai laluan pejalan kaki dan ‘bollard’ yang pecah, cat tiang pudar, kayu ‘railing’ dan pagar kolam yang telah reput serta sebahagian lampu yang tidak berfungsi. Sebahagian kerosakan kecil pada struktur dan bangunan Kelab Tasik Putrajaya Kerja-kerja pembersihan barangan di bilik pam dan sebelah bilik persalinan telah dilaksanakan Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah menjalankan kerja-kerja pembaikan bagi lantai laluan pejalan kaki, ‘bollard’, jubin di pili paip, lampu, kayu ‘railing’ dan kayu pagar kolam. Gambar kerja-kerja pembaikan yang telah dilaksanakan Terdapat pasu bunga yang pecah dan didapati pokok renek serta rumput dalam keadaan kering dan tidak subur Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 30 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 5 : Kerja-kerja penyelenggaran landskap tidak dilaksanakan dengan berkesan menyebabkan keadaan sebahagian landskap didapati kering dan tidak subur Berdasarkan semakan bill of quantities (BQ) di dalam kontrak penyelenggaraan, terdapat peruntukan bagi kerja-kerja penyelenggaraan landskap yang merangkumi kerja-kerja penyuburan, merumpai, sungkupan, pemangkasan dan pemotongan rumput seperti yang dinyatakan di bawah Section 6 : Kelab Tasik, item 6.5 Landscaping Work. Walau bagaimanapun, pemerhatian Audit mendapati sebahagian landskap tidak diselenggara dengan sempurna di mana didapati keadaan pokok renek dan rumput di beberapa lokasi dalam keadaan yang kering dan tidak subur. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan memaklumkan telah menjalankan kerjakerja pembersihan di bilik pam dan di sebelah bilik persalinan. Jabatan Kewangan memaklumkan Pegawai Unit Aset telah turun ke tapak untuk melihat keadaan peralatan dan aset yang telah rosak serta telah meminta pihak Kelab Tasik Putrajaya untuk mengemukakan permohonan pelupusan. Kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan landskap telah dilaksanakan Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah menjalankan kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan landskap di tapak. 4. KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN KEMUDAHAN PERALATAN SENAMAN (OUTDOOR FITNESS STATION) DI PUTRAJAYA Kemudahan peralatan senaman luar iaitu Outdoor Fitness Station (OFS) di Putrajaya, telah disediakan di taman-taman awam, sisiran tasik, serta di kawasan kejiranan dan juga kawasan kolam tadahan. Selain mendapat manfaat bersenam dan mewujudkan komuniti yang aktif dan sihat, pada masa yang sama pengguna dapat meneroka taman dan menikmati keindahan alam di sekitar Putrajaya. Tujuan auditan ini dijalankan adalah untuk untuk menilai dan mengkaji sama ada kerjakerja penyelenggaraan peralatan senaman luar (OFS) dilaksanakan dengan berhemat, cekap dan berkesan. Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen- dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Isu 1 : Laporan Bergambar serta Laporan Rutin Harian dan Senarai Semak KerjaKerja Pembersihan tidak diisi dengan lengkap oleh kontraktor Semakan Audit mendapati, terdapat Laporan Bergambar serta Laporan Rutin Harian dan Senarai Semak Kerja-Kerja Pembersihan yang tidak diisi dengan lengkap oleh kontraktor. Selain itu, terdapat laporan lama yang belum disahkan oleh Pegawai PPj. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 31

Isu 2 : Tuntutan bayaran interim bagi kerja-kerja penyelenggaraan OFS tidak dibuat dengan teratur Tuntutan bayaran interim bagi kerja-kerja penyelenggaraan OFS tidak dibuat dengan teratur sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen kontrak (Klausa 6.1). Selain itu, berlaku kelewatan pembayaran interim di mana masih tiada bayaran dibuat dalam tempoh 17 bulan selepas kontrak bermula (26 April 2021 sehingga 30 September 2022). Pihak Audit juga mendapati tiada surat peringatan atau arahan bertulis dikeluarkan oleh Jabatan kepada kontraktor supaya mengemukakan segera tuntutan terhadap kerja-kerja penyelenggaraan yang telah dibuat. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah mengadakan mesyuarat bersama pihak kontraktor bagi menyelaraskan kemajuan kerja, perbincangan isu-isu di tapak, pembetulan ‘site diary’ dan laporan bergambar. Selain itu, pihak Jabatan juga telah mengeluarkan surat arahan kepada kontraktor supaya membetulkan laporan bergambar dan ‘site diary’. Laporan Rutin Harian dan Senarai Semak Kerja-Kerja Pembersihan bertarikh 22 Oktober 2021 yang tidak diisi dengan lengkap oleh kontraktor Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah mengadakan mesyuarat bersama pihak kontraktor bagi penyelarasan IPC. Selain itu, dokumen tuntutan IPC telah disediakan untuk proses pengesahan dan kelulusan ketua Jabatan sebelum dihantar ke Jabatan Kewangan. Isu 3 : Kerosakan permukaan lantai dan ‘kerb’ OFS. Semakan Audit di tapak mendapati sebahagian besar lokasi OFS mengalami kerosakan permukaan lantai yang kritikal dan boleh mendatangkan risiko kecederaan kepada pengunjung. Didapati sebahagian permukaan lantai getah telah rosak, meleding, haus, dan pudar. Selain itu, struktur ‘kerb’ di sekeliling lantai OFS juga didapati rosak dan pecah disebabkan oleh akar pokok. Laporan Bergambar bertarikh 22 Oktober 2021 yang tidak lengkap dan tidak disahkan oleh Pegawai PPj Permukaan lantai (rubber tiles) yang rosak, meleding dan tidak rata. Selain itu, terdapat lantai OFS dari jenis batu-bata yang telah rosak Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 32 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 5 : Kerosakan peralatan di 21 lokasi OFS di mana sebilangan besar peralatan OFS yang rosak berisiko menyebabkan kecederaan kepada pengguna Semakan Audit di tapak menemui kerosakan peralatan di 21 lokasi OFS. Didapati sebahagian besar komponen peralatan senaman telah rosak dan tidak lagi selamat dan selesa untuk digunakan. Terdapat komponen peralatan senaman yang telah longgar, tertanggal (terutamanya capping) dan tidak kukuh. Selain itu, terdapat juga peralatan yang rosak dan berkarat, yang meninggalkan permukaan tajam dan berisiko menyebabkan kecederaan kepada pengguna. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah memasang ‘warning tape’ dan papan tanda notis amaran di kawasan lantai yang rosak. Selain itu, satu sebutharga kerja-kerja penggantian lantai keselamatan fasa 3 telah dikeluarkan bagi menggantikan lantai peralatan senaman luar (OFS) yang rosak Kerb lantai OFS pecah dan rosak disebabkan oleh akar pokok dan tanah yang mendap Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah memaklumkan kepada kontraktor supaya membuat pemeriksaan terperinci bagi peralatan senaman yang rosak. Selain itu, kerja-kerja penutupan dan pemasangan ‘warning tape’ telah dilaksanakan. Pihak kontraktor juga telah diarahkan untuk mencabut dan mengeluarkan peralatan OFS yang berbahaya dan berisiko mendatangkan kecederaan. Kerosakan pada komponen OFS seperti pemegang besi berkarat, paku/skru tercabut, penutup pecah, ‘balance beam’ patah dan kayu pada peralatan (Body Curl) tertanggal Isu 4 : Kerja-kerja pembersihan kawasan OFS tidak dilaksanakan dengan cekap dan berkesan Kerja-kerja pembersihan kawasan OFS tidak dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Di sebahagian lokasi, didapati permukaan lantai berlumpur, berpasir dan berlumut menyebabkan keadaan lantai menjadi kotor dan licin. Permukaan lantai getah (seamless rubber flooring) yang kotor dan dipenuhi dengan mendapan tanah lumpur, rumpai dan lumut Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah mengarahkan pihak kontraktor supaya melaksanakan kerja pembersihan segera bagi lantai (OFS) yang licin, berlumpur dan berlumut. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 33

Isu 7 : Pokok dan tanaman hiasan berdekatan dengan lokasi OFS tidak diselenggara dengan baik Terdapat pokok dan tanaman hiasan landskap yang tidak dipangkas dan diselenggara sehingga menghalang serta menutupi peralatan senaman OFS. Tanaman yang tidak diselenggara dengan baik ini menyebabkan kawasan terlibat menjadi semak samun, tidak terurus dan berisiko menjadi tempat pembiakan nyamuk. Status Terkini: Pemangkasan dahan pokok telah dilaksanakan. Penyelarasan bersama Jabatan Landskap dan Taman akan dibuatbagi memastikan pemangkasan pokok dilaksanakan secara berkala. Keadaan tanaman hiasan di sekeliling tempat peralatan senaman OFS yang kurang diselenggara dan kelihatan tidak kemas Isu 6 : Kerosakan papan tanda Tatacara Penggunaan Peralatan Senaman dan terdapat lokasi yang tidak dilengkapi dengan papan tanda Tatacara Penggunaan Peralatan Senaman Semakan Audit di tapak menemui kerosakan papan tanda di 24 lokasi OFS di seluruh Putrajaya . Hampir keseluruhan papan tanda Tatacara Penggunaan Peralatan Senaman (Arahan Senaman) kelihatan telah usang, tulisan pudar dan kabur, lapisan cat mengelupas, serta rangka dan tiang papan tanda yang berkarat. Keadaan ini menyebabkan maklumat yang tepat dan jelas berkenaan tatacara penggunaan peralatan tersebut tidak dapat disampaikan kepada pengguna dan boleh mendatangkan risiko kecederaan sekiranya peralatan senaman berkenaan digunakan dengan cara yang tidak betul. Selain itu, terdapat juga lokasi peralatan senaman OFS yang tidak dilengkapi dengan Papan Tanda Tatacara Penggunaan Peralatan OFS (Arahan Senaman). Keadaan papan tanda tatacara penggunaan peralatan telah pudar, tulisan tidak jelas, papan tanda tertanggal dan usang Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan memklumkan bahawa, tempahan daripada pembekal papan tanda tatacara telah dibuat dan penggantian papan tanda tatacara akan dibuat dalam masa terdekat secara berperingkat. Selain itu, pihak Jabatan telah mengarahkan pihak kontraktor untuk menyediakan jadual perancangan kerja bagi program penggantian papan tanda tatacara penggunaan alat senaman (OFS) Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN 34

Status Terkini: Kerja – kerja pembersihan ‘water features’ masih perlu dilaksanakan walaupun sistem tidak berfungsi memandangkan kolam ‘water features’ berada di kawasan terbuka dan terdedah. Oleh yang demikian pembersihan kolam ‘water features’ masih diteruskan melalui kontrak penyelenggaraan semasa yang baru dilantik pada 15 Ogos 2022. Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan juga telah mengarahkan pihak kontraktor untuk membuat penilaian kerosakan ke atas keseluruhan ‘water features’ yang terlibat dan mengemukakan cadangan pembaikan kepada Jabatan. 5. KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN ’WATER FEATURES’ DI DATARAN PUTRA, PRESINT 1, PUTRAJAYA. Bulatan Dataran Putra, Presint 1 Putrajaya dikelilingi kawasan tumpuan pelancong seperti Masjid Putra, Jambatan Putra, Laman Perdana dan bangunan Putra Perdana. Rekabentuk Dataran Putra ini diilhamkan dari Parsi Charhar Bagh yang merupakan sebuah taman yang terbahagi kepada empat bahagian, dengan air yang mengalir dan laluan pejalan kaki. Bulatan ini dihiasi ’water features’ yang terdiri 1 unit ’central fountain’, 9 unit ’fountain’ Chahar Bargh yang mengelilingi Dataran Putra, 5 unit ’fountain’ di sekitar Souq, 2 unit ’planter bowl fountain’ dan 4 unit ’sculpture pond’ di Promenade Dataran Putra. Auditan ini dijalankan bagi menilai sama ada penyelenggaraan ‘water features’ di Dataran Putra dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi memastikan semua komponen tersebut sentiasa berfungsi dengan baik dan memberi nilai estetik kepada kawasan tersebut. Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen- dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Isu 1 : Bayaran sebanyak RM 31,600.00 dan RM 71,100.00 telah dibuat bagi tuntutan kontraktor terhadap kerjakerja penyelenggaraan yang melibatkan kerja-kerja ‘upkeeping’, ‘cleaning’ and ‘water treatment bagi 11 unit ‘water features’ yang tidak berfungsi di Souq dan Promenade Dataran Putra Semakan Audit di tapak mendapati ‘water features’ di Souq (Level 27) dan Promenade Dataran Putra dalam keadaan rosak dan tidak berfungsi. Pihak Audit telah membuat semakan silang terhadap dokumen tuntutan bayaran dan didapati terdapat bayaran dibuat bagi sebahagian item untuk penyelenggaraan ‘water features’ di kedua-dua lokasi walaupun kesemua ‘water features’ tersebut tidak berfungsi. Keadaan semasa ‘water curtain fountain’ yang tidak berfungsi Keadaan semasa ‘wall fountain’ yang tidak berfungsi Keadaan semasa ‘Sculpture Fountain Pond’ yang tidak berfungsi Keadaan semasa ‘Planter Bowl Fountain’ di sisiran tasik yang tidak berfungsi Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 35

Isu 2(a) : Punca penggantian sebanyak 24 unit ‘circulation pump’ yang terdiri daripada 6 unit1.5Hp dan 18 unit 1.0Hp melibatkan kos sebanyak RM117,000.00 dalam tempoh dua minggu pada bulan Ogos 2019 dan melebihi jumlah ‘circulation pump’ yang diperlukan di tapak iaitu 18 unit. Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan memaklumkan terdapat kesilapan tuntutan dalam IPC No.2 (bulan Ogos 2019) yang melibatkan 6 unit pam 1.5Hp dan ianya akan diselaraskan semula semasa penyediaan Akaun Muktamad (quantity omission). Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah membuat penolakan semula kuantiti di dalam tuntutan IPC No.33 (Jun 2022) melibatkan 6 unit 1.5HP Submersible Pump’ dengan kos sebanyak RM 25,200.00 dimana pihak kontraktor penyelenggaraan juga telah bersetuju. Selain itu, Jabatan juga telah menambahbaik BQ dalam kontrak penyelenggaraan baru dengan menyusun semula item dan komponen supaya lebih mudah disemak. Isu 2 : ‘Water Features’ di Central Fountain dan Chahar Bargh No.1 hingga No.9 tidak dapat berfungsi dengan baik dan sempurna walaupun penggantian pam telah dibuat secara keseluruhan dan kerja-kerja penyelenggaraan rutin dilaksanakan mengikut kekerapan yang ditetapkan. Kos penggantian peralatan pam di Central Fountain dan Chahar Bargh No.1 – 9 untuk tempoh 1 Julai 2019 sehingga 30 Jun 2022 adalah sebanyak RM487,700.00 yang melibatkan 80 unit pam keseluruhannya. Lawatan Audit sepanjang tempoh auditan iaitu bermula Julai hingga September 2022 mendapati ‘water features’ di Central Fountain dan Chahar Bargh No.1-9 tidak dapat berfungsi dengan sempurna sepertimana rekabentuk asal (tekanan air rendah dan tidak dapat berfungsi dalam tempoh yang lama), dan Jabatan juga gagal menyatakan punca sebenar bagi masalah ini. Perbelanjaan penggantian pam yang tinggi dilihat sebagai langkah yang kurang ekonomikal memandangkan ‘water features’ di Bulatan Dataran Putra masih tidak dapat berfungsi dengan baik. Keadaan ‘water features’ di ‘Chahar Bargh’ yang tidak berfungsi dengan baik Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah mengarahkan pihak kontraktor untuk membuat penilaian kerosakan ke atas keseluruhan ‘water features’ yang terlibat di Dataran Putra dan seterusnya mengemukakan cadangan pembaikan kepada Jabatan. Jabatan juga akan mengkaji semula cadangan pembaikan keseluruhan ‘water features’ yang rosak dan jika ianya melibatkan kos yang terlalu tinggi, Jabatan akan mencadangkan pembaikan dalam kontrak ‘one off’ berasingan. Selain itu cadangan alternatif lain adalah supaya sebahagian ‘water features’ sedia ada ini diubah menjadi struktur ‘hardscape’ atau komponen lain yang sesuai serta mudah di selenggara pada masa akan datang. Keadaan ‘water features’ di ‘Central Fountain’ yang tidak berfungsi semasa lawatan tapak Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 36 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 3 : Terdapat peruntukan kos bagi skop kerja pembersihan Dataran Putra dalam kontrak semasa iaitu dalam Section 2.0 – Dataran Putra, item 2.1.1 Upkeeping and Cleaning (Common Area) di mana kerja-kerja pembersihan dan ‘upkeeping’ di Dataran Putra turut dilaksanakan oleh syarikat Alam Flora Sdn Bhd Pihak Audit dimaklumkan oleh Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan bahawa kerja-kerja pembersihan dan upkeeping di Dataran Putra akan diserahkan kepada SWCorp dan Syarikat Alam Flora Sdn Bhd. Semakan audit ke atas dokumen kontrak semasa di bawah Section 2.0 – Dataran Putra, item 2.1.1 Upkeeping and Cleaning (Common Area) mendapati terdapat peruntukan kos pembersihan kawasan Dataran Putra dalam kontrak semasa berjumlah RM12,950.00 sebulan (RM621,600.00 untuk tempoh 4 tahun). Status Terkini: Mesyuarat penyelarasan skop kerja pembersihan Dataran Putra telah diadakan pada 10 Ogos 2022 antara Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan dengan Jabatan Perkhidmatan Bandar dimana hasil perbincangan bersetuju untuk mendapatkan keputusan Presiden PPj berkaitan pihak yang akan melaksanakan skop kerja berkaitan. Seterusnya dalam perjumpaan dengan Presiden PPj pada 12 Ogos 2022, telah diputuskan supaya skop kerja pembersihan di Dataran Putra diserahkan kepada Jabatan Perkhidmatan Bandar dan dilaksanakan oleh Alam Flora Sdn. Bhd. Oleh yang demikian, skop dan kos bagi kerja-kerja pembersihan di Dataran Putra telah dikeluarkan dari kontrak semasa. Isu 2(b) : Punca penggantian berganda sebanyak 18 unit 0.75Hp ‘submersible pump’ dengan kos RM54,000.00 pada Ogos 2019 walaupun jumlah keperluan ‘submersible pump 0.75Hp’ di tapak pada satu-satu masa adalah sebanyak 9 unit sahaja (1 unit di setiap Chahar Bargh no.1 hingga 9) 9 unit 0.75Hp Submersible Pump 9 unit 0.33 Hp Submersible Through Pump (dimaklumkan kuantiti dalam Bill Of Quantity (BQ) bagi ’Submersible Through Pump’ 0.33Hp tidak mencukupi) Jabatan memaklumkan penggantian sebenar yang melibatkan 18 unit pam adalah seperti berikut : Walau bagaimanapun, Pihak Audit mendapati terdapat Laporan Siap Kerja yang disahkan melibatkan penggantian 18 unit 0.75Hp Submersible Pump (Ogos 2019) dan semakan sehingga tuntutan IPC 11 (Mei 2020) mendapati peruntukan kuantiti bagi item ‘Submersible Through Pump’ 0.33Hp sebanyak 10 nos masih belum digunakan. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan telah membuat penolakan semula kuantiti di dalam tuntutan IPC No.33 (Jun 2022) melibatkan 11 unit ‘0.75HP Submersible Pump’ dengan kos sebanyak RM 33,000.00 yang telah tersilap digunakan untuk membayar kerja-kerja penggantian 11 unit 0.33HP ‘Submersible Through Pump’ yang bernilai RM 30,800.00. Walau bagaimanapun, kuantiti di dalam BQ bagi 0.33HP ‘Submersible Through Pump’ hanya ada 10 unit sahaja dan tidak mencukupi untuk menggantikan bilangan pam yang rosak. Pihak Jabatan akan memohon untuk pertambahan kuantiti di dalam BQ sebanyak 11 unit 0.33HP ‘Submersible Through Pump’ secara ‘remeasurement’ semasa perakuan Akaun Muktamad untuk menampung bilangan pam yang kurang tersebut. Ini adalah bagi membolehkan bayaran ke atas kontraktor dapat dibuat ke atas kerja-kerja penggantian pam yang telah dilaksanakan. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 37

Isu 4 : Pemerhatian Audit disekitar Chahar Bargh ‘fountain’, Dataran Putra dan Promenade mendapati sebahagian pokok renek dan pokok berbunga dalam keadaan kurang subur dan di sesetengah lokasi rumput tidak dipotong. Selain itu, terdapat kerosakan lain seperti kemasan lantai yang pecah yang mencacatkan keindahan di sekitar lokasi ini. Lawatan pihak Audit di sekitar Dataran Putra, Selera Putra, dan Promenade mendapati terdapat pokok yang tidak subur, dalam keadaan kering, serta terdapat rumput dan tumbuhan liar yang tidak dipotong. Selain itu, terdapat kerosakan pada landskap kejur sekitar Dataran Putra dan Promenade seperti jubin lantai yang pecah, besi tempat letak basikal patah dan jubin tangga serta planter box yang tertanggal. Status Terkini: Jabatan Landskap dan Taman telah menjalankan kerja-kerja merumpai, membaja, menggembur serta membuat pemangkasan dan pemotongan landskap di tapak. Selain itu, Jabatan juga telah melaksanakan kerja-kerja penggantian dan membaikpulih kawasan landskap di sekitar Dataran Putra dan Promenade Presint 1. Keadaan sebahagian pokok yang kurang subur, perlu dibuat penggemburan dan pembajaan Sebahagian jubin lantai di laluan awam pecah Besi tempat letak basikal patah Jubin pada laluan tangga dan ‘planter box’ telah tertanggal Kerja-kerja penggantian tanaman telah dilaksanakan bagi menggantikan tanaman yang telah mati. Kerja-kerja merumpai dan menggembur telah dilaksanakan bagi mengelakkan persaingan pengambilan nutrien oleh rumpai. Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan akan menjalankan kerja-kerja pembaikan permukaan lantai jubin atau konkrit yang pecah di Promenade dan Dataran Putra dengan menggunakan kontrak penyelenggaraan semasa dan akan dibuat dari semasa ke semasa sepanjang tempoh kontrak. Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan juga akan membangkitkan kepada pihak Pengurusan PPj untuk meneliti semula kesesuaian kebenaran penggunaan laluan untuk kenderaan berat/ awam di Promenade bagi mengelakkan kerosakan ini berulang. Sebagai alternatif, lantai jubin akan ditukar kepada jenis `concrete imprint’ kerana ia adalah lebih sesuai untuk laluan kenderaan. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 38 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 5 : Penandaan garisan kuning dan penyediaan petak meletak kenderaan di lokasi yang sama boleh mengelirukan pengunjung Pemerhatian Audit mendapati jalan utama di bulatan Dataran Putra telah ditandakan garisan kuning. Walau bagaimanapun, pada masa yang sama, terdapat petak letak kenderaan disediakan dan petak-petak ini bertindih dengan garisan kuning berkenaan. Status Terkini: Jabatan Kejuruteraan dan Penyelenggaraan akan melaksanakan tindakan penambahbaikan garisan jalan berdasarkan kepada ketetapan daripada Pihak Pengurusan PPj Petak tempat letak kenderaan yang bertindih dengan garisan kuning di Dataran Putra LAPORAN AUDITAN KHAS OLEH UNIT AUDIT PRESTASI 1. PENGURUSAN TEMPAT SIMPANAN PERALATAN PERBADANAN PUTRAJAYA Kerajaan Malaysia dan Putrajaya telah bersetuju untuk menjadi tuan rumah bagi penganjuran Federation Internationale de I’Automobile (FIA) Formula E Championship pusingan kedua yang telah berlangsung pada 22 November 2014. Bagi tujuan menyimpan peralatan acara Formula E, Tempat Simpanan Peralatan Perbadanan Putrajaya telah dibina dan siap pada Disember 2016. Pada masa kini selain peralatan acara Formula E, terdapat juga aset dan peralatan milik Jabatan yang disimpan di Tempat Simpanan Peralatan berkenaan. Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Perbadanan Putrajaya Bil.11 Tahun 2022 yang diadakan pada 23 Mei 2022 telah meminta Jabatan Audit dan Kualiti Asurans untuk menjalankan auditan khas dan melihat secara ’way foward’ terhadap pengurusan aset dan bangunan Tempat Simpanan Peralatan PPj di Presint 20, Putrajaya. Berikut adalah gambar-gambar keadaan di Tempat Simpanan Peralatan PPj semasa lawatan tapak dilaksanakan : Keadaan sebahagian peralatan yang disimpan di dalam bangunan Terdapat 7 unit pejabat tapak kontraktor di dalam kawasan bangunan ini Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 39

Sebahagian daripada peralatan acara Formula E dan ‘barrier’ yang diletakkan di luar bangunan Buku rekod daftar keluar masuk kenderaan tidak dikemaskini dan maklumat pelawat tidak terperinci (lawatan tapak pada 16.6.2022) Distribution Box (DB) didapati rosak dan pendawaian elektrik yang tidak terurus. (Lawatan tapak pada 16.6.2022) Keadaan kawasan sekitar bangunan yang dipenuhi lalang dan semak samun Keadaan peralatan di dalam bangunan yang tidak terurus Keadaan peralatan di dalam bangunan yang tidak terurus Berdasarkan penilaian di tapak, semakan ke atas dokumen- dokumen berkaitan serta temubual dengan auditi, berikut adalah analisa penemuan audit yang telah dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.18 Tahun 2022 dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi: Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 40 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

ANALISA PENEMUAN AUDIT Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 41

Status Terkini: Berdasarkan keputusan Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.18 Tahun 2022 yang telah diadakan pada 15 Ogos 2022, bangunan Tempat Simpanan Peralatan Perbadanan Putrajaya ini perlu diurus mengikut tatacara pengurusan stor simpanan bagi memastikan pengurusan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan disamping mempertingkatkan tahap keselamatan bangunan yang menyimpan pelbagai aset dan peralatan berharga milik Perbadanan Putrajaya. Selain itu, penambahbaikan terhadap pengurusan dan penyelenggaraan bangunan stor ini hendaklah dilaksanakan dengan mengambilkira semua penemuan audit yang dilaporkan. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 42 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN ANALISA PENEMUAN AUDIT

LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN OLEH UNIT AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN 1. PENGELUARAN INDEN KERJA Bagi kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000.00, inden kerja akan dikeluarkan sebagai satu kaedah komitmen Perbadanan Putrajaya (PPj) ke atas kerja yang akan dilaksanakan oleh kontraktor yang dipilih. Kerja yang nilainya tidak melebihi RM20,000.00 ianya boleh dibuat melalui lantikan terus di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB). Pengeluaran Inden Kerja di Perbadanan Putrajaya dilaksanakan melalui Sistem SAP bermula tahun 2013 menggantikan Buku Inden Kerja. Tujuan auditan ini dijalankan adalah untuk memastikan pengeluaran inden kerja dilaksanakan dengan cekap dan teratur serta mematuhi peraturan yang berkuatkuasa. Skop auditan ditumpukan kepada inden kerja yang dikeluarkan pada tahun 2021 bagi semua jabatan yang melibatkan sebanyak 325 inden kerja dengan jumlah nilai keseluruhan sebanyak RM6,497,771.60. Berdasarkan semakan yang dilakukan ke atas dokumen-dokumen berkaitan serta temubal dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi : Isu 1 : Kelulusan ke atas inden kerja yang melebihi had nilai RM20,000 hingga RM50,000 telah dibuat melebihi tempoh kelonggaran yang diberikan sewaktu tempoh darurat pandemik Covid-19 Surat Edaran MOF BPK(S) 600-14/2/2(5) bertarikh 16 Februari 2021, memaklumkan bahawa had nilai ambang perolehan kerja bagi kaedah lantikan terus untuk kontraktor Gred G1 dan G2 dinaikkan daripada RM20,000 kepada RM50,000 dalam tempoh darurat pandemik Covid-19. Kelonggaran ini berkuatkuasa mulai 16 Februari 2021 sehingga 1 Ogos 2021. Semakan audit mendapati 10 daripada 20 inden kerja yang mempunyai had nilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 telah diluluskan oleh Naib Presiden Jabatan masing-masing melebihi tempoh kelonggaran bagi kaedah perolehan kerja secara lantikan terus dalam tempoh darurat pandemik Covid-19 iaitu melepasi tarikh kuatkuasa sehingga 1 Ogos 2021. Status Terkini: Bagi 5 inden yang telah dikeluarkan oleh Bahagian yang terlibat, pertanyaan serta memo teguran dari Jabatan Kewangan telah diterima dan bayaran ke atas indeninden ini telah dilaksanakan. 5 inden lagi dibatalkan serta pelaksanaan kerja tidak dilaksanakan selepas menerima memo teguran dari Jabatan Kewangan. Tindakan pembatalan inden di dalam sistem telah diambil tindakan. Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan, Perkara 6 menyatakan bahawa kaedah lantikan terus bagi perolehan kerja adalah sehingga RM20,000 dan hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB). Isu 2 : Inden kerja dalam tahun 2021 masih belum diselesaikan pembayaran Semakan audit mendapati empat (4) inden kerja yang dikeluarkan dalam tahun 2021 masih belum diselesaikan pembayaran sehingga tarikh akhir semakan pada 30 Ogos 2022. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 43

Status Terkini: Bayaran ke atas 3 inden telah dilaksanakan manakala 1 inden lagi telah dibatalkan. Status terperinci ditunjukkan seperti berikut: Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN 44

Pemerhatian audit ke atas pemilihan kontraktor Sebanyak 161 kontraktor telah diberi peluang untuk melaksanakan sekurang-kurangnya satu kerja dengan PPj pada tahun 2021. Dari kalangan mereka terdapat tiga (3) kontraktor yang terpilih lebih dari sepuluh kali dalam tahun 2021 berbanding dengan kontraktorkontraktor lain yang berdaftar. Status Terkini: Pihak Jabatan telah melantik kontraktor secara tender terbuka bagi menjalankan kerja-kerja tersebut. Kelewatan lantikan kontraktor disebabkan tender tidak boleh dilaksanakan semasa tempoh PKP dikuatkuasakan. Maklumat perhubungan kontraktor seperti alamat atau nombor telefon para kontraktor yang mendapat kerja di PPj telah dikumpulkan dan dianalisa. Hasil analisa mendapati 27 daripada 161 nama kontraktor yang mendapat kerja di PPj mempunyai persamaan atau pertalian antara satu sama lain. Sebanyak 78 kerja telah ditawarkan kepada 27 kontraktor tersebut dengan nilai kerja keseluruhan berjumlah RM1,451,772.55. Isu 3 : Pecahkecil perolehan bagi mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga dan tender Semakan audit mendapati nilai keseluruhan pengeluaran inden bagi kerja-kerja yang disenaraikan berikut telah melebihi nilai perolehan di mana perbelanjaan ini sepatutnya dibuat pelawaan secara sebutharga dan tender. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 45

Berdasarkan pemerhatian di atas, Jabatan Pelaksana telah menjelaskan perkara berkaitan perlantikan kontraktor yang sama mendapat kerja adalah disebabkan terdapat kekangan untuk mendapatkan kontraktor yang boleh memenuhi kriteria yang ditetapkan dan tersedia untuk menjalankan kerja di tapak semasa dalam tempoh pandemik Covid-19. Pihak audit mengambil maklum akan penjelasan ini dan akan melihat semula perkara ini untuk auditan yang akan datang. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 46 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

2. PENGURUSAN TEMPAHAN DEWAN MILIK PERBADANAN PUTRAJAYA Perbadanan Putrajaya (PPj) ada menyediakan kemudahan dewan bagi kegunaan acara rasmi Perbadanan Putrajaya. Dewan-dewan ini juga dibuka untuk kegunaan kepada agensi kerajaan lain dan badan-badan korporat serta orang awam bagi mengadakan majlis rasmi, kursus, pameran, jualan serta majlis perkahwinan dan lain-lain acara yang bersesuaian. Pengurusan tempahan Dewan Persidangan, Auditorium Cempaka Sari serta Dewan Seri Seroja adalah di bawah tanggungjawab Unit Sewaan Premis dan Kompleks, Bahagian Pentadbiran, Jabatan Perkhidmatan Korporat. Tujuan auditan ini dijalankan adalah untuk memastikan pengurusan tempahan dewan milik Perbadanan Putrajaya dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Skop auditan ditumpukan kepada semua dewan di bawah tanggungjawab Unit Sewaan Premis dan Kompleks, Bahagian Pentadbiran, Jabatan Perkhidmatan Korporat. Semakan dokumen dan rekod dari bulan Januari hingga Jun 2022 meliputi permohonan tempahan secara dalaman (rasmi PPj) dan luaran. Berdasarkan semakan yang dilakukan ke atas dokumen-dokumen berkaitan serta temubal dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi : Isu 1 : Rekod permohonan tempahan dewan secara dalaman tidak diselenggara Semakan audit mendapati kesemua borang tempahan dewan bagi permohonan luaran telah dikemaskini dan difailkan dengan baik berserta dokumen-dokumen bayaran yang berkaitan. Bagi permohonan secara dalaman, semakan silang antara Kalendar Tempahan Dewan dengan rekod permohonan mendapati hanya 17 daripada 137 permohonan yang dapat dibuktikan telah diterima dan diluluskan secara email sebagai dokumen sokongan. Rekod permohonan tempahan dewan secara dalaman tidak diselenggara menyebabkan 120 daripada 137 permohonan yang diterima dan diluluskan tidak dapat dibuktikan. Status Terkini: Tindakan untuk menyemak semula rekod ke atas 120 permohonan ini sedang dilaksanakan. Rekod ini adalah tertakluk kepada permohonan yang boleh dicari semula menerusi emel atau memo. Bagi menambahbaik proses tempahan secara dalaman, Borang Tempahan Dalaman telah diwujudkan serta menyeragamkan penggunaan dua saluran rasmi bagi tempahan dewan secara dalaman iaitu melalui emel atau memo sahaja. Merujuk Prosedur Prosedur Kualiti PS-PPj-06 – Pengurusan Tempahan Dewan di Kompleks PPj, permohonan tempahan dewan dikategorikan kepada dua (2) jenis permohonan iaitu permohonan luaran dan permohonan dalaman (rasmi PPj). Sehingga Jun 2022, sebanyak 49 tempahan dewan telah diperolehi daripada permohonan luaran manakala 137 tempahan dewan adalah melalui permohonan dalaman. Isu 2 : Tempoh masa bayaran penuh sewaan yang ditetapkan dalam peraturan dan syarat penggunaan dewan dengan prosedur kualiti adalah berbeza Tempoh masa bayaran penuh yang ditetapkan dalam peraturan dan syarat penggunaan dewan dengan prosedur kualiti adalah berbeza seperti di bawah. Terdapat penyewa yang menjelaskan bayaran penuh dengan tidak mematuhi tempoh masa yang ditetapkan sebagaimana peraturan atau prosedur kualiti. Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 47

Analisa ke atas tempoh bayaran penuh yang telah dijelaskan oleh 37 penyewa mendapati: a) 12 daripada 37 penyewa menjelaskan bayaran penuh sewaan kurang dari 14 hari sebelum tarikh penggunaan; atau b) 30 daripada 37 penyewa menjelaskan bayaran penuh sewaan kurang dari 1 bulan sebelum tarikh penggunaan. Kadar sewaan yang dikenakan adalah sebagaimana kadar yang diluluskan Status Terkini: Peraturan dan Syarat-Syarat Penggunaan Dewan telah dibuat pindaan (cetakan baru). Tempoh bayaran penuh tempahan dewan telah ditetapkan selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh penggunaan/ acara kepada semua bahan rujukan yang diedarkan kepada orang ramai. Semakan ke atas kadar sewaan yang dikenakan kepada penyewa mengikut kategori dewan untuk tempoh Januari hingga Jun 2022 adalah mengikut kadar sewa yang telah diluluskan. Bayaran deposit dan separuh sewaan dewan adalah sebagaimana kadar dan syarat yang ditetapkan Semakan ke atas bayaran deposit dan separuh sewaan dewan bagi 49 tempahan dewan yang dibuat melalui permohonan luar mendapati: a) 37 penyewa telah membuat bayaran sebagaimana kadar dan syarat yang ditetapkan semasa membuat tempahan. b) 4 penyewa dari Agensi Kerajaan tidak dikenakan bayaran deposit kerana menggunakan pesanan kerajaan. c) 8 penyewa dari Agensi Kerajaan tidak dikenakan bayaran kerana telah membuat permohonan pengecualian kepada PPj secara bertulis dan ianya telah diluluskan oleh Presiden PPj. 3. PENGURUSAN AKAUN CAGARAN SEWA Cagaran sewa adalah cagaran yang diterima dari penyewa di atas bayaran sewa bulanan yang dikenakan. Ini akan dipulangkan sekiranya tiada tunggakan sewa setelah penyewa tamat kontrak sewaan. Akaun cagaran sewa di Perbadanan Putrajaya (PPj) antaranya ialah sewaan bangunan dan premis, sewaan Pangsapuri Presint 11 dan sewaan tanah. Bahagian Anak Syarikat, Kawalan Kredit dan Hasil, Jabatan Kewangan bertanggungjawab terhadap pengurusanakaun cagaran PPj dengan memastikan ianya direkodkan mengikut kod akaun cagaran, senarai baki pendeposit betul serta rekod-rekod kewangan dan perakaunan diselenggara. Jabatan Pelaksana pula mengeluarkan surat-surat tawaran penyewaan dan perjanjian sewaan dan memastikan cagaran sewa dikenakan mengikut kelulusan, bayaran cagaran dibuat oleh setiap penyewa dan ianya direkodkan. Tujuan auditan ini dijalankan adalah untuk memastikan pengurusan akaun cagaran sewa dilaksanakan dengan cekap dan teratur. Skop auditan ditumpukan kepada akaun cagaran sewa yang direkodkan dalam Sistem SAP sehingga 30 Jun 2022 yang berjumlah RM3,500,289.86. Berdasarkan semakan yang dilakukan ke atas dokumen-dokumen berkaitan serta temubal dengan auditi, berikut adalah penemuan audit yang telah dilaporkan dan dipanjangkan untuk tindakan Jabatan Auditi : Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 48 LAPORAN PENCAPAIAN AKTIVITI JABATAN

Isu 1 : Deposit sewa tidak dijelaskan Merujuk kepada Terma dan Syarat-syarat yang terdapat di dalam surat tawaran penyewaan premis, cagaran sewa hendaklah dibayar bersamaan tiga (3) bulan dari kadar sewa bulanan. Kegagalan dalam mematuhi terma dan syarat akan menyebabkan tawaran terbatal. Semakan ke atas 383 penyewa aktif dibuat di mana penyewa-penyewa ini dipadankan dengan rekod akaun cagaran sewa masingmasing. Hasil semakan mendapati seramai 16 penyewa tidak menjelaskan bayaran deposit sewaan sehingga kini berjumlah keseluruhan sebanyak RM125,100.00. Isu 2 : Bayaran cagaran sewa tidak mengikut kadar yang ditetapkan Berdasarkan analisa data ke atas 383 akaun penyewa aktif ini, sebanyak 75 penyewa didapati mempunyai bayaran cagaran sewa tidak mengikut kadar yang ditetapkan (3 bulan dari kadar sewa bulanan). Pihak Audit telah memilih 30% sampel bersamaan dengan 23 penyewa untuk dibuat pemeriksaan secara terperinci. Semakan terhadap setiap akaun cagaran penyewa pada sistem SAP dan semakan fail individu penyewa telah dijalankanbagi mengesahkan amaun cagaran penyewa-penyewa tersebut. Semakan lanjut mendapati terdapat kenaikan kadar sewa bulanan yang dikenakan sekaligus kenaikan jumlah dalam cagaran sewaan berdasarkan surat tawaran baru yang dikeluarkan kepada penyewa sedia ada. Penyewa hanya perlu membuat bayaran cagaran sewa tambahan berdasarkan kenaikan kadar sewa yang telah dikenakan. Semakan audit mendapati 16 penyewa tidak membuat bayaran cagaran sewa tambahan mengikut kadar kenaikan sewa bulanan yang baru sebagaimana surat tawaran menyebabkan sebanyak RM15,811 terkurang bayar dan catat di dalam rekod akaun cagaran sewaan. Status Terkini: Daripada 16 penyewa tersebut, 11 daripadanya telah menjelaskan bayaran deposit dengan jumlah keseluruhan sebanyak RM100,100, 3 penyewa telah ditamatkan kontrak sewaan manakala status bagi 2 penyewa yang masih belum menjelaskan bayaran deposit adalah seperti berikut: Status Terkini: Surat tuntutan kepada penyewa telah dikeluarkan pada 30 Januari 2023. Daripada 16 penyewa, hanya 2 penyewa yang telah menjelaskan bayaran cagaran sewa tambahan dengan jumlah keseluruhan sebanyak RM3,156 manakala tiada bayaran cagaran sewa tambahan diterima daripada 14 penyewa sehingga 2 Mac 2023. 14 penyewa tersebut adalah seperti berikut: Laporan Tahunan Jabatan Audit dan Risiko Perbadanan Putrajaya 2022 49