ASAS PENGURUSAN BAB 1

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 1

KOD DAN NAMA ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)
KURSUS

SEMESTER 2

1.0 PENGENALAN PENGURUSAN

NO DAN TAJUK

1.1 Menyatakan definisi pengurus

STANDARD 1.2 Menyatakan kepentingan pengurusan
PEMBELAJARAN 1.3 Menerangkan fungsi pengurusan

1.4 Membincangkan teori pengurusan

1.5 Menerangkan peranan pengurus dan proses pengurusan

TUJUAN Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1

1.0 PENGENALAN PENGURUSAN

1.1 DEFINISI PENGURUSAN
Secara umumnya, pengurusan didefinisikan sebagai usaha merancang,

mengorganisasi, memimpin dan mengawal segala sumber serta aktiviti organisasi bagi
memastikan kesemua matlamat organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Pengurusan juga merupakan aktiviti menggembleng sumber-sumber sesebuah
organisasi dalam usaha mencapai matlamat-matlamat yang telah ditetapkan.

1.2 KEPENTINGAN PENGURUSAN

Penyelarasan
sumber

Memotivasikan Penggunaan
modal pekerja sumber secara

berkesan

Kepentingan
pengurusan

Mengurangkan Pencapaian
pembaziran matlamat
organisasi

Rajah 1: Kepentingan pengurusan

2

a) Penyelarasan sumber
- Setiap organisasi mempunyai pelbagai sumber tersendiri yang perlu disusun dan
diagihkan penggunaannya kepada pekerja supaya dapat digunakan secara cekap dan
berkesan.
- Pengurus mempunyai autoriti dalam memberi tugas kepada pekerja untuk
mengendalikan sumber-sumber yang terdapat dalam organisasi menikut kesesuaian
tahap pengetahuan, kemahiran dan kecekapan yang dimiliki oleh setiap pekerja.

b) Penggunaan sumber secara berkesan

- Penggunaan sumber secara berkesan membolehkan organisasi mencapai matlamat
yang telah ditetapkan.

- Keberkesanan penggunaan sumber-sumber organisasi bergantung pada tahap
penglibatan semua pihak dalam melaksanakan proses pengurusan secara efektif dan
efisien.

c) Pencapaian matlamat organisasi
- Sesebuah organisasi melakukan aktiviti-aktiviti kearah pencapaian matlamat
bersama.
- Pengurusan yang baik membolehkan semua pihak dapat melaksanakan tugas
masing-masing dengan baik.

d) Mengurangkan pembaziran
-Pengurusan yang cekap dapat menjimatkan kos ketika melaksanakan aktiviti-aktiviti
organisasi.
-Penjimatan kos membolehkan sesebuah organisasi terus beroperasi pada tahap
optimum.

e) Memotivasikan pekerja
-Motivasi dapat mendorong pekerja untuk mencapai matlamat organisasi.
-Pekerja dapat mengekalkan diri dalam organisasi.

3

1.3 FUNGSI PENGURUSAN
Perancangan

Pengawalan Fungsi
pengurusan Pengorganisasian

Kepimpinan

Rajah 2: Fungsi pengurusan
a) Perancangan

i. Perancangan merupakan proses membentuk visi, misi, strategi dan taktik bagi
sesebuah organisasi.

ii. Selain itu, pengurusan perlu mengenal pasti matlamat pada peringkat
bawahan, iaitu objektif, alternative dan tindakan.

iii. Seterusnya, pengurusan perlu membentuk langkah atau strategi yang peril
dilaksanakan untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

iv. Tahap perancangan ini melibatkan tiga peringkat pengurusan iaitu peringkat
atasan, pertengahan dan bawahan.

4

b) Pengorganisasian
i. Pengorganisasian melibatkan proses menyusun tugas dan pembahagian
sumber yang mencukupi untuk melaksanakan pelan tindakan yang telah
dirancang.
ii. Pada tahap ini, pihak pengurusan akan membentuk struktur organisasi yang
lengkap dan mengagihkan tugas secara sistematik kepada jabatan-jabatan
dalam organisasi untuk dilaksanakan.

c) Kepimpinan
i. Fungsi kepimpinan memerlukan pengurus berusaha untuk mempengaruhi
gelagat pekerja atau subordinat bagi memastikan segala tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dalam usaha mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.
ii. Pengurus perlu mengamalkan gaya kepimpinan yang bersesuaian dengan
sikap dan tahap pemikiran para pekerja agar tingkah laku para pekerja dapat
dikawal secara efektif dan efisien.

d) Pengawalan
i. Pengawalan merujuk aktiviti pemantauan pencapaian dengan memastikan
segala tugas yang telah dirancang oleh pihak pengurusan akan berjalan
dengan lancar dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
ii. Tindakan membandingkan standard dengan pencapaian sebenar perlu dibuat.

5

1.4 TEORI PENGURUSAN
1.4.1 TEORI PENGURUSAN HENRY FAYOL (1916)

Henry Fayol merupakan individu yang pertama membincangkan pengurusan sebagai
satu proses dan juga mempunyai fungsi-fungsi yang khusus yang perlu diikuti oleh setiap
pengurus. Beliau digelar "Bapa Pemikiran Pengurusan" disebabkan oleh idea-idea beliau
dalam bidang pengurusan dan idea-idea beliau masih lagi digunakan hingga saat ini.

Menurut Fayol setiap organisasi perlu diuruskan berdasarkan lima fungsi pengurusan
iaitu:

1. Perancangan (Planning) - Perancangan meliputi aktiviti-aktiviti berhubung dengan
ramalan tindakan yang akan diambil pada masa hadapan dan penentuan arah haluan
organisasi agar ia dapat berkembang dan mencapai matlamat-matlamatnya.

2. Penyusunan / Pengorganisasian - Fungsi ini berhubung dengan pembentukan
struktur autoriti, tanggung-jawab dan tugas-tugas.

3. Pengarahan - Aktiviti ini berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan, aspek-
aspek komunikasi, perlakuan pengurusan, pemberian ganjaran dan penghukuman.

4. Penyelarasan - Fungsi penyelarasan berkaitan dengan aktiviti mengabungkan
bahagian-bahagian untuk mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat
organisasi.

5. Pengawalan : Pengawalan ke atas perjalanan aktiviti organisasi itu penting agar ia
tidak terpesong atau lari daripada dasar dan perancangan organisasi. Fungsi
pengawalan ini juga meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian dan organisasi
keseluruhannya.

6

Fayol juga telah memperkenalkan 14 prinsip pengurusan umum untuk dijadikan
panduan kepada pengurus dalam menguruskan organisasi. Pemilihan prinsip ini bergantung
kepada pengalaman pengurus untuk dijadikan sebagai panduan dalam menguruskan
organisasi. Antara 14 prinsip beliau ialah:

1) Pembahagian kerja
2) Autoriti
3) Disiplin
4) Kesatuan dalam arahan / arahan uniti
5) Kesatuan dalam arah tuju / arah tujuan uniti
6) Kepentingan bersama
7) Faedah dan ganjaran
8) Rantaian arahan
9) Tersusun
10) Sama rata
11) Pusing ganti pekerja
12) Pemusatan
13) Inisiatif
14) Esprit de corps

1.4.2 TEORI PENGURUSAN GULLICK & URWICK (1937)

Teori pengurusan Gullick & Urwick pula terbahagi kepada tujuh iaitu:

a) Planning ( Merancang )
b) Organising ( Mengelola )
c) Staffing ( Menggunakan staf )
d) Directing ( Mengarah )
e) Coordinating ( Mengkoordinasi )
f) Reporting ( Melapor )
g) Budgeting ( Menyedia Belanjawan )

7

1.5 PERANAN PENGURUS
Pengurus ialah pihak yang menjalankan fungsi pengurusan , iaitu perancangan,

pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.
Setiap fungsi pengurusan memerlukan pengurus memainkan peranan tertentu seperti

mana mengikut teori Mintzberg iaitu:
a) Antara perorangan ( interpersonal)
b) Peranan bermaklumat ( informational)
c) Pembuatan keputusan (decision making)

A) ANTARA PERORANGAN (interpersonal)
Peranan ini terbahagi kepada tiga iaitu:

a) Sebagai tunggak (figurehead)
i. Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus membolehkan pengurus menjadi simbol
organisasi berdasarkan kapasiti seseorang individu.
ii. Sebagai contoh, pengurus mempunyai empati terhadap pekerja dengan melawat
pekerjanya yang terlantar di hospital sebagai tanda simpati daripada seorang yang
penting dalam organisasi. Tindakan pengurus secara tidak langsung akan mendapat
sanjungan, pujian, penghargaan dan penghormatan yang lebih tinggi daripada pekerja
yang terlantar di hospital tersebut.

b) Sebagai pempimpin (leader)
i. Pengurus sebagai pemimpin bertanggungjawab menjadi ketua dalam sesuatu
organisasi
ii. Segala tindakan pengurus akan dijadikan ikutan pekerja lain.

8

c) Sebagai penghubung (liaison)
i. Pengurus juga bertindak sebagai penghubung untuk menjalinkan hubungan antara
organisasi dengan pihak luar.
ii. Contoh peranan pengurus dalam hal ini adalah untuk mendapatkan maklumat-
maklumat berkaitan dengan situasi dan perkembangan di persekitaran luaran yang
boleh memberi kesan kepada sesebuah organisasi.

B) PERANAN BERMAKLUMAT (Informational)
Peranan bermaklumat yang dilakukan oleh pengurus boleh dibahagikan kepada tiga

peranan iaitu:
a) Sebagai pemantau

i. Pengurus berperanan mengawasi perkembangan yang berlaku di persekitaran sama
ada persekitaran dalaman dan luaran.

ii. Pengurus perlu sentiasa peka kepada maklumat semasa dan sentiasa mendahului
pekerja lain dalam proses mendapatkan maklumat sama ada melalui hubungan pihak
lain, pembacaan, percakapan atau spekulasi.

b) Sebagai penyebar
i. Pengurus berperanan menyampaikan maklumat yang diperoleh kepada pekerja yang
tidak mendapat maklumat berkaitan.
ii. Pengurus juga perlu memainkan peranan secara efektif dengan berusaha untuk
mengesan para pekerja yang gagal mendapatkan maklumat dan seterusnya
menyebarkan maklumat tersebut.

9

c) Sebagai jurucakap
i. Pengurus menyampaikan maklumat organisasi kepada pihalk luar organisasi yang
mempunyai kepentingan kepada organisasi.
ii. Sebagai contoh, pengurus akan menghebahkan kepada pelanggan tentang produk
baru keluaran organisasi.

C) PEMBUATAN KEPUTUSAN
Secara umumnya, terdapat empat peranan berkaitan pembuatan keputusan , iaitu:

a) Sebagai usahawan
i. Pengurus turut berperanan untuk mewujudkan beberapa idea baharu yang optimis,
kreatif dan inovatif bagi memulakan sesuatu projek seperti mengeluarkan barangan
baharu dan mewujudkan kerjasama dengan pihak lain.
ii. Setiap usahawan memainkan peranan yang penting untuk meningkatkan prestasi
perniagaan.
iii. Sebagai seorang pengurus, keutamaan yang perlu diberi perhatian ialah
meningkatkan prestasi perniagaan mengikut bidang atau unit.

b) Sebagai penyelesai masalah
i. Setiap pengurus berperanan untuk memastikan perubahan yang berlaku dapat
ditangan dengan baik supaya tidak menjejaskan perancangan yang telah dirangkan.
ii. Perubahan persekitaran sememangnya berada di luar kawalan seseorang pengurus.

10

c) Sebagai pengagih sumber
i. Peranan pengurus sebagai pengagih sumber melibatkan tindakan pengurus
membahagikan sumber kepada pekerja secara sistematik berdasarkan kepada
peruntukan dan kesesuaian sesuatu aktiviti.
ii. Pengurus merupakan pihak yang menjadi rujukan kepada para pekerja dalam
membuat sebarang keputusan berkaitan dengan penggunaan sesuatu sumber.

d) Sebagai perunding
i. Pengurus sebagai perunding melibatkan hubungan pengurus dengan pihak lain dalam
proses membincangkan sesuatu demi mencapai matlamat perundingan.
ii. Peranan pengurus sebagai perunding memerlukan maklumat yang tepat, lengkap dan
terkini untuk memastikan proses perundingan mencapai matlamat yang telah
ditetapkan oleh pihak pengurusan.

11