BAB 3 : ASAS PENGURUSAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 3

KOD DAN NAMA ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)
KURSUS

SEMESTER 2

3.0 PENGORGANISASIAN

NO DAN TAJUK

STANDARD Pengorganisasian [C3]
PEMBELAJARAN 3.1 Mentakrifkan pengorganisasian
3.2 Menerangkan kepentingan pengorganisasian
3.3 Mengenalpasti ciri-ciri organisasi
3.4 Menghuraikan proses pengorganisasian
3.5 Menjelaskan struktur organisasi
3.6 Mengenal pasti hierarki organisasi

TUJUAN Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1

3.0 PENGORGANISASIAN
3.1 DEFINISI PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan dan penyelarasan yang melibatkan
pengagihan sumber dan tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Selain
itu, pengorganisasian dikaitkan dengan perkara yang berikut:

• Pembentukan struktur organisasi
• Pengagihan tugas
• Pengkhususan kerja
• Pembentukan peraturan
• Tatacara dan dasar
• Proses membuat keputusan

3.2 KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN

Mengagihkan
sumber dengan

cekap

Membentuk Membolehkan

struktur penyelarasan
organisasi antara bahagian

Kepentingan
pengorganisasian

Mewujudkan Menetapkan
rantaian arahan bidang tugas

Rajah 1: Kepentingan pengorganisasian
2

1) Mengagihkan sumber dengan cekap
• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan
setiap bahagianatau unit dalam organisasi.
• Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik akan dapat
membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran.

2) Membolehkan penyelarasan antara bahagian
• Penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan aktiviti-
aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara keseluruhan.
• Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan lancar tanpa
gangguan.

3) Menetapkan bidang tugas
• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seorang pekerja.
• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh
pekerja mengikut bidang masing-masing.
• Oleh itu, pengorganisasian membolehkan seorang pekerja mengetahui tugas
yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi
mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

4) Mewujudkan rantaian arahan
• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu
diwujuakn dan seorang ketua akan dilantik untuk mengendalikan bahagian
atau bidang tugas tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan tercapai.
• Melalui pengorganisasian, seseorang ketua dapat bekerja bersama-sama
pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang telah dirancang.
• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada pekerja.

3

5) Membentuk struktur organisasi
• Struktur organisasi dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam
organisasi dengan jelas.
• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk membentuk sistem
komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan.

3.3 CIRI-CIRI ORGANISASI
• Formaliti - adalah ciri utama organisasi sosial yang merujuk kepada kewujudan
formulasi bertulis dan bukan peraturan-peraturan, peruntukan, prosedur, dasar,
objektif, strategi, dan sebagainya.
• Hierarki - adalah ciri organisasi yang menunjukkan adanya corak kuasa yang
bermaksud bahawa ada orang-orang tertentu yang mempunyai kedudukan dan kuasa
yang lebih tinggi daripada anggota organisasi yang biasa.
• Saiz - dalam kes ini dalam organisasi sosial umum mempunyai banyak ahli sehingga
perhubungan sosial antara anggota tidak secara impersonal (impersonal), gejala ini
biasanya dikenal sebagai fenomena "birokrasi".
• Tempoh / durasi - menunjukkan bahawa kewujudan organisasi lebih panjang
daripada keanggotaan orang dalam organisasi.

4

3.4 PROSES PENGORGANISASIAN

Penentuan objektif

Pengenalpastian
aktiviti

Pengelasan aktiviti

Pengelompokan
aktiviti

Pengagihan tugas,
autoriti dan

tanggungjawab

Rajah 2: Proses pengorganisasian

1) Penentuan objektif
• Pada peringkat ini, pengurus dikehendaki mengenal pasti matlamat organisasi
dan objektif setiap unit atau bahagian dalam organisasi dalam jangka masa
pendek dan panjang.
• Matlamat dan objektif ditetapkan berdasarkan kemampuan dan kebolehan
organisasi, bahagian atau unit untuk mencapai matlamat atau objektif tersebut.

5

2) Pengenalpastian aktiviti
• Pengurus akan mengenal pasti secara khusus aktiviti-aktiviti yang terlibat
dalam usaha mencapai matlamat yang ditetapkan.
• Hal ini termasuk menyenaraikan dan membahagikan aktiviti kepada aktiviti
utama dan sampingan.

3) Pengelasan aktiviti
• Pengelasan aktiviti merujuk kepada kerja menyusun tugas mengikut
kemahiran dan kecekapan pekerja atau kriteria tertentu.
• Dalam sesebuah organisasi, terdapat pelbagai aktiviti perlu dijalankan untuk
mencapai objektif tertentu dan pelbagai kemahiran perlu dimiliki pekerja untuk
melaksanakan aktiviti tersebut.

4) Pengelompokan aktiviti
• Pengelompokan aktiviti merujuk proses mengumpulkan tugas-tugas yang
berkaitan dalam kategori atau kumpulan tertentu.
• Contoh, aktiviti yang sepadan dari segi fungsi akan dikelompokan untuk
membentu satu kumpulan kerja formal.

5) Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab
• Pada peringkat ini, pengurusan atasan akan mengagihkan tugas kepada ketua
jabatan dan memberi penerangan tentang sasaran yang perlu dicapai oleh
setiap jabatan.
• Ketua setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada pekerja mereka
mengikut kemahiran yang dimiliki setiap pekerja.
• Pengagihan autoriti merupakan pemberian hak pembuatan keputusan kepada
pekerja yang menerima sesuatu tugas.
• Tanggungjawab pula merupakan suatu kewajipan yang ditanggung oleh
pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas dengan berkesan.

6

3.4.1 MANUAL ORGANISASI

• Merupakan satu dokumen formal yang mengandungi maklumat penting mengenai
sesebuah organisasi yang meliputi fail meja, manual prosedur kerja dan prosedur
kualiti.

• Maklumat penting yang terdapat dalam manual organisasi ialah:
i. Latar belakang organisasi
ii. Carta organisasi
iii. Misi dan objektif perniagaan

iv. Dasar, tatacara dan peraturan dalaman perniagaan
v. Jenis perniagaanyang dijalankan
vi. Aspek-aspek penting yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia

seperti ganjaran dan faedah.

A. FAIL MEJA
• Merupakan satu dokumen rasmi penting bagi seseorang yang menyandang
satu jawatan berteraskan individu di pejabat dalam sesebuah organisasi.
• Fail meja digunakan sebagai alat pengurusan yang dijadikan sebagai garis
panduan dalam membuat sesuatu keputusan dan tindakan kepada pemegang
jawatan atau individu supaya dapat meningkatkan tahap kecekapan dan
produktiviti pekerja dalam organisasi.
• Kandungan fail meja:
i. Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu
ii. Rangkaian prosedur kerja dan senarai semak setiap keputusan dan
tindakan
iii. Senarai peruntukan kuasa dan undang-undang sebagai sumber kuasa
dalam membuat keputusan dan tindakan

7

iv. Objektif jabatan, bahagian dan unit yang melibatkan tanggungjawab
seorang pekerja

v. Carta organisasi yang menunjukkan kedudukan seseorang penjawat di
dalam bahagian dan unit

vi. Prosedur kerja dan aliran kerja seseorang individu
B. MANUAL PROSEDUR KERJA

• Merupakan satu dokumen rasmi yang menjadi rujukan di peringkat jabatan.
• Konsep manual prosedur kerja meliputi aspek berikut:

i. Satu kenyataan harapan jabatan
ii. Menyatakan hala tuju yang jelas
iii. Menentukan fungsi jabatan dengan jelas
iv. Pembahagian tugas bahagian dan unit
v. Rangkaian prosedur tanggungjawan bagi setiap pegawai dan staf
• Tujuan manual prosedur kerja ialah untuk meningkatkan keberkesanan dan
kecekapan di peringkat jabatan.
• Kandungan manual prosedur kerja:
i. Sejarah dan rasional penubuhan sesuatu pejabat / jabatan
ii. Matlamat dan objektif
iii. Fungsi utama jabatan
iv. Prosedur kerja dan aktiviti jabatan
v. Senarai pegawai / staf bertanggungjawab melaksanakan prosedur

kerja
vi. Carta jabatan
vii. Senarai borang yang digunakan dalam prosedur kerja
viii. Carta aliran kerja-kerja utama

8

C. PROSEDUR KUALITI
• Merujuk kepada satu dokumen yang mengandungi maklumat berkaitan
dengan prosedur yang perlu dipatuhi untuk menepati dengan standard yang
dilaksanakan dalam sistem kualiti.
• Tujuannya ialah:
i. Mengawal
ii. Mengenal
iii. Menyimpan
iv. Menjaga
v. Mendapat semula
vi. Melupuskan rekod kualiti
• Skop prosedur kualiti merangkumi dalam satu bahagian atau jabatan yang
menjalankan fungsi yang telah ditetapkan.
• Prosedur kualiti melibatkan proses yang berkaitan dengan mematuhi standard
yang telah ditetapkan.
• Antara urusan yang terlibat adalah seperti berikut:
i. Kawalan dokumen
ii. Pengurusan rekod kualiti
iii. Latihan staf
iv. Proses prosedur kualiti
v. Pengurusan aset
vi. Tindakan pembetulan

9

3.5 STUKTUR ORGANISASI
3.5.1 ENAM ELEMEN DALAM MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASI

i. Pengkhususan kerja
• Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja.
• Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja.
• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
• Contoh: Pengkhususan kerja dalam bidang kewangan/ pemasaran

ii. Penjabatanan
• Konsep penjabatanan lahir daripada perkataan dasar ‘jabatan’ yang bermaksud
mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang
pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja yang berkaitan.
• Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka pada
sebilangan tugas yang saling berkaitan.
• Penjabatanan terbahagi kepada lima iaitu:
a) Penjabatanan Mengikut Fungsi
b) Penjabatanan Mengikut Keluaran
c) Penjabatanan Mengikut Pelanggan
d) Penjabatanan Mengikut Geografi
e) Penjabatanan Matriks
• Kekuatan penjabatanan ialah menggalakkan perkembangan kemahiran, dapat
berkongsi kemahiran, kerja yang dilakukan lebih cekap dan sebagainya.
• Kelemahan penjabatanan ialah mementingkan jabatan, pengetahuan fungsi tidak
berkembang, komunikasi antara jabatan kurang dan sebagainya.

10

iii. Rantaian perintah (Chain of command)
• Rantaian perintah / arahan menunjukkan hubungan langsung antara ketua dengan
pekerja.
• Melalui rantaian perintah / arahan ini, persoalan ‘siapa melapor kepada siapa’ dapat
dijawab.
• Pendek kata rantaian arahan / perintah menunjukkan sistem pelaporan dalam sebuah
organisasi.
• Dalam carta organisasi, rantaian arahan / perintah ditunjukkan melalui aliran autoriti
dan tanggungjawab dalam bentu satu garisan bersambung (tidak putus) daripada
pihak pengurusan atasan kepada pihak pengurusan bawahan.

iv. Jangkauan kawalan (Span of control)
• Jangkauan kawalan dikenali sebagai jangkauan pengurusan yang merujuk bilangan
staf atau pekerja bawahan yang berada di bawah kawalan seorang ketua.
• Jangkauan kawalan melibatkan penyeliaan seorang ketua terhadap pekerjanya.
• Terdapat dua jenis jangkauan kawalan iaitu:
a. Jangkauan Kawalan Luas – Jangkauan yang wujud apabila bilangan pekerja
yang banyak diletakkan bawah kawalan seorang ketua.

11

b. Jangkauan Kawalan Sempit – Jangkauan yang wujud apabila bilangan
pekerja yang sedikit diletakkan di bawah kawalan seorang ketua

v. Pemusatan dan pemencaran (Centralization/decentralization)

• Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukan
pada seorang individu sahaja dalam organisasi.

• Pemencaran autoriti berlaku apabila hak membuat keputusan diagihkan kepada

individu yang berada dalam lingkungan struktur organisasi tetapi autoriti tertinggi

masih dipegang oleh pengurusan atasan.

Kebaikan Keburukan

Membolehkan pengurusan atasan Beban tugas pihak yang membuat
berf ungsi sebagai satu pasukan keputusan adalah berat memandangkan
memandangkan semua pekerja perlu banyak keputusan yang berkaitan
mengikut arahan pengurus atasan perniagaan perlu dibuat setiap hari

Memudahkan pengawalan pada peringkat Kuasa membuat keputusan tertumpu pada
pengurusan atasan memandangkan seorang individu sahaja menyebabkan
kesemua pekerja perlu melakukan tugas pekerja tidak terlatih dalam proses
mengikut arahan yang diberikan membuat keputusan

Jadual 1: Kebaikan dan keburukan pemusatan autoriti

12

Kebaikan Keburukan

Mengurangkan beban tugas pihak Persaingan tidak sihat mungkin akan
pembuat keputusan yang mendapat berlaku antara jabatan kerana setiap
bantuan daripada ahli pengurusan lain jabatan ingin membuktikan kebolehan dan
keupayaan yang dianggap lebih baik
Penyertaan pekerja dalam proses daripada jabatan lain
membuat keputusan akan meningkat Pengurus akan kehilangan kawalan
motivasi mereka terhadap aktiviti-aktiviti perniagaan kerana
keputusan dibuat oleh individu yang
berlainan dalam organisasi

Jadual 2: Kebaikan dan keburukan pemencaran autoriti

vi) Formalization (Formalisasi)

• Dalam organisasi yang sangat formal, terdapat huraian kerja yang jelas, sarat dengan
peraturan organisasi, dan jelas menerangkan prosedur yang berkaitan dengan proses
kerja.

• Ia juga ditakrifkan sebagai tahap yang mana kerja dalam sesebuah organisasi
diseragamkan.

• Saiznya adalah bilangan peraturan bertulis (peraturan writen) di mana anggota
organisasi mesti patuhi.

• Organisasi yang mempunyai tahap formalisasi yang tinggi biasanya mempunyai
diskripsi kerja formal, peraturan, serta prosedur dan arahan kerja yang ketat.

3.6 HIERARKI ORGANISASI

• Terdapat empat lapisan utama dalam hierarki organisasi iaitu:
1. Pengurusan peringkat tertinggi
✓ Terdiri daripada pengarah, CEO , pengurus
✓ Mereka membuat keputusan akhir sama ada mengekalkan atau menukar
haluan perniagaan

13

2. Pengurusan peringkat pertengahan
✓ Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan tektikal

dan untuk jangka masa pendek.
✓ Beliau membantu membuat keputusan bagi mencapat matlamat organisasi

yang ditentukan pengurusan atasan.
3. Pengurusan berbentuk operasi
✓ Pengurus operasi terlibat dengan operasi harian dalam organisasi.
✓ Beliau akan memastikan perjalanan perancangan dari pengurus tektikal

dilaksanakan oleh personel dari peringkat operasi.
4. Kumpulan bukan pengurusan
✓ Pengeluaran, pengkeranian , dan semua pekerjaan yang bukan tergolong

dalam kategori pengurusan dan pentadbiran.
✓ Terdiri daripada pegawai pentadbiran rendah yang menjalankan arahan ketua

mereka dari masa ke semasa

Jadual 3: Lapisan dalam hierarki organisasi

14