BAB 2:ASAS PENGURUSAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 2

KOD DAN NAMA ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)
KURSUS

SEMESTER 2

2.0 PERANCANGAN

NO DAN TAJUK

STANDARD Perancangan [C2]
PEMBELAJARAN Mentakrifkan perancangan
Menerangkan kepentingan perancangan
Menjelaskan proses perancangan
Mengenal pasti jenis-jenis perancangan

2.4.1 Perancangan strategik
2.4.2 Perancangan taktikal
2.4.3 Perancangan operasi
2.4.4 Perancangan kontigensi

TUJUAN Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1

2.0 PERANCANGAN
2.1 DEFINISI PERANCANGAN

Perancangan melibatkan proses menetapkan visi, matlamat dan objektif yang ingin
dicapai di dalam sesebuah organisasi.

Perancangan melibatkan aktiviti menganalisis persekitaran untuk mengenalpasti
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT) yang dihadapi sesebuah organisasi

Perancangan juga melibatkan penentuan tugas yang sesuai yang
dipertanggungjawabkan kepada pekerja dan pengagihan sumber mengikut kebolehan dan
kemampuan pekerja.

Selain itu, perancangan melibatkan penentuan langkah atau strategi yang perlu
diambil untuk mencapai matlamat tersebut.

2.2 KEPENTINGAN PERANCANGAN

Menentukan
hala tuju
perniagaan

Tindakan Menyelaraskan
pembaikan sumber

Kepentingan
perancangan

Garis panduan Mengukur
dalam prestasi

pembuatan
keputusan

Rajah 1: Kepentingan perancangan
2

1) Menentukan hala tuju perniagaan
i. Melalui perancangan, pengurus dikehendaki membuat analisis persekitaran
dalaman dan analisis persekitaran luaran organisasi, iaitu analisis kekuatan ,
kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT).
ii. Perancangan melibatkan tindakan pengurus menentukan visi, misi dan
matlamat dalam bentuk matlamat jangka pendek atau jangka panjang.

2) Menyelaraskan sumber
i. Melalui perancangan, keperluan sumber untuk melaksanakan tugas organisasi
boleh ditentukan dengan mengenal pasti jenis dan kuantiti sumber yang
diperlukan dan mengagihkan sumber tersebut secara cekap kepada jabatan-
jabatan atau unit-unit lain dalam organisasi.
ii. Keutamaan pengurus dalam aspek ini adalah mengagihkan sumber secara
cekap supaya dapat meminimumkan kos dan mewujudkan sumber berganda
di dalam organisasi.

3) Mengukur prestasi
i. Dalam perancangan, matlamat yang ditetapkan boleh dijadikan sebagai
pengukur untuk menilai pencapaian perniagaan dari masa ke semasa.
ii. Matlamat organisasi boleh diukur secara kuantitatif atau kualitatif bagi
membolehkan perbandingan dibuat antara pencapaian piawai dengan
pencapaian sebenar.

4) Garis panduan dalam pembuatan keputusan
i. Perancangan menentukan bagaimana matlamat boleh dicapai.
ii. Mereka dapat menggunakan perancangan strategik tersebut sebagai panduan
atau asas untuk membuat keputusan, selaras dengan matlamat yang ingin
dicapai.
iii. Garis panduan akan digunakan oleh pengurus dalam menjalankan pembuatan
keputusan seperti tindakan dalam pengagihan sumber kepada pekerja.
3

5) Tindakan pembaikan
i. Melalui proses pengawalan, pihak pengurus boleh membuat pemantauan
dengan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan
perancangan.
ii. Sekiranya wujud sebarang jurang terhadap sesuatu pencapaian, pihak
pengurusan perlu mengenal pasti jurang yang wujud dan punca berlaku
kekurangan tersebut.
iii. Seterusnya, pihak pengurusan boleh mengambil langkah pembetulan secara
proaktif untuk menambah baik kekurangan yang berlaku.

2.3 PROSES PERANCANGAN

Menentukan
matlamat dan

objektif

Memilih alternatif Menganalisis
tindakan persekitaran
perniagaan

Menilai alternatif Membentuk
alternatif tindakan

Rajah 2: Proses perancangan

4

i. Menentukan matlamat dan objektif
• Matlamat yang ditetapkan boleh merangkumi matlamat dan objektif jangka
masa panjang dan jangka masa pendek
• Secara kebiasaannya, objektif boleh mengukur pencapaian organisasi kerana
sasaran ditentukan dalam bentuk kuantitatif.
• Skop perancangan yan dibuat boleh berbentuk menyeluruh atau khusus
kepada jabatan atau unit tertentu
• Matlamat yang ditetapkan mestilah jelas, realistik dan boleh diukur dan dapat
dicapai dalam masa panjang atau pendek.

ii. Menganalisis persekitaran perniagaan
• Setelah menetapkan matlamat dan objektif, pengurus perlu melakukan analisis
secara terperinci terhadap persekitaran dalaman dan luaran perniagaan.
• Analisis persekitaran dalaman bertujuan menilai tahap kekuatan dan
kelemahan kedudukan perniagaan serta kemampuan perniagaan untuk
melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku dalam persekitaran
luaran perniagaan
• Analisis persekitaran luaran pula dilakukan untuk mengenal pasti peluang dan
ancaman yang wujud kepada perniagaan akibat perubahan yang berlaku
dalam persekitaran umum dan persekitaran tugas sesebuah perniagaan.

iii. Membentuk alternatif tindakan
• Tindakan alternatif merujuk kepada aktiviti yang perlu dilaksanakan untuk
mencapai sesuatu matlamat
• Para pengurus dikehendaki menjana seberapa banyak alternatif yang mungkin
wujud dan dapat membantu organisasi membuat keputusan dengan lebih
tepat.

5

iv. Menilai alternatif
• Setiap tindakan alternatif akan dinilai dari segi kelebihan dan kelemahannya
sebelum sesuatu keputusan dimuktamadkan.
• Kriteria yang boleh digunakan untuk menilai alternatif ialah hasil keputusan,
risiko dan kemampuan organisasi untuk melaksanakan setiap alternatif
tindakan tersebut.

v. Memilih alternatif tindakan
• Berdasarkan penilaian terhadap alternatif tindakan yang telah dikenalpasti,
pengurus harus memilih alternatif tindakan terbaik yang dapat membantu
organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan.
• Secara relatifnya, pihak pengurus akan mengambil kira keputusan memilih
alternatif bergantung pada faktor berikut :
a) Kos
b) Faedah
c) Masa

2.4 JENIS-JENIS PERANCANGAN

Misi Objektif Dasar Strategi Taktik Prosedur

Rajah 3: Jenis-jenis perancangan

6

A. Misi

• Misi merupakan perancangan yang disediakan untuk menggariskan tujuan penubuhan
sesebuah perniagaan.

• Contoh- misi sesebuah perniagaan pizza adalah untuk mengeluarkan pizza yang
enak, berkualiti dan memenuhi citarasa penduduk Asia Tenggara.

B. Objektif
• Objektif merujuk kepada matlamat atau sasaran yang ingin dicapai oleh sesebuah
organisasi dalam jangka masa tertentu.
• Objektif terbahagi kepada tiga iaitu objektif strategik, objektif taktikal, dan objektif
operasi.

C. Dasar
• Dasar merujuk kepada prinsip yang menjadi garis panduan atau amalan sesebuah
perniagaan dalam melaksanakan segala aktiviti yang telah dirancang.
• Contoh, dasar Pandang ke Timur

D. Strategi
• Strategi merujuk kepada tindakan atau kaedah yang digunakan oleh organisasi
untuk mencapai objektif tertentu.
• Contoh: strategi meningkatkan kuantiti jualan produk ialah dengan menurunkan
harga produk.

E. Taktik
• Taktik merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh setiap jabatan untuk
mencapai objektif tertentu.

F. Prosedur
• Prosedur merujuk kepada langkah atau proses yang perlu diikuti pekerja bagi
menjayakan sesuatu tindakan.
• Prosedur perlu dinyatakan secara formal dan terperinci.
7

G. Visi
• Perancangan jangka panjang dalam sesebuah organisasi
• Visi merupakan wawasan yang perlu dicapai dalam tempoh jangka masa panjang

2.4.1 PERINGKAT PERANCANGAN

Terdapat 4 peingkat perancangan iaitu:

• Perancangan strategik
• Perancangan Taktikal
• Perancangan operasi
• Perancangan kontingensi
a) Perancangan strategik

• Peringkat ini akan dirancang oleh pihak pengurusan atasan
• Pihak atasan akan mendahului peringkat yang lain dalam menentukan

perancangan strategik
• Perancangan strategik akan dijadikan garis panduan dalam jangka panjang

dan akan digunakan sekali sahaja dan ianya berbentuk umum
• Contoh : menetapkan hala tuju organisasi dalam menghadapi cabaran

globalisasi
b) Perancangan taktikal

• Peringkat taktikal akan dirancang oleh peringkat pengurusan pertengahan.
• Pihak pengurusan pertengahan akan mengikuti peringkat atasan menentukan

perancangan taktikal.
• Perancangan taktikal akan dijadikan garis panduan dalam jangka sederhana ,

digunakan secara berulang kali dan lebih memberi focus di peringkat jabatan.
• Contoh : organisasi akan menggalakkan pengamalan inovasi dalam kalangan

pekerja pada semua peringkat.

8

c) Perancangan operasi
• Peringkat operasi akan dirancang oleh peringkat pengurusan bawahan
• Dalam proses perancangan, pihak pengurusan bawahan akan mengikuti
peringkat atasan dan pertengahan dalam menentukan perancangan operasi.
• Perancangan operasi akan dijadikan garis panduan dalam jangka pendek
dalam melaksanakan aktiviti , akan digunakan secara kerap, dan lebih
memberi fokus kepada peringkat operasi.
• Contoh: Setiap pekerja akan melaksanakan aktiviti berdasarkan inovasi yang
ditentukan oleh pihak atasan.

d) Perancangan kontingensi
• Landasan asas pada pengurusan strategi yang baik ialah pihak syarikat perlu
menyediakan pelan untuk menghadapi kejadian yang baik dan tidak baik
sebelum ianya berlaku.
• Pelan kontigensi boleh ditakrifkan sebagai pelan alternatif yang boleh diterima
pakai jika beberapa perkara penting tidak dapat dilakukan atau berlaku.
• Sebaik mana strategi dirancang, dibentuk dan dilaksana, dan dinilai, kejadian
yang tidak diduga seperti mogok , boikot, bencana alam , munculnya
persaingan baru boleh membuatkan strategi menjadi usang.
• Untuk meminimakan impak potensi ancaman, pihak organisasi perlu
menyediakan pelan kontigensi sebagai sebahagian dari proses strategi
penilaian.

9