BAB 3 KEMAHIRAN DINAMIKA

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 3

PROTOKOL DAN PENGACARAAN MAJLIS

KOD DAN NAMA KURSUS KEMAHIRAN DINAMIKA (ESD 4012)

SEMESTER 4

NO DAN TAJUK 3.0 PROTOKOL DAN PENGACARAAN MAJLIS

STANDARD 3.1 Definisi protokol
PEMBELAJARAN 3.2 Menghadiri pelbagai majlis
3.3 Susunan bendera dan susunan tempat duduk
3.4 Pengacaraan majlis
3.5 Penyambut tetamu

TUJUAN Modul ini memberikan pelajar kebolehan mengendalikan
pelbagai jenis majlis mengikut protokol dan peraturan yang
telah ditetapkan

NAMA PELAJAR

PROGRAM
NO. KAD PENGENALAN
TARIKH

1

3.0 PROTOKOL DAN PENGACARAAN MAJLIS
3.1 DEFINISI PROTOKOL
Kamus dewan mentakrifkan protokol sebagai peraturan-peraturan dalam istiadat
rasmi, misalnya prosedur menyambut tetamu, susunan tempat duduk dan adat dalam
majlis makan malam.
Protokol secara umumnya ialah peraturan yang ada dalam sesuatu majlis yang
diadakan untuk memberi penghormatan yang sepatutnya kepada tetamu dan sebagai
tanda kesopanan yang ada pada penganjur dan tetamu yang datang.
Oleh yang demikian, protokol bermaksud satu set peraturan dan tatacara yang
ditetapkan oleh sesebuah institusi atau masyarakat dalam melaksanakan sesuatu
majlis bagi memberi penghormatan dan memastikan kelicinan perjalanan sesuatu
majlis berdasarkan kedudukan dalam masyarakat.
dalam Bahasa mudah, protokol ialah panduan melaksanakan sesuatu majlis untk
menjaga kedudukan orang kenamaan bagi memastikan majlis berjalan dengan
lancar.

3.2 MENGHADIRI PELBAGAI JENIS MAJLIS
Pengetahuan tentang jenis majlis yang pelbagai dapat membantu anda untuk

mengetahui protokol dan peraturan yang perlu diikuti.

a) Majlis Penuh Istiadat
Juga dikenali sebagai majlis diraja. majlis penuh istiadat ini dijalankan di istana dan
dihadiri oleh golongan diraja, pembesar dan orang yang ada urusan dengan istana.
Antara majlis penuh istiadat termasuklah istiadat pertabalan, penganugerahan darjah
kebesaran, majlis penyampaian surat tauliah dan majlis angkat sumpah oleh menteri.

b) Majlis Rasmi Dan Formal
Sesuatu majlis dikatakan rasmi apabila dana majlis dibiayai oleh kerajaan. Istilah
formal pula adalah apabila majlis itu mematuhi amalan protocol. Oleh itu, majlis rasmi
dan formal bermaksud majlis yang dilangsungkan dengan tatacara tertentu dan
protocol yang perlu diikuti oleh para tetamu. Antara majlis yang diketegorikan sebagai
majlis rasmi dan formal adalah Majlis Perasmian Kejohanan Sukan Tahunan,
Perhimpunan, Majlis anugerah Perkhidmatan Cemerlang, Majlis Graduasi dan
sebagainya.

2

c) Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal
bermaksud sesuatu majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan dengan
keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan
dan semua yang terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi
majlis rasmi. Antara majlis rasmi tetapi tidak formal; majlis makan malam sempena
sambutan Hari Guru, Hari Kebangsaan dan Hari Raya atau majlis makan malam
sempena persaraan

d) Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal
majlis tidak rasmi tetapi formal selalunya majlis yang dianjurkan oleh pihak swasta
atau bukan kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai
sepenuhnya oleh pihak penganjur tetapi semua yang terlibat perlu mematuhi
peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
Contohnya; Majlis Perasmian Mesyuarat Agung PIBG, Majlis Anugerah
Kecemerlangan Yayasan dan sebagainya.

e) Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal
majlis tidak rasmi dan tidak formal merupakan majlis yang dianjurkan oleh pihak
swasta atau bukan kerajaan dengan kos keseluruhan ditanggung sepenuhnya oleh
pihak penganjur dan semua yang terlibat tidak perlu mematuhi peraturan dan adat
majlis rasmi. Contoh: Sambutan Ahli Keluarga, Persembahan Aneka Ragam, Talent
Show dan sebagainya.

3.3 SUSUNAN BENDERA DAN SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Bendera di sini bermaksud bendera negara, negeri dan agensi atau institusi. Banyak
orang tidak tahu cara untuk menyusun bendera sama ada di luar mahupun di dalam
dewan mengikut susunan yang betul.

3

4

3.2.1 Berikut merupakan susunan bendera mengikut keutamaan

Susunan pengibaran bendera dari tepi ; susunannya adalah dari kiri ke kanan
Susunan pengibaran bendera dari tengah
5

6

7

3.2.2 SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormat adalah tetamu yang
terkanan sekali. Kedudukan tersebut boleh dalam keadaan bersebelahan ataupun
setentang.

Kiri Tetamu Terhormat

Rajah 1.1
1.Rajah 1.1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu
kehormat bersebelahan dengan tetamu lain. Dalam keadaan ini, tetamu yang duduk di
sebelah kanan tetamu kehormat merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas
tetamu kehormat.

Rajah 1.2
2. Rajah 1.2 menunjukkan bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4)
hingga seterusnya merupakan tetamu yang lain. Tetamu di bilangan (4) dan
(5) ialah tetamu yang terkanan duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana
kedudukan yang paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3).

8

2 1 3

KANAN TETAMU KIRI TETAMU
KEHORMAT KEHORMAT

6 7
8 9
10 11

Rajah 1.3

3. Rajah 1.3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2)
hingga (5) ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11)
ialah tetamu yang lain. Kedudukan ini adalah seiring. Bilangan (6) dan (7) ialah tetamu
yang terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran
dengan tetamu kehormat walaupun secara mengiring.

31 24

KANAN TETAMU KIRI TETAMU
KEHORMAT KEHORMAT

Rajah 1.4
4. Rajah 1.4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana
jumalah bilangan tetamu di pentas ialah angka genap. Jumlah bilangan tetamu di pentas
khas hendaklah dihadkan kepada mereka yang berkaitan dengan majlis yang berkenaan
sahaja kecuali jika terdapat tetamu yang teramat tinggi statusnya. Bilangan yang kecil
membolehkan majlis memberi perhatian dan penghormatan yang sewajarnya kepada
tetamu kehormat.

9

Rajah 1.5
5. Rajah 1.5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala
semua suami duduk dalam deretan sebelah kanan. Bagi jemputan suami isteri,
bilangan tetamu di pentas khas hendaklah angka genap misalnya 4, 6, 8.

Rajah 1.6
6. Rajah 1.6 menunjukkan keadaan di mana tetamu bilangan (2) ialah perempuan dan
kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya duduk di dereran isteri tetamu lain.
Ini menunjukkan bahawa status isterinya pada masa itu lebih tinggi daripada suaminya.

10

Rajah 1.7
7. Rajah 1.7 menunjukkan susunan keutamaan bagi tetamu lain bermula dari kanan
tetamu kehormat kemudian ke kiri iaitu di Blok B, ke kanan, ke kiri dan seterusnya. Ini
adalah jemputan seorang sahaja dan dengan itu tempat duduk tersebut bercampur
lelaki dan perempuan, mengikut keutamaan masing-masing.

11

Rajah 1.8
8. Rajah 1.8 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah
Blok A manakala isteri (atau pasangannya) duduk di Blok B. Susunan keutamaan isteri
mengikut susunan keutamaan suami dan susunan keutamaan suami mengikut susunan
keutamaan isteri masing-masing yang tinggi.

Rajah 1.9
9. Rajah 1.9 menunjukkan jemputan suami isteri, susunan tempat duduk boleh juga
dibuat dengan cara isteri duduk di sebelah suami masing-masing. Ini ialah bagi
memudahkan penyambut tetamu mengiringi mereka ke tempat duduk dan juga apabila
selesai majlis isteri tidak akan mencari-cari suaminya. Walau bagaimanapun, ini ialah
bagi tetamu yang tidak duduk di pentas. Di Blok A (sebelah kanan tetamu kehormat,
dipandang dari atas pentas) isteri duduk di sebelah kiri suami manakala mereka yang
duduk di Blok B, isteri akan duduk di sebelah kanan suami. Elakkan perempuan duduk di
tepi lorong tengah, tetapi mereka boleh duduk di hujung barisan, di kiri ataupun kanan.

12

3.4 PENGACARAAN MAJLIS

Pengenalan
Pengacaraan Majlis merupakan satu sistem peradaban dalam pengurusan dan

kehadiran majlis rasmi yang membudayakan amalan nilai-nilai tertib kesopanan yang
perlu dipatuhi oleh tetamu dan penganjur.

Pengacara majlis pula merupakan seseorang yang dilantik secara rasmi untuk
dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan sesuatu majlis mengikut aturcara yang
telah ditetapkan. Tanpa pengacara, sesuatu majlis itu tidak boleh berlangsung.

Sebagai ‘nadi’ sesebuah majlis, seorang pengacara majlis haruslah
melengkapkan diri dengan pelbagai kemahiran agar majlis yang dikendalikan berjalan
dengan lancar. Pengacara majlis harus peka terhadap sebarang kemungkinan pada
saat akhir serta merujuk kepada skrip yang telah diluluskan selain berpandukan kepada
arahan Pegawai Protokol / Pengurus Majlis.bagi majlis-majlis rasmi, pengacara majlis
perlu menjaga keterampilan diri, bertutur dengan gaya yang sopan (tidak melawak) dan
wajib mengadakan dan menghadiri raptai yang diadakan.

3.4.1 PERANAN PENGACARA MAJLIS
Kelancaran perjalanan sesuatu majlis atau acara bergantung kepada kebolehan dan
kemahiran seseorang Pengacara Majlis. Berikut adakah 3 peranan utama Pengacara
Majlis:

1. Mengawal Majlis
• Pengacara majlis berperanan mengawal majlis agar berlangsung dengan
harmoni mengikut agenda yang telah ditetapkan bagi mengelakkan
kecacatan yang ketara dalam majlis.
• Keupayaan pengacara majlis menarik perhatian semua hadirin menjadi
kunci kejayaan kepada fungsi pengawalan sesebuah majlis.
• Pengaraca majlis akan mengawal majlis kerana majlis tidak akan bermula
selagi Pengacara Majlis tidak memulakan dan tidak akan tamat selagi
tidak ditamatkan oleh pengacara majlis.

2. Membuat pengumuman
• Pengacara Majlis mempunyai peranan membuat pengumuman tentang
acara yang dijalankan berpandukan skrip mengikut acara majlis yang
disediakan sebelum majlis bermula.
• Selain itu, sebarang maklumat baharu yang secara tiba-tiba perlu
disampaikan kepada hadirin juga, menjadi tanggungjawab pengacara
untuk menyampaikannya.
• Pengacara Majlis islah sumber informasi penting ketika acara berjalan
kerana pada masa itu, hanya beliau yang paling berperanan
mengendalikan majlis.

13

3. Memberi Panduan
• Pengacara Majlis juga bertanggungjawab memberi panduan tentang
majlis yang sedang berlangsung kepada semua hadirin dan tetamu.
• Antara panduan dan maklumat yang biasa disampaikan ialah perkara-
perkara terperinci yang berkaitan dengan majlis yang diadakan.
Contoh: Majlis Penyampaian Anugerah Cemerlang ; Pengacara Majlis
memberi panduan seperti “penerima anugerah akan menerima Sijil
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan hadiah prestasi sebanyak RM
1000 dalam bentuk Sijil Simpanan Premium (SSP)”.
• Pengacara Majlis juga berperanan memberi panduan kepada mereka
yang menganbil bahagian, iaitu apabila hendak memulakan ucapan dan
sebagainya.

3.4.2 KRITERIA PENGACARA YANG BAIK

Kebolehan mengawal audiens, pengetahuan tentang protokol, penampilan serta
keyakinan diri, serta kebolehan bertutur dengan lancar dan berkesan merupakan
kemahiran yang perlu ada pada seseorang Pengacara Majlis. Sehubungan dengan
itu, beberapa kriteria perlu ada untuk menjadi pengacara yang baik antaranya
termasuklah:

a. Bijak
• Pengacara Majlis perlulah bijak dalam mengendalikan sesuatu majlis
untuk mengelakkan kecacatan majlis tersebut. Mereka perlu tahu siapa
tetamu yang hadir dan memastikan bahasa serta gelaran tetamu yang
akan digunakan bersesuaian dengan majlis.
• Pengacara juga perlu tahu menyusun pengucapan bertata susila mengikut
prosedur dan protokol.

b. Suara
• Hendaklah mempunyai suara yang jelas, merdu dan lunak didengar agar
dapat menghidupkan suasana majlis.
• Membuat persediaaan awal untuk mengekalkan kualiti suara adalah
penting bagi menjamin kelancaran majlis.

c. Fasih Berbahasa
• Fasih dalam berbahasa serta terang dan jelas sebutannya dan tidak pelat.
Kelajuan percakapan hendak lah sederhana dengan intonasi yang
bersesuaian dengan bentuk majlis.

14

d. Memiliki Pengetahuan
• Seorang Pengacara Majlis perlu memiliki pengetahuan tentang majlis
yang dikendalikan. Kajian atau research tentang sesebuah majlis perlulah
dibuat terlebih dahulu untuk memastikan perjalanan majlis lancar.

e. Memahami Konsep Berduet
• Bagi pengacara majlis berpasangan, MC lelaki yang akan membuka dan
menutup majlis. Peranan MC perempuan adalah untuk menyerikan majlis
tersebut dan membantu pengacara lelaki menguruskan pengacaraan.
Kedudukan MC perempuan adalah disebelah kiri MC lelaki.

f. Bersedia dari Segi Mental dan Fizikal
• Seorang MC tidak boleh dating mengacara majlis dengan ‘mood’ yang
tidak baik dan monyok. Terlebih ceria juga tidak digalakkan sama sekali.
• Sekiranya perlu menjadi pengacara majlis yang dihadiri oleh golongan
VVIP, lenggok bahasa yang digunakan mestilah betul.

g. Sabar
• Semasa mengacara, kadang-kadang berlaku bebrapa perkara di luar
jangkaan yang mungkin boleh mencacatkan perjalanan majlis. Contohnya
seperti: masalah teknikal dan perubahan skrip di saat akhir. Justeru itu,
MC perlu bersedia dan sabar dalam menangani isu tersebut bagi
memastikan perjalanan majlis tetap lancar.

h. Berpengetahuan Tentang Etiket dan Protokol
• Seseorang pengacara majlis perlu faham tentang tatacara imej, adab
serta peraturan berprotokol seperti susunan hormat, susunan tempat
duduk, cara berdiri yang betul, cara berbahasa, cara berdiri di depan
rostrum.
• Begitu juga dengan acara rasmi, MC tidak akan menyebut ‘saya’,
misalnya “saya merakamkan ucapan terima kasih”. Perkataan ‘saya’
hendaklah digantikan dengan perkataan ‘majlis’, misalnya “majlis
merakamkan ucapan terima kasih”.

15

i. Tidak Panik Menghadapi Situasi
• Jika berlaku sesuatu yang tidak diduga, MC perlu menunjukkan muka
yang ceria walaupun ketika itu berlaku sesuatu masalah yang tidak
dijangka.

j. Tidak Darah Gemuruh
• Perasaan gementar dan darah gemuruh haruslah dikawal serta tidak
dinampakkan ketika sedang mengacara. Adalah penting untuk mengawal
darah gemuruh kerana sekiranya MC gagap, ia akan membuatkan orang
lain gelisah dan keseluruhan majlis akan terjejas.

i. Bekerjasama
• MC harus bkerjasama dengan ahli jawatankuasa yang lain agar
perjalanan majlis sentiasa lancar. Apabila teks pengacara tidak selari
dengan aturcara, ianya akan menimbulkan kekeliruan terhadap pelbagai
pihak dan akhirnya majlis akan terjejas.
• Bagi mengatasi masalah ini, MC perlu bekerjasama dan menyediakan
empat Salinan teks pengacara dan diberikan kepada:
1. Pihak menganjur
2. Pengurus pentas
3. Juruteknik bertugas
4. Ahli jawatankuasa hadiah dan cenderamata

3.4.3 CARA MENULIS TEKS PENGACARA MAJLIS

Teks pengacara majlis bagi majlis penuh istiadat dan majlis formal perlu disediakan
oleh pihak penganjur untuk pengacara majlis. Namu begitu, teks pengacara majlis
lebih sesuai ditulis sendiri oleh pengacara majlis kerana pengacara majlis lebih arif
tentang latar belakang majlis, objektif dan hal ehwal program. Teks pengacara
majlis hendaklah dipatuhi sepenuhnya kecuali berlaku perubahan yang tidak
disangka. Sehubungan dengan itu, seorang pengacara majlis perlu mempunyai
kemahiran menulis teks pengacara.
Berikut adalah kandungan penting teks pengacara majlis:

• Nama majlis
• Muka surat
• Bilangan pengumuman
• Panduan (cue)-lihat apa yang sedang berlaku
• Masa-apa yang berlaku seperti dijadualkan
• Pengumuman (ann)-pengumuman ke atas apa yang sedang berlaku
• Satu muka untuk satu pengumuman

16

3.4.4 CONTOH TEKS PENGACARA MAJLIS
17

18

3.4.4 PENYAMBUT TETAMU

Dalam kehidupan seharian kita sebagai seorang angota masyarat yang
bertamadun, menyambut tetamu merupakan sesuatu yang lumrah. Setiap hari
kita menyambut tetamu sama ada disedari atau tidak, dan kita akan menyambut
dalam pelbagai keadaan dan situasi yang berbeza.

19

3.4.5 TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN PENYAMBUT TETAMU
1. Kategori Penyambut
• Penyambut di agensi atau organisasi kerajaan atau bukan kerajaan.
• Penyambut di kaunter.
• Penyambut majlis (Pembantu majlis).
2. Bidang Tugas Penyambut Tetamu
• Perlulah mendapatkan senarai jemputan yang akan hadir di majlis
berkenaan.
• Semak senarai dengan teliti (nama, panggilan hormat, bilangan tempat
duduk, kehadiran jemputan seorang atau dengan pasangan)
• Tentukan semua nama dalam senarai ada tempat duduk dan betul
bilangan nombor tempat duduk.
• Jika tiada tempat duduk yang bernama iaitu duduk secara bebas maka
bilangan kerusi yang disediakan hendaklah mencukupi untuk tetamu yang
disenaraikan akan hadir.
• Penyambut tetamu perlu mengenali tetamu yang akan hadir.
• Menyambut ketibaan tetamu.
• Mengedarkan program kepada tetamu. Elakkan daripada meletakkan buku
program di atas kerusi tetamu kerana ia melanggar amalan protokol yang
dianggap tidak hormat.
• Mengiringi tetamu ke tempat duduk dan menunjukkan tempat duduk.

20

3. Pengiring
• Cara mengajak tetamu ke tempat duduk adalah menggunakan panggilan

hormatnya, misalnya:
“Silakan, Tan Sri”
“Silakan, Dato”
“Silakan, Encik”
“Silakan, Puan” dan sebagainya

• Jika tidak diketahui akan panggilan hormatnya,bolehlah menggunakan
panggilan hormat
“Encik”,
“Puan”, “Cik” atau mana yang sesuai

• Cara mengiring ke tempat duduk adalah seperti berikut:
- Jika bertaraf Sultan atau Bakal Sultan hendaklah mengiring dengan
selangkah kebelakang

Rajah 6.1 menunjukkan pelbagai cara mengiring tetamu Diraja dalam
pelbagai situasi. Bagi tetamu lain selain daripada Diraja, pengiring
hendaklah berjalan mendahului tetamu sekadar selangkah atau dua
langkah ke hadapan daripada tetamu yang diiringi.

21

Rajah 6.2
Rajah 6.2 menunjukkan cara mengiring bagi pengiring yang berjalan di
hadapan di sebelah kiri jika ia hendak membawa tetamu ke kawasan
sebelah kiri.

Rajah 6.3
Rajah 6.3 menunjukkan pengiring berjalan di hadapan di sebelah kanan
jika ia hendak membawa tetamu ke kawasan sebelah kanan.

Rajah 6.4
Rajah 6.4 menunjukkan pengiring berjalan di hadapan di sebelah kiri jika
hendak membawa kedua suami isteri ke kawasan kiri.

22

Rajah 6.5
Rajah 6.5 menunjukkan pengiring berjalan di hadapan di sebelah
kanan jika hendak membawa kedua suami isteri ke kawasan kanan.

3.4.5 TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN PENYAMBUT TETAMU
1. Masalah yang sering dihadapi oleh penyambut tetamu dalam sesuatu
majlis:

a) Kesesuaian tempat majlis

b) Tetamu tiada kad
o Tujuan utama tetamu membawa kad jemputan ialah supaya
penyambut tidak perlu menanyakan nama tetamu.
o Jika ada, dan penyambut tetamu tidak mengenalinya, maka
terpaksalah penyambut menanyakan nama tetamu tersebut.

c) Jawab datang tetapi tidak datang
Cara menyelesaikannya:
• Biarkan tempat duduk tersebut kosong
• Ketepikan kerusi yang berkenaan jika majlis belum bermula lagi
• Ubahsuai tempat duduk tetamu lain

d) Jawab tidak datang tetapi datang
• Seboleh-bolehnya carikan tempat yang paling sesuai dan jika
gagal, maka beritahu keadaan sebenarnya dan tempatkan di
mana ada kosong.

e) Jawab datang berdua tetapi datang seorang

23

f) Jawab datang seorang tetapi datang berdua

g) Tetamu tidak ada dalam senarai

Keadaan ini berlaku kerana:

• Hadir tanpa jemputan

• Tersilap majlis

• Menjawab tidak hadir tetapi hadir

• Tidak memberi jawapan kehadiran

h) Pakaian tidak mengikut yang ditetapkan

i) Datang terlalu awal
• Jika ada tetamu yang datang terlalu awal hendaklah beritahu
mengenai program majlis tersebut dan kemudian bawa ke bilik
rehat atau ke tempat rehat. Mereka dibenarkan duduk jika
semuanya sudah siap.

j) Datang lewat
• Jika majlis telah bermula dan kemasukannya dalam majlis akan
mengganggu perjalanan majlis, maka dinasihatkan supaya pulang.
Kalau dibenarkan masuk, hendaklah ditempatkan yang tidak
disedari oleh tetamu-tetamu lain dan tidak mengganggu majlis
yang sedang berjalan.

k) Tetamu tidak puas hati dengan tempat duduk yang ditentukan
l) Tetamu menghantar wakil
m) Tetamu mengubah tempat duduk

• Wakil tidak akan diberi tempat yang sama dengan orang yang diwakili,
kecuali dalam keadaan tertentu sahaja.

24