BAB 4 :ASAS PENGURUSAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 4

KOD DAN NAMA ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)
KURSUS

SEMESTER 2

4.0 PENSTAFAN

NO DAN TAJUK

STANDARD Penstafan [C3]
PEMBELAJARAN 4.1 Mentakrifkan penstafan
4.2 Menerangkan kepentingan penstafan
4.3 Menghuraikan proses penstafan
4.4 Mengenal pasti program pembangunan staf
4.5 Membincangkan pengurusan penilaian prestasi

TUJUAN Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1

4.0 PENSTAFAN
4.1 DEFINISI PENSTAFAN

Penstafan merujuk kepada proses merancang, menginventori, mengambil dan
meningkatkan kemahiran tenaga kerja dalam organisasi secara berterusan. Tujuan penstafan
adalah untuk mendapatkan dan mengekalkan pekerja yang sesuai serta berkelayakan agar
matlamat organisasi dapat dicapai secara berkesan.
4.2 KEPENTINGAN PENSTAFAN

1) Membantu pengurus lini
• Aktiviti penstafan membekalkan tenaga kerja yang mencukupi dari segi kuantiti
dan kualiti untuk fungsi lini seperti fungsi pemasaran, fungsi kewangan dan
fungsi pengeluaran dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

2) Menyediakan khidmat nasihat
• Masalah yang kerap dihadapi pekerja dalam organisasi berkaitan dengan
perhubungan manusia.
• Dalam keadaan ini, pengurus lini boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada
bahagian penstafan mengenai cara-cara menangani masalah pekerja.

3) Mengawal aktiviti tenaga kerja
• Pekerja boleh dikawal melalui kawalan dalaman dan kawalan luaran.
• Kaedah kawalan akan ditentukan oleh pengurus staf berdasarkan ciri dan sifat
pekerja.
• Pengawalan terhadap pekerja membolehkan sumber manusia digunakan
secara optimum bagi mencapai matlamat organisasi.

2

4) Membangunkan tenaga kerja
• Pembangunan tenaga kerja merujuk kepada proses meningkatkan kemahiran
pekerja sedia ada agar sesuai dengan keperluan pekerjaan semasa.
• Pembangunan tenaga kerja boleh dijalankan dengan menawarkan kursus ,
latihan dan pendidikan kepada pekerja.
• Program pembangunan tenaga kerja boleh dilakukan secara dalaman atau
luaran.

4.3 PROSES PENSTAFAN

Merangka
keperluan

sumber
manusia

Pemisahan / Pengrekrutan /
persaraan pengambilan

Pampasan Pemilihan

Kenaikan Penempatan

pangkat / dan orientasi /
Pertukaran induksi

Penilaian Latihan dan
prestasi pembangunan

Rajah 1 : Proses penstafan
3

A. Merangkan keperluan sumber manusia / Perancangan tenaga kerja
• Menganalisa situasi pekerjaan sekarang dan masa hadapan serta membentuk
strategi bagi memenuhi keperluan sumber manusia dalam organisasi.
• Pengurus perlu merancang tenaga pekerja berdasarkan objektif dan strategi
organisasi yang telah ditetapkan.

B. Pengrekrutan / Pengambilan
• Proses mengenal pasti dan menarik minat calon yang berkelayakan mengisi
kekosongan jawatan daripada sumber dalaman atau luaran organisasi.

C. Pemilihan
• Proses mengambil dan memilih pekerja yang terbaik daripada sejumlah calon
yang memohon sesuatu jawatan.
• Proses ini melibatkan langkah-langkah seperti menyemak borang permohonan
butiran pemohon, mengendalikan temuduga dan ujian pekerjaan, serta
menghubungi perujuk untuk mendapatkan maklumat tambahan bagi
seseorang calon.

D. Penempatan dan orientasi / Induksi
• Proses memperkenal, menyesuai dan membudayakan pekerja baru dengan
suasana pekerjaan organisasi.
• Pekerja akan didedahkan kepada huraian kerja yang perlu dilakukan dan
maklumat umum organisasi seperti struktur organisasi .
• Tujuan induksi atau orientasi dilakukan adalah untuk:
i. Memudahkan pekerja baru mempelajari tugasan mereka
ii. Menjimatkan masa dan usaha dalam melatih pekerja baru
iii. Membolehkan tugas dilaksanakan dengan sempurna dan memperbaiki
produktiviti

4

E. Latihan dan Pembangunan
• Tujuan latihan dan pembangunan adalah untuk meningkat keupayaan dan
kemahiran individu dalam memberi sumbangan kea rah peningkatan prestasi
organisasi.
• Latihan dan pembangunan merupakan satu proses yang berterusan dan
dilaksanakan sama ada secara serentak dengan waktu kerja atau di luar waktu
kerja dalam bentuk kursus dan seminar di tempat lain.
• Pembangunan meliputi program yang berfokuskan aspek kepimpinan
khususnya bagi pihak pengurusan untuk meningkatkan kemahiran konseptual,
menganalisis dan penyelesaian masalah.

F. Penilaian prestasi
• Penilaian prestasi merujuk kepada proses menilai prestasi pekerja secara
berkala dan berterusan.
• Tujuan penilaian prestasi adalah untuk menilai pencapaian setiap individu
dalam menjalankan tugas masing-masing di samping membekalkan maklumat
berguna mengenai pekerja dalam pengurusan sumber manusia.

G. Kenaikan pangkat / pertukaran
• Pertukaran / kenaikan pangkat merupakan proses pemindahan pekerja
daripada satu jawatan ke jawatan lain atau dari satu jabatan ke jabatan yang
baru.
• Terdapat tiga jenis pertukaran iaitu :
a) Kenaikan pangkat
b) Pertukaran jawatan sama taraf
c) Pertukaran penurunan pangkat

5

H. Pampasan
• Merupakan bentuk ganjaran yang diberikan oleh majikan kepada pekerja yang
bersara atau diberhentikan.
• Terdapat tiga jenis pampasan iaitu pencen, gratuity dan faedah penamatan
perkhidmatan.

I. Pemisahan / persaraan
• Pemisahan merujuk kepada pengasingan seseorang individu daripada
meneruskan perkhidmatannya dalam organisasi.
• Pemisahan berlaku apabila pekerja mendapat tawaran kerja yang lebih baik
daripada organisasi lain, atau pekerja diberhentikan , dipecat atau bersara.
• Persaraan merupakan status seseorang pekerja yang telah berhenti dari
kerjanya (kini dipanggil pesara).
• Ia biasanya berlaku disebabkan mencapai had umur. Ada juga persaraan yang
disebabkan faktor lain seperti keadaan fizikal ataupun dengan pilihan.

4.4 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
4.4.1 DEFINISI LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

• Latihan ialah proses peningkatan kemahiran untuk memenuhi keperluan semasa yang
boleh menyumbang ke arah pencapaian matlamat organisasi.

• Pembangunan merupakan proses peningkatan kemahiran untuk memenuhi keperluan
masa hadapan sebagai persediaan untuk kenaikan pangkat yang lebih tinggi.

6

4.4.2 PERBEZAAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

Jadual 1 : Perbezaan latihan dan pembangunan
4.4.3 TUJUAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
1) Terhadap pekerja:

• Meningkatkan produktiviti pekerja
• Meningkatkan kepuasan pekerja
• Meningkatkan motivasi pekerja
• Menghargai sumbangan pekerja
• Mendedahkan kepada pekerja kemahiran dan pengetahuan baru
2) Terhadap organisasi:
• Meningkatkan produktiviti syarikat
• Mengurangkan kadar lantik henti pekerja
• Mengekalkan imej baik syarikat

7

4.4.4 PROSES LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

Mengenal pasti
keperluan
latihan

Menilai Menentukan
program objektif latihan
latihan

Melaksanakan Mereka bentuk
program program
latihan latihan

Rajah 2: Proses pembentukan dan pelaksanaan program latihan

1) Mengenal pasti keperluan latihan
• Pengurus sumber manusia akan mengenal pasti pekerja yang perlu diberi
latihan.
• Lazimnya, pekerja yang memerlukan latihan adalah pekerja yang prestasinya
kurang memuaskan , pekerja baru, pekerja yang menggunakan peralatan
teknologi dan pekerja yang dinaikkan pangkat.

2) Menentukan objektif latihan
• Penentuan objektif latihan akan mempengaruhi proses penilaian program
latihan pada masa akan dating.
• Secara umum, objektif latihan adalah untuk memperbaik kebolehan dan
kemahiran pekerja serta meningkatkan prestasi di tempat kerja.
• Objektif yang ditentukan mesti jelas, khusus dan mudah dikur dan realistik.

8

3) Mereka bentuk program latihan
• Reka bentuk program yang sesuai membolehkan program latihan dijalankan
dengan lancar dan berkesan dan seterusnya memudahkan pencapaian
objektif latihan.
• Beberapa faktor yang diambil kira untuk mereka bentuk program latihan
adalah seperti berikut:
i. Tempat latihan
ii. Kemahiran fasilitator
iii. Kaedah latihan
iv. Psikologi pembelajaran
v. Belanjawan latihan
vi. Bilangan peserta

4) Melaksanakan program latihan
• Sebelum melaksanakan program latihan , perancangan awalan perlu dibuat
seperti menyediakan sumber (projektor, skrin, komputer), membentuk jadual
program, mencetak bahan kursus dan menyediakan makanan serta minuman
untuk peserta dan fasilitator.
• Pengurus sumber manusia boleh menyediakan satu senarai semak yang
mudah dan menandakan setiap tugas yang telah diselesaikan.

5) Menilai program latihan
• Setiap program latihan yang dilaksanakan perlu dinilai bagi mengukur
keberkesanan dan kejayaannya dalam mencapai objektif yang telah
ditetapkan.
• Setelah program selesai, fasilitator boleh mengedarkan borang maklum balas
kepada peserta untuk mendapatkan komen mereka mengenai program
tersebut.

9

4.4.5 PROGRAM LATIHAN & PEMBANGUNAN

• OJT (on-the-job training) / Latihan sambil bekerja
✓ Pelatih mempelajari sesuatu dengan melakukan kerja tersebut dengan sendiri
sementara disokong oleh penyelia.
✓ Kaedah ini menjimatkan masa dan kos kerana pekerja sambil belajar sambil
melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

• Program perantis (apprenticeship)
✓ Kaedah ini menggabungkan latihan dalam kelas dengan latihan sambil
bekerja.
✓ Ia sesuai untuk pekerjaan yang memerlukan kemahiran yang tinggi seperti
kerja seni dan kraf.
✓ Perantis akan diletakkan di bawah pengawasan seorang mentor yang bekerja
dalam organisasi yang sama sehingga mencapai kecekapan.

• Pembelajaran informal
✓ Pembelajaran informal adalah pembelajaran yang berlaku secara tidak rasmi
atau tidak formal.
✓ Ia boleh dilaksanakan di luar waktu bekerja dan tidak terhad di organisasi
sahaja.

• Job instruction training (JIT)
✓ Adalah satu bentuk yang mudah di dalam latihan kerja di mana seorang
pekerja baru dilatih secara berturut-turut oleh penyelia atau rakan sekerja yang
ditugaskan.
✓ Latihan seperti ini biasanya wujud untuk pekerjaan yang memerlukan
kemahiran manual seperti pekerja kilang.
✓ Pekerjaan memerlukan kemahiran yang agak rendah dan oleh itu ia dapat
diajar dalam langkah mudah.
✓ JIT juga digunakan untuk melatih pekerja sedia ada mengenai teknologi baru.

10

• Kuliah
✓ Kuliah merupakan pembelajaran secara formal di antara tenaga pengajar
dengan pelatih.

• Pembelajaran berbantukan audio visual
✓ Kaedah ini menggunakan audio dan visual seperti bunyi, suara, gambar rajah
dan sebagainya.
✓ Kaedah ini menggunakan bantuan komputer untuk memudahkan kefahaman
para pekerja.

• Vestibule / simulasi
✓ Pelatih mempelajari teknik bekerja sebenar dengan menggunakan model
yang serupa peralatan sebenar.
✓ Kaedah ini digunakan sebagai tugas berisiko tinggi atau berkos tinggi kerana
kesilapan akan membawa maut atau kerugian besar.
✓ Contoh: Simulasi kapal terbang

4.5 PENILAIAN PRESTASI
4.5.1 DEFINISI PENILAIAN PRESTASI

• Penilaian prestasi ialah proses menilai pencapaian pekerja dalam melaksanakan
tugasnya dari aspek kuantiti dan kualiti bagi suatu tempoh masa tertentu secara
sistematik.

• Penilaian prestasi melibatkan perbandingan antara pencapaian sebenar pekerja
dengan pencapaian yang dijangka.

• Hasil penilaian prestasi berguna untuk membuat keputusan berkenaan pemberian
latihan, kenaikan pangkat , pemberian ganjaran atau pembuangan kerja.

11

4.5.2 TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

• Menentukan kadar ganjaran dan pampasan.
• Kawalan sumber manusia.
• Pemberian latihan dan pembangunan.
• Keberkesanan pemilihan dan latihan.
• Tahap pencapaian dan kekuatan sumber manusia

4.5.3 PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PENILAIAN PRESTASI

1) Pelanggan
2) Penyelia
3) Rakan sekerja
4) Orang bawahan

4.5.4 TEKNIK PENILAIAN PRESTASI

1) Prosedur pembandingan
• Kaedah ini melibatkan perbandingan prestasi antara seorang pekerja dengan
pekerja yang lain.
• Pemeringkatan akan dibuat daripada pekerja yang menunjukkan prestasi
paling baik kepada pekerja yang menunjukkan prestasi yang lemah.
• Kaedah ini sesuai digunakan apabila bilangan pekerja dalam organisasi
adalah sedikit dan tujuan penilaian prestasi adalah untuk memberikan
ganjaran kepada pekerja yang layak.

2) Skala pengkadaran sifat
• Kaedah ini melibatkan pembentukan satu skala untuk menilai prestasi
pekerja.
• Nilai skala yang rendah menggambarkan prestasi yang lemah.
• Nilai skala yang tinggi menggambarkan prestasi yang tinggi.

12

• Penentu kriteria penilaian adaah agak subjektif dan bergantung pada budi

bicara penilai.

• Skala pengkadaran sifat yang dibentuk akan mengambil kira beberapa faktor

iaitu kebergantungan, keupayaan untuk memberikan bantuan, sikap, tabiat

kerja dan kualiti kerja.

Cemerlang Baik Sederhana Tidak Lemah

memuaskan

54321

Jadual 2: Contoh skala pengkadaran sifat

3) Senarai semakan kelakuan
• Melalui senarai semakan kelakuan, penilai akan membuat penyataan
mengenai perkara yang dinilai dengan memberikan wajaran terhadap setiap
penyataan tersebut.
• Pekerja yang diberikan nilai wajaran yang tinggi terhadap segala kelakuannya
bermakna dia telah menunjukkan prestasi yang baik.

4) Teknik penilaian esei
• Melalui teknik ini, penilai akan membuat kesimpulan mengenai tahap prestasi
pekerja berdasarkan soalan-soalan terbuka yang dikemukakan mengenai
prestasi pekerja.
• Penilai akan menggunakan teknik penerangan dan perkataan tertentu untuk
menggambarkan prestasi pekerja yang dinilai dengan betul dan tepat.

4.5.5 CABARAN DALAM PENILAIAN PRESTASI

1) Kekangan masa untuk membuat penilaian
2) Instrumen penilaian yang tidak sesuai
3) Faktor demografi kakitangan
4) Emosi dan respon kakitan

13