BAB 6 ASAS PENGURUSAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR
33700, PADANG RENGAS
PERAK

KERTAS PENERANGAN 6

KOD DAN NAMA ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)
KURSUS

SEMESTER 2

6.0 PENGAWALAN

NO DAN TAJUK

STANDARD Pengawalan [C2]
PEMBELAJARAN 6.1 Mentakrifkan pengawalan
6.2 Menerangkan kepentingan pengawalan
6.3 Menghuraikan proses pengawalan
6.4 Menerangkan kaedah kawalan
6.5 Mengenal pasti alat-alat kawalan

TUJUAN Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGAJIAN AWAL KANAK-KANAK

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1

6.0 PENGAWALAN
6.1 DEFINISI PENGAWALAN

Pengawalan merupakan proses pemantauan prestasti dan membandingkan apa yang
dirancang dengan yang ditetapkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi memastikan
aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.

6.2 KEPENTINGAN PENGAWALAN

Memastikan
kelancaran

aktiviti

Menja di garis Kepentingan Mengel a kka n
pa nduan untuk pengawalan penyel ewenga n
pera ncangan

ma s a hadapan

Me n go p timum
kan

p e n geluaran

Rajah 1: Kepentingan pengawalan

1) Memastikan kelancaran aktiviti
• Pengawalan yang berkesan membolehkan segala aktiviti yang telah
dirancang dilaksanakan dengan baik.

2

2) Mengelakkan penyelewengan
• Satu ketetapan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi
mengelakkan berlaku masalah penyelewengan daripada peringkat awal
sehingga ke peringkat akhir pelaksanaan sesuatu aktiviti.
• Pengawalan dapat membantu mengelakkan daripada berlaku sebarang
penyelewengan yang boleh dijangka.

3) Mengoptimumkan pengeluaran
• Pengawalan yang berkesan membantu mengurangkan kos pengeluaran yang
akan memaksimumkan keuntungan.

4) Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan
• Pengawalan juga sangat berguna sebagai satu cara untuk mendapatkan
maklum balas.
• Melalui aktiviti pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan
direkodkan.
• Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis
panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan yang lebih efektif
pada masa akan datang.

6.3 PROSES PENGAWALAN

Menetapkan standard

Mengukur pencapaian

Membandingkan pencapaian
dengan standard

Membuat langkah
pembetulan

Rajah 2: Proses pengawalan
3

1) Menetapkan standard
• Standard merupakan asas untuk menilai matlamat atau objektif yang ingin
dicapai.
• Standard mesti jelas, mudah difahami, boleh diukur dan dapat dicapai
• Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti , kualiti , wang dan masa.

2) Mengukur pencapaian
• Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian
organisasi sepanjang tempoh pelaksanaan sesuatu aktiviti dilaksanakan.
• Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa dengan
menggunakan pelbagai cara sama ada melalui pemantauan, secara lisan atau
bertulis atau melalui kaedah automatik.
• Selain itu, tahap pencapaian perlu diukur secara berkala dan berterusan.

3) Membandingkan pencapaian dengan standard
• Perbandingan antara pencapaian sebenar dengan standard dibuat untuk
mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan.
• Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang perbezaan
atau sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard.
• Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah
berlaku.

4) Membuat langkah pembetulan
• Tindakan pembetulan hanya diambil apabila penyelewengan yang besar atau
ketara berlaku.
• Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat.
• Penyelewengan mungkin berlaku daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan
manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard.
• Tindakan pembetulan yang diambil harus dapat menghapuskan
penyelewengan yang telah berlaku.

4

6.4 KAEDAH KAWALAN

• Kaedah kawalan merupakan cara-cara kawalan yang boleh digunakan oleh pengurus
dalam memastikan aktiviti yang dirancang oleh organisasi dapat dilaksanakan dengan
berkesan.

• Kaedah kawalan terbahagi kepada tiga iaitu:
i. Kawalan awalan
ii. Kawalan semasa
iii. Kawalan selepas

A. KAWALAN AWALAN
• Kawalan awalan dilaksanakan sebelum sebarang alat dimulakan.
• Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang
melibatkan penggunaan mesin atau peralatan.
• Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, memperbaiki atau
menggantikan peralatan atau mesin yang telah rosak.
• Kawalan awalan dilaksanakan sebelum sesuatu aktiviti dimulakan.
• Sebagai contoj, sebuah mesin pencetak didapati rosak. Kawalan awalan yang
boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan mesin
pencetak yang baharu.

B. KAWALAN SEMASA
• Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedang
berjalan.
• Kawalan semasa melibatkan tindakan pemulihan, pembetulan dan
pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku.
• Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kawalan kuantiti dan kawalan
prestasi.

5

• Contoh , pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang
kerosakan. Seterusnya, tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil
terhadap sampel yang rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal
pasti.

C. KAWALAN SELEPAS
• Kawalan selepas hanya dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti
tamat.
• Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada hasil
sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau
sebaliknya.
• Kesannya, kecekapan dan keberkesanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan
dapat dikenal pasti.
• Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan diambil terhadap proses
pengawalan pada masa akan datang.

6.5 ALAT-ALAT KAWALAN

Analisis
titik pulang

modal

Carta Alat - Analisis
Gantt PERT /
alat CPM
kawalan

Bajet

Rajah 3: Alat-alat kawalan
6

JENIS ALAT FUNGSI
PENGAWALAN • Mengenal pasti unit pengeluaran minimum yang perlu dicapai supaya

Analisis operasi perniagaan tidak mengalami kerugian dan seterusnya membolehkan
pulang perniagaan terus kekal bersaing dalam industri.
modal • Mengawal jumlah kos operasi supaya tidak melebihi jumlah kos belanjawan
kerana pengawalan kos operasi lebih tertumpu pada kos berubah.
Bajet • Mengawal prestasi kerja untuk memastikan segala aktiviti yang dijalankan
dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan terhadap sasaran keluaran.
Carta Gantt • Menetapkan untung sasaran melalui peningkatan kuantiti keluaran dan
peletakan harga jualan minimum terhadap setiap unit keluaran
Analisis PERT/
CPM • Memastikan setiap sumber kewangan diperoleh dapat membiayai kos
aktiviti yang dirancang.

• Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara ef isien bagi
mengelakkan berlaku pembaziran.

• Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk perbelanjaan yang akan
terlibat dalam setiap bajet seperti bajet hasil, bajet modal, dan bajet bahan
mentah supaya prestasi kewangan organisasi secara keseluruhan dapat
ditingkatkan.

• Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan
bajet disediakan berdasarkan data berangka.

• Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi
memastikan sumber digunakan secara ef ektif .

• Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikut urutan yang betul supaya
tidak menjejaskan perjalanan aktiviti lain yang berkaitan.

• Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan mengikut tempoh masa yang
ditetapkan.

• Memantau aktiviti yang perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan
pembaziran masa dan tenaga.

• Memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yang dirancang supaya
keseluruhan projek dapat disiapkan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

• Memastikan semua aktiviti pendahulu disiapkan pada masa yang telah
ditetapkan supaya tidak menjejaskan aktiviti berkaitan yang lain.

• Memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yang ditetapkan
supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.

7

• Mengawal aktiviti luar jangka yang mungkin berlaku dalam proses
pengeluaran bagi membolehkan tindakan pembetulan diambil dengan
segera jika berlaku sebarang gangguan terhadap proses pengeluaran
seperti kerosakan mesin atau bencana alam.

8