งานสารบรรณ 02

รายงาน
เร่อื ง งานระเบยี บสารบรรณ

จดั ทาโดย
นางสาวจารุมน เครอื เก้ยี ว

เลขท่ี ๓ สบล.๖๔.๑

เสนอ
ครปู รยี า ปนั ธยิ ะ

แผนกวชิ าการเลขานกุ าร
ภาคเรยี นท่ี ๑ ประจาปกี ารศกึ ษา ๒๕๖๕

วทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษลาปาง

หนา้ ๑
เลม่ ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกจิ จานเุ บกษา ๒๖ พฤษภาคม ๒๕๖๔

ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ
(ฉบบั ท่ี ๔)
พ.ศ. ๒๕๖๔

โดยที่เป็นการสมควรแก้ไขเพ่ิมเติมระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่ าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ เพื่อรองรบั และสนบั นุนการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สเ์ พม่ิ เตมิ

อาศัยอานาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แห่งพระราชบญั ญัตริ ะเบียบบรหิ ารราชกาชการแผ่นดิน
พ.ศ. ๒๕๓๔ พายกรฐั นตรีโตยความเหน็ ชอบของคณะรัฐเนตรีจงึ วางระเบยี บไว้ ดังตอ่ ไปนี้

ข้อ ๑ ระเบียบน้เี รยี กวา่ "ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ราดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔)
พ.ศ. ๒๕๖๔"

ขอ้ ๒ ระเบยี บนใี้ หใ้ ชบ้ ังคับตัง้ แต่วนั ถัดจากวนั ประกาศในราชกจิ จานเุ บกษาเปน็ ตน้ ไปเว้นแต่ข้อ
๗ และข้อ ๑๐ ให้ใชบ้ ังคบั เมอ่ื พันกาหนดเกา้ สบิ วนั นบั แตว่ นั ประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นตันไปและข้อ ๘ ให้
ใชบ้ ังคบั ตัง้ แต่วันท่ี ๑ มกราดม พ.ศ. ๒๕๖๕ เป็นตันไป

ขอ้ ๓ ใหย้ กเลกิ ความในบทนิยามคาว่า "ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์" ในข้อ ๖ แห่งระเบียบ
สานักนายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแกไ้ ขเพม่ิ เตมิ โดยระเบีบบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย
งานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๕๘ และใหใ้ ช้ความต่อไปนแี้ ทน
**ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์" หมายความว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน
ระบบสื่อสารดว้ ยวิธีการทางอเิ ล็กทรอนิกส์ โดยรวมถงึ การรับสง่ โดยใชไ้ ปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรนกิ ส์ของส่วนรารชการหรือ
ทสี่ ่วนราชการจัดใหแ้ กเ่ จ้าหน้าท่ี และระบบส่อื สารทางอิเลก็ ทรอนิกส์อ่นื ใดตามท่ีหวั หนา้ ส่วนราชการกาหนดดว้ ย"

ขอ้ ๔ ใหเ้ พม่ิ บทนิยามคาวา่ "หนังสืออิเล็กหรอนิกส์ " ระหว่างบทนิยามคาว่า“ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์" และคาว่า "ส่วนราชการ" ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พศ.
๒๕๒๖
“”หนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส"์ หมายความว่า หนังสือราชการทจ่ี ดั ทาและได้รบั ส่ง หรือเกบ็ รกั ษาด้วยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส"์

ข้อ ๕ ให้เพิ่มความต่อไปนีเ้ ป็นวรรคสามของข้อ ๒๖ แห่งระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงาน
สารบรรณ พศ. ๒๕๒๖
จะพิมพช์ ื่อผปู้ ันทกึ แทน "ในกรณีที่บัน นทกึ จดั ทาในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรอื โดยการพมิ พข์ ้อความใน
ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนกิ ส์ หรือระบบส่อื สารอ่ืนไดที่มีการยนื ยนั ตวั ตนจะพมิ พ์ช่อื ผบู้ นั ทกึ แทนการลงลายมอื ชือ่ กไ็ ด้
และจะไมล่ งวนั เดอื น ปีท่ีบนั ทกึ ก็ไดห้ ากระบบมีการบึกทกึ วัน เดอื นไว้อยู่แล้ว”

เลม่ ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ ง หนา้ ๒ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๒๔
ราชกจิ จานุเบกษา

ขอ้ ๖ ใหย้ กเลกิ ความในวรรคลองของขอ้ ๒๗ แหง่ ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพมิ่ เติมโดยระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
(ฉบับที่ ๒) พศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วามต่อไปน้ีแทน

"สื่อกลางบันทึกชัอมูลตามวรรคหนึ่ง หมายความว่า สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทาง
อิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังฟื้นที่ที่ส่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูออิเล็กทรอนิกส์ด้วย เช่น บริการคลาวด์
(cloud computing)"

ข้อ ๗ ใหย้ กเลกิ ความในข้อ ๒๙ แหง่ ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแกไ้ ขเพิม่ เติมโดยระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และ
ให้ใช้ความต่อไปน้แี ทน

"ข้อ ๒๔ การติดต่อราชการให้ดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กรอนิกส์เป็นหลักเว้นแต่กรณีท่ีเป็น
ข้อมูลช่าวสารลบั ชั้นลบั ท่สี ดุ ตามระเบยี บว่าด้วยการรักษาความลบั ของทางราชการหรือเป็นส่ิงท่ีเป็นความลับของ
ทางราชการชั้นสับท่ีสุดดามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมีเหตุจาเป็น
อน่ื ใดท่ไี มส่ ามารถดาเนนิ การดว้ ยระบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ได้
ในกรณีทตี่ ิดตอ่ ราชการด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ใหผ้ ู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทกุ คร้ังและให้ผู้รับแจ้งดอบ
รบั เพือ่ ยืนยันวา่ หนังสอื ไดจ้ ัดส่งไปยงั ผู้รบั เรียบร้อยแล้ว ถ้าได้รับการแจง้ ตอบรบั แล้วส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่ง
หนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก
การส่งข้อความทางเคร่ืองมอื สอื่ สาร เชน่ โทรศพั ท์ วิทยสุ ื่อสาร วิทยุกระจายเสยี ง ให้ผรู้ ับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับ
หนังสือ ในกรณีที่จาเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทาหนังสือยืนยันตามไปทันทีสาหรับกรณีที่ข้อดวามท่ีส่งไม่มี
หลกั ฐานปรากฎชดั แจ้ง ให้ผสู้ ่งและผรู้ ับบันทึกขอ้ ความไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน

การสง่ หรือจดั เก็บขอ้ ความตามวรรณด้วยวธิ ีการทางอเิ ล็กทรอนิกส์ไวใ้ นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิส์ ให้
ถือเป็นการบันทกึ ขอั ความไวเ้ ป็นหลกั ฐานแลว้ "

ข้อ ๘ ให้เพ่ิมความต่อไปน้ีเป็นข้อ ๒๙/๑ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
๒๕๒๖

"ข้อ ๒๗/๑ ใหส้ ่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนงั สอื รับ ทะเบยี นหนงั สือสง่ บญั ชหี นังสือส่งเกบ็
ทะเบยี นหนังสอื เก็บ บัญชีส่งมอบหนงั สอื ครบ ๒๐ ปี บัญชหี นังสือครบ ๒0 ปีท่ีขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และ
บญั ชหี นงั สือขอทาลาย ในรูปแบบอิเล็กทรอนกิ ส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบ
เอกสาร

ทะเบียนหรอื บญั ชีอเิ ลก็ ทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งจะอยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทาโดยใช้
โปรแกรม เช่น Micosoh Excel หรือ Googe Sheets หรือ Apple Numbers หรือแอปพลิเคชันอ่ืนใดก็ได้ ท้ังน้ี
เมอ่ื มีทะเบยี นหรอื บญั ชีดังกลา่ วในรูปแบบอิเลก็ ทรอนิกสแ์ ล้วไมต่ ้องจดั ทาทะเบยี นหรือบัญชใี ดเป็นเอกสารอกี "

เล่ม ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ ง หนา้ ๓ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
ราชกิจจานเุ บกษา

ขอ้ ๙ ใหเ้ พิม่ ความต่อไปนเี้ ป็นวรรคสามของขอ้ ๓๐ แห่งระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

"หนงั สอื ท่ีจดั ทาข้ึนตามวรรคหนงึ่ และหนว่ ยงานสารบรรณกลางไดส้ ง่ หนังสือด้วยระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนิกสแ์ ลว้ ให้ถอื วา่ การเก็บสาเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สท์ ส่ี ่งนนั้ เปน็ การเก็บสาเนาไว้
ทีห่ น่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหนึ่งแลว้ ทงั้ นี้ โดยไมต่ อ้ งเกบ็ เปน็ เอกสารอกี "

ขอ้ ๑๐ ใหเ้ พมิ่ ความตอ่ ไปนเี้ ป็นหมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ข้อ ๘๙/๑ ข้อ ๘๔/๒
ขอ้ ๘๙/๓ ข้อ ๘๙/๔ และขอ้ ๘๙/๕ แหง่ ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

"หมวด ๕
ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

ข้อ ๘๙/๑ ใหส้ ว่ นราชการจดั ใหม้ ีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สส์ าหรบั ปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ
หรืออยา่ งน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสาหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วน
ราชการนน้ั

ในกรณีท่ีส่วนราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดต้ังอยู่ในภูมิภาค หรือมีหน่วยงานในสังกัดที่
จาเป็นตอ้ งมีหน่วยงานสารบรรณกลางแยกตา่ งหากจากสว่ นกลางเพอื่ ประสิทธภิ าพในการปฏิบัติราชการหรือมีเหตุ
จาเปน็ อืน่ ใดให้ตอ้ งมที ่ีอยไู่ ปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ สก์ ลางตามวรรคหนึ่งของตนเอง ส่วนราชการนั้นจะอนุญาตหรอื จัด
ให้หน่วยงานในสังกัดดังกล่าวมีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางเฉพาะสาหรับการรับ และการส่งหนังสือ
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ของหน่วยงานนั้นก็ได้

ให้สว่ นราชการประกาศเผยแพร่ท่อี ยู่ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กลางตามวรรคหน่งึ และวรรคสองใน
เวบ็ ไซต์ของส่วนราชการนัน้ และใหแ้ จง้ ไปยงั สานกั งานพฒั นารฐั บาลดจิ ิทัล (องค์การมหาชน) เพื่อรวบรวมเผยแพร่
พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหน้าท่ีท่ีมีหน้าท่ีตรวจสอบหนังสือท่ีส่งมายังที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ดังกล่าวดว้ ย

เพ่ือเปน็ การอานวยความสะดวกใหแ้ กป่ ระชาชนและการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
ของเจา้ หนา้ ท่ีของรฐั ใหส้ านกั งานพัฒนรัฐบาลดิจทิ ลั (องค์การมหาชน) รวบรวมทอี่ ยไู่ ปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ สก์ ลาง
ของหนว่ ยงานของรฐั ทงั้ หมดเพอ่ื เผยแพรในทเ่ี ดยี วกบั ทอ่ี ยไู่ ปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กลางของสว่ นราชการตามวรรค
สามด้วย

หลักเกณฑแ์ ละวิธกี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสาร
บรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ให้เปน็ ไปตามทก่ี าหนดไวใ้ นภาคผนวก ๖ ท้งั น้ี โดยไมร่ วมถึงการใชไ้ ปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์

หลักเกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษาข้อมลู ชา่ วสารและหนงั สอื ราชการโดยไปรษณยี ์
อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหเ้ ป็นไปตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๗

เลม่ ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๓๓ ง หน้า ๔ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
ราชกิจจานเุ บกษา

ขอ้ ๘๙/๒ ใหน้ าความในข้อ ๓๕ ข้อ ๓๖ ขอ้ ๓๘ ขอ้ ๓๙ ข้อ ๔๐ ขอ้ ๔๑ ขอ้ ๔๒ ข้อ ๔๓ ข้อ
๔๗ ขอ้ ๕๘ และข้อ ๕๙ มาใชบ้ งั คบั แก่หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนิกสด์ ว้ ยโดยอนโุ ลม

ในกรณที ห่ี นว่ ยงานสารบรรณกลางของสว่ นราชการมีความจาเป็นต้องพมิ พ์หนงั สืออิเลก็ ทรอนกิ ส์
ที่ไดร้ บั ออกเป็นเอกสารเพื่อดาเนนิ การ ให้นาความในข้อ ๓๗ มาใช้บงั คับดว้ ย

ข้อ ๘๙/๓ เพอื่ ประโยชนใ์ นการปฏิบตั ิงานสารบรรณ ในการรบั หรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนกิ ส์
ใหล้ งเวลาทปี่ รากฏในระบบวา่ ส่วนราชการไดร้ ับหรอื ได้ส่งหนงั สือไว้ในทะเบียนหนังสือรบั หรือทะเบียน หนังสือ
ส่ง แลว้ แตก่ รณี ไวเ้ พอ่ื เปน็ หลกั ฐานทางราชการด้วย โดยในกรณีทไี่ ดส้ ่งไปทางท่อี ยไู่ ปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับ
แจง้ ไวห้ รอื ท่ีไดม้ กี ารประกาสเผยแพร่ตามข้อ ๘๘/๑ แล้ว แต่ไม่สาเร็จ ให้ลงวันและเวลาที่ปรากฎในระบบว่าได้
จดั สง่ ครงั้ แรกเป็นวันและเวลาท่ีได้สง่ หนังสอื

ข้อ ๘๙/ ๔ การเก็บหนังสอื อิลก็ ทรอนกิ ส์ นอกจากการเกบ็ ไว้ในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสอ์ นั
เป็นผลจากที่ไดม้ ีการรบั หรือการสง่ หนังสอื นั้น ให้มกี ารสารองขอ้ มลู (backup) หนังสืออิเล็กทรอนกิ สไ์ ว้อีกแหง่ เปน็
อยา่ งนอ้ ยด้วย ทง้ั นต้ี ามหลกั เกณฑ์และวิธีการที่หัวหนา้ สว่ นราชการกาหนด

หนังสืออิล็กทรอนิกส์ที่ก็บรักษาไว้ในการสารองข้อมูลตามวรรคหนึ่ง และท่ีส่งให้สานักหอ
จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามข้อ ๕๘ ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า
๑๕- dpi และให้นาหลกั เกณฑก์ ารตง้ั ชื่อไฟลท์ ่กี าหนดไวใ้ นภาคผนวก ๗ มาใช้บังคบั ดว้ ยโดยอนโุ ลม

ขอ้ ๘๙/๕ หนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนิกสไ์ ม่มีอายกุ ารเกบ็ หนังสือ โตยปกติใหเ้ กบ็ ไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณี
มีความจาเปน็ ต้องเพ่มิ พืน้ ที่จดั เก็บในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สข์ องสว่ นราชการ หรือมเี หตผุ ลความจาเป็นอื่น
ใด หัวหนา้ ส่วนราชการจะมคี าสั่งใหท้ าลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่มิใช่เอกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายว่าด้วย
จดหมายเหตแุ ห่งชาติ ที่เก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า ๑๐ ปีแล้วก็ได้ โดยในการทาลายให้ใช้วิธีลบออกจากระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส์ และให้ลบหนงั สอื อเิ ล็กทรอนกิ สท์ ี่เก็บไวเ้ ป็นเวลานานทสี่ ดุ ยอ้ นขน้ึ มา

ให้นาความในวรรคหน่งึ มาใชบ้ ังคบั แกห่ นงั สอื อิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาไว้ในการสารองขอ้ มูล

ของส่วนราชการตามขอ้ ๘๙/ㆍด้วยโดยอนโุ ลม โดยหวั หนา้ สว่ นราชการจะมคี าสั่งใหท้ าลายได้เฉพาะหนังสอื ท่ีก็บ
มาเป็นเวลาเกินกว่า ๒๐ ปซี ึง่ ได้มีการสง่ ให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาตกิ รมศิลปากร ตามขอ้ ๕๘ แลว้

เม่อื หวั หน้าสว่ นราชการมีคาสง่ั ใหท้ าลายหนังสอื อิเลก็ ทรอนิกส์ตามวรรคหน่ึงหรือวรรคสองแล้ว
ให้นาความในสว่ นท่ี ๓ การทาลาย ของหมวด ๓ การเกบ็ รักษา ยมื และทาลายหนังสอื มาใช้บงั คับโตยอนโุ ลม"

ขอ้ ๑๑ ในการพัฒนาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ของสว่ นราชการ หรือมปี ัญหาอปุ สรรค
ทางเทคนคิ ในการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ หรอื ในการเชอ่ื มโยงขอ้ มูล

หนา้ ๕

เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔

หรือระบบกบั ส่วนราชการและหน่วยงานอ่นื ส่วนราชการอาจขอรบั การสนับสนนุ หรือขอความชว่ ยเหลอื จาก

สานักงานพฒั นารฐั บาลดจิ ิทลั (องคก์ ารมหาชน) หรือสานกั งานพฒั นาธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ สไ์ ด้

ข้อ ๑๒ การปฏบิ ัตงิ านสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์กอ่ นวนั ท่ีระเบียบนี้ใช้บังคับ

รวมท้ังหนงั สือ เอกสาร และสาเนาที่เกยี่ วขอ้ ง ถา้ ได้กระทาไปโดยสอดคล้องกบั หลกั เกณฑห์ รือวธิ ีการ ที่กาหนดไว้

ในระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบน้ี ให้ถือว่าชอบ

ดว้ ยระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ปฏบิ ัติตอ่ ไปตาม ที่กาหนดไว้ใน

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบนี้ และภาคผนวกท่ี

เกีย่ วข้อง

ข้อ ๑๓ ใหป้ ลดั สานกั นายกรฐั มนตรรี ักษาการตามระเบียบนี้

ประกาศ ณ วันท่ี ๒๐ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๔

พลเอก ประยุทธ์ จนั ทร์โอชา

นายกรฐั มนตรี

ภาคผนวก ๖
หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ

ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

๑. การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือและการติดต่อราชการสามารถติดต่อผ่านทางระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ โตยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสจ์ ะตอ้ งสนับสนุนการสรา้ งหนงั สอื ให้เปน็ ไปตามรูปแบบที่ระเบยี บ
กาหนด หรอื จะตอ้ งสามารถรองรบั หนงั สอื ท่สี รา้ งโดยใช้กระดาษแลว้ แปลงเป็นรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกส์ และสามารถ
รับส่งหนังสอื ทางไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนกิ สห์ รือเรียกโดยยอ่ ว่า "อเี มล" ตามภาคผนวก ๗ ได้

๒. เมื่อไดร้ ับหนงั สือดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สแ์ ลว้ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสจ์ ะต้องสามารถ
ดาเนนิ การตงั ต่อไปน้ไี ด้

๒.๑ ออกเลขทีท่ ะเบียนรับและบนั ทีกลงในทะเบยี นหนงั สอื รบั ตามลาดบั ติดต่อกนั ไปตลอดปปี ฏิทนิ
๒.๒ สง่ ผลการรบั หนงั สอื กลับไปยงั ผสู้ ่งและจัดสง่ ให้ผรู้ บั ภายในหน่วยงานตอ่ ไป
๒.๓ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์จะตอ้ งสามารถเกบ็ รักษาหนังสอื ท่มี กี ารรับส่งโดยใช้ระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนกิ ส์หรอื หนังสือท่นี าเขา้ ภายหลังได้ และสามารถแสดงขอ้ มลู เกย่ี วกับการปฏิบตั ขิ องหนงั สอื ได้
๒.๕ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์จะตอ้ งสามารถแสดงวนั เดือน ปี และเวลาที่รับและส่งข้อมูลข่าวสาร
หรือหนังสือให้ปรากฎแก่ผู้รับผู้ส่งได้ ในกรณีท่ีมีการโต้แย้งเรื่องวันและเวลาที่หน่วยงานทาการลงทะเบียนรับ
หนังสือ ให้นาวันและเวลาท่หี นังสอื เข้าสรู่ ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ องหน่วยงานผรู้ ับประกอบการพิจารณาวัน
และเวลาการรับส่งหนังสอื ของผรู้ บั ผูส้ ง่ คือ วันและเวลาท่ีเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานได้ลงทะเบียนรับส่งหนังสือใน
ระบบ
๒.๕ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์จะตอ้ งสนบั สนนุ การสืบคันขอ้ มูลหนงั สอื ที่มกี ารจดั เกบ็ ไว้
๒.๖ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์จะตอ้ งมรี ะบบสารองขอ้ มูล (backup system) ทีส่ ามารถกู้คืนข้อมูล
เพือ่ ปอ้ งกนั การเสียหายหรือสูญหายของข้อมูลนนั้
๓. คณุ สมบตั ิดา้ นความปลอดภัยขั้นต่า ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สอ์ ย่างนอ้ ยต้องสามารถกาหนดสิทธิ
ผ้ใู ช้ (user) ในการเปดิ รับ หรือส่งหนงั สือด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์เป็นรายบุคคลได้ และต้องสามารถ
ตรวจสอบยนื ยนั ผใู้ ช้โดยวิธีการถามชื่อผู้ใชแ้ ละรหัสผา่ นเปน็ อย่างต่า
๔. การรับ การส่ง และการเกบ็ รักษาหนงั สือดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์
และวิธีการขน้ั ตา่ ดังตอ่ ไปนี้
๔.๑ หลักเกณฑแ์ ละวิธกี ารทั่วไป

๔.๑.๑ ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหนึ่งหรือ
หลายคนเพอื่ ทาหน้าทร่ี ับส่งหนงั สอื ด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ รวมทั้งเจา้ หนา้ ท่ีทไ่ี ดร้ บั การแตง่ ตง้ั ใหเ้ ขา้ ถึง
เอกสารชั้นความลับเพื่อทาหน้าท่ีรับส่งหนังสือท่ีมีชั้นความลับเฉพาะในชั้นลับหรือลับมากด้วยระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ทั้งน้ี ตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ

-๒-

๔.๑.๒ ให้เจ้าหน้าท่ีที่ได้รับมอบหมายหรือแต่งต้ังตาม ๔.๑.๑ ตรวจสอบข้อมูลข่าวสารและ
หนงั สือทีไ่ ด้รบั ในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ของสว่ นราชการเปน็ ประจาตามที่หัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด ทง้ั นี้
ต้องไมน่ ้อยกวา่ วนั ละสองครง้ั ในเวลาราชการ อย่างนอ้ ยหน่งึ ครัง้ ในชว่ งเชา้ และอยา่ งน้อยหนึง่ ครงั้ ในชว่ งบา่ ย

๔.๓.๓ ให้ผ้ใู ชร้ ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สจ์ ดั เกบ็ ขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนงั สือทห่ี น่วยงานไดร้ ับไว้
ในสื่อกลางบันทึกข้อมูลตามท่ีระเบียบกาหนด และลบข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ไม่จาเป็นต้องใช้งานแล้ว โดย
ดาเนนิ การเป็นประจาตามระยะเวลาทเ่ี หมาะสม ท้ังนี้ ตามท่ีหัวหนา้ สว่ นราชการกาหนด

๔.๒ หลกั เกณฑ์และวธิ ีการเฉพาะ
๔.๒.๑ การส่งหนงั สือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยการร่างหนังสือวิธีการที่

สามารถระบตุ ัวตนและสามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อ (เช่น การใช้ช่ือผู้ใช้และรหัสผ่าน) ออกเลขท่ี
หนงั สอื บนั ทกึ ลงในทะเบียนหนังสอื สง่ เก็บรักษาสาเนาหนังสือและสง่ หนงั สือไปหนว่ ยงานผู้รับ

๔.๒.๒ เมื่อได้ส่งหนังสือตัวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่ง
หนงั สอื เปน็ เอกสารอกี โดยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ตอ้ งสามารถแสดงผลโดยอัตโนมตั ิในระบบของผู้ส่งกรณี
ท่ีไม่สามารถส่งหนังสือไปยังผู้รับได้ และผู้ส่งต้องตรวจผลการส่งทุกคร้ังเพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับ
เรยี บร้อยแลว้

๔.๒.๓ การส่งหนงั สือทีม่ ีชนั้ ความลบั ในชัน้ ลบั และลับมากดว้ ยระบบสารบรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้
ผูใ้ ช้ทไ่ี ดร้ บั การแตง่ ตั้งใหเ้ ขา้ ถงึ เอกสารช้นั ความลับเปน็ ผ้สู ง่ ผา่ นระบบการรกั ษาความปลอดภัยโดยสามารถทาการ
เขา้ รหสั ข้อมูลขา่ วสารหรือหนงั สอื เพื่อป้องกนั มใี ห้ผู้ทไ่ี มไ่ ด้รับอนุญาตสามารถอา่ นข้อความได้ ทัง้ นี้ ตามระเบียบว่า
ด้วยการรักษาความลบั ของทางราชการ

ภาคผนวก ๗
หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ

โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

๑. ให้สว่ นราชการจดั ใหม้ ที อ่ี ยู่ปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์ หรือเรียกโดยย่อว่า "อืเมล" กลางของส่วนราชการ

เพ่ือการรับส่งขอ้ มลู ข่าวสารและหนงั สอื ราชการ โดยให้ใช้ชื่อ saraban ตามด้วยชื่อโดเมน (domain name) ของ

สว่ นราชการน้นั หรอื อยา่ งนอ้ ยตอ้ งลงทา้ ยดว้ ยช่อื โดเมนของสว่ นราชการต้นสังกดั ตัวอย่างเชน่

ราชการบริหารสว่ นกลาง [email protected]

[email protected]

ราชการบรหิ ารส่วนภูมิภาค [email protected]

[email protected]

ราชการบรหิ ารส่วนท้องถนิ่ [email protected]

[email protected]

สว่ นราชการอาจจัดหาลายมือชอื่ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ (digital signature) เพ่ือใช้รบั รองหนังสอื ของสว่ นราชการ

ทีจ่ ะส่งทางอเี มลดว้ ยกไ็ ด้

๒. ใหห้ ัวหนา้ ส่วนราชการมอบหมายเจา้ หน้าท่ขี องหนว่ ยงานสารบรรณกลางคนหน่ึงหรือหลายคนเพื่อทา

หน้าที่รับหนงั สือทางท่ีอยอู่ เี มลตามข้อ ๑ รวมทั้งตรวจสอบขอ้ มลู ขา่ วสารและหนังสอื ราชการท่ีไดร้ ับในระบบอีเมล

ของสว่ นราชการเป็นประจาตามทห่ี ัวหน้าส่วนราชการกาหนด ซ่ึงรวมถึงการตรวจสอบในโฟลเตอร์อีเมลขยะและ

โฟลเดอรน์ ใดท่ีอาจมีอีเมลเข้ามาได้ ทงั้ นี้ ต้องไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหน่ึงคร้ังในช่วง

เช้าและอยา่ งน้อยหนง่ึ ครั้งในชว่ งบ่ายในกรณีที่เจ้าหน้าท่ีตามวรรคหน่ึงตรวจสอบพบฮีเมลขยะหรืออีเมลโฆษณา

เช่น Spam mailหรอื Junk mail หรอื Hoax mail ไมค่ วรเป้ิดอีเมลน้ัน และห้ามมิให้ตอบกลับ เปิดเอกสารหรือ

คลิกลิงกท์ ่แี นบมากบั อเี มลนนั้ โตยเตด็ ขาด โตยให้เจ้าหน้าท่ีตามวรรคหนึง่ ลบอีเมลน้ันทง้ิ ทันที

ในกรณีที่เจ้าหน้าที่ตามวรรคหน่ึงตรวจสอบพบอีเมลท่ีส่งมาจากส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐใน

โฟลเดอร์อีเมลขยะหรอื โฟลเดอรอ์ ่นื ใด ให้ย้ายไปยังกลอ่ งจดหมายเขา้ (inbox) แลว้ ดาเนินการตามข้อ ๓ ต่อไป

๓. เม่อื ได้รบั อเี มลจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางท่ีได้รับมอบหมายตามข้อ ๒

ดาเนินการดงั นี้

๓.๑ ลงทะเบียนรบั หนังสอื ที่แนบมากับอีเมลน้ันในทะเบียนหนังสือรับตามข้อ ๓๘แห่งระเบียบ

สานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

๓.๒ แจง้ ยืนยนั การได้รับอีเมลโดยการตอบกลบั (reply) อีมลนัน้ ไปยงั ท่อี ยูอ่ เื มลท่สี ่งมาหรือท่ีอยู่

อเี มลอ่นื ใดตามที่ผู้ส่งได้ระบไุ ว้ ภายในวนั ทาการที่ได้รับอีเมลนั้น หรือในกรณีที่ได้รับภายหลัง๑๖.๓๐ นาฬิกา ให้

ตอบกลบั อยา่ งช้าไมเ่ กิน ๑๐.๐๐ นาฬิกา ของวันทาการถัดไป ทั้งนี้ เน้ือหาของอีเมลที่ตอบกลับยืนยันอย่างน้อย

ตอ้ งมขี ้อความระบุว่าสว่ นราชการนั้นได้รับอีเมลแล้วพรอ้ มท้ังระบหุ มายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการ ท้ังภาษาไทย

และภาษาองั กฤษดว้ ย ตวั อยา่ งเช่น

-๒-

"ได้รบั อเี มลของทา่ นแล้ว
สานกั งานปลัดสานักนายกรฐั มนตรี
02283 4244
Your e-mail is well received.
Office of the Permanent Secretary, Prime Minister's Office
+66 2283 4244"
๓.๓ สารองขอ้ มลู (backup) อเี มลนัน้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่หัวหน้าส่วน
ราชการกาหนด ซ่งึ ต้องสามารถเรียกดูในภายหลังได้ เช่น การส่งเขา้ อีเมลของส่วนราชการท่ีกาหนดข้ึนเพื่อสารอง
ขอ้ มูลเปน็ การเฉพาะ ทั้งน้ี การจดั เก็บหรอื สารองข้อมลู หนงั สือราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้นาหลักเกณฑ์
การต้งั ช่อื ไฟล์ในขอ้ ๔ มาใชบ้ งั คับดว้ ยโดยอนุโลม
๓. ๔ ในกรณีท่สี ว่ นราชการน้นั มรี ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ให้นาเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ในกรณีที่ส่วนราชการนั้นไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้พิมพ์ออก (print out) เป็นเอกสารแล้ว
ดาเนินการตอ่ ไปตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ
๓.๕ การจัดสง่ อีมลที่ได้ลงทะเบียนรับแล้วให้ผู้ท่ีเกี่ยวข้องภายในส่วนราชการ ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์
วธิ ีการ และระยะเวลาท่หี ัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด
๓.๖ ในกรณีท่สี ่วนราชการไดร้ ับหนังสอื ราชการทมี่ ชี ้นั ความลับ ในช้ันลับหรือลับมากให้ดาเนินการต่อไป
ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ และระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภัยแหง่ ชาติ
ในกรณีทีส่ ว่ นราชการไดร้ บั หนงั สอื ราชการทมี่ ีชนั้ ความลบั ในชั้นลบั ทสี่ ดุ ให้ตดิ ตอ่ ผสู้ ง่ เพือ่ แจง้ ใหท้ ราบวา่
หนังสือน้นั ไมอ่ าจสง่ และรบั ด้วยวิธีการทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ได้ และขอใหด้ าเนนิ การสง่ ใหมอ่ ีกครง้ั เป็นเอกสาร เมื่อได้
แจ้งแล้วใหเ้ จา้ หนา้ ทีข่ องหน่วยงานสารบรรณกลางลบอีมลนน้ั ทง้ิ ทนั ทกี ารพมิ พห์ นงั สอื ตามวรรคหนึ่งออกเปน็
เอกสาร ใหน้ ายทะเบยี นขอ้ มลู ข่าวสารลบั หรือผู้ทไ่ี ดร้ บั การแตง่ ตง้ั ใหเ้ ขา้ ถงึ เอกสารลบั แตล่ ะระดับเปน็ ผดู้ าเนินการ
ในระหวา่ งการดาเนินการดงั กลา่ วต้องระมัดระวังมีให้บคุ คลอืน่ ใดอ่านหรอื เขา้ ถงึ อเี มสและหนังสือน้ันได้
๓.๗ ในกรณที ส่ี ่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือเจา้ หน้าทไ่ี ด้รับหนงั สอื ราชการถึงส่วนราชการทางทอี่ ย่อู ีเมลอน่ื
ทไี่ ม่ใชท่ ี่อยู่อเี มลกลางตามขอ้ ๑ เชน่ ทีอ่ ย่อู เี มลของหน่วยงานภายในหรือท่ีอยูอ่ เี มลของเจ้าหนา้ ที่ทสี่ ว่ นราชการจดั
ให้เจา้ หน้าทีน่ ัน้ ในการปฏิบัตงิ าน ให้เปน็ หน้าที่ของผดู้ ูแลหรอื ใชง้ านทอ่ี ยูอ่ เี มลนน้ั ทจ่ี ะสง่ ตอ่ (forward) ไปยังทีอ่ ยู่
อีเมลกลางตามช้อ ๑ เพ่อื ดาเนินการต่อไปตามทีก่ าหนดในขอ้ น้ี และให้เจ้าหนา้ ทตี่ ามข้อ ๒ ส่งอมี ลแจง้ กลับไปยังผู้
สง่ เพอ่ื ทราบทอี่ ยูอ่ เี มลท่ีถูกต้องสาหรับการจัดสง่ คร้ังตอ่ ไปดว้ ย
๓.๘ การดาเนนิ การตามข้อ ๓ อาจใชร้ ะบบอตั โนมตั ทิ ีใ่ หผ้ ลลัพธเ์ ป็นไปตามหลักเกณฑ์ท่กี าหนดก็ได้

-๓-

๔. การจัดทาข้อมูลขา่ วสารหรือหนงั สือราชการเพอื่ สง่ ทางอเี มล ใหส้ ่วนราชการดาเนนิ การดังน้ี

๔.๑ จัดทารา่ งหนงั สือให้ผู้มีอานาจลงชื่อหรอื ใหค้ วามเห็นชอบรา่ งหนงั สือท่ีจะสง่ ออกไปภายนอก

๔.๒ เม่ือผู้มีอานาจลงชื่อได้ลงลายมือชื่อหรือให้ความเห็นชอบหนังสือแล้ว ให้เจ้าของเร่ือง

ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนงั สือและสง่ิ ที่จะสง่ ไปดว้ ย และให้ประสานหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อกาหนด

เลขทะเบียนหนงั สือสง่ และลงรายการทะเบียนหนังสอื สง่ ตามขอ้ ๔๓ แหง่ ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงาน

สารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แล้วนาเลขตังกลา่ วมากาหนดไว้ในหนงั สือทจ่ี ะส่งไปภายนอก

ในกรณีที่สว่ นราชการใดใช้ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สใ์ นการสง่ หนงั สอื ทางอีเมลโดยระบบ

ดงั กล่าวสามารถจดั ทาหนงั สอื และออกเลขหนงั สอื ไดโ้ ดยอตั โนมัตเิ มอ่ื ผ้มู อี านาจลงชอ่ื ได้แสดงเจตนาเหน็ ชอบดว้ ย

วิธกี ารทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ใหถ้ อื ว่าไดป้ ฏบิ ัติตาม ๔.๒ แลว้

๔.๓ ใหเ้ จ้าของเรื่องแปลงหนังสือและส่ิงที่จะส่งไปด้วยให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF

เป็นไฟล์เดียว ความละเอียดไม่น้อยกว่า ๓๐. dpi เว้นแต่กรณีที่ส่ิงท่ีจะส่งไปด้วยมีจานวนหน้ามากจะแยกไฟล์

ต่างหากก็ได้ และให้ตั้งชื่อไฟล์ตามหลักเกณฑ์และลาดับ ดังต่อไปน้ี ทั้งน้ี ช่ือไฟล์ให้ใช้เลขอารบิก และใช้

เครอื่ งหมายขีดล่าง () แทนการเวน้ รรคหรอื เคร่ืองหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษที่สงวนไม่ให้ใช้ในชื่อไฟล์ (reserved

characters) เช่น () () หรอื (S)

๔.๓.๑ ปพี ุทธศักราช

๔.๓.๒ รหสั ตัวอักษรโรมนั ประจาส่วนราชการตามท่กี าหนดไวใ้ นเอกสารแนบทา้ ยภาคผนวกนี้

๔.๓.๓ เลขประจาของส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง

๔.๓.๔ เลขท่ีของหนงั สอื ตามทะเบยี นหนังสอื สง่

๔.๓.๕ กรณีมีหลายไฟล์ ให้ไฟล์สิ่งที่จะส่งไปด้วยใช้ชื่อไฟล์เดียวกับหนังสือแล้วตามด้วยตัวเลข

ตง้ั แต่เลข 1 เปน็ ต้นไปตามลาดับ ทัง้ น้ี โดยไม่ตอ้ งคานึงว่าเป็นตวั เลขเดียวกับตัวเลขของส่งิ ทีส่ ง่ มาด้วยตามที่ระบใุ น

หนังสือหรอื ไม่

ตวั อย่างเช่น 2564 OPM0913 56.pdf

ส่งิ ทสี่ ง่ มาด้วย ๑ 2564_OPM0913_ 56_1.pdf

สิ่งทสี่ ง่ มาดว้ ย ๒ 2564 OPM0913 56 2.pdf

๕. การสง่ ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สือราชการทางอเี มล ใหส้ ่วนราชการดาเนินการดงั นี้

๕.๑ ใหห้ วั หน้าส่วนราชการมอบหมายเจา้ หนา้ ที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางหรอื

เจา้ หน้าทใี่ นสงั กัดสว่ นราชการนน้ั คนหนงึ่ หรอื หลายคนเพ่อื ทาหนา้ ทส่ี ง่ ข้อมลู ขา่ วสารหรือหนงั สอื ของสว่ นราชการ

นน้ั ทางอเี มล

-๔-
๕.๒ ให้เจ้าของเร่อื งนาส่งไฟล์อิเล็กทรอนกิ สต์ าม ๔.๓ รวมท้ังแจ้งทอ่ี ยอู่ ีเมลของผู้รับ
และหมายเลขโทรศพั ทข์ องผูร้ ับ (ถา้ มี) ใหเ้ จ้าหน้าที่ตาม ๕.๑ เพ่ือดาเนินการสง่ อีเมลตอ่ ไป
๕.๓ เมือ่ เจา้ หน้าทตี่ าม ๕.๑ ได้รับเร่ืองแล้ว ให้ปฏบิ ตั ดิ ังนี้

๕.๓.๑ ลงทะเบียนหนังสือส่งโดยระบุเลขทะเบียนส่งตามที่ระบุไว้ในหนังสือส่งโดยให้ปฏิบัติ
เชน่ เดยี วกับการสง่ หนงั สอื เปน็ เอกสาร

๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรียบรอ้ ยของไฟลอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ และลงลายมอื ช่ืออิเลก็ ทรอนิกส์ (digital
signature) (ถ้าม)ี เพอ่ื รบั รองความถกู ต้องของไฟลอ์ ิเลก็ ทรอนกิ ส์นัน้

๕.๓.๓ เขา้ สูร่ ะบบอีเมล โตยในการสง่ หนังสอื ราชการ ให้ใช้ทอี่ ยอู่ เี มลกลางของส่วนราชการตาม
ขอ้ ๑ เท่านัน้

๕.๓.๔ ในส่วนชือ่ เรื่องของอเี มล (subject) ให้ระบุโดยใช้ช่ือเร่ืองตามที่ ระบุในหนังสือ ท้ังน้ี ใน
กรณมี ีการกาหนดช้นั ความเร็ว ให้ระบุชั้นความเร็วในช่อื เรอื่ งของอเี มสตามด้วยเคร่อื งหมายทวิภาค (:) แล้วจึงระบุ
ชอ่ื เรื่อง ตวั อยา่ งเช่น ดว่ นท่สี ดุ : ขอเชญิ ประชมุ คณะกรรมการตรวจรบั พัสดตุ ามสญั ญาเลขท่ี คร้งั ที่

๕.๓.๕ ในเน้ือหาอีเมล ให้จัดรูปแบบเน้ือหาเป็น HTML โดยให้ใช้การเข้ารหัสข้อความ (text
encoding) แบบ UTF-8 และใช้ตัวแบบอกั ษร (font) Arial หรอื Verdana หรอื Times New Roman หรือ font
อ่ืนใดซึ่งรองรบั การแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบนอปุ กรณส์ ่วนใหญ่ได้

๕.๓.๖ เนอื้ หาของอมี ลต้องมกี ารจดั เรยี งและมเี น้อื หาของขอ้ ความดงั ต่อไปน้ี
๕.๓.๖.๑ คาข้ึนต้น ให้ใช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คาข้ึนตัน

สรรพนาม และคาลงท้าย ท่กี าหนดไวใ้ นภาคผนวก ๒ แล้วลงตาแหนง่ ของผูท้ ี่อีเมลนั้นมถี งึ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่
มถี งึ ตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตาแหนง่ หนา้ ท่ี

๕.๓.๖.๒ ข้อความ ให้ลงสรุปสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายหากมีความ
ประสงค์หลายประการให้แยกเปน็ ขอ้ ๆ

๕.๓.๖.๓ คาลงทา้ ย ให้ใชค้ าลงท้ายตามฐานะของผ้รู ับหนังสือตามตารางการใช้คาขึ้นต้น
สรรพนาม และคาลงทา้ ย ที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก ๒

๕.๓.๖.๔ ลงชือ่ ใหพ้ ิมพช์ ื่อส่วนราชการทีส่ ง่ หนังสือนน้ั
๕.๓.๖.๕ ขอ้ มลู ตดิ ตอ่ ให้พิมพ์ชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
และหมายเลขโทรศพั ท์ ทั้งนี้ ใหร้ ะบชุ อื่ เจา้ หน้าทที่ ่เี ป็นเจ้าของเรอ่ื งและหมายเลขโทรศัพท์ทต่ี ดิ ต่อกับเจา้ หนา้ ท่ีน้ัน
ไดไ้ ว้ด้วย
๕.๓.๖.๖ ขอ้ ความขอใหต้ อบกลับ เพ่อื ขอให้ผู้รับอเี มลหรือเจ้าหนา้ ทที่ ี่เกย่ี วข้องแจ้งตอบ
กลบั (reply) ว่าได้รับอเี มลนั้นแลว้ ตัวอย่างเช่น" หากท่านไดร้ บั อีเมลนแ้ี ลว้ กรุณาแจง้ การได้รับกลบั มายงั ทอี่ ยู่
อีเมลน้ีดว้ ย จะขอบคุณยงิ่ "

-๕-

๕.๓.๖.๗ เส้นปดี ข้อความ โดยให้มเี สน้ ประหรือเส้นทีบปิดขอ้ ความยาวดลอดบรรทตั ทอ่ี ยู่ใต้
ขอ้ มลู ติดต่อ เพื่อแสดงใหเ้ ห็นว่าส้ินสุดเน้อื หาของอเี มล

๕.๓.๖.๘ ข้อความจากัดความรับผิดมาตรฐาน ให้พิมพ์ข้อความท้ังภาษาไทยและ
ภาษาอังกฤษ ดังต่อไปนี้

"อเี มล (และ/หรอื เอกสารแนบ) นเี้ ปน็ ขอ้ มลู ทเี่ ปน็ ความลับ และอาจเปน็ ข้อมลู ที่เป็นเอก
สิทธ์เิ ฉพาะบุคคล การนาข้อมูลดงั กล่าวไปใช้หรือเปดิ เผยใหบ้ คุ คลอ่นื ใดล่วงรู้ เปน็ การกระทาท่ไี ม่ได้รบั อนุญาต
หากทา่ นมไิ ดเ้ ปน็ บุคคลทอ่ี เี มลฉบับนร้ี ะบุถงึ แล้ว กรุณาลบอเี มลนอ้ี อกจากคอมพิวเตอรท์ ่ที ่านได้รบั ทั้งนี้
ขอขอบคุณหากท่านไต้แจง้ ผสู้ ่งถึงการจัดสง่ อเื มล

This e-mail (and/or attachments) is confidentialand may be privileged. Use
or disclosure of it by anyone other than a designatedaddressee is unauthorized. If you are not
an intended recipient, please deletethis e-mail from the computer on which you received it. We
thank you fornotifying us immediately."

๕.๓.๗ ใหร้ ะบุท่อี ยอู่ ีเมลของผรู้ ับไว้ในช่อง "ถงึ " (โo) โดยในกรณีทม่ี ผี ้รู บั หลายคนใหเ้ รยี งลาดบั ที่
อยอู่ เี มลในช่องเดยี วกนั แตส่ าหรบั กรณที ีต่ ้องสง่ อเี มลทส่ี ง่ ออกเป็นสาเนาให้บคุ คลอื่นใดด้วยแล้ว ให้ระบทุ ่อี ยูอ่ เี มล
ของผรู้ บั สาเนาในชอ่ ง "สาเนาถงึ " (CC) โดยใหส้ ง่ สาเนาไปยงั ทอี่ ยู่อเี มลของเจ้าของเรอ่ื งด้วย (ถ้าม)ี และให้ใชช้ อ่ ง
"สาเนาลบั ถงึ " (8CC) สาหรบั กรณีดังต่อไปนี้

๕.๓.๗.๑ การส่งไปจัดเกบ็ เปน็ สาเนาภายในระบบของสว่ นราชการ
๕.๓.๗.๒ การสง่ หนงั สอื ไปยงั ผ้รู บั จานวนเกนิ กวา่ หนงึ่ คนซ่งึ สว่ นราชการเห็นว่าจาเปน็ ตอ้ งมี
การปกปิดไม่ใหผ้ รู้ บั ทราบวา่ ได้สง่ ไปยังบุคคลอ่นื ดว้ ย
๕.๓.๘ ก่อนการสง่ อมี ลออก ใหเ้ จ้าหน้าทีต่ าม ๕.๑ แนบหนังสือและสิ่งท่ีจะส่งไปด้วยท่ีเป็นไฟล์
อเิ ล็กทรอนิกสป์ ระเภท PDF และไฟล์อ่ืนใด (ถา้ ม)ี พร้อมทง้ั ตรวจสอบความถกู ต้องอีกคร้ังหนึง่ หากเห็นว่าถูกต้อง
ครบถว้ น ให้ลงลายมอื ชอ่ื อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (digital signature) (ถา้ ม)ี เพอ่ื รบั รองความถกู ต้องและสง่ อีเมลน้นั พร้อม
ทั้งบันทึกในทะเบียนหนังสอื ส่งด้วยวไ่ ดส้ ่งหนงั สอื
๕.๓.๙ ในกรณที ี่ไฟลอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ท่ีจะแนบไปกบั อีเมลมีขนาดใหญ่เกนิ กว่าทจี่ ะสามารถแนบไป
ได้แล้ว ให้นาไฟส์อิเล็กทรอนิกสด์ ังกลา่ วไปจัดเก็บไว้ในที่ท่ีผู้รับอีเมลหรือผู้รับหนังสือสามารถเข้าถึงได้ตามท่ีส่วน
ราชการกาหนด และให้คัดลอกทอ่ี ย่ขู องไฟลอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์นน้ั ไประบไุ วใ้ นสว่ นเนอื้ หาของอีเมลแทน
๕.๓.๑๐ ภายหลังจากได้ส่งอีเมลแล้ว หากได้รับการตอบกลับ (reply) ตาม ๓.๒ ว่าได้รับอีเมล
แลว้ ใหเ้ จ้าหนา้ ทีต่ าม ๕.๑ ส่งตอ่ (forward) อเี มลตอบกลบั ดงั กลา่ วใหเ้ จ้าของเร่ือง

-๖-

๕.๓.๑๑ ในกรณที ่ีปรากฎวา่ ไม่สามารถส่งอมี ลไปยังผรู้ ับไดแ้ ลว้ ให้เจา้ หน้าทต่ี าม ๕.๑ ตรวจสอบ
และแกไ้ ขทีอ่ ยูอ่ ีเมลใหถ้ กู ตอ้ งตามทมี่ ีการประกาศเผยแพร่หรือทไ่ี ดใ้ ห้ไวแ้ ก่สว่ นราชการน้ันแล้วส่งใหม่อีกครั้งหาก
ตรวจสอบพบวา่ ถกู ต้องแล้วหรอื ไมส่ ามารถแกไ้ ขท่ีอยู่อเี มลได้ ใหแ้ จง้ เจา้ ของเร่ืองโดยเร็ว

๕.๔ เมอ่ื ได้รับแจ้งว่าไม่สามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของหน่วยงานหรือบุคคลผู้รับอีเมลตามท่ีมีการ
ประกาศเผยแพร่หรอื ท่ไี ดใ้ หไ้ ว้แกส่ ว่ นราชการนั้น ให้เจา้ ของเรื่องติดตอ่ หน่วยงานหรอื บคุ คลผู้รับอีเมลเพ่ือยืนยันท่ี
อยูอ่ ีเมลทีส่ ามารถรบั สง่ ได้ และแจ้งเจา้ หน้าทตี่ าม ๕.๑ เพื่อดาเนินการสง่ ตาม ๕.๓ อีกครง้ั หากเจา้ หน้าทีต่ าม ๕.๑
ส่งอเี มลไปยงั ทอี่ ย่อู ีเมลท่ีได้รับการยนื ยันหรือแจ้งใหมแ่ ลว้ แตย่ งั ไม่สามารถส่งไดส้ าเร็จ ให้สว่ นราชการนั้ดาเนินการ
สง่ หนงั สอื ใหห้ นว่ ยงานหรอื บคุ คลดงั กลา่ วดว้ ยวธิ ีการอืน่ ตอ่ ไป เพ่ือให้ส่งหนังสือนั้นได้โดยไม่เกิดความเสียหายแก่
ราชการ ทัง้ น้ี ในกรณที ่ีผ้รู ับหนังสอื เปน็ หน่วยงานของรฐั ให้ผสู้ ง่ ระบุเหตุการณ์ท่ีไม่สามารถส่งหนังสือนั้นโตยทาง
อเี มลได้ไวใ้ นหนงั สอื นัน้ เพอ่ื ใหห้ วั หน้าหนว่ ยงานผู้รับได้ทราบด้วย

๕.๕ กรณีอเี มลท่ีมีการกาหนดช้ันความเร็วประเภทด่วนที่สุด หรือมีผลให้ผู้รับต้องดาเนินการอย่างหน่ึง
อย่างใดภายในกาหนดเวลาแล้ว ใหเ้ จ้าของเร่ืองมหี น้าท่ีตดิ ต่อเจา้ หน้าทีข่ องผู้รับทางโทรศัพท์หรือช่องทางนใดเพื่อ
ยนื ยนั ว่าได้รับหนังสือนั้นแลว้ ภายหลงั จากท่ีเจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ ได้จัดส่งอีเมล และเม่ือได้รับแจ้งแล้ว ให้เจ้าของ
เรอ่ื งแจง้ ให้เจ้าหน้าท่ตี าม ๕.๑ บนั ทึกไว้ในหมายเหตขุ องทะเบยี นหนงั สือสง่ ว่าได้ยืนยันกับผู้รับแล้ว พร้อมทั้งระบุ
วันและเวลาทีไ่ ด้รับการยนื ยันจากผู้รบั ด้วยท้งั น้ี เวน้ แต่กรณีทีไ่ ดร้ บั การตอบกลบั ว่าไดร้ ับอิ่มลแล้ว จะไม่ดาเนนิ การ
ตามขอ้ น้กี ไ็ ด้

๕.๖. ในกรณที ่ีส่วนราชการใดอนุญาตหรือจัดให้มีที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ ๑ สาหรับหน่วยงานในสังกัดท่ี
ตั้งอยู่ในภูมิภาค หรือหน่วยงานในสังกัดท่ีจาเป็นต้องมีหน่วยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลาง
หรอื กรณีมเี หตผุ ลความจาเปน็ อ่ืนใด ให้หัวหนา้ หน่วยงานนัน้ มอบหมายเจา้ หนา้ ท่ขี องหน่วยงานคนหนึ่งหรือหลาย
คนเพ่อื ทาหนา้ ท่ีรับหรอื สง่ หนังสือทางอีเมสกลางดังกล่าว และให้นาความในข้อ ๒ ข้อ ๓ ข้อ ๔ และข้อ ๕ มาใช้
บงั คบั แก่หน่วยงานนั้นด้วยโตยอนโุ ลม

รหสั ตวั อกั ษรโรมนั ประจาสว่ นราชการ
แนบทา้ ยภาคผนวก ๗

หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ
โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

๑. รหสั ตวั อกั ษรโรมันประจากระทรวง ทบวง และสว่ นราชการทีไ่ มส่ งั กดั สานักนายกรฐั มนตรีกระทรวง

หรือทบวง ให้กาหนดไว้ ดังน้ี

สานักนายกรฐั มนตรี OPM

กระทรวงกลาโหม MOD

กระทรวงการคลงั MOF

กระทรวงการตา่ งประเทศ MFA

กระทรวงการทอ่ งเทย่ี วและกฬี า MOTS

กระทรวงการพฒั นาสงั คมและความม่ันคงของมนุษย์ SDHS

กระทรวงการอดุ มศึกษา วทิ ยาศาสตร์ วิจยั และนวตั กรรม HESI

กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ MOAC

กระทรวงคมนาคม MDES

กระทรวงดิจทิ ัลเพือ่ เศรษฐกจิ และสงั คม MOT

กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาติและสิ่งแวดลอ้ ม MNRE

กระทรวงพลงั งาน MENE

กระทรวงพาณชิ ย์ MOC

กระทรวงมหาดไทย MOI

กระทรวงยตุ ิธรรม MOJ

กระทรวงแรงงาน MOL

กระทรวงวัฒนธรรม MCUL

กระทรวงศึกษาธกิ าร MOE

กระทรวงสาธารณสขุ MOPH

กระทรวงอุตสาหกรรม

สานกั งานพระพทุ ธศาสนาแห่งชาติ ONAB

สานกั งานคณะกรรมการพเิ ศษเพอ่ื ประสานงานโครงการ RDPB

อนั เนอื่ งมาจากพระราชดาริ

สานักงานราชบณั ฑิตยสภา ORST

สานักงานตารวจแหง่ ชาติ RIT

สานกั งานปอ้ งกันและปราบปรามการฟอกเงนิ AMLO

สานักงานคณะกรรมการป้องกันและปราบปรามการทจุ รติ ในภาครฐั PACC

๒. รหสั ตวั อักษรโรมนั ประจาจงั หวดั และกรงุ เทพมหานคร ให้กาหนดไว้ ดังนี้

กระบี่ KBI ปตั ตานี PTN สระแกว้ SKW
SRI
กรุงเทพมหานคร BKK พะเยา PYO สระบุรี SBR
STI
กาญจนบุรี KRI พระนครศรีอยธุ ยา AYA สงิ หบ์ รุ ี SPB
SRN
กาฬสินธุ์ KSN พังงา PNA สโุ ขทัย NKI
NBP
กาแพงเพชร KPT พัทลงุ PLG สพุ รรณบรุ ี NBP
ATG
ขอนแก่น KKN พจิ ิตร PCK สรุ าษฎรธ์ านี ACR
UDN
จันทบรุ ี CHI พิษณุโลก PLK หนองคาย UTT
UTI
ฉะเชิงเทรา CCO เพชรบรุ ี PBI สรุ ินทร์ UBN

ชลบรุ ี CBI เพชรบรู ณ์ PNB หนองบัวลาภู

ชัยนาท CNT แพร่ PRE อา่ งทอง

ชัยภมู ิ CPM ภเู ก็ต PKT อานาจเจรญิ

ชมุ พร CPN มหาสารคาม MKM อดุ รธานี

เชยี งราย CRI มุกดาหาร MDH อุตรดติ ถ์

เชียงใหม่ CMI แมฮ่ ่องสอน MSN อุทยั ธานี

ตรงั TRG ยโสธร YST อบุ ลราชธานี

ตราด TRT ยะลา YLA

ตาก TAK ร้อยเอ็ด RET

นครนายก NYK ระนอง RNG

นครปฐม NPT ระยอง RYG

นครพนม NPM ราชบรุ ี RBR

นครราชสีมา NMA ลพบรุ ี LRI

นครศรีธรรมราช NRT ลาปาง LPG

นครสวรรค์ NSN ลาพนู LPN

นนทบุรี NBI เลย LEI

นราธวิ าท NWT ศรสี ะเกษ SSK

น่าน NAN สกลนคร SNK

บึงกาฬ BKN สงขลา SKA

บรุ รี มั ย์ BRM สตูล STN

ปทมุ ธานี PTE สมุทรปราการ SPK

ประจวบครี ขี นั ธ์ PKN สมุทรสงคราม SKM

ปราจีนบุรี PRI สมุทรสาคร SKN