ประเภทของหนังสือราชการทั้งหมด 6 ประเภท

ประเภทของหนังสือราชการทงั้ หมด 6 ประเภท

1.หนงั สอื ภายนอก คอื หนงั สือติดตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพธิ ี โดยใชก้ ระดาษตราครุฑเขียนเป็นหนงั สือ

ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงานอ่ืนใด ซ่งึ มิใชส่ ว่ นราชการ หรอื มีถึงบคุ คลท่วั ไป

ใชใ้ นโอกาสท่ีตดิ ตอ่ ราชการระหวา่ งกระทรวงหน่งึ หรือกรมหนง่ึ หรอื จงั หวดั หนง่ึ หรอื สว่ นราชการแหง่ ใด

แหง่ หนง่ึ กบั กระทรวงอ่ืน หรือกรมอ่ืน หรือจงั หวดั อ่ืน หรอื หนว่ ยงานอ่ืน หรอื กบั บคุ คลท่วั ไป
สว่ นท่ี 1 : หวั เร่อื ง
1. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะ และเลขประจ าของเจา้ ของเร่อื ง ตามท่ีก าหนดไวใ้ นระเบยี บส านกั
นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ย งานสารบรรณ ทบั เลขทะเบียนหนงั สือสง่ เลขท่ีหนงั สือประจ าหนว่ ยงานในสงั กดั กรม
สรรพสามติ ใชต้ ามหนงั สือส านกั งาเลขานกุ ารกรม ดว่ นท่ีสดุ ท่ี กค 0601/ว 22 ลงวนั ท่ี 31 มกราคม
2551
2. สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ

- ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ สถานท่ีราชการ หรือ คณะกรรมการท่ีเป็นเจา้ ของหนงั สือนนั้

- โดยปกตใิ หล้ งท่ีตงั้ ดว้ ย

3. เร่อื ง

• เขียนเป็นวลี หรือประโยคสนั้ ๆ

• ใชภ้ าษางา่ ย และชดั เจน

• ตรงประเดน็ และตรงกบั ส่วนสรุป

• ไมซ่ า้ กบั เร่อื งอ่ืน

• ใชภ้ าษาเขียนท่ีสภุ าพ และรกั ษาน้ าใจผรู้ บั

4. คาขนึ้ ตน้ ใชต้ ามฐานะของผรู้ บั หนงั สือตามท่ีกาหนดไวใ้ นระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสาร

บรรณ โดยท่วั ไปใช้ คาวา่ “เรียน” ตามดว้ ย ต าแหนง่ ของผรู้ บั หนงั สือ หรอื ช่ือบคุ คลท่ีรบั หนงั สือ

5. อา้ งถึง (ถา้ มี) - ใหอ้ า้ งถงึ หนงั สือท่ีเคยมีติดตอ่ กนั มาเฉพาะ หนงั สือท่ีสว่ นราชการผรู้ บั หนงั สือไดร้ บั มา

ก่อน หากมีหลายฉบบั ใหอ้ า้ งฉบบั สดุ ทา้ ย





2.หนงั สือภายใน คือ หนงั สือตดิ ตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ หนงั สือ ภายนอก เป็นหนงั สือติดตอ่

ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดยี วกนั ใชก้ ระดาษบนั ทึก ขอ้ ความ (การใชห้ นงั สือภายใน สว่ น
ราชการมกั นิยมใชเ้ ฉพาะเร่ืองท่ีตดิ ตอ่ ภายในกรมเดยี วกนั เป็นสว่ นใหญ่ หากมีหนงั สือไปตา่ งกรมแมอ้ ยใู่ น
กระทรวงเดียวกนั มกั นยิ มใชห้ นงั สือราชการ ภายนอก)

1. สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ - ลงช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือ หรือ
หนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือ โดยมี รายละเอียดพอสมควร โดยปกตถิ า้ สว่ นราชการท่ีออกหนงั สืออยใู่ นระดบั
กรมขนึ้ ไป ใหล้ งช่ือสว่ นราชการเร่ือง ทงั้ ระดบั กรมและกอง ถา้ สว่ นราชการท่ีออกหนงั สืออยใู่ นระดบั ต่ ากวา่
กรมลงมา ใหล้ งช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองเพียงระดบั กองหรอื สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง ตอ่ ดว้ ยหมายเลข
โทรศพั ทภ์ ายในของสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื งนนั้

2. วนั เดือน ปี - ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของ พ.ศ. ท่ีออกหนงั สือ

3. เร่อื ง

• เขียนเป็นวลี หรือประโยคสนั้ ๆ

• ใชภ้ าษางา่ ย และชดั เจน

• ตรงประเดน็ และตรงกบั ส่วนสรุป

• ไมซ่ า้ กบั เร่อื งอ่ืน

• ใชภ้ าษาเขียนท่ีสภุ าพ และรกั ษานา้ ใจผรู้ บั

4. คาขนึ้ ตน้ ใชต้ ามฐานะของผรู้ บั หนงั สือตามท่ีก าหนดไวใ้ นระเบียบส านกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสาร
บรรณ โดยท่วั ไปใช้ คาว่า “เรียน” ตามดว้ ย ตาแหนง่ ของผรู้ บั หนงั สือ หรอื ช่ือบคุ คลท่ีรบั หนงั สือ

5. อา้ งถงึ (ถา้ มี) - การอา้ งถงึ จะไมป่ รากฏท่ีหวั หนงั สือ แตจ่ ะอยใู่ นเนือ้ ความส่วนแรกของหนงั สือ

6. ส่งิ ท่ีสง่ มาดว้ ย (ถา้ มี) ใหก้ ลา่ วถงึ ส่งิ ท่ีสง่ มาดว้ ยในสว่ นเนือ้ หา โดยเขียนใหม้ ีการเช่ือมโยงถึงกนั เพ่ือ
ความชดั เจนดว้ ย





3.หนงั สือประทบั ตรา คือ หนงั สือท่ีใชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมขนึ้ ไป

โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองหรือผทู้ ่ีไดร้ บั มอบหมายจาก หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขึน้ ไปเป็น
ผรู้ บั ผิดชอบลงช่ือยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ งั้ ระหวา่ งสว่ นราชการกบั สว่ นราชการ และ
ระหวา่ งสว่ นราชการกบั บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีท่ีไมใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั

1. การขอรายละเอียดเพ่มิ เติม

2. การสง่ สาเนาหนงั สือ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร

3. การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ ก่ียวกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน

4. การแจง้ ผลงานท่ีไดด้ าเนินการไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการท่ีเก่ียวขอ้ งทราบ

5. การเตือนเร่ืองท่ีคา้ ง

6. เร่ืองซ่งึ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขนึ้ ไปกาหนดโดยทาเป็นคาส่งั ใหใ้ ชห้ นงั สือประทบั ตรา

1. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้

2. ถงึ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลท่ีหนงั สือนนั้ มีถงึ เชน่ ถงึ กรมพฒั นาท่ีดนิ , นายขจร

เพียรทา

3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย

4. ช่ือสว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สือออก ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สือออก

5. ตราช่ือสว่ นราชการ ใหป้ ระทบั ตราช่ือสว่ นราชการดว้ ยหมกึ แดง และใหผ้ รู้ บั ผดิ ชอบลงลายมือช่ือยอ่

กากบั ตรา

6. วนั เดอื น ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราช ท่ีออกหนงั สือ

7. สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือ





4.หนงั สอื ส่งั การ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาส่งั ระเบียบ และขอ้ บงั คบั

– คาส่งั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั การใหป้ ฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใหใ้ ชก้ ระดาษตรา
ครุฑ

1. คาส่งั ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หรือตาแหนง่ ของผมู้ ีอานาจท่ีออกคาส่งั

2. ท่ี ใหล้ งเลขท่ีท่ีออกคาส่งั โดยเรม่ิ ฉบบั แรกจากเลข 1 เรยี งเป็นลาดบั ไปจนสนิ้ ปีปฏิทินทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราช ท่ีออกคาส่งั เช่น 3/2556

3. เร่อื ง ใหล้ งช่ือเร่อื งท่ีออกคาส่งั

– ระเบียบ คอื บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ท่ีไดว้ างไวโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไมก่ ็ได้ เพ่ือ
ถือเป็นหลกั ปฏิบตั งิ านเป็นการประจา ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

1. ระเบียบ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกระเบยี บ

2. ว่าดว้ ย ใหล้ งชอ่ื ของระเบียบ

3. ฉบับท่ี ถา้ เปน็ ระเบยี บทก่ี ล่าวถึงเปน็ ครัง้ แรกในเร่ืองนนั้ ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถา้ เปน็
ระเบียบ ร่ืองเดียวกนั ท่ีมกี ารแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเป็น ฉบับท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั

– ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ท่ีกาหนดใหใ้ ช้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายท่ีบญั ญตั ิ
ใหก้ ระทาได้ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

1. ขอ้ บงั คบั ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกขอ้ บงั คบั

2. วา่ ดว้ ย ใหล้ งช่ือของขอ้ บงั คบั

3. ฉบบั ท่ี ถา้ เป็นขอ้ บงั คบั ท่ีกลา่ วถึงเป็นครงั้ แรกในเร่ืองนนั้ ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบบั ท่ีเทา่ ใด แตถ่ า้ เป็น
ขอ้ บงั คบั เร่ืองเดยี วกนั ท่ีมีการแกไ้ ขเพ่มิ เตมิ ใหล้ งเป็นฉบบั ท่ี 2 และท่ีถดั ๆ ไปตามลาดบั

4. พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกขอ้ บงั คบั

5. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่ือแสดงถึงความมงุ่ หมายท่ีตอ้ งออกขอ้ บงั คบั และอา้ งถงึ กฎหมายท่ีให้

อานาจออกขอ้ บงั คบั





5.หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว

– ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศ หรอื ชีแ้ จงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใหใ้ ช้
กระดาษตราครุฑ
1. ประกาศ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกประกาศ
2. เร่ือง ใหล้ งช่ือเร่อื งท่ีประกาศ
3. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ีประกาศ
4. ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกประกาศ
5. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือช่ือออกประกาศ และพมิ พช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ
– แถลงการณ์ คอื บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความ เขา้ ใจในกิจการของทางราชการ หรือ
เหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่วั กนั ใหใ้ ชก้ ระดาษครุฑ
1. แถลงการณ์ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกแถลงการณ์
2. เร่อื ง ใหล้ งช่ือเร่ืองท่ีออกแถลงการณ์
3. ฉบบั ท่ี ใชใ้ นกรณีท่ีจะตอ้ งออกแถลงการณห์ ลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วท่ีตอ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ท่ีเรยี ง
ตามลาดบั ไวด้ ว้ ย
4. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณแ์ ละขอ้ ความท่ีแถลงการณ์
5. สว่ นราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกแถลงการณ์
– ขา่ ว คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการเหน็ สมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ

1. ขา่ ว ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกขา่ ว
2. เร่อื ง ใหล้ งช่ือเร่อื งท่ีออกขา่ ว
3. ฉบบั ท่ี ใชใ้ นกรณีท่ีจะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเร่อื งเดียวท่ีตอ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ท่ีเรียงตามลาดบั ไว้

ดว้ ย







6.หนงั สอื ท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สือท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาขนึ้

นอกจากท่ีกลา่ วแลว้ ขา้ งตน้ และสว่ นราชการรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือ
รบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออ่ืน

– หนงั สือรบั รอง คือ หนงั สือท่ีสว่ นราชการออกใหเ้ พ่ือรบั รองแก่บคุ คล นิตบิ คุ คล หรือหนว่ ยงานเพ่ือ
วตั ถปุ ระสงคอ์ ยา่ งหนง่ึ อยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บคุ คลโดยท่วั ไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง ใหใ้ ชก้ ระดาษครุฑ\

1. สว่ นราชการท่ีออกขา่ ว ใหล้ งช่ือสว่ นราชการท่ีออกขา่ ว

2. เลขท่ี ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือรบั รองโดยเฉพาะ เร่มิ ตงั้ แตเ่ ลข ท่ี 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนถึงสิน้ ปีปฏิทิน
ทบั เลขปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สือรบั รอง หรือลงเลขท่ีของหนงั สือท่วั ไปตามแบบหนงั สือภายนอกอยา่ งหน่งึ
อยา่ งใด

3. สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการซง่ึ เป็นเจา้ ของหนงั สือนนั้ และจะลงสถานท่ีตงั้ ของ
สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือดว้ ยก็ได้

4. ขอ้ ความ ใหล้ งขอ้ ความขนึ้ ตน้ ว่า หนงั สือฉบบั นีใ้ หไ้ วเ้ พ่ือรบั รองวา่ แลว้ ตอ่ ดว้ ยช่ือบคุ คล นิตบิ คุ คล
หรอื หนว่ ยงานท่ีทางราชการรบั รองในกรณีเป็นบคุ คลใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ โดยมีคานาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ
ตาแหนง่ หนา้ ท่ี และสงั กดั หนว่ ยงานท่ีผนู้ นั้ ทางานอยอู่ ย่างชัดแจง้ แลว้ จงึ ลงขอ้ ความท่ีรบั รอง

– รายงานการประชมุ คอื การบนั ทกึ ความคิดเหน็ ของผมู้ าประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ และมตขิ องท่ีประชมุ ไว้
เป็นหลกั ฐาน

1. รายงานการประชมุ ใหล้ งช่ือคณะท่ีประชมุ หรอื ช่ือการประชมุ นนั้

2. ครงั้ ท่ี ใหล้ งครงั้ ท่ีประชมุ เชน่ ครงั้ ท่ี ๕/๒๕๔๗

3. เม่ือ ใหล้ งวนั เดือนปีท่ีประชมุ เชน่ วนั จนั ทรท์ ่ี ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๗มีผมู้ าประชมุ แทนใหล้ งช่ือผมู้ า
ประชมุ แทน และลงวา่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรือตาแหนง่ ใด

– บนั ทกึ คือ ขอ้ ความซง่ึ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา หรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาส่งั การแก่
ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่ีเจา้ หนา้ ท่ี หรือหนว่ ยงานระดบั ต่ากวา่

– หนงั สืออ่ืน คือ หนงั สือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดขนึ้ เน่ืองจากการปฏิบตั งิ านของเจา้ หนา้ ท่ีเพ่ือเป็น
หลกั ฐานในทางราชการ ซ่งึ รวมถึงภาพถ่าย ฟิลม์ แถบบนั ทกึ เสียง แถบบนั ทกึ ภาพดว้ ย