LAPORAN PRA AUDIT MS ISO 37001:2016 ABMS TAHUN : 2023 Disediakan Oleh: PASUKAN JURUAUDIT ABMS JPJ NEGERI PAHANG
Bil Senarai Nama Juruaudit Jawatan / Gred 1 Norirman Bin Mansor J44 2 Zulhalmi Bin Darwis KP44 3 Hidayatussarizal Bin Sarmin KP41 4 Rohaizad Bin Jamil KP41 5 Ahmad Zaki Yamani Bin Bidin KP38 6 Mohd Helmi Bin Ahmad KP32 7 Rohana Binti Badawi W32 8 Mohd Zulkarnain Bin Ismail KP29 9 Mohd Aza Hafiza Bin Othman KP29 10 Norfazdlina Binti Mohd Khalil KP29 11 Mohd Hafizuddin Bin Anuar JA29 12 Md Rosli Bin Mohamed KP26 13 Nor Shamsidar Binti Ahmad Khalid W22 PASUKAN JURUAUDIT ABMS:
Bil Senarai Nama Juruaudit Jawatan / Gred 1 Nor Siti Hawa Binti Mohd Norsaii N32 2 Badariah Binti Wahid KP29 3 Noor Azlin Binti Abd Rashid KP29 4 Rokiah Binti Abdul Hadi KP29 5 Nurul Salwani Binti Mohamed KP29 6 Asuhana Binti Yusof Latif KP29 7 Norhayani Binti Khalid KP29 8 Nasrul Hafizi Bin Alias KP29 9 Noor Amieza Saila Binti Zulkafli N29 10 Umi Sherliza Binti Mokhtar KP19 PASUKAN JURUAUDIT ABMS: LANTIKAN BARU
BIL BAHAGIAN/UNIT KETAKAKURAN (NCR) MAJOR MINOR OFI TOTAL 1 JPJ CAWANGAN BENTONG 0 0 0 0 2 JPJ CAWANGAN JENGKA 0 0 2 2 3 JPJ CAWANGAN MUADZAM SHAH 0 3 6 9 4 STESEN PENGUATKUASA KARAK 0 1 1 2 5 STESEN PENGUATKUASA SANGGANG 0 2 2 4 6 STESEN PENGUATKUASA KEDAIK 0 0 1 1 7 JPJ KUANTAN (PENGURUSAN) 0 2 0 2 8 JPJ KUANTAN (PENGUATKUASA) 2 2 0 4 9 JPJ KUANTAN (PELESENAN PEMANDU) 0 0 3 3 10 JPJ KUANTAN (PELESENAN KENDERAAN) 0 3 0 3 JUMLAH KESELURUHAN 2 14 16 30 STATISTIK PRA AUDIT ABMS:
PECAHAN MENGIKUT KLAUSA: KLAUSA 4 5 6 7 8 9 10 BIL. NCR 13 4 2 4 20 0 0 % 30% 9% 5% 9% 47% 0 0 0 10 20 30 40 50 ANALISA STATISTIK (KLAUSA):
PENEMUAN KETIDAKURAN (NCR)
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1 Tidak patuhi Arahan Jabatan Bil 7 Tahun 2019/W dan SOP Pengurusan Dan Penggunaan Notis Terkawal Bahagian Penguatkuasa Bil.3 Tahun 2019/K. Tiada tandatangan ringkas oleh penyelia kaunter ke dalam KEW67 sebelum dokumen terkawal dikeluarkan dan diagihkan. 8.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: JPJ CAWANGAN BENTONG
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Tidak patuhi PPM AM 2.4 dan SOP SPBK BIL. 12/2016 – Pengurusan Kenderaan Penguatkuasa. Rekod Kenderaan JPJ4999 : KEW.PA-9 - Rekod peminjam kenderaan JPJ 385 adalah PP Mohamed Azarienisham tetapi di buku Log PP Zakaria 4.1 5.1 OFI 2. Minit Mesyuarat Bahagian Pelesenan Kenderaan Bil.2/ 2019. Salinan Photostat kad pengenalan pelanggan tidak di palang dalam simpanan fail’ ‘batching. 8.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: JPJ CAWANGAN JENGKA
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1 Gagal patuhi Arahan Jabatan Bil. 5 Tahun 2019/I – Pengisytiharan Wang Saku. Tidak isytihar wang saku . Tidak nyatakan tujuan bawa lebih RM150.00. Tiada tandatangan penyelia. 7.5 8.3 MINOR 2. Tidak patuhi SP Bahagian Pengurusan Bil. 1 Tahun 2015 – Garis Panduan Penggunaan Sistem Pengurusan Masa & Kehadiran (TAMS) JPJ Malaysia. Rekod TAMS ridak diselenggara/dikemaskini.Rekod diserahkan ke BKP JPJ Kuantan tetapi tidak disimpan sesalinan di dalam fail . 4.1 OFI 3. Tidak patuhi PPM WP 4.1 dan AM 2.4. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan(Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan) Penggunaan Borang KEW.PA 9 tidak diasingkan antara GIRN,SMED dan Peralatan Penguatkuasa. 4.1 5.1 OFI 4. Tidak patuhi PKPA Bil. 4 Tahun 2018 – rujuk Format Penyediaan myPortfolio para 5(iii)(a). myPortfolio tidak dikemaskini. JD daripada HRMIS tidak dicetak oleh semua kakitangan kecuali Ketua Cawangan. 4.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: JPJ CAWANGAN MUADZAM SHAH
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 5. Tidak patuhi Arahan Jabatan Bil. 8 Tahun 2005/K – Arahan Tetap Pegawai Pengangkutan Jalan No.5. Buku Diari Saku tidak dikemaskini. 7.5 8.3 OFI 6. Gagal patuhi SOP Selepas Ujian Motokar Bahagian II- para 6.1.2 Tiada cap nama penguji dan tandatangan di elemen D Bahagian II Motokar (DA). 8.1 MINOR 7. Tidak patuhi PPM WP4.1 dan SOP SPBK BIL. 12/2016 – Pengurusan Kenderaan Penguatkuasa. Lampiran A (Rekod Pergerakan Harian Kenderaan Penguatkuasa) tidak direkodkan. 4.1 5.1 8.3 OFI 8. Tidak patuhi SPANM Bil.13 tahun 2014 (Penyata Pemungut P1246) Pegawai yang memperakui II, pegawai juga adalah pegawai yang sepatutnya mengesahkan cetakan bank. Semua cetakan bank disahkan oleh Ketua Cawangan. 8.1 OFI 9. Gagal patuhi SOP Prosedur Dan Tatacara Pengurusan Ujian Kekompetenan Memandu Bagi Semua Kelas Lesen.(Tajuk 01) Penguji tidak mengikut Jadual tugas harian. Ketua Penguji bertugas sebagai penguji praktikal. Borang pembahagian calon disahkan oleh Ketua Penguji. Jadual Tugas Harian disediakan oleh Ketua penguji. 8.1 MINOR BAHAGIAN/UNIT: JPJ CAWANGAN MUADZAM SHAH
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1 Gagal patuhi Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2004 & Surat Pekeliling BKP Bil. 1 Tahun 2019. Tiada pusingan kerja (lebih 5 tahun). 6.1 MINOR 2. Tidak patuhi SP Bahagian Pengurusan Bil. 1 Tahun 2015 – Garis Panduan Penggunaan Sistem Pengurusan Masa & Kehadiran (TAMS) JPJ Malaysia. Fail Rekod kehadiran TAMS Ketua Stesen Penguatkuasa tidak diselenggara/dikemaskini.Tiada helaian rekod kehadiran disimpan di dalam fail. 4.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: STESEN PENGUATKUASA KARAK
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Gagal patuhi Arahan Jabatan Bil. 5 Tahun 2019/I – Pengisytiharan Wang Saku. Tidak isytihar wang saku . 7.5 8.3 MINOR 2. Gagal patuhi Arahan Keselamatan – Kawalan Mesin Penyalin. Tidak dikemaskini dari tarikh 12/09/2022. 4.1 8.4 MINOR 3. Tidak patuhi PPM AM 2.4 dan SOP SPBK BIL. 12/2016 – Pengurusan Kenderaan Penguatkuasa. Rekod Kenderaan JPJ4999 : KEW.PA-9 - Rekod peminjam kenderaan WQT 5275 adalah PP Mohd Hanafi tetapi di buku Log PP Hafis 4.1 5.1 OFI 4. Tidak patuhi Arahan Jabatan Bil 7 Tahun 2019/W dan SOP Pengurusan Dan Penggunaan Notis Terkawal Bahagian Penguatkuasa Bil.3 Tahun 2019/K. Tiada catatan oleh penyelia di dalam buku KEW.67 berkenaan tarikh habis digunakan(Tidak kemaskini). 8.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: STESEN PENGUATKUASA SANGGANG
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Tidak patuhi SP Bahagian Pengurusan Bil. 1 Tahun 2015 – Garis Panduan Penggunaan Sistem Pengurusan Masa & Kehadiran (TAMS) JPJ Malaysia. Rekod TAMS ridak diselenggara/dikemaskini.Rekod TAMS KP22 Mohd Hafiz Khalid tiada catatan. 4.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: STESEN PENGUATKUASA KEDAIK
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Gagal patuhi Pekeliling Perkhidmatan Bil.3/2013 Pemilikan dan Pengisytiharan Oleh Pegawai Awam 2 Orang yang masih belum kemaskini pengisytiharan harta di SPK Karak dan JPJ Raub. 4.1 MINOR 2. Gagal patuhi Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2004 & Surat Pekeliling BKP Bil. 1 Tahun 2019. Tiada pusingan kerja (lebih 5 tahun). 6.1 MINOR BAHAGIAN/UNIT: JPJ KUANTAN(PENGURUSAN)
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Gagal patuhi surat Penurunan Kuasa menimbang kenderaan Sek.82(1) Semua anggota penguatkuasa tiada kuasa untuk menimbang kenderaan Sek.82(1) APAD 2010. 4.1 MAJOR 2. Gagal patuhi Arahan Keselamatan (surat Lantikan pemegang kunci kabinet Fail Sita dan Kandang Sita oleh Ketua Bahagian) Pelantikan pegawai dibuat oleh Ketua Unit sahaja. 4.1 8.2 MINOR 3. Gagal patuhi Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/2007- Panduan Pengurusan Pejabat Tiada rekod permohonan keluar pejabat (HRMIS) untuk urusan persendirian(contoh :pergi klinik,urusan sekolah anak,Bank) pada bulan Mei 2023. 4.1 MAJOR 4. Gagal patuhi Arahan Jabatan Bil. 5 Tahun 2019/I – Pengisytiharan Wang Saku. Tidak isytihar wang saku . Tidak nyatakan tujuan bawa lebih RM150.00. Tiada tandatangan penyelia/penyemak. Tidak diselenggara/dikemaskini. 7.5 8.3 MINOR BAHAGIAN/UNIT: JPJ KUANTAN(PENGUATKUASA)
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Tidak patuhi SOP Bil:JPJ146/11-4/1(24) – Prosedur Permohonan Lesen Memandu bertarikh 15.12.2016 Borang JPJL8A tidak lengkap diisi oleh pemohon. 8.1 OFI 2. Tidak patuhi SOP Bil:JPJ146/11-4/1(24) – Prosedur Permohonan Lesen Memandu bertarikh 15.12.2016 Borang JPJL8 tidak dicap dan ditandatangani oleh doktor. 8.1 OFI 3. Tidak patuhi Arahan Jabatan Bil 7 Tahun 2019/W Tarikh Habis Guna tidak direkodkan di dalam buku KEW.67 berturut-turut (Tidak kemaskini). Penerima tidak tandatangan di ruang tandatangan penerima . 8.1 OFI BAHAGIAN/UNIT: JPJ KUANTAN(PELESENAN PEMANDU)
BIL PENEMUAN AUDIT DALAMAN KLAUSA DIRUJUK NCR TINDAKAN PEMBETULAN / MAKLUM BALAS AUDITEE 1. Gagal patuhi Prosedur Pertukaran Hak Milik Secara Sukarela bertarikh 01 Jun 2016. Borang JPJ K2 tidak dicop batal dan tidak dipotong bucu semasa proses tukar hak milik. 8.1 MINOR 2. Gagal patuhi Prosedur Pulangan Balik Hasil (Refund). Borang JPJ K6 pind. 1/2018 (Borang Pembatalan & Permohonan Balik Hasil LKM disahkan oleh petugas kaunter( Ruangan E. Untuk kegunaan Jabatan). 8.1 MINOR 3. Gagal patuhi Prosedur Pindaan Butir-butir Kenderaan bertarikh 01 Sep 2016-para 6.2.2. Borang JPJ K2 yang dikembalikan tidak dicop batal dan tidak dipotong bucu. 8.1 MINOR BAHAGIAN/UNIT: JPJ KUANTAN(PELESENAN KENDERAAN)
RUMUSAN: 1) PENEMUAN TERTINGGI: Klausa 8 - Operasi 8.1- Operasi dan Kawalan 2) PENEMUAN NCR MAJOR / SERIUS: Klausa 4 – Konteks Organisasi 4.1- Memahami Organisasi dan Konteksnya Gagal patuhi surat Penurunan Kuasa menimbang kenderaan Sek.82(1) Gagal patuhi Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/2007- Panduan Pengurusan Pejabat Tiada rekod permohonan keluar pejabat (HRMIS) untuk urusan persendirian(contoh :pergi klinik,urusan sekolah anak,Bank) pada bulan Mei 2023. 3) CADANGAN PENAMBAHBAIKAN:
TERIMA KASIH PASUKAN JURUAUDIT MS ISO 37001:2016 ABMS JPJ PAHANG