INPEKORAT BULETIN

Buletin Cawangan Inspektorat

Bahagian Kawalan Standard

KAEDAH PEMANTAUAN BAHARU Vol 1, Julai 2018

Tujuan pelaksanaan inspektorat 1)Format yang standard;
adalah untuk membolehkan Jab-
atan Kebajikan Masyarakat mem- 2) Pelantikan Pasukan In- 1 JUN 2018
bina satu standard kualiti spektorat;
perkhidmatan kebajikan yang
boleh dijadikan sebagai penan- 3)Sistem secara online; dan
daarasan untuk mencapai kualiti
sistem penyampaian yang berke- 4)Pembentangan 2 kali dalam KAEDAH PEMANTAUAN BAHARU
san kepada kumpulan sasar. setahun.

Berdasarkan Pelan Strategik JKM Format standard adalah Kandungan: 2
2016-2020 di dalam Teras gabungan dan tambahnaik 2
Strategik 3 iaitu Merakyatkan borang sedia ada,manakala PENAMBAHBAIKAN PEMAN- 2
Penyampaian Perkhidmatan pelantikan pasukan in- TAUAN, PEMATUHAN DAN 3
Meningkatkan Kecekapan dan spektorat melibatkan bahagi- BENGKEL SISTEM PEMANTAUAN 4
Keberkesanan Penyampaian an, negeri dan daerah serta AUDIT NILAI(SPAN)
Perkhidmatan Kebajikan, seperti institusi. Sistem online JKM MESYUARAT JATI BIL 1/2018
pemantauan, pematuhan dan Pantau akan diwujudkan bagi
penilaian yang berkesan perlu tujuan penambahbaik sistem INSPEKTORAT DI KELANTAN
dilakukan oleh pihak jabatan . pemantauan, pematuhan dan
penilaian. INSPEKTORAT DI KEDAH
Kaedah Pemantauan baharu akan
melibatkan 4 elemen : Pelaporan akan dibentangkan di dalam Mesyuarat JATI ,
2kali setahun.

SKOP

Skop baharu bagi fasa 1 bersifat generik yang
mefokuskan Pengurusan dan pentadbiran yang
mengandungi 8 Domain iaitu pengurusan, ba-
jet, perbelanjaan, terimaan, asset dan stor,
perolehan, amanah dan deposit serta penguru-
san kenderaan.

Manakala bagi pemantauan bersifat fungsional OBJEKTIF 7 STRATEGI IN- 5
akan dilaksanakan dalam fasa kedua yang meli- SPEKTORAT 6
batkan perkhidmatan yang menjuruskan kum-
pulan sasar . BENGKEL PENERBITAN VIDEO
KORPORAT

Page 2 Buletin Cawangan Inspektorat

BENGKEL PENAMBAHBAIKAN PEMANTAUAN, PEMATUHAN DAN PENILAIAN

Bengkel ini bertujuan memperluaskan pendekatan elemen
pemantauan, pematuhan dan penilaian serta sistem
pembelajaran kepada semua warga JKM di peringkat
Bahagian, Negeri, Daerah dan Institusi. Selain itu, ianya juga
sebagai pelengkap kepada sistem kawalan dalaman dan audit
sedia ada yang meliputi spektrum pemeriksaan, audit
kewangan, Standard ISO , naziran , pengurusan aset dan
aduan Telah dilaksanakan pada 12-14 Februari 2018 , dihadiri
oleh 33 orang peserta daripada pelbagai bahagian Ibu Pejabat
dan JKM Negeri dan institusi JKM.

SISTEM PEMANTAUAN AUDIT NILAI (SPAN) 79.53%

21-23 Februari 2018 , telah

dilaksanakan bengkel sistem Pemantauan
Audit Nilai (SPAN).

SPAN melibatkan sejumlah 5530 orang
kakitangan , seramai 2,574(46.54%)
orang lelaki dan 2,596 orang
(53.45%).. Selain itu, ianya juga meli-
batkan maklumbalas pelanggan jabatan
seramai 65,89 orang

Kaedah pengukuran SPAN merangkumi
Rekod Amalan Nilai,(RAN), Indeks Nilai
Ideal, Peribadi dan Organisasi serta Maklumbalas Pelanggan. Borang

soalselidik secara online dibuat bermula 1—15 Nov 2017. MESYUARAT JATI BIL 1/2018

Mesyuarat Jawatankuasa Inspektorat (JATI) merupakan platform bagi pembentangan
laporan pemantauan.

Pada 30 Mac 2018, Mesyuarat JATI bil1/2018 telah diadakan dan dipengerusikan
oleh Puan Rosmahwati Ishak, Timbalan Ketua Pengarah Strategik.

Pembentangan laporan melibatkan 40 lawatan di 12 negeri, melibatkan 38 PKMD dan
12 institusi pada 2017. Pada tahun lalu juga sebanyak 147 penemuan telah ditemui.

Pada 2018, Pemantauan Inspektorat telah dibuat di 2 buah negeri melibatkan 8
lokasi termasuk PKMD dan Institusi.

Vol 1, Julai 2018 Page 3

INSPEKTORAT DI KELANTAN

Pasukan pemantauan telah melaksanakan Pengurusan kenderaan sepatutnya merujuk Pelupusan tidak dilaksanakan

pemantauan di 2 PKMJ dan 1 Instusi di kepada 1PP-WP4.1.

Kelantan pada 26-28 Februari yang lalu. Penukaran kod kombinasi juga seringkali ter-

Rata-rata isu yang ditemui adalah amsalah lepas pandang dan melebihi 6 bulan. Ini tidak

yang sama iaitu masalah dari segi mematuhi sebagaimana ketetapan dalam Arahan

pelupusan asset dan fail, pengurusan Perbendaharaan yang telah dijelaskan dalam

kenderaan dan juga pengurusan dari segi 129(A) AP .

keselamatan iaitu –penukaran kod kom- Pelupusan fail tidak dilaksanakan
binasi peti besi.

Pelupusan aset perlu dibuat mengikut Buku log tidak dikemaskini
Tatacara Pengurusan :Aset Alih Kerajaan
dengan segera, terdapat lambakan aset
yang perlu dilupus menyebabkan ruang
yang sempit dan tidak ekonomik .

INSPEKTORAT DI
KEDAH

Pada 16-18 April 2018– Pasukan Pemantauan telah membuat pemantauan di 2 Institusi JKM dan juga 2 PKMD . Secara
keseluruhannya penemuan masih sama seperti di negeri Kelantan.
Tahniah kepada PKMD Kulim yang telah mewujudkan kaunter pandu lalu bagi memudahkan klien berurusan dengan pejabat.
Taman Sinar Harapan (TSH) Jitra juga telah mereka satu inisiatif bagi merekod rawatan dan kesihatan penghuni didalam

satu buku yang lengkap bersama dengan analisa. Syabas!!!

Menghadapi masalah yang sama dalam pelupusan fail dan asset.

WOW FACTOR

Page 4 Buletin Cawangan Inspektorat

PELUASAN PELAKSANAAN MODUL 1SERVE DI PKMD

Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) telah selama tiga (3) hari dan sesi Latihan negeri, seorang ketua pejabat iaitu Peg-
dipilih sebagai salah satu agensi perintis Train the Trainers . awai Kebajikan Masyarakat Daerah,
inisiatif baharu di bawah Strategi Lautan seorang penyelia kaunter dan seorang
Biru Kebangsaan (NBOS) iaitu 1Malaysia Meningkatkan tahap kesedaran dan petugas kaunter daripada setiap Pejabat
Customer Service of Civil Servants pemahaman terhadap kepentingan Kebajikan Masyarakat Daerah/Jajahan
(1Serve) yang kini dilaksanakan di Jabatan pelaksanaan Budaya Perkhidmatan (PKMD/J) seramai 120 orang.
Kebajikan Masyarakat Wilayah Persekutu- Pelanggan;
an (JKMWP) Kuala Lumpur . Objektif bengkel adalah untuk
mengubah pemikiran dan mindset
JKM juga telah membangunkan 32 petugas barisan hadapan agar dapat
perkhidmatan mengikut kumpulan sasar menjayakan pelaksanaan Budaya
yang dikenali sebagai Product knowledge Perkhidmatan Pelanggan; mengetahui
1Serve JKM iaitu; lapan ciri Perkhidmatan Pelanggan
 4 perkhidmatan Orang Kurang Upaya; Cemerlang;
 9 perkhidmatan Kanak-Kanak; memahami kepentingan menonjolkan

Peserta kursus Vision Alignment and Mindset

Pengisian program merangkumi aspek
Pengenalan, motivasi diri dan
tanggungjawab individu dalam pasukan,
mengurus perubahan melalui perubahan
pemikiran/mindset, 8 ciri utama
perkhidmatan pelanggan cemerlang, dan
Profesional imej.

imej profesional sebagai sebahagian
 da4rippaedrakhinidismiaattiafntWraaarngsafoErmmaass;i agensi
4 perkhidmatan Warga Emas;  Ke5rajaan;pdearnkhidmatan Kebajikan

5 perkhidmatan Kebajikan Produktif;
3 perkhidmatan Perundangan dan MePwroudjuudkktiafn; perkhidmatan kaunter
Penguatkuasaan;  de3ngapnermkheildamkuaktaann lPoenrjauknadnangbaenrgadnadna
1 perkhidmatan Perintah Khidmat baPgientgauhaatpkuakseapauna;san pelanggan dan
Masyarakat; dan  sis1tepmerkhpidemnyaatmanpaiPanerintdaih Kkhaidumntaetr
1 perkhidmatan Kaunseling dan Psikologi. PeMjaabsaytarKakeabta;jikan Masyarakat Daerah
 di 1selupreurhkhniedgmaartaa.n Kaunseling dan
Petugas kaunter atau Front Liners perlulah Psikologi
menghadiri Bengkel 1Serve Training Pro- Latihan ini akan diadakan pada bulan
gramme (I Am A 1Serve Champion & 1Serve Ogos– Oktober mengikut zon. Ianya
Professional) Image) akan melibatkan pegawai penyelaras

Volume 1, Issue 1 Page 5

BENGKEL PEMANTAUAN INSPEKTORAT

Bengkel Pemantauan Inspektorat telah walan dalaman jabatan dan juga indeks
pun dijalankan pada 5 Julai 2018, Ideal yang tinggi dalam kalangan warga
seramai 75 orang pesrerta dari negeri jabatan.
dan bahagian. Objektif Bengkel adalah
untuk meningkatkan pengetahuan dan Manakala dari sudut kelemahan, Budaya
kemahiran bagi pelaksanaan proses kerja silo , hilang fokus atau
pemantauan, pematuhan dan penilaian, keutamaan, kecuaian dalam pengurusan
melatih pegawai dalam aspek organisasi dan keselamatan dan Indeks
penggunaan dan pengendalian borang, nilai peribadi dan organisasi yang rendah
format, domain-domain yang baharu, dalam kalangan warga JKM .
mewujudkan satu pasukan pemantauan
Hala tuju organisasi berprestasi tinggi,
membantu pros- Pendaftaran bermula pada jam 8 pagi
es penam-
bahbaikan ,
penghargaan
dan

di peringkat Bahagian dan Negeri yang pengiktirafan, Pemantauan juga akan diberi penarafan
mempunyai standard yang sama dan pemantapan
meningkatkan dan menambahbaik sistem prestasi &
pengurusan kualiti dan pembangunan motivasi kerja
modal insan jabatan .Pasukan In- kakitangan
spektorat juga telah dibentuk dalam serta memen-
kalangan pegawai dinegeri dan bahagian. uhi kehendak
pelanggan dan stakeholders adalah
Pihak negeri juga diminta membuat merupakan peluang. Sementara ancaman
penilaian kendiri diperingkat daerah dan pula adalah kumpulan sasar yang mudah
negeri masing-masing. terjejas, beban tugas berlebihan, pemba-
ziran sumber dan juga teguran
Mengapa Pemantauan JKM perlu diopti- audit. Penilaian kendiri juga
mumkan? akan dibuat mulabulan Julai
sehingga akhir bulan.
Pemarkahan akan diberi pena-
rafan bintang.

Ianya dapat dilihat dari sudut SWOT “Pasukan Pemantauan Inspektorat
analisis daris segi kekuatan dari seramai 75 orang telah dilantik
segi pentadbiran berperingkat, ka- diperingkat negeri dan daerah”.

Cawangan Inspektorat BENGKEL PENERBITAN VIDEO KORPORAT

Jabatan Kebajikan Masyarakat Penyediaan video korporat ini adalah ber-
Bahagian Kawalan Standard tujuan untuk meningkatkan imej korporat
Aras 14, Jabatan menerusi pengurusan komunikasi
No.55, Pesiaran Perdana, Presint 4, dan perhubungan awam yang strategik.
62100 Putrajaya Selain itu, ia bertujuan mewujudkan
Phone: 555-555-5555 perhubungan baik antara Jabatan dengan
Fax: 555-555-5555 pihak awam serta media melalui strategi
Email: [email protected] penyampaian maklumat perkhidmatan yang
berkesan demi mencapai visi dan misi
“BERKAT BERJASA” jabatan secara keseluruhan. Pelancaran
video korporat juga merupakan platform
BULETIN bagi memperkenalkan perkhidmatan Jab-
INSPEKTORAT atan kepada agensi kerajaan/swasta dan

orang ramai.

Pelancaran video korporat JKM bakal
dilancarkan pada pertengahan September
2018. Kandungan video korporat ini ada-
lah berkaitan dengan pengenalan Jabatan, perkhidmatan yang ditawarkan kepada kum-
pulan sasar dan juga kerjasama yang dijalinkan oleh Jabatan dalam usaha mempertingkat-
kan perkhidmatan jabatan.

Bengkel ini dikendalikan oleh Encik Zaki bin Abd Rahim daripada Becta Trainning

Academy dan dilaksanakan pada 9 - 13 Julai 2018 yang akan melibatkan seramai 24
orang peserta yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam usaha penerbitan

video korporat.

Peserta bengkel telah didedahkan dengan cara penerbitan
video korporat yang lebih sistematik. Peserta telah diajar
berkaitan penyelidikan, tinjauan lokasi, olahan persembahan,
jadual penggambaran, storyboard serta penyediaan skrip, log-
ging, transkrip, teknik penyampaian suara latar dan

sebagainya.

Tinjauan lokasi dan latihan penggambaran telah dibuat di RSK
Cheras selama 2hari iaitu pada 12 dan 13 Julai 2018.

Majlis Perasmian Penutup telah disempurnakan oleh YBrs.
Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat.