สมาคมนักศึกษาเกาคณะวิศวกรรมศาสตร มหาวิทยาลัยเชียงใหม. คูมืออบรม การใช MS-PROJECT บริหารงาน ผศ. ดร. สามารถ สุขุประการ
คํานํา หัวใจการทํางานคือการวางแผนที่ดี การวางแผนที่ดีก็ตองใชเครื่องมือที่ ดี เครื่องมือที่ดีก็ตองใชใหเปน Program Microsoft Project เปนเครื่องมือที่ สามารถนํามาใชตอบโจทยการทํางานบริหารโครงการไดเปนอยางดีหากมีการ เรียนรูทักษะการใชงาน คูมือนี้เปนหนังสือที่สอนการนําไปใชในงานโดยตรง ภาคปฏิบัติการ จะไมมีภาคทฤษฎีที่หาอานไดโดยทั่วไป ผูเขียนไดรวบรวม วิธีการใชงานจากประสบการณตางที่ผานมา และสามารถใชบริหารงานไดจริง เนื้อสวนใหญจะเปนขั้นตอนการเจาะแบบตรงประเด็นการทํางานที่คนทํางาน ตองการคําตอบ เพื่อจะไดรูความเปนไปของงาน และปรับแกไขแผนงานได เพื่อใหเห็นภาพการทํางานชัดเจนผูเขียนไดเอาภาพที่ทําจริงมาอธิบายขั้นตอน การทํางาน หวังวาจะเปนประโยชนตอผูอาน อนึ่งหนังสือคูมือเลมนี้จะเวนหนาวางไวสําหรับการจดบันทึกสําหรับผู เขาอบรมที่ฟงแลวจดเพื่อเสริมความเขาใจ สามารถ สุขุประการ
สารบัญ ตอนที่ 1 สรางรูปแบบพื้นฐาน..........................................................................1 ตั้งคา Front..................................................................................................1 ตั้งเอา Time Line ออก................................................................................1 การตั้งคา Time Scale.................................................................................2 เลือกลําดับของการแสดงตารางเวลา............................................................3 การตั้งวันหยุดและวันทํางาน.........................................................................4 Chang Working Time................................................................................5 การตั้งวันหยุดพิเศษ......................................................................................7 การเริ่มโครการ (Startup) ............................................................................8 การสรางงานหลักและงานยอย.....................................................................9 การเพิ่ม-ลด Column................................................................................10 การทําแผนงาน ..........................................................................................11 การสรางความสัมพันธระหวาง Task Link................................................13 การสราง Grid line....................................................................................15 การเปลี่ยนชื่อหัวชีต...................................................................................17 การแกไข Bar Chart..................................................................................18
รูปแบบมาตรฐาน.......................................................................................19 ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ........................................................................20 ขั้นที่ 1 สรางงานตามแผน (Base Line)....................................................20 ขั้นที่ 2 สราง Track Gantt......................................................................21 ขั้นที่ 3 การ Update งาน.........................................................................23 ขั้นที่ 4 การนําเสนอ % งานตามราคา.......................................................25 ขั้นที่ 5 การปรับแกแผนงาน ......................................................................37 ขั้นที่ 6 การสราง S-Curve........................................................................39 ขั้นที่ 7 เทคนิคการใชคําสั่งพิมพ................................................................42 เก็บตก............................................................................................................47
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 1 ตอนที่ 1 สรางรูปแบบพื้นฐาน ตั้งคา Front 1. Gantt format 2. เลือก Text Style ตั้งเอา Time Line ออก เพื่อสะดวกในการทํางานในเบื้องตน • View • Time Line คลิ๊ก ปลดออก 1 2 2 1
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 2 การตั้งคา Time Scale • View • Time scale • คลิ๊กลูกศร • Time scale หรือคลิ๊กขวาที่ชองแสดง Time Scale ไดเชนกันก็จะขึ้น Time scale จากนั้นก็ ทําการปรับแกตามความตองการ ซึ่งจะกลาวตอไป 1 2 3 4
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 3 เลือกลําดับของการแสดงตารางเวลา • View • Time scale option • เลือก Tier ; Top, Middle, Bottom • เลือก Year, Month, Week, Day • เลือกรูปแบบการแสดงผล • ตั้งคา เยื้องซาย-ขวาหรือ กึ่งกลาง • ยอ-ขยายขนาด การตั้งคา Time Scale นั้นขึ้นอยูกับระยะเวลาของงานหากงานมีระยะเวลา ยาวนาน เชน มากกวา 1 ป ตองตั้งเปน Three tiers ( Top, Middle, Bottom) Year, Month, Week หากระยะเวลาเปนเดือนก็ตั้งเปน Month, Week, Day ใน บางทีที่เปนรายงานประจําเดือนอาจตองตั้งเปน 2 Tiers ก็ได เปน Month และ 1 2 3 4 5
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 4 Day ทั้งหมดทั้งสิ้นนี้ก็ขึ้นอยูกับความเหมาะสมที่จะเขียนใหผูที่ดูแผนงานแลว เขาใจไดดี การตั้งวันหยุดและวันทํางาน จากนั้นก็ตั้งคาวันหยุดเปนวันทํางาน เชน วันเสารอาทิตยซึ่งโปรแกรมไดตั้งไววา เปนวันหยุด แตเราสามารถตั้งคาใหมเปนวันทํางานไดโดย • Project • Change working time 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 5 Chang Working Time โปรแกรมจะตั้งวันเสารอาทิตยเปนวันหยุดมาตรฐาน แกไขโดย • Week work • Detail ประโยชนของการปรับวันทํางานและวันหยุดเพื่อจะไดทําแผนงานใหตรงตามที่ ทํางานจริง เพราะบางครั้งในชวงเวลาเราเรงงานเนื่องจากงานมีความลาชาตอง ทํางานทุกวันไมมีวันหยุดแมอาทิตย (ตามจริงงานในประเทศไทยไซตงานก็ไมได หยุดงาน) 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 6 เลือกวันทํางาน • เลือกวัน “เสาร” • คลิ๊ก Set day to these specific working times • กําหนดเวลาทํางาน • OK 1 2 3 4
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 7 การตั้งวันหยุดพิเศษ • Exceptions • Name (ชื่อวันหยุด เชนวันสงกรานต) • Start • Finish การตั้งวันหยุดพิเศษ จะใชในเหตุการณสําคัญที่เปนวันหยุดเทศกาล ในกรณีที่มี เหตุการณหยุดงานเฉพาะกิจ เชนมีภัยพิบัติ เชนนํ้าทวม จะกําหนดลงในแผนงาน เปน Bar Chart จะดีกวาเพราะสามารถแสดงลงในแผนงานเพื่อใหทุกคนเขาใจ รวมกันวามีเหตุการณไมคาดคิดเกิดขึ้น ซึ่งมีผลตอสัญญางาน สวนที่เปนวันหยุด 1 2 3 4
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 8 ตามนักขัตฤกษจะไมถือเอาเปนวันชดเชยได เพราะผูรับเหมายอมทราบดีอยูแลว ตามปกติทุกปก็เปนแบบนั้น การเริ่มโครการ (Startup) การใส TASK ประกอบดวย (1) ชื่องาน, Task (2) ระยะเวลา, Duration (3) วันเริ่ม, Start (4) วันเสร็จ, Finish 1 2 3 4
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 9 การสรางงานหลักและงานยอย การสรางงานยอย Task-ครอบงานยอย-Indent (ในทางกลับกันก็ใช Outdent เมื่อตองการกลับออกไปจากการเปนงานยอย) ผูเขียนแผนตองรูวางานนั้นมีงาน ยอยอะไร และระยะเวลา (Duration) ไมจําเปนตองใสในงานหลัก เมื่อ Indent Task แลวระยะรวมจะไปปรากฏโดยอัตโนมัติ 1) ครอบงานที่เปนงานยอย 2) คลิ๊ก Indent Task
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 10 การเพิ่ม-ลด Column การซอน Column ที่ไมจําเปนตองใชในตอนนี้ เพื่อจะไดทํางานสะดวก: Task – Hide Column หากเพิ่ม Column ก็ใชคําสั่ง Insert Column ในแถบการแกไข Column นี้จะมีคําสั่งใหทํา ไดหลายคําสั่ง หากคลิ๊ก Insert Column ก็จะ เพิ่ม Column ที่มีจํานวนมากเราสามารถใส เขามาได 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 11 การทําแผนงาน ใส Duration จํานวนวันที่ Task นั้นทําแลวเสร็จ (ไมตองใสในTaskที่เปนหัว เพราะจํานวนวันรวมจะขึ้นมาตาม Taskยอย) Bar chart ยังเสมอกันอยู ตั้งวันเริ่มโครงการ: Project-Project information-Start date-เลือกวันที่เริ่ม 1 2 จะอยู่ในแนวเดียวกัน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 12 เราสามารถสรางปฏิทินของเราเองได ไดแก วันหยุดประจําป วัดหยุดที่ตองรูวา เปนประเพณีปฏิบัติในโดยพฤตินัย ซึ่งจะหยุดมากกวาปกติ เชน วันสงกรานตปกติ หยุดแค 3-4 วัน แตตามจริงไมตํ่ากวา 7 วัน วันปใหมตามปกติ 2 วัน ตามจริง 4- 5 วัน วันบุญออกพรรษาบางทีก็ไมหยุดให แตความจริงคนงานกลับบานหยุดกัน หลายวัน เปนตน งานกอสรางตองรูปจจัยขอมูลพื้นฐานเปนอยางดี เพียงพอที่จะ ทําใหการวางแผนนั้นสมตามเจตนาของโครงการมากที่สุด 1 สามารถสร้างปฏิทินพิเศษของเราเองได้
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 13 การสรางความสัมพันธระหวาง Task Link • Project • Predecessor • ใสหมายเลขหนา Task ที่เกิดกอนหนา Task นี้ ในกรณีที่งานที่ตอเนื่อง Task นั้นแตยังไมสามารถเริ่มงานไดก็ใหใส S (Start) และ F (Finish) + จํานวนวันที่จะเริ่มได
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 14 หมายเหตุ เรื่องการใชสัญลักษณกํากับ 1. 4SS + 5 days : หลังขอ 4 Start แลว 5 วัน งานที่ตามจึง Star 2. 4FS + 5 days : หลังจาก 4 Finish แลว 5 วัน งานที่ตามจึง Start 3. 4FF + 5 days : หลังจาก 4 Finish แลว 5 วัน งานที่ตามถึง Finish ใหระบบโปรแกรมมัน ทํางานโยงสัมพันธ
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 15 การสราง Grid line 1. Gantt row 2. Gantt chart format 3. Grid line 4. Grant row 5. line (ชนิดเสน) 6. Color (เลือกสี) และในทํานองเดียวกันก็สามารถสราง Grid line ที่ Column ไดโดยทําแบบเดียวกัน 1 2 3
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 16 Grid line Row & Column
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 17 การเปลี่ยนชื่อหัวชีต คลิ๊ก Task-คลิ๊กขวา-Field setting-Title – พิมพชื่องาน 1. คลิ๊กขวาที่ Column ตองการจะ Set 2 สามารถทํากับ Column อื่นเชนเดียวกัน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 18 การแกไข Bar Chart การใสขอมูลหนาหลัง Task: Gantt chart format-Bar format -Bar เลือกวันที่: Bar text-Left (Start) และ Right (Finish) 1 2 3
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 19 รูปแบบมาตรฐาน การบริหารโครงการควรมีColumn ตามนี้ • ระยะเวลา • งบประมาณ • เริ่ม • เสร็จ ตามรูปนี้เราอาจจะใสวันที่เริ่ม-เสร็จไวที่ Bar Chart Gantt เลย เพื่อใหชองในชีต ไมใหชองชีตมากเกินไป และสามารถดูวันที่เริ่ม-เสร็จไดงายใน Bar Chart ซึ่ง เหมาะกับการนําเสนอใหคนทั่วไปอานไดสะดวกไมมีตัวเลขมาก
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 20 ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ ในการบริหารโครงการใหสําเร็จไดดี ตองมีขอมูลพื้นฐานอยางนอยดังนี้ 1. งานตามแผน (Base line) 2. เริ่มจริง (Actual Start) 3. เสร็จจริง (Actual Finish) 4. เปอรเซ็นตงาน (% progress by cost) 5. ผลงานที่ไดรับ ( Actual cost) 6. จํานวนวันที่เร็วหรือลาชาจากแผน (Finish Variance) ขั้นที่ 1 สรางงานตามแผน (Base Line) การสราง Base Line เพื่อทําใหแผนงานที่ทําไวนั้นจัดเปนแผนงานหลักที่เอาไว สําหรับเปรียบเทียบกับงานที่ทําจริง วามีความลาชาหรือเร็วกวาที่ไดวางแผนไวใน ชวงแรก ซึ่งเปนแผนที่ใชทําสัญญางาน การสราง Base Line มีวิธีการดังนี้ • Project • Set Base Line • OK 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 21 Set Baseline จะแสดงวันที่ Save Baseline แลวคลิ๊ก Entire Project (ทั้ง โครงการ) บางประเด็นที่ตองการจะนําเสนอเปนชวง ๆ ก็จะใช Selected tasks หลังจากนี้ Bar Chart ที่ทํามาทั้งหมดจะเปน Base Line หรือเรียกวา Planning หรือแผนงาน สวนBar chart จะขึ้นเปนการ Update Schedule ขั้นที่ 2 สราง Track Gantt เพื่อเปรียบเทียบแผนงาน (Base Line) ที่ได Save เอาไวในขั้นที่ 1 กับแผนงาน ใหติดตามมี Bar chart ที่เปน Critical และ ที่ไม Critical แผนงานตามแผนกับ แผนทําจริงจึงสามารถนํามาเปรียบเทียบกัน 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 22 • Task • Gantt chart • Tracking Gantt รูปแบบ Tracking Gantt เปนรูปแบบ Schedule เปรียบเทียบใหเห็นชัดระหวาง แผนงานเดิมที่วางไวกับแผนงานทําจริง ซึ่งตอไปก็จะใส % Complete 1 2 Tracking Gantt เริ่มตนดี มีชัยไปกวาคอน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 23 จะไดเห็น 2 Bar Chart จากนั้นก็ใหปรับแก Time scale ใหเปนรูปแบบ เหมือนเดิม ตามรูป Bar chart แผนเดิม (Base line) สีดํา สวน Bar chart สีแดง (critical) และสีฟา (Actual) สวน Durationจะกลายเปน Actual Duration เราสามารถเปลี่ยนสีของ Bar Chart ไดดวยเชนกัน ในครั้งแรก 2 Bar จะอยูคูกัน เมื่อเราใสวันที่เริ่มงานจริง (Actual Start) แผนงานใหมจะขยับ การบริหาร จะตองตามคือ (1). Actual Start (2). Actual Duration ขั้นที่ 3 การ Update งาน การ Update งานขอมูลที่สําคัญที่ตองใสในData Sheet คือ 1) Actual start column วันที่เริ่มจริง 2) Actual Finish: วันแลวเสร็จจริง Baseline (แผนงานเดิม) Critical (แผนงานวิกฤติ) Not critical (แผนงานปกติ)
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 24 3) % Complete: % งานที่ทําไดจริงในกรณีที่งานยังไมเสร็จ ผูทําแผนจะตองใสวันที่เริ่มงานจริงและเสร็จจริง ในกรณีที่งานนั้นแลวเสร็จ หาก ยังไมเสร็จก็ใหใส % Complete ที่แสดงความกาวหนาของงาน เมื่อใสวันที่ทํา จริงแลวจะเห็นความแตกตางระหวางแผนที่วางไว(Base line-Planning) กับงาน ที่เริ่มทําไดจริง (Actual Start – Actual Finish) ในสวนที่เปน Base line ไม สามารถเลื่อนไปมาได จะทําไดเฉพาะActual เทานั้น ซึ่งตองใสตามความจริงที่ ทํางาน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 25 จากภาพงานเสาเข็มเมื่อใสวันที่แลวเสร็จ % Complete ขึ้นมาเปน 100% สวน งานฐานรากไดเริ่มแตยังไมแลวเสร็จก็ใส % Complete ที่ทําไดในวันที่ Update ซึ่งทําได 40% เมื่อตรวจสอบงาน ณ ปจจุบันพบวาแผนงานที่เริ่มตนเขางานชา กวาแผน 15 วัน แตเมื่อทํางานแลวและเรงงานทําใหลดเวลาลาชาเหลือ 13 วัน ขั้นที่ 4 การนําเสนอ % งานตามราคา ในทางเทคนิคการนําเสนอ % ความกาวหนาจะแสดง % งานที่ทําไดเกี่ยวของกับ ราคางาน ซึ่งตามโปรแกรมที่เปน % Complete เปนการคําณวนใชฐานของ ระยะเวลาในการทํางาน ไมสอดคลองกับ % งานตามราคาโดยรวม วิธีการทําให ได % โดยใชราคาเปนฐานโดยใชสูตรการคําณวนจาก Custom Field ดังนี้
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 26 1) Insert “Number” จะเห็นวามี Number มาก ซึ่งเขาทําไว สํารอง เผื่อใหเราประยุกตใชงานในแงอื่น ผูเขียนสามารถเปลี่ยนชื่อได โดยใชหัวขอ Field Setting เพื่อบอกจุดประสงค ของผลที่ไดมา เชน % Progress
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 27 1) การใสสูตรคําณวนใน Column: 1) คลิ๊กขวาที่ Number Column 2) Custom Field ทําเหมือนกับ EXCEL เลย 1 2
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 28 Custom attributes -> กดที่ Formular จะปรากฏสูตรที่ใชสําหรับเขียน คําสั่ง ใหใชโหมด Cost เพราะวาเราตองการหาคา % ความสัมพันธของ Cost ในหลักการนี้สามารถใชไดกับทุกรายการในการหาคาเหมือนกับการ ทํางานแบบExcel Sheet “คลิ๊ก”
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 29 คาที่ไดจะเปน % ของราคาที่เปนผลงานที่ทําได หลังจากที่เราไดใส % complete ซึ่งมีความสัมพันธกับ Duration และ Actual cost ในรายการยอย เราจะเห็นความแตกตางไดชัดใน % ทั้ง 2 มิติ gเมื่อจะใหทําการแสดงผลใหคลิ๊กที่ Use Formular 1 2 Actual cost/cost *100 3 4
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 30 ยอดรวมของ % จะไมเทากัน เพราะมาจากคนละฐาน ในการนี้เราใชฐานของ การเงินเปนการUpdate ความกาวหนา สวน % complete จะใชเปนตัว Run งาน จากนั้ก็เปลี่ยนชื่อ Number เปน % Progress
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 31 Number มีหลาย Column ที่โปรแกรมสามารถใหเรานําไปใชงานได เหมือนการ ทํางานของ Excel ที่ตั้งคาสูตรและสมการได มีประโยชนมาก สําหรับการหาคา ตาง ๆ เชน อัตราคาแรงงาน อัตราคาวัสดุ การประเมินสต็อกสินคา หรืองานที่ทํา ได เพื่อ % ความกาวหนาของงาน จากนั้นก็ใหใชสูตรหา % งานโดย Cost ดวยวิธี 1. คลิ๊กขวาที่ชอง Number 2. Custom Field 3. ไปที่แถว Formular 4. เลื่อนลงมาอีกแถว Use Formular เลือก “USE FORMULAR” ใหไปที่ Calculation for task and group summary rows คือ ในชอง Number Column จะถูกตั้งคาใหมีการคําณวน % ของงานที่ทําได เปน % ความกาวหนาของงาน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 32 ขอเพิ่มเติม การหาคา Actual Cost เปนคาที่ไดมาจากความสัมพันธของ % Complete ระยะเวลาการกอสราง เมื่อเราเอา Actual Cost มาใชงานก็จะได % งานตามฐานของเงินที่ทําได กดเพื่อให้คําสั่งมีผลทั้ง Column
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 33 จากรูปเราจะเห็น % Complete – 15 และ Number – 10 ซึ่งมีความสอดคลอง กับ % ของราคางานที่ทําได และใหเปลี่ยนชื่อ Column Number เปน % Progress แลวยาย % Complete ไปที่ทาย เพื่อเปน Back up data ในการใส % ให Actual cost ตอไปแตจะไมโชวในการนําเสนอ หากตองการรูวาโครงการนี้ชาหรือเร็วกวาแผนเทาไหรก็สามารถทําไดโดยใช “Finish Variance”
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 34 จากรูปงานนี้ชาประมาณ 12.25 วัน ก็ใหถือวาเปน 13 วันทํางาน ที่เปนจุด ทศนิยมเกิดจากการคําณวนของโปรแกรม 2) การใส Progress line Progress Line เปนเสนตรวจเชค Task ไหนที่มีความลาชาตอแผนงานทั้งงานที่ ทําจริงและงานตามแผน วิธีการใสเสน Progress
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 35 คลิ๊กขวาที่บริเวณ Gridline สวนใดก็ได เลือก Progress Line ตองการตรวจสอบแผนงานเดิม ตองการตรวจสอบแผนงานตามจริง ตั้งวันที่ตรวจสอบ
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 36 แสดงความลาชาของแผนเดิมเมื่อเราคลิ๊กที่ Baseline Plan แสดงความลาชาของแผนเดิมเมื่อเราคลิ๊กที่ Actual Plan
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 37 ขั้นที่ 5 การปรับแกแผนงาน หลังจากที่ได Update งานแลวปรากฏวางานที่ความลาชาจากแผนงานเดิม จึง ตองมีการปรับแกแผนงานเพื่อไมใหเสียคาปรับ ในกรณีสงมอบงานดวยความ ลาชา สิ่งที่ตองใสเพื่อปรับแกไขงาน 1. วันที่ทําจริง ณ วันที่เริ่มปรับแผน (Actual Start) 2. ลดระยะเวลาของงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต 3. ปรับการเชื่อมตอกับ Task กอนหนานั้น เชน ตามเดิม Link การตอกเข็ม แลวเสร็จกอนถึงจะเริ่มงานฐานราก ก็ปรับเปนเมื่อตอกเข็มตอกไปแลว % ก็เริ่มทําฐานรากได (แตใหดูระยะการสั่นสะเทือนจากการตอกเข็มใน ระหวางเทคอนกรีตดวย) ทําแบบนี้หลาย ๆ Task ก็สามารถตามทัน แผนงานเดิมได
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 38 แผนงานที่ลาชา ปรับแกโดยลดระยะใหนอยลง
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 39 หลังจากปรับระยะเวลาและปรับ Link การตามงานกันก็สามารถปรับแผนงาน ใหมใหทันแผนงานเดิมที่ตั้งเอาไวแตแรก ซึ่งระยะเวลาที่เร็วขึ้นอาจจะตองแลกมา ดวยคาใชจาย เชน เครื่องจักรที่เพิ่มขึ้น วัสดุการทํางานเชรนั่งรานไมแบบ และ คนงาน หากไมสามารถเพิ่มคนงานไดทันอาจตองทํา Overtime ทั้งหมดที่กลาว มานี้เปนคาใชจายเพื่อเรงการทํางาน ขั้นที่ 6 การสราง S-Curve การสราง S curve เปนการตรวจสอบความเบี่ยงเบนของงานระหวางงานที่ทําจริง กับงานที่วางแผนไว และเอาไวคาดการณแนวโนมความเปนไปไดในอนาคต การนี้ จะนําเอาการสรางกราฟดวย Excel เขามาชวยเพื่อใหการทํา S curve งายขึ้น เพราะการใชเฉพาะโปรแกรมอยางเดียวมีขอซับซอนที่ตองศึกษาอีกมา จึงขอ แนะนําวาควรนํามาใชแบบผสมผสาน โดยมีหลักการวาใหใช % สะสมตามที่ วางแผนไวมาเปนฐานขอมูลใน Excel โดยใชฐานขอมูลจากโปรแกรม MS Project ใน Accumulate Cost วิธีการ 1. Report 2. Cash Flow 3. Accumulate Cost 4. นําคา Accumulative cost ไปใชใน Excel 5. นําคา Actual Progress ในแตละเดือนไป Update ก็จะได S curve
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 40 ข้อมูลจาก MS Project 1 2 Accumulative Cost
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 41 นําข้อมูลมาทําที่ Excel จากขอมูล Accumulative cost นําไปหา % แลว Update % Actual progress ในแตละเดือนตาม S curve ภาพขางตน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 42 ขั้นที่ 7 เทคนิคการใชคําสั่งพิมพ เตรื่อง Print คําสั่งพิมพตั้งแตวันที่ ถึง วันที่ ขนาดกระดาษ แนวตั้ง/แนวนอน
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 43 การจัดทายกระดาษ การจัดหัวกระดาษ การตั้งระขอบ การจัดหนากระดาษ การอธิยายรูปแบบTask การแสดงเนื้อหาที่ตองการแสดง
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 44 การตั้งหัวและทายกระดาษทําเหมือนโปรแกรม Excel เชน การจัด Front การ แทรกภาพโลโกบริษัท, เลขที่หนา, จํานวนหนา ไฟล หัวกระดาษ ทายกระดาษ การตั้งหัวกระดาษและทายกระดาษ
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 45 การใส Legend คืออธิบายสัญลักษณของเครื่องหมายใน Bar Chart ซึ่งมีเปนจํานวนมาก เรา สามารถ Cut Row ที่ไมเกี่ยวของออกไปได หากเราไม Cut row ออกไป เครื่องหมายจะมาทั้ง Package ดังนั้นเราจึงตองเขา ไปที่ Bar Style แลว Cut row ตามความตองการของเรา ใส Legend ทุกแผน แยกเฉพาะแผน Legend ไมใสLegend
ทักษะการใช MS Project บริหารงาน: ผศ.ดร. สามารถ สุขุประการ 46 วิธีการ Cut Row: Bar style – cut row