1
2 คํานํา หัวใจการทํางานคือการวางแผนที่ดี การวางแผนที่ดีตองใชเครื่องมือที่ดี เครื่องมือที่ดีสําหรับการบริหารงานกอสรางก็ตองเปน Program Microsoft Project ที่ตอบโจทยการทํางานบริหารโครงการทั้งขนาดเล็ก กลาง ใหญไดเปนอยางดี และ ชวยเอื้อตอการทํางาน คูมือนี้เปนหนังสือที่เนนสอนการนําไปใชในงานโดยตรง ภาคสนาม สวนภาคทฤษฎีพื้นฐานสามารถหาอานไดโดยทั่วไป คูมือนี้ผูเขียนได รวบรวมขอใชงานจริงจากประสบการณที่ผานมา 35 ปภาคสนาม เนื้อสวนใหญจะ เปนขั้นตอนการเจาะแบบตรงประเด็นการทํางานหนางาน ครบถวนสําหรับการ บริหารโครงการ ทําใหคนที่เกี่ยวของกับงานรับรูความเปนไปของโครงการ มีทั้ง ลักษณะการรายงานแผน แนวทางการปรับแผน สามารถคาดการณแผนงานได หวัง วาจะเปนประโยชนตอผูอาน อนึ่งหนังสือคูมือเลมนี้จะเวนหนาวางไวสําหรับการจดบันทึกสําหรับผูเขา อบรมที่ฟงแลวจดเพื่อเสริมความเขาใจ สามารถ สุขุประการ
3 ตอนที่ 1 สรางรูปแบบพื้นฐาน 1. ตั้งคา Front 1. Gantt format 2. เลือก Text Style 2. ตั้งเอา Time Line ออก (เพื่อสะดวกในการทํางานในเบื้องตน) 1. View 2. Time Line คลิ๊ก ปลดออก 1 2 2 1
4 3. การตั้งคา Time Scale 1. View 2. Time scale 3. คลิ๊กลูกศร 4. Time scale หรือคลิ๊กขวาที่ชองแสดง Time Scale ไดเชนกันก็จะขึ้น Time scale จากนั้นก็ทํา การปรับแกตามความตองการ ซึ่งจะกลาวตอไป 1 2 3 4
5 4. เลือกลําดับของการแสดงตารางเวลา 1. View 2. Time scale option 1. เลือก Tier ; Top, Middle, Bottom 2. เลือก Year, Month, Week, Day 3. เลือกรูปแบบการแสดงผล 4. ตั้งคา เยื้องซาย-ขวาหรือ กึ่งกลาง 5. ยอ-ขยายขนาด การตั้งคา Time Scale นั้นขึ้นอยูกับระยะเวลาของงานหากงานมีระยะเวลายาวนาน เชน มากกวา 1 ป ตองตั้งเปน Three tiers ( Top, Middle, Bottom) Year, Month, Week หากระยะเวลาเปนเดือนก็ตั้งเปน Month, Week, Day ในบางทีที่ เปนรายงานประจําเดือนอาจตองตั้งเปน 2 Tiers ก็ได เปน Month และ Day ทั้งหมดทั้งสิ้นนี้ก็ขึ้นอยูกับความเหมาะสมที่จะเขียนใหผูที่ดูแผนงานแลวเขาใจไดดี 1 2 3 4 5
6 5. การตั้งวันหยุดและวันทํางาน จากนั้นก็ตั้งคาวันหยุดเปนวันทํางาน เชน วันเสารอาทิตยซึ่งโปรแกรมไดตั้งไววาเปน วันหยุด แตเราสามารถตั้งคาใหมเปนวันทํางานไดโดย 1. Project 2. Change working time 1 2
7 Chang Working Time (โปรแกรมจะตั้งวันเสารอาทิตยเปนวันหยุดมาตรฐาน) แกไข โดย 1. Week work 2. Detail ประโยชนของการปรับวันทํางานและวันหยุดเพื่อจะไดทําแผนงานใหตรงตามที่ ทํางานจริง เพราะบางครั้งในชวงเวลาเราเรงงานเนื่องจากงานมีความลาชาตอง ทํางานทุกวันไมมีวันหยุดแมอาทิตย (ตามจริงงานในประเทศไทยไซตงานก็ไมไดหยุด งาน) 1 2
8 เลือกวันทํางาน 1. เลือกวัน “เสาร” 2. คลิ๊ก Set day to these specific working times 3. กําหนดเวลาทํางาน 4. OK 1 2 3 4
9 การตั้งวันหยุดพิเศษ 1. Exceptions 2. Name (ชื่อวันหยุด เชนวันสงกรานต) 3. Start 4. Finish การตั้งวันหยุดพิเศษ จะใชในเหตุการณสําคัญที่เปนวันหยุดเทศกาล ในกรณีที่มี เหตุการณหยุดงานเฉพาะกิจ เชนมีภัยพิบัติ เชนนํ้าทวม จะกําหนดลงในแผนงานเปน Bar Chart จะดีกวาเพราะสามารถแสดงลงในแผนงานเพื่อใหทุกคนเขาใจรวมกันวามี เหตุการณไมคาดคิดเกิดขึ้น ซึ่งมีผลตอสัญญางาน สวนที่เปนวันหยุดตามนักขัตฤกษ 1 2 3 4
10 จะไมถือเอาเปนวันชดเชยได เพราะผูรับเหมายอมทราบดีอยูแลวตามปกติทุกปก็เปน แบบนั้น การเริ่มโครการ (Startup) การใส TASK ประกอบดวย (1) ชื่องาน, Task (2) ระยะเวลา, Duration (3) วันเริ่ม, Start (4) วันเสร็จ, Finish 1 2 3 4
11 การสรางงานหลักและงานยอย การสรางงานยอย Task-ครอบงานยอย-Indent (ในทางกลับกันก็ใช Outdent เมื่อ ตองการกลับออกไปจากการเปนงานยอย) ผูเขียนแผนตองรูวางานนั้นมีงานยอยอะไร และระยะเวลา (Duration) ไมจําเปนตองใสในงานหลัก เมื่อ Indent Task แลวระยะ รวมจะไปปรากฏโดยอัตโนมัติ 1) ครอบงานที่เปนงานยอย 2) คลิ๊ก Indent Task
12 การเพิ่ม-ลด Column การซอน Column ที่ไมจําเปนตองใชในตอนนี้ เพื่อจะไดทํางานสะดวก: Task – Hide Column หากเพิ่ม Column ก็ใชคําสั่ง Insert Column ในแถบการแกไข Column นี้จะมีคําสั่งใหทํา ไดหลายคําสั่ง หากคลิ๊ก Insert Column ก็จะ เพิ่ม Column ที่มีจํานวนมากเราสามารถใส เขามาได 1 2
13 การทําแผนงาน 1. ใส Duration จํานวนวันที่ Task นั้นทําแลวเสร็จ (ไมตองใสในTaskที่เปนหัว เพราะจํานวนวันรวมจะขึ้นมาตาม Taskยอย) Bar chart ยังเสมอกันอยู ตั้งวันเริ่มโครงการ: Project-Project information-Start date-เลือกวันที่เริ่ม 1 2 จะอยู่ในแนวเดียวกัน
14 เราสามารถสรางปฏิทินของเราเองได ไดแก วันหยุดประจําป วัดหยุดที่ตองรูวาเปน ประเพณีปฏิบัติในโดยพฤตินัย ซึ่งจะหยุดมากกวาปกติ เชน วันสงกรานตปกติหยุดแค 3-4 วัน แตตามจริงไมตํ่ากวา 7 วัน วันปใหมตามปกติ 2 วัน ตามจริง 4-5 วัน วันบุญ ออกพรรษาบางทีก็ไมหยุดให แตความจริงคนงานกลับบานหยุดกันหลายวัน เปนตน งานกอสรางตองรูปจจัยขอมูลพื้นฐานเปนอยางดี เพียงพอที่จะทําใหการวางแผนนั้น สมตามเจตนาของโครงการมากที่สุด 1 สามารถสร้างปฏิทินพิเศษของเราเองได้
15 การสรางความสัมพันธระหวาง Task Link 1. Project 2. Predecessor 3. ใสหมายเลขหนา Task ที่เกิดกอนหนา Task นี้
16 ในกรณีที่งานที่ตอเนื่อง Task นั้นแตยังไมสามารถเริ่มงานไดก็ใหใส S (Start) และ F (Finish) + จํานวนวันที่จะเริ่มได หมายเหตุ เรื่องการใชสัญลักษณกํากับ 1. 4SS + 5 days : หลังขอ 4 Start แลว 5 วัน งานที่ตามจึง Star 2. 4FS + 5 days : หลังจาก 4 Finish แลว 5 วัน งานที่ตามจึง Start 3. 4FF + 5 days : หลังจาก 4 Finish แลว 5 วัน งานที่ตามถึง Finish ให้ระบบโปรแกรมมัน ทำงานโยงสัมพันธ์
17 ทํา Manual schedule to Auto Schedule: 1. Task 2. คลิ๊กมุมซายบนชีต 3. Auto Schedule Bar Chart จะเปนการทํางานแบบอัตโนมัติโดยที่โปรแกรมจะคําณวนคาทั้งหมดที่ โปรแกรมตั้งคาไว เชน การคําณวน % Complete, Actual Finish, Finish Variance เปนตน 1 2 3
18 การสราง Grid line Gantt row: Gantt chart format-Grid line-Grant row-line (ชนิดเสน)-Color (เลือกสี) และในทํานองเดียวกันก็สามารถสราง Grid line ที่ Column ไดโดยทําแบบ เดียวกัน 1 2 3 Grid line Row & Column
19 การเปลี่ยนชื่อหัวชีต: คลิ๊ก Task-คลิ๊กขวา-Field setting-Title – พิมพชื่องาน 1 2 สามารถทํากับ Column อื่นเชนเดียวกัน
20 การแกไข Bar Chart การใสขอมูลหนาหลัง Task: Gantt chart format-Bar format -Bar เลือกวันที่: Bar text-Left (Start) และ Right (Finish) 1 2 3
21 การจัดรูปแบบมาตรฐานที่จะบริหารโครงการควรมีColumn ตามนี้ 1. ระยะเวลา 2. งบประมาณ 3. เริ่ม 4. เสร็จ ตามรูปนี้จะใสวันที่เริ่ม-เสร็จไวที่ Bar Chart Gantt เลย เพื่อใหชองในชีต ไมใหชอง ชีตมากเกินไป และสามารถดูวันที่เริ่ม-เสร็จไดงายใน Bar Chart ซึ่งเหมาะกับการ นําเสนอใหคนทั่วไปอานไดสะดวกไมมีตัวเลขมาก
22 ตอนที่ 2 การบริหารโครงการ ในการบริหารโครงการใหสําเร็จไดดี ตองมีขอมูลพื้นฐานอยางนอยดังนี้ 1. งานตามแผน (Base line) 2. เริ่มจริง (Actual Start) 3. เสร็จจริง (Actual Finish) 4. เปอรเซ็นตงาน (% progress by cost) 5. ผลงานที่ไดรับ ( Actual cost) 6. จํานวนวันที่เร็วหรือลาชาจากแผน (Finish Variance) ขั้นที่ 1 สรางงานตามแผน (Base Line) การสราง Base Line เพื่อทําใหแผนงานที่ทําไวนั้นจัดเปนแผนงานหลักที่เอาไว สําหรับเปรียบเทียบกับงานที่ทําจริง วามีความลาชาหรือเร็วกวาที่ไดวางแผนไวใน ชวงแรก ซึ่งเปนแผนที่ใชทําสัญญางาน การสราง Base Line มีวิธีการดังนี้ 1. Project 2. Set Base Line 3. OK
23 Set Baseline จะแสดงวันที่ Save Baseline แลวคลิ๊ก Entire Project (ทั้งโครงการ) บางประเด็นที่ตองการจะนําเสนอเปนชวง ๆ ก็จะใช Selected tasks หลังจากนี้ Bar Chart ที่ทํามาทั้งหมดจะเปน Base Line หรือเรียกวา Planning หรือแผนงาน สวนBar chart จะขึ้นเปนการ Update Schedule 1 2 1 2
24 ขั้นที่ 2 สราง Track Gantt เพื่อเปรียบเทียบแผนงาน (Base Line) ที่ได Save เอาไวในขั้นที่ 1 กับแผนงานให ติดตามมี Bar chart ที่เปน Critical และ ที่ไม Critical แผนงานตามแผนกับแผนทํา จริงจึงสามารถนํามาเปรียบเทียบกัน 1. Task 2. Gantt chart 3. Tracking Gantt 1 2 Tracking Gantt เริ่มตนดี มีชัยไปกวาคอน
25 รูปแบบ Tracking Gantt เปนรูปแบบ Schedule เปรียบเทียบใหเห็นชัดระหวาง แผนงานเดิมที่วางไวกับแผนงานทําจริง ซึ่งตอไปก็จะใส % Complete จะไดเห็น 2 Bar Chart จากนั้นก็ใหปรับแก Time scale ใหเปนรูปแบบเหมือนเดิม ตามรูป Bar chart แผนเดิม (Base line) สีดํา สวน Bar chart สีแดง(critical) และสี ฟา (Actual) สวน Durationจะกลายเปน Actual Duration เราสามารถเปลี่ยนสีของ Bar Chart ไดดวยเชนกัน ในครั้งแรก 2 Bar จะอยูคูกัน เมื่อ เราใสวันที่เริ่มงานจริง (Actual Start) แผนงานใหมจะขยับ การบริหารจะตองตาม คือ (1). Actual Start (2). Actual Duration Baseline (แผนงานเดิม) Critical (แผนงานวิกฤติ) Not critical (แผนงานปกติ)
26 การ Update งาน การ Update งานขอมูลที่สําคัญที่ตองใสในData Sheet คือ 1) Actual start column วันที่เริ่มจริง 2) Actual Finish: วันแลวเสร็จจริง 3) % Complete: % งานที่ทําไดจริงในกรณีที่งานยังไมเสร็จ ผูทําแผนจะตองใสวันที่เริ่มงานจริงและเสร็จจริง ในกรณีที่งานนั้นแลวเสร็จ หากยังไม เสร็จก็ใหใส % Complete ที่แสดงความกาวหนาของงาน เมื่อใสวันที่ทําจริงแลวจะ เห็นความแตกตางระหวางแผนที่วางไว(Base line-Planning) กับงานที่เริ่มทําไดจริง
27 (Actual Start – Actual Finish) ในสวนที่เปน Base line ไมสามารถเลื่อนไปมาได จะทําไดเฉพาะActual เทานั้น ซึ่งตองใสตามความจริงที่ทํางาน จากภาพงานเสาเข็มเมื่อใสวันที่แลวเสร็จ % Complete ขึ้นมาเปน 100% สวนงาน ฐานรากไดเริ่มแตยังไมแลวเสร็จก็ใส % Complete ที่ทําไดในวันที่ Update ซึ่งทํา ได 40% เมื่อตรวจสอบงาน ณ ปจจุบันพบวาแผนงานที่เริ่มตนเขางานชากวาแผน 15 วัน แตเมื่อทํางานแลวและเรงงานทําใหลดเวลาลาชาเหลือ 13 วัน การนําเสนอ % ความกาวหนาที่สัมพันธกับราคางาน ในทางเทคนิคการนําเสนอ % ความกาวหนาจะแสดง % งานที่ทําไดเกี่ยวของกับ ราคางาน ซึ่งตามโปรแกรมที่เปน % Complete เปนการคําณวนใชฐานของ ระยะเวลาในการทํางาน ไมสอดคลองกับ % งานตามราคาโดยรวม วิธีการทําใหได % โดยใชราคาเปนฐานโดยใชสูตรการคําณวนจาก Custom Field ดังนี้
28 1) Insert “Number” จะเห็นวามี Number มาก ซึ่งเขาทําไวสํารอง เผื่อใหเราประยุกตใชงานในแงอื่น ผูเขียนสามารถเปลี่ยนชื่อได โดยใชหัวขอ Field Setting เพื่อบอกจุดประสงคของผล ที่ไดมา เชน % Progress
29 1) การใสสูตรคําณวนใน Column: 1) คลิ๊กขวาที่ Number Column 2) Custom Field ทําเหมือนกับ EXCEL เลย 1 2
30 Custom attributes -> กดที่ Formular จะปรากฏสูตรที่ใชสําหรับเขียน คําสั่ง ใหใชโหมด Cost เพราะวาเราตองการหาคา % ความสัมพันธของ Cost ในหลักการนี้สามารถใชไดกับทุกรายการในการหาคาเหมือนกับการ ทํางานแบบExcel Sheet “คลิ๊ก”
31 คาที่ไดจะเปน % ของราคาที่เปนผลงานที่ทําได หลังจากที่เราไดใส % complete ซึ่งมีความสัมพันธกับ Duration และ Actual cost ในรายการยอย เราจะเห็นความ แตกตางไดชัดใน % ทั้ง 2 มิติ gเมื่อจะใหทําการแสดงผลใหคลิ๊กที่ Use Formular 1 2 Actual cost/cost *100 3 4
32 ยอดรวมของ % จะไมเทากัน เพราะมาจากคนละฐาน ในการนี้เราใชฐานของการเงิน เปนการUpdate ความกาวหนา สวน % complete จะใชเปนตัว Run งาน จากนั้ก็ เปลี่ยนชื่อ Number เปน % Progress
33 Number มีหลาย Column ที่โปรแกรมสามารถใหเรานําไปใชงานได เหมือนการ ทํางานของ Excel ที่ตั้งคาสูตรและสมการได มีประโยชนมาก สําหรับการหาคาตาง ๆ เชน อัตราคาแรงงาน อัตราคาวัสดุ การประเมินสต็อกสินคา หรืองานที่ทําได เพื่อ % ความกาวหนาของงาน จากนั้นก็ใหใชสูตรหา % งานโดย Cost ดวยวิธี 1. คลิ๊กขวาที่ชอง Number 2. Custom Field 3. ไปที่แถว Formular 4. เลื่อนลงมาอีกแถว Use Formular
34 เลือก “USE FORMULAR” ใหไปที่ Calculation for task and group summary rows คือ ในชอง Number Column จะถูกตั้งคาใหมีการคําณวน % ของงานที่ทําได เปน % ความกาวหนาของงาน ขอเพิ่มเติม การหาคา Actual Cost เปนคาที่ไดมาจากความสัมพันธของ % Complete ระยะเวลาการกอสราง เมื่อเราเอา Actual Cost มาใชงานก็จะได % งานตามฐานของเงินที่ทําได กดเพื่อให้คําสั่งมีผลทั้ง Column
35 จากรูปเราจะเห็น % Complete – 15 และ Number – 10 ซึ่งมีความสอดคลองกับ % ของราคางานที่ทําได และใหเปลี่ยนชื่อ Column Number เปน % Progress แลวยาย % Complete ไปที่ทาย เพื่อเปน Back up data ในการใส % ให Actual cost ตอไปแตจะไมโชวในการนําเสนอ หากตองการรูวาโครงการนี้ชาหรือเร็วกวาแผนเทาไหรก็สามารถทําไดโดยใช “Finish Variance”
36 จากรูปงานนี้ชาประมาณ 12.25 วัน ก็ใหถือวาเปน 13 วันทํางาน ที่เปนจุดทศนิยม เกิดจากการคําณวนของโปรแกรม 2) การใส Progress line Progress Line เปนเสนตรวจเชค Task ไหนที่มีความลาชาตอแผนงานทั้งงานที่ทํา จริงและงานตามแผน วิธีการใสเสน Progress
37 คลิ๊กขวาที่บริเวณ Gridline สวนใดก็ได เลือก Progress Line ตองการตรวจสอบแผนงานเดิม ตองการตรวจสอบแผนงานตามจริง ตั้งวันที่ตรวจสอบ
38 แสดงความลาชาของแผนเดิมเมื่อเราคลิ๊กที่ Baseline Plan แสดงความลาชาของแผนเดิมเมื่อเราคลิ๊กที่ Actual Plan
39 การปรับแกแผนงาน หลังจากที่ได Update งานแลวปรากฏวางานที่ความลาชาจากแผนงานเดิม จึงตองมี การปรับแกแผนงานเพื่อไมใหเสียคาปรับ ในกรณีสงมอบงานดวยความลาชา สิ่งที่ ตองใสเพื่อปรับแกไขงาน 1. วันที่ทําจริง ณ วันที่เริ่มปรับแผน (Actual Start) 2. ลดระยะเวลาของงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต 3. ปรับการเชื่อมตอกับ Task กอนหนานั้น เชน ตามเดิม Link การตอกเข็มแลว เสร็จกอนถึงจะเริ่มงานฐานราก ก็ปรับเปนเมื่อตอกเข็มตอกไปแลว % ก็ เริ่มทําฐานรากได (แตใหดูระยะการสั่นสะเทือนจากการตอกเข็มในระหวางเท คอนกรีตดวย) ทําแบบนี้หลาย ๆ Task ก็สามารถตามทันแผนงานเดิมได
40 หลังจากปรับระยะเวลาและปรับ Link การตามงานกันก็สามารถปรับแผนงานใหมให ทันแผนงานเดิมที่ตั้งเอาไวแตแรก ซึ่งระยะเวลาที่เร็วขึ้นอาจจะตองแลกมาดวย คาใชจาย เชน เครื่องจักรที่เพิ่มขึ้น วัสดุการทํางานเชรนั่งรานไมแบบ และคนงาน หากไมสามารถเพิ่มคนงานไดทันอาจตองทํา Overtime ทั้งหมดที่กลาวมานี้เปน คาใชจายเพื่อเรงการทํางาน แผนงานที่ลาชา ปรับแกโดยลดระยะใหนอยลง
41 เทคนิคการใชคําสั่งพิมพ เตรื่อง Print คําสั่งพิมพตั้งแตวันที่ ถึง วันที่ ขนาดกระดาษ แนวตั้ง/แนวนอน
42 การจัดทายกระดาษ การจัดหัวกระดาษ การตั้งระขอบ การจัดหนากระดาษ การอธิยายรูปแบบTask การแสดงเนื้อหาที่ตองการแสดง
43 การตั้งหัวและทายกระดาษทําเหมือนโปรแกรม Excel เชน การจัด Front การแทรก ภาพโลโกบริษัท, เลขที่หนา, จํานวนหนา ไฟล หัวกระดาษ ทายกระดาษ การตั้งหัวกระดาษและทายกระดาษ
44 การใส Legend คืออธิบายสัญลักษณของเครื่องหมายใน Bar Chart ซึ่งมีเปนจํานวนมาก เราสามารถ Cut Row ที่ไมเกี่ยวของออกไปได หากเราไม Cut row ออกไป เครื่องหมายจะมาทั้ง Package ดังนั้นเราจึงตองเขาไปที่ Bar Style แลว Cut row ตามความตองการของเรา ใส Legend ทุกแผน แยกเฉพาะแผน Legend ไมใสLegend
45 วิธีการ Cut Row: Bar style – cut row
46 เก็บตก การนําเสนอรูปแบบที่สวยงามสื่อสารใหผูอานเขาใจงายเปนสิ่งที่ตองทํา อยางมี มาตรฐาน ดวยเหตุนี้อาจตองจัดรูปแบบเสริมไดเชนกัน 1. การใสขอความหนา Task 2. การตั้งความกวางของ Bar Chart 3. การจัด Time scale 4. การใสชองานและชองที่ควรนําเสนอ