ลักษณะบุคลากรในการจัดสัมนา

โดย : ผศ.ดร.จุฬาลักษณ์ เอกจักรแก้ว
คณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยนครพนม

1

ลกั ษณะของบุคลากรในการจดั สมั มนา

การจดั ให้มีการสมั มนาขึน้ ทง้ั ภายใน
สถาบนั การศกึ ษาหรือการพฒั นาบคุ ลากรภายในองค์กร
ตา่ งๆ มลี กั ษณะงานที่จัดเปน็ งานทต่ี ้องอาศัยบุคลากร
หลากหลายฝ่ายและหลายสว่ นได้มีส่วนรว่ มและมบี ทบาท
คนละอยา่ งซึ่งบคุ คลดังกล่าวตอ่ ไปนี้ จาเปน็ ต้องกาหนด
ภาระหน้าทไี่ ว้ให้เกดิ ความชัดเจนขึ้นทกุ คร้งั ก่อนท่ีจะมกี าร
ดาเนนิ การสัมมนา ได้แก่

ภาพในการสัมมนา

2

1.ประธาน

ประธาน ผทู้ ที่ าหนา้ ทีป่ ระธานในการจัดสัมมนา ควรเปน็ บุคคลทีม่ ี ภาพบุคลกิ ของประธาน
บุคลกิ ภาพทีด่ ี คอื บุคลกิ ภาพทแ่ี สดงออกทางกายและสขุ ภาพทางจิตไดแ้ ก่ การแตง่
กายท่สี ภุ าพ กริ ิยาทา่ ทางดดู ีพูดจาสุภาพ น่าเชื่อถอื ภูมฐิ านหน้าตาย้ิมแยม้ แจ่มใส
เสมอมคี วามม่ันใจในตนเองประสานงานเกง่ กล้าคดิ กล้าทา มคี วามมัน่ คงในอารมณ์
สขุ มุ รอบคอบ รักษาคาพูด มคี วามรบั ผดิ ชอบสูง มีความอดทนอดกลนั้ มปี ฏภิ าณไว้
พรบิ สามารถแกไ้ ขปญั หาตา่ งๆ ได้ดี มีความคิดรเิ รมิ่ สร้างสรรค์ กว้างไกล มคี วาม
ยดื หยุ่น สามารถอธิบายให้คนอ่ืนเขา้ ใจไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งตามวัตถปุ ระสงค์

33

2. รองประธาน รองประธาน คอื บคุ คลทที่ าหนา้ ทชี่ ว่ ย
ประธานในการอานวยการการจดั สัมมนาหาก
ภาพบุคลกิ ภาพท่ดี ี ประธานตดิ ภารกจิ มเี หตใุ ห้ไมอ่ าจทาหน้าท่ี
ประธานไดร้ องประธานจะต้องทาหนา้ ทแ่ี ทน
บคุ ลิกลกั ษณะของรองประธานเหมือนกบั
ประธานเพราะเปน็ ลักษณะของภาวะผนู้ า

44

3. เลขานกุ ารคอื บุคคลที่ทาหนา้ ทส่ี าคัญสาคัญ ดงั ต่อไปน้ี

3.1 เตรียมการประชมุ เพื่อการสมั มนาเริ่มตง้ั แตก่ ารร่วมวางแผนสมั มนาจนถงึ วนั ทสี่ มั มนาไดแ้ ก่การออกหนังสอื
เชญิ ประชมุ ใหเ้ ปน็ ทเี่ รยี บร้อยจดบันทกึ จดั ทารายงานการประชมุ .

3.2 การจัดทาเอกสารทเ่ี ก่ยี วข้องกบั การสมั มนา ไดแ้ ก่ โครงการสัมมนา หนังสือเชิญวิทยากรผูด้ าเนนิ รายการ
ผเู้ ข้าร่วมสัมมนา เอกสาร แผ่นพับ เอกสารประกอบการนาเสนอ รวมไปถงึ รายงานสรุปผลการสัมมนา เปน็ ต้น

3.3 เตรียมเอกสารเครอ่ื งใชส้ านักงาน เช่น กระดาษ แฟ้มเอกสาร ปากกา ดนิ สอ ข้อมูลตา่ งๆ ที่ต้องการใชใ้ นการ
ประชมุ ใหพ้ ร้อม จัดทากาหนดการดาเนนิ การสมั มนา เสนอตอ่ ประธานเพ่ือชว่ ยกากบั การสมั มนาครัง้ น้นั นั้นใหด้ าเนินการไป
ด้วยความเรียบร้อยมลี กั ษณะคลา้ ยแผนดาเนนิ การประชมุ

55

3.4 เตรียมคาสั่งแต่งตง้ั คณะกรรมการดาเนินการสัมมนา ออกหนังสอื เชิญประธาน วทิ ยากรผู้ดาเนิน
รายการและผเู้ ข้าร่วมสมั มนาเตรยี มหนังสอื ขอความอนุเคราะห์ขออนญุ าตใชส้ มั มนาสถานทเี่ ตรยี มหนังสอื ขอยมื
วัสดอุ ปุ กรณ์จากหนว่ ยงานตา่ งๆถา้ มีความจาเป็น

3.5 ร่างคากล่าวเปิด-ปิด และรา่ งคากล่าวรายงานการจัดสมั มนาใหก้ ระชับตรงตามจุดประสงคข์ องเรื่องท่ี
นามาจดั สมั มนา

3.6 ดูแลการจัดสถานท่ีสัมมนาให้เป็นท่เี รยี บรอ้ ย
3.7 จดั ทาเอกสารเกยี่ วกบั การจัดสมั มนาทงั้ หมดใหพ้ ร้อมใชง้ าน

ภาพตัวอยา่ งห้องจัดสมั มนาที่โรงแรมในภเู กต็

66

บคุ ลกิ ลกั ษณะของเลขานุการผู้ที่ทาหน้าท่ีในตาแหน่งนเ้ี ลขานกุ ารเป็นบุคคลทม่ี ี
บคุ ลกิ ภาพดี ไดแ้ ก่ กริ ยิ าวาจาสุภาพ พูดจาฉะฉานชัดเจน ทา่ ทางคงแค้วว่องไว แตด่ ูนมุ่ นวล
รวมทัง้ ในดา้ นการแต่งกายที่สะอาด ดูดี รกั ษาสขุ ภาพกายไดด้ ี ส่วนทางด้านสุขภาพจิตจะตอ้ งมี
นา้ ใจ มคี วามเอือ้ เฟอื้ เผ่อื แผ่ ชอบชว่ ยเหลือผูอ้ นื่ มีปฏิภาณไว้พรบิ แก้ไขเหตุการณ์เฉพาะหน้า
หรือปญั หาตา่ งๆได้ดี มมี นุษยส์ ัมพันธ์ สามารถประสานงานกบั ฝ่ายตา่ งๆ ไดเ้ ป็นอย่างดกี ล้าคิด
กลา้ ตัดสนิ ใจมีความรับผิดชอบสูง

ภาพบคุ ลกิ ในการบริหารงานของเลขานุการ

77

4. ผูช้ ว่ ยเลขานุการและคณะอนกุ รรมการฝ่ายเลขานุการ บคุ ลากรเหลา่ นเี้ ปน็ ผูป้ ฏบิ ตั หิ น้าท่ีช่วยงาน
ของเลขานกุ ารในทกุ ๆด้านเชน่ จัดทาหนงั สอื เชญิ ประชมุ ใหเ้ ปน็ ที่เรยี บรอ้ ย

5. ฝา่ ยทะเบียนและคณะกรรมการ คอื กล่มุ บคุ คลทที่ าหน้าทเ่ี ตรียมการเกยี่ วกบั ผ้เู ข้ารว่ มสัมมนา
ท้ังหมดนบั ตั้งแตก่ ารสารวจจานวนผเู้ ข้าร่วมสมั มนาเพื่อประสานงานกบั ฝ่ายอาคารสถานที่ ฝ่ายเอกสารการพิมพ์
จัดเตรียมสถานทแี่ ละเอกสารใหเ้ พยี งพอแกผ่ เู้ ขา้ ร่วมสมั มนาจัดเตรยี มแฟม้ แบบฟอร์มการลงทะเบียนเพื่อให้
ผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนาลงรายละเอยี ดจัดทาป้ายชอื่ ผูเ้ ข้าร่วมสัมมนาและทาหน้าท่แี บ่งกลุ่มผู้สัมมนาหากต้องมกี าร
แบง่ กลุ่มยอ่ ยส่ิงทีฝ่ า่ ยทะเบียนจะแจกใหแ้ กผ่ ้เู ขา้ รว่ มสมั มนาไดแ้ กแ่ ฟ้มเอกสารเอกสารโครงการสมั มนา
กาหนดการจดั สัมมนาเอกสารประกอบการสัมมนา แผ่นพับ กระดาษเปล่า แบบสอบถาม ดินสอ ปากกาและ
อน่ื ๆ

88

นอกจากแฟ้มแลว้ ฝ่ายทะเบียนยังตอ้ งประสานงานกบั ฝา่ ยเอกสารการพมิ พ์ในส่วนของ
เอกสารทีต่ ้องแจกแก่ผูเ้ ข้ารว่ มสัมมนาและฝ่ายประเมนิ ผลการสมั มนาเพ่ือจัดเตรยี ม
แบบสอบถามสาหรบั ประเมินผลควรจดั เขา้ แฟ้มไว้แจกผเู้ ข้ารว่ มสัมมนากรอกข้อมูล

ลกั ษณะสาคัญของบุคคลทท่ี าหนา้ ทฝี่ า่ ยทะเบียนควร
เปน็ บคุ คลทมี่ ีจติ นิสยั ชอบการให้บรกิ ารสุภาพออ่ นน้อม
มีนิสัยชอบให้ บริการ สภุ าพอ่อนน้อม มมี นษุ ยส์ ัมพันธ์
หน้าตาย้ิมแยม้ แจ่มใส มบี ุคลิกภาพดี มคี วามเชอื่ มั่นใน
ตนเอง มีความรับผิดชอบสูง เสมอต้นเสมอปลาย

99

6. กรรมการอนุกรรมการฝา่ ยเอกสาร คือ บุคคลท่ีจัดทาเอกสารสงิ่ พมิ พต์ า่ งๆไดแ้ กก่ าร
ไทยกสารเย็บเอกสารเข้ารปู เล่มเอกสารทกุ อยา่ งที่เกย่ี วขอ้ งกบั การจดั สัมมนาทไี่ ดร้ บั มอบหมาย
จากฝ่ายเลขานุการให้ดาเนนิ การและเอกสารทไ่ี ดร้ บั มอบหมายจากประธานใหจ้ ดั ทา

ลักษณะสาคญั ของกรรมการฝ่ายเอกสาร ควร
เป็นบคุ คลทมี่ ีความรู้ มีความสามารถในการพิมพง์ าน
โดยคอมพิวเตอร์ สาเนาเอกสารได้คล่องแคลว่ และมี
นสิ ัยชอบให้บริการยิม้ แย้มแจ่มใสเข้มแข็งอดทนมีน้าใจมี
ความรับผิดชอบสูง

110 0

7.กรรมการฝา่ ยสถานท่ี คอื บคุ คลทที่ าหน้าท่จี ดั สถานท่โี ดยมกี ารประสานงานทกุ ฝ่าย
เกีย่ วกับรปู แบบความสะดวกของสถานท่รี ะบบเคร่อื งเสียงโสตทศั นูปกรณต์ า่ งๆ พนื้ ที่ที่ใช้
ประโยชน์ภายในห้องสัมมนาเคร่อื งปรบั อากาศทดลองเครือ่ งให้มีประสทิ ธิภาพก่อนทจี่ ะ
ดาเนนิ การจรงิ รวมทง้ั การจัดประดับดอกไม้ทั้งบนโต๊ะและหนา้ เวทที ้งั หมด

ภาพตัวอยา่ งห้องจัดสมั มนา

111 1

ภาพตัวอยา่ งหอ้ งจัดสัมมนา ระหวา่ งดาเนนิ การสัมมนา เจา้ หนา้ ทีฝ่ า่ ยเครือ่ ง
ภาพตัวอย่างหอ้ งรบั รองวทิ ยากร เสียงจะต้องอยูป่ ระจาห้องเพอ่ื อานวย ความสะดวกภายใน
หอ้ งสัมมนา หากมีข้อขัดขอ้ งจะไดด้ าเนนิ การแก้ไขได้ทันที
นอกจากการ จัดเวทเี ปน็ สิ่งที่ชว่ ยเสริมการสัมมนาใหม้ ี
ความรู้สึกภาคภมู ิใจแก่ผู้จัด และผ้เู ข้าร่วมสัมมนา ฉะนัน้ มี
การเตรียมหอ้ งรับรองวิทยากร หรอื บางสว่ นในลักษณะชุด
รบั แขก ไวส้ ่วนใดสว่ นหน่ึงภายใน หอ้ งสัมมนา จงึ ควรมกี าร
เตรียมงานมาเปน็ อย่างดแี ละได้รับความรว่ มมือจากทกุ ฝ่าย

112 2

8. กรรมการฝา่ ยสวัสดิการ คือ ผู้ทท่ี าหนา้ ทเี่ กยี่ วกับการจัดสวสั ดกิ ารดา้ นอาหาร เคร่ืองดื่ม
ต้องจัดเตรยี มภาชนะสาหรับใส่เครอื่ งด่มื อาหารว่างใหเ้ รียบร้อย โดยประสานงานกบั ฝ่ายทะเบียน
เพือ่ จะได้ทราบจานวนผู้เข้าร่วมทั้งหมด ควรจัดเตรียมภาชนะและอาหารใหพ้ อเพียง การจดั อาหาร
ว่างจะแบ่งชว่ งเวลาการสมั มนาสามชวั่ โมง จะทาการสมั มนาประมาณ ชว่ั โมงครง่ึ และพักรับประทาน
อาหารว่าง ประมาณ 20-30 นาที เพ่อื ผอ่ นคลายความตึงเครียด และทาธุระสว่ นตัว แลว้ จงึ เขา้
หอ้ งสัมมนาตอ่ หากการสมั มนาใชเ้ วลาท้ังวัน ในชว่ งพกั เทีย่ ง ก็อาจต้องจดั เตรยี มอาหารกลางวัน พอ
ช่วงบา่ ยตอ้ งจดั เวลาใหผ้ ู้เข้าร่วมสมั มนาได้หยดุ รับประทานอาหารวา่ ง

ภาพตวั อย่างทางซ้ายมอื
ภาพฝา่ ยสวัสดิการและ
ภาพตัวอย่างทางขวามือ
ภาพอาหารว่างในการสัมนา

113 3

ดังนน้ั ฝา่ ยสวสั ดกิ าร นอกจากจะประสานงานกบั ฝา่ ยทะเบยี นแล้ว ยงั ตอ้ งประสานงาน
กับฝ่ายสถานท่ีดว้ ย โดยปกติการจดั หอ้ งรับประทานอาหารว่างมักจะจดั ใกล้ๆ กบั ห้องสัมมนา
เพ่ืออานวยความสะดวกผเู้ ข้าร่วมสมั มนา เพอ่ื เดนิ ไปยงั หอ้ งรบั รองไดอ้ ยา่ งสะดวกเป็นการ
ประหยดั เวลาไปในตวั

ภาพห้องรบั รองในการรับประทานอาหารว่าง

114 4

กรรมการฝา่ ยสวสั ดกิ ารเพยี งแตจ่ ะจดั อาหารแก่ผเู้ ข้าร่วมสัมมนาเทา่ นัน้ ยังต้อง ดูแลเครอ่ื งด่ืมของ
วิทยากรอีกด้วย การจดั อาหารว่างในภาคเชา้ อาจใช้นา้ ชากาแฟและนา้ ด่ืม ทัง้ น้ี เพ่ือใหผ้ เู้ ขา้ รว่ มสัมมนาได้
เลอื กดมื่ ตามอัธยาศัย หากการจัดสัมมนาอย่ใู นชว่ งบ่าย อากาศร้อน เคร่อื งดม่ื อาจเปลยี่ นเปน็ ประเภทเย็นๆ
เชน่ น้าผลไม้ น้าด่ืมสมุนไพรต่างๆ เป็นตน้ สงิ่ ทจ่ี ะ ชว่ ยให้บรรยากาศการรับรองสดชืน่ มากขนึ้ ก็คอื แจกนั
ดอกไม้ ที่ประดับประดาตามโตะ๊ อาหาร ตามมมุ หอ้ ง หรือประดับตกแตง่ ดว้ ยตน้ ไม้ประดับเป็นกระถาง จะ
ชว่ ยใหห้ อ้ งรบั รองดนู า่ พัก ผอ่ นและใหค้ วามรูส้ ึกผอ่ นคลายมากข้นึ

ภาพตวั อยา่ งทางซ้ายมอื
ภาพของวา่ งใหว้ ิทยากรและ
ภาพตวั อย่างทางขวามือ
ภาพห้องสัมมนาที่โรงแรมกรงุ เทพ

115 5

9. กรรมการฝ่ายเหรัญญิก ทาหนา้ ที่ดูแลเกี่ยวกบั การเงิน การบญั ชี งบประมาณคา่ ใช้ จา่ ยต่างๆ ของ
แตล่ ะฝา่ ย สามารถตรวจสอบเก่ยี วกับงบประมาณของแต่ละฝา่ ย สามารถตอบ คาถามแกท่ ุกฝา่ ยได้ ตอ้ งจัดทา
บญั ชรี ายรบั รายจ่าย และงบดลุ ให้เปน็ ท่เี รยี บรอ้ ยเมื่อการ สัมมนาได้เสร็จสิน้

ลักษณะสาคญั ของกรรมการฝ่ายเหรัญญิก คอื มีความซื่อสตั ย์ มคี วามรับผิดชอบ มีความยืดหยนุ่ มี
เหตุมผี ล มหี ลกั การ และมมี นษุ ยสมั พันธ์

ภาพตวั อยา่ งกรรมการฝา่ ยเหรัญญิก 116 6

10. กรรมการฝา่ ยประชาสัมพนั ธ์ คือบคุ คลที่ทาหน้าทเ่ี ผยแพรข่ า่ วสารการจดั สมั มนา ไปยัง
กล่มุ เปา้ หมายโดยอาศยั ผา่ นส่อื ตา่ งๆ ทงั้ บนเครือข่ายอนิ เทอร์เน็ต วิทยุกระจายเสียง ปา้ ยโฆษณา โปสเตอร์
แผน่ พบั เป็นต้น

การทมี่ บี คุ คลใหค้ วามสนใจเข้ารว่ มสมั มนามากๆ และสามารถนาประโยชนท์ ีไ่ ดร้ ับจาก การสัมมนา
ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ นับว่าการประชาสมั พันธ์มีบทบาทสาคญั ที่มีส่วนให้การสมั มนา บรรลวุ ตั ถุประสงค์ท่ีจดั
ข้นึ แต่ละครงั้

ลักษณะบุคลิกของกรรมการฝา่ ยประชาสัมพนั ธ์ ควรเป็นบุคคลทมี่ ีมนษุ ยสมั พนั ธ์ดี มศี ิลปะในการพูด
และการเขยี น มีทศั นคติท่ีดีตอ่ การจัดสัมมนา มีความตง้ั ใจจรงิ ในการทางาน มองโลกในแง่ดี มีนสิ ัยชอบ
ให้บริการ พูดจาฉะฉานชดั เจน สุภาพอ่อนน้อมถ่อมตน มีความ คดิ ริเริ่มสร้างสรรค์ และมีความรับผิดชอบสูง

117 7

11. วทิ ยากร คอื บุคคลท่ีทาหนา้ ที่ถา่ ยทอดความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ตลอดจน
แนวคดิ ทเ่ี ปน็ ประโยชน์ เพือ่ ใหผ้ ฟู้ งั เกิดความรู้ มีความคิดริเร่ิมสรา้ งสรรค์ มีเจตคติ ทีด่ ี สามารถนาความรู้
ท่ีได้ไปปรบั ใชใ้ หเ้ กดิ ประโยชน์แก่หน่วยงานสงั คมและสว่ นรวม มีบทบาท และหน้าทีใ่ นการเตรยี มตัวให้
พรอ้ มในเร่ืองทตี่ ้องบรรยาย อภิปราย ฯลฯ รวมท้งั การเตรียม วสั ดุอุปกรณ์ สือ่ ต่างๆ ทจ่ี ะชว่ ยใหก้ าร
บรรยาย อภิปราย ฯลฯ พรอ้ มตอบคาถามของผ้เู ข้า รว่ มสมั มนาดว้ ยความยินดี บุคลกิ ลกั ษณะของ
วทิ ยากรเป็นผู้ทแี่ สวงหาความรูใ้ หมๆ่ อยู่เสมอ นสิ ยั รักการอา่ น ศกึ ษาค้นคว้าเพอ่ื ใหไ้ ด้ความรแู้ ละ
ประสบการณท์ แี่ ปลกใหม่ ยินดีให้การแนะนา ใหค้ าปรึกษา หรอื แก้ไขปัญหาด้วยความจรงิ ใจ มีบุคลกิ ภาพ
ดี พดู จาสุภาพ มีศิลปะในการพูด มคี วามรับผิดชอบสูง ยืดหยนุ่ กระตอื รอื ร้น มีมนุษยสัมพนั ธ์ อดทนมี
ปฏภิ าณ ไหวพริบในการแกป้ ญั หาเฉพาะหน้าไดด้ ี มคี วามร้คู วามเขา้ ใจเกย่ี วกับจิตวิทยาการถา่ ยทอดได้ดี
รบั ฟงั ความคิดเหน็ ของคนอนื่ มีความคิดสร้างสรรค์ ทนั สมัย กว้างไกล และเปน็ แบบอยา่ งที่ดี ใชช้ ีวิตเรยี บ
งา่ ย มีความเป็นกันเอง ไมถ่ อื ตวั

118 8

บทสรปุ

ความรู้ทัว่ ไปเก่ียวกับการสมั มนา นบั ว่ามคี วามสาคัญเป็นอย่างย่งิ ทผ่ี ้ศู ึกษาตอ้ งรู้และ ตอ้ ง
รับทราบเพื่อเป็นแนวทางในการสบื คน้ และการนาเสนอรายงานในรูปแบบของการสมั มนา เริม่ ต้งั แต่
ขั้นตอนการเตรียมการเกี่ยวกับขอ้ มูลสาระจากสารสนเทศทเี่ กีย่ วขอ้ งตา่ งๆ รวมไป การศกึ ษาดูงาน
นอกสถานที่ประกอบการสมั มนา เพอ่ื เปน็ การนาเสนอเพ่ือใหเ้ กดิ ประโยชน์ท้ัง ผู้จัดและผรู้ ่วมสมั มนา
ด้วยกันเองแลว้ ฉะนัน้ การเตรยี มการก่อนมกี ารสัมมนาจริงผูศ้ กึ ษา จึงจาเปน็ ตอ้ งทราบ และเข้าใจใน
เน้ือหาพนื้ ฐานของบทเรียน เกี่ยวกับความร้ทู ว่ั ไปเกยี่ วกับ การสัมมนา ให้เขา้ ใจเป็นอย่างดี ได้แก่
ความหมาย ความสาคัญ ความเป็นมา วตั ถุประสงค์ ของการสัมมนา ประโยชนท์ ่ไี ดร้ บั รวมไปถึง
องคป์ ระกอบกระบวนการสมั มนา ลักษณะบคุ ลากร ท่ีเกี่ยวข้องในการจัดการสมั มนา ซึ่งมีความรู้
พื้นฐานดังไดก้ ลา่ วมามีความจาเป็นอย่างมาก อนั ส่งผลไปถึงประสิทธิภาพท่ผี ู้รว่ มสัมมนาทุกคนจะ
ไดร้ บั ประโยชนอ์ ันสงู สุดจากการสัมมนา

119 9